Aufbewahrungsfrist für Patientenakten

Das wichtigste auf einen Blick:

• Ärztliche Aufzeichnungen müssen in Deutschland in der Regel 10 Jahre lang aufbewahrt werden
• In einzelnen Fällen müssen Patientenunterlagen länger archiviert werden (z.B. Röntgenbilder)
• Aus haftungsrechtlichen Gründen wird eine Aufbewahrung der ärztlichen Dokumentationen für 30 Jahre empfohlen
• Patientenakten können analog oder digital archiviert werden
• Schutz von Patientendaten über gesamten Zeitraum der Aufbewahrung zu gewährleisten
• Vernichtung von Akten oder digitalen Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss nach Datenschutzvorschriften erfolgen (BDSG, DSGVO)

Die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Patientenakten sowie ärztliche Aufzeichnungen und Unterlagen beträgt 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung. Diese Regelung gilt, sofern nicht eine andere gesetzliche Regelung eine längere Aufbewahrung vorsieht. Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Patientenakten ist in folgenden Gesetzestexten und Verordnungen festgelegt.

• § 630f (Dokumentation der Behandlung) Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
• § 10 (Dokumentationspflicht) Absatz 3 Berufsordnung für Ärztinnen und Ärzte
• § 57 (Dokumentation) Absatz 2 Bundesmantelvertrag - Ärzte (BMV-Ä) - gültig für den vertragsärztlichen Bereich

Die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Patientenakten gilt, sofern keine andere gesetzliche Vorschrift eine andere Aufbewahrungsfrist vorsieht.

Folgende Gesetze erfordern eine längere Aufbewahrung von Patientenakten als 10 Jahre:

Strahlenschutzgesetz

Das Strahlenschutzgesetz (StrlSchG) regelt die ärztliche Überwachung beruflich strahlenexponierter Personen. In diesem Kontext sind die behandelnden Ärztinnen und Ärzte verpflichtet über jede Person eine Gesundheitsakte zu führen.

Nach § 79 Absatz 3 StrlSchG ist diese Gesundheitsakte bis zur Vollendung des 75. Lebensjahres, mindestens jedoch für einen Zeitraum von 30 Jahren aufzubewahren. Die Akte ist spätestens 100 Jahre nach der Geburt der Person zu vernichten.

Gemäß § 85 Absatz 2 StrlSchG verpflichtet Ärztinnen und Ärzte zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen wie Röntgenbilder, digitale Bilddaten sowie sonstige Untersuchungsdaten im Rahmen von Behandlungen für einen Zeitraum von 30 Jahren. Bei reinen Untersuchungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren bzw. bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres bei minderjährigen Personen.

Transfusionsgesetz (TFG)

Laut § 14 Absatz 3 (TFG) sind Dokumentationen und Aufzeichnungen (einschließlich der EDV-erfassten Daten) der Anwendung von Blutprodukten, Arzneimitteln zur Therapie von Gerinnungsstörungen bei Hämophilie und genetisch hergestellten Plasmaproteinen für einen Zeitraum von 15 Jahren aufzubewahren.

Werden die Aufzeichnungen länger als 30 Jahre aufbewahrt, ist eine Anonymisierung vorzunehmen.

Durchgangsärztliche Behandlung

Ein Durchgangsarzt ist verpflichtet Unterlagen und Dokumentationen über das Durchgangsarztverfahren (inkl. Röntgenbilder) für einen Zeitraum von mindestens 15 Jahre aufzubewahren. Ebenso beträgt die Aufbewahrungsfrist von ärztlichen Aufzeichnungen zu schwer-unfallverletzten Personen im Rahmen der berufsgenossenschaftlichen Verletzungsartenverfahren mindestens 15 Jahre.

Grundsätzlich ist es ratsam, Patientenakten für einen Zeitraum von 30 Jahren zu archivieren. Dafür sind Haftungsrechtliche Gründe anzuführen. Alle Arztdokumente sollten bis zum Ende der regelmäßigen Verjährungsfrist (beträgt 30 Jahre; §§ 197 Absatz 1, 199 Abs. 2, Abs. 3 Nr. 2 BGB) aufbewahrt werden.

Für Ärzte besteht die Dokumentationspflicht. Kommt es nach der Behandlung von Patienten aufgrund von Komplikationen ("Kunstfehlern") zu einer Klage auf Schadensersatz aufgrund von Behandlungsfehlern, sind Ärzte in der Pflicht, eine ordnungsgemäße Behandlung auf Basis Ihrer Dokumentation nachzuweisen.

