
Akten, Ordner & Dokumente
digitalisieren und archivieren
mit unserem Scanservice
Rechtskonforme Archivierung
Nach GOBD, AO und DSGVO
revisionssicheres digitales Archiv
Absolut sicheres digitales Archiv
Unternehmensrelevante Informationen
werden digital gespeichert und vor Verlust gerettet.
Langzeitarchivierung - einfach, günstig und sicher!
Informationen und Dokumente
im digitalen Archiv
Mit OCR & Indizierung
innerhalb von Sekunden FINDEN
Akten scannen lassen für Ihr digitales Archiv
Akten & Ordner müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und belegen wertvollen Platz, der anderweitig genutzt werden kann. Oder suchen Sie häufig in abgelegten Ordnern und die Recherche ist aufwendig und mühsam?
Ein digitales Archiv ist die Alternative zur analogen Aufbewahrung von Aktenordnern und Dokumenten in Papierform. Als Scandienstleister unterstützen wir Sie mit unserem Service bei der Digitalisierung Ihrer Ablage in ein elektronisches Archiv.
Was ist ein digitales Archiv?
Unter einem digitalen Archiv versteht man die elektronische Speicherung von Informationen. Diese Informationen können zuvor bereits digital vorgelegen haben (Office Dateien, PDF Dateien, Messdaten usw.) oder analog auf Papier. In einem digitalen Archiv führen Sie alle Daten, Belege und Informationen in einem gemeinsamen digitalen Dokumentenpool zusammen und archivieren diese digital für einen langen Zeitraum.
Nutzen & Vorteile
Ein digitales Archiv bietet zahlreiche Vorteile und Nutzen im täglichen Arbeitsalltag als auch für die Langzeitarchivierung. Neben der immensen Platzersparnis von bis zu 99% gegenüber der Ablage in Ordnern, bietet es weitere Funktionen wie das schnelle Auffinden von Informationen, die Vernetzung von Unternehmen und die Optimierung von Verwaltungsprozessen.
Die Vorteile eines digitalen Archivs im Überblick:
Platzersparnis
Das digitale Archiv spart 99 % Platz, bis zu 400 Ordner können auf einer DVD gespeichert
werden. Auf Servern oder in der Cloud ist das Speichervolumen nahezu unbegrenzt.
FINDEN statt SUCHEN
Digital archivierte Dokumente können über eine gute Indizierung (Erfassung von Suchbegriffen) innerhalb von Sekunden gefunden und angezeigt werden. Wird zusätzlich eine Texterkennung (OCR) hinterlegt, kann auch nach Stichworten, einzelnen Daten oder Texten gesucht werden - das sogar über den gesamten Archivbestand.
Vernetzung
Das digitale Archiv bietet Ihnen die Möglichkeit Ihr Unternehmen zu vernetzen. Alle Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten können zeitgleich und unabhängig voneinander auf die Dokumente gemeinsam zugreifen. Natürlich auch Standort übergreifend oder sogar Mobil per Handy, PAD oder Laptop.
Aktueller Dokumentenstand
Durch Versionierung haben alle Benutzer immer die aktuellsten Dokumente im Zugriff, eine Funktion die nur ein digitales Archiv bieten kann. Haben Sie Projekte mit verschiedenen Lieferanten? Auch hier kann über das elektronische Archiv ein gemeinsamer Dokumentenpool geschaffen werden.
Prozesse
Mithilfe eines digitalen Archivs können sie den Aufwand für die Ablage auf nahezu „0“ reduzieren, Verwaltungsprozesse optimieren und somit die Durchlaufzeiten von Dokumenten auf ein Minimum verkürzen.
Betriebs- und Steuerprüfungen
Der Gesetzgeber hat die digitale Archivierung grundsätzlich erlaubt, lassen Sie Ihre nächste Betriebsprüfung anhand Ihres digitalen Archivs durchführen, dies spart Zeit und Kosten.
