Aufbewahrungsfristen für Versicherungsunternehmen und Versicherungsmakler

Das wichtigste auf einen Blick:

• Versicherungen unterliegen Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO (6 bis 10 Jahre)
• Zusätzliche branchenspezifische Fristen durch VAG (6 Jahre) und GWG (5 Jahre)
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen haben Vorrang vor der Löschung nach DSGVO
• Für Versicherungsmakler Dokumentationspflicht von Beratung und Vermittlung

Aufbewahrungsfristen bestimmen , wie lange Versicherer Unterlagen vorhalten müssen, bevor Sie vernichtet bzw. gelöscht werden dürfen. Für Versicherungen sind neben den allgemeingültigen steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben auch aufsichtsrechtliche Anforderungen zu erfüllen. Eine nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse ist dafür unverzichtbar.

Die Einhaltung dieser Fristen ist Voraussetzung dafür, Prüfungen durch Aufsichts- und Kontrollinstanzen, wie der BaFin zu ermöglichen und entsprechende Nachweise jederzeit erbringen zu können.

Die konkreten Aufbewahrungsfristen für Versicherungen ergeben sich aus verschiedenen gesetzlichen Grundlagen.

 

Steuer- und handelsrechtliche Vorgaben nach AO und HGB

Wie andere Unternehmen unterliegen Versicherungsunternehmen den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB).

Diese Vorschriften regeln die Aufbewahrung von unter anderem Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüssen, Rechnungen, Buchungsbelegen und sonstigen steuerrelevanten Unterlagen.

Ausführliche Informationen zu den Aufbewahrungspflichten Nach AO und HGB finden Sie auf unserer Infoseite Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen.

 

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?

Abgabenordnung

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf es Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in einem Dokument gemacht wurden bzw. das Dokument entstanden ist.

Handelsgesetzbuch

Handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen beginnen mit Schluss des Kalenderjahres in dem das Dokument entstanden ist oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde.

 

Aufbewahrungsfristen nach Versicherungsaufsichtsrecht (VAG)

Eine branchenspezifische Aufbewahrungsfrist enthält das Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG). Nach § 23 Abs. 5 VAG sind das aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen sowie das interne Kontrollsystem (IKS) für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren und für 6 Jahre aufzubewahren.

Darunter können u.a. folgende Dokumente fallen:

• Organisationshandbücher
• Prozessbeschreibungen
• Richtlinien zum IKS
• Nachweise zur Wirksamkeit des IKS
• Dokumentation der Kontrollmaßnahmen

 

Aufbewahrungspflichten nach Geldwäschegesetz (GwG)

Auch das Geldwäschegesetz ist für Versicherungen relevant, da sie in bestimmten Versicherungssparten als Verpflichtete gelten. Nach § 2 Abs. 1 Nr. 7 GwG unterliegen insbesondere Lebensversicherer und sowie Versicherungsunternehmen mit Versicherungsanlageprodukten den geldwäscherechtlichen Verpflichtungen. Diese Produkte können zur Vermögensanlage, Kapitalbildung oder Verschleierung von Vermögenswerten genutzt werden und gelten daher als geldwäscherelevant.

Aus diesem Grund sind Versicherungsunternehmen angehalten, Kunden zu identifizieren, Geschäftsbeziehungen und Transaktionen zu dokumentieren und risikobasierte Prüfungen (z.B. Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung) durchzuführen. Die dabei entstehenden Unterlagen sind nach § 8 Abs. 4 GwG für 5 Jahre aufzubewahren.

Das könnte u.a. folgende Dokumente umfassen:

• Identifizierungsunterlagen ("KYC - Know your Customer")
• Aufzeichnungen zur Begründung der Geschäftsbeziehung
• Dokumentation der Risikoeinstufung
• Unterlagen zu Verdachtsmeldungen

Für Versicherungsvermittler ergibt sich aus den Dokumentationspflichten nach § 61 Versicherungsvertragsgesetz und  § 62 VVG in Verbindung mit § 34d Gewerbeordnung (GewO) keine ausdrückliche benannte Aufbewahrungsfrist. In der Praxis werden Beratungs- und Vermittlungsunterlagen jedoch regelmäßig mindestens 5 Jahre aufbewahrt, da sie als Nachweis ordnungsgemäßer Beratung und damit der Absicherung gegenüber Haftungsansprüchen dienen.

Zu den aufzubewahrenden Unterlagen von Versicherungsmaklern können zählen:

• Beratungsdokumentation
• Protokolle zur Bedarfsermittlung
• Unterlagen zur Produktempfehlung
• Vermittlungsbezogene Korrespondenz

Insbesondere in der Versicherungsbranche enthalten Geschäftsdokumente und andere Dokumentationen personenbezogene Daten von Kunden oder Geschäftspartnern. Die DSGVO verlangt u. a. eine zeitliche begrenzte Nutzung der Daten und räumt ein Recht auf Vergessen ein.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gehen allerdings vor, weshalb auch personenbezogene Daten nicht ohne weiteres vor Ablauf gelöscht werden dürfen.

Ob Aufbewahrungsfristen und Löschpflicht miteinander vereinbar sind erfahren Sie in unserem Blogartikel GoBD & DSGVO - widersprechen sich die Verordnungen?

Die Digitalisierung von Dokumentationen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen bietet Versicherern in Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten und mögliche Prüfungen durch Kontrollinstanzen zahlreiche Vorteile. Durch ersetzendes Scannen können papierbasierte Dokumente revisionssicher digitalisiert und anschließend platzsparend archiviert werden.

Zu den wesentlichen Vorteilen für Versicherungen und Versicherungsmaklern zählen:

• Platzsparende Aufbewahrung: Kein physischer Stauraum notwendig
• Schneller und ortsunabhängiger Zugriff: Archivierte Unterlagen in der Cloud jederzeit zur Hand
• Strukturierte Ablage: Alle archivierten Dokumente nachvollziehbar und auffindbar
• Vorbereitung auf Prüfungen: Ob Steuerprüfung oder sonstige Nachweispflichten - alle Dokumentationen maschinell auswertbar

Darüber hinaus unterstützt ein digitales Archivsystem die verlässliche Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen. Die Fristen lassen sich systemseitig überwachen und sie haben alles stets im Blick. Dies reduziert Überaufbewahrung und stärkt Rechtssicherheit sowie transparente Prozesse.

Ausführliche Informationen zur rechtskonformen Archivierung finden Sie auf unserer Infoseite revisionssichere Archivierung.