Digitales Archiv

Ein digitales Archiv ist ein elektronisches System zur (Langzeit-) Speicherung, Organisation und Verwaltung von digitalen Dokumenten, Dateien oder Medien in Unternehmen oder Behörden.  Im Gegensatz zu traditionellen Papierarchiven ermöglicht ein digitales Archiv das datenbankgestützte Archivieren von Informationen. Digital erzeugte Dokumente können zusammen mit digitalisierten Unterlagen an einem zentralen Speicherort abgelegt werden.

Digitale Archive fungieren als Informationssysteme, die sowohl den visuellen Aspekt eines Dokuments, wie etwa eine eingescannte Rechnung, als auch strukturierte Daten wie Rechnungsnummer und -datum enthalten. Diese Struktur ermöglicht die gezielte Suche durch Datenabfragen und verbessert die effiziente Verwaltung von Informationen.

Neben der elektronischen Aufbewahrung von Textdokumenten können auch Fotos, Videos, Pläne, Zeichnungen und historische Dokumente medienbruchfrei in einem digitalen Archivierungssystem gespeichert werden.

Ein digitales Archiv dient der dauerhaften elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten, Bildern und sonstigen digitalem Archivgut. Statt physischer Akten, Ordner und Mappen, die wertvollen Stauraum beanspruchen, sind Ihre gesamten Bestände an Unterlagen übersichtlich auf Ihrem Computer gespeichert.

Unterlagen, welche nicht mehr oder nur noch selten benötigt werden, aber weiterhin aufbewahrungspflichtig sind, können platzsparend und rechtskonform nach Vorgaben der GoBD aufbewahrt werden. Mitarbeiter haben jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf geschäftliche Dokumente, was besonders für Außendienstmitarbeiter oder solche im Homeoffice von Vorteil ist.

Durch schnellen Zugriff auf das Archiv können sie mithilfe von Datenbankabfragen Unterlagen rasch finden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, neue Schriftstücke oder Medien hinzuzufügen, zu teilen und direkt in Ihre Dokumenten-Workflows zu integrieren.

Durch diese Maßnahme entfallen zeitraubende Recherchen in Aktenschränken und das Durchblättern von Ordnern vollständig.

Digitale Archivierung unterliegt rechtlichen Anforderungen, um die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Daten zu gewährleisten. Das bedeutet, dass Daten und Informationen während des gesamten Zeitraums der Archivierung u.a. leicht auffindbar und lesbar sein müssen. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die archivierten Unterlagen unverändert bleiben. und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Die genauen Vorgaben sind in den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (kurz GoBD) festgehalten.

Erfahren Sie mehr zum Thema GoBD und Revisionssicherheit auf unserer Infoseite GoBD-konforme Archivierung.

Digitale Archive sind:

Platzsparend: Sparen Sie bis zu 99% des Stauraums, welcher zuvor mit Aktenordnern belegt war. Bis zu 400 Ordner lassen sich auf einer DVD speichern. Das Speichervolumen auf Servern oder in der Cloud ist nahezu unbegrenzt. Sie sparen Lagerkosten und können den zurückgewonnenen Platz anderweitig nutzen.

Ortsunabhängig: Sie haben von überall vollen Zugriff auf Ihre gesamten Bestände an Akten und Dokumenten - in Zeiten von Homeoffice und Remote-Work ein unverzichtbarer Vorzug.

Finden statt Suchen: Mit Hilfe der Suchfunktion können Sie wertvolle Zeit sparen, da dem lästigen Aktenwälzen endlich ein Ende gesetzt wird. Digitalisierte Dokumente sind dank Indizierung, OCR und Volltextsuche komplett recherchefähig und übersichtlich strukturiert. Geben Sie einen Suchbegriff ein und finden Sie ihn innerhalb von Sekunden - über den gesamten Archivbestand

Vernetzt: Unabhängig vom jeweiligen Standort und bevorzugtem Endgerät (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone) können Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten zeitgleich und dezentral auf Archivbestände zugreifen.

Stets aktuell: Dank der Versionisierung haben alle Benutzer immer Zugriff auf die aktuellen Dokumente. Sie haben zudem die Möglichkeit auch für Projekte mit mehreren externen Akteuren – beispielsweise Lieferanten – einen gemeinsamen Dokumentenpool anzulegen und Dokumente zu teilen.

Effizient: Im Vergleich zu einem herkömmlichen Archiv sind die Verwaltungsprozesse in einem digitalen Archiv schlank und schnell. Durchlaufzeiten von Dokumenten werden minimiert, Verwaltungsprozesse optimiert. Auch Betriebs- und Steuerprüfungen lassen sich dank des digitalen Archivs rasch und unkompliziert durchführen.

Sicher: Daten und Dokumente für die Langzeitarchivierung in digitaler Form zu speichern, schützt Sie vor physischen Einflüssen, wie Feuchtigkeit, Schimmel, Feuer oder Verschmutzung und sind somit deutlich sicherer vor Verlust geschützt als in physischer Form. Auch gegenüber dem Diebstahl von Daten, unberechtigtem Zugriff sowie der Einhaltung von Compliance-Anforderungen sind digitale Archive im Vorteil.

