Digitales Archiv

Ein digitales Archiv dient der dauerhaften elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten, Bildern und sonstigen digitalem Archivgut. Statt physischer Akten, Ordner und Mappen, die wertvollen Stauraum beanspruchen, sind alle Unterlagen übersichtlich auf Ihrem Computer gespeichert.

Digitale Archive sind datenbankgestützte Informationssysteme für die medienbruchfreie Speicherung und Verwaltung Ihrer gesamten Bestände an Unterlagen und Dokumenten. Gescannte Archivmaterialien können mühelos mit elektronischen Daten kombiniert und in einem gemeinsamen Dokumentenpool zentral verwahrt werden.

Neben der elektronischen Aufbewahrung von Textdokumenten können auch Fotos, Videos, Pläne, Zeichnungen und historische Dokumente in einem digitalen Archivierungssystem gespeichert werden.

Dank Volltextsuche und gezielter Datenabfragen haben Sie einen schnellen und einfachen Zugriff auf Ihr elektronisches Archivgut sowie alle digitalisierten Aktenbestände. Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten können von jedem Ort aus auf das Archivgut zugreifen.

Außerdem werden Anforderungen an Revisionssicherheit und Datenschutz vollständig erfüllt.

Digitale Archive können in unterschiedlichen Formen vorliegen, beispielsweise in Form einer lokalen Verzeichnisstruktur oder als softwarebasierte Cloudlösung.

Digitale Archive sind:

Platzsparend: Sparen Sie bis zu 99% des Stauraums, welcher zuvor mit Aktenordnern belegt war. Bis zu 400 Ordner lassen sich auf einer DVD speichern. Das Speichervolumen auf Servern oder in der Cloud ist nahezu unbegrenzt. Sie sparen Lagerkosten und können den zurückgewonnenen Platz anderweitig nutzen.

Ortsunabhängig: Sie haben von überall vollen Zugriff auf Ihre gesamten Bestände an Akten und Dokumenten - in Zeiten von Homeoffice und Remote-Work ein unverzichtbarer Vorzug.

Finden statt Suchen: Mit Hilfe der Suchfunktion können Sie wertvolle Zeit sparen, da dem lästigen Aktenwälzen endlich ein Ende gesetzt wird. Digitalisierte Dokumente sind dank Indizierung, OCR und Volltextsuche komplett recherchefähig und übersichtlich strukturiert. Geben Sie einen Suchbegriff ein und finden Sie ihn innerhalb von Sekunden - über den gesamten Archivbestand

Vernetzt: Unabhängig vom jeweiligen Standort und bevorzugtem Endgerät (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone) können Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten zeitgleich und dezentral auf Archivbestände zugreifen.

Stets aktuell: Dank der Versionisierung haben alle Benutzer immer Zugriff auf die aktuellen Dokumente. Sie haben zudem die Möglichkeit auch für Projekte mit mehreren externen Akteuren – beispielsweise Lieferanten – einen gemeinsamen Dokumentenpool anzulegen und Dokumente zu teilen.

Effizient: Im Vergleich zu einem herkömmlichen Archiv sind die Verwaltungsprozesse in einem digitalen Archiv schlank und schnell. Durchlaufzeiten von Dokumenten werden minimiert, Verwaltungsprozesse optimiert. Auch Betriebs- und Steuerprüfungen lassen sich dank des digitalen Archivs rasch und unkompliziert durchführen.

Sicher: Daten und Dokumente für die Langzeitarchivierung in digitaler Form zu speichern, schützt Sie vor physischen Einflüssen, wie Feuchtigkeit, Schimmel, Feuer oder Verschmutzung und sind somit deutlich sicherer vor Verlust geschützt als in physischer Form. Auch gegenüber dem Diebstahl von Daten, unberechtigtem Zugriff sowie der Einhaltung von Compliance-Anforderungen sind digitale Archive im Vorteil.

Nachhaltig: Die ressourcenschonende Nutzung digitaler Archivierungssysteme spart enorme Mengen an Papier und wirkt sich auch positiv auf den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens aus.

Um Ihre digitale Ablage effizient und sicher verwalten zu können, ist der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) sehr zu empfehlen. In einem DMS werden sämtliche elektronischen Dokumente und Belege zentral gespeichert. Gescannte Unterlagen lassen sich auf diese Weise problemlos mit elektronisch erzeugten Dokumenten (z.B. E-Mails) zusammenführen. Alle Belege sind jederzeit ortsunabhängig abrufbar.

