Aufbewahrungsfristen Personalakten

Eine Personalakte enthält verschiedene Belegarten mit Relevanz für das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Meinungen was in die Personalakte gehört und was nicht unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen.

Im Grunde gibt es aber ein paar Belegarten, die man in jeder klassischen Personalakte findet. Zu der Bewerbung und dem Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers gesellen sich neben Zeugnissen, Zertifikaten und Lohnunterlagen noch weitere sozialversicherungsrechtliche Belege und Schriftverkehr oder Anträge.

Diese genannten Belegarten finden sich in nahezu jeder Personalakte. Je nach Länge der Zugehörigkeit und der persönlichen Situation eines Mitarbeiters natürlich mehr oder weniger.

Kann man Personalakten nach Ablauf dieser drei Jahre vernichten und Sie z.B. dem Altpapier zuführen oder schreddern?

Auf diese Frage gibt es nur eine richtige Antwort: NEIN!

Naja, streng genommen können schon einige Unterlagen einer Personalakte nach Ablauf der Verjährungsfrist der Vernichtung zugeführt werden. Allerdings handelt es sich bei Personalakten um personenbezogene Daten, die selbstverständlich nicht im Altpapier entsorgt werden dürfen. Die Unterlagen sind nach entsprechender Sicherheitsstufe und nach Vorgaben des Datenschutzgesetzes zu vernichten.

Außerdem unterliegen einige Daten noch zusätzlichen Fristen. Für steuerrechtliche Dokumente, Dokumente zur Sozialversicherung, verfahrensrechtlich relevante Belege oder Urkunden gelten nach den jeweiligen Gesetzen andere Aufbewahrungspflichten und -fristen für die Aufbewahrung.

Die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen für steuerrechtliche Personalunterlagen sind durch das Steuerrecht bzw. Einkommensteuergesetz (EstG.) festgeschrieben. Laut dem Einkommensteuergesetz muss dem Finanzamt bei Lohnsteuerprüfungen jederzeit Einsicht in die betreffenden Dokumente der Personalakten gegeben werden. Unterschieden wird dabei zwischen Dokumenten zur Lohnsteuer und Dokumenten zur betrieblichen Gewinnermittlung.

• Lohnabrechnungen und die abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale und die Dokumente rund um den Lohnsteuerabzug nach §41 EStG müssen für sechs Jahre aufbewahrt werden und zur Einsicht vorliegen.
• Belege und Dokumente, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Nach dem Sozialgesetzbuch SGB VII §165 müssen Dokumente einer Personalakte, die sozialversicherungsrechtlich relevant sind, ebenfalls über die Verjährungsfrist hinaus aufbewahrt und zum Nachweis vorgehalten werden.

• Lohnnachweise und Arbeitszeitnachweise inklusive der an den Arbeitnehmer geleisteten Entgelte müssen jährlich gemeldet werden. Nach Ablauf des Meldezeitraums müssen die Unterlagen fünf Jahre lang aufbewahrt werden.
• Dokumente und Belege, die die betriebliche Altersvorsorge betreffen, müssen für einen Zeitraum von sechs Jahren lang aufbewahrt und vorgehalten werden. Die Aufbewahrungsfrist kann sich auf bis zu 30 Jahre erhöhen und die Frist beginnt, wenn ein Mitarbeiter direkt aus dem Arbeitsverhältnis in die Rentenversorgung übergeht oder spätestens sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung.

Ein absoluter Spezialfall sind Urkunden und notarielle Dokumente. Diese Dokumente haben streng genommen kein Ablaufdatum und sind für die gesamte Zeit der Gültigkeit aufzubewahren. Die Datierung auf dem Dokument und der Gegenstand der Urkunde gibt im Einzelfall Aufschluss, inwieweit eine Aufbewahrungspflicht besteht oder nicht.

Hinweis: Sind die Personalakte oder einzelne Belege daraus Teil eines Gerichtsverfahrens, so kann die Aufbewahrungsfrist hier bei 30 Jahren liegen.

Am Beispiel der genannten Belege, die sich in einer klassischen Personalakte befinden, stellen wir Ihnen folgend eine grobe Übersicht über die entsprechenden Aufbewahrungsfristen anhand einer Tabelle vor:

Die Einordnung der Belege in die verschiedenen Kategorien der Aufbewahrungsfristen dient nur einer groben Orientierung. Eine klare Definition ist bei einigen Belegen nicht ganz einfach. Einige Belege sind daher in der Tabelle doppelt aufgeführt. Die Grenzen verlaufen hier oft sehr schmal und es kann durch bestimmte Umstände auch zum Verwischen der Grenzen kommen.

Die digitale Aufbewahrung und vor allem die Arbeit mit den digitalen Personalakten hat viele Vorteile. Belege und Informationen sind viel schneller abgerufen. Die Einsicht in die Akte seitens der berechtigten Behörden, wie dem Finanzamt kann leicht erfolgen. Benötigte Belege und Dokumente sind schnell bereitgestellt.

