Aufbewahrungsfristen Personalakten: Übersicht & Tabelle

Eine Personalakte enthält verschiedene Belegarten mit Relevanz für das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Meinungen, was in die Personalakte gehört und was nicht unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen.

Im Grunde gibt es aber ein paar Belegarten, die man in jeder klassischen Personalakte findet. Zu der Bewerbung und dem Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers gesellen sich neben Verträgen, Nachträgen, Zeugnissen, Zertifikaten und Lohnunterlagen noch weitere sozialversicherungsrechtliche Belege und Schriftverkehr oder Anträge.

 

Personen-bezogen	Vertragswesen	Mitarbeiter- entwicklung	Lohn & Steuer	Sozial-versicherung	Sonstiges
Stammblatt	Arbeitsvertrag	Zeugnisse & Zertifikate	Abrechnung	Anmeldung-Sozial-versicherung	E-Mails
Anmeldungen	Vertragsänderung	Aus- und Fort-bildung	Steuer-dokumente	Belege Bezüglich:	Briefe
Ummeldungen	Nebentätigkeiten	Leistungs-bewertung	Stundenzettel	Krankheit	Schriftverkehr
Abmeldungen	Aufhebungsvertrag	Polizeiliches Führungszeugnis	Gewinnermittlung	Elternzeit Mutterschutz	Notizen
Heirat	Kündigung	Mitarbeiter-Schulungen		Urlaub & Sonderurlaub	Korrespondenz
Geburt	Zusatzvereinbarung	Belobigung		Altersvorsorge
Sterbeurkunde	Verpflichtungs-erklärung	Abmahnung

 

Diese genannten Belegarten finden sich in nahezu jeder Personalakte. Je nach Länge der Zugehörigkeit und der persönlichen Situation eines Mitarbeiters natürlich mehr oder weniger.

 

Grundlage für Aufbewahrungspflicht für Personalakten bilden mehrere Rechtsbereiche gleichzeitig. Je nach Dokumententyp in der Mitarbeiterakte greift eine andere Rechtsgrundlage.

Im Konfliktfall gilt immer die längste einschlägige Aufbewahrungsfrist für Mitarbeiterdokumente.

Bürgerliches Recht: § 195 BGB

Die allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren bildet die Mindestgrundlage für Personalunterlagen ohne spezifische gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Solange diese Frist noch nicht abgelaufen ist, können ehemalige Mitarbeiter noch Ansprüche geltend machen, beispielsweise auf Schadensersatz oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.

Die allgemeine Verjährungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres (31. Dezember), in dem das Arbeitsverhältnis endete.

Quelle: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 195 Regelmäßige Verjährungsfrist

Steuerrecht: § 41 EStG und § 147 AO

Lohnsteuerlich relevante Unterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Das Finanzamt kann im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung jederzeit Einsicht verlangen.

Quelle: Einkommenssteuergesetz (EStG) § 41 Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug,

Abgabenordnung (AO) § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

 

Handelsrecht: § 257 HGB und BEG IV (ab 2025)

Buchungsbelege mit Gewinnermittlungsrelevanz (z.B. Lohn- und Gehaltslisten) müssen seit dem 1. Januar 2025 für acht Jahre archiviert werden. Zuvor galt eine Frist von zehn Jahren, welche im Rahmen den Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) auf acht Jahre reduziert wurde. Diese Frist gilt für alle Kaufleute (z.B. GmbH, AG, eingetragene Einzelkaufleute)

Quelle: Handelsgesetzbuch § 257 Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen

Sozialversicherungsgesetz: § 28f SGB IV und § 165 SGB VII

Entgeltunterlagen und Beitragsnachweise müssen fünf Jahre nach Ablauf des Meldezeitraums aufbewahrt werden. Die deutsche Rentenversicherung kann im Rahmen von Betriebsprüfungen Einsicht verlangen. Unfallmeldungen und Nachweise für die Berufsgenossenschaft unterliegen § 165 SGB VII.

