
Digitalisierung von Patientenakten
Alle Formate von DIN A7 bis DIN A0
Scans in bester Lesbarkeit (200 DPI)
Für Import in jedes Primärsystem (Praxissoftware)
PDF- Archiv als Verzeichnisstruktur
Metadaten für effiziente Organisation
Volltextsuche dank OCR
Erfassung von Indizes (Schlagworten)
Kategorisierung nach KDL
Deutschlandweiter Scanservice
Abholung durch eigenes Personal
Verpackung und Protokollierung vor Ort
Elektronische Patientenakte ePA
Im Medizin- und Gesundheitsbereich werden Patientendaten oftmals ungeordnet analog aufbewahrt. Ein Informationsfluss zwischen Ärzten, Krankenkassen, Kliniken und Apotheken ist meist nicht ausreichend gegeben.
Die Digitalisierung des Gesundheitswesens soll in Form der elektronischen Patientenakte (ePA) einen schnellen und sicheren Austausch medizinischer Daten zwischen Ärzten und Patienten ermöglichen und die Effizienz der gesundheitlichen Versorgung verbessern.
Seit dem 1. Januar 2021 haben gesetzlich Versicherte die Möglichkeit eine digitale Patientenakte ihrer Krankenkassen zu erhalten, in welcher medizinische Befunde und behandlungsrelevante Informationen zentral und über die Grenzen von Praxen hinaus elektronisch gespeichert werden. Dazu zählen beispielsweise Arztbriefe, Befunde, Medikationspläne, Röntgenbilder sowie der Impfpass.
Ärzte sind angewiesen, die Unterlagen Ihrer Patienten bis zu 30 Jahre aufzubewahren. Der Platzbedarf für die Langzeitarchivierung von Krankenakten ist gigantisch. Die Digitalisierung von Patientenakten ist ein praktischer Weg die Aufbewahrungspflicht sicher und platzsparend zu erfüllen.
Full-Service Scandienst für Patientenakten
Bei der Umstellung auf die elektronische Patientenakten sind wir Ihr zuverlässiger Digitalisierungspartner. Von der Abholung Ihrer Akten bis zur datenschutzrechtlichen Vernichtung übernehmen wir alle Teilschritte für Sie.
Auf dieser Seite finden Sie alle wichtigen Informationen zur Einführung der ePA sowie unserem Angebot an Scandienstleistungen und digitaler Archivierung.
Insbesondere in Bezug auf Interoperabilität und die Erfassung strukturierter Daten geben wir Ihnen alle wichtigen Informationen an die Hand.
ePA Opt-Out - Wer nicht widerspricht, ist dabei!
Bisher konnten gesetzlich Versicherte auf eigene Initiative die elektronische Patientenakte bei Ihrer Krankenkasse beantragen. Die Nutzung war bislang überschaubar. Ab Ende des Jahres 2024 wird das Verfahren zur Einführung der digitalen Gesundheitsakte auf Opt-Out umgestellt. Das bedeutet, dass Versicherungsnehmer der gesetzlichen Krankenkassen aktiv widersprechen müssen, wenn sie die Nutzung der elektronischen Patientenakte ablehnen.
Ein massiv steigender Bedarf an Digitalisierung analoger Krankenakten ist dadurch abzusehen. Wir bei Smart-Store haben in unserer langjährigen Geschäftstätigkeit eine große Anzahl an Patientenakten gescannt und sind erfahren in den Besonderheiten.
Laut dem Bundesministerium für Gesundheit, sollen bis zum Jahr 2025 rund 80 % der gesetzlich versicherten Leistungsnehmer über eine digitale Patientenakte verfügen.
Patientenakten scannen lassen
Wir sind seit mehr als 25 Jahren als Scandienstleister tätig und konnten in dieser Zeit zahlreiche Kunden mit unserer Erfahrung im Verscannen von Patientenakten überzeugen. Die Besonderheiten von Gesundheitsakten sind uns bekannt. Wir bieten Ihnen ein umfassendes Angebot an Scan- und Digitalisierungsleistungen, bei denen die Anforderungen des Kunden stets im Vordergrund stehen.
