Schimmel von Akten entfernen - Aktensanierung und Digitalisierung

Die Lagerung von Archivgut wie Akten ist platz- und kostenintensiv, weshalb sich das Archiv nicht selten in Kellern, Garagen, auf Dachböden oder an sonstigen klimatisch eher ungeeigneten Orten befindet. Die Raumbedingungen werden nicht ausreichend bedacht.

Viele Dokumententypen werden im Arbeitsalltag selten benötigt, müssen aber bis zu 10 Jahren (teilweise länger) aufbewahrt werden. Das Archiv wird kaum auf Feuchtigkeit geprüft und auch der Zustand des Archivguts ist oftmals unklar.

Lagern Ihre Akten über Jahre in schlecht belüfteten Räumlichkeiten mit einer Luftfeuchtigkeit von mehr als 55 Prozent haben Schimmelsporen leichtes Spiel. Das Ausmaß des Schimmelbefalls fällt erst auf, wenn es zu spät ist und Dokumente sind unter Umständen unwiederbringlich zerstört.

Insbesondere in Kellerräumen sorgt Sommerkondensation zur Bildung von Schimmel, beginnend Flecken auf Wänden und Dokumenten.

Physikalische Zerstörung

Schimmelpilze wachsen und verbreiten sich durch das Zersetzen organischer Materialien. Papier, das hauptsächlich aus Zellulose besteht, bietet eine gute Nahrungsquelle für Schimmel. Die Hyphen (Pilzfäden) des Schimmels dringen in die Papierfasern ein und zersetzen sie, was zu einer Schwächung und schließlich zum Zerfall des Papiers führt. Einige Schimmelarten produzieren organische Säuren die das Papier weiter angreifen und seine Struktur zunehmend zerstören.

Außerdem hinterlassen Schimmelsporen  oft sichtbare Flecken und Verfärbungen auf dem Papier, die das Lesen und die Identifikation von Informationen erschweren oder unmöglich machen. Diese Flecken sind oft braun, schwarz oder grünlich und können tief in das Papier eindringen.

Darüber hinaus führt Schimmelbefall zu einer Erhöhung der Feuchtigkeit im Papier. Dadurch wird das Papier bei mechanischer Belastung anfällig für Beschädigung.

Ja, von Schimmelbefall im Archiv und auf Akten geht definitiv eine Gesundheitsgefahr für Mitarbeiter aus!

Schimmelsporen können eine Vielzahl von gesundheitlichen Problemen verursachen, insbesondere wenn sie eingeatmet werden.

• Atemwegsprobleme (Husten, Keuchen, Atemnot, Halsschmerzen etc.)
• Allergische Reaktionen
• Infektionen (z.B. Lunge)
• Toxische Reaktionen (Mykotoxine)

Ein Schimmelbefall im Archiv bedroht nicht nur das Archivgut sondern auch die Gesundheit der Mitarbeiter, die sich in den Archivräumen aufhalten oder mit schimmelbefallenem Papier in Kontakt kommt.

Fällt Ihnen Schimmelbefall an Akten und Dokumenten auf, handeln Sie sofort!

Ja, mit dem patentierten FILOCLEAN-Verfahren zur Aktenreinigung und Aktensanierung, sind wir in der Lage Informationen in Ihren Unterlagen zu retten.

Zudem bieten wir mit unserem Full-Service Scandienst die Möglichkeit, wiederaufbereitete Akten zu scannen und Ihnen digitale Dokumente zur Verfügung zu stellen.

Die rein elektronische Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist im Rahmen des ersetzenden Scannens durch den Gesetzgeber erlaubt, weshalb schimmelgeschädigte Akten nicht zwingend in physischer Form archiviert werden müssen.

Darüber hinaus kümmern wir uns mit unserem Partner Schimmelprotektor auch gerne um die Archivsanierung, damit Schimmelbefall auf Akten für Sie in Zukunft kein Thema mehr ist,

Oftmals wird ein möglicher Schimmelbefall durch den modrigen Geruch bemerkt, welche in den Archivräumlichkeiten zu vernehmen ist. Zudem weisen Flecken auf Akten und Dokumenten auf Schimmelsporen hin.

