Einführung der digitalen Personalakte
Die digitale Personalakte ist beschleunigt Ihre Prozesse spart Platz und die Möglichkeit, Mitarbeiterdokumente von jedem Ort aus zugänglich zu machen. Zudem trägt sie zur Einhaltung von Datenschutzstandards bei.
Die Einführung der digitalen Aktenführung im Personalwesen stellt Unternehmen häufig vor eine Herausforderung, vor allem in Bezug auf die Integration analoger Papierakten in das elektronische Dokumentenmanagement.
Als erfahrender Scandienstleister sind wir Ihr kompetenter Partner für die Digitalisierung von Mitarbeiterakten und der Umstellung auf digitale Prozesse im Personalwesen.
Erfahren Sie hier alles Wissenswerte über die digitale Personalakte und erhalten Sie zuverlässige Tipps, wie die Umstellung erfolgreich bewerkstelligt werden kann.
Das Wichtigste auf einen Blick:
- Eine digitale Personalakte ist das elektronische computergestützte Pendant zur Papierakte
- Neben Effizienzsteigerung ist der erhöhte Datenschutz einer der wichtigsten Gründe für die elektronische Personalakte
- Mitarbeiterakten beinhalten Unterlagen, welche für das Arbeitsverhältnis relevant sind
- Die Einhaltung von DSGVO und BDSG sind im Personalwesen besonders wichtig
- Personalakten sind aufbewahrungspflichtig - digital sicherer
- Mitarbeiter haben das Recht auf Akteneinsicht - digital einfacher möglich
- Wir scannen Mitarbeiterakten für den direkten Import in Ihr DMS oder Ihre HR-Software
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte die elektronische Variante der herkömmlichen Mitarbeiterakte in Papierform. Alle relevanten personenbezogenen Daten und Dokumente im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen werden zentral und in einem elektronisch Format gespeichert. Die Verwaltung dieser Mitarbeiterdaten erfolgt mit Hilfe einer Softwarelösung für HR-Management.
Die digitale Personalakte soll verschiedene Aspekte der Mitarbeiterverwaltung effizienter gestalten, indem sie physische Papierdokumente durch digitale Datensätze ersetzt. Der Zugriff auf digitale Mitarbeiterdaten erfolgt deutlich schneller im Vergleich zu traditionellen Personalakte. Zudem führt die Optimierung von Workflows in der Personalabteilung zu Automatisierung von HR-Prozessen.
Warum eine elektronische Mitarbeiterakte?
Analoge Mitarbeiterakten beanspruchen beträchtlichen Raum und der Zugriff kann oft sehr zeitaufwendig sein. Zusätzlich ist es nicht möglich, von einem anderen Firmenstandort oder dem Homeoffice aus auf die Akten zuzugreifen.
Ein konventionelles Aktenarchiv ist auch in Bezug auf Diebstahl oder unbefugten Zugriff auf Mitarbeiterunterlagen weniger sicher als ein digitales Archiv. Besonders die Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO erfordern verstärkten Schutz personenbezogener Mitarbeiterdaten.
Analoge Aktenführung verursacht zusätzliche Kosten sowie einen erheblichen manuellen Verwaltungsaufwand und bietet oftmals keinen ausreichenden Datenschutz.
Vorteile - 7 Gründe für die Einführung
Sie profitieren von der Einführung elektronischer Personalakten u.a. durch:
- Kostenersparnis: Geringere Kosten für Lagerung und Archivierung von Akten
- Platzersparnis: Digitale Akten beanspruchen keinen physischen Platz
- Zeitersparnis: Dank Metadatensuche Informationen schnell und einfach finden
- Ortsunabhängigkeit: Dezentraler Zugriff auf Ihre Akten und digitalen Dokumente
- Datensicherheit: u.a. Zugriffkontrolle, Verschlüsselung und Backup-System in der Software
- Schnelle Verwaltung: Belege können schnellgeändert, entnommen oder hinzugefügt werden
- Mehr Effizienz: Durch die Erfassung von Metadaten können Workflows optimiert und Abläufe automatisiert werden
Die digitale Personalakte für Ihr Unternehmen - Wir unterstützen Sie bei der Einführung!
Hier AnfragenStruktur und Aufbau
Welche Unterlagen gehören in die Mitarbeiterakte?
Eine Personalakte beinhaltet die Dokumente und Belege, welche für das Arbeitsverhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen relevant sind. In der folgenden Liste sind Beispiele von Unterlagen aufgeführt, die in die Personalakte gehören.
