Digitale Personalakte – Kosten und Preise

Eine Personalakte ist eine Sammlung von personenbezogenen Unterlagen, die ein Unternehmen über einen Mitarbeiter führt. Der Umgang mit den Mitarbeiterakten erfordert daher eine strenge Vertraulichkeit und die Einhaltung der Vorgaben nach DSGVO.

Folgende Rechtliche Aspekte sind bei Personalakten einzuhalten:

• Sorgfaltspflicht (keine Einsicht für Unbefugte)
• Einhaltung DSGVO (Recht auf Auskunft und Löschung)
• Einhaltung von Aufbewahrungsfristen (variieren nach Belegart)
• Arbeitnehmer hat Recht der Einsichtnahme

Eine Personalakte beinhaltet die Dokumente und Belege, welche für das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters relevant sind. In der folgenden Liste sind Beispiele von Unterlagen aufgeführt, die in die Personalakte gehören.

• Personenbezogene Belege (Bewerbung, Stammblatt)
• Verträge (Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen)
• Lohn- und Steuerunterlagen (Lohnabrechnung)
• Belege der Sozialversicherung (Anmeldung, Altersvorsorge)
• Kopien von Urkunden (Kopie der Fahrerlaubnis)
• Mitarbeiterentwicklung (Beurteilungen, Abmahnungen)

Weitere Informationen zu Personalakten, deren Inhalt und Aufbewahrungsfristen nach Belegart finden Sie hier.

Die Digitalisierung der Personalverwaltung und Mitarbeiterdaten bietet zahlreiche Vorteile, welche sich insbesondere auf die Optimierung und Verschlankung von Prozessen, Effizienzsteigerungen sowie Kostenreduzierung auswirken. Sie profitieren von der Einführung elektronischer Personalakten durch:

• Platzersparnis: E-Akten beanspruchen keinen physischen Platz
• Zeitersparnis: Schnelles Finden von Informationen dank Suchfunktion
• Ortsunabhängigkeit: Dezentraler Zugriff auf Mitarbeiterakten
• Datensicherheit: Zugriffkontrolle und Backup-System
• Schnelle Verwaltung: Belege können schnell entnommen oder hinzugefügt werden

Ein Angebot für die Digitalisierung von Mitarbeiterakten kann auf den ersten Blick durchaus günstig erscheinen und im Nachhinein weitaus kostspieliger ausfallen als zunächst veranschlagt. Wie so häufig, steckt der Teufel im Detail. Es gibt einige Aspekte, die Sie bei der Suche eines geeigneten Scandienstleisters beachten sollten. Erfolgt die Abrechnung pro Blatt oder pro Akte? Wie viele Dateien werden pro Akte erstellt? Wie groß ist der Personalaktenbestand genau?

Hier wird deutlich, dass der Preis einer Personalaktendigitalisierung bei jedem Scanauftrag individuell zu ermitteln ist.

Die Kosten sind dabei unter Anderem von folgenden Faktoren abhängig:

• Anzahl der Personalakten
• Anzahl der enthaltenen Belege
• Belegarten
• Zustand der Dokumente
• Umfang der gewünschten Indexierung
• Ausgabeformat der Scans

Für eine revisionssichere und datenschutzkonforme Archivierung von Personalakten ist neben technischen Aspekten, wie professioneller Software und Hochleistungsscannern, auch das Know-How von entsprechend geschultem Personal unabdingbar. Der Aufwand für unsere Scanexperten hängt dabei ebenfalls stark von den zuvor genannten Faktoren.

Haben Sie daher bitte Verständnis, dass wir keine automatische Berechnungsmethode der Kosten für digitale Personalakten anbieten können. Unsere Angebote gründen stets auf der individuellen Beratung unserer erfahrenen und fachkundigen Vertriebsmitarbeiter. Bei der Preiskalkulation sind sowohl die speziellen Anforderungen und Wünsche des Kunden sowie die Besonderheiten der Personalakten zu berücksichtigen. Nur so kann ein maßgeschneidertes Angebot und eine seriöse Berechnung der Kosten gewährleistet werden. Eine transparente Abrechnung pro digitalisierter Personalakte bietet hierbei die fairste Möglichkeit, Kostenüberraschungen bei der Endabrechnung zu vermeiden.

Unser Preisrechner gibt Ihnen unter Einbeziehung Ihrer individuellen Anforderungen eine erste Einschätzung zu den Kosten der Digitalisierung von Personalakten.

