Dokumente Einscannen lassen

Dokumente Einscannen lassen

Ersetzendes Scannen – Ziel vieler Unternehmen, um endlich papierlos arbeiten zu können.

Dokumente Einscannen lassen und Papierlos Arbeiten

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und nutzen unseren Scanservice

Wenn Sie Ihre Dokumenten Ablage oder Ihr Altarchiv Digital umstellen wollen, können Sie in teure Scanner Hardware investieren, Personal binden oder Ihre Dokumente durch uns einscannen lassen.

Als Scandienstleister bieten wir Ihnen die Digitalisierung Ihrer Dokumente und Belege tagesaktuell,  wöchentlich oder monatlich an.

Qualität und Vollständigkeit

Wichtige Dokumente, wie Ihre Buchhaltung, Verträge oder technische Dokumentationen, sollten nach dem Scannen vollständig und gut lesbar digital gespeichert sein. Nicht jeder Büro Scanner liefert hier optimale Qualität. Oftmals werden Belege doppelt gezogen oder die eigenen Mitarbeiter sind neben den Tagesaufgaben mit dem zusätzlichen Einscannen von Dokumenten überfordert. Dann sollten Sie Ihre Dokumente einscannen lassen.

Unsere Hochleistungs-Scanner scannen jedes Dokument in höchster Qualität. Moderne Scantechnik sorgt für automatischen Qualitätsabgleich. Keine Information geht verloren. Doppeleinzüge sind technisch ausgeschlossen. Unsere Mitarbeiter prüfen jedes Blatt & Dokument live beim Scanvorgang auf Lesbarkeit und Vollständigkeit.

Wir sind nicht nur ISO zertifiziert. Wir haben einen eigenen Qualitätsbeauftragten dessen einzige Aufgabe die Kontrolle ALLER Scans und Daten ist.

Senden Sie uns Ihre Dokumente, um sie Scannen zu lassen

Senden Sie uns Ihre Dokumente per Paket oder nutzen Sie unseren Kurierdienst zur Abholung. Wir arbeiten Deutschlandweit für Kunden unterschiedlichster Größe und Branche. Von Kleinmengen mit 50 Belegen pro Tag bis zu großen Scanvolumen von mehreren Tausend Belegen pro Tag oder Monat. Alle Belege die täglich bei uns eingehen oder durch uns abgeholt werden, scannen wir noch am selben Tag ein und stellen diese als Datei Online zum Abruf zur Verfügung oder archivieren direkt in Ihr Dokumentenmanagement -System.

Unsere Dokumentenscanner können bis zu 150 Blatt pro Minute scannen. Wir scannen in Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen.  Wunschgemäß in Auflösungen von 100DPI bis 600DPI.

Unsere Scanner scannen bei jedem Dokument Vorder- und Rückseite gleichzeitig, wobei leere Rückseiten entsprechend gelöscht werden.

PDF Format und  Texterkennung

Als Standard liefern wir vollindizierte Acrobat PDF Dateien, wenn Sie Ihre Dokumente bei uns einscannen lassen. Das bedeutet alle PDF Dokumente beinhalten bereits eine Volltexterkennung (OCR) und sind somit nach Stichworten durchsuchbar. Auf Wunsch liefern wir auch PDF-A Dateien zur revisionssicheren Archivierung, von beispielsweise Buchhaltungsunterlagen.  

Datei Formate wie TIFF oder JPG sind ebenfalls als Option möglich.

 

Indizierung & XML Daten für Dokumentenmanagement

Neben dem Einscannen von Dokumenten bieten wir natürlich auch die Indizierung, also die Datenerfassung der wichtigen Suchkriterien pro Dokument an. Wir erfassen zu jedem gescannten Dokument die Daten, die Sie benötigen, um die Dokumente digital recherchieren bzw. im Dokumentenmanagement ablegen und archivieren zu können.

Das sind beispielsweise Daten wie:

  • Rechnungsnummer
  • Empfänger oder Absender
  • Belegdatum
  • Abteilung oder Niederlassung
  • Belegart

Weitere Kriterien sind natürlich als Option möglich. Wichtig ist, welche Einstellungen sie zur Recherche einer Datei  benötigen.

