Archivierung von Akten

Archivierung von Akten

Archivierung von Akten

Lösen Sie Ihr analoges Archiv auf

Mit der Digitalen Archivierung von Akten Platz sparen

 

Jedes Unternehmen muss in Deutschland seine Akten & Dokumente bis zu 10 Jahre aufbewahren. In analoger Form ist dies unwirtschaftlich und wenig Effektiv.

Die Archivierung von Akten in digitaler ist nicht nur effektiver, sie hat weitere Vorteile:

  • 99% Platzersparnis gegenüber Aktenordnern
  • Sekundenschnelles und gezieltes FINDEN von Informationen
  • Rechtssichere Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
  • 70% Kostenersparnis durch Digitalisierung

Selber Scannen oder Scannen lassen

Die Archivierung von Akten kann in Eigenregie erfolgen oder durch einen Scandienstleister wie uns - Smart-Store. Kleinere Mengen von bis zu 10 oder 30 Akten lassen sich sicherlich durch eigene Scanner im Unternehmen Digitalisieren. Größere Mengen Unterlagen sollten Sie aufgrund des Qualitäts- und Zeitfaktors extern Digitalisieren lassen.

 

Archivierung von Akten als PDF Lösung oder im Dokumentenmanagement

Je nachdem wie oft noch auf Akten zugegriffen wird, oder die Aufbewahrung ausschließlich aufgrund gesetzlicher Vorgaben stattfindet, ist nicht zwingend der Einsatz einer Archivsoftware wie einem Dokumentenmanagement notwendig.  Auch große Aktenbestände lassen sich bequem und einfach mittels einer Verzeichnisstruktur und PDF Dateien verwalten und Digital archivieren. Softwarelösungen sollten bei der Archivierung von Akten zum Einsatz kommen, wenn der Digitale Archivbestand regelmäßig um weitere Akten ergänzt wird.

 

Wie gestaltet sich die Suche nach Dokumenten

Kommt eine Archivsoftware wie ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) zum Einsatz, bietet diese meist zahlreiche komfortable Funktionen, um gezielt nach Dokumenten, einzelnen Informationen oder Vorgängen  zu suchen.

Ist aber wie erwähnt, die Platzersparnis und Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben primäres Ziel, und eine Investition in eine Softwarelösung ist nicht geplant, wird die analoge Ablagestruktur des Archivs möglichst Digital 1:1 abgebildet. Hierzu werden in erster Linie die Ordnerrückenbeschriftung und die Beschriftung der enthaltenen Register & Trenner erfasst. Aus diesen Datenfeldern wie BELEGART, JAHRGANG und BETREFF wird dann eine hierarchische Struktur erzeugt, in deren letzter Instanz die PDF Dateien gespeichert sind.

Benutzer die nach Belegen suchen, gehen beim Zugriff wie im herkömmlichen Aktenarchiv vor. Sie „Klicken“ sich per Maus durch die Archivebenen, um letztlich die PDF Datei zu öffnen, die das gewünschte Dokument enthält. In der minimalsten Digitalen Form dieser Digitalen Struktur, entspricht eine PDF Datei gleich einem Aktenordner.

Wie so etwas konkret anhand Ihrer Akten digital aussehen kann, demonstrieren wir Ihnen gerne durch eine kostenlose Probearchivierung einer kompletten Akte.

 

Schnelles finden durch Texterkennung

Bei der Archivierung von Akten sollte in jedem Fall jedes Dokument mit einer Texterkennung bearbeitet worden sein. Spezielle OCR Software wertet die gescannten Dokumente aus und macht aus Grafiken wieder auswertbaren, und somit durchsuchbaren Text. Diese Technik kann natürlich auch unabhängig vom Einsatz eines Dokumentenmanagement zum Einsatz kommen. Die erkannten Texte können in die Windows Bibliothek übernommen werden, und stehen somit zur Recherche über ALLE digitalen Akten zur Verfügung.

 

 

Rechtliche Vorgaben der GOBD zur Aufbewahrungspflicht erfüllen

Die Digitale Archivierung von Akten eignet sich neben der Platzersparnis auch bestens dafür, die Vorgaben des Gesetzgebers hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.

Allerdings ist es nicht mit dem simplen Einscannen von Akten getan. Einige wichtige Kriterien müssen erfüllt sein, damit die Elektronische Archivierung von Akten auch rechtlich bestand hat.

Revisionssicher

Die Digitalen Dokumente müssen unveränderbar gespeichert werden

Hier sollte insbesondere auf die Archivierung in PDF-A Dateien geachtet werden

Nachvollziehbarkeit

Die Struktur und der Aufbau des Elektronischen Archivs sollte auch für Außenstehende Nachvollziehbar sein.

Dies erreicht man u.a. durch eine eindeutige Kennzeichnung der Dokumente. Fortlaufend nummerierte PDF Dateien erfüllen nicht den Zweck der Nachvollziehbarkeit.

Sicherstellung der Langzeitarchivierung

Die Archivierung von Akten muss auf Datenträgern erfolgen, die eine Erfüllung der Aufbewahrungsfristen sicher gewährleisten. Eine oder mehrere Kopien auf DVD sind hier in jedem Fall ratsam, alternativ ein ausgereiftes Sicherungskonzept der speichernden IT.

Dokumentationspflicht

Die Archivierung von Akten muss in allen Arbeitsschritten dokumentiert und protokolliert werden. Hier sollte auch Wert auf Regelungen zum Zugriff gelegt werden. Werden die Akten nicht nur nach Abschluss der Geschäftsvorfälle archiviert, sondern im Sinne des „ersetzenden Scannens“, ist auch eine Verfahrensdokumentation vorgeschrieben.

Beauftragen sie uns mit der Archivierung Ihrer Akten, tragen wir Sorge für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften und darüber hinaus. Datenschutz und Datensicherheit haben wir uns oberste Priorität. Wir garantieren eine 100% rechtskonforme Digitale Archivierung.

Archivierung von Akten

Wir übernehmen die Archivierung von Akten in ganz Deutschland.

Wir Scannen Ihre Akten angefangen bei kleineren Mengen von 10-100 Akten bis hin zu mehreren Tausend Akten. Dabei übernehmen wir den kompletten Service.

Unsere Leistungen im Überblick:

  • Kostenlose Test Archivierung zur Preisermittlung
  • Konzeption der Archivauflösung
  • Verpackung vor Ort
  • Aktentransport
  • Zwischenlagerung
  • Belegaufbereitung
  • Scan & Digitalisierung
  • Datenerfassung
  • Archivierung als PDF oder im DMS
  • Aktenrücklieferung oder Aktenvernichtung

Sprechen Sie uns gerne an wenn Sie weitere Informationen zum Datenschutz, der Archivierung von Akten und der Digitalen Archivierung im Allgemeinen benötigen.

 

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