Ziel des Preisrechners ist es zum einen, Ihnen einen Überblick über Ablauf und Umfang der Digitalisierung Ihrer Mitarbeiterakten zu geben sowie die Größenordnung der zu erwartenden Kosten einordnen zu können. Wie eingehend beschrieben, ist es nur schwer möglich pauschal eine seriöse Vorhersage der endgültigen Kosten eines Scanauftrags für Mitarbeiterakten zu geben. Für einen genaueren Preis bitten wir Sie, ein individuelles Angebot einzufordern. Unsere erfahrenen Mitarbeiter schnüren für Sie ein maßgeschneidertes Paket und berücksichtigen dabei Ihre persönlichen Anforderungen.

Der Unterschied zwischen den Begriffen Seite und Blatt ist auf Kundenseite oftmals nicht ganz klar. Das Ergebnis sind Irritationen bei der Bewertung eines Angebots. Ein Blatt hat eine Vorder- und eine Rückseite. Wir scannen die Vorder- und Rückseite eines Blatts gleichzeitig im Duplex-Verfahren. Leere Rückseiten werden automatisch gelöscht. Eine gescannte Seite wird als Image bezeichnet. Wir kalkulieren den Scanaufwand pro Blatt und nicht pro Seite, für digitalisierte Rückseiten entstehen somit keine zusätzlichen Kosten.

Beachten Sie: Wird Ihnen die Abrechnung pro Seite angeboten und Ihre Dokumente enthalten auf der Rückseite beispielsweise eine AGB, wird Ihnen jede Rückseite in Rechnung gestellt. Das Ergebnis sind erhebliche Mehrkosten ohne Nutzen für Sie. Ebenso verhält es sich mit der Abrechnung pro Image. Auch in diesem Fall werden Ihnen Rückseiten in Rechnung gestellt.

Achtung Kostenfalle

Viele Scandienstleister bieten eine Abrechnung auf Blattbasis an, weil dabei nur bezahlt werden soll, was auch tatsächlich verarbeitet wurde. Diese Vorgehensweise birgt allerdings Tücken. Wissen Sie wie viele Blätter sich in all Ihren Akten befinden? Sie alle zu zählen, wird vermutlich nur schwer möglich sein. Werden im Angebot pro Personalakte beispielsweise nur 30 Blatt veranschlagt, wird die tatsächliche Menge gescannter Blätter weitaus höher ausfallen. Dadurch fällt auch die Abrechnung um ein Vielfaches kostspieliger aus, als der im Angebot in Aussicht gestellte Preis. Nicht selten beruht die Preisbildung im Wettbewerb auf realitätsfernen Annahmen bezüglich des Inhalts von Personalakten. Die Abrechnung auf Blattbasis dient häufig mehr der Preiskosmetik als der Erstellung eines verlässlichen Angebots. Unsere Erfahrung aus der langjährigen Digitalisierung von Personalakten hat gezeigt, dass diese im Durchschnitt rund 100 Blätter beinhalten. Dieser Wert bildet für uns die Berechnungsgrundlage bei der Kalkulation von Angeboten.

Wir praktizieren bei Smart-Store daher die Abrechnung auf Aktenbasis. Die Gesamtanzahl der Mitarbeiterakten ist deutlich leichter zu ermitteln als die Anzahl aller enthaltenen Blätter. Unsere Erfahrung als Scandienstleister lehrt uns, dass die Abrechnung auf Basis der Aktenanzahl die fairste und transparenteste Lösung ist und Sie vor bösen Überraschungen bei der Endabrechnung schützt.

Mit einer höheren Scanauflösung werden oft bessere Scanergebnisse beworben, die dann auch finanziell stärker zu Buche schlagen. Allerdings ist eine Auflösung von 300 DPI oftmals nicht notwendig. Unsere qualitativ hochwertigen Leistungsscanner der Marke INOTEC liefern bereits bei einer Auflösung von 200 DPI hervorragende Qualität. Unerwähnt bleibt hingegen, dass digitale Dokumente in einer Auflösung von 300 DPI einen bedeutend größeren Speicherplatz in Anspruch nehmen.

Wir scannen standardmäßig in 200 DPI und liefern dabei bestechende Scanqualität. Bietet Ihnen ein Dienstleister direkt das Verscannen in 300 DPI an, kann dies ein Anzeichen für minderwertige Scanhardware sein.

