Dokumente Scannen

Dokumente Scannen

Dokumente Scannen - Tips & Hinweise

Als Scandienstleister bieten wir Deutschlandweit das Dokumente Scannen an.

Sie möchten Ihre Buchhaltungsbelege Digital an Ihren Steuerberater übermitteln oder direkt in DATEV Online oder ein DMS/ECM scannen?

Sie möchten Ihre Dokumente Scannen um Ihre Tagespost und Eingangsbelege digital bearbeiten zu können?

Als Scandienstleister mit mehr als 20 Jahren Erfahrung unterstützen wir Sie sowohl bei der Digitalisierung und dem Scannen Ihrer Dokumente in Eigenregie, als auch durch unseren Scanservice. Lesen Sie hier ab wann es sich lohnt unseren Fullservice für das Dokumente Scannen zu beauftragen, oder ob es wirtschaftlicher ist wenn Sie selber Ihre Dokumente Scannen.

Worauf Sie beim Dokumente Scannen und der Einstellung Ihres Scanner achten müssen, welche Scan Techniken es gibt, und wie viele weiter Informationen zum Dokumenten Scannen, Digitalisieren und Archivieren geben wir Ihnen auf dieser Seite.

Warum möchten Sie Ihre Dokumente Scannen?

Eine Frage die wir oft als erstes an unsere Kunden und Interessenten stellen. Denn anhand der Antworten warum Dokumente digitalisiert und gescannt werden sollen, lassen sich Prozesse, Workflows und Technische Details leichter definieren.

Gründe WARUM es sich rentiert die Dokumente zu Scannen und Digital zu bearbeiten und zu archivieren:

  • a) Die Ablage der Dokumente beansprucht täglich zu viel Zeit und vor allem auch Platz
  • b) Verkürzung der Durchlaufzeiten von Dokumenten im Unternehmen.
  • c) Ausnutzung von Skonto durch schnellere Bearbeitung von Eingangsrechnungen
  • e) Ihr Steuerberater möchte die Buchhaltung nicht mehr per Umlaufmappe sondern direkt Digital in DATEV übertragen bekommen
  • f) In Ihrem Unternehmen wurde ein DMS (Dokumentenmanagement) angeschafft, und die Tagespost sowie alle eingehenden Dokumente sollen von nun an Digitalisiert und archiviert werden
  • g) Sie möchten Ihre Dokumente vor Verlust oder Beschädigung schützen
  • h) Verbesserung des Kundenservices durch schnelles Finden benötigter Informationen

Weil die „Digitalisierung“ gerade Top Thema ist, ist zwar auch ein Grund Ihre Dokumente zu Scannen, Kosten, Zeit und Platz zu sparen sind der Motivation bei der Umsetzung der Digitalisierung aber dienlicher.

Dokumente selber Scannen oder Scannen lassen

Bevor Sie sich einen Scanner Kaufen, oder Ihr Multifunktionsgerät über Gebühr belasten, sollten Sie unter wirtschaftlichen und vor allem qualitativen Gesichtspunkten entscheiden, ob Sie einen Scandienstleister wie Smart-Store mit dem Scannen beauftragen, oder Ihre Dokumente selber einscannen.

 

 

TERMIN & QUALITÄT

 Als Scandienstleister Scannen wir Ihre Dokumente Tagesaktuell, wöchentlich oder monatlich, in jedem Fall aber komplett an dem Tag, an dem die Belege bei uns eingehen. Die digitalen Dateien erhalten Sie umgehend Online zur Verfügung gestellt. Unser Scanservice  garantiert  Ihnen eine Termingerechte Verarbeitung und Bereitstellung der digitalisierten Dokumente. Und das in bester Qualität durch ISO zertifiziertes Qualitätsmanagement.

Beim Scannen in Eigenregie werden oftmals Multifunktionsgeräte eingesetzt, oder die Zuständigkeit für das Scannen ist nicht klar geregelt. Im Ergebnis sind Dokumente nicht zeitnah digital verfügbar, die Scanqualität wurde nicht ausreichend kontrolliert, die gewünschten positiven Effekte durch die Digitalisierung werden nicht erreicht.

 

Dokumente selber Scannen

Neben der Anschaffung der Hardware und der Personalkosten, sind auch Kosten für die eventuelle Nachbearbeitung und vor allem Probleme zu berücksichtigen, die entstehen wenn Informationen nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen.

Beim Scannen von Dokumenten in Eigenregie sollten Sie folgende Kosten einkalkulieren:

  • Anschaffung Hardware min. 5.000€ Scanner
  • Regelmäßige Wartung
  • Blattpreise bei Leasing Geräten

Dokumente Scannen lassen

Nutzen Sie unseren Scanservice und wir vereinbaren feste Preise pro Blatt & Dokument. Sie zahlen nur was auch wirklich geleistet/gescannt wurde. Als Scandienstleister garantieren wir nicht nur Termintreue, sondern höchste Qualität, Vollständigkeit und digitale Verfügbarkeit. Für das Scannen eines Blattes berechnen wir zwischen 0,019€ bis 0,03€.

