Digitale Personalakte - 7 Schritte zum papierlosen HR

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Eine digitale Personalakte ist das elektronische computergestützte Pendant zur Papierakte
• Neben Effizienzsteigerung ist der erhöhte Datenschutz einer der wichtigsten Gründe für die elektronische Personalakte
• Wir scannen Mitarbeiterakten für den direkten Import in Ihr DMS oder Ihre HR-Software

Die digitale Personalakte ist das elektronische Pendant zur klassischen Papierakte. Sie bündelt alle wichtigen Informationen zum Arbeitsverhältnis Ihrer Mitarbeiter zentral und digital.

Sie erleichtert den Zugriff auf Mitarbeiterdaten, beschleunigt HR-Prozesse und unterstützt die Automatisierung in der Personalverwaltung – effizient, transparent und rechtssicher.

Ein Beispiel?

Onboarding mit digitaler Personalakte

Alle Unterlagen werden automatisch im System bereitgestellt. Neue Mitarbeitende unterschreiben digital. Dokumente landen direkt in der richtigen Akte, ohne doppeltes Ablegen. Onboarding-Checklisten laufen automatisch mit.

Die Entscheidung für eine digitale Personalakte ist schnell getroffen, die Umsetzung gestaltet sich jedoch komplexer als zuvor angenommen. Vor allem die Überführung bestehender Papierakten in digitale Strukturen bringt praktische Hürden mit sich.

Papier trifft Digitalisierung

Ein zentrales Problem ist der sogenannte Medienbruch – die Umwandlung analoger Dokumente in digitale Form. Was theoretisch einfach klingt, bedeutet in der Praxis: Jede Personalakte muss geöffnet, gesichtet, geordnet, eingescannt und korrekt abgelegt werden – und das revisionssicher, datenschutzkonform und vollständig.

Manuelles Scannen: Sisyphos-Aufgabe

Gerade das Scannen bringt viele Unternehmen an ihre Grenzen. Häufig kommen einfache Büroscanner zum Einsatz – geeignet für das Tagesgeschäft, aber überfordert mit tausenden Seiten vertraulicher Mitarbeiterdokumente.

Die Folge: langsamer Durchsatz, ständiges Nachlegen, Papierstaus, doppelte Scans – und ein enormer Zeitaufwand, der das HR-Team stark belastet.

Ein professioneller Scandienstleister hingegen arbeitet mit Hochleistungsscannern und automatisierten Prozessen. Dokumententrennung, Bildoptimierung und Qualitätskontrolle sorgen für einen effizienten, sicheren und strukturierten Ablauf.

Bevor Sie mit der Umsetzung starten, sollten Sie sich bewusst machen, was Sie mit der Einführung der digitalen Personalakte konkret erreichen wollen. Die Ziele sind je nach Unternehmen unterschiedlich – aber klar definierte Erwartungen helfen Ihnen, die richtige Lösung zu finden und den Erfolg messbar zu machen.

Mögliche Ziele könnten sein:

• Dokumente schneller finden und Bearbeitungszeit sparen

• Auskunftsfähigkeit gegenüber Mitarbeitenden und Vorgesetzten verbessern

• HR-Abläufe effizienter gestalten und automatisieren

• Platz und Archivkosten einsparen

• Datenschutz und Zugriffskontrollen optimieren

• Erinnerungen zu Aufbewahrungsfristen automatisiert erhalten

• Servicequalität für Mitarbeitende erhöhen

• Die Zusammenarbeit zwischen HR und Fachabteilungen vereinfachen

Wichtig: Halten Sie Ihre Ziele schriftlich fest – und denken Sie dabei nicht nur aus Sicht der Personalabteilung. Sprechen Sie mit Führungskräften, Mitarbeitenden und der Geschäftsleitung: Was erwarten andere von der digitalen Akte? Welche Bedenken gibt es?

Diese Gespräche fördern nicht nur die Akzeptanz im Unternehmen, sondern geben Ihnen auch wertvolle Hinweise auf Anforderungen, Chancen und mögliche Stolpersteine. So legen Sie eine tragfähige Grundlage für das gesamte Projekt.

Was gehört in die digitale Personalakte?

Inhaltlich unterscheidet sich die digitale Personalakte kaum von der klassischen Papierakte – sie ist nur deutlich strukturierter, durchsuchbar und ortsunabhängig verfügbar. Da es im deutschen Arbeitsrecht (außer im öffentlichen Dienst, § 106 BBG) keine gesetzliche Formvorgabe für Personalakten gibt, ist eine vollständig digitale Aktenführung rechtlich zulässig.

Welche Unterlagen gehören in die Personalakte?

Die digitale Personalakte sollte alle relevanten Unterlagen enthalten, die das Arbeitsverhältnis dokumentieren nd für Personalprozesse relevant sind.

Dazu gehören unter anderem:

• Personenbezogene Belege (Bewerbung, Stammblatt)
• Verträge (Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen)
• Lohn- und Steuerunterlagen (Lohnabrechnung)
• Belege der Sozialversicherung (Anmeldung, Altersvorsorge)
• Kopien von Urkunden (Kopie der Fahrerlaubnis)
• Mitarbeiterentwicklung (Beurteilungen, Abmahnungen)

Was gehört nicht in die Personalakte?

