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Termin anfordern!Digitale Personalakte - Vorteile
Platz, Zeit & Kosten sparen: Personalakten elektronisch archivieren
Einsparung auf verschiedenen Ebenen ist ein großer Vorteil von digitalen Akten. Egal welche Belegart digital archiviert wird. Der Wegfall von Aktenordnern und Tonnen an Papier spart zuallererst Platz. Zusätzlich ist die Verwaltung von digitalen Akten komfortabel und spart viel Zeit. Elektronische Akten sind schneller durchsucht und die Auskunftsfähigkeit beziehungsweise der Abruf von Informationen aus den Akten kann flüssig in den Tagesablauf eingebaut werden. Weniger Leerlauf, weniger Wartezeiten. Das betrifft natürlich auch die Prozesse in einer Personalabteilung.
Durch das effizientere Aktenmanagement geht die Zuarbeit zum Beispiel für die Abrechnung flott von der Hand und ist in wenigen Sekunden erledigt. Diese Vorteile machen sich auch in den laufenden Kosten bemerkbar. Mieten für Archivräume entfallen. Firmenräume können effizienter genutzt werden. Es ist im wahrsten Sinne des Wortes Platz für wirtschaftliche Entwicklung. Nicht zu vergessen die kostbare Arbeitszeit, die gespart wird und jetzt für produktivere wertschöpfende Tätigkeiten verwendet werden kann.
Datenschutzgrundverordnung elektronisch erfüllen
Nach den neuesten DSGVO Verordnungen müssen Sie als Unternehmer dem Recht auf Auskunft und Löschung nachkommen. Dies ist mithilfe digitaler Archivierung problemlos und mit wenigen Mausklicks umsetzbar. Die digitale Archivierung von Personalakten macht also in jedem Fall sowohl wirtschaftlich als auch im täglichen Einsatz Sinn.
Die Personalakte – Besonderheiten, Probleme, Struktur?
Die Personalakte stellt für uns als Scandienstleister eine besondere Herausforderung dar. Das klingt erst einmal seltsam. Die Akten haben meistens nicht mehr als ca. 100 Blatt und sehen auf den ersten Blick aus wie einfache Akten, aber wenn man sich die Akten und deren Struktur einmal genauer anschaut, dann werden auch Sie verstehen warum. Wirklich kompliziert wird es, wenn wir als Scandienstleister aus einem chronologisch abgeheftetem Stapel Papier ein Datenkonstrukt erstellen sollen, dass die Kategorisierung in 12 Hauptkategorien mit 42 Unterkategorien erfüllen soll.
Sie fragen sich, wie das mit 100 Blatt Akten funktioniert?
Ja wir auch, und selbst die Mitarbeiter der Personalabteilungen sind sich nicht immer einig über die Zuordnung und Umsetzung. Hinzu kommt, dass die Akten und Ablagestrukturen sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden und es auch in der Zuordnung und Bewertung der einzelnen Belege sehr individuelle Ansprüche gibt. Trotzdem stellen wir uns dieser Herausforderung und haben lange nach einer praktikablen Lösung gesucht.
Unsere Lösung: Dokumentenauswertung durch künstliche Intelligenz
Als deutschlandweit agierender Scandienstleister haben uns viele Anfragen zum Scan von Personalakten erreicht. Die Dokumententrennung und Kategorisierung war in jeder Anfrage ein wichtiges Anliegen. Unternehmen müssen gemäß der DSGVO Löschkonzepte vorlegen und Auskunftspflichten nachkommen. Das ist eben nur mit einer gut strukturierten feinteiligen Dokumententrennung und entsprechender Dokumentenbenennung und Kategorisierung zu erfüllen. Zudem verlangen viele HR-Software Systeme diese Strukturen und Kategorien ebenso.
Deshalb haben wir gemeinsam mit unserem Partnerunternehmen inserve GmbH an einer Lösung gearbeitet. Die von der inserve GmbH Intelligent Document Processing Plattform ist perfekt für diese Zwecke geeignet. Mithilfe dieser Technologie, dem Know-How von inserve im Bereich Document Processing, KI und Machine Learning und unserer Erfahrung als Archivierungs- und Digitalisierungsspezialist entstand eine Lösung, die uns ermöglicht chronologisch abgelegte Personalakten digital zu kategorisieren.
Die KI arbeitet mit einer Mischung aus Texterkennung und optischer Belegerkennung anhand der Struktur der verschiedenen Belegarten. Durch ein Training mit vielen Personalakten hat die KI bereits viele Dokumentenklassen kennengelernt und kann diese nahezu fehlerfrei zu ordnen. Durch weitere Daten wird das System stetig weiterentwickelt.
Bisher ist das System in der Lage folgende Dokumentenarten bereits sicher zu erkennen:
- Arbeitsverträge
- Verträge allgemein
- Beurteilungen
- Urkunden
- Gehaltsabrechnungen
- Bewerbungen
- Sozialversicherungsunterlagen
- Personal Stammdaten
Diese Dokumentenarten oder Dokumentenklassen können mit weiterem Training im Rahmen eines Auftrags durch zusätzliche unternehmensspezifische Unterlagen erweitert werden.
Unsere Scandienstleistung für Personalakten umfasst u.a.:
Digitale Archivierung Personalakten
Welche der Varianten für die Digitalisierung infrage kommt, hängt neben der persönlichen Vorliebe und Wirtschaftlichkeit auch von der späteren digitalen Archivierung ab. Je nachdem wie die Akten aufbewahrt werden sollen. Ob die Akten in ein HR-System, ein DMS oder ERP importiert werden oder in einer einfachen Verzeichnisstruktur auf einem Fileserver gespeichert werden. Die Anforderungen werden zum Teil eben auch von der Software oder der Ablageform vorgegeben. Dennoch sollte man hier nie vergessen: Digitalisierung und Software sollten die Arbeit erleichtern und einen Mehrwert bieten! Sie sollten die Anforderungen an die Software stellen und nicht andersherum.
