Wir scannen Ihre Dokumente
Tagesaktuell & ISO Zertifiziert
ab 0,06 € pro Dokument
Personalkosten und Zeit sparen
durch unseren Scanservice
Aktenordner Scan ab 23 €
Als Scandienstleister bieten wir deutschlandweit das Dokumente scannen an.
- Sie möchten Ihre Buchhaltungsbelege digital an Ihren Steuerberater übermitteln oder direkt in DATEV Online oder ein DMS/ECM scannen?
- Sie möchten Ihre Dokumente scannen, um Ihre Tagespost und Eingangsbelege digital bearbeiten zu können?
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Worauf müssen Sie beim Dokumente- scannen und der Einstellung Ihrer Scanner achten?
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Welche Scan-Techniken gibt es?
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Welche Optionen stehen für den Zugriff und die Suche nach gescannten Dokumenten zur Verfügung?
Wir sind ein Scandienstleister mit mehr als 20 Jahren Erfahrung. Wir unterstützen Sie, sowohl bei der Digitalisierung und dem Scannen Ihrer Dokumente in Eigenregie, als auch durch unseren Scanservice. Lesen Sie hier, ab wann es sich lohnt unseren Digitalisierungsservice für das Dokumente scannen zu beauftragen oder ob es wirtschaftlicher ist, wenn Sie selber Ihre Dokumente scannen.
Diese und viele weitere Informationen und Tipps zum Dokumente- scannen, digitalisieren und archivieren, geben wir Ihnen im folgenden Text auf dieser Seite.
Warum Dokumente scannen?
Eine Frage, die wir oft als erstes an unsere Kunden und Interessenten stellen. Denn anhand der Antworten warum Dokumente digitalisiert und gescannt werden sollen, lassen sich Prozesse, Workflows und technische Details leichter definieren.
Vorteile & Nutzen
Gründe WARUM es sich rentiert die Dokumente zu scannen und digital zu bearbeiten und zu archivieren:
- Die Ablage von analogen Dokumenten beansprucht täglich zu viel Zeit und vor allem auch Platz
- Verkürzung der Durchlaufzeiten von Dokumenten im Unternehmen.
- Ausnutzung von Skonto durch schnellere Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- Ihr Steuerberater möchte die Buchhaltung nicht mehr per Umlaufmappe, sondern direkt digital in DATEV übertragen bekommen
- In Ihrem Unternehmen wurde ein DMS (Dokumentenmanagement-System) angeschafft und die Tagespost, sowie jedes eingehende Dokument sollen von nun an digitalisiert und archiviert werden
- Sie möchten Ihre Unterlagen einfach vor Verlust oder Beschädigung schützen
- Verbesserung des Kundenservices durch schnelles Finden benötigter Informationen
- Digitale Kopien nutzen und Verbrauchsmaterialien (Tinte, Toner, Papier) für den Drucker sparen
Rechtssicher archivieren
Die GOBD gibt einige rechtliche Grundlagen zur revisionssicheren Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Dokumenten vor. Unter Anderem eine schnelle Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Mithilfe von digitalen Dokumenten, also einem Elektronischen Archiv, sind viele dieser Vorgaben erheblich schneller umzusetzen, als mit analogen Unterlagen. Eine rechtssichere und revisionssichere Archivierung Ihrer Steuerlichen Unterlagen ist also in jedem Fall ein wichtiger Aspekt beim Scannen von Dokumenten.
Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat am 8. März des Jahres 2003 in einem Schreiben festgelegt, dass Steuerpflichtige gemäß §147 Abs.1 Nr.4a die Möglichkeit haben, aufbewahrungspflichtige Unterlagen ausschließlich als Bilder (Scan) auf Datenträgern zu speichern. Amtliche Urkunden wie Zeugnisse, Bescheinigungen und Genehmigungen sind von dieser Regelung ausgenommen.
Dokumente selber scannen oder scannen lassen
Bevor Sie sich einen Scanner kaufen oder Ihr Multifunktionsgerät über Gebühr belasten, sollten Sie unter wirtschaftlichen und vor allem qualitativen Gesichtspunkten entscheiden, ob Sie einen Scandienstleister wie Smart-Store mit dem Scannen beauftragen oder ein Dokument selber einscannen.