Unterlagen, welche personenbezogene Daten enthalten aber keinen konkreten Bezug zu dem Arbeitsverhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen haben, gehören nicht in die (elektronische) Personalakte.

Dazu zählen zum Beispiel:

• Gesundheitsunterlagen
• Informationen zu politischen oder religiösen Überzeugungen
• Aufzeichnungen zu privaten Vorlieben oder Meinungen
• interne Vorüberlegungen zu Beförderungen oder Umsetzungen

Tipp: Bei Unsicherheit gilt: Alles, was für die Beurteilung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses relevant ist, darf in die Akte – alles andere nicht.

Welche Personalunterlagen sollten im Original aufbewahrt werden?

Manche Dokumente müssen im Original mit Unterschrift erhalten bleiben, weil das Gesetz die sogenannte Schriftform vorschreibt. Zudem liegt die Beweislast im Streitfall meist beim Arbeitgeber, nur das Original hat dann rechtliche Gültigkeit vor Gericht.

• Kündigungen (§ 623 BGB)

• Aufhebungsverträge

• Wettbewerbsverbote (§ 74 HGB)

• Befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG)

• Arbeitsverträge, wenn schriftformpflichtige Regelungen enthalten sind

Die Auswahl der richtigen Softwarelösung ist ein zentraler Schritt bei der Einführung digitaler Personalakten – und zugleich eine der häufigsten Hürden. Die Antwort auf die Frage „Welche Software ist die richtige?“ lautet, wie so oft: Es kommt darauf an.

Was wollen Sie erreichen?

Bevor Sie sich für eine bestimmte HR-Software oder ein Dokumentenmanagement-System (DMS) entscheiden, sollten Sie Ihre Anforderungen klar definieren. Typische Fragen zur Orientierung:

• Sollen Bewerbungen und Onboarding-Prozesse digital abgebildet werden?

• Möchten Sie digitale Urlaubsanträge, Feedbackgespräche oder Austrittsprozesse umsetzen?

• Benötigen Sie automatisierte Erinnerungen für Fristen oder Weiterbildungen?

• Ist ein mobiler Zugriff auf Dokumente notwendig?

• Welche Schnittstellen (z. B. zu Lohn & Gehalt, FiBu, Office) sind erforderlich?

• Legen Sie Wert auf Cloud, lokale Installation oder hybride Lösungen?

• Ist eine revisionssichere, verschlüsselte Archivierung gewährleistet?

Beziehen Sie frühzeitig relevante Abteilungen ein – neben HR auch IT, Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat und ggf. die Geschäftsführung. So schaffen Sie eine breite Akzeptanz und berücksichtigen wichtige Anforderungen von Anfang an.

DMS oder HR-Software

Digitale Personalakten können in einer HR-Software oder einem DMS verwaltet werden. Beide Systeme haben unterschiedliche Schwerpunkte:

• HR-Software (z. B. SAP SuccessFactors, Personio, Workday, rexx HR): Fokus auf Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Zeiterfassung u.v.m.

• DMS (z. B. DocuWare, ELO, d.velop): Schwerpunkt auf revisionssicherer Archivierung und strukturierter Dokumentenverwaltung – oft systemübergreifend nutzbar.

Als Scandienstleister bieten wir Ihnen auf Wunsch das leistungsstarke DMS DocuWare als Cloud-Lösung an – ideal für Unternehmen, die schnell, sicher und ohne große IT-Ressourcen starten wollen. DocuWare unterstützt nicht nur das digitale Archivieren gescannter Papierakten, sondern auch die Automatisierung typischer HR-Workflows.

Folgende Funktionen sollten für die Einführung der digitalen Personalakte vorhanden sein:

• DSGVO-konforme Datenverarbeitung inkl. Zugriffskontrolle & Protokollierung
• Automatisierte Workflows, z. B. für Urlaubsanträge, Krankmeldungen
• Schnittstellen zu anderen Systemen wie Lohnbuchhaltung oder Zeiterfassung

• Fristen- & Erinnerungsfunktionen (z. B. bei Vertragsabläufen)

Egal für welches System Sie sich entscheiden, wir liefern Ihre digitalisierten Personalakten strukturiert aufbereitet, klassifiziert und importbereit.

Warum ein Scanservice die bessere Wahl ist

Die Digitalisierung von Personalakten klingt auf den ersten Blick simpel – ist aber in der Praxis aufwendig, fehleranfällig und bindet interne Ressourcen, die in HR-Abteilungen meist knapp sind.

Ein professioneller Scanservice bietet klare Vorteile:

• Zeitersparnis: Hochleistungsscanner verarbeiten große Mengen in kürzester Zeit – im Vergleich zum langsamen Einzelscan mit Bürogeräten ein enormer Unterschied.

• Top Qualität: Automatische Dokumententrennung, Bildoptimierung und Qualitätskontrolle sorgen für saubere, strukturierte Ergebnisse.

