Aufbewahrung von Unterlagen nach Liquidation

Auch nach Einstellung der Geschäftstätigkeit bleibt die Pflicht zur Aufbewahrung steuerlich und handelsrechtlich relevanter Unterlagen bestehen.

Das bedeutet, die Akten der Gesellschaft müssen weiterhin bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen bei Geschäftsaufgabe?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Unterlage erstellt oder zuletzt geändert wurde.

Zwar dürfen Unterlagen nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist zum Jahresende vernichtet werden, die letzte Aktenvernichtung erfolgt aber frühestens 10 Jahre nach dem letzten relevanten Vorgang.

Welche Gesetze regeln die Aufbewahrungspflichten nach der Liquidation eines Unternehmens oder einer Gesellschaft?

Gesetzlicher Rahmen

Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen nach Liquidation basieren auf:

• Abgabenordnung (AO) § 147 Abs. 3
• Handelsgesetzbuch (HGB) § 257
• GmbH-Gesetz (GmbHG) § 74 im Fall von GmbH in Liquidation (GmbH i.L.)
• Aktiengesetz § 273 Schluss der Abwicklung

Auch nach der Geschäftsaufgabe und bei Auslagerung an einen externen Dienstleister bleibt die rechtliche Verantwortung für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen sowie der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen vollständig bei dem ehemaligen Gesellschafter oder Geschäftsführer. Die Pflicht endet nicht mit der Löschung der Gesellschaft im Handelsregister.

Das gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen als Einzelunternehmen, GbR oder Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH oder UG) geführt wurde.

Im Fall einer GmbH liegt die Verantwortung nach der Liquidation ausdrücklich beim Liquidator, wie in § 74 GmbHG geregelt.

Was gilt bei Insolvenz?

Während eines laufenden Insolvenzverfahrens liegt die Verantwortung für die Aufbewahrung und Verwaltung der Geschäftsunterlagen beim Insolvenzverwalter.

Ausführliche Informationen zur Aufbewahrung von Insolvenzakten finden Sie auf unserer Infoseite Archivierung und Digitalisierung bei Insolvenz.

Was Sie nach der Liquidation unbedingt beachten müssen

Auch nach Liquidation und Geschäftsaufgabe sind die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen einzuhalten. Was viele Unternehmer nach der Liquidation unterschätzen, wird schnell zur stillen Gefahr im Hintergrund.

Werden Unterlagen in dieser Zeit verlegt, beschädigt oder sind sie nicht auffindbar, drohen unangenehme Konsequenzen bei steuerlichen oder rechtlichen Rückfragen.

Diese Herausforderungen betreffen Sie unmittelbar:

10 Jahre Aufbewahrungspflicht

Steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen müssen für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist revisionssicher archiviert werden. Das heißt Ihre Akten müssen u.a. vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein.

Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Infoseite revisionssicher Archivierung.

Zugriff auf Unterlagen für das Finanzamt

Auch Jahre später können Prüfungen oder Rückfragen kommen. Sie müssen jederzeit in der Lage sein, einzelne Belege schnell und vollständig bereitzustellen.

Nachweispflicht bei rechtlichen Verfahren

Ob Streitigkeiten mit Kunden, Gläubigern oder Behörden, ohne ordnungsgemäß archivierte Unterlagen geraten Sie schnell in die Defensive.

Schäden durch physische Einflüsse

Auch wenn die Unterlagen im Archiv nach der Liquidation nur noch selten benötigt werden, müssen sie vor Verlust durch physische Einflüsse wie Brände, Wasserschaden oder Schimmel gesichert werden.

Auch nach Abschluss der Liquidation einer Gesellschaft entstehen weiterhin Kosten, für die Rückstellungen gebildet werden müssen. Diese Rückstellungen im Falle einer Abwicklung einer Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH, AG, UG etc.) müssen so bemessen sein, dass sie sämtliche im Zuge der Abwicklung erwarteten Aufwendungen abdecken.

Beispielsweise müssen Akten sicher archiviert, gelagert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen datenschutzkonform vernichtet werden. Diese Folgekosten sollten daher frühzeitig in der Liquidationsplanung berücksichtigt werden.

