Digitales Archiv

Ein digitales Archiv ist die moderne, intelligente Alternative zur analogen Ablage von Aktenordnern und sämtlichen Dokumenten in Papierform. Anstatt der Berge an Akten, Ordnern und Mappen, die in Ihren Schränken kostbaren Platz wegnehmen, haben Sie alle Unterlagen strukturiert auf Ihrem Computer. Es handelt sich um ein datenbankbasiertes Informationssystem zur Speicherung und Verwaltung von Daten und Informationen.

Wir scannen dafür ihre Papierdokumente in höchster Bildqualität. In einem digitalen Archiv können Sie gescannte Papiere problemlos mit elektronischen Daten (z.B. PDF-Dateien) zusammenführen und in einem gemeinsamen Dokumentenpool zentral aufbewahren. Sämtliche Dokumente ihres Archivs werden langfristig gespeichert und können übersichtlich verwaltet und per Volltextsuche durchsucht werden. Alle Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten haben die Möglichkeit, ortsunabhängig auf alle Daten zuzugreifen. Zudem werden Anforderungen der Revisionssicherheit und Datenschutz umfänglich erfüllt. Neben der elektronischen Aufbewahrung von Textdokumenten lassen sich auch Fotos, Videos sowie Pläne und Zeichnungen oder historische Dokumente in einem digitalen Archivierungssystem speichern und Medienbrüche gänzlich vermeiden.

Ein digitales Archiv bietet sowohl im Arbeitsalltag als auch für die Langzeitarchivierung zahlreiche Vorteile und Nutzen. Die digitale Transformation hat die Optimierung von Prozessen und Erleichterung des Arbeitsalltags bei Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen zum Ziel. Zusammenfassend ausgedrückt liegen die Stärken der digitalen Dokumentenverwaltung in den Bereichen Geschwindigkeit, Flexibilität, Kostenreduzierung und Sicherheit. - Faktoren mit hoher Priorität in der Geschäftswelt, welche zukünftig weiter an Bedeutung gewinnen werden. Sie profitieren in jedem Fall von den Vorteilen der Anlage eines digitalen Archivs.

Ein digitales Archiv ist:

Platzsparend: Durch das Erstellen eines digitalen Archivs können Sie bis zu 99% des Stauraums sparen, welcher zuvor mit Aktenordnern belegt war. Bis zu 400 Ordner lassen sich auf einer DVD speichern. Das Speichervolumen auf Servern oder in der Cloud ist nahezu unbegrenzt. Sie sparen Lagerkosten und können den zurückgewonnenen Platz anderweitig nutzen.

Ortsunabhängig: Im Gegensatz zu einem physischen Archiv, ist ein Archiv in digitaler Form vollkommen ortsungebunden. Sie haben von überall vollen Zugriff auf ihre Daten - in Zeiten von Homeoffice und Remote-Work ein unverzichtbarer Vorzug.

Durchsuchbar - Finden statt Suchen: Mit der Suchfunktion eines digitalen Archivs können Sie wertvolle Zeit sparen, da dem lästigen Aktenwälzen endlich ein Ende gesetzt wird. Digitalisierte Dokumente sind dank Indizierung, OCR und Volltextsuche komplett recherchefähig und übersichtlich strukturiert. Geben Sie einen Suchbegriff ein und finden Sie ihn innerhalb von Sekunden - über den gesamten Archivbestand

Vernetzt: Unabhängig vom jeweiligen Standort und bevorzugtem Endgerät (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone) können Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten zeitgleich und dezentral auf das digitale Archiv zugreifen.

Stets aktuell: Dank der Versionisierung haben alle Benutzer immer Zugriff auf die aktuellen Dokumente. Sie haben zudem die Möglichkeit auch für Projekte mit mehreren externen Akteuren – beispielsweise Lieferanten – einen gemeinsamen Dokumentenpool anzulegen und Dokumente zu teilen. Ein Vorteil den nur ein digitales Archiv bietet.

Effizient: Im Vergleich zu einem herkömmlichen Archiv sind die Verwaltungsprozesse in einem digitalen Archiv schlank und schnell. Durchlaufzeiten von Dokumenten werden minimiert, Verwaltungsprozesse optimiert. Auch Betriebs- und Steuerprüfungen lassen sich dank des digitalen Archivs rasch und unkompliziert durchführen.