Die Jobeinrichtung in unseren Angeboten ist ein Pauschalbetrag, den wir für die maßgeschneiderte Vorbereitung eines Scanauftrags berechnen. Digitalisierungsprojekte sind individuell und jeder Kunde hat eigene Anforderungen an das jeweilige Ergebnis. Software und Scanner-Hardware müssen für jeden Auftrag neu konfiguriert und unsere Mitarbeiter spezifisch eingewiesen werden. Dieser Aufwand ist notwendig, um exzellente Qualität zu gewährleisten. Im Sinne der Fairness und Transparenz informieren wir sie im Vorhinein darüber. Bei der Erstellung digitaler Personalakten beinhaltet die Jobeinrichtung vor allem die Einrichtung der KI und Kategorien zur späteren Zuordnung nach Ihrer Vorgabe anhand einer Excel-Liste.

Im Sinne der Qualitätssicherung, erfolgt die Datenerfassung bei uns größtenteils manuell. Der Einsatz von Softwarelösungen und künstlicher Intelligenz (KI) unterstützt unsere Arbeit in bestimmten Bereichen, wie etwa der Belegtyperkennung oder Kategorisierung von Belegen. Die menschliche Komponente spielt dabei jedoch weiterhin eine unverzichtbare Rolle. Die Datenerfassung Ihrer digitalisierten Personalakten wird auf Minutenbasis abgerechnet. Die Berechnung der Kosten pro Minute ist unserer Erfahrung nach die fairere Abrechnungsart, im Vergleich zur Abrechnung pro erfasstem Zeichen. Es ist kaum möglich, einen Standardwert für die Zeichenanzahl pro Ordnerbeschriftung zu ermitteln. Zudem gestaltet sich die Erfassung einer längeren Bezeichnung aus einfachen Wörtern bzw. Zahlenfolgen oftmals einfacher als ein kurzes schwer lesbares Wort in Handschrift. Bei Abrechnung pro Minute zahlen Sie nur geleistete Arbeit. Unsere Erfahrungswerte aus langjähriger Geschäftstätigkeit, ermöglichen uns die Erstellung realitätsnaher Angebote ohne Kostenüberraschungen.

Bei der Digitalisierung von Personalakten, bieten wir Ihnen insgesamt vier verschiedene Preis-Varianten an, aus denen Sie die für Sie am besten passende Lösung auswählen können. Der Hauptunterschied der angebotenen Varianten liegt in der Anzahl der erzeugten Dateien und somit im Detailgrad der erzeugten Dateien. Standardmäßig erzeugen wir PDF-Dateien. Wir liefern Ihnen digitale Dokumente aber auch in anderen Formaten, welche Sie für ihr Dokumentenmanagement System (DMS) benötigen.

Variante 1: Ein PDF pro Akte

Bei der ersten Variante wird eine Datei pro digitalisierte Personalakte wird eine PDF-Datei erzeugt. Hierbei handelt es sich um die simpelste Vorgehensweise bei der Erstellung digitaler Personalakten, welche häufig für ausgeschiedene Mitarbeiter vorgenommen wird.

Variante 2: Ein PDF pro Register/Trenner

Register bzw. Trennblätter strukturieren den Inhalt von Akten und Ordern nach Themen, Belegkategorien oder alphabetisch und dienen somit der Dokumententrennung. Sollten Ihre Personalakten bereits nach Kategorien, wie Schriftverkehr, Vertrag, Abrechnung etc. vorsortiert sein, können wir diese Register bei der Digitalisierung 1:1 übernehmen. Pro Register oder Trennblatt wird eine PDF-Datei erzeugt. Die Anzahl der Register kann dabei variieren. Unserer Praxiserfahrung nach, werden im Durchschnitt etwa 15 PDFs erzeugt.

Variante 3: Ein PDF pro Vorgang

Die Erstellung einer Datei für jeden in der Mitarbeiterakte abgelegten Vorgang ist die detaillierteste Vorgehensweise. Das bedeutet, dass wir pro Heftung (Tackernadel, Klammer) eine digitales Dokument in Form einer PDF erzeugen. Einzelseiten werden auch als eine Datei ausgegeben. Benannt werden die Dateien in der Regel nach Mitarbeiternamen, Personalnummer oder Registerbezeichnungen.

Variante 4: Ein PDF pro Vorgang mit Kategorisierung

Ergänzend zur Variante 3 erstellen wir gerne auch ein PDF pro Vorgang für Sie und nehmen Kategorisierungen der Vorgänge nach Belegtypen, anstatt einer fortlaufenden Nummerierung vor. Pro Vorgang wird dabei inhaltlich ausgewertet, um welchen Dokumententyp es sich handelt. Diese Information wird jedem Dokument zusätzlich zum Mitarbeiternamen sowie der Personalnummer hinzugefügt. Recherchevorgänge werden dadurch automatisiert und deutlich schneller durchführbar. Zudem können Dokumente, welche einer besonderen Aufbewahrungsfrist unterliegen, separiert werden und Löschfristen genau eingehalten werden. Die Kategorisierung pro Vorgang einer Mitarbeiterakte ist eine bedeutende Vereinfachung der Umsetzung von DSGVO-Vorschriften.