Scanning
Wir scannen im Grunde genommen alles, was in Ihrer Praxis, Klinik oder sonstigen medizinischen Einrichtung an Papier anfällt. Unser tägliches Scanvolumen liegt bei rund 120.000 Blatt, was etwa dem Inhalt von 300 Aktenordnern entspricht. Dank der optimalen Integration einer leistungsstarken Software mit hochwertiger Scanner-Hardware sind wir in der Lage, große Papiermengen in kürzester Zeit und mit herausragender Qualität zu digitalisieren.
- Scanauflösung von 200 DPI (300 DPI optional) für optimale Lesbarkeit
- Farbscans, Schwarz/Weiß oder Graustufen
- Beidseitiges Scanverfahren (Duplex) - Vorder- und Rückseiten werden gleichzeitig gescannt, Leerseiten gelöscht
- Formate DIN A7 bis DIN A0 - kleinformatige Belege werden auf Leerseiten geklebt
- Doppeleinzugskontrolle gegen Datenverlust
- Ausgabeformat der Dokumentenscans: z.B. PDF, TIFF, JPG, oder BMP
Strukturierte Daten für Interoperabilität
Um die Zugangsbarriere für die Einführung der digitalen Patientenakte zunächst gering zu halten, ist auch die rein bildhafte Sicherung der Dokumente von Patienten ausreichend. Hier wären beispielsweise die Formate PDF, JPG oder auch Worddateien zu nennen.
Der Interoperabilität wird allerdings in Bezug auf die Digitale Transformation des Gesundheitssektor eine besondere Bedeutung zukommen. Gemeint ist damit die Vernetzung einzelner Systeme eines IT-Ökosystems, welche miteinander kommunizieren und über Schnittstellen elektronische Daten der Versicherten austauschen können.
Die ePA ist dabei nur ein Element eines elektronischen Gesundheitswesens (E-Health). Das E-Rezept, digitale Gesundheitsanwendungen, Telemedizin oder Gesundheitsinformatik sind in diesem Zusammenhang auch zu nennen.
Voraussetzung für Interoperabilität ist die Erfassung strukturierter Daten in Form von Indizes (Schlagworte) und Metadaten (beschreibende Informationen). Metadaten ermöglichen die Sortierung und Auffindbarkeit von Unterlagen der Versicherten und sind auch für die Weiterverarbeitung von Gesundheitsdaten oder Laborbefunden der gesetzlich Versicherten anhand künstlicher Intelligenz (KI) von Nöten.
Wir können nach Ihren Vorgaben umfassende Datenextraktionen in Ihren Patientenakten vornehmen.
Datenerfassung: Indizierung, Metadaten, Kategorisierung
Um eine Volltextsuche in der gescannten Patientenakte nutzen zu können, führen wir standardmäßig ein optische Zeichenerkennung (OCR) durch. Der Text wird hinter dem Bild gespeichert oder wir liefern ihn als separates Textdokument.
Anhand der Erfassung von Schlagworten (Indizes) und Metadaten wird ein gescanntes Bild in strukturierte und maschinenlesbare elektronische Daten umgewandelt. Dadurch wird der Import und Austausch von Daten zwischen der elektronischen Patientenakte und anderen IT-Systemen des Gesundheitswesens ermöglicht. Zudem lassen sich Inhalte der ePA anhand gezielter Datenbankabfragen aufrufen.
Unser Scanservice zeichnet sich insbesondere durch die präzise Kategorisierung und Klassifizierung von Patientendokumenten aus. Wir ordnen abgelegten Dokumenten spezifische Dokumententypen zu, wodurch benötigte Unterlagen einfach und schnell identifiziert, zugeordnet und an Schnittstellen übermittelt werden können.