Mit unserem Scanservice für Geschäftsunterlagen nach Unternehmensauflösung sorgen Sie frühzeitig vor, da auch große Aktenbestände kostengünstig über Cloud-Lösungen archiviert werden können und Sie trotzdem jederzeit Zugriff haben.

Sofern es die Möglichkeiten nach der Geschäftsaufgabe oder Insolvenz noch zulassen, ist die Digitalisierung und elektronische Archivierung der noch aufbewahrungspflichtigen Aktenbestände eine wirtschaftliche Alternative. Und bietet darüber hinaus eine Menge Vorteile gegenüber der analogen Aufbewahrung.

Als spezialisierter Scandienstleister digitalisieren wir Ihre Akten und Ordner und speichern sie als strukturierte, voll durchsuchbare PDF-Dateien. Pro gescanntem Ordner wird eine PDF-Datei erstellt, was für die Aufbewahrung von Altakten und Unterlagen nach Liquidation vollkommen ausreichend ist.

Eine Volltextsuche ermöglicht es Ihnen, gesuchte Belege innerhalb von Sekunden zu finden. Die Originale können nach der Digitalisierung vernichtet werden.

Oftmals werden aufbewahrungspflichtige Akten nach Liquidation an einen Dienstleister für Aktenlagerung übergeben. Auch wir bieten diese Dienstleistung an. Die Erfahrung und Praxis zeigt aber, dass die Vorteile einer digitalen Archivierung und Aufbewahrung die Mehrkosten im Vergleich zur Aktenlagerung erübrigen.

Hier finden Sie mehr Informationen zur externen Aktenlagerung.

Auch wenn eine externe Aktenlagerung bei Liquidation und Insolvenz im Voraus für 10 Jahre abgerechnet werden kann, so sind die Akten nach wie vor existent und Gefahren ausgesetzt.

Bei einer digitalen Archivierung werden die Kosten ebenfalls einmalig abgerechnet. Die gescannten Unterlagen können bequem in der Cloud gespeichert werden. Auch Datenträger können jedoch beliebig oft kopiert und an verschiedenen Orten gelagert werden.

Eventuelle Gefahren durch Beschädigung, unbefugten Zugriff oder gar eine Insolvenz des Aktenlager - Anbieters, können so völlig ausgeschlossen werden.

Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in unserem Blogartikel Aktenaufbewahrung im Check: Analog oder digital?

• Service aus einer Hand: Logistik, Digitalisierung, Vernichtung, Lagerung
• Schneller Zugriff: Einfach Suchbegriff eingeben
• Revisionssicherheit: Unveränderbare PDF-A
• Schutz vor Verlust: Brand, Wasser, Schimmel, Diebstahl etc.
• Ortsunabhängige Speicherung: Alle Daten in der Cloud

Als Full Service Anbieter für die Archivierung übernehmen wir alle Tätigkeiten die im Rahmen einer Digitalisierung von Archiven und Altbeständen nach Geschäftsaufgabe nötig sind.

Wir kalkulieren alle Arbeitsschritte in einem Preis pro Ordner. Dadurch wissen Sie im Vorfeld ganz konkret welche Gesamtkosten auf Sie zu kommen.

Gerade bei einer Liquidation oder Geschäftsabwicklung ist diese Planungssicherheit ein entscheidender Vorteil.

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Sollen die Akten differenzierter archiviert werden, beispielsweise pro Register eine PDF-Datei, so kann sich der Preis erhöhen.

Steuerrelevante Geschäftsunterlagen nach Geschäftsaufgabe digital aufzubewahren ist vom Gesetzgeber ausdrücklich erlaubt, sofern sie revisionssicher erfolgt. Das bedeutet: vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar gemäß § 147 AO und den GoBD.

Ausgenommen sind nur bestimmte Originale wie notarielle Urkunden oder behördliche Bescheinigungen, die weiterhin im Original aufbewahrt werden müssen. Um alles andere kümmern wir uns – rechtssicher und ISO-zertifiziert.