Quelle: Sozialgesetzbuch (SGB) Viertes Buch (IV) §28f Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung,

Sozialgesetzbuch (SGB) Siebtes Buch (VII) § 165 Nachweise

 

Arbeitszeitrecht: § 16 ArbZG und § 17 MiLoG

Aufzeichnungen über Arbeitszeiten, welche acht Stunden täglich überschreiten müssen nach § 16 ArbZG für zwei Jahre aufbewahrt werden. Für Minijobber und Beschäftigte bestimmter Branchen gilt zusätzlich § 17 MiLoG. Beginn, Ende sowie Dauer der täglichen Arbeit müssen spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag aufgezeichnet werden und ebenfalls für zwei Jahre archiviert werden.

Quelle: Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 16 Aushang und Arbeitszeitnachweise,

Mindestlohngesetz (MiLoG) § 17 Erstellen und Bereithalten von Dokumenten

Betriebsrentenrecht: § 18a BetrAVG

Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge müssen bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden. Diese lange Frist ergibt sich daraus, dass Ansprüche auf Betriebsrente oft erst Jahrzehnte nach dem Ausscheiden geltend gemacht werden.

Quelle: Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersvorsorge (BetrAVG) § 18a Verjährung

Zivilrecht: § 197 BGB

Liegt ein rechtskräftiges Urteil, ein Mahnbescheid oder ein gerichtlicher Vergleich vor, beträgt die Verjährungsfrist 30 Jahre. Personalunterlagen, die Teil eines solchen Verfahrens sind oder waren, sollten entsprechend lang aufbewahrt werden. Ohne Titel gilt die reguläre Dreijahresfrist nach § 195 BGB.

Quelle: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 197 Dreißigjährige Verjährungsfrist

Hinweis: Alle Angaben dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften.

Am Beispiel der genannten Belege, die sich in einer klassischen Personalakte befinden, stellen wir Ihnen folgend eine grobe Übersicht über die entsprechenden Aufbewahrungsfristen anhand einer Tabelle vor:

2 Jahre § 16 ArbZG, MiLoG	3 Jahre § 195 BGB	6 Jahre § 41 EStG, § 147 AO	8 Jahre § 147 AO, § 257 HGB	30 Jahre § 18a BetrAVG, § 202 SGB VII*****
Arbeitszeitaufzeichnungen >8h täglich	Stammblatt	Lohnkonto (§ 41 Abs. 1 EStG)	Gewinnermittlungs-unterlagen	Betriebl. Altersvorsorge (§ 18a BetrAVG)
Minijobber-Zeiterfassung (Beginn/Ende/Dauer)	Zeugnisse & Zertifikate	Lohnabrechnungen/ Gehaltsabrechnungen	Lohn- und Gehaltslisten (Buchungsbeleg)	Unfallmeldungen / BG-Berichte (§ 202 SGB VII)
Mindestlohn-Nachweise (Mindestgrenze)	Aus- und Fortbildungsnachweise	Lohnsteuerkarte/ ELStAM-Daten	Stundenzettel**	Dokumente aus Gerichtsverfahren
	Leistungsbewertung	Reisekostenabrechnungen (§ 41 EStG)	Sachbezugsnachweise	Urkunden
	Polizeiliches Führungszeugnis	Freistellungsbescheinigungen	Sozialversicherungs- beitragsnachweise (§ 28f SGB IV)	Notarielle Dokumente
	Mitarbeiterschulungen	Urlaubsanträge/ Urlaub	DEÜV-Meldungen
	Belobigung	Arbeitszeitlisten (Lohnsteuerrelevant)	Rentenversicherungs-unterlagen
	Abmahnung	Fahrtkosten-Nachweise	Reisekosten-abrechnungen (Buchungsbeleg)
	E-Mails, Briefe, Schriftverkehr	Anmeldung/Ummeldung/ Abmeldung
	Notizen, Korrespondenz	Heirat, Geburt (Bescheinigungen)***
	Arbeitsvertrag*	Elternzeit, Mutterschutz
	Kündigung*	Altersvorsorge (Grundunterlagen)
	Aufhebungsvertrag*	Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) mit Entgeltzahlung****
	Versetzungsunterlagen	Pfändungsbeschlüsse
	Homeoffice-Vereinbarung	Vermögenswirksame Leistungen
	DSGVO-Einwilligung

* Empfohlen wird eine 10-jährige Aufbewahrung, da diese Unterlagen bei einer steuerlichen Prüfungen, Betriebsprüfungen etc. als Nachweis dienen können.