Personalakte scannen lassen oder selber scannen?
- Wenn Sie eine sehr umfangreiche Ablagestruktur für Ihre digitalen Personalakten, insbesondere auch für die bestehenden Akten planen, kommt es einem sicher sinnvoll vor, zu erwägen, ob Sie das Scannen selber übernehmen. Kalkulieren Sie aber einen erheblichen zeitlichen Aufwand ein, die Vorbereitung einer Personalakte nach umfangreicher Struktur kann bis zu 45 Minuten in Anspruch nehmen. Aus wirtschaftlichen Aspekten und besonders im Hinblick auf die Möglichkeiten, die eine Kategorisierung über KI ermöglichen lohnt sich die gemeinsame Vorarbeit zur Einrichtung des Projektes und die Vergabe an einen externen Dienstleister. Ihre Mitarbeiter werden somit nicht unnötig lange eingebunden.
- Besonders wenn Sie eine minimierte Ablagestruktur für die Digitalisierung bestehender Personalakten definieren bzw. mit der beschriebenen Verarbeitung zufrieden sind, können und sollten Sie das Scannen extern vergeben.
- Bei großen Beständen kann es sich enorm lohnen das Personalakten scannen extern zu vergeben. Durch die KI-technologie profitieren Sie neben der Arbeitszeitersparnis zusätzlich von einer praktikablen und erweiterten Kategorisierung.
- Wenn Sie nicht mehr als 50 Personalakten digital archivieren möchten, können Sie dies sicherlich auch in einer detaillierten Struktur für bestehende Akten selbst umsetzen. Für die Berechnung der Nutzen-Kosten-Kalkulation erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
Wir scannen Ihre Personalakten
Hier AnfragenErsetzendes scannen
Generell darf in Deutschland durch das ersetzende Scannen jedes Archiv auf rein digitale Belege umgestellt werden. (Schreiben des BMF) Ganz wenige Dokumente sind davon ausgenommen. Dazu zählen vor allem Urkunden und notariell beglaubigte Dokumente. Trotzdem heben viele Unternehmen die Arbeitsverträge gerne im Original auf.
Arbeitsverträge aufbewahren
Im Rahmen der Scandienstleistung zum ersetzenden Scannen bieten wir die Sortierung der Unterlagen während der Digitalisierung an. Die Dokumente, die vor der Vernichtung entnommen werden sollen, werden dabei entsprechend gekennzeichnet. Diese Dokumente zum Beispiel Verträge und Urkunden werden den Akten entnommen und Ihnen zur Aufbewahrung zurückgeliefert oder je nach Wunsch auch eingelagert.
In der digitalen Akte sind die Dokumente selbstverständlich trotzdem enthalten und bei mehrseitigen PDFs sogar in der originalen Reihenfolge.
Beispielhafter Ablauf
Als Full-Service Scandienstleister übernehmen wir alle Tätigkeiten, die die Digitalisierung Ihrer Personalakten betreffen:
Kosten & Preise
Die Kosten für das Personalakten scannen lassen variieren je nach Anforderung. Gerne erstellen wir ein individuelles Angebot für Sie. In einem persönlichen Gespräch ermitteln wir Ihre Anforderungen und Ihre Wünsche zur Digitalisierung. Je mehr Informationen wir von Ihnen erhalten, umso besser können wir den möglichen Aufwand und somit auch die anfallenden Kosten einschätzen.
Probearchivierung
Zusätzlich können wir für Sie eine Probearchivierung durchführen. Der Scan zur Probe von bis zu 3 Akten ist dabei für Sie kostenlos und absolut unverbindlich. Der Vorteil einer Probearchivierung:
- Wir lernen Ihre Personalakten kennen und können die Kosten besser kalkulieren.
- Sie erhalten einen ersten Einblick in mögliche Ergebnisse.
- Sie können Daten und die Arbeit mit ihnen in der Praxis testen
Der durchschnittliche Preis pro Personalakte liegt je nach Verarbeitung ca. zwischen 12,00 € und 35,00 €
Rechtliche Grundlagen
Personalakten enthalten viele personenbezogene Daten. Besonders bei dieser Belegart ist deswegen eine penible Einhaltung aller Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung von besonderer Bedeutung. Oft ist die Datenschutzgrundverordnung sogar ein Argument für digitale Daten und das Personalakten-scannen. Dafür brauchen Sie jedoch auch einen professionellen Partner an Ihrer Seite. Wir sind nach ISO 9001:2015 zertifiziert, beschäftigen eine eigene Datenschutzbeauftragte und versuchen mit strengen Protokollen und der Bereitstellung der nötigen Dokumente zum Datenschutz Sicherheit zu vermitteln und Sie von Anfang an gut zu betreuen. Sollten Fragen bestehen, dann sind wir gerne auch vor dem Auftragsstart schon für Beratungen und Gespräche für Sie da. Gerne geben wir Ihnen Auskunft über unser umfangreiches Sicherheitskonzept.
Referenzen
Bereits seit einigen Jahren ist die digitale Personalakte ein wichtiges Thema in den Personalabteilungen der Unternehmen in ganz Deutschland. Als deutschlandweit tätiger Scandienstleister haben wir schon viele Unternehmen beim Personalakten scannen unterstützt. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aus Datenschutzgründen an dieser Stelle keine Referenzen veröffentlichen. Sollten Sie Interesse daran haben, versuchen wir gerne einen Kontakt zu einem unserer zufriedenen Kunden herzustellen.
Personalakten scannen
Unser Scanservice für Ihre digitale Personalakte
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