Digitale Personalakte: So gelingt die Einführung

Im Video-Interview erfahren Sie, wie Sie die digitale Personalakte reibungslos in Ihrem Unternehmen einführen. Sie erhalten wichtige Informationen zu Aufbau und Struktur der digitalen Personalakte (Aktenplan), zum Umgang mit Originalen sowie zum Import in Ihr HR-System.

Genaue Informationen zum Digitalisierungsprozess finden Sie auf unserer Infoseite Personalakten scannen lassen.

Die digitale Personalakte ist das elektronische Pendant zur klassischen Papierakte. Sie bündelt alle wichtigen Informationen zum Arbeitsverhältnis Ihrer Mitarbeiter zentral und digital.

Inhaltlich enthält eine digitale Personalakte grundsätzlich dieselben Unterlagen wie die Papierakte. Durch die Digitalisierung werden die Personalunterlagen durchsuchbar und ortsunabhängig verfügbar, ein bedeutender Vorteil bei der Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen personenbezogener Daten nach DSGVO.

Der Aktenplan

Bevor Sie Ihre Mitarbeiterakten scannen lassen, benötigen Sie einen Aktenplan. Dieser legt den Aufbau der digitalen Personalakte fest: Welche Dokumententypen sind in der Personalakte enthalten und wie sind diese strukturiert?

Die Struktur besteht dabei häufig aus zwei Ebenen:

1. Hauptkategorie: Größere Themenbereiche (Bewerbung, Vertragliches, Gesundheit)
2. Unterkategorie: Konkrete Dokumententypen (Anschreiben, Arbeitsvertrag, Zeugnisse)

Wie viele Dokumententypen in der digitalen Mitarbeiterakte?

Weniger als man denkt. Eine Standard-Personalakte kommt häufig mit rund 15 Dokumententypen aus, ergänzt um eine Kategorie "Sonstiges", für Unterlagen, welche sich nicht eindeutig zuordnen lassen. Zu viele Dokumentenkategorien machen die Struktur unübersichtlich. Zu wenige Kategorien zu definieren, führt zu einer ungenauen Struktur.

Unsere Prämisse dabei lautet: "So wenig wie möglich, so viel wie nötig."

Sie müssen diesen Aktenplan nicht von Grund auf selbst erstellen. Wir bieten einen Musteraktenplan an, der in den meisten Fällen bereits ausreicht und bei Bedarf um individuelle Dokumententypen ergänzt wird.

Zwingend erforderlich ist Software nicht, allerdings verzichten Sie ohne ein System auf einen Großteil der Vorteile der digitalen Personalakte. Für aktive Mitarbeitende empfiehlt sich daher eine HR-Software oder ein DMS, das Ihre HR-Prozesse bündelt und bei Fristen, Datenschutz und Suche unterstützt.

Eine reine PDF-Struktur, etwa in einem Archivverzeichnis auf Ihrem Server, reicht dagegen für ausgeschiedene Mitarbeitende aus. Hier muss lediglich noch die Aufbewahrungspflicht erfüllt werden, ein aktives System ist dafür nicht mehr nötig.

Welche Vorteile bietet eine HR-Software für die digitale Personalakte?

Eine HR-Software für die digitale Personalakte bündelt nicht nur die Ablage an einem zentralen Speicherort, sondern unterstützt aktiv bei HR-Prozessen:

• Ortsunabhängiger Zugriff: Dokumente jederzeit und überall im Zugriff
• Einsicht in die Mitarbeiterakte: zeitlich begrenzter, individuell steuerbarer Zugriff für Mitarbeitende statt Terminvereinbarung
• Aufbewahrungsfristen im Blick: Gezielte Suche nach Dokumenten und Erinnerung nach Dokumententyp
• DSGVO-konform arbeiten: Zugriffsrechte, Protokollierung und Datensparsamkeit leicht abbilden
• HR-Prozesse bündeln: Personalakte, Onboarding, Urlaubsanträge und Austrittsprozesse laufen in einem System zusammen

Ob HR-Software oder Dokumentenmanagement-System, wir liefern Ihre gescannten Personalakten so auf, dass sie sich direkt in Ihr bestehendes System importieren lassen.

Dazu ordnen wir jedes Dokument dem passenden Dokumententyp aus Ihrem Aktenplan zu und erfassen die relevanten Indexdaten, etwa Personalnummer und Name. Die Übergabe erfolgt entweder direkt per Schnittstelle oder über eine gesicherte SFTP-Verbindung zum Download.

Die aufbereiteten Daten lassen sich in nahezu jede gängige HR-Software oder jedes DMS einspielen.

Haben Mitarbeitende ein Recht auf Akteneinsicht?

Ja, nach § 83 BetrVG dürfen Mitarbeitende ihre Personalakte jederzeit während der Arbeitszeit einsehen. Auf Wunsch kann ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen werden, das jedoch zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Auch Ergänzungen (z. B. Stellungnahmen) können auf Verlangen hinzugefügt werden. Mit einer digitalen Personalakte kann die Einsicht ortsunabhängig und individuell gesteuert erfolgen.

Ist die digitale Mitarbeiterakte ab 2027 Pflicht?

Eine generelle Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es nicht. Für Entgeltunterlagen gilt die elektronische Führung nach § 8 BVV Abs. 2 BVV zwar bereits seit 2022, Unternehmen konnten sich davon aber bislang befreien lassen. Diese Ausnahme entfällt zum 31. Dezember 2026: Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen.

Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung im Original besteht nicht direkt. Bei Dokumenten mit Schriftformerfordernis (§ 126 BGB) empfiehlt es sich dennoch, das Original zusätzlich aufzubewahren, da nur die Originalurkunde vor Gericht als vollwertiger Beweis gilt. Dazu zählen insbesondere:

• Kündigungen (§ 623 BGB)
• Aufhebungsverträge
• Wettbewerbsverbote (§ 74 HGB)
• Befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
• Arbeitsverträge, wenn sie schriftformpflichtige Regelungen enthalten

Müssen Bewerbungsunterlagen auch aufbewahrt werden?

Ja, aber nur kurz. Für abgelehnte Bewerbungen gilt in der Regel eine Frist von 6 Monaten, um sich gegen mögliche Diskriminierungsvorwürfe (AGG) abzusichern. Danach müssen die Daten gelöscht werden.

Gelten für alle Dokumente dieselben Aufbewahrungsfristen?

Nein. Je nach Art des Dokuments (z. B. Bewerbungsunterlage, Abmahnung, Lohnsteuerbescheinigung) gelten unterschiedliche gesetzliche oder arbeitsrechtliche Fristen.