Fotojahr: Aktendigitalisierung für Netzbetreiber, Stadtwerke und Versorgungsunternehmen

Wir unterstützen Netzbetreiber, Verteilernetzbetreiber, Stadtwerke sowie Energie- und Wasserversorger bei der Digitalisierung ihrer technischen Dokumentation.

Genaue Informationen zum Ablauf finden Sie auch in der Videoreihe "Aktendigitalisierung im Detail".

Von Bauakten, Brückenakten, Anschlussakten über Projektordner bis zu großformatigen Leitungs- und Stationsplänen.

• Full-Service - von der Abholung bis zur Aktenvernichtung
• Digitalisierung großer Archivbestände
• Für jedes DMS
• Metadaten & OCR
• Formate DIN A7 bis DIN A0
• Datenschutzkonforme Verarbeitung mit Verfahrensdokumentation

Warum Netzbetreiber jetzt ihre technischen Unterlagen digital archivieren sollten

2026 ist Fotojahr.

In diesem Jahr müssen Netzbetreiber ihre Kosten-, Struktur- und Anlagendaten vollständig und belastbar nachweisen, da sie die Grundlage für die Festlegung der Erlösobergrenzen durch die Bundesnetzagentur bilden.

Entscheidend ist dabei die Dokumentation: Nur nachvollziehbar belegte Kosten werden regulatorisch anerkannt. Fehlen Nachweise oder sind Unterlagen unvollständig, besteht das Risiko, dass Kosten nicht berücksichtigt werden.

Digitale Archivierung: Alle Unterlagen an einem Ort

Viele dieser Informationen stecken jedoch in analogen Bauakten, papierbasierten Leitungs- oder Stationsplänen und alten Projektordnern. Überfüllte und unübersichtliche Archive voller Ordner und Planrollen werden dann schnell zum Problem.

In unserer langjährigen Praxis haben wir zahlreiche Digitalisierungsprojekte für Unternehmen aus Energie und Infrastruktur erfolgreich umgesetzt. Wir kennen die typischen Aktentypen ebenso wie den Umgang mit großformatigen Plänen und technischen Unterlagen.

Durch die Digitalisierung Ihrer Bauakten und Pläne wird Ihre Dokumentation schnell auffindbar, ortsunabhängig verfügbar und datenschutzkonform nutzbar.

Damit sind sie optimal aufgestellt - für das Fotojahr und alle anderen Prüfungen.

Bei Netzbetreibern und Energieversorgern entstehen über Jahrzehnte hinweg große Bestände an technischer Dokumentation. Dazu zählen Bauakten oder Projektunterlagen aus vergangenen Ausbau- und Modernisierungsmaßnahmen.

Wir haben umfangreiche Erfahrung in der Digitalisierung genau dieser Unterlagen. Von klassischen Aktenordnern bis hin zu großformatigen Planzeichnungen, Bau. oder Netzpläne. Die folgenden Aktenarten gehören dabei zu den typischen Dokumenten, die wir regelmäßig für unsere Kunden digitalisieren:

Typische Aktenarten und Dokumente bei Netzbetreibern sind unter anderem:

• Leitungs- und Trassenpläne – zeigen Verlauf, Dimensionen und Aufbau von Strom- oder Gasleitungen
• Bestands- und Vermessungspläne – dokumentieren den tatsächlichen Zustand der Netzinfrastruktur
• Stationsakten – enthalten technische Unterlagen zu Trafostationen, Umspannwerken oder Gasdruckregelanlagen
• Bauakten von Netzprojekten – bündeln Planunterlagen, Genehmigungen, Bauprotokolle und Abnahmen
• Netzanschlussakten – dokumentieren Hausanschlüsse mit Anträgen, Lageplänen und technischen Angaben
• Projektakten aus Ausbau- und Modernisierungsmaßnahmen – enthalten Planungen, Investitionsunterlagen und technische Dokumentation
• Wegerechts- und Grundstücksunterlagen – regeln Leitungsrechte und enthalten Verträge sowie Lagepläne
• Brückenakten – verbinden Dokumentation aus verschiedenen Projekten oder Änderungen an bestehenden Anlagen

Damit digitalisierte Pläne und Dokumente im Arbeitsalltag schnell und einfach nutzbar sind, werden sie beim Digitalisierungsprozess strukturiert indexiert und mit den entsprechenden Metadaten versehen.

So können Sie einzelne Bauakten oder Baupläne anhand der Stationsnummer oder Gemarkungsnummer etc. finden und anzeigen lassen.