Besonders hervorzuheben, ist die komfortable Suche in einem DMS-basierten digitalen Archiv. Jedem Dokument werden zur leichten Recherche Schlagwörter (Indizes) und Metadaten zugewiesen. Diese können beispielsweise der Dokumententyp, Titel, Autor oder das Datum sein. Die Kategorisierung von Belegen erleichtert zudem die Verwaltung großer Datenmengen und reduziert Durchlaufzeiten enorm.

Wonach Sie in einem analogen Archiv lange und mühsam suchen mussten, finden Sie in einem digitalen Archiv mit Hilfe von Archivierungssoftware in kürzester Zeit. Dokumentenmanagement Systeme sind über Schnittstellen problemlos mit Enterprise Resource Planning Systemen (ERP) und Enterprise Content Management Systemen koppelbar.

Wir archivieren für jedes DMS

Wir arbeiten softwareunabhängig und bieten für jeden Anwendungszweck und jedes DMS eine passende Lösung an. Wir schnüren für Sie ein Servicepaket, welches speziell auf Ihre Anforderungen an ein digitales Archiv abgestimmt ist. Die Erstellung der Texterkennung mittels OCR (Optical Character Recognition) ist dabei stets enthalten.

Wir scannen Ihre Aktenordner und erzeugen unter anderem PDF-Dateien sowie Images in den Dateiformaten TIFF oder JPG. Die Importdateien entsprechen der Struktur, die Ihre Archivsoftware in seiner Schnittstelle vorgibt, um extern erzeugte Dokumente und Indizes zu importieren.

Wir können Ihnen Importdateien u.a. im Format XML CSV, XLS, JSON oder JPL erstellen. Alle Daten werden auf einem gesicherten SFTP-Server zum Download zur Verfügung gestellt.

DocuWare DMS

Sollten Sie noch kein DMS zur Steuerung Ihres Archivsystems nutzen aber daran interessiert sein, beraten wie Sie gerne. Als DocuWare Cloud Partner bieten wir Ihnen zusätzlich zur Digitalisierung Ihres Archivs auch die Einführung des leistungsstarken und bewährten Dokumentenmanagement Systems von DocuWare. Die Softwarelösung von DocuWare beinhaltet eine Cloud-basiertes Archivierungslösung für eine rechtskonforme und revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Bestände an Unterlagen und Akten.

PDF Verzeichnisstruktur

Aber auch wenn Sie keine spezielle Archivsoftware einsetzen, können Sie Ihre Belege in ein digitales Archiv überführen. Wir erzeugen für Sie eine übersichtliche hierarchische Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) vollindizierter PDF-Dateien. Digitale Schriftstücke werden dabei einzelnen Knotenpunkten zugewiesen, welche beispielsweise nach Abteilungen, Projekten oder Belegarten eingeteilt werden können.

Erfasste Metadaten und Indizes werden den digitalisierten Dokumenten zugeordnet und ermöglichen eine schnelle Recherche unter Zuhilfenahme der Suchfunktion. Auch ohne den Einsatz einer Archivierungssoftware schafft eine klare Struktur Ordnung und einfache Bedienbarkeit im Umgang mit der elektronischen Dokumentenablage.

Digitale Archive stellen ganzheitliche Lösung der elektronischen Dokumentenarchivierung dar. Somit lassen sich grundsätzlich sämtliche gescannten Geschäftsbelege und Daten elektronisch speichern.

Die Anlage eines digitalen Archivs eignet sich dabei insbesondere für die Langzeitaufbewahrung ehemals analoger Dokumente, wie Aktenordner und Bestandsakten aus Altarchiven, welche der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Dokumentenscans erstellen wir im Dateiformat PDF/A und sind daher nicht veränderbar.

Unser Scanservice digitalisiert für Sie sämtliche Geschäftsbelege und Papierdokumente in den DIN Formaten DIN A7 bis DIN A0.

Wir sind unter anderem erfahren im Scannen und Archivieren von:

• Rechnungen & Quittungen
• Buchhaltung
• Lieferscheine & Frachtpapiere
• Schriftverkehr & Korrespondenz
• Technische Unterlagen & Dokumentationen
• Personalakten
• Pläne & Zeichnungen (auch Großformat)
• Patientenakten
• Mietakten
• Bauakten
• Immobilienakten
• Insolvenzunterlagen

Für die revisionssichere Archivierung ihrer Belege sieht der Gesetzgeber eine Reihe von Anforderungen vor, welche für die Nutzung eines digitalen Archivs erfüllt sein müssen, um Wirtschaftsprüfern einen problemlosen Zugang zu benötigten Unterlagen zu ermöglichen. Als ISO-zertifizierter und erfahrener Scandienstleister wissen wir um die Bedeutung der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben bei der digitalen Archivierung und helfen Ihnen zuverlässig dabei, alle Dokumente rechtssicher aufzubewahren.