Ist dies bei Ihnen der Fall sollten Sie sich umgehend an einen professionellen Aktensanierer wenden, um keine Zeit zu verlieren.

Schimmel von Akten entfernen – Ablauf

1. Lokalisierung

Zunächst muss ermittelt werden, woher die Feuchtigkeit im Archiv stammt

2. Bestandsaufnahme

Im Anschluss wird ein genaues Bild des entstandenen Schadens an Akten und Archivräumen erstellt

3. Plan Aktensanierung

Auf Basis der Bestandsaufnahme erstellen wir einen maßgeschneiderten Plan zur Aktenreinigung, Aktendigitalisierung sowie Schimmelbeseitigung in den Archivräumen.

4. Durchführung der Aktensanierung

Komplettpaket zur Wiederherstellung durch Schimmel geschädigter Akten

5. Schimmelprävention (optional)

Ausstattung der Räumlichkeiten mit Schimmelschutzmaßnahmen (Lüftungssysteme, Kontrollmaßnahmen, feuchtigkeitsregulierende Baustoffe etc.)

Der gesamte Prozess erfolgt gemäß TRBA 240 (Schutzmaßnahmen bei Tätigkeiten mit mikrobiell kontaminiertem Archivgut).

In Kooperation mit unserem Partner Schimmelprotektor übernehmen wir das Ausräumen der betroffenen Räumlichkeiten sowie den sicheren Transport Ihres Archivguts in das Sanierungslabor. Aktendeckel werden für die spätere Ablage digitalisiert.

Um Schimmel von Ihren Akten zu entfernen werden nasse oder durchnässte und verklebte Akten zunächst gefriergetrocknet. Dank des innovativen und hochwirksamen FILOCLEAN-Verfahrens werden Ihre Dokumente in einem Schritt getrocknet und gereinigt. Im Anschluss erfolgt die händische Endreinigung Ihrer Akten mithilfe vom HEPA-Staubsaugern.

Sanierte Akten scannen lassen

Nach der vollständigen Trocknung und Reinigung können Ihre gesamten Archivbestände in unserem Scanzentrum digitalisiert und per Download zur Verfügung gestellt werden.

Ihre analogen Ordner werden im Anschluss an Sie zurückgeliefert.

Richtige Temperatur und Luftfeuchtigkeit

Die Raumtemperatur sollte konstant sein und zwischen 18 und 22 Grad Celsius liegen.

Stellen Sie sicher, dass die Luftfeuchtigkeit dauerhaft zwischen 50 und 55 Prozent liegt.

Belüftung

Sorgen Sie für eine gute Belüftung, damit Feuchtigkeit abziehen kann und frische Luft zugeführt wird.

Sauberkeit und Hygiene

Halten Sie Ihr Archiv möglichst frei von Staub und Schmutz, welcher Schimmelsporen beherbergen könnte.

Schutz vor Wasser und Feuchtigkeit

Das Archiv sollte generell vor Wasser und Feuchtigkeit geschützt sein. Prüfen Sie daher den Zustand von Wasserleitungen, um Wasserschäden vorzubeugen. Setzen dafür auch Wasserdetektoren ein.

Abstand zur Wand

Stellen Sie Regale mit einem Abstand von mindestens 10 cm zur Wand auf, um die Luftzirkulation zu fördern.

Material der Regale

Verwenden Sie Regale aus Materialien, die keine Feuchtigkeit aufnehmen, wie Metall oder spezielle Kunststoffe.

Verwendung von Archivboxen

Nutzen Sie nach Möglichkeit säurefreie Archivboxen, um die Dokumente zusätzlich zu schützen.

Regelmäßige Überprüfung

Überprüfen Sie regelmäßig den Zustand der Akten und das Raumklima im Archiv.

Luftentfeuchter und HEPA-Filter

Setzen Sie Luftentfeuchter ein, um die Feuchtigkeit zu kontrollieren, und HEPA-Filter, um Schimmelsporen aus der Luft zu filtern.