Die Erfassung folgender Indizes wird häufig von Kunden angefragt:
- Name
- Vorname
- Geburtsdatum
- Patientennummer
- Aktennummer
- Belegdatum (erstellt am)
Wir kategorisieren Dokumente beispielsweise nach folgenden Dokumententypen:
- Arztbrief
- Labortestergebnis
- Rezept
- OP-Bericht
- Entlassbericht
Digitale Archivierung - Datenausgabe
Wir arbeiten unabhängig von der Software oder dem Primärsystem, welches Sie für die Verwaltung von elektronischen Unterlagen Ihrer Patienten einsetzen. Wir sind vertraut mit dem Datenimport in alle am Markt gängigen Dokumentenmanagement Syteme (DMS) und Praxisverwaltungssystemen (PVS).
Wir liefern Indizes und Metadaten strukturiert und maschinenlesbar in Form einer Indexdatei in dem für die Nutzung der jeweiligen Importschnittstelle benötigten Dateiformat.
Bei der Strukturierung und Benennung der archivierten Daten orientieren wir uns an Ihren Aktenordnern und extrahieren Informationen von Rückenschildern, Inhaltsverzeichnissen, Registerblättern und Trennlaschen. Unsere Vorgehensweise gewährleistet eine nahtlose Integration in Ihr bestehendes System und erleichtert den Zugriff auf die digitalisierten Dokumente.
Indexdaten können wir unter anderem in den folgenden Dateiformaten übermitteln:
- CSV
- Excel
- XML
- DAT-Datei
Für die Übergabe der Daten bieten wir Ihnen folgende Lösungen an:
- Download von gesichertem SFTP-Server
- Import über API
- Datenträger (DVD, externe Festplatte, CD-ROM etc.)
Sollten Sie noch keine Software für ein digitales Dokumentenmanagement einsetzen, beraten Wir sie gerne. Mit DocuWare als Cloud-Lösung bieten wir Ihnen eines der leistungsstärksten DMS am Markt, mit welchem Sie alle Belege sicher in einem Online-Archiv speichern können.
PDF-Archivierung
Sollten Sie kein Dokumentenmanagement System für eine elektronische Archivierung der Unterlagen Ihrer Patienten einsetzen oder ist dies erst für einen späteren Zeitpunkt angedacht, können gescannte Gesundheitsakten auch als vollindizierte PDF/A-Dateien gespeichert werden. Dafür erstellen wir Ihnen eine übersichtliche und hierarchisch aufgebaute Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) für eine intuitive Recherche von Patienteninformationen.
Insbesondere für die Aufbewahrung von Altakten, welche im Alltagsbetrieb nur selten zum Einsatz kommen, ist diese Vorgehensweise ratsam. Patientenakten müssen bis zu 30 Jahren aufbewahrt werden und nehmen durch die elektronische Verwahrung keinen physischen Raum weg. Eine überaus sinnvolle Vorgehensweise ist dies beispielsweise, wenn Ärzte ihre Praxen auflösen. Alle Informationen eines Patienten stehen dafür weiterhin für einen schnellen Zugriff durch Ärztinnen und Ärzte zur Verfügung.
Leeren Sie Ihre Archive
Patientenakten unterliegen mindestens einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht nach Behandlungsende. Teilweise müssen Akten bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden. Dadurch sind in vielen Krankenhäusern und Kliniken im Laufe der Zeit riesige Archive entstanden. Diese Archive belegen wertvollen Platz und verursachen unnötige Kosten. Einmal digitalisiert, dürfen analoge (Papier) Patientenakten nach DIN 66399 vernichtet werden. Gestützt wird das durch den § 630 f Abs. 1 BGB. Dieser Paragraph erlaubt eindeutig die Führung der Patientendokumentation in digitaler Form.

Telematikinfrastruktur im Gesundheitswesen
Die Telematikinfrastruktur (TI) im Gesundheitswesen ist ein sicheres Netzwerk, das den Austausch von elektronischen Gesundheitsdaten zwischen verschiedenen Akteuren ermöglicht.