- Personenbezogene Belege (Bewerbung, Stammblatt)
- Verträge (Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen)
- Lohn- und Steuerunterlagen (Lohnabrechnung)
- Belege der Sozialversicherung (Anmeldung, Altersvorsorge)
- Kopien von Urkunden (Kopie der Fahrerlaubnis)
- Mitarbeiterentwicklung (Beurteilungen, Abmahnungen)
Was gehört nicht in die Personalakte?
Unterlagen, welche personenbezogene Daten enthalten aber keinen konkreten Bezug zu dem Arbeitsverhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen haben, gehören nicht in die (elektronische) Personalakte.
Dazu zählen zum Beispiel:
- Gesundheitsunterlagen
- Informationen zu politischen oder religiösen Überzeugungen
- Aufzeichnungen zu privaten Vorlieben
Was ist zu beachten?
Datenschutz
Aufgrund der Vielzahl an personenbezogenen Daten der Mitarbeiter, gelten auch bei Anwendung der digitalen Personalakte besondere Anforderungen in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit. Datenschutzanforderungen an digitale Personalakten sind im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) festgehalten.
Folgende Fragen sind bei der Arbeit mit digitalen Akten im Personalwesen zu beachten:
- Wie lange sollen Dokumente aufbewahrt werden?
- Wer hat Einsicht in die Akten und kann Änderungen vornehmen?
Elektronische Personalakten verfügen über spezielle Sicherheitsfunktionen, um alle Anforderungen an rechtliche Vorgaben sowie den Datenschutz zu erfüllen.
- Zugriffsbeschränkung: Nur autorisierte Mitarbeiter sind berechtigt sensible Informationen einzusehen. Zudem kann eine elektronische Verschlüsselung vorgenommen werden
- Datensparsamkeit: Es sollten nur für Personalverwaltung notwendige Daten in der Personalakte gespeichert werden
- Datensicherheit: Abgelegte Dokumente sollten gegen Verlust und Manipulation geschützt werden (Revisionssicherheit)
- Informationspflicht: Mitarbeiter müssen über den Inhalt der Akte und den Zweck der Speicherung informiert werden
- Datenlöschung: Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw. Ablauf der Aufbewahrungsfrist sollten Mitarbeiterunterlagen ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet werden
- Einhaltung von Aufbewahrungsfristen (variierend nach Belegart)
TIPP: Um die Datenschutzregelungen für die digitale Personalakte einfach erfüllen zu können, bieten Dokumentenmanagement Systeme (DMS) wie DocuWare zahlreiche Sicherheitsfunktionen. Zugriffskontrollen, Backup-Funktionen oder auch die Einrichtung eines Löschkonzepts wären hier beispielhaft zu nennen
Aufbewahrungsfristen
Aufgrund spezifischer Aufbewahrungsfristen sind Personalakten (wie andere Geschäftsunterlagen) für einen vorgeschriebenen Zeitraum zu archivieren. Die Herausforderung besteht darin, den Überblick zu behalten, da die Akte aus verschiedenen Belegarten mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen besteht.
Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters sollte die Personalakte so lange aufbewahrt werden, wie potenziell arbeitsrechtliche Ansprüche wie Schadensersatz oder die Erstellung von Arbeitszeugnissen bestehen könnten. Entscheidend ist die gemäß § 195 BGB vorgesehene übliche Verjährungsfrist von drei Jahren, beginnend mit Ablauf des 31. Dezembers des Jahres der Kündigung.
Unsere Infoseite zum Thema Aufbewahrungsfristen von Personalakten gibt Ihnen alle Informationen zu den geltenden Fristen zur (digitalen) Aufbewahrungen der Dokumente und Akten Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.
Akteneinsicht
Jeder Arbeitnehmer ist berechtigt, Einsicht in seine Personalakte zu nehmen.
In § 83 Betriebsverfassungsgesetz heißt es zur Einsicht in die Personalakte:
"Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen." Ein Mitglied des Betriebsrates kann zur Akteneinsicht hinzugezogen werden, muss über den Inhalt der Akte allerdings Stillschweigen bewahren (sofern nicht von der Verpflichtung durch den Mitarbeiter entbunden).
Darüber hinaus sind Erklärungen zum Inhalt einer Personalakte auf Verlangen eines Mitarbeiters hinzuzufügen.