Zu den wichtigsten Punkte der GoBD in Bezug auf die digitale Dokumentenaufbewahrung zählen:

• Ordnung
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Im Rahmen unseres Scanservices garantieren wir Ihnen eine rechtlich einwandfreie Archivierung Ihrer Ordner und Belege. Die Speicherung von digitalisierten Dokumenten erfolgt im unveränderbaren Dateiformat PDF/A. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen auch eine Verfahrensdokumentation, wie Sie vom Gesetzgeber für ersetzendes Scannen vorgeschrieben ist.

Darüber hinaus sind Dokumentenmanagement Systeme darauf ausgelegt, gesetzliche Anforderungen vollumfänglich zu erfüllen. Beispielsweise verfügt das Online-Archiv von DocuWare über georedundante Backup-Systeme zum Schutz vor Datenverlust, Zugriffskontrollen, um unberechtigten Nutzern den Zugriff zu verweigern und Funktionen zur Dokumentation aller vorgenommenen Vorgänge und Änderungen. Auch Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind mit Hilfe von DocuWare problemlos umsetzbar. Ein digitales Archiv mit DMS macht ihr Arbeitsleben leichter.

Datenschutz

Als Scandienstleister arbeiten wir mit vertraulichen Dokumenten, welche häufig sensible und personenbezogene Daten beinhalten. Datenschutz und Sicherheit haben daher bei uns höchste Priorität. Wir garantieren die Sicherheit Ihrer Daten bei jedem Arbeitsschritt.

Die Geheimhaltung gewährleisten wir über ein Non-Disclosure-Agreement. Zudem erhalten Sie eine Auftragsverarbeitung-Vereinbarung (AVV), welche den Umgang mit den verarbeiteten persönlichen Daten regelt. Alle Datenschutzmaßnahmen werden bei uns im Haus durch unsere IHK-zertifizierte Datenschutzbeauftrage überwacht. Als ISO-zertifizierter Scandienstleister nach 9001:2015 garantieren wir höchste Qualitätsstandards in allen Bereichen.

Ein digitales Archiv aufzubauen ist ein komplexer Vorgang, der neben Fachexpertise und Know-How vor allem auch den Einsatz hochwertiger Hard- und Software erfordert. Möchten Sie ein digitales Archiv privat für Ihre Ablage zu Hause aufbauen, werden Sie mit einem handelsüblichen Scanner eines Multifunktionsdruckers schon einen enorm Aufwand betreiben müssen.

Für den Aufbau eines digitalen Archivs für Ihr Unternehmen steht der Zeitaufwand für dieses Vorgehen in keinem Verhältnis. Wenn Sie uns als Scandienstleister damit beauftragen, ihr digitales Archiv zu erstellen, bieten wir Ihnen ein Komplettpaket. Wir übernehmen alle Leistungen und Services die notwendig sind, um Ihre Akten und Ordner digital zu archivieren.

Die konkreten Preise für die Digitalisierung und Archivierung ihres physischen Archivs hängen von Ihren individuellen Ansprüchen an die Archivierung sowie Umfang und Zustand der Belege ab.

Den effektivste Weg, um Kosten und Aufwand für die Archivierung zu ermitteln, stellt eine kostenlose und unverbindliche Probearchivierung dar. Eine Probearchivierung bietet uns die Möglichkeit, Ihre Akten und Ordner kennenzulernen und den notwendigen Aufwand festzustellen.

Sie erhalten dabei die Möglichkeit, sich mit dem Ergebnis der Digitalisierung vertraut zu machen und ggf. weitere Alternativen mit uns zu besprechen. Für eine Probearchivierung senden Sie uns einen Ordner pro Belegart, den wir einmal komplett digitalisieren. Sie erhalten ein ausführliches Angebot mit Vorschlägen zur Umsetzung, sowie die digitalen Daten und selbstverständlich den Original-Probeordner zurück. Ihr komplettes Archiv digitalisieren wir gerne zu vorher vereinbarten Festpreisen.

Wir liefern digitale Archive für Kunden aus ganz Deutschland und aus allen Branchen. Von 10 Ordnern bis hin zu mehreren Tausend Ordnern digitalisieren wir komplette Archive oder bieten unsere Scanservices für den Tagesaktuellen Bedarf.

Wenn Sie sich für die Digitalisierung und den Aufbau Ihres digitalen Archives interessieren, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und wir finden für Sie die optimale Lösung.