Wohin mit den Akten bei Liquidation von Unternehmen?

Auch nach Einstellung der Geschäftstätigkeit besteht die Pflicht zur Aufbewahrung der steuerlich relevanten Unterlagen weiter. Das bedeutet, die Akten der Gesellschaft müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden. Zwar dürfen jeweils zum Jahresende Akten vernichtet werden, aber die letzte Vernichtung findet eben erst nach 10 Jahren statt. Und erst dann endet auch die Verantwortung für die Aktenordner, diese Verantwortung kann beispielsweise nicht an ein externes Aktenlager übertragen werden. 

Die Lösung: Digitalisierung

Sofern es die Möglichkeiten nach der Geschäftsaufgabe oder Insolvenz noch zulassen, ist die Digitalisierung und elektronische Archivierung der noch aufbewahrungspflichtigen Aktenbestände eine wirtschaftliche Alternative. Als Scandienstleister scannen und digitalisieren wir Ihre Akten und Ordner und speichern diese als voll durchsuchbare PDF Dateien. Jeweils EINE PDF Datei pro Ordner ist in diesem Falle ausreichend. Die Originalakten dürfen anschließend vernichtet werden und lediglich die Datenträger wie DVD müssen weiterhin aufbewahrt werden.

Eine DVD kann bis zu 400 Akten digital speichern, und hält die digitalen Dokumente in jedem Fall für 10 Jahre sicher archiviert. Im Bedarfsfall kann und darf eine solche DVD auch Behörden zur Verfügung gestellt werden, anstatt aufwendig Akten zu transportieren.

Für die elektronische Archivierung jeder Akte erfassen wir vom Ordnerrücken die relevanten Suchbegriffe wie Belegart, Jahrgang und Betreff. Aus diesen Daten erzeugen wir für die Speicherung der PDF Dateien eine einfache und leicht nachvollziehbare Verzeichnisstruktur.

Anhand dieser übersichtlichen Verzeichnisstruktur, die sich an der aktuellen Ablagestruktur orientiert, sind Sie auch Jahre später noch in der Lage, innerhalb kürzester Zeit Belege schnell zu recherchieren, anzuzeigen oder auszudrucken. Auch ungeübte Benutzer können ohne vorherige Einweisung in das System unkompliziert mit den digitalen Daten arbeiten.

Sollte das Archiv vorher teilweise unstrukturiert gewesen sein, oder es nur mit viel Zeitaufwand möglich gewesen sein Dokumente zu finden, entsteht durch unseren Scanservice bei der Digitalisierung eine klare und nachvollziehbare Aktenstruktur.

Oftmals werden aufbewahrungspflichtige Akten nach Liquidation an einen Dienstleister für Aktenlagerung übergeben. Auch wir bieten diese Dienstleistung an. Die Erfahrung und Praxis zeigt aber, dass die Vorteile einer digitalen Archivierung und Aufbewahrung die Mehrkosten im Vergleich zur Aktenlagerung erübrigen.

Auch wenn eine externe Aktenlagerung bei Liquidation und Insolvenz im Voraus für 10 Jahre abgerechnet werden kann, so sind die Akten nach wie vor existent und Gefahren ausgesetzt. Bei einer digitalen Archivierung werden die Kosten ebenfalls einmalig abgerechnet. Die Datenträger können jedoch beliebig oft kopiert und an verschiedenen Orten gelagert werden. Eventuelle Gefahren durch Beschädigung, unbefugten Zugriff oder gar eine Insolvenz des Aktenlager - Anbieters, können so völlig ausgeschlossen werden.

Und im Gegensatz zur externen Aktenlagerung können Sie auf digitalisierte Daten jederzeit ohne Mehrkosten und Wartezeit zugreifen. Die Daten können sowohl dem Insolvenzverwalter, als auch dem ehemaligen Geschäftsführer digital zur Verfügung gestellt werden.

