Digitales Archiv

Unter einem digitalen Archiv versteht man die elektronische Speicherung von Informationen. Diese Informationen können zuvor bereits digital vorgelegen haben (Office Dateien, PDF Dateien, Messdaten usw.) oder analog auf Papier. In einem digitalen Archiv führen Sie alle Daten, Belege und Informationen in einem gemeinsamen digitalen Dokumentenpool zusammen und archivieren diese digital für einen langen Zeitraum.

Ein digitales Archiv bietet zahlreiche Vorteile und Nutzen im täglichen Arbeitsalltag als auch für die Langzeitarchivierung. Neben der immensen Platzersparnis von bis zu 99% gegenüber der Ablage in Ordnern, bietet es weitere Funktionen wie das schnelle Auffinden von Informationen, die Vernetzung von Unternehmen und die Optimierung von Verwaltungsprozessen.

Die Vorteile eines digitalen Archivs im Überblick:

Platzersparnis

Das digitale Archiv spart 99 % Platz, bis zu 400 Ordner können auf einer DVD gespeichert

werden. Auf Servern oder in der Cloud ist das Speichervolumen nahezu unbegrenzt.

FINDEN statt SUCHEN

Digital archivierte Dokumente können über eine gute Indizierung (Erfassung von Suchbegriffen) innerhalb von Sekunden gefunden und angezeigt werden. Wird zusätzlich eine Texterkennung (OCR) hinterlegt, kann auch nach Stichworten, einzelnen Daten oder Texten gesucht werden -  das sogar über den gesamten Archivbestand.

Vernetzung

Das digitale Archiv bietet Ihnen die Möglichkeit Ihr Unternehmen zu vernetzen. Alle Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten können zeitgleich und unabhängig voneinander auf die Dokumente gemeinsam zugreifen. Natürlich auch Standort übergreifend oder sogar Mobil per Handy, PAD oder Laptop.

Aktueller Dokumentenstand

Durch Versionierung haben alle Benutzer immer die aktuellsten Dokumente im Zugriff, eine Funktion die nur ein digitales Archiv bieten kann. Haben Sie Projekte mit verschiedenen Lieferanten? Auch hier kann über das elektronische Archiv ein gemeinsamer Dokumentenpool geschaffen werden.

Prozesse

Mithilfe eines digitalen Archivs können sie den Aufwand für die Ablage auf nahezu „0“ reduzieren, Verwaltungsprozesse optimieren und somit die Durchlaufzeiten von Dokumenten auf ein Minimum verkürzen.

Betriebs- und Steuerprüfungen

Der Gesetzgeber hat die digitale Archivierung grundsätzlich erlaubt, lassen Sie Ihre nächste Betriebsprüfung anhand Ihres digitalen Archivs durchführen, dies spart Zeit und Kosten.

Die Arbeit mit Akten in einem elektronischen Archiv ist denkbar einfach.

DMS zur Archivierung

Wenn Sie ein Dokumenten Management System (DMS) zur Archivierung einsetzen, sind alle Dokumente und Akten nach eindeutigen Kriterien in einer Datenbank archiviert. Nach diesen sog. Indizes (Suchbegriffe) suchen sie in der Datenbank, entweder gezielt nach Daten oder kombiniert nach Feldinhalten. Das Ergebnis wird Ihnen angezeigt und die Dokumente können geöffnet werden.

Kostenlose DMS Variante

Eine Alternative um Ihr Archivgut digital zu verwalten ohne in ein DMS zu investieren, ist eine sog READ-ONLY Variante eines Dokumentenmanagementsystems. Hierbei werden die Metadaten zur Recherche sowie die digitalen Archive auf einem Datenträger gespeichert, zusätzlich enthält dieser Datenträger eine minimal Version eines DMS. Diese Software Variante dient dann lediglich der Suche im Archivgut auf dem Datenträger. Es steht der volle Such Komfort zur Verfügung, die Suche kann nach Textinhalten erfolgen, die Daten können lediglich NICHT verändert werden.

PDF Verzeichnisstruktur als Digitales Archiv

Aber auch wenn Sie keine spezielle Archiv Software einsetzen, können Sie Ihre Belege in ein digitales Archiv überführen. Wir erzeugen für Sie eine übersichtliche Verzeichnisstruktur. Mithilfe des Windows Dateimanagers (Explorer) arbeiten sie mit einem hierarchisch aufgebauten digitalen Archiv und können nach speziell benannten PDF Dateien oder deren Inhalt suchen und Informationen ebenfalls innerhalb von Sekunden finden und anzeigen.

In unserem Service ist die Erstellung der Texterkennung immer enthalten.

Grundsätzlich können Sie alles was in einem Unternehmen an Papier und Daten anfällt in einem digitalen Archiv speichern. In erster Linie eignet sich ein digitales Archiv natürlich zur Speicherung ehemals analoger Daten wie Aktenordner oder Bestandsakten.

Unser Scanservice digitalisiert für Sie unter Anderem:

Die volle Effektivität und Nutzen entfaltet das digitale Archiv natürlich erst dann, wenn die original Unterlagen nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Der Gesetzgeber hat mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 8. März 2003 und der damit verbundenen Änderung des § 147 Abs.1 Nr.4a dafür die Grundlage geschaffen.

Mit Ausnahme von Urkunden dürfen alle Unterlagen, die aus steuerlich relevanten Gründen aufbewahrt werden müssen, auch digital vorgehalten werden. Die Originale dürfen vernichtet werden, sofern einige technische Kriterien eingehalten werden:

Wenn Sie uns als Scandienstleister mit dem Aufbau Ihres Digitalen archivs beauftragen, übernehmen wir alle Leistungen und Services die notwendig sind, um Ihre Akten und Ordner digital zu archivieren.

Kosten und Aufwand für den Aufbau eines digitalen Archivs, errechnen wir idealerweise anhand einer kostenlosen Probearchivierung, die wir jedem Interessenten anbieten. Für eine Probearchivierung senden Sie uns einen Ordner pro Belegart, den wir einmal komplett digitalisieren. Sie erhalten ein ausführliches Angebot mit Vorschlägen zur Umsetzung, sowie die digitalen Daten und selbstverständlich den Original-Probeordner zurück.

Durchschnittlich berechnen wir

17€-23€

Für die Digitalisierung eines Ordners.

Ihr komplettes Archiv digitalisieren wir gerne zu vorher vereinbarten Festpreisen.

Aktuelle Belege überführen wir in das digitale Archiv ab 0,03 € pro Blatt.

Kostenlose Probearchivierung

Gerne bieten wir jedem Interessenten eine sog. Kostenlose Probearchivierung eines Belegquerschnitts an. Erfahren Sie anhand Ihrer eigenen Dokumente wie Sie Ihr digitales Archiv aufbauen können. Bei Interesse nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Wir liefern digitale Archive für Kunden aus ganz Deutschland und aus allen Branchen. Von 10 Ordnern bis hin zu mehreren Tausend Ordnern digitalisieren wir komplette Archive oder bieten unsere Scanservices für den Tagesaktuellen Bedarf.

Wenn Sie sich für die Digitalisierung und den Aufbau Ihres digitalen Archives interessieren, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und wir finden für Sie die optimale Lösung.