
Personalakten scannen lassen
Indizierung, Kategorisierung & OCR
1 PDF pro Vorgang
Abholung mit eigenem Personal
Aktentransport nach Sicherheitskonzept
ISO-zertifiziert nach 9001:2015
Einführung der digitalen Personalakte
Die Digitalisierung bietet Unternehmen weitreichende Möglichkeiten, Prozesse zu beschleunigen und Effizienz zu steigern – auch im Bereich Human Resources (HR). Die elektronische Personalakte ist dabei ein Schlüsselelement eines modernen digitalen Personalmanagements.
Neben gesteigerter Effizienz, kürzeren Durchlaufzeiten und Platzersparnis durch den Verzicht auf analoge Akten, steht bei der Einführung der digitalen Personalakte die Automatisierung häufig wiederkehrender Prozesse (z.B. Zeugniserstellung, Gehaltsabrechnungen, Onboarding) und die Workflow-Optimierung im Fokus.
Die Vernetzung von Software und IT-Lösungen für einen direkten Austausch von Daten und Dokumenten nimmt bei der Einführung der elektronischen Personalakte eine Schlüsselrolle ein. Informationen von Mitarbeiter werden zentral in einem digitalen Archiv gespeichert und können über Importschnittstellen an weitere Anwendungen (HR Software, ERP, ECM, DATEV) übermittelt werden.
Der Zugriff auf Daten erfolgt ortsunabhängig durch Cloud-Computing und mobile Endgeräte.
Die Kategorisierung der Dokumente ermöglicht die Erstellung eines Löschkonzepts nach Anforderungen der DSGVO und garantiert einen zuverlässigen Schutz personenbezogener Daten.
Jede Digitalisierung erfolgt bei Smart-Store nach dem DoC-SEAL Scanverfahren, welches streng nach den Vorgaben unseres Qualitätsmanagement-Handbuchs umgesetzt wird.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist ein elektronisches Abbild der Mitarbeiterakte in Papierform, in der sämtlichen personenbezogenen Daten, Dokumente und Informationen zu einem Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zentral und digital gespeichert werden.
Die digitale Personalakte soll verschiedene Aspekte der Mitarbeiterverwaltung effizienter gestalten, indem sie physische Papierdokumente durch digitale Datensätze ersetzt. Der Zugriff auf digitale Mitarbeiterdaten erfolgt deutlich schneller im Vergleich zu traditionellen Personalakte. Zudem führt die Optimierung von Workflows in der Personalabteilung zu Automatisierung von HR-Prozessen.
7 Gründe für die Einführung
Die Digitalisierung der Personalverwaltung und den Dokumenten der Mitarbeiter bietet zahlreiche Vorteile, welche sich insbesondere auf die Optimierung und Verschlankung von Prozessen, Effizienzsteigerungen sowie Kostenreduzierung auswirken.
Sie profitieren von der Einführung elektronischer Personalakten u.a. durch:
- Kostenersparnis: Geringere Kosten für Lagerung und Archivierung von Akten
- Platzersparnis: Digitale Akten beanspruchen keinen physischen Platz
- Zeitersparnis: Dank Suchfunktion Informationen schnell und einfach finden
- Ortsunabhängigkeit: Dezentraler Zugriff auf Ihre Akten und digitalen Dokumente
- Datensicherheit: Zugriffkontrolle und Backup-System in der Software
- Schnelle Verwaltung: Belege können schnell entnommen oder hinzugefügt werden
- Automatisierungen: Durch die Erfassung maschinenlesbarer Daten können Workflows optimiert und Abläufe automatisiert werden
Die digitale Personalakte für Ihr Unternehmen - Wir unterstützen Sie bei der Einführung!
Hier AnfragenStruktur und Aufbau
Welche Unterlagen gehören in die Mitarbeiterakte?
Eine Personalakte beinhaltet die Dokumente und Belege, welche für das Arbeitsverhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen relevant sind. In der folgenden Liste sind Beispiele von Unterlagen aufgeführt, die in die Personalakte gehören.
- Personenbezogene Belege (Bewerbung, Stammblatt)
- Verträge (Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen)
- Lohn- und Steuerunterlagen (Lohnabrechnung)
- Belege der Sozialversicherung (Anmeldung, Altersvorsorge)
- Kopien von Urkunden (Kopie der Fahrerlaubnis)
- Mitarbeiterentwicklung (Beurteilungen, Abmahnungen)
Was gehört nicht in die Personalakte?
Unterlagen, welche personenbezogene Daten enthalten aber keinen konkreten Bezug zu dem Arbeitsverhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen haben, gehören nicht in die (elektronische) Personalakte.
Dazu zählen zum Beispiel:
- Gesundheitsunterlagen
- Informationen zu politischen oder religiösen Überzeugungen
- Aufzeichnungen zu privaten Vorlieben
Was ist zu beachten?
Datenschutz
Aufgrund der Vielzahl an personenbezogenen Daten der Mitarbeiter, gelten auch bei Anwendung der digitalen Personalakte besondere Anforderungen in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit. Datenschutzanforderungen an digitale Personalakten sind im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) festgehalten.