Termin & Qualität
Als Scandienstleister scannen wir Ihre Unterlagen tagesaktuell, wöchentlich oder monatlich. In jedem Fall aber komplett an dem Tag, an dem die Belege bei uns eingehen. Die digitalen Dateien erhalten Sie umgehend Online zur Verfügung gestellt. Unser Scanservice garantiert Ihnen eine termingerechte Verarbeitung und Bereitstellung der Digitalisiate. Und das in bester Qualität durch ISO zertifiziertes Qualitätsmanagement.
Beim Scannen in Eigenregie werden oftmals Multifunktionsgeräte (z.B. Drucker) eingesetzt oder die Zuständigkeit für das Scannen ist nicht klar geregelt. Im Ergebnis sind Dokumente nicht zeitnah digital verfügbar. Die Scanqualität wurde nicht ausreichend kontrolliert. Die gewünschten positiven Effekte durch die Digitalisierung werden nicht erreicht.
Dokumente selber scannen
Neben der Anschaffung der Hardware (Scanner) und der Personalkosten, sind auch Kosten für die eventuelle Nachbearbeitung und vor allem für Probleme zu berücksichtigen, die entstehen wenn Informationen nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen.
Beim Scannen von Unterlagen in Eigenregie sollten Sie folgende Kosten einkalkulieren:
- Anschaffung Hardware min. 5.000€ Scanner
- Regelmäßige Wartung
- Blattpreise bei Leasing Geräten
Dokumente scannen lassen
Nutzen Sie einfach unseren Scanservice und wir vereinbaren feste Preise pro Blatt & Dokument. Sie zahlen nur was auch wirklich geleistet/gescannt wurde. Als Scandienstleister garantieren wir nicht nur Termintreue, sondern höchste Qualität der gespeicherten Bilder, Vollständigkeit und schnelle digitale Verfügbarkeit. Für das Scannen eines Blattes berechnen wir zwischen 0,019€ bis 0,03€.
Dokumente scannen im Scanservice
Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft, anstatt eigenes Personal und Hardware zu binden. Eine externe Vergabe der Digitalisierungsprozesse an einen Scandienstleister wie uns spart Kosten, sichert Qualität und garantiert Termintreue in der Verfügbarkeit der digitalen Unterlagen.
Wir Scannen & Archivieren für Sie:
- Rechnungen & Buchhaltung
- Projektunterlagen & Dokumentationen
- Schriftverkehr & Korrespondenz
- Gutscheine & Gewinnspiele
- Zeichnungen & Pläne
Was wir nicht scannen:
- Bilder (Fotos)
- Dias
- Negative
Ablauf Scanservice
Wenn sie unseren Scanservice nutzen kann das Scannen Ihrer Dokumente zum Beispiel folgendermaßen ablaufen:
- Sie können uns jederzeit Ihre Belege zusenden oder wir holen diese zu fest vereinbarten Zeitpunkten ab.
- Sofort nach Eingang der Belege bei uns beginnen wir neben der Protokollierung, mit der Vorbereitung der Belege für den Scanvorgang. Wir entfernen Heftungen, sortieren ggf. nach vorgegebenen Kriterien wie Niederlassung oder Abteilung vor und sorgen somit für einen reibungslosen Scanablauf.
- Scan / Digitalisierung: Wir scannen Ihre Belege im idealen Modus: Schwarz/Weiß, Farbe oder Graustufen. In der idealen Auflösung zwischen 100DPI und 600DPI. Vorder- und Rückseite scannen wir gleichzeitig, wobei leere Seiten automatisch gelöscht werden. Doppeleinzüge sind durch Sensortechnik ebenso ausgeschlossen wie unlesbare Scans, die durch die Scantechnik automatisch optimiert werden. Keine Informationen und Belege gehen verloren.
- Datenerfassung / Indizierung: Neben der Texterkennung und Auswertung von Daten mittels OCR, erfassen wir wesentliche und relevante Suchkriterien und Indizes manuell. Das bedeutet, die Suchkriterien, die Sie später für die Recherche Ihrer Dokumente benötigen (beispielsweise Rechnungsnummern, Datum, Empfänger), erfassen wir per Hand anhand des Scanbildes.
