Digitale Vertragsakte - Vertragsunterlagen jederzeit im Zugriff

• Full-Service: Wir übernehmen den kompletten Prozess
• Strukturierte Erfassung
• Volltextsuche durch OCR-Texterkennung
• Top-Scanqualität für optimale Lesbarkeit
• DSGVO- und GoBD-konforme Verarbeitung Ihrer Vertragsunterlagen

Videotipp:

Wie unser Scanservice für die digitale Vertragsakte abläuft erfahren Sie in der Video-Reihe "Aktendigitalisierung im Detail".

Verträge? Ein spezieller Dokumententyp

Verträge zählen zu den zentralen und langfristig relevantem Dokumenten in Unternehmen. Sie enthalten rechtlich bindende Inhalte, verbindliche Fristen und werden durch Nachträge oder Änderungen fortlaufend ergänzt.

Wichtige Informationen wie Laufzeiten Kündigungsfristen oder Sonderregelungen stehen häufig im Fließtext und müssen im Arbeitsalltag schnell auffindbar sein.

Darüber hinaus gelten spezielle Aufbewahrungsfristen für Verträge.

Problem:

In vielen Unternehmen werden Vertragsunterlagen oftmals klassisch in Ordnern, Archiven oder dezentral in Dateisystemen abgelegt. Dadurch wird es zunehmend schwierig, das richtige Dokument schnell zu finden, bei gleichzeitig steigendem Risiko eine Frist zu verpassen.

Lösung: Die digitale Vertragsakte

Eine digitale Vertragsakte ist eine strukturierte, digitale Ablage aller Vertragsbezogenen Dokumente, Daten und Informationen.

Neben den Verträgen zählen dazu auch:

• Nachträge und Ergänzungen
• Anlagen und Zusatzdokumente
• Zugehörige Korrespondenz

Alle Unterlagen werden zentral gespeichert und sind per Schlagwort- sowie Volltextsuche durchsuchbar und logisch miteinander verknüpft.

Sind Ihre Vertragsakten schon digital?

Eine digitale Vertragsakte kann nur Dokumente enthalten, welche auch digital vorliegen. Gescannte Vertragsunterlagen werden dabei mit originär digitalen Dokumenten zu einer gemeinsamen, vollständigen Akte zusammengeführt.

In der Praxis liegt jedoch ein großer Teil der Verträge weiterhin in Papierform vor. Für den Einsatz einer digitalen Vertragsakte müssen Papierdokumente zunächst strukturiert digitalisiert und indexiert werden.

Bevor die digitale Vertragsakte genutzt werden kann, müssen papierbasierten Vertragsunterlagen und originär digitale Verträge ohne Medienbruch zusammengeführt werden. Nur so lassen sich alle Dokumente und Informationen zentral speichern und gemeinsam nutzen.

Die Digitalisierung geht dabei über das reine Scannen hinaus.

Neben dem Scan-Bild eines Vertragsdokuments, erfassen wir einen strukturierten Datenteil bestehend aus Indexfeldern, Metadaten und der OCR-Texterkennung.

Digitale Vertragsakte mit Dokumentenmanagement-System

Die Indexierung beschreibt die strukturierte Verschlagwortung von Verträgen und Dokumenten. Dabei werden relevante Informationen als Indexfelder erfasst und in einem strukturierten Dateiformat (z.B. CSV, JSON etc.) gespeichert.

In einem Dokumentenmanagement-System, ERP-System oder einer Vertragsmanagement-Software dienen diese der gezielten Organisation ihrer Vertragsunterlagen.

So können Sie beispielsweise nach:

• Vertragspartnern
• Vertragsarten
• Vertragsbeginn und Vertragsende

filtern und sich automatisch an wichtige Fristen wie Kündigungen oder Verlängerungen erinnern lassen.

Auch Sicherheitsfunktionen wie Zugriffsrechte auf einzelne Dokumente basieren auf diesen strukturierten Daten.

2. Digitale Vertragsakte als Verzeichnisstruktur

Auch ohne Dokumentenmanagement-System lassen sich Vertragsakten digital sinnvoll nutzen, beispielsweise in Form einer strukturierten Verzeichnisablage mit PDF-Dateien. Relevante Informationen werden dabei in der Dateibenennung berücksichtigt, sodass eine einfache Suche nach Vertragsunterlagen möglich ist.

Durch die OCR-Texterkennung können zusätzlich alle Inhalte per Volltextsuche durchsucht werden.