Archivierung von Akten

Aufbewahrungsfrist erfüllen - komfortabel, digital

Jedes Unternehmen muss in Deutschland seine Akten & Dokumente bis zu 10 Jahre aufbewahren. In analoger Form ist dies unwirtschaftlich und wenig Effektiv. Digitale Dokumente und Daten sparen Zeit, Platz und Kosten. Schneller Zugriff, vernetztes Arbeiten und Optimierung der Verwaltung zeichnen ein Digitales Archiv aus.

Die Archivierung von Akten in digitaler Form ist nicht nur effektiver, sie hat weitere Vorteile:

Die Archivierung von Akten kann in Eigenregie oder durch einen Scandienstleister wie uns - Smart-Store, erfolgen. Kleinere Mengen von bis zu 10 oder 30 Akten lassen sich sicherlich durch eigene Scanner im Unternehmen digitalisieren. Größere Mengen Unterlagen sollten Sie aufgrund des Qualitäts- und Zeitfaktors extern digitalisieren lassen.

Archivierung von Akten als PDF Lösung oder im Dokumentenmanagement

Je nachdem wie oft noch auf Akten zugegriffen wird oder die Aufbewahrung ausschließlich aufgrund gesetzlicher Vorgaben stattfindet, ist nicht zwingend der Einsatz einer Archivsoftware wie einem Dokumentenmanagement notwendig.  Auch große Aktenbestände lassen sich bequem und einfach mittels einer Verzeichnisstruktur und PDF Dateien verwalten und digital archivieren. Softwarelösungen sollten bei der Archivierung von Akten zum Einsatz kommen, wenn der digitale Archivbestand regelmäßig um weitere Akten ergänzt wird.

Wie gestaltet sich die Suche nach Dokumenten?

Kommt eine Archivsoftware wie ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) zum Einsatz, bietet diese meist zahlreiche komfortable Funktionen, um gezielt nach Dokumenten, einzelnen Informationen oder Vorgängen  zu suchen.

Ist aber wie erwähnt, die Platzersparnis und Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben primäres Ziel und eine Investition in eine Softwarelösung ist nicht geplant, wird die analoge Ablagestruktur des Archivs möglichst digital 1:1 abgebildet. Hierzu werden in erster Linie die Ordnerrückenbeschriftung und die Beschriftung der enthaltenen Register & Trenner erfasst. Aus diesen Datenfeldern wie BELEGART, JAHRGANG und BETREFF wird dann eine hierarchische Struktur erzeugt, in deren letzter Instanz die PDF Dateien gespeichert sind.

Benutzer die nach Belegen suchen, gehen beim Zugriff wie im herkömmlichen Aktenarchiv vor. Sie „Klicken“ sich per Maus durch die Archivebenen, um letztlich die PDF Datei zu öffnen, die das gewünschte Dokument enthält. In der minimalsten digitalen Form dieser digitalen Struktur, entspricht eine PDF Datei gleich einem Aktenordner.

Wie so etwas konkret anhand Ihrer Akten digital aussehen kann, demonstrieren wir Ihnen gerne durch eine kostenlose Probearchivierung einer kompletten Akte.

Schnelles finden durch Texterkennung

Bei der Archivierung von Akten sollte in jedem Fall jedes Dokument mit einer Texterkennung bearbeitet worden sein. Spezielle OCR Software wertet die gescannten Dokumente aus und macht aus Grafiken wieder auswertbaren, und somit durchsuchbaren Text.

Unterlagen als PDF Dateien Digitalisiert, und mit einer Texterkennung hinterlegt, können nach Daten, Texten oder Stichworten durchsucht werden.

Diese Technik kann natürlich auch unabhängig vom Einsatz eines Dokumentenmanagement zum Einsatz kommen. Die erkannten Texte können in die Windows Bibliothek übernommen werden, und stehen somit zur Recherche über ALLE digitalen Akten zur Verfügung.

Rechtliche Vorgaben der GOBD zur Aufbewahrungspflicht erfüllen.

Die digitale Archivierung von Akten eignet sich neben der Platzersparnis auch bestens dafür, die Vorgaben des Gesetzgebers hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.

Der Gesetzgeber hat mit der Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a jedem Unternehmer und Steurpflichtigen die Erlaubnis erteilt, seine Unterlagen auch auf Digitalen Bilddatenträgern aufzubewahren. Auch die Vernichtung der Originale ist rechtlich gesichert. Sofern einige Kriterien eingehalten und erfüllt werden, die wir als Scandienstleister selbstverständlich für Sie beachten.

Um Ihr Digitales Archiv rechtskonform aufzubauen, sollten sie u.a. folgende Vorgaben beachten:

Wir übernehmen die Archivierung von Akten in ganz Deutschland. Unser Service umfasst alle Leistungen die nötig sind um Ihre Akten & Ordner digital zu archivieren, rechtssicher und einfach & schnell für die tägliche Arbeit im Unternehmen.

Wir digitalisieren Ihre Ordner. Angefangen bei kleineren Mengen von 10-100 Akten, bis hin zu mehreren tausend Akten. Dabei übernehmen wir den kompletten Service.

Fragen Sie uns gerne nach Referenzen oder überzeugen Sie sich einfach selbst!

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie weitere Informationen zum Datenschutz, der Archivierung von Akten und der digitalen Archivierung im Allgemeinen benötigen.

Zwar bieten wir unseren Scanservice in erster Linie für Unternehmen an, aber auch für private Anwender und Kleinunternehmen haben wir spezielle Lösungen erarbeitet.

Hierzu lesen sie bitte unsere weiteren Informationen auf der Themenseite Dokumente scannen und als PDF speichern.

Wir erbringen unsere Scandienstleistung für die Archivierung von Akten Deutschlandweit, von Flensburg bis München, von Meppen über Leipzig bis Berlin.

Kunden aller Branchen und Größen haben mit uns Ihr Archiv Digitalisiert, sprechen Sie uns gerne an und wir finden eine Lösung für Ihre elektronische Ablage.