- Datenübermittlung Ihre gescannten Dokumente, sowie die Indizes liefern wir ebenfalls noch am selben Tag. Idealerweise online zum Abruf von unserem SFTP Server oder über einen Onlinezugang, den Sie uns in Ihrem System bereitstellen. Die digitalisierten Daten sind umgehend nutzbar. Ob als PDF Dateien im eigenen Dateisystem oder als XML & Acrobat PDF Datei im DMS (Dokumentenmanagement-System).
Sie sind an einem Angebot oder einem Testscan interessiert?
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!Worauf Sie achten sollten
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Dokumente selber scannen oder scannen lassen, sollten einige Kriterien unbedingt eingehalten werden, damit die digitale Archivierung der Dokumente nicht nur den gewünschten Nutzen und Einsparungen bringt, sondern auch vor dem Gesetzgeber Bestand hat.
Format
Ein Dokument sollten Sie idealerweise im Acrobat PDF Format (PDF-A) einscannen bzw. einscannen lassen. Das PDF-A Format ist vom Gesetzgeber anerkannt. Es ist technisch unveränderbar und entspricht somit der Revisionssicherheit. Alternativ können Sie Ihre Belege als TIFF Dateien Digitalisieren. Wussten Sie übrigens das nahezu alle Scanner beim Einscannen die Daten als TIFF Daten speichern?
Wenn Sie Ihre Unterlagen also als TIFF Dateien speichern, sollten Sie später ein DMS zur Verwaltung und Archivierung nutzen, denn TIFF Dateien genügen NICHT den gesetzlichen Anforderungen. Bilder Formaten wie JPG oder BMP sind nicht für die Archivierung von Unternehmens- und steuerlich relevanter Unterlagen geeignet.
Als Scandienstleister beraten wir Sie gerne, welches Format zum Scannen Ihrer Akteninhalte das Richtige ist.
Durchsuchbar / OCR
Die Dateien sollten durchsuchbar sein. Das bedeutet, eine Texterkennung sollte in den digitalisierten Schriftstücken und Unterlagen hinterlegt (alternativ als zusätzliche Textdatei) sein. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit nach einzelnen Stichworten oder Daten innerhalb der Dokumente zu suchen und schnell & gezielt Ihre gesuchten Informationen zu erhalten.
Wir liefern Ihnen jedes von uns gescannte Dokument inklusive einer hochwertigen OCR-Texterkennung, die auf Basis der Vorlage ein schnelles Finden von Textpassagen und einzelnen Daten ermöglicht.
Speicherbedarf
Achten Sie beim Scannen Ihrer Dokumente unbedingt darauf, wie viel Speicherplatz ein digitales Dokument benötigt. Als Scandienstleister scannen wir Ihre Dokumente mit einer Auflösung von 200DPI. Buchhaltungsbelege meist als schwarz/weiß Scans. Farbliche Informationen sind buchhalterisch nicht relevant. Bei technischen Dokumentationen oder Schriftverkehr scannen wir farblich damit alle enthaltenen Informationen digital abgebildet sind.
Durch Einsatz unserer modernen Hochleistungsscanner benötigen von uns gescannte Dokumente ca. 30 KB Speicherplatz pro Seite.
Scannen Sie Ihre Dokumente selber ein, sollten Sie Ihren Scanner so einstellen, dass keinesfalls mehr als 100KB für die einzelnen Bilder (Scans) benötigt werden.
Verlässliche Qualität & Standards
Überlassen Sie uns das Scannen Ihrer Dokumente, garantieren wir Ihnen eine Vollständigkeit der Scans sowie eine 100% Lesbarkeit. Wir sorgen mit Sicherheit dafür, dass auch alle Kriterien für eine rechtssichere Archivierung nach GOBD (Unter Anderem durch eine Verfahrensdokumentation) eingehalten werden.