** Bei steuerlicher Relevanz 8 Jahre ansonsten mindestens 2 Jahre nach § 16 ArbZG.

*** Nur solange für das Arbeitsverhältnis erforderlich. Nach Zweckerfüllung (z. B. nach Steuerklassenwechsel oder Elterngeldantrag) datenschutzkonform zu löschen (Art. 5 DSGVO).

**** Bei Entgeltfortzahlung empfohlen 5 Jahre, da Erstattungsansprüche gegenüber der Krankenkasse bis zu 4 Jahre rückwirkend geltend gemacht werden können (§ 6 AAG). Ohne Entgeltfortzahlung genügt 1 Jahr.

***** Gesetzliche Pflicht von 30 Jahren gilt ausschließlich für Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge (§ 18a BetrAVG). Bei Gerichtsverfahren gilt diese Frist nur bei vollstreckbarem Titel — Urteil, Mahnbescheid oder gerichtlichem Vergleich (§ 197 BGB). Alle übrigen Einträge dieser Spalte sind Praxisempfehlungen ohne gesetzliche Pflicht.

Alle Angaben dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften.

 

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist von Personalakten?

Die Aufbewahrungsfrist von Personalakten beginnt bei steuer- und handelsrechtlichen Fristen immer mit Ablauf den Jahres (31.12.), in dem das Arbeitsverhältnis endete.

Bei anderen Rechtsbereichen ist der Beginn der Aufbewahrungsfrist vom Auslöseereignis abhängig. Bei Arbeitszeitaufzeichnen (2 Jahre nach § 16 ArbZG) beginnt die Frist beispielsweise mit dem Tag der Aufzeichnung.

Beispiel: Aufbewahrungsfrist von Personalakten ausgeschiedener Mitarbeiter

Frau Müller kündigt ihr Arbeitsverhältnis zum 15. März 2025 und scheidet damit aus dem Unternehmen aus. Der Beginn der Aufbewahrungsfrist ist der 1. Januar 2026.

• Allgemeine Unterlagen (3 Jahre): Aufbewahrung bis 31.12.2027
• Lohnunterlagen, steuerrechtlich (6 Jahre): Aufbewahrung bis 31.12.2030
• Buchungsbelege / Gewinnermittlung (8 Jahre): Aufbewahrung bis 31.12.2032

 

Warum die Aufbewahrungsfristen von Personalakten nicht immer klar sind

Viele Personalunterlagen fallen gleichzeitig unter mehrere Rechtsbereiche mit jeweils unterschiedlichen Fristen. Maßgeblich ist dann immer die längste Frist.

Ein Beispiel:

Ein Arbeitszeitnachweis ist sozialversicherungsrechtlich 5 Jahre aufzubewahren (§ 165 SGB VII). Hat derselbe Nachweis zusätzlich lohnsteuerliche Relevanz (in der Praxis fast immer der Fall), verlängert sich die Frist auf 6 Jahre (§ 41 EStG, § 147 AO).

Faustregel: Lässt sich ein Dokument nicht eindeutig einer einzigen Frist zuordnen, gilt die längste in Frage kommende Frist.

 

Sonderfall: Aufbewahrungsfrist Bewerbungsunterlagen

Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsunterlagen gibt es nicht. Vielmehr lässt sich für Unternehmen eine empfohlene Aufbewahrungsdauer von zwei bis sechs Monaten ableiten. Gemäß § 15 AGG hat ein abgelehnter Bewerber 2 Monate Zeit, um Ansprüche (z.B. Schadenersatz/Entschädigung) geltend zu machen sowie weitere drei Monate, um Klage einzureichen.

Auch wenn die DSGVO das Recht auf Löschung der Daten vorsieht (Art. 17 DSGVO) vorsieht, ist es dem Arbeitgeber in diesem Falle erlaubt, die Daten weiterhin zu speichern, um sich z.B. gegen Schadensersatzforderungen zu wehren.