Auf diesem Weg soll eine schnelle und sichere Kommunikation zwischen beispielsweise Ärztinnen und Ärzten, Psychotherapeuten, Krankenhäusern und Kliniken, Apotheken oder sonstigen Einrichtungen mit medizinischem Bezug und den Versicherten gewährleistet werden.
Die elektronische Patientenakte bildet das zentrale Element innerhalb einer vernetzten Gesundheitsversorgung und dient als zentraler Speicherort medizinischer Unterlagen der Patienten. Alle relevanten Informationen zu Diagnosen, Behandlung, Therapien oder Medikationen werden medienbruchfrei an einem Ort gespeichert und können unter Nutzung der TI in Echtzeit an die jeweiligen Stellen übermittelt werden. Diese Eigenschaft der schnellen und ortsunabhängigen Übermittlung wird als Interoperabilität bezeichnet.
In der ePA werden gescannte Papierunterlagen gemeinsam mit rein elektronisch erzeugten Belegen abgelegt. Beispielsweise ein gescannter Befundbrief und ein E-Rezept.
Beachten Sie: Um die Interoperabilität sicherzustellen, ist wie zuvor dargestellt, die Erfassung von Metadaten notwendig!
Zugriff auf Gesundheitsdaten in der digitalen Akte
Die Einführung der ePA soll sowohl für Leistungserbringer als auch für Versicherte einen schnellen und einfachen Zugriff auf die Gesundheitsinformationen in der Akte gewährleisten.
Leistungserbringer haben (abhängig von der Zugriffsberechtigung) die Möglichkeit über die eingesetzten Primärsysteme, Dokumente zu lesen, hinzuzufügen oder aktualisieren und Vorgänge kommentieren.
Folgende Primärsysteme können Daten mit der elektronischen Krankenakte austauschen:
- Praxisverwaltungssysteme (PVS)
- Apothekenverwaltungssysteme (AVS)
- Krankenhausinformationssysteme (KIS)
- Laborinformationssysteme (LIS)
Krankenakte - Zugriff über App auf dem Smartphone
Neben der verbesserten Versorgung soll die ePA auch die Übersicht und Kontrolle der Daten von Versicherten verbessern. Als Leistungsnehmer haben Versicherte über eine Smartphone App der jeweiligen Krankenversicherung Zugriff auf Ihre Patientenakte.
Folgende Aktionen können beispielsweise über die App auf dem Smartphone/Tablet durchgeführt werden:
- Einblick in die eigenen Gesundheitsdaten: Diagnosen, Medikationen, Imfpungen etc.
- Verwalten von Dokumenten: Dokumente hochladen, downloaden
- Medikationsplan, Laborwerte einsehen
- Ärzte und Ärztinnen kontaktieren: Folgerezepte, Überweisungen anfordern
Vereinzelt können Versicherte auch Desktop-Anwedungen nutzen, um die Daten in Ihrer ePA zu verwalten.
Alternativ können Versicherte ohne Smartphone oder Tablet die ePA über die elektronische Gesundheitskarte (eGK) nutzen - wenn auch nur mit eingeschränktem Funktionsumfang. Auch das E-Rezept kann über die elektronische Gesundheitskarte durch Ärzte ausgestellt und durch Versicherte eingelöst werden.
Vorteile und Nutzen der digitalen Patientenakte
Die Digitalisierung von Gesundheits- und Patientenakten soll zum einen die Kontrolle persönlicher Dokumente und Daten durch den Leistungsnehmer stärken und zum anderen auch die Qualität medizinischer Versorgung und Behandlung verbessern.