Sicher: Daten und Dokumente für die Langzeitarchivierung in digitaler Form zu speichern, schützt Sie vor physischen Einflüssen, wie Feuchtigkeit, Schimmel, Feuer oder Verschmutzung. Die Haltbarkeit wird dadurch immens erhöht. Durch die Sicherung ihrer Dokumentenscans auf Datenträgern oder Servern sind Sie deutlich sicherer vor Verlust geschützt als in physischer Form. Auch gegenüber dem Diebstahl von Daten und dem Zugriff unberechtigter Personen ist das digitale Archiv im Vorteil. Darüber hinaus sind Sie bei der Nutzung eines digitalen Archivierungssystems auch in Sachen Revisionssicherheit, Datenschutz und sonstigen Compliance-Anforderungen auf der sicheren Seite.

Nachhaltig: Die Umstellung auf ein digitales Archiv und ein papierloses Büro hat zahlreiche Vorteile, die auf die gleichzeitige Reduzierung von Kosten und Steigerung der Effizienz abzielen, doch auch Aspekte der Nachhaltigkeit stehen im Fokus. Die ressourcenschonende Nutzung digitaler Archivierungssysteme spart enorme Mengen an Papier und wirkt sich auch positiv auf den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens aus.

Stellen Sie jetzt die Weichen für das papierlose Büro und vertrauen Sie Smart Store als erfahrenem Scan-Serviceanbieter die Digitalisierung ihres Archivs an. Die Vorteile sprechen für sich.

Um Ihre digitale Ablage effizient und sicher verwalten zu können, ist der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) sehr zu empfehlen. In einem DMS werden sämtliche elektronischen Dokumente und Belege zentral gespeichert. Gescannte Unterlagen lassen sich auf diese Weise problemlos mit elektronisch erzeugten Dokumenten (z.B. E-Mails) zusammenführen. Alle Belege sind jederzeit ortsunabhängig abrufbar.

Besonders hervorzuheben, ist die komfortable Recherche in einem DMS-basierten digitalen Archiv. Jedem Dokument werden zur leichten Auffindbarkeit Schlagwörter (Indizes) und Metadaten zugewiesen. Diese können beispielsweise der Dokumententyp, Titel, Autor oder das Datum sein. Die Kategorisierung von Belegen erleichtert zudem die Verwaltung großer Datenmengen und reduziert Durchlaufzeiten enorm.

Wonach Sie in einem analogen Archiv lange und mühsam suchen mussten, finden Sie in einem digitalen Archiv mit Hilfe von Archivierungssoftware in kürzester Zeit. Dokumentenmanagement Systeme sind problemlos mit Enterprise Resource Planning Systemen (ERP) und Enterprise Content Management Systemen koppelbar.

Wir archivieren für jedes DMS

Wir arbeiten softwareunabhängig und bieten für jeden Anwendungszweck und jedes DMS eine passende Lösung an. Wir schnüren für Sie ein Servicepaket, welches speziell auf Ihre Anforderungen an ein digitales Archiv abgestimmt ist. Die Erstellung der Texterkennung mittels OCR (Optical Character Recognition) ist dabei stets enthalten.

Wir scannen Ihre Aktenordner und erzeugen unter anderem PDF-Dateien sowie Images in den Dateiformaten TIFF oder JPG. Die Importdateien entsprechen der Struktur, die Ihre Archivsoftware in seiner Schnittstelle vorgibt, um extern erzeugte Dokumente und Indizes zu importieren.

Wir können Ihnen Importdateien als XML zu jedem erzeugten Image, als Datendatei für den gesamten Datenbestand, als Excel-, CSV- oder auch als spezielle DAT-Datei zur Verfügung stellen. Alle erzeugten Daten werden auf einem gesicherten SFTP-Server zum Download zur Verfügung gestellt.

Online-Archiv von DocuWare

Sollten Sie noch kein DMS zur Steuerung Ihres Archivsystems nutzen aber daran interessiert sein, beraten wie Sie gerne. Als DocuWare Cloud Partner bieten wir Ihnen zusätzlich zur Digitalisierung Ihres Archivs auch die Einführung des leistungsstarken und bewährten Dokumentenmanagement Systems von DocuWare. Die Softwarelösung von DocuWare beinhaltet ein Cloud-basiertes Online-Archiv für eine rechtskonforme und revisionssichere Archivierung und bietet zahlreiche Möglichkeiten, den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Das DMS von DocuWare ist skalierbar und kann an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden und bieten eine weitreichende Flexibilität. Die Archivierungssoftware punktet zudem mit intuitiv umsetzbaren Automatisierungen von Workflows und sonstigen Arbeitsabläufen. Die Nutzung von DocuWare gewährleistet die unkomplizierte Umsetzung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.