Empfehlung: Bewerbungsunterlagen sollten mindestens sechs Monate aufbewahrt nach Absage aufbewahrt werden. Diese Frist deckt sowohl die 2-monate Anspruchsfrist als auch den Zeitraum der Klageeinreichung von 3 Monaten ab. Nach Ablauf der sechs Monate sind die Unterlagen gemäß DSGVO zu löschen)

Längere Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen nur mit Einwilligung

Möchte ein Unternehmen die Unterlagen eines Bewerbers länger speichern (z.B. in einem Talentpool), ist dafür gemäß DSGVO (Art. 13 DSGVO) die Einwilligung des Bewerbers notwendig.

Personalunterlagen dürfen erst vernichtet werden, wenn die geltenden Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Eine Personalakte besteht aus verschiedenen Dokumenten, mit verschiedenen Fristen. Die Akte darf erst vollständig vernichtet werden, wenn auch die längste einschlägige Frist abgelaufen ist. Einzelne Dokumente können früher vernichtet werden, sobald ihre jeweilige Frist abgelaufen ist.

Personalakten müssen datenschutzkonform vernichtet werden und dürfen keinesfalls über das Altpapier entsorgt werden.

Personalunterlagen zu früh vernichtet?

Folgen bei Verletzung der Aufbewahrungspflicht

Wer Personalunterlagen zu früh vernichtet, riskiert erhebliche Konsequenzen:

• Finanzamt: Kann das Unternehmensvermögen schätzen – in der Regel zuungunsten des Unternehmens
• Sozialversicherung: Erhebliche Bußgelder je nach Schwere der Verstöße(§ 111 SGB IV)
• Rentenversicherung: Schätzung der Sozialversicherungsbeiträge bei fehlenden Nachweisen
• Strafrechtlich: In schweren Fällen (Steuerhinterziehung) bis zu mehreren Jahren Freiheitsstrafe
• DSGVO: Empfindliche Bußgelder bei zu langer Aufbewahrung nach Fristablauf (Art. 5 Abs. 1 lit. e, Art. 83 Abs. 5 DSGVO)

Die digitale Aufbewahrung ist grundsätzlich zulässig. Erfolgt die Digitalisierung revisionssicher und GoBD-konform, dürfen Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden (ersetzendes Scannen nach BSI TR-03138).

Ausführliche Informationen finden Sie auf unserer Infoseite zum Thema gesetzliche Anforderungen bei der Aktendigitalisierung.

 

Vorteile der digitalen Personalakte:

• Schnellerer Zugriff auf Dokumente und Informationen
• Einfacher Einsichtnahme durch Behörden wie Finanzamt oder Rentenversicherung
• Automatisierte Fristenkontrolle und Löschfristen
• Weniger Lager- und Verwaltungskosten
• Höhere Ausfallsicherheit durch revisionssichere Archivierung
• DSGVO-konformes Berechtigungsmanagement (Zugriff nur mit Berechtigung)

Ausführliche Informationen zur digitalen Personalakten finden Sie auf unserer Infoseite Personalakten scannen lassen

 

Gibt es ab 2027 eine Pflicht zur digitalen Personalakte?

Nein, eine allgemeine Pflicht zur Führung von digitalen Personalakten wird es ab 2027 nicht geben. Die Verpflichtung bezieht sich allein auf entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen, also Lohn und Gehaltsabrechnungen, DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise. Diese Unterlagen müssen ab 2027 von allen Arbeitgebern ausschließlich digital, revisionssicher sowie maschinell auswertbar geführt werden.

Beachten Sie: In der Praxis macht eine hybride (analog + digital) Führung der Personalakten wenig Sinn. Mehraufwand und Fehleranfälligkeit überwiegen bei diesem Vorgehen. Die vollständig digitale Personalakte ist daher nicht nur die rechtssichere, sondern auch die effizientere Lösung.

Mit unserem Scanservice digitalisieren wir Personalakten für Unternehmen jeder Größe — ob für die Einführung einer digitalen Personalakte, den Umstieg auf eine HR-Software oder als digitales Backup.