Ihr digitales Archiv JETZT starten
Hier AnfragenDokumente & Akten FINDEN
Die Arbeit mit Akten in einem elektronischen Archiv ist denkbar einfach.
DMS zur Archivierung
Wenn Sie ein Dokumenten Management System (DMS) zur Archivierung einsetzen, sind alle Dokumente und Akten nach eindeutigen Kriterien in einer Datenbank archiviert. Nach diesen sog. Indizes (Suchbegriffe) suchen sie in der Datenbank, entweder gezielt nach Daten oder kombiniert nach Feldinhalten. Das Ergebnis wird Ihnen angezeigt und die Dokumente können geöffnet werden.
Kostenlose DMS Variante
Eine Alternative um Ihr Archivgut digital zu verwalten ohne in ein DMS zu investieren, ist eine sog READ-ONLY Variante eines Dokumentenmanagementsystems. Hierbei werden die Metadaten zur Recherche sowie die digitalen Archive auf einem Datenträger gespeichert, zusätzlich enthält dieser Datenträger eine minimal Version eines DMS. Diese Software Variante dient dann lediglich der Suche im Archivgut auf dem Datenträger. Es steht der volle Such Komfort zur Verfügung, die Suche kann nach Textinhalten erfolgen, die Daten können lediglich NICHT verändert werden.
PDF Verzeichnisstruktur als Digitales Archiv
Aber auch wenn Sie keine spezielle Archiv Software einsetzen, können Sie Ihre Belege in ein digitales Archiv überführen. Wir erzeugen für Sie eine übersichtliche Verzeichnisstruktur. Mithilfe des Windows Dateimanagers (Explorer) arbeiten sie mit einem hierarchisch aufgebauten digitalen Archiv und können nach speziell benannten PDF Dateien oder deren Inhalt suchen und Informationen ebenfalls innerhalb von Sekunden finden und anzeigen.
In unserem Service ist die Erstellung der Texterkennung immer enthalten.
Was kann gespeichert werden
Grundsätzlich können Sie alles was in einem Unternehmen an Papier und Daten anfällt in einem digitalen Archiv speichern. In erster Linie eignet sich ein digitales Archiv natürlich zur Speicherung ehemals analoger Daten wie Aktenordner oder Bestandsakten.
Unser Scanservice digitalisiert für Sie unter Anderem:
- Rechnungen
- Buchhaltung
- Lieferscheine & Frachtpapiere
- Schriftverkehr & Korrespondenz
- Technische Unterlagen & Dokumentationen
- Personalakten
- Zeichnungen & Pläne
Originale vernichten
Die volle Effektivität und Nutzen entfaltet das digitale Archiv natürlich erst dann, wenn die original Unterlagen nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Der Gesetzgeber hat mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 8. März 2003 und der damit verbundenen Änderung des § 147 Abs.1 Nr.4a dafür die Grundlage geschaffen.
Mit Ausnahme von Urkunden dürfen alle Unterlagen, die aus steuerlich relevanten Gründen aufbewahrt werden müssen, auch digital vorgehalten werden. Die Originale dürfen vernichtet werden, sofern einige technische Kriterien eingehalten werden:
- Revisionssicherheit
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständigkeit
- Dokumentation
- Zugriffsschutz
Als ISO zertifizierter Scandienstleister garantieren wir Ihnen eine rechtlich einwandfreie Archivierung Ihrer Ordner und Belege. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen auch eine Verfahrensdokumentation, wie Sie vom Gesetzgeber für ersetzendes Scannen vorgeschrieben ist.
Im Rahmen einer Akten Archivierung bieten wir Ihnen ebenfalls den Service der Aktenvernichtung an.
Ablauf Digitalisierung
Wenn Sie uns als Scandienstleister mit dem Aufbau Ihres Digitalen archivs beauftragen, übernehmen wir alle Leistungen und Services die notwendig sind, um Ihre Akten und Ordner digital zu archivieren.
Belegabholung
Wir kommen mit eigenem Personal vor Ort und verpacken Ihre Akten protokolliert und transportieren mit eigenen KFZ in unser Scanzentrum.
