Digitale Patientenakte - der Bund fördert Digitalisierung

An Patientenakten werden hohe Anforderungen bezüglich Datenschutz und Datensicherheit gestellt. Diese Anforderungen muss die digitale Patientenakte ebenfalls erfüllen. Wir setzen diese Anforderungen um. Zusätzlich setzen wir gewisse Maßstäbe an, die eine absolut sichere Verarbeitung gewährleistet.

Unsere Maßstäbe sollten Ihre Mindestanforderungen sein:

• Datenschutz – Wir arbeiten streng nach DSGVO
• Transport – In Sicherheitsbehältern inkl. Verpackung vor Ort
• ISO 9001: 2015 zertifiziert und durch TÜV überwacht
• Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz
• Regelmäßige Kontrollen durch interne Datenschutzbeauftragte
• Vernichtung nach ISO 66399

Digitale Patientenakten bieten im Vergleich zu herkömmlichen Dokumentationen auf Papier sogar eine weit höhere Sicherheitsarchivierung. Exakt definierte Zugriffsrechte, verlustfreie Datenträger und eine durchdachte Backup-Strategie sichern die Daten über die gesamte Laufzeit der Aufbewahrungsfrist.

Zusätzlich bieten wir die Digitalisierung inklusive einer elektronischen Signatur an. Durch eine elektronische Signatur erhalten die digitalen Patientenakten auch Beweiskraft vor Gericht.

Wenn Sie unseren Scanservice mit der Digitalisierung Ihres Archivs beauftragen, sichern wir Ihnen vollumfängliche Geheimhaltung und Einhaltung der DSGVO Vorschriften zu. Sie erhalten eine ausführliche AVV (Auftragsdatenverarbeitungsvertrag) in dem detailliert der Umgang und die Sicherheit Ihrer Patientenakten festgelegt ist.

Patientenakten unterliegen mindestens einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht nach Behandlungsende. Teilweise müssen Akten bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden. Dadurch sind in vielen Krankenhäusern und Kliniken im Laufe der Zeit riesige Archive entstanden. Diese Archive belegen wertvollen Platz und verursachen unnötige Kosten. Einmal digitalisiert, dürfen analoge (Papier) Patientenakten nach DIN 66399 vernichtet werden. Gestützt wird das durch den § 630 f Abs. 1 BGB. Dieser Paragraph erlaubt eindeutig die Führung der Patientendokumentation in digitaler Form.

Wir zeigen Ihnen gerne wie Sie Ihre analogen Patientenakten in ein digitales Archiv überführen. Wir liefern Ihnen als Scandienstleister Daten, die Sie sofort in bestehende Managementsysteme importieren können. Alternativ liefern wir voll durchsuchbare PDF Dateien pro Patient - strukturiert nach Behandlungsdatum oder/und Abteilungen.

Wir übernehmen alle Tätigkeiten die zur Digitalisierung Ihrer Patientenakten nötig sind.

Verpackung

Wir verpacken Ihre Patientenakten vor Ort ausschließlich mit eigenem Personal das Datenschutzrechtlich eingewiesen und verpflichtet ist. Wir dokumentieren exakt welche Akten in welchem Behältnis verpackt wurden, um Ihnen während der Verarbeitung benötigte Daten umgehend zur Verfügung stellen zu können.

Transport

Wir transportieren Ihre Dokumente mit eigenem Personal und Fahrzeugen in unser Scanzentrum. Transporte finden immer mit mind. 2 Personen in gesicherten und GPS überwachten Fahrzeugen statt.

Belegaufbereitung

Wir bereiten im ersten Arbeitsschritt Ihre Akten für den Scanvorgang vor, wir entfernen Heftung, kleben kleinere Belege wie Messauswertungen (EKG usw.) auf separate Belege auf.

Scan / Digitalisierung

Wir Scannen jedes einzelne Dokument sorgfältig ein, damit keine enthaltene Information verloren geht. Unsere Scanner verarbeiten Vorder- und Rückseite gleichzeitig, haben eine höchst zuverlässige Doppeleinzugskontrolle und können jedes Format von DIN-A7 bis DIN-A0 in Farbe digitalisieren.

Datenerfassung

Zu jeder digitalen Patientenakte erfassen wir die für Sie relevanten Suchkriterien wie Patientennummer, Fallnummer, Behandlungsdatum, Patientenname und/oder Geburtsdatum.

Datenübergabe

Wir liefern Ihnen die digitalen Patientenakten in dem Format wie Sie es benötigen, zum Import in Ihr ECM, KIS oder DMS System. Sollten Sie noch keine entsprechende Software verwenden, können wir Ihnen ein von uns empfohlenes DMS (DocuWare) vorstellen, oder Ihnen die Daten als PDF Dateien in einem übersichtlichen Verzeichnisbaum liefern.

Belegvernichtung oder Langzeitlagerung

Zum Abschluss der Digitalisierung und nach eingehender Prüfung der Daten durch Sie – den Auftraggeber – vernichten wir Ihre Akten auf Wunsch Datenschutzkonform nach DIN-66399 oder lagern die Originale für einen bestimmten Zeitraum weiterhin im Original ein.