Zusätzlich vereinfacht die digitale Archivierung auch die Verwaltung der Belege. Löschfristen können einfacher eingehalten werden und die Akten werden nicht so schnell zu einem immer weiterwachsenden Datendschungel, in dem man den Überblick verliert.

Grundsätzlich ist die digitale Aufbewahrung von Dokumenten, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, erlaubt. Erfolgt die Digitalisierung revisionssicher und rechtskonform, dann dürfen die Originale auch vernichtet werden. Urkunden und notarielle Dokumente sind von dieser Regel ausgenommen.

Seit Jahren, eigentlich schon seit Beginn der Einführung der digitalen Personalakte, gibt es die Diskussion um die Beweispflicht und die Beweisführung mit digitalen Dokumenten. Wichtig wird diese Frage im Streitfall vor Gericht. Viele Gerichte erkennen die gescannten Personalakten an, aber immer noch gilt das Vorhalten z.B. der Verträge, Aufhebungsverträge oder Kündigung in Papierform als Beweiserleichterung vor Gericht.

Tipp: Bei der Digitalisierung die Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge, Kündigungen und Urkunden nicht vernichten, sondern in Papierform archivieren. Zusätzlich kann der Arbeitgeber auf Nummer sicher gehen und sich das Einverständnis des Mitarbeiters für die Vernichtung der Personalakte in Papierform einholen.

Durch einen professionellen Scanservice erhalten Sie wertvolle Unterstützung bei der Digitalisierung Ihres Personalarchivs und können sicher sein, dass die Akten nach geltenden Normen und Vorschriften gescannt werden. Zudem können Scandienstleister, die bereits Erfahrungen im Bereich der Personalaktendigitalisierung haben, Ihnen praktikable Lösungen und Best Practice Szenarien präsentieren und Ihnen sogar helfen, eine passende Struktur für Ihre digitale Personalakte zu erarbeiten.

Das Wort Personal in Personalakte suggeriert hier erstmal einen Konflikt und wirft Fragen auf. Darf man trotz der strengen DSGVO weiterhin Personalakten führen und archivieren? Generell sind die Akten für Mitarbeiter nicht stärker von der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) betroffen als andere Akten und Geschäftsunterlagen.

Die DSGVO schränkt auch die digitale oder analoge Archivierung von Personal-Daten nicht ein. Jeder Arbeitgeber hat ein sogenanntes "besonderes Interesse" die Daten der Arbeitnehmer für Personal- und Abrechnungszwecke zu erfassen und zu verarbeiten. Daran ändert auch der Datenschutz nichts.

Die Archivierung und Verarbeitung der Personal-Daten im Rahmen der Verjährungsfrist ist rechtlich unbedenklich. Durch die DSGVO ist lediglich ein höheres Augenmerk auf die Aktualität, die zweckgebundene Verarbeitung und die sichere Archivierung der Daten zu legen.

Löschfristen für Mitarbeiterakten

Die Löschfristen der verschiedenen Belege und Unterlagen beeinflussen und berühren die Pflichten und Fristen zur Aufbewahrung nicht. Der Arbeitgeber ist nachweispflichtig und benötigt die Daten für sein Personal und die Erfüllung seiner Pflichten gegenüber den Behörden. Das ist einfach so und daran gibt es auch nichts zu rütteln.

Werden Belege allerdings nicht mehr benötigt, also sind die Fristen alle abgelaufen, sind diese zu löschen oder zu vernichten. Die Zeiträume der Aufbewahrungspflichten setzen also zugleich auch die Termine für die Löschfristen fest. Diese Regelung soll den Mitarbeiter schützen und verhindern, dass nicht 30 Jahre nachdem ein Mensch irgendwo gearbeitet hat, weiterhin und im schlimmsten Fall unwissentlich Daten über ihn gesammelt und vorgehalten werden. Zudem hat diese Regelung auch einen Vorteil für die Arbeitgeber. Akten und Unterlagen, die vernichtet werden, verursachen keine weiteren Kosten durch Verwaltung oder Lagerung.

Löschkonzept hilft bei der Übersicht

Ein Löschkonzept beschreibt neben den Terminen und Zeiträumen für die Vernichtung bzw. Löschung von Personal-Daten auch die Kontroll- und Verarbeitungsprozesse. Also grob gesagt: Wann wird was vernichtet und wie? Und wer kontrolliert die richtige Durchführung? So ein Löschkonzept hilft ungemein, um den Überblick zu behalten. Zuständigkeiten werden vorher festgelegt und um Fehler zu vermeiden, werden Kontrollmechanismen bestimmt. Das Unternehmen und auch das Personal selbst kann also sicher sein, dass Fristen eingehalten werden und nichts übersehen oder vergessen wird.