Typische Metadaten aus der Praxis sind beispielsweise:

• Anlage oder Station (z.B. Trafostation TS-0345)
• Leitungsnumnmer
• Netzabschnitt
• Projektnummer/-bezeichnung
• Standort/Adresse
• Baujahr

Praxisbeispiel:

Ein Mitarbeiter kann sämtliche Unterlagen zu einer bestimmten Station oder Anschluss schnell und gezielt finden und anzeigen lassen. Über die jeweilige Stationsnummer erhält er direkten Zugriff auf die vollständige Akte, einschließlich aller Zeichnungen, Pläne und Dokumentationen.

Einzelne Dokumente lassen sich dabei problemlos bearbeiten, an Kollegen weiterleiten oder für weiterführende Prozesse zusammenstellen.

Wichtige Unterlagen liegen bei vielen Netzbetreibern oder Versorgern noch in Papierform vor, teilweise auf verschiedene Standorte verteilt. Dadurch gestaltet sich die Suche nach Dokumenten oder Recherche von Informationen äußerst mühselig.

Medienbrüche erschweren die Zusammenarbeit zwischen Teams und auch eine Sicherung gegen Beschädigung oder Verlust durch Feuchtigkeit oder Brände ist nicht ausreichend gegeben.

Jetzt auf digitale Akte umsteigen

Die digitale Dokumentenverwaltung bietet unschlagbare Vorteile:

• Schneller Zugriff auf alle relevanten Unterlagen
• Zentrale und strukturierte Ablage
• Ortsunabhängige Zusammenarbeit
• Revisionssichere Archivierung
• Dokumentensicherung gegen physische Einflüsse

Die Arbeit mit digitalen Akten steigert ihre Effizienz, Datensicherheit und Flexibilität.

Was ist das Fotojahr im Energie- und Infrastrukturbereich?

Das Fotojahr ist ein festgelegtes Kalenderjahr, in dem die Bundesnetzagentur Kosten, Investitionen und Strukturdaten von Unternehmen aus der Energiewirtschaft genau prüft. Diese Datenerhebung stellt eine Momentaufnahme der einzelnen Unternehmen dar und bildet auf diese Weise die Grundlage für die Berechnung der Erlösobergrenze sowie den zukünftigen Netzentgelten. Fotojahr wird innerhalb der Branche auch als Basisjahr bezeichnet.

Je vollständiger und belastbarer die Kosten und Strukturdaten im Fotojahr vorgelegt werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese von der Bundesnetzagentur auch anerkannt und in der Erlösobergrenze berücksichtigt werden.

Warum ist das Fotojahr so entscheidend?

Das Fotojahr ist für Netzbetreiber entscheidend, weil nur vollständig nachgewiesene und von der Bundesnetzagentur anerkannte Kosten in die Netzentgelte eingehen. Fehlende oder unvollständige Dokumentation führt dazu, dass Kosten unberücksichtigt bleiben und die Netzentgelte entsprechend geringer ausfallen.

Welche Rolle spielt die Bundesnetzagentur dabei?

Die Bundesnetzagentur ist die zuständige Regulierungsbehörde für Strom-, Gas- und Wärmenetze in Deutschland. Sie ist demnach für die Prüfung der Kosten- und Strukturdaten der Netzbetreiber zuständig.

Was ist die Anreizregulierungsverordnung (ARegV)?

Die Anreizregulierungsverordnung ist ein Instrument, um Netzbetreiber von Strom und Gas, welche in Deutschland ein Monopol haben, zu Kosteneffizienz zu bewegen. Sie legt fest, wie die Bundesnetzagentur die Erlösobergrenze bestimmt und damit Einfluss auf die Höhe der Netzentgelte nimmt.

Was ist eine Regulierungsperiode?

Die Regulierungsperiode bezeichnet den Zeitraum, für den Die Erlösobergrenze bzw. die Nutzungsentgelte festgelegt werden. Sie umfasst in der Regel einen Zeitraum von 5 Jahren. Das Fotojahr fällt meist auf das 3. Jahr der Regulierungsperiode.

Ist Aktendigitalisierung nur für das Fotojahr relevant?

Nein, Aktendigitalisierung schafft die Grundlage für effiziente Prozesse, schnellen Zugriff auf Dokumente und eine revisionssichere Archivierung von Netzunterlagen.

Wir unterstützen Netzbetreiber, Stadtwerke, Energieversorger sowie Unternehmen aus dem Bereich Energie und Infrastruktur bei der Digitalisierung und sicheren Archivierung ihrer technischen Unterlagen und papierbasierten Dokumente.

Ob kleinere Bestände oder umfangreiche Archive – wir sind Ihr zuverlässiger Partner auf dem Weg zu einem modernen, digitalen Dokumentenmanagement.