Nachhaltig: Die ressourcenschonende Nutzung digitaler Archivierungssysteme spart enorme Mengen an Papier und wirkt sich auch positiv auf den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens aus.

Digitale Archive stellen ganzheitliche Lösung der elektronischen Dokumentenarchivierung dar. Somit lassen sich grundsätzlich sämtliche gescannten Geschäftsbelege und Daten elektronisch speichern.  Im Rahmen des Ersetzenden Scannens erlaubt der Gesetzgeber die rein digitale Aufbewahrung gescannter Geschäftsunterlagen sowie deren anschließende Vernichtung - mit Ausnahmen. Ausgewählte Beleg- und Dokumenten müssen weiterhin über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist im Original verwahrt werden.

Somit können alle Geschäftsunterlagen digitalisiert und elektronisch archiviert werden, es dürfen aber nicht alle Originale vernichtet werden!

Folgende Unterlagen müssen u.a. als Papieroriginal aufbewahrt werden:

• Urkunden
• Zollunterlagen
• Notarielle Verträge
• Jahresabschlüsse
• Eröffnungsbilanzen

Basis für digitale Aktenführung

Die Digitalisierung Ihrer Aktenordner und deren Speicherung in einem digitalen Archiv bilden die Grundlage für die Nutzung digitaler Akten. Gescannte Geschäftsunterlagen werden gemeinsam mit originären elektronischen Daten in einem zentralen Dokumentenpool abgelegt. Mit Hilfe eines digitalen Aktenplans können einzelne Belege einer oder mehrerer e-Akten zugeordnet werden.

Die digitale Aktenführung ist für folgende Aktenarten besonders sinnvoll:

• Mieterakten
• Bauakten
• Personalakten
• Patientenakten

Der Übergang zu einem digitalen Archiv ist nicht nur eine strategische Entscheidung, sondern erfordert auch die Implementierung einer Software für die Archivverwaltung in Form eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS).

Um eine unkomplizierte Recherche zu ermöglichen, werden jedem Dokument Schlagwörter (Indizes) sowie Metadaten zugeordnet. Diese können beispielsweise den Dokumententyp, den Titel, den Autor oder das Datum umfassen. Die Kategorisierung von Unterlagen erleichtert zudem die effiziente Verwaltung großer Datenmengen und führt zu erheblichen Reduzierungen der Bearbeitungszeiten.

Ein zusätzliches Argument für die Einführung eines DMS besteht darin, die Verknüpfung der Systeme zu erleichtern, die in Ihrem Unternehmen im täglichen Betrieb verwendet werden. Dokumentenmanagement-Systeme können reibungslos über Schnittstellen mit Enterprise Resource Planning Systemen (ERP), Enterprise Content Management Systemen oder auch Business-Intelligence-Lösungen gekoppelt werden.

Die Automatisierung und Steuerung Ihrer Unternehmensinternen Workflows ist eine der großen Stärken von DMS-Lösungen.

Vorteile von Archivierungssoftware

• Sicherheitsfunktionen: Zugriffsschutz, Versionisierung, Backup etc.
• Skalierbarkeit
• Integration in bestehende Systeme
• technischer Support durch Anbieter
• Prozessautomatisierungen

Dokumentenmanagement-Systeme sind normalerweise als "On-Premise-Versionen" verfügbar, bei denen das Archivgut lokal auf den Servern eines Unternehmens gespeichert wird, oder als Cloud-Archiv mit webbasiertem Speicherzugriff.

DocuWare DMS

Sollten Sie noch kein DMS zur Steuerung Ihres Archivsystems nutzen aber daran interessiert sein, beraten wie Sie gerne. Als DocuWare Cloud Partner bieten wir Ihnen zusätzlich zur Digitalisierung Ihres Archivs auch die Einführung des leistungsstarken und bewährten Dokumentenmanagement Systems von DocuWare. Die Softwarelösung von DocuWare beinhaltet eine Cloud-basiertes Archivierungslösung für eine rechtskonforme und revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Bestände an Unterlagen und Akten.

Aber auch wenn Sie keine spezielle Archivsoftware einsetzen, können Sie Ihre Belege in ein digitales Archivsystem überführen. Wir erzeugen für Sie eine übersichtliche hierarchische Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) vollindizierter PDF-Dateien. Digitale Schriftstücke werden dabei einzelnen Knotenpunkten zugewiesen, welche beispielsweise nach Abteilungen, Projekten oder Belegarten eingeteilt werden können.

Erfasste Metadaten und Indizes werden den digitalisierten Dokumenten zugeordnet und ermöglichen eine schnelle Recherche unter Zuhilfenahme der Suchfunktion. Auch ohne den Einsatz einer Archivierungssoftware schafft eine klare Struktur Ordnung und einfache Bedienbarkeit im Umgang mit der elektronischen Dokumentenablage.