Dies ist insbesondere für Kundendaten interessant, die zukünftig noch zu Servicezwecken genutzt oder gar veräußert werden sollen.

Wir scannen alles, was im Unternehmen auf Papier angefallen ist.

Neben Schriftverkehr und DIN-A4 Dokumenten, können wir auch komplette Zeichnungsarchive in den Formaten bis DIN-A0 digitalisieren. Auch für Ordner, die sowohl aus DIN-A4 Dokumenten als auch aus großformatigen Plänen bestehen, wie bei Projektordnern oder Bauakten, haben wir spezielle Konzepte entwickelt die eine optimale digitale Archivierung garantieren.

Wir archivieren für Sie digital:

Verantwortlich ist der Geschäftsführer oder Insolvenzverwalter.

Die Verantwortung, die Akten weiterhin aufzubewahren und bei Bedarf vorzulegen, ist der zuletzt aktive Geschäftsführer, Inhaber oder der Insolvenzverwalter.

Wir bieten spezielle Angebote für Insolvenzverwalter, um komplette Aktenbestände zu digitalisieren. Denn gerade für Insolvenzverwalter bietet die digitale Archivierung weitaus mehr Vorteile, als nur die sichere und platzsparende Aufbewahrung auf Datenträgern.

Denn durch die Texterkennung die wir jeder PDF Datei hinterlegen, sind Sie in der Lage in dem kompletten Aktenbestand nach Stichworten, Namen und Daten zu recherchieren. Akten sortieren und stundenlang zu durchblättern ist nicht mehr nötig. Innerhalb von Sekunden lässt sich jede beliebige Information zuverlässig und einfach finden und anzeigen.

Als Full Service Anbieter für die Archivierung übernehmen wir alle Tätigkeiten die im Rahmen einer Digitalisierung von Archiven und Altbeständen nötig sind. Wir kalkulieren alle Arbeitsschritte in einem Preis pro Ordner, Sie wissen im Vorfeld ganz konkret welche Gesamtkosten auf Sie zu kommen. Im Falle einer Liquidation und Geschäftsabwicklung ein wichtiger Aspekt.

Unser spezielles Angebot bei Liquidationen und für Insolvenzverwalter beinhaltet alle Tätigkeiten, die zur Digitalisierung und Archivierung notwendig sind. Pro Ordner / Akte wird ein PDF Dokument erzeugt.

Diesen Service bieten wir für eine günstige Pauschale pro Ordner an. Holen Sie jetzt Ihr Angebot ein

Sollen die Akten differenzierter archiviert werden, beispielsweise pro Register eine PDF-Datei, so kann sich der Preis erhöhen.

Der Gesetzgeber erlaubt eine Aufbewahrung von steuerlichen Unterlagen in Digitaler Form, mit gleichzeitiger Vernichtung der Originale grundsätzlich. Ausnahmen sind Urkunden. Wenn Sie uns mit der Archivierung Ihrer Unterlagen nach Liquidation beauftragen, sorgen wir zu 100% für die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben und Regelungen.

Mit seinem Schreiben vom 8. März 2003 hat das Bundesfinanzministerium durch §147 Abs.1 Nr.4a jedem Steuerpflichtigem die Erleichterung genehmigt, Unterlagen, welche der Aufbewahrungspflicht unterliegen auch bildlich auf Datenträger zu speichern. Eine Ausnahme bilden amtliche Urkunden wie Zeugnisse, Bescheinigungen und Genehmigungen.

Wir arbeiten für Kunden und Insolvenzverwalter aus ganz Deutschland. Unseren Service für die Aktenabholung und anschließende Digitalisierung bieten wir Bundesweit an. Die Daten unserer Kunden in diesen sensiblen Bereichen behandeln wir mit Diskretion und nennen daher hier öffentlich keine Namen.

Sollten Sie Interesse an einem Kontakt zu einem Referenzkunden haben, sagen Sie uns gerne Bescheid.