Bereits vorhandene Barcodes werten wir auch aus und gleichen die hinterlegten Informationen gegebenenfalls mit bestehenden Datenbeständen ab.

Die erfassten Indizes speichern wir entweder im Dateinamen der eingescannten Dokumente (Dateiname der Acrobat PDF Datei) oder erstellen XML Dateien zum Import der Scans und Indizes in ein Dokumentenmanagementsystem(DMS).

Dokumente Einscannen lassen

Dokumentensicherung durch Digitalisierung

Wenn Sie Ihre Dokumente einscannen lassen wollen, um sie vor Verlust, Beschädigung oder unberechtigten Zugriff zu sichern, bieten wir Ihnen mit unserer Scandienstleistung ein Höchstmaß an Datensicherheit. Unsere Scanner erzeugen vollständige digitale 1:1 Kopien Ihrer Unternehmensrelevanten Dokumente und Unterlagen. Wir archivieren diese zur Langzeitsicherung auf Datenträgern, von denen wir Ihnen mehrfach Kopien erstellen.

Digitale Dokumente bieten ein Maximum an Sicherheit. Archiviert in einer überschaubaren und leicht zu bedienenden PDF Verzeichnisstruktur, finden sich auch ungeübte Benutzer schnell im Digitalen Archiv zurecht, sofern sie über ausreichende Zugriffsrechte verfügen. Sie benötigen lediglich den Acrobat PDF Viewer zur Arbeit mit den Digitalen Daten.

Platz sparen & finden statt suchen

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente spart 99% Platz im Vergleich zu der bisherigen Ablage. Jedes Dokument ist in Sekunden gefunden, und kann bearbeitet oder versendet werden. Jede von uns erstellte PDF-Datei benötigt ca. 30 KB Speicherplatz (je nach Seitenumfang) und ist mit einer Texterkennung gespeichert, die es ermöglicht jeden Text binnen Sekunden zu finden.

Fullservice Scandienstleistung für Dokumente Einscannen

Wir übernehmen den kompletten Ablauf beim Einscannen von Dokumenten. Angefangen bei der Beleglogistik, der Vorbereitung der Dokumente für den Scanvorgang, der Datenerfassung sowie der Archivierung im Wunschformat bis hin zur Langzeitlagerung der Originale oder deren Aktenvernichtung.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Neben der ISO Zertifizierung, die Ihnen höchste Qualität durch genaue Dokumentation aller Prozesse garantiert, arbeiten wir streng nach den aktuellen Grundlagen des Datenschutzes und der Gesetzgebung.

Wir haben einen eigenen, externen Datenschutzbeauftragten bestellt, der alle Abläufe überwacht und für absolute Sicherheit Ihrer Daten sorgt. Alle unsere Mitarbeiter sind auf den Datenschutz verpflichtet. Unsere IT ist in allen Belangen der Datensicherheit mehrfach abgesichert.

Wir garantieren Ihnen eine vollständige Rechtssicherheit der eingescannten und digitalisierten Dokumente. Wir liefern Ihnen nicht nur digitale Dokumente für die revisionssichere Archivierung, sondern darüber hinaus auch eine Verfahrensdokumentation, wie vom Gesetzgeber für das ersetzende Scannen gefordert.

Unsere Scanpreise

Idealerweise berechnen wir den Aufwand für das Einscannen Ihrer Dokumente anhand einiger kostenloser Testscans. Dafür benötigen wir lediglich einen repräsentativen Belegquerschnitt. Wir besprechen im Vorfeld mit Ihnen die Eckdaten, wie Scanmodus und vor allem die Datenübergabe. Anhand dieser Testscans können sie unsere Scanqualität sehen und ggf. weitere Anpassungen durchgeben.

Wir erstellen Ihnen ein bindendes Angebot auf Basis der Testscans, der sich nach Menge und Aufwand richtet. Durchschnittlich berechnen wir zwischen 0,019€ bis 0,035€ pro gescanntem Vorgang/Blatt.

Schonen Sie Ihre Scanner und lassen uns Ihre Dokumente Einscannen

Für ein konkretes Angebot und weitere Informationen nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

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