Gescannte Unterlagen verwalten & archivieren
Für Ihre Recherche nach Belegen, erfassen wir die notwendigen Begriffe per OCR (Text Erkennung)oder manuell von den Scans. Dies können Begriffe wie das Datum, Vorgangsnummer, Rechnungsnummer oder Betreff sein. Sie melden sich per PC oder Smartphone App (Android & Apple IOS) über einen gesicherten Zugang im System an und können direkt nach den Belegen und Daten suchen. Die gefundenen Dokumente können aus einem DMS oder Archivsystem direkt per Drucker oder Mail versandt werden.
Gemeinsamer Zugriff auf gescannte Dokumente
Verwenden Sie ein Cloud DMS wie die von uns angebotene Software von DocuWare für die Archivierung, können alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens (sofern Sie einen berechtigten Zugang haben) gemeinsam auf die digitalen Unterlagen zugreifen. Standortunabhängig und niederlassungsübergreifend.
In einem solchen CLOUD System können Sie wählen ob Sie Ihre Belege selber einscannen, oder bei Bedarf unseren Scanservice für größere Seitenzahlen nutzen.
Dokumente Mobil Scannen & Verwalten
Per Smartphone App (Android & Apple IOS) können Sie die Daten auch mobil abrufen, anzeigen und bearbeiten. Sie können aber auch neue Belege digitalisieren und mit Hilfe einer App für Ihr Smartphone hinzufügen. Nutzen Sie dafür die einfach die Kamera auf Ihrem Smartphone oder Tablet und fotografieren Sie entsprechende Belege, um eine digitale Kopie anzufertigen.
Die Verwendung einer Software zum Digitalisieren von Papierbelegen bietet Funktionen zur Qualitätssicherung, welche bei einem einfachen Abfotografieren nicht gegeben sind. Mit entsprechenden Apps können Sie einen Scan zuschneiden, die Belichtung korrigieren, Verzerrungen beheben oder die Kantenabdeckung optimieren und das Bild in digitale Formate (z.B. PDF) Ihrer Wahlkonvertieren.
Sprechen Sie uns gerne an. Wir geben Ihnen Tipps welches System und vor allem welche Einstellungen notwendig sind.
Software und Apps für mobiles Scannen
Hier finden Sie eine Auswahl von Scanner-Apps für mobile Endgeräte (Smartphone, Tablet), welche geeignet sind, um auch unterwegs einfach und schnell einzelne Dokumentenscans Ihrem elektronischen Archiv hinzuzufügen.
Apps für Apple IOS (Iphone, Ipad) und Android
- Adobe Scan
- Scanner Pro
- CamScanner
- Evernote Scanable
- Microsoft Office Lens
Hinweis: Für größere Dokumentenmengen empfiehlt es sich, den Service eines Scandienstleister in Anspruch zu nehmen.
Als langjähriger Anbieter von Scanservices, verfügen wir über moderne und leistungsfähige Einzugsscanner. Dafür werden die Belege entsprechend vorbereitet und können dann in großer Stückzahl gestapelt schnell und automatisiert eingescannt werden. Ein ganzer Aktenordner kann auf diesem Weg in wenigen Minuten digitalisiert werden. Bei Nutzung einer App für das Smartphone würde dieser Vorgang Stunden in Anspruch nehmen.
Preise Scanservice
Grundsätzlich richten sich unsere Preise natürlich auch nach dem monatlichen Belegaufkommen. Wir berechnen aber immer nur die Mengen und Aufwand, den wir auch erbracht haben.
Wir berechnen unsere Preise pro Blatt (!) nicht pro Seite. Das bedeutet, wir scannen immer Vorder- und Rückseite gleichzeitig. Leerseiten werden dabei automatisch gelöscht.
Der Preis pro Blatt beinhaltet alle notwendigen Tätigkeiten, von der Belegaufbereitung, der Digitalisierung bis hin zur Datenerfassung und Archivierung.
Wir berechnen zwischen 0,022€ und 0,095€ für das Dokumente Scannen pro Blatt. Für eine konkrete Preisangabe zu Ihrer Anforderung nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner
Als erfahrener Scandienstleister stehen wir Ihnen gerne für Fragen und Support zum Dokumente scannen und archivieren zur Verfügung.
Nutzen Sie gerne auch unser Angebot einiger kostenloser Testscans.
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