Ein Mitarbeiter ist im Grunde berechtigt, zu jeder Zeit während der Arbeitszeit Einblick in seine Mitarbeiterakte zu nehmen.
Genaue Regelungen für die Einsichtnahme in die Personalakte können in einer Betriebsvereinbarung, dem Tarifverträgen oder sonstigen Schriftstücken zur Regelungen solcher Modalitäten (Orte, Zeiten, Häufigkeit der Akteneinsicht) festgelegt werden.
Mit der digitalen Personalakte können Zugriffsrechte individuell vergeben werden, wodurch Mitarbeiter ortsunabhängig Einblick in Ihre Mitarbeiterdaten nehmen können.
Ist die elektronische Mitarbeiterakte ab 2023 Pflicht?
Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Einführung der digitalen Personalakte. Allerdings sind durch die Änderung des §8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) ab dem Jahr 2022 ausgewählte Dokumente elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Dazu zählen Beispielsweise Nachweise über den Krankversicherungsschutz von Mitarbeitern.
Auch wenn keine Pflicht zur Einführung der digitalen Personalakte besteht, ist eine elektronische Personalverwaltung - angesichts zunehmender Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen - eine zukunftsweisende Investition.
Wie werden Personalakten digitalisiert?
Scan der Dokumente
Während unserer langjährigen Tätigkeit als Scandienstleister haben wir umfangreiche Erfahrung im Scannen und elektronischen Archivieren von Personalakten sammeln können. Mit einer leistungsstarken Kombination aus hochwertiger Scanner-Hardware und erstklassiger Software sind wir in der Lage, täglich rund 120.000 Blatt zu scannen, Hohe Geschwindigkeit und ausgezeichnete Qualität der Scans zeichnen uns aus.
- Dokumentenscans in 200 DPI (300 DPI optional)
- Scans in Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen
- Formate DIN A7 bis DIN A0
- Ausgabeformate der Images: PDF, TIFF, JPG oder BMG usw.
Indexierung und Metadatenerfassung
Zusätzlich zu den Scanimages erfassen wir Indexfelder mit Suchbegriffen und weitere Metadaten, um die Informationen zu strukturieren sowie eine schnelle und einfache Suche nach Personalunterlagen zu ermöglichen. Dadurch können gezielte Datenabfragen durchgeführt, Logikregeln festgelegt und Prozesse sowie Workflows automatisiert werden, anstatt nur die PDF-Dateien zu durchsuchen.
Auch für den direkten Import digitalisierter Mitarbeiterunterlagen ist die Indexierung der Dokumente notwendig.
Folgende Indizes werden häufig erfasst:
- Name, Nachname
- Personalnummer
- Datum
- Vertragsbeginn
- Position/Jobbezeichnung
Dokumentenklassifizierung
Ein besonderes Merkmal unseres Scanservices ist die Klassifizierung von Personaldokumenten. Wir ordnen den Dokumenten spezifische Dokumententypen zu, wodurch benötigte Unterlagen einfach und schnell identifiziert, zugeordnet und angezeigt werden können.
Digitale Archivierung
Unseren Service erbringen wir softwareunabhängig und erstellen Ihnen Importdaten für DMS oder HR-System, in dem von Ihnen gewünschten Dateiformat.
Bei der Strukturierung und Benennung der archivierten Daten orientieren wir uns an Ihren Aktenordnern und extrahieren Informationen von Rückenschildern, Inhaltsverzeichnissen, Registerblättern und Trennlaschen.
Auf diese Weise gewährleisten wir eine nahtlose Integration in Ihr bestehendes System und erleichtern den Zugriff auf die digitalen Dokumente.
Für die Übermittlung der Daten bieten wir Ihnen folgende Lösungen an:
- Dateiformate: CSV, XLS, JSON, XML, JPL usw.
- Download über gesicherten SFTP-Server
- Datenträger (DVD, CD-ROM, externe Festplatte, etc.)
DMS und HR Software
Softwareunabhängige Archivierung für jedes DMS
Für die Digitalisierung Ihres HR-Managements und dazugehörigen Personalakten bietet sich der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) an. Wir arbeiten softwareunabhängig und liefern Ihnen aufbereitete Importdaten für jedes gängige DMS (zum Beispiel develop, ELO, SAP oder Easy Archiv). Wir übergeben Archivdaten in dem Dateiformat, welches Sie es für den direkten Import in DMS oder Ihre HR-Software benötigen.
