Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine

Wie bei anderen geschäftlichen Dokumenten auch, unterliegen Lieferscheine der Aufbewahrungspflicht. Die Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen ist allerdings nicht einheitlich, sie hängt von der konkreten Funktion des Lieferscheins ab. Dabei ist beispielsweise relevant, ob der ein Lieferschein ein Handelsbrief oder ein Buchungsbeleg ist.

Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein ist ein schriftliches Warenbegleitdokument, das den Transport von Waren von einem Lieferanten zum Kunden bestätigt und detaillierte Informationen über die gelieferten Artikel bereitstellt.

Lieferscheine beinhalten typischerweise Angaben zum Absender, Empfänger, Lieferdatum sowie zu den spezifischen Einzelheiten und Mengen der Ware. Der Lieferschein gibt dem Empfänger die Möglichkeit, Inhalt einer Lieferung zu überprüfen und kann auch als Grundlage für die Rechnungstellung sowie Zahlungsabwicklung dienen.

Ist ein Lieferschein gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, Lieferscheine zu erstellen. Trotzdem nutzen nahezu alle Unternehmen, welche Rohstoffe, Komponenten, Endprodukte oder sonstige Ware an Kunden liefern, einen Lieferschein als begleitendes Dokument einer Warenlieferung.

Bilanzierende Firmen sollten Lieferscheine grundsätzlich aufbewahren, die Aufbewahrungsfristen sind allerdings nicht pauschal zu benennen und belaufen sich auf entweder 6 oder 10 Jahre, abhängig von der jeweiligen Art der Unterlagen.

Lieferschein als Handelsbrief (einfacher Lieferschein): 6 Jahre aufbewahren

Wenn ein Lieferschein den Schriftverkehr bezüglich einer Geschäftsabwicklung dokumentiert, zeigt er beispielsweise, dass eine bestimmte Ware in einer festgelegten Menge zu einem bestimmten Datum geliefert wurden. Damit ist ein Lieferschein als Handelsbrief anzusehen und muss gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) für einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahrt werden.

Lieferschein als Rechnung (Buchungsbeleg): 10 Jahre aufbewahren

Wenn ein auf einem Lieferschein relevante Informationen für die Buchhaltung einer Firma zu finden sind, ist dieser als Buchungsbeleg anzusehen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn das Dokument eine Zahlungsaufforderung, einen Buchungsvermerk oder Skonti-Absprachen beinhaltet.

Die Finanzbehörde muss im Fall einer Betriebsprüfung finanzielle Transaktionen genau nachvollziehen können. In solchen Fällen werden Lieferscheine mit Bezug zur Buchhaltung einer Firma als Buchungsbeleg angesehen und müssen für einen Zeitraum von Zehn Jahren aufbewahrt werden.

Zweites Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II)

Das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II) gilt seit dem 1. Januar 2017 und beinhaltet u.a. Erleichterungen für Unternehmen bei der Aufbewahrung von Lieferscheinen gemäß der Abgabenordnung (AO).

Lieferscheine müssen nicht aufbewahrt und können entsprechend vernichtet werden, sobald die zugehörige Rechnung für die Lieferung beim Empfänger eingegangen ist.

Beachten Sie: Diese Regelung gilt nur, wenn ein Lieferschein keine Belegfunktion hat.

Unternehmen, welche Ihren Gewinn anhand einer Einnahmenüberschussrechnung (Kleinunternehmen, Selbstständige, Freiberufler etc.) ermitteln, profitieren besonders vom BEG II, da die Begleichung eingehender Rechnungen als Betriebsausgeben und der Zahlungseingang einer Ausgangsrechnung unter die Einnahmen fällt. Der Lieferschein selber hat dadurch keine Belegfunktion.

Wann hat ein Lieferschein eine Belegfunktion?

Ein Lieferschein wird als Beleg betrachtet, wenn er entweder Teil einer Rechnung ist oder als schriftlicher Nachweis für einen geschäftlichen Vorgang dient, was ihn zu einem Handelsbrief macht.

Das ersetzende Scannen erlaubt es, Lieferscheine zu scannen und rein digital aufzubewahren, sofern die gesetzlichen Vorgaben für eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung umgesetzt werden. Der Einsatz einer Software in Form eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bietet die ideale Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und geschäftlichen Unterlagen.

Ein DMS, wie beispielsweise DocuWare, bietet Zahlreiche Funktionen die Aufbewahrungsfristen der Lieferscheine Ihrer Firma einfach einzuhalten.

Dazu zählen beispielsweise:

• Zugriffbeschränkungen
• Protokollierungen
• Langfristige Dateiformatunterstützung
• Backup-Systeme

Scanservice für Ihre Lieferscheine

Als erfahrener Scanservice sind wir mit der Digitalisierung von Dokumenten und Unterlagen aus Buchhaltung und jeglichen Geschäftsbereichen bestens vertraut. Wir holen Ihre Aktenordner oder auch komplette Archivbestände mit eigenem Personal bei Ihnen vor Ort ab und scannen Lieferscheine sowie sonstige Belege in bester Qualität (inkl. Indexierung) für Ihr digitales Archiv.

Da Gewerbetreibende Lieferdokumente heutzutage oftmals digital erstellen, können Sie digitale und gescannte Dokumente in einem gemeinsamen Dokumentenpool archivieren.

Auch die Vernichtung der Dokumente im Original übernehmen wir gerne für Sie.

Darüber hinaus beraten wir Sie im Rahmen einer Archivanalyse und definieren gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Digitalisierungsstrategie.

Vorteile:

• Platz sparen
• Geringer Verwaltungsaufwand
• Erhöhte Datensicherheit
• Ortsunabhängiger Zugriff

Die Frist zur Aufbewahrung von Dokumenten, in diesem Fall Lieferscheine, beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in welchem dieser erstellt wurde und endet am 31. Dezember sechs oder zehn Jahre später.

Beispiel:

Lieferschein als Rechnung

Die ABC Electronics erhält am 28. Februar 2024 eine Lieferung von XYZ Components, begleitet von einem Lieferschein, der auch als Rechnung fungiert und steuerrelevante Informationen enthält.

Damit muss der Lieferschein für einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Da der Lieferschein/Rechnung im Jahr 2024 erhalten wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025. Die Aufbewahrungsfrist für den Lieferschein endet folglich am 31. Dezember des Jahres 2035.

Lieferschein mit separater Rechnung

Am 29. Januar 2024 erhält ABC Electronics erneut eine Lieferung von XYZ Components, mit einem reinen Warenbegleitschein ohne Rechnungsfunktion. Zusätzlich erhält ABC Electronics eine separate Rechnung. Damit kann der Lieferschein bei erhalt der Rechnung vernichtet werden.