Die Digitalisierung erfolgt bei uns GoBD- und DSGVO-konform. Wir übernehmen alle Teilschritte der Personalaktendigitalisierung, auf Wunsch auch eine Kategorisierung nach Dokumententyp. Unsere Prozesse sind zertifiziert nach ISO 9001:2015.

Wir können Personalakten: Egal ob für die Einführung der digitalen Personalakte, einer HR-Software oder eine reine PDF-Verzeichnisstruktur als digitales Backup.

Die DSGVO schränkt die Archivierung von Personalakten nicht grundsätzlich ein. Arbeitgeber haben ein berechtigtes Interesse, Personaldaten für Personalverwaltung und Abrechnung zu verarbeiten (§ 26 BDSG).

Es gilt jedoch das Prinzip der Datensparsamkeit (Art. 5 DSGVO): Nur Daten erheben, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Das bedeutet, dass nicht jedes Mitarbeiterdokument in der Personalakte abgelegt werden muss bzw. darf!

Was gehört nicht in die Personalakte

Die Personalakte sollte ausschließlich Unterlagen enthalten, die unmittelbar für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Ärztliche Diagnosen, Befunde oder Atteste mit medizinischen Details gehören nicht in die Akte — die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ohne Diagnose hingegen schon (BAG 16.12.2021, Az. 2 AZR 235/21).

Unterlagen, die beispielsweise Rückschlüsse auf Religionszugehörigkeit, politische Überzeugungen oder sonstige private Einblicke zulassen gehören nicht in die Personalakte. Die Aufnahme solcher Informationen stellt unabhängig von der Aufbewahrungsdauer einen DSGVO-Verstoß dar.

 

Löschfristen für Mitarbeiterakten - Aufbewahrungsfristen vor DSGVO

Nach Ablauf aller gesetzlichen Fristen sind Personalunterlagen datenschutzkonform zu vernichten.

Stellt ein ehemaliger Mitarbeiter einen Löschantrag (Art. 17 DSGVO), muss zunächst geprüft werden, ob noch Aufbewahrungsfristen laufen. Solange das der Fall ist, überwiegt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht die Löschfristen.

Ein Löschkonzept dokumentiert, wann welche Unterlagen vernichtet werden, durch wen und nach welchem Verfahren. Es schützt das Unternehmen bei DSGVO-Prüfungen und gibt Mitarbeitern Transparenz.

 

Haben Mitarbeiter ein Recht auf Einsicht der Personalakte?

Ja. Nach § 83 Abs. 1 BetrVG hat jeder Arbeitnehmer das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Er kann dabei ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Dieses Recht gilt auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses.

Was passiert mit der Personalakte nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?

Nach Ablauf aller gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind Personalunterlagen datenschutz-konform zu vernichten.

Dabei gilt Aufbewahrungsfrist vor Löschfrist.

Welche Personalunterlagen darf ein Unternehmen dauerhaft speichern?

Keine. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Nach Ablauf aller gesetzlichen Aufbewahrungsfristen besteht somit eine aktive Löschpflicht!

Wann müssen Personalakten vernichtet oder gelöscht werden?

Sobald alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und kein berechtigtes Interesse mehr besteht. Die Vernichtung muss datenschutzkonform nach DIN 66399 erfolgen (Art. 17 DSGVO).

Wie lange müssen Personalakten nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aufbewahrt werden?

Je nach Dokumenttyp 3 bis 30 Jahre. Die Frist beginnt am 31.12. des Austrittsjahres. Allgemeine Unterlagen: 3 Jahre (§ 195 BGB), lohnsteuerrelevante Unterlagen: 6 Jahre (§ 41 EStG), Buchungsbelege: 8 Jahre (§ 257 HGB), betriebliche Altersvorsorge: bis zu 30 Jahre (§ 18a BetrAVG).

Welche Personalunterlagen müssen ab 2027 zwingend digital archiviert werden?

Entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise und Arbeitszeitnachweise. Rechtsgrundlage: § 8 Abs. 2 BVV in Verbindung mit § 28p SGB IV.

Eine allgemeine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es nicht!