Dokumente scannen

Eine Frage, die wir oft als erstes an unsere Kunden und Interessenten stellen. Denn anhand der Antworten warum Dokumente digitalisiert und gescannt werden sollen, lassen sich Prozesse, Workflows und technische Details leichter definieren.

Die GOBD gibt einige rechtliche Grundlagen zur revisionssicheren Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Dokumenten vor. Unter Anderem eine schnelle Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Mithilfe von digitalen Dokumenten, also einem Elektronischen Archiv, sind viele dieser Vorgaben erheblich schneller umzusetzen, als mit analogen Unterlagen. Eine rechtssichere und revisionssichere Archivierung Ihrer Steuerlichen Unterlagen ist also in jedem Fall ein wichtiger Aspekt  beim Scannen von Dokumenten.

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat am 8. März des Jahres 2003 in einem Schreiben festgelegt, dass Steuerpflichtige gemäß §147 Abs.1 Nr.4a die Möglichkeit haben, aufbewahrungspflichtige Unterlagen ausschließlich als Bilder (Scan) auf Datenträgern zu speichern. Amtliche Urkunden wie Zeugnisse, Bescheinigungen und Genehmigungen sind von dieser Regelung ausgenommen.

Als Scandienstleister scannen wir Ihre Unterlagen tagesaktuell, wöchentlich oder monatlich. In jedem Fall aber komplett an dem Tag, an dem die Belege bei uns eingehen. Die digitalen Dateien erhalten Sie umgehend Online zur Verfügung gestellt. Unser Scanservice garantiert Ihnen eine termingerechte Verarbeitung und Bereitstellung der Digitalisiate. Und das in bester Qualität durch ISO zertifiziertes Qualitätsmanagement.

Beim Scannen in Eigenregie werden oftmals Multifunktionsgeräte (z.B. Drucker) eingesetzt oder die Zuständigkeit für das Scannen ist nicht klar geregelt. Im Ergebnis sind Dokumente nicht zeitnah digital verfügbar. Die Scanqualität wurde nicht ausreichend kontrolliert. Die gewünschten positiven Effekte durch die Digitalisierung werden nicht erreicht.

Wenn sie unseren Scanservice nutzen kann das Scannen Ihrer Dokumente zum Beispiel folgendermaßen ablaufen:

• Sie können uns jederzeit Ihre Belege zusenden oder wir holen diese zu fest vereinbarten Zeitpunkten ab.
• Sofort nach Eingang der Belege bei uns beginnen wir neben der Protokollierung, mit der Vorbereitung der Belege für den Scanvorgang. Wir entfernen Heftungen, sortieren ggf. nach vorgegebenen Kriterien wie Niederlassung oder Abteilung vor und sorgen somit für einen reibungslosen Scanablauf.
• Scan / Digitalisierung: Wir scannen Ihre Belege im idealen Modus: Schwarz/Weiß, Farbe oder Graustufen. In der idealen Auflösung zwischen 100DPI und 600DPI. Vorder- und Rückseite scannen wir gleichzeitig, wobei leere Seiten automatisch gelöscht werden. Doppeleinzüge sind durch Sensortechnik ebenso ausgeschlossen wie unlesbare Scans, die durch die Scantechnik automatisch optimiert werden. Keine Informationen und Belege gehen verloren.
• Datenerfassung / Indizierung: Neben der Texterkennung und Auswertung von Daten mittels OCR, erfassen wir wesentliche und relevante Suchkriterien und Indizes manuell. Das bedeutet, die Suchkriterien, die Sie später für die Recherche Ihrer Dokumente benötigen (beispielsweise Rechnungsnummern, Datum, Empfänger), erfassen wir per Hand anhand des Scanbildes.
• Datenübermittlung Ihre gescannten Dokumente, sowie die Indizes liefern wir ebenfalls noch am selben Tag. Idealerweise online zum Abruf von unserem SFTP Server oder über einen Onlinezugang, den Sie uns in Ihrem System bereitstellen. Die digitalisierten Daten sind umgehend nutzbar. Ob als PDF Dateien im eigenen Dateisystem oder als XML & Acrobat PDF Datei im DMS (Dokumentenmanagement-System).

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Dokumente selber scannen oder scannen lassen, sollten einige Kriterien unbedingt eingehalten werden, damit die digitale Archivierung der Dokumente nicht nur den gewünschten Nutzen und Einsparungen bringt, sondern auch vor dem Gesetzgeber Bestand hat.

Überlassen Sie uns das Scannen Ihrer Dokumente, garantieren wir Ihnen eine Vollständigkeit der Scans sowie eine 100% Lesbarkeit. Wir sorgen mit Sicherheit dafür, dass auch alle Kriterien für eine rechtssichere Archivierung nach GOBD (Unter Anderem durch eine Verfahrensdokumentation) eingehalten werden.

Grundsätzlich richten sich unsere Preise natürlich auch nach dem Monatlichen Belegaufkommen. Wir berechnen aber immer nur die Mengen und Aufwand, den wir auch erbracht haben.

Wir berechnen unsere Preise pro Blatt (!) nicht pro Seite. Das bedeutet wir scannen immer Vorder- und Rückseite gleichzeitig. Leerseiten werden dabei automatisch gelöscht.

Der Preis pro Blatt beinhaltet alle notwendigen Tätigkeiten, von der Belegaufbereitung, der Digitalisierung bis hin zur Datenerfassung und Archivierung.

Wir berechnen zwischen 0,02€ und 0,05€ für Das Dokumente Scannen pro Blatt. Für eine konkrete Preisangabe zu Ihrer Anforderung nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner

Als erfahrener Scandienstleister stehen wir Ihnen gerne für Fragen und Support zum Dokumente scannen und archivieren zur Verfügung.

Nutzen Sie gerne auch unser Angebot einiger kostenloser Testscans.