• Struktur & Suchbarkeit: Durch Klassifizierung und Metadaten sind Dokumente sofort auffindbar und systemkompatibel – ideal für Workflows und DMS-Integration.

• Datenschutz & Sicherheit: DSGVO-konforme Prozesse, gesicherte Datenübertragung und revisionssichere Archivierung sind inklusive.

Smart-Store ist Ihr Experte für Personalaktendigitalisierung

Als erfahrener Scandienstleister übernehmen wir für Sie den gesamten Prozess – zuverlässig, effizient und softwareunabhängig:

• Tägliche Verarbeitung von bis zu 120.000 Seiten – von der Visitenkarte in DIN A7 bis zum Plan in DIN A0
• Scans in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen in 200 oder optional 300 DPI
• Dokumentenklassifizierung nach Typ (z. B. Arbeitsvertrag, Krankmeldung)
• Dokumente als revisionssicheres PDF/A
• Indexierung & Metadatenerfassung für schnelle Suche und Systemintegration
• Importdaten für DMS oder HR-Software (XML, JSON, CSV) oder direkter Dokumentenimport

Die digitale Personalakte enthält eine Vielzahl sensibler, personenbezogener Daten – entsprechend hoch sind die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Geregelt sind diese unter anderem in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Diese Fragen sollten Sie vor Einführung klären:

• Wie lange dürfen/müssen Dokumente aufbewahrt werden?

• Wer hat Einsicht in die Akten und darf Änderungen vornehmen?

• Wie wird sichergestellt, dass Dokumente nicht verloren gehen oder manipuliert werden?

• Wie werden Mitarbeitende über die Datenverarbeitung informiert?

Wichtige Grundsätze für den Umgang mit digitalen Personalakten:

• Zugriffsbeschränkung: Nur autorisierte Personen dürfen Einsicht nehmen; idealerweise kombiniert mit rollenbasierten Rechten und Protokollierung.

• Datensparsamkeit: Es dürfen nur solche Informationen gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind.

• Datensicherheit: Digitale Akten sollten verschlüsselt gespeichert, regelmäßig gesichert (Backup) und vor Veränderungen geschützt (Revisionssicherheit) sein.

• Informationspflicht: Mitarbeitende müssen über Zweck, Inhalt und Speicherdauer ihrer Daten informiert werden.

• Datenlöschung: Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen müssen personenbezogene Daten vollständig und nachvollziehbar gelöscht oder vernichtet werden.

Weitere Informationen zur Datenlöschung finden Sie auf unserer Infoseite Löschfristen nach DSGVO.

Praxistipp:

Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare unterstützen die Einhaltung der DSGVO durch integrierte Sicherheitsfunktionen – darunter Zugriffssteuerung, automatische Löschfristen, Versionierung und Verschlüsselung. So lässt sich der Datenschutz technisch wirksam und rechtlich belastbar umsetzen.

Damit die digitale Personalakte im Alltag reibungslos funktioniert, sollten alle Beteiligten – insbesondere das HR-Team – gezielt geschult werden. Eine praxisnahe Einführung fördert nicht nur die Akzeptanz, sondern stellt auch den sicheren und datenschutzkonformen Umgang mit sensiblen Informationen sicher.

Wichtige Schulungsinhalte:

• Bedienung der digitalen Personalakte und grundlegende Systemfunktionen

• Richtiges Speichern, Zuordnen und Wiederfinden von Dokumenten

• Rollenbasierter Zugriff und Verantwortlichkeiten im Team

• Datenschutz und DSGVO-konformer Umgang mit Personaldaten

• Einhaltung interner Abläufe und revisionssicheres Arbeiten

Aufbewahren oder löschen? Kaum eine Frage sorgt im HR-Alltag für so viel Unsicherheit wie die rund um Aufbewahrungsfristen. Dabei ist sie entscheidend für Datenschutz, Rechtssicherheit und eine aufgeräumte digitale Personalakte.

Die digitale Personalakte erleichtert nicht nur den Zugriff auf Dokumente, sondern auch deren gesetzeskonforme Verwaltung. Ein zentrales Element dabei sind klar definierte Aufbewahrungsfristen und ein verbindliches Löschkonzept. Nur so erfüllen Sie die Anforderungen der DSGVO und vermeiden unnötige Datenansammlungen.

Die meisten modernen HR-Systeme oder DMS bieten die Möglichkeit, Fristen zu hinterlegen und Löschprozesse automatisiert umzusetzen.

Wichtige Punkte:

• Festlegung gesetzlicher und interner Aufbewahrungsfristen je Dokumentenart

• Automatische Erinnerung oder Löschung nach Fristablauf

• Protokollierte Löschvorgänge für rechtliche Nachvollziehbarkeit

• Klare Regeln zur Archivierung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Abgleich mit Datenschutzrichtlinien und betrieblichen Vorgaben

Ein durchdachtes Löschkonzept schützt nicht nur vor Datenschutzverstößen – es schafft Ordnung, Sicherheit und entlastet Ihre Systeme nachhaltig.