Unabhängig von der gewählten Preis-Variante können Sie die folgenden Leistungen zubuchen:

• Erfassung des Belegdatums
• Vernichtung nach BDSG
• Aussortieren von Verträgen und Urkunden
• Zurückheften in Originallochung
• Monatliche Lagergebühr nach dem Scan

Je mehr Informationen wir über ihre Dokumentenablage und Mitarbeiterakten von Ihnen erhalten, desto besser und genauer können wir den nötigen Aufwand und entstehende Kosten im Vorfeld einschätzen. Wir bieten Ihnen daher die kostenlose Probearchivierung von bis zu drei Personalakten an. Eine unverbindliche Probearchivierung bieten dabei Vorteile für beide Seiten:

• Wir können uns individuell auf Ihre Personalakten ausrichten
• Sie bekommen eine Probe der möglichen Ergebnisse
• Sie können die erhaltenen Daten im Arbeitsalltag praktisch testen

Qualität, Rechtssicherheit und Serviceorientierung nehmen bei uns einen besonderen Stellenwert ein. Jede Digitalisierung erfolgt bei Smart-Store nach dem DoC-SEAL Scanverfahren, welches streng nach den Vorgaben von Resiscan umgesetzt wird. Das DoC-SEAL Siegel garantiert umfassende Rechtssicherheit, Vollständigkeit, Dokumentenechtheit sowie Qualität aller digitalen Daten. Anhand eines QR-Codes wird bestätigt, dass jedes Dokument eindeutig und einmalig ist. Der Verarbeitungszyklus ist über Jahre nachvollziehbar.

Das DoC-SEAL Zertifikat garantiert folgende Anforderungen:

• DSGVO & Vertraulichkeit
• Qualitätsmanagement nach ISO 9001
• Technische Standards
• Zertifizierte Sicherheit (durchgehende Protokollkette)
• Revisionssicherheit & Protokollierung
• Versicherung gegen Schäden (Cyber-Versicherungen, umfangreiche Betriebs- und Berufshaftpflicht-Versicherungen)

Software unabhängig für jedes DMS

Für die Digitalisierung Ihres HR-Managements und dazugehörigen Personalakten bietet sich der Einsatz von Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung und -archivierung an. Wir arbeiten softwareunabhängig und liefern Ihnen aufbereitete Importdaten, in dem Dateiformat, technischen Aufbau und der entsprechenden Klassifizierung, wie Sie es für den direkten Import in Ihre HR-Software benötigen und bevorzugen. Die digitalisierten Mitarbeiterdaten stellen wir Ihnen in der gesicherten Smart-Cloud zum Download (SFTP) zur Verfügung.

Auch ohne DMS als Verzeichnisstruktur

Sollten Sie keine HR-Software einsetzen, bieten wir Ihnen die digitale Archivierung auch als eine übersichtliche PDF-Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) an. Erfasste Metadaten und Indizes sorgen für eine eindeutige Dateibezeichnung und ermöglichen eine schnelle Recherche. Alternativ steht Ihnen auch die Nutzung eines cloud-basierten Online-Archivs zur Verfügung. Auch bei der Archivierung in der Cloud werden alle Datenschutzbestimmungen erfüllt.

HR-Digitalisierung mit DocuWare

Der Einsatz einer Archivsoftware bietet zahlreiche Vorteile. Sollten Sie noch kein Dokumentenmanagement System (DMS) einsetzen, aber an einer Einführung interessiert sein, beraten wir Sie dabei gerne. Als Scandienstleister bieten wir Ihnen das renommierte DMS von DocuWare als Cloud-Lösung an. Neben der Verwaltung gescannter Papierdokumente in einem digitalen Archiv, ermöglicht die DocuWare Cloud - als eines der führenden DMS auf dem Markt - auch die komfortable Verwaltung digitaler Personalakten. Automatisieren Sie Workflows und beschleunigen Sie Abläufe und Durchlaufzeiten. DocuWare lässt sich auch über mobile Endgeräte nutzen und gewährleistet eine revisionssichere Archivierung. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschfristen personenbezogener Daten lassen sich mühelos einhalten. Der Einsatz des DMS unterstützt Sie zuverlässig bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Eine DATEV-Schnittstelle vereinfacht zudem das Management von Lohn- und Gehaltsunterlagen.