Zwischenlagerung
Scannen wir für Sie größere Aktenmengen (ab 500 Ordner), dauert dies ein paar Tage. Falls Sie während dieser Zeit dringend Belege benötigen, können Sie diese aus unserem Sicherheits- Aktenlager zeitnah anfordern. Denn alle Akten sind bei uns zunächst katalogisiert eingelagert.
Belegvorbereitung
Im ersten Arbeitsschritt zur Digitalisierung, bereiten wir die Papiere eines jeden Aktenorders für den Scanvorgang vor. Wir entfernen Klammerungen und Heftungen, kleben kleine Haftnotizen auf Leerseiten und beseitigen Risse und Falten.
Digitalisieren & Scannen
Wir Scannen Ihre Aktenordner Blatt für Blatt mittels Hochleistungsscannern ein. Bis zu 150 Blatt pro Minute, 200 Ordner pro Tag. Vorder- und Rückseite gleichzeitig, wobei wir leere Seiten entsprechend löschen. Wir liefern auf Wunsch Farbscans, Schwarz-Weiß oder auch Graustufen. Durch moderne Scantechnik liefern unsere Scanner optimale Qualität, Vollständigkeit und hervorragende Lesbarkeit aller Belege.
Datenerfassung & OCR
Zu jedem Dokument oder jedem Aktenordner erfassen wir die Suchbegriffe / Indizes die Sie benötigen um die Informationen später schnell und einfach FINDEN zu können. Wenn wir Ihnen PDF Dateien liefern, können wir diese auch zusätzlich mit einer Texterkennung (OCR) speichern.
Ausgabe & Archivierung
Im letzten Arbeitsschritt erzeugen wir die Datenstruktur die Sie benötigen. Entweder liefern wir Ihnen Images und Indizes zum Import in ein bestehendes DMS, oder erzeugen an dieser Stelle eine Verzeichnisstruktur mit PDF Dateien. Oder Sie entscheiden sich für die READ-ONLY Variante eines DMS auf Datenträger.
Aktenvernichtung & Rückgabe
Auf Wunsch vernichten wir nach einem weiteren Zeitraum Ihre Akten und Belege gemäs DIN 66399 inklusive entsprechendem Zertifikat. Alternativ lagern wir Ihre Akten für einen längeren Zeitraum ein, oder liefern sie Ihnen zur weiteren Verwendung zurück.
Preise
Kosten und Aufwand für den Aufbau eines digitalen Archivs, errechnen wir idealerweise anhand einer kostenlosen Probearchivierung, die wir jedem Interessenten anbieten. Für eine Probearchivierung senden Sie uns einen Ordner pro Belegart, den wir einmal komplett digitalisieren. Sie erhalten ein ausführliches Angebot mit Vorschlägen zur Umsetzung, sowie die digitalen Daten und selbstverständlich den Original-Probeordner zurück.
Durchschnittlich berechnen wir
17€-23€
Für die Digitalisierung eines Ordners.
Ihr komplettes Archiv digitalisieren wir gerne zu vorher vereinbarten Festpreisen.
Aktuelle Belege überführen wir in das digitale Archiv ab 0,03 € pro Blatt.
Kostenlose Probearchivierung
Gerne bieten wir jedem Interessenten eine sog. Kostenlose Probearchivierung eines Belegquerschnitts an. Erfahren Sie anhand Ihrer eigenen Dokumente wie Sie Ihr digitales Archiv aufbauen können. Bei Interesse nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.
Referenzen
Wir liefern digitale Archive für Kunden aus ganz Deutschland und aus allen Branchen. Von 10 Ordnern bis hin zu mehreren Tausend Ordnern digitalisieren wir komplette Archive oder bieten unsere Scanservices für den Tagesaktuellen Bedarf.
Wenn Sie sich für die Digitalisierung und den Aufbau Ihres digitalen Archives interessieren, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und wir finden für Sie die optimale Lösung.




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