Digitales Archiv: So funktionieren digitale Archivierungssysteme

Die Schwächen der reinen PDF-Archivierung bei der Revisionssicherheit lassen sich mit einer entsprechenden Software auflösen. Schreibschutz, Zugriffsprotokollierung und Verfahrensdokumentation laufen dann automatisiert statt manuell.

Ein digitales Archivierungssystem, auch Archivsoftware, Archiv-Tool oder Archivsystem genannt, übernimmt automatisiert, was beim PDF-Archiv manuell sichergestellt werden muss. Dokumente werden nach der Ablage schreibgeschützt oder mit Prüfsummen versehen, jeder Zugriff und jede Änderung werden protokolliert. Über Volltextsuche und Indizierung finden Sie jedes Dokument in Sekunden wieder.

Ein zertifiziertes Archivierungssystem ist in der Regel bereits GoBD-konform, Zugriffe und Speichervorgänge werden automatisch protokolliert, inklusive integrierter Verfahrensdokumentation, bei geringeren Kosten als eine umfassendere Softwarelösung.

Grenzen der Archivsoftware

Viele Archivsoftware-Lösungen sorgen für eine rechtssichere Ablage aufbewahrungspflichtiger Geschäftsdokumente, die Integration in interne Workflows, Freigabeprozesse oder die Anbindung an andere Softwarelösungen ist oftmals nicht gegeben. Reine Archivierungstools dienen in erster Linie der revisionssicheren Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten.

Ein Dokumentenmanagement-System ist mehr als ein reines digitales Archiv. Es ist der zentrale Speicherpunkt für Ihre Dokumente, der sogenannte Single Point of Truth, von dem aus sich auch Workflows steuern lassen.

Statt Dokumente nur abzulegen, verbindet ein DMS sie mit den täglichen Abläufen in Ihrem Unternehmen und lässt sich zusätzlich mit anderen Softwarelösungen koppeln, etwa Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP), Enterprise-Content-Management-Systemen oder Business-Intelligence-Lösungen.

Eingehende Rechnungen durchlaufen automatisch einen Freigabeprozess, bevor sie archiviert werden. Verträge lassen sich abteilungsübergreifend bearbeiten, ohne dass Versionen verloren gehen oder mehrere Kopien im Umlauf sind. Zugriffsrechte vergeben Sie pro Nutzer oder Abteilung, sodass jeder genau die Dokumente sieht, die er für seine Arbeit braucht.

Vorteile eines DMS als digitales Archiv

• Ganzheitlicher Lebenszyklus: Vom Eingang über die Bearbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung läuft jedes Dokument in einem einzigen System.
• Granulare Zugriffsrechte: Jeder Nutzer oder jede Abteilung sieht genau die Dokumente, die für die eigene Arbeit relevant sind.
• Workflow-Automatisierung: Freigabeprozesse, Genehmigungen und Weiterleitungen laufen automatisch ab, ohne manuelle Zwischenschritte.
• Anbindung an bestehende Systeme: Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder BI-Lösungen verbinden Ihre Dokumente direkt mit den übrigen Unternehmensprozessen.
• Versionierung: Alle Beteiligten arbeiten stets an der aktuellen Fassung eines Dokuments, ältere Versionen bleiben nachvollziehbar erhalten.
• Kürzere Durchlaufzeiten: Automatisierte Prozesse und der Wegfall manueller Weiterleitung verkürzen die Bearbeitungszeit spürbar.
• Skalierbarkeit: Ein DMS wächst mit steigenden Dokumentenmengen und zusätzlichen Nutzern mit, ohne dass die Struktur neu aufgebaut werden muss.

Ausführliche Informationen finden Sie auf der Seite Dokumentenmanagement.

KI im digitalen Archivierungssystem: Vom Speicherort zur Wissensdatenbank

Der Einsatz künstlicher Intelligenz spielt auch im Bereich der Archivierungssysteme eine treibende Rolle. Das digitale Archiv der Zukunft wird mehr sein als ein zentraler Speicherort für Daten und Dokumente, es wird zu einer umfassenden, befragbaren Wissensdatenbank.

Recherchen laufen dann im Dialog ab, und auch Zusammenhänge zwischen einzelnen Dokumenten und Vorgängen werden sichtbar.

Lesen Sie dazu auch den Artikel: KI im Wissensmanagement.

Sonderfall hybride Archivierung

Manche Unternehmen behalten einen Teil ihrer Unterlagen analog und archivieren den Rest digital, etwa nach Alter oder Nutzungshäufigkeit gestaffelt.

Als Digitalisierungsdienstleister raten wir davon in der Regel ab:

• Verlustrisiko: Papierunterlagen bleiben anfällig für Feuer, Wasser oder Beschädigung.
• Platzbedarf: Ein Teil der Lagerfläche bleibt dauerhaft belegt.
• Doppelter Aufwand: Zwei parallele Systeme, Papier und digital, müssen gepflegt werden.
• Halber Nutzen: Der zentrale Zugriff samt Suchfunktion, der Hauptvorteil eines digitalen Archivs, greift nur für den digitalisierten Teil.

Hinweis: Unabhängig von der gewählten Form bleiben einige Dokumente ausgenommen: Urkunden, Zollunterlagen und notarielle Verträge sowie notarielle Verträge oder Eröffnungsbilanzen müssen u.a. weiterhin im Original aufbewahrt werden und das ist häufig Papier.