 

Dokumente Scannen im Scanservice

Wenn sie unseren Scanservice nutzen kann das Scannen Ihrer Dokumente beispielhaft folgendermaßen ablaufen:

  • - Sie können uns jederzeit Ihre Belege zusenden oder wir holen diese zu fest vereinbarten Zeitpunkten.
  • - Sofort nach Eingang der Belege bei uns beginnen wir neben der Protokollierung, mit der Vorbereitung der Belege für den Scanvorgang. Wir entfernen Heftungen, Sortieren ggf. nach vorgegebenen Kriterien wie Niederlassung oder Abteilung vor, und sofern somit für einen reibungslosen Scanablauf.
  • - Scannen / Digitalisieren Wir Scannen Ihre Belege im idealen Modus: Schwarz/Weiß, Farbe oder Graustufen. In der idealen Auflösung zwischen 100DPI und 600DPI. Vorder- und Rückseite scannen wir gleichzeitig, wobei leere Seiten automatisch gelöscht werden. Doppeleinzüge sind durch Sensortechnik ebenso ausgeschlossen wie unlesbare Scans, die durch die Scantechnik automatisch optimiert werden. Keine Informationen und Belege gehen verloren.
  • - Datenerfassung / Indizierung Neben der Texterkennung und Auswertung von Daten mittels OCR, erfassen wir wesentliche und relevante Suchkriterien und Indizes manuell. Das bedeutet, die Suchkriterien die Sie später für die Recherche Ihrer Dokumente benötigen (Beispielsweise Rechnungsnummern, Datum, Empfänger) erfassen wir per Hand anhand des Scanbildes.
  • - Datenübermittlung Ihre gescannten Dokumente sowie die Indizes liefern wir ebenfalls noch am selben Tag. Idealerweise Online zum Abruf von unserem FTP Server oder auf einem Online Zugang den Sie uns in Ihr System bereitstellen. Die Digitalisierten Daten sind umgehend nutzbar, ob als PDF Dateien im eigenen Dateisystem oder als XML & Acrobat PDF Datei im DMS (Dokumentenmanagement).
Dokumente Scannen

Worauf Sie beim Einscannen Ihrer Dokumente achten sollten

Unabhängig davon ob Sie Ihre Dokumente selber Scannen oder Scannen lassen, sollten einige Kriterien unbedingt eingehalten werden, damit die Digitale Archivierung der Dokumente nicht nur den gewünschten Nutzen und Einsparungen bringt, sondern auch vor dem Gesetzgeber bestand hat.

Format

Die Dokumente sollten Sie idealerweise im Acrobat PDF-A Format einscannen bzw einscannen lassen. Das PDF-A Format ist vom Gesetzgeber anerkannt, es ist technisch unveränderbar und entspricht somit der Revisionssicherheit.

Alternativ können Sie Ihre Dokumente als TIFF Dateien Digitalisieren. Wussten Sie übrigens das nahezu jeder Scanner beim Einscannen die Daten als TIFF Daten speichert?

Wenn Sie Ihre Dokumente also als TIFF Dateien einscannen, sollten Sie später ein DMS zur Verwaltung und Archivierung nutzen, denn TIFF Dateien genügen NICHT den gesetzlichen Anforderungen.

Formate wie JPG oder BMP sind nicht für die Archivierung Unternehmens und steuerlich relevanter Unterlagen geeignet.

Als Scandienstleister beraten wir Sie gerne welches Format zum Scannen Ihrer Dokumente das Richtige ist.

Durchsuchbar / OCR

Die Dateien sollten durchsuchbar sein. Das bedeutet eine Texterkennung sollte in den Digitalisierten Dokumenten hinterlegt sein. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit nach einzelnen Stichworten oder Daten innerhalb der Dokumente zu suchen, und schnell & gezielt Informationen zu erhalten.

Wir liefern Ihnen jedes von uns gescannte Dokument inklusive einer hochwertigen OCR/Texterkennung die auf Basis der Vorlage ein schnelles Finden von Textpassagen und einzelnen Daten ermöglicht.

Speicherbedarf

Achten Sie beim Scannen Ihrer Dokumente unbedingt darauf, wieviel Speicherplatz ein Digitales Dokument benötigt. Als Scandienstleister scannen wir Ihre Dokumente mit einer Auflösung von 200DPI, sowie Buchhaltungsbelege meist als Schwarz/Weiß Scans. Farbliche Informationen sind buchhalterisch nicht relevant. Bei technischen Dokumentationen oder Schriftverkehr scannen wir farblich damit alle enthaltenen Informationen digital abgebildet sind.

Durch Einsatz unserer modernen Hochleistungsscanner benötigen von uns gescannte Dokumente ca. 30KB Speicherplatz pro Seite.

Scannen Sie Ihre Dokumente selber ein, sollten Sie Ihren Scanner so einstellen, das keinesfalls mehr als 100KB pro Seite benötigt werden.

Als erfahrener Scandienstleister stehen wir Ihnen gerne für Fragen zum Dokumente Scannen und archivieren zur Verfügung.

Nutzen Sie gerne auch unser Angebot einiger kostenlose Testscans.

 

 

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