Normalerweise liegt die Beweislast für einen Behandlungsfehler beim Patienten. Wenn jedoch der Arzt seine Dokumentationspflicht verletzt, kann es zu einer Beweislastumkehr kommen. Das bedeutet, dass der Arzt beweisen muss, dass kein Behandlungsfehler vorlag, was in der Praxis oft schwierig ist.

Fehlen die notwendigen Dokumente, wird es für den Arzt schwer, die ordnungsgemäße Durchführung der Behandlung nachzuweisen. Dies kann zu einem Urteil gegen den Arzt führen, auch wenn tatsächlich kein Behandlungsfehler vorlag.

Die vorzeitige Entsorgung von Patientenunterlagen und der daraus resultierende Verstoß gegen die Dokumentationspflicht haben gravierende rechtliche, berufliche und praktische Konsequenzen. Sie führen zu einer erheblichen Erhöhung des Haftungsrisikos, können rechtliche und berufliche Sanktionen nach sich ziehen, und beeinträchtigen das Vertrauen und die medizinische Versorgung der Patienten.

Für ausgewählte Dokumententypen gelten auch kürzere Aufbewahrungsfristen als 10 Jahre. Dazu zählen unter anderem:

Aufbewahrungspflicht 1 Jahr:

• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Überweisungsscheine

Aufbewahrungspflicht 3 Jahre nach Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung (BtMVV):

• Betäubungsmittel-Rezeptdurchschriften
• Betäubungsmittel fehlerhaft ausgefüllte Rezepte
• Betäubungsmittel-Karteikarten
• EDV-Ausdrucke bezüglich der Verordnung von Betäubungsmittel

Aufbewahrungspflicht 5 Jahre nach Gesundheitsuntersuchungs- und Krebsfrüherkennungsrichtlinien:

• Berichtsvordrucke (Teil b)
• Dokumente zu Gesundheitsuntersuchungen
• Dokumente zur Krebsfrüherkennung
• Dokumente zur Untersuchung/Behandlung von Geschlechtskrankheiten

Aufbewahrungspflicht 6 Jahre

Unterlagen, welche beispielsweise für die Besteuerung relevant sind, sind gemäß der Abgabenordnung für 6 Jahre aufzubewahren.

Auch wenn eine Ärztin oder ein Arzt seine Praxis aufgibt, bestehen weiterhin die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist. Die Patientenakten sind weiterhin ordnungsgemäß aufzubewahren. Wird die Arztpraxis an eine Nachfolgerin oder einen Nachfolger weitergegeben, können die ärztlichen Aufzeichnungen an diese weitergegeben werden. Die Übergabe sollte mit einem Verwahrungsvertrag abgesichert werden. Der Übernehmer der Praxis darf die Patientenakten auch nur mit Einwilligung des Patienten einsehen oder weitergeben.

Aufbewahrung nach Tod des Arztes

Verstirbt die Ärztin oder der Arzt, welche für die Aufbewahrung von Patientenakten verantwortlich war, so geht die Aufbewahrungspflicht der Krankenunterlagen an seine Erben über. Die Erben sind nach § 203 (Verletzung von Privatgeheimnissen) Strafgesetzbuch (StGB) an die Einhaltung der Schweigepflicht gebunden.

Grundsätzlich können Arztunterlagen analog als Papierakten oder in digitaler Form aufbewahrt werden. In beiden Fällen sind einige Aspekte zu beachten. Patientenunterlagen enthalten personenbezogene und sensible Daten zu Patienten und deren medizinischen Behandlungen. Der Datenschutz ist daher bei Patientenakten von höchster Priorität.

Ärztliche Aufzeichnungen sind daher vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Bei der Aufbewahrung physischer Patientenakten müssen daher abschließbare Schränke genutzt werden, welche nur für befugtes Personal zugänglich sind. Bei Einsatz der digitalen Patientenakte, muss diese passwortgesichert werden. Eine genaue Identifizierung der zugriffsberechtigter Personen anhand des Heilberufsausweises etc. ist ebenso möglich. Auch Dienstleister, die sich um die IT kümmern, dürfen keinen Zugriff auf die Gesundheitsdaten haben.

Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass Patientenunterlagen nicht nachträglich geändert oder manipuliert werden können. Sollten dennoch Änderungen an den ärztlichen Aufzeichnungen vorgenommen werden müssen, sind diese nachvollziehbar zu protokollieren.

Datenlecks müssen zudem den zuständigen Behörden gemeldet werden.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Patientenakten vernichtet werden, um die Vertraulichkeit und den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Die Aktenvernichtung muss nach Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes erfolgen.

Bei der Löschung digitaler Gesundheitsdaten sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung zu beachten. Daten dürfen nach der Löschung nicht wiederherstellbar sein.