Folgende Fragen sind bei der Arbeit mit digitalen Akten im Personalwesen zu beachten:
- Wie lange sollen Dokumente aufbewahrt werden?
- Wer hat Einsicht in die Akten und kann Änderungen vornehmen?
Elektronische Personalakten verfügen über spezielle Sicherheitsfunktionen, um alle Anforderungen an rechtliche Vorgaben sowie den Datenschutz zu erfüllen.
- Zugriffsbeschränkung: Nur autorisierte Mitarbeiter sind berechtigt sensible Informationen einzusehen. Zudem kann eine elektronische Verschlüsselung vorgenommen werden
- Datensparsamkeit: Es sollten nur für Personalverwaltung notwendige Daten in der Personalakte gespeichert werden
- Datensicherheit: Abgelegte Dokumente sollten gegen Verlust und Manipulation geschützt werden (Revisionssicherheit)
- Informationspflicht: Mitarbeiter müssen über den Inhalt der Akte und den Zweck der Speicherung informiert werden
- Datenlöschung: Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw. Ablauf der Aufbewahrungsfrist sollten Mitarbeiterunterlagen ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet werden
- Einhaltung von Aufbewahrungsfristen (variierend nach Belegart)
TIPP: Um die Datenschutzregelungen für die digitale Personalakte einfach erfüllen zu können, bieten Dokumentenmanagement Systeme (DMS) wie DocuWare zahlreiche Sicherheitsfunktionen. Zugriffskontrollen, Backup-Funktionen oder auch die Einrichtung eines Löschkonzepts wären hier beispielhaft zu nennen
Aufbewahrungsfristen
Aufgrund spezifischer Aufbewahrungsfristen sind Personalakten (wie andere Geschäftsunterlagen) für einen vorgeschriebenen Zeitraum zu archivieren. Die Herausforderung besteht darin, den Überblick zu behalten, da die Akte aus verschiedenen Belegarten mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen besteht.
Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters sollte die Personalakte so lange aufbewahrt werden, wie potenziell arbeitsrechtliche Ansprüche wie Schadensersatz oder die Erstellung von Arbeitszeugnissen bestehen könnten. Entscheidend ist die gemäß § 195 BGB vorgesehene übliche Verjährungsfrist von drei Jahren, beginnend mit Ablauf des 31. Dezembers des Jahres der Kündigung.
Unsere Infoseite zum Thema Aufbewahrungsfristen von Personalakten gibt Ihnen alle Informationen zu den geltenden Fristen zur (digitalen) Aufbewahrungen der Dokumente und Akten Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.
Ist die elektronische Mitarbeiterakte ab 2023 Pflicht?
Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Einführung der digitalen Personalakte. Allerdings sind durch die Änderung des §8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) ab dem Jahr 2022 ausgewählte Dokumente elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Dazu zählen Beispielsweise Nachweise über den Krankversicherungsschutz von Mitarbeitern.
Auch wenn keine Pflicht zur Einführung der digitalen Personalakte besteht, ist eine elektronische Personalverwaltung - angesichts zunehmender Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen - eine zukunftsweisende Investition.
Wie werden Personalakten digitalisiert?
Während unserer langjährigen Tätigkeit als Scandienstleister haben wir umfangreiche Erfahrung im Scannen und elektronischen Archivieren von Personalakten sammeln können.
Spezielles Augenmerk legen wir dabei auf die Indizierung und Klassifizierung von Dokumenten nach Dokumententyp. Die Erfassung von Schlagworten (Indizes) und Metadaten (z.B. Dokumententyp) ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf digitale Daten der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.
Die Klassifizierung von Mitarbeiterdokumenten erfolgt mit Hilfe des Intelligent Document Processing (IDP), wobei Muster in den Unterlagen durch Techniken des maschinellen Lernens (ML) erkannt und Belege dem jeweiligen Dokumententyp zugeordnet werden.
Dank der großen Mengen an Personalakten, welche wir für Kunden digitalisiert haben, konnten wir die künstliche Intelligenz (KI) mit einer entsprechenden Anzahl an Datensätzen trainieren.
Scan der Dokumente
Mit einer leistungsstarken Kombination aus hochwertiger Scanner-Hardware und erstklassiger Software sind wir in der Lage, täglich rund 120.000 Blatt zu scannen, was etwa dem Inhalt von 300 Aktenordnern entspricht. Hohe Geschwindigkeit und ausgezeichnete Qualität der Scans zeichnen uns aus.
- Dokumentenscans in 200 DPI (300 DPI optional)
- Scans in Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen
- Beidseitiger Scanvorgang (Duplex) – Leerseiten werden gelöscht
- Formate DIN A7 bis DIN A0
- Doppeleinzugskontrolle
- Ausgabeformate der Images: PDF, TIFF, JPG oder BMG usw.
Erfassung strukturierter Daten
Um eine Volltextsuche in den Dokumenten zu ermögliche, bieten wir als Standardverfahren bieten wir eine OCR-Texterkennung für jedes Dokument an.