Zu den Vorzügen der ePA zählen unter anderem:
- Platzersparnis: Eine digitale Akte nimmt keinen physischen Stauraum ein
- Zeitersparnis: Schnelleres Finden benötigter Unterlagen als in analogen Akten
- Kostenersparnis: Geringere Kosten für Personalaufwand, Kopieren und Transport von Papierakten
- Zentrale Speicherung medizinischer Dokumente: Alle Dokumente werden an einem Ort gespeichert
- Effizienzsteigerung: Schneller und ortsunabhängiger Zugriff auf die Gesundheitsakte und relevante Behandlungsinformationen
- Verbesserte Koordination der Gesundheitsversorgung: Nahtloser Austausch von Patientendaten zwischen Leistungserbringern (z.B. Überweisung an Fachärzte, Übergang von stationärer zu ambulanter Behandlung)
- Verbesserte Patienteneinbindung: Zugriff auf eigene Akte über App auf dem Smartphone oder Desktop-Anwendung
- Verbesserter Datenschutz: Die ePA bietet Funktionen wie Zugriffsteuerung, Verschlüsselung oder Audit-Trail
Datenschutz & Datensicherheit
An Patientenakten werden hohe Anforderungen bezüglich Datenschutz und Datensicherheit gestellt. Diese Anforderungen muss die digitale Patientenakte ebenfalls erfüllen. Wir setzen diese Anforderungen um. Zusätzlich setzen wir gewisse Maßstäbe an, die eine absolut sichere Verarbeitung gewährleistet.
Unsere Maßstäbe sollten Ihre Mindestanforderungen sein:
- Datenschutz – Wir arbeiten streng nach DSGVO
- Transport – In Sicherheitsbehältern inkl. Verpackung vor Ort
- ISO 9001: 2015 zertifiziert und durch TÜV überwacht
- Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz
- Regelmäßige Kontrollen durch interne Datenschutzbeauftragte
- Vernichtung nach ISO 66399
Digitale Patientenakten bieten im Vergleich zu herkömmlichen Dokumentationen auf Papier sogar eine weit höhere Sicherheitsarchivierung. Exakt definierte Zugriffsrechte, verlustfreie Datenträger und eine durchdachte Backup-Strategie sichern die Daten über die gesamte Laufzeit der Aufbewahrungsfrist.
Zusätzlich bieten wir die Digitalisierung inklusive einer elektronischen Signatur an. Durch eine elektronische Signatur erhalten die digitalen Patientenakten auch Beweiskraft vor Gericht.
Wenn Sie unseren Scanservice mit der Digitalisierung Ihres Archivs beauftragen, sichern wir Ihnen vollumfängliche Geheimhaltung und Einhaltung der DSGVO Vorschriften zu. Sie erhalten eine ausführliche AVV (Auftragsdatenverarbeitungsvertrag) in dem detailliert der Umgang und die Sicherheit Ihrer Patientenakten festgelegt ist.
Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Infoseite zum Thema Datenschutz & Sicherheit.
Jetzt auf elektronische Patientenakte (ePA) wechseln!
Patientenakten scannen lassen - Zeit, Platz und Kosten sparenPatientenakten digitalisieren mit Smart-Store
Wir zeigen Ihnen gerne wie Sie Ihre analogen Patientenakten in ein digitales Archiv überführen. Wir liefern Ihnen als Scandienstleister Daten, die Sie sofort in bestehende Managementsysteme importieren können. Alternativ liefern wir voll durchsuchbare PDF Dateien pro Patient - strukturiert nach Behandlungsdatum oder/und Abteilungen.
Wir übernehmen alle Tätigkeiten die zur Digitalisierung Ihrer Patientenakten nötig sind.
Ablauf
Verpackung
Wir verpacken Ihre Patientenakten vor Ort ausschließlich mit eigenem Personal das Datenschutzrechtlich eingewiesen und verpflichtet ist. Wir dokumentieren exakt welche Akten in welchem Behältnis verpackt wurden, um Ihnen während der Verarbeitung benötigte Daten umgehend zur Verfügung stellen zu können.
Transport
Wir transportieren Ihre Dokumente mit eigenem Personal und Fahrzeugen in unser Scanzentrum. Transporte finden immer mit mind. 2 Personen in gesicherten und GPS überwachten Fahrzeugen statt.
