Digitale Patientenakte - Digitalisierung im Gesundheitswesen

Im Medizin- und Gesundheitsbereich werden Patientendaten oftmals ungeordnet analog aufbewahrt. Ein Informationsfluss zwischen Ärzten, Krankenkassen, Kliniken und Apotheken ist meist nicht ausreichend gegeben.

Die Digitalisierung des Gesundheitswesens soll in Form der elektronischen Patientenakte (ePA) einen schnellen und sicheren Austausch medizinischer Daten zwischen Ärzten und Patienten ermöglichen und die Effizienz der gesundheitlichen Versorgung verbessern.

Seit dem 1. Januar 2021 haben gesetzlich Versicherte die Möglichkeit eine digitale Patientenakte ihrer Krankenkassen zu erhalten, in welcher medizinische Befunde und behandlungsrelevante Informationen zentral und über die Grenzen von Praxen hinaus elektronisch gespeichert werden. Dazu zählen beispielsweise Arztbriefe, Befunde, Medikationspläne, Röntgenbilder sowie der Impfpass.

Ärzte sind angewiesen, die Unterlagen Ihrer Patienten bis zu 30 Jahre aufzubewahren. Der Platzbedarf für die Langzeitarchivierung von Krankenakten ist gigantisch. Die Digitalisierung von Patientenakten ist ein praktischer Weg die Aufbewahrungspflicht sicher und platzsparend zu erfüllen.

Full-Service Scandienst für Patientenakten

Bei der Umstellung auf die elektronische Patientenakten sind wir Ihr zuverlässiger Digitalisierungspartner. Von der Abholung Ihrer Akten bis zur datenschutzrechtlichen Vernichtung übernehmen wir alle Teilschritte für Sie.

Auf dieser Seite finden Sie alle wichtigen Informationen zur Einführung der ePA sowie unserem Angebot an Scandienstleistungen und digitaler Archivierung.

Insbesondere in Bezug auf Interoperabilität und die Erfassung strukturierter Daten geben wir Ihnen alle wichtigen Informationen an die Hand.

Wir sind seit mehr als 25 Jahren als Scandienstleister tätig und konnten in dieser Zeit zahlreiche Kunden mit unserer Erfahrung im Verscannen von Patientenakten überzeugen. Die Besonderheiten von Gesundheitsakten sind uns bekannt. Wir bieten Ihnen ein umfassendes Angebot an Scan- und Digitalisierungsleistungen, bei denen die Anforderungen des Kunden stets im Vordergrund stehen.

Um die Zugangsbarriere für die Einführung der digitalen Patientenakte zunächst gering zu halten, ist auch die rein bildhafte Sicherung der Dokumente von Patienten ausreichend. Hier wären beispielsweise die Formate PDF, JPG oder auch Worddateien zu nennen.

Der Interoperabilität wird allerdings in Bezug auf die Digitale Transformation des Gesundheitssektor eine besondere Bedeutung zukommen. Gemeint ist damit die Vernetzung einzelner Systeme eines IT-Ökosystems, welche miteinander kommunizieren und über Schnittstellen elektronische Daten der Versicherten austauschen können.

Die ePA ist dabei nur ein Element eines elektronischen Gesundheitswesens (E-Health). Das E-Rezept, digitale Gesundheitsanwendungen, Telemedizin oder Gesundheitsinformatik sind in diesem Zusammenhang auch zu nennen.

Voraussetzung für Interoperabilität ist die Erfassung strukturierter Daten in Form von Indizes (Schlagworte) und Metadaten (beschreibende Informationen). Metadaten ermöglichen die Sortierung und Auffindbarkeit von Unterlagen der Versicherten und sind auch für die Weiterverarbeitung von Gesundheitsdaten oder Laborbefunden der gesetzlich Versicherten anhand künstlicher Intelligenz (KI) von Nöten.

Wir können nach Ihren Vorgaben umfassende Datenextraktionen in Ihren Patientenakten vornehmen.

Die Erfassung folgender Indizes wird häufig von Kunden angefragt:

• Name
• Vorname
• Geburtsdatum
• Patientennummer
• Aktennummer
• Belegdatum (erstellt am)

Wir kategorisieren Dokumente beispielsweise nach folgenden Dokumententypen:

• Arztbrief
• Labortestergebnis
• Rezept
• OP-Bericht
• Entlassbericht

Indexdaten können wir unter anderem in den folgenden Dateiformaten übermitteln:

• CSV
• Excel
• XML
• DAT-Datei

Für die Übergabe der Daten bieten wir Ihnen folgende Lösungen an:

• Download von gesichertem SFTP-Server
• Import über API
• Datenträger (DVD, externe Festplatte, CD-ROM etc.)