PDF Verzeichnisstruktur

Aber auch wenn Sie keine spezielle Archivsoftware einsetzen, können Sie Ihre Belege in ein digitales Archiv überführen. Wir erzeugen für Sie eine übersichtliche hierarchische Verzeichnisstruktur (Baumstruktur). Digitale Schriftstücke werden dabei einzelnen Knotenpunkten zugewiesen, welche beispielsweise nach Abteilungen, Projekten oder Belegarten eingeteilt werden können.

Erfasste Metadaten und Indizes werden den digitalisierten Dokumenten zugeordnet und ermöglichen eine schnelle Recherche in einem digitalen Archiv unter Zuhilfenahme der Suchfunktion. Auch in einem digitalen Archiv ohne den Einsatz einer Archivierungssoftware schafft eine klare Struktur Ordnung und einfache Bedienbarkeit im Umgang mit der digitalen Dokumentenablage.

Mit dem Digitalen Posteingang von Smart-Store können Sie auch Ihre Briefpost tagesaktuell digitalisieren lassen und im digitalen Archiv mit weiteren elektronischen Geschäftsbelegen zusammenführen. Damit entfallen zeit- und kostenintensive Prozesse der Bearbeitung der täglichen Eingangspost und ihre Briefsendungen sind allen Mitarbeitern ortsunabhängig in kürzester Zeit zugänglich.

Der Digitale Posteingang ist die perfekte Ergänzung zu einem digitalen Archiv und ein zentraler Baustein eines papierlosen Büros. Eingehende Post lässt sich mühelos in Ihre digitalen Workflows einbinden und dank des Einsatzes von OCR-Software per Volltextsuche durchsuchen.

Ein digitales Archiv stellt eine ganzheitliche Lösung der elektronischen Dokumentenarchivierung dar. Somit lassen sich grundsätzlich sämtliche gescannten Geschäftsbelege und Daten in einem digitalen Archiv speichern.

Die Anlage eines digitalen Archivs eignet sich dabei insbesondere für die Langzeitaufbewahrung ehemals analoger Dokumente, wie Aktenordner und Bestandsakten aus Altarchiven, welche der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Dokumentenscans erstellen wir im Dateiformat PDF/A und sind daher nicht veränderbar.

Seit nun mehr als 25 Jahre realisieren wir anspruchsvolle Digitalisierungsprojekte für renommierte Kunden aus ganz Deutschland. Dabei haben wir uns eine umfassende Expertise im Bereich Scannen und Archivieren von Akten, Ordnern und jeglichen Dokumentenablagen erarbeitet. Unser Scanservice digitalisiert für Sie sämtliche Geschäftsbelege und Papierdokumente in den DIN Formaten DIN A7 bis DIN A0.

Wir sind unter anderem erfahren im Scannen und Archivieren von:

• Rechnungen & Quittungen
• Buchhaltung
• Lieferscheine & Frachtpapiere
• Schriftverkehr & Korrespondenz
• Technische Unterlagen & Dokumentationen
• Personalakten
• Pläne & Zeichnungen (auch Großformat)
• Patientenakten
• Mietakten
• Bauakten
• Immobilienakten
• Insolvenzunterlagen

Für die revisionssichere Archivierung ihrer Belege sieht der Gesetzgeber eine Reihe von Anforderungen vor, welche für die Nutzung eines digitalen Archivs erfüllt sein müssen, um Wirtschaftsprüfern einen problemlosen Zugang zu benötigten Unterlagen zu ermöglichen. Als ISO-zertifizierter und erfahrener Scandienstleister wissen wir um die Bedeutung der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben bei der digitalen Archivierung und helfen Ihnen zuverlässig dabei, alle Dokumente rechtssicher aufzubewahren.

Zu den wichtigsten Punkte der GoBD in Bezug auf die digitale Dokumentenaufbewahrung zählen:

• Ordnung
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Im Rahmen unseres Scanservices garantieren wir Ihnen eine rechtlich einwandfreie Archivierung Ihrer Ordner und Belege. Die Speicherung von digitalisierten Dokumenten erfolgt im unveränderbaren Dateiformat PDF/A. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen auch eine Verfahrensdokumentation, wie Sie vom Gesetzgeber für ersetzendes Scannen vorgeschrieben ist.