Belegaufbereitung
Wir bereiten im ersten Arbeitsschritt Ihre Akten für den Scanvorgang vor, wir entfernen Heftung, kleben kleinere Belege wie Messauswertungen (EKG usw.) auf separate Belege auf.
Scan / Digitalisierung
Wir Scannen jedes einzelne Dokument sorgfältig ein, damit keine enthaltene Information verloren geht. Unsere Scanner verarbeiten Vorder- und Rückseite gleichzeitig, haben eine höchst zuverlässige Doppeleinzugskontrolle und können jedes Format von DIN-A7 bis DIN-A0 in Farbe digitalisieren.
Datenerfassung
Zu jeder digitalen Patientenakte erfassen wir die für Sie relevanten Suchkriterien wie Patientennummer, Fallnummer, Behandlungsdatum, Patientenname und/oder Geburtsdatum.
Datenübergabe
Wir liefern Ihnen die digitalen Patientenakten in dem Format wie Sie es benötigen, zum Import in Ihr ECM, KIS oder DMS System. Sollten Sie noch keine entsprechende Software verwenden, können wir Ihnen ein von uns empfohlenes DMS (DocuWare) vorstellen, oder Ihnen die Daten als PDF Dateien in einem übersichtlichen Verzeichnisbaum liefern.
Belegvernichtung oder Langzeitlagerung
Zum Abschluss der Digitalisierung und nach eingehender Prüfung der Daten durch Sie – den Auftraggeber – vernichten wir Ihre Akten auf Wunsch Datenschutzkonform nach DIN-66399 oder lagern die Originale für einen bestimmten Zeitraum weiterhin im Original ein.
Preise
Die Abrechnung unserer Scan- und Digitalisierungsleistungen erfolgt stets auf Ordnerbasis. Der genaue Ordnerpreis ist dabei von weiteren Faktoren abhängig. Hierzu zählen beispielsweise Belegarten, Zustand der Belege und Formate der Unterlagen.
Darüber hinaus beeinflusst auch der Detailgrad der Dokumententrennung den endgültigen Preis. Wie viele PDFs sollen pro Akte erstellt werden?
Folgende vier Optionen können wir Ihnen dazu anbieten:
- Ein PDF pro Akte: Für jede gescannte Patientenakte wird eine PDF-Datei erstellt
- Ein PDF pro Register/Trenner: Für jedes Register wird eine PDF-Datei erstellt (bestehende Struktur wird übernommen)
- Ein PDF pro Vorgang: Für jeden Vorgang (z.B. für jeden Arztbrief, Befund, Laborergebnis) wird eine PDF-Datei erstellt
- Ein PDF pro Vorgang mit Kategorisierung: Als Ergänzung zu Variante 3 können wir jeden Vorgang auch nach Dokumententyp klassifizieren und als einzelne PDF-Datei speichern. Entsprechende Metadaten werden dem PDF hinzugefügt.
Die einfachste Variante, den Aufwand und letztlich den Preis für Ihren Scanauftrag zu ermitteln, stellt eine kostenlose Probearchivierung dar. Dafür scannen wir einzelne Ordner probeweise ein und stellen Ihnen das zu erwartende Ergebnis vor. Dadurch lernen wir die Besonderheiten Ihrer Ordner kennen und erstellen auf dieser Basis ein individuelles Angebot.
Nutzen Sie zur Ermittlung der zu erwartenden Kosten für das Scannen von Patientenakten auch gerne unseren Preisrechner.
Hinweis: Die dargestellten Varianten sind je nach Anwendungszeck am sinnvollsten. Möchten Sie lediglich Altakten platzsparend lagern kann ein PDF pro Akte ausreichend sein. Für die Einführung der digitalen Patientenakte empfiehlt sich Variante 4, um die Interoperabilität sicherzustellen.
Digitale Patientenakten Angebot
Sprechen Sie uns gerne an! Telefonisch, per E-Mail oder nutzen unser Kontaktformular -
Wir erstellen Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot und beantworten Ihre Fragen rund um die Digitalisierung.
Kostenlose Info Hotline