HR-Digitalisierung mit DocuWare
Der Einsatz einer Archivsoftware bietet zahlreiche Vorteile. Sollten Sie noch kein Dokumentenmanagement System (DMS) einsetzen, aber an einer Einführung interessiert sein, beraten wir Sie dabei gerne. Als Scandienstleister bieten wir Ihnen das renommierte DMS von DocuWare als Cloud-Lösung an.
Neben der Verwaltung gescannter Papierdokumente in einem digitalen Archiv, ermöglicht die DocuWare Cloud - als eines der führenden DMS auf dem Markt - auch die komfortable Verwaltung digitaler Personalakten. Automatisieren Sie Workflows und beschleunigen Sie Abläufe und Durchlaufzeiten. DocuWare lässt sich auch über mobile Endgeräte nutzen und gewährleistet eine revisionssichere Archivierung.
Folgende HR-Funktionen bietet DocuWare unter anderem:
- Personalaktenverwaltung
- Bewerbermanagement
- Onboarding
Auch ohne DMS als Verzeichnisstruktur
Sollten Sie (noch) kein DMS bzw. keine HR-Software einsetzen, bieten wir Ihnen die digitale Archivierung auch als eine übersichtliche Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) und vollindizierten PDF-Dateien an.
Vernetzung mit HR-Systemen
Ein digitales Archiv in Form eines Dokumentenmanagement-Systems, bildet die zentrale Datenbank, in der sowohl die gescannten Bilder als auch die erfassten Daten gespeichert werden. Die Erfassung strukturierter Daten (Indizes, Metadaten) ermöglicht eine nahtlose Integration gescannter Personalakten in die jeweilige HR-Software.
Metadaten werden verwendet. um die Dokumente in den richtigen Kontext zu setzen und in die entsprechenden elektronischen Personalakten einzufügen.
Human Capital Management (HCM) / Human Resource Management System (HRSM)
Zum Beispiel:
- SAP SuccesFactors
- HR-Works
- Loga
- Personio
- Workday HCM
- rexx HR
- Oracle HCM Cloud
- ADP Workforce Now
Human Resource (HR) Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, HR-Abteilungen bei der effektiven Verwaltung von Personalinformationen und -prozessen zu unterstützen.
Dazu zählen u.a.
- Personalverwaltung: Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten, einschließlich persönlicher Informationen, Kontaktdaten, Beschäftigungsverlauf, Qualifikationen und Zertifizierungen.
- Recruiting und Bewerbermanagement: Veröffentlichung von Stellenangeboten, Bewerbungseingang, Bewerber-Tracking, Vorstellungsgesprächsplanung und Bewerberauswahl.
- Onboarding und Offboarding: Automatisierung von Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeiter, einschließlich Vertragsunterzeichnung, Einarbeitungsplänen, Schulungen und Einführungsaktivitäten. Auch das Offboarding von Mitarbeitern, einschließlich Austrittsformalitäten und Rückgabe von Unternehmenseigentum, kann unterstützt werden.
- Leistungsmanagement: Verfolgung und Bewertung der Leistung von Mitarbeitern durch Leistungsbeurteilungen, Zielsetzung, Feedback und Leistungsanalysen.
- Compliance und rechtliche Anforderungen: Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, Arbeitsgesetzen, Datenschutzbestimmungen und anderen rechtlichen Anforderungen in Bezug auf die Personalverwaltung.
- Employee Self-Service (ESS): Bereitstellung von Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter, damit sie persönliche Informationen aktualisieren, Urlaub beantragen, Gehaltsabrechnungen einsehen und andere Aufgaben eigenständig erledigen können.
- Analytics und Berichterstattung: Generierung von HR-Analysen, Berichten und Dashboards zur Überwachung von Personalmetriken, Identifizierung von Trends, Verbesserung der Prozesse und Unterstützung von Managemententscheidungen.
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Die Digitalisierung von Personalakten wird auf Ordnerbasis abgerechnet. Der Preis pro Ordner ist dabei vom Aufwand der Belegaufbereitung sowie dem Umfang der gebuchten Leistungen abhängig:
Dazu zählen Beispielsweise:
- In welchen Formaten liegen die Dokumente vor?
- Zustand der Unterlagen
- Umfang der Indizierung
- Dokumententrennung (ein PDF pro Ordner, Register oder Vorgang?)
- Sollen Dokumente klassifiziert werden?
Ein kostenlose Probearchivierung stellt eine praktische Möglichkeit dar, Aufwand und Kosten der Digitalisierung einzuschätzen.
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