Darüber hinaus sind Dokumentenmanagement Systeme darauf ausgelegt, gesetzliche Anforderungen vollumfänglich zu erfüllen. Beispielsweise verfügt das Online-Archiv von DocuWare über georedundante Backup-Systeme zum Schutz vor Datenverlust, Zugriffskontrollen, um unberechtigten Nutzern den Zugriff zu verweigern und Funktionen zur Dokumentation aller vorgenommenen Vorgänge und Änderungen. Auch Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind mit Hilfe von DocuWare problemlos umsetzbar. Ein digitales Archiv mit DMS macht ihr Arbeitsleben leichter.

Datenschutz

Als Scandienstleister arbeiten wir mit vertraulichen Dokumenten, welche häufig sensible und personenbezogene Daten beinhalten. Datenschutz und Sicherheit haben daher bei uns höchste Priorität. Wir garantieren die Sicherheit Ihrer Daten bei jedem Arbeitsschritt.

Die Geheimhaltung gewährleisten wir über ein Non-Disclosure-Agreement. Zudem erhalten Sie eine Auftragsverarbeitung-Vereinbarung (AVV), welche den Umgang mit den verarbeiteten persönlichen Daten regelt. Alle Datenschutzmaßnahmen werden bei uns im Haus durch unsere IHK-zertifizierte Datenschutzbeauftrage überwacht. Als ISO-zertifizierter Scandienstleister nach 9001:2015 garantieren wir höchste Qualitätsstandards in allen Bereichen.

Ein digitales Archiv aufzubauen ist ein komplexer Vorgang, der neben Fachexpertise und Know-How vor allem auch den Einsatz hochwertiger Hard- und Software erfordert. Möchten Sie ein digitales Archiv privat für Ihre Ablage zu Hause aufbauen, werden Sie mit einem handelsüblichen Scanner eines Multifunktionsdruckers schon einen enorm Aufwand betreiben müssen.

Für den Aufbau eines digitalen Archivs für Ihr Unternehmen steht der Zeitaufwand für dieses Vorgehen in keinem Verhältnis. Wenn Sie uns als Scandienstleister damit beauftragen, ihr digitales Archiv zu erstellen, bieten wir Ihnen ein Komplettpaket. Wir übernehmen alle Leistungen und Services die notwendig sind, um Ihre Akten und Ordner digital zu archivieren.

Wir verstehen unser Handwerk und finden individuelle Lösungen, die passgenau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Folgende Liste gibt einen Überblick über den Ablauf der Erstellung eines digitalen Archivs, der Tiefe der angebotenen Leistungen sowie der technischen Anforderungen, die wir erfüllen.

Die konkreten Preise für die Digitalisierung und Archivierung ihres physischen Archivs hängen von Ihren individuellen Ansprüchen an die Archivierung sowie Umfang und Zustand der Belege ab. Eine detaillierte Aufstellung der preisrelevanten Faktoren sowie der einzelnen Kostenpunkte für den Aufbau eines digitalen Archivs finden Sie hier.

Den effektivste Weg, um Kosten und Aufwand für die Archivierung zu ermitteln, stellt eine kostenlose und unverbindliche Probearchivierung dar. Eine Probearchivierung bietet uns die Möglichkeit, Ihre Akten und Ordner kennenzulernen und den notwendigen Aufwand festzustellen. Sie erhalten dabei die Möglichkeit, sich mit dem Ergebnis der Digitalisierung vertraut zu machen und ggf. weitere Alternativen mit uns zu besprechen. Für eine Probearchivierung senden Sie uns einen Ordner pro Belegart, den wir einmal komplett digitalisieren. Sie erhalten ein ausführliches Angebot mit Vorschlägen zur Umsetzung, sowie die digitalen Daten und selbstverständlich den Original-Probeordner zurück. Ihr komplettes Archiv digitalisieren wir gerne zu vorher vereinbarten Festpreisen.

Wir liefern digitale Archive für Kunden aus ganz Deutschland und aus allen Branchen. Von 10 Ordnern bis hin zu mehreren Tausend Ordnern digitalisieren wir komplette Archive oder bieten unsere Scanservices für den Tagesaktuellen Bedarf.

Wenn Sie sich für die Digitalisierung und den Aufbau Ihres digitalen Archives interessieren, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und wir finden für Sie die optimale Lösung.