Digitale Personalakte

Die Digitalisierung bietet Unternehmen weitreichende Möglichkeiten, Prozesse zu beschleunigen und Effizienz zu steigern – auch im Bereich Human Resources (HR). Die elektronische Personalakte ist dabei ein Schlüsselelement eines modernen digitalen Personalmanagements.

Neben gesteigerter Effizienz, kürzeren Durchlaufzeiten und Platzersparnis durch den Verzicht auf analoge Akten, steht bei der Einführung der digitalen Personalakte die Automatisierung häufig wiederkehrender Prozesse (z.B. Zeugniserstellung, Gehaltsabrechnungen, Onboarding) und die Workflow-Optimierung im Fokus.

Die Vernetzung von Software und IT-Lösungen für einen direkten Austausch von Daten und Dokumenten nimmt bei der Einführung der elektronischen Personalakte eine Schlüsselrolle ein. Informationen von Mitarbeiter werden zentral in einem digitalen Archiv gespeichert und können über Importschnittstellen an weitere Anwendungen (HR Software, ERP, ECM, DATEV) übermittelt werden.

Der Zugriff auf Daten erfolgt ortsunabhängig durch Cloud-Computing und mobile Endgeräte.

Die Kategorisierung der Dokumente ermöglicht die Erstellung eines Löschkonzepts nach Anforderungen der DSGVO und garantiert einen zuverlässigen Schutz personenbezogener Daten.

Jede Digitalisierung erfolgt bei Smart-Store nach dem DoC-SEAL Scanverfahren, welches streng nach den Vorgaben unseres Qualitätsmanagement-Handbuchs umgesetzt wird.

Eine digitale Personalakte ist ein elektronisches Abbild der Mitarbeiterakte in Papierform, in der sämtlichen personenbezogenen Daten, Dokumente und Informationen zu einem Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zentral und digital gespeichert werden.

Die digitale Personalakte soll verschiedene Aspekte der Mitarbeiterverwaltung effizienter gestalten, indem sie physische Papierdokumente durch digitale Datensätze ersetzt. Der Zugriff auf digitale Mitarbeiterdaten erfolgt deutlich schneller im Vergleich zu traditionellen Personalakte. Zudem führt die Optimierung von Workflows in der Personalabteilung zu Automatisierung von HR-Prozessen.

Während unserer langjährigen Tätigkeit als Scandienstleister haben wir umfangreiche Erfahrung im Scannen und elektronischen Archivieren von Personalakten sammeln können.

Spezielles Augenmerk legen wir dabei auf die Indizierung und Klassifizierung von Dokumenten nach Dokumententyp. Die Erfassung von Schlagworten (Indizes) und Metadaten (z.B. Dokumententyp) ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf digitale Daten der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.

Die Klassifizierung von Mitarbeiterdokumenten erfolgt mit Hilfe des Intelligent Document Processing (IDP), wobei Muster in den Unterlagen durch Techniken des maschinellen Lernens (ML) erkannt und Belege dem jeweiligen Dokumententyp zugeordnet werden.

Dank der großen Mengen an Personalakten, welche wir für Kunden digitalisiert haben, konnten wir die künstliche Intelligenz (KI) mit einer entsprechenden Anzahl an Datensätzen trainieren.

• Dokumentenscans in 200 DPI (300 DPI optional)
• Scans in Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen
• Beidseitiger Scanvorgang (Duplex) – Leerseiten werden gelöscht
• Formate DIN A7 bis DIN A0
• Doppeleinzugskontrolle
• Ausgabeformate der Images: PDF, TIFF, JPG oder BMG usw.

Folgende Indizes werden häufig erfasst:

• Name, Nachname
• Personalnummer
• Datum
• Vertragsbeginn
• Position/Jobbezeichnung

Für die Übermittlung der Daten bieten wir Ihnen folgende Lösungen an:

• Dateiformate: CSV, XLS, JSON, XML, JPL usw.
• Download über gesicherten SFTP-Server
• Import über Schnittstelle
• Datenträger (DVD, CD-ROM, externe Festplatte, etc.)

Softwareunabhängige Archivierung für jedes DMS

Für die Digitalisierung Ihres HR-Managements und dazugehörigen Personalakten bietet sich der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) an. Wir arbeiten softwareunabhängig und liefern Ihnen aufbereitete Importdaten für jedes gängige DMS (zum Beispiel develop, ELO, SAP oder Easy Archiv). Wir übergeben Archivdaten in dem Dateiformat, welches Sie es für den direkten Import in DMS oder Ihre HR-Software benötigen.

HR-Digitalisierung mit DocuWare

Der Einsatz einer Archivsoftware bietet zahlreiche Vorteile. Sollten Sie noch kein Dokumentenmanagement System (DMS) einsetzen, aber an einer Einführung interessiert sein, beraten wir Sie dabei gerne. Als Scandienstleister bieten wir Ihnen das renommierte DMS von DocuWare als Cloud-Lösung an.

Neben der Verwaltung gescannter Papierdokumente in einem digitalen Archiv, ermöglicht die DocuWare Cloud - als eines der führenden DMS auf dem Markt - auch die komfortable Verwaltung digitaler Personalakten. Automatisieren Sie Workflows und beschleunigen Sie Abläufe und Durchlaufzeiten. DocuWare lässt sich auch über mobile Endgeräte nutzen und gewährleistet eine revisionssichere Archivierung.

Folgende HR-Funktionen bietet DocuWare unter anderem:

• Personalaktenverwaltung
• Bewerbermanagement
• Onboarding

Auch ohne DMS als Verzeichnisstruktur

Sollten Sie (noch) kein DMS bzw. keine HR-Software einsetzen, bieten wir Ihnen die digitale Archivierung auch als eine übersichtliche Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) und vollindizierten PDF-Dateien an. Erfasste Metadaten und Indizes sorgen für eine eindeutige Dateibezeichnung und ermöglichen eine schnelle Recherche.

Die Digitalisierung von Personalakten wird auf Ordnerbasis abgerechnet. Der Preis pro Ordner ist dabei vom Aufwand der Belegaufbereitung sowie dem Umfang der gebuchten Leistungen abhängig:

Dazu zählen Beispielsweise:

• In welchen Formaten liegen die Dokumente vor?
• Zustand der Unterlagen
• Umfang der Indizierung
• Dokumententrennung (ein PDF pro Ordner, Register oder Vorgang?)
• Sollen Dokumente klassifiziert werden?

Ein kostenlose Probearchivierung stellt eine praktische Möglichkeit dar, Aufwand und Kosten der Digitalisierung einzuschätzen.