Sollten Sie noch keine Software für ein digitales Dokumentenmanagement einsetzen, beraten Wir sie gerne. Mit DocuWare als Cloud-Lösung bieten wir Ihnen eines der leistungsstärksten DMS am Markt, mit welchem Sie alle Belege sicher in einem Online-Archiv speichern können.

Die Telematikinfrastruktur (TI) im Gesundheitswesen ist ein sicheres Netzwerk, das den Austausch von elektronischen Gesundheitsdaten zwischen verschiedenen Akteuren ermöglicht.

Auf diesem Weg soll eine schnelle und sichere Kommunikation zwischen beispielsweise Ärztinnen und Ärzten, Psychotherapeuten, Krankenhäusern und Kliniken, Apotheken oder sonstigen Einrichtungen mit medizinischem Bezug und den Versicherten gewährleistet werden.

Die elektronische Patientenakte bildet das zentrale Element innerhalb einer vernetzten Gesundheitsversorgung und dient als zentraler Speicherort medizinischer Unterlagen der Patienten. Alle relevanten Informationen zu Diagnosen, Behandlung, Therapien oder Medikationen werden medienbruchfrei an einem Ort gespeichert und können unter Nutzung der TI in Echtzeit an die jeweiligen Stellen übermittelt werden. Diese Eigenschaft der schnellen und ortsunabhängigen Übermittlung wird als Interoperabilität bezeichnet.

In der ePA werden gescannte Papierunterlagen gemeinsam mit rein elektronisch erzeugten Belegen abgelegt. Beispielsweise ein gescannter Befundbrief und ein E-Rezept.

Beachten Sie: Um die Interoperabilität sicherzustellen, ist wie zuvor dargestellt, die Erfassung von Metadaten notwendig!

Die Einführung der ePA soll sowohl für Leistungserbringer als auch für Versicherte einen schnellen und einfachen Zugriff auf die Gesundheitsinformationen in der Akte gewährleisten.

Leistungserbringer haben (abhängig von der Zugriffsberechtigung) die Möglichkeit über die eingesetzten Primärsysteme, Dokumente zu lesen, hinzuzufügen oder aktualisieren und Vorgänge kommentieren.

Folgende Primärsysteme können Daten mit der elektronischen Krankenakte austauschen:

• Praxisverwaltungssysteme (PVS)
• Apothekenverwaltungssysteme (AVS)
• Krankenhausinformationssysteme (KIS)
• Laborinformationssysteme (LIS)

An Patientenakten werden hohe Anforderungen bezüglich Datenschutz und Datensicherheit gestellt. Diese Anforderungen muss die digitale Patientenakte ebenfalls erfüllen. Wir setzen diese Anforderungen um. Zusätzlich setzen wir gewisse Maßstäbe an, die eine absolut sichere Verarbeitung gewährleistet.

Unsere Maßstäbe sollten Ihre Mindestanforderungen sein:

• Datenschutz – Wir arbeiten streng nach DSGVO
• Transport – In Sicherheitsbehältern inkl. Verpackung vor Ort
• ISO 9001: 2015 zertifiziert und durch TÜV überwacht
• Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz
• Regelmäßige Kontrollen durch interne Datenschutzbeauftragte
• Vernichtung nach ISO 66399

Digitale Patientenakten bieten im Vergleich zu herkömmlichen Dokumentationen auf Papier sogar eine weit höhere Sicherheitsarchivierung. Exakt definierte Zugriffsrechte, verlustfreie Datenträger und eine durchdachte Backup-Strategie sichern die Daten über die gesamte Laufzeit der Aufbewahrungsfrist.

Zusätzlich bieten wir die Digitalisierung inklusive einer elektronischen Signatur an. Durch eine elektronische Signatur erhalten die digitalen Patientenakten auch Beweiskraft vor Gericht.

Wenn Sie unseren Scanservice mit der Digitalisierung Ihres Archivs beauftragen, sichern wir Ihnen vollumfängliche Geheimhaltung und Einhaltung der DSGVO Vorschriften zu. Sie erhalten eine ausführliche AVV (Auftragsdatenverarbeitungsvertrag) in dem detailliert der Umgang und die Sicherheit Ihrer Patientenakten festgelegt ist.

Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Infoseite zum Thema Datenschutz & Sicherheit.

Verpackung

Wir verpacken Ihre Patientenakten vor Ort ausschließlich mit eigenem Personal das Datenschutzrechtlich eingewiesen und verpflichtet ist. Wir dokumentieren exakt welche Akten in welchem Behältnis verpackt wurden, um Ihnen während der Verarbeitung benötigte Daten umgehend zur Verfügung stellen zu können.

Transport

Wir transportieren Ihre Dokumente mit eigenem Personal und Fahrzeugen in unser Scanzentrum. Transporte finden immer mit mind. 2 Personen in gesicherten und GPS überwachten Fahrzeugen statt.

Belegaufbereitung

Wir bereiten im ersten Arbeitsschritt Ihre Akten für den Scanvorgang vor, wir entfernen Heftung, kleben kleinere Belege wie Messauswertungen (EKG usw.) auf separate Belege auf.

Scan / Digitalisierung

Wir Scannen jedes einzelne Dokument sorgfältig ein, damit keine enthaltene Information verloren geht. Unsere Scanner verarbeiten Vorder- und Rückseite gleichzeitig, haben eine höchst zuverlässige Doppeleinzugskontrolle und können jedes Format von DIN-A7 bis DIN-A0 in Farbe digitalisieren.

Datenerfassung

Zu jeder digitalen Patientenakte erfassen wir die für Sie relevanten Suchkriterien wie Patientennummer, Fallnummer, Behandlungsdatum, Patientenname und/oder Geburtsdatum.

Datenübergabe

Wir liefern Ihnen die digitalen Patientenakten in dem Format wie Sie es benötigen, zum Import in Ihr ECM, KIS oder DMS System. Sollten Sie noch keine entsprechende Software verwenden, können wir Ihnen ein von uns empfohlenes DMS (DocuWare) vorstellen, oder Ihnen die Daten als PDF Dateien in einem übersichtlichen Verzeichnisbaum liefern.

Belegvernichtung oder Langzeitlagerung

Zum Abschluss der Digitalisierung und nach eingehender Prüfung der Daten durch Sie – den Auftraggeber – vernichten wir Ihre Akten auf Wunsch Datenschutzkonform nach DIN-66399 oder lagern die Originale für einen bestimmten Zeitraum weiterhin im Original ein.

Die Abrechnung unserer Scan- und Digitalisierungsleistungen erfolgt stets auf Ordnerbasis. Der genaue Ordnerpreis ist dabei von weiteren Faktoren abhängig. Hierzu zählen beispielsweise Belegarten, Zustand der Belege und Formate der Unterlagen.

Darüber hinaus beeinflusst auch der Detailgrad der Dokumententrennung den endgültigen Preis. Wie viele PDFs sollen pro Akte erstellt werden?

Folgende vier Optionen können wir Ihnen dazu anbieten:

1. Ein PDF pro Akte: Für jede gescannte Patientenakte wird eine PDF-Datei erstellt
2. Ein PDF pro Register/Trenner: Für jedes Register wird eine PDF-Datei erstellt (bestehende Struktur wird übernommen)
3. Ein PDF pro Vorgang: Für jeden Vorgang (z.B. für jeden Arztbrief, Befund, Laborergebnis) wird eine PDF-Datei erstellt
4. Ein PDF pro Vorgang mit Kategorisierung: Als Ergänzung zu Variante 3 können wir jeden Vorgang auch nach Dokumententyp klassifizieren und als einzelne PDF-Datei speichern. Entsprechende Metadaten werden dem PDF hinzugefügt.

Die einfachste Variante, den Aufwand und letztlich den Preis für Ihren Scanauftrag zu ermitteln, stellt eine kostenlose Probearchivierung dar. Dafür scannen wir einzelne Ordner probeweise ein und stellen Ihnen das zu erwartende Ergebnis vor. Dadurch lernen wir die Besonderheiten Ihrer Ordner kennen und erstellen auf dieser Basis ein individuelles Angebot.

Nutzen Sie zur Ermittlung der zu erwartenden Kosten für das Scannen von Patientenakten auch gerne unseren Preisrechner.

Hinweis: Die dargestellten Varianten sind je nach Anwendungszeck am sinnvollsten. Möchten Sie lediglich Altakten platzsparend lagern kann ein PDF pro Akte ausreichend sein. Für die Einführung der digitalen Patientenakte empfiehlt sich Variante 4, um die Interoperabilität sicherzustellen.