Personalakten scannen lassen

TIPP:

Wie lange Sie Personalakten aufbewahren müssen, erfahren Sie auf unserer Infoseite Aufbewahrungsfristen Personalakten.

Sichere Aufbewahrung: Eine Datei pro Akte oder pro Register

Möchten Sie vor allem Platz sparen und Dokumente schneller finden, reichen wenige, größere Dateien: eine PDF pro Akte, oder eine PDF pro Register wie Vertrag oder Schriftverkehr.

Diese Lösung eignet sich besonders für Akten von bereits ausgeschiedenen Mitarbeitenden, die zwar aufbewahrt, aber kaum noch bearbeitet werden.

Aktive Nutzung im HR-System: Eine Datei pro Vorgang

Wird bei Ihnen ein HR-System aktiv genutzt, reicht das nicht aus.

Hier zahlt sich die vorgangsbezogene Digitalisierung aus, unser Standard für aktive Personalakten:

• Jedes Dokument, jeder Vertrag, jede Abmahnung, jedes Schriftstück wird zur eigenständigen Datei
• Jeder Vorgang lässt sich einzeln und korrekt im HR-System ablegen
• Durch Dokumententyp und Datum können Sie gezielt filtern, etwa um Dokumente mit ablaufender Aufbewahrungsfrist anzuzeigen. Einige HR-Systeme bieten dafür sogar eigene Funktionen zur Fristenüberwachung

Kategorisierung Ihrer Personalakten

Damit jedes Dokument korrekt seinem Vorgang zugeordnet wird, kombinieren wir manuelle Prüfung mit automatisierter Erkennung: Handschriftliche oder unklare Dokumente werden von unseren Mitarbeitenden manuell zugeordnet, maschinell erstellte, gedruckte Dokumente lassen sich automatisiert und KI-gestützt erkennen und kategorisieren.

Sie erhalten von uns jeden Vorgang als eigenständiges Dokument, versehen mit passenden Indexdaten wie Name, Dokumententyp und Datum, digital zum Import in Ihr HR-System.

TIPP:

Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Experteninterview zur digitalen Personalakte mit Frank Czerwinski.

Diese Dokumententypensind ebenfalls im HR-System hinterlegt, sodass jedes digitale Dokument im HR-System korrekt gespeichert werden kann.

Die Bezeichnungen der einzelnen Dokumententypen kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Aus diesem Grund ist für jedem Dokumententyp im Aktenplan zusätzlich hinterlegt, unter welchen Bezeichnungen er in der Praxis vorkommen kann. Ein Zeitvertrag wird so zuverlässig erkannt, egal ob er in Ihrer Akte als "befristeter Arbeitsvertrag", "Zeitvertrag" oder anders betitelt ist.

Warum vorgangsbasierte Digitalisierung mit Kategorisierung den Unterschied macht

Ihre Personalakten sind vermutlich chronologisch abgeheftet, das neueste Dokument oben, das älteste ganz unten. Möglicherweise sind die Mitarbeiterakten zusätzlich grob nach Registern wie Vertrag oder Schriftverkehr sortiert.

Genau diese Struktur wird bei einer PDF pro Ordner oder Register meist einfach übernommen: Aus dem Papierordner wird eine digitale Kopie. Da Blättern hat sich nur vom Papier auf den Bildschirm verlagert.

Erst die Kombination aus vorgangsbezogener Digitalisierung und Kategorisierung nach Aktenplan macht den Unterschied. Jedes Dokument ist einzeln erfasst und einem Dokumententyp zugeordnet.

So können Sie beispielsweise gezielt filtern: alle Verträge seit 2020, oder sämtliche Abmahnungen der letzten drei Jahre. Sie erhalten das Ergebnis direkt, ohne eine einzige Datei zur Kontrolle öffnen zu müssen.

Woher bekomme ich einen Aktenplan?

Wir haben auf Basis unserer bisherigen Projekte einen Musteraktenplan entwickelt, der sich in seiner Grundstruktur für die meisten Unternehmen eignet und individuell an Ihre Personalabteilung angepasst werden kann.

Sie verfügen bereits über einen Aktenplan?

Wir sehen uns Ihren bestehenden Plan gerne unverbindlich an und prüfen anhand Ihrer analogen Akten, ob und wie er sich umsetzen lässt.

Ja: Wir digitalisieren Ihre Personalakten so, dass sie rechtssicher archiviert und bei Bedarf auch die Originale vernichtet werden können.

Ersetzendes Scannen (TR-Resiscan)
Wir setzen die Anforderungen der TR-Resiscan (BSI TR-03138) um und bieten die qualifizierte elektronische Signatur an, damit Sie Ihre Originale nach der Digitalisierung vernichten können.

DSGVO
Alle Mitarbeitenden sind auf die DSGVO verpflichtet. Sie erhalten TOM, eine AVV und eine Geheimhaltungserklärung, die Verarbeitung erfolgt verschlüsselt auf Servern in Deutschland.

GoBD
Für steuerrelevante Dokumente wie Entgeltabrechnungen archivieren wir GoBD-konform, inklusive Verfahrensdokumentation.

Qualitätsmanagement & Informationssicherheit
Unsere Prozesse sind nach ISO 9001:2015 zertifiziert, für ISO 27001 befinden wir uns aktuell im Aufbau.

Als Full-Service Scandienstleister übernehmen wir alle Tätigkeiten, die die Digitalisierung Ihrer Personalakten betreffen:

Neben der Unterstützung bei der Erstellung eines für Ihre Anforderungen geeigneten Aktenplans oder der Prüfung Ihres bestehenden Aktenplans, bieten wir jedem Interessenten wie auch Kunden die Möglichkeit einer kostenlosen Probearchivierung.

Dabei digitalisieren wir einmal 3–5 repräsentative Akten und liefern die Dokumente kategorisiert nach Ihrem Aktenplan und in dem Datenformat, wie es Ihr HR-System zum Importieren der Akten benötigt.

Bei einer solchen Probearchivierung erkennen wir Schwachstellen der Umsetzung und passen gemeinsam mit Ihnen den Aktenplan noch einmal an. Zudem lässt sich anhand einer Probearchivierung der Zeitfaktor exakt messen und somit ein gemeinsamen Terminplan für die Umsetzung erstellen.

Wir liefern u. a. für HR-Systeme wie:

• SAP
• Personio
• HRworks
• Sage
• P&I Loga

Grundsätzlich liefern wir Daten für jede HR-Software und jedes DMS mit Importschnittstelle, im Idealfall sogar mit API-Anbindung.

Bereits seit einigen Jahren ist die digitale Personalakte ein wichtiges Thema in den Personalabteilungen der Unternehmen in ganz Deutschland. Als deutschlandweit tätiger Scandienstleister haben wir schon viele Unternehmen beim Personalakten scannen unterstützt. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aus Datenschutzgründen an dieser Stelle keine Referenzen veröffentlichen. Sollten Sie Interesse daran haben, versuchen wir gerne einen Kontakt zu einem unserer zufriedenen Kunden herzustellen.