Durch die Erfassung von Indizes und Metadaten werden die Bilder in strukturierte, maschinenlesbare Daten umgewandelt. Dadurch können gezielte Datenabfragen durchgeführt, Logikregeln festgelegt und Prozesse sowie Workflows automatisiert werden, anstatt nur die PDF-Dateien zu durchsuchen.
Ein besonderes Merkmal unseres Scanservices ist die Klassifizierung von Personaldokumenten. Wir ordnen den Dokumenten spezifische Dokumententypen zu, wodurch benötigte Unterlagen einfach und schnell identifiziert, zugeordnet und angezeigt werden können.
Folgende Indizes werden häufig erfasst:
- Name, Nachname
- Personalnummer
- Datum
- Vertragsbeginn
- Position/Jobbezeichnung
Digitale Archivierung
Wir bieten unseren Service zur Einführung der digitalen Personalakte unabhängig von der von Ihnen verwendeten Software zur digitalen Dokumentenverwaltung oder HR-Software.
Wir stellen auf Wunsch strukturierte und maschinenlesbare Indexdaten bereit, die im benötigten Dateiformat für die jeweilige Importschnittstelle verwendet werden kann.
Bei der Strukturierung und Benennung der archivierten Daten orientieren wir uns an Ihren Aktenordnern und extrahieren Informationen von Rückenschildern, Inhaltsverzeichnissen, Registerblättern und Trennlaschen.
Auf diese Weise gewährleisten wir eine nahtlose Integration in Ihr bestehendes System und erleichtern den Zugriff auf die digitalen Dokumente.
Für die Übermittlung der Daten bieten wir Ihnen folgende Lösungen an:
- Dateiformate: CSV, XLS, JSON, XML, JPL usw.
- Download über gesicherten SFTP-Server
- Import über Schnittstelle
- Datenträger (DVD, CD-ROM, externe Festplatte, etc.)
Software
Softwareunabhängige Archivierung für jedes DMS
Für die Digitalisierung Ihres HR-Managements und dazugehörigen Personalakten bietet sich der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) an. Wir arbeiten softwareunabhängig und liefern Ihnen aufbereitete Importdaten für jedes gängige DMS (zum Beispiel develop, ELO, SAP oder Easy Archiv). Wir übergeben Archivdaten in dem Dateiformat, welches Sie es für den direkten Import in DMS oder Ihre HR-Software benötigen.
HR-Digitalisierung mit DocuWare
Der Einsatz einer Archivsoftware bietet zahlreiche Vorteile. Sollten Sie noch kein Dokumentenmanagement System (DMS) einsetzen, aber an einer Einführung interessiert sein, beraten wir Sie dabei gerne. Als Scandienstleister bieten wir Ihnen das renommierte DMS von DocuWare als Cloud-Lösung an.
Neben der Verwaltung gescannter Papierdokumente in einem digitalen Archiv, ermöglicht die DocuWare Cloud - als eines der führenden DMS auf dem Markt - auch die komfortable Verwaltung digitaler Personalakten. Automatisieren Sie Workflows und beschleunigen Sie Abläufe und Durchlaufzeiten. DocuWare lässt sich auch über mobile Endgeräte nutzen und gewährleistet eine revisionssichere Archivierung.
Folgende HR-Funktionen bietet DocuWare unter anderem:
- Personalaktenverwaltung
- Bewerbermanagement
- Onboarding
Auch ohne DMS als Verzeichnisstruktur
Sollten Sie (noch) kein DMS bzw. keine HR-Software einsetzen, bieten wir Ihnen die digitale Archivierung auch als eine übersichtliche Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) und vollindizierten PDF-Dateien an. Erfasste Metadaten und Indizes sorgen für eine eindeutige Dateibezeichnung und ermöglichen eine schnelle Recherche.

Vernetzung mit HR-Systemen
Ein digitales Archiv in Form eines Dokumentenmanagement-Systems, bildet die zentrale Datenbank, in der sowohl die gescannten Bilder als auch die erfassten Daten gespeichert werden. Die Erfassung strukturierter Daten (Indizes, Metadaten) ermöglicht eine nahtlose Integration gescannter Personalakten in die jeweilige HR-Software.
Metadaten werden verwendet. um die Dokumente in den richtigen Kontext zu setzen und in die entsprechenden elektronischen Personalakten einzufügen.
Human Capital Management (HCM) / Human Resource Management System (HRSM)
Zum Beispiel:
- SAP SuccesFactors
- HR-Works
- Loga
- Personio
- Workday HCM
- rexx HR
- Oracle HCM Cloud
- ADP Workforce Now
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Die Digitalisierung von Personalakten wird auf Ordnerbasis abgerechnet. Der Preis pro Ordner ist dabei vom Aufwand der Belegaufbereitung sowie dem Umfang der gebuchten Leistungen abhängig:
Dazu zählen Beispielsweise:
- In welchen Formaten liegen die Dokumente vor?
- Zustand der Unterlagen
- Umfang der Indizierung
- Dokumententrennung (ein PDF pro Ordner, Register oder Vorgang?)
- Sollen Dokumente klassifiziert werden?
Ein kostenlose Probearchivierung stellt eine praktische Möglichkeit dar, Aufwand und Kosten der Digitalisierung einzuschätzen.
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