Patientenakten Scannen und Archivieren

Patientenakten aufzubewahren und zu verwalten kann Zeit- und Nervenraubend sein. Durch die langen Aufbewahrungsfristen stößt nahezu jedes analoge Ablagesystem an seine Grenzen. Ob Sie Ihre Patientenakten nach Nummern, Namen oder Datum aufbewahren, immer wieder müssen Akten umsortiert, und Schränke neu geordnet werden.

Durch die Digitale Archivierung Ihrer Patienten Akten erübrigt sich dies, denn jede Akte wird dediziert verschlagwortet, und sortiert sich quasi automatisch „selber sein“. Kein Quetschen im Schrank, kein Neuordnen, digital ablegen und fertig!

Wir kategorisieren medizinische Unterlagen nach Vorgaben der klinischen Dokumentenklassen-Liste (KDL).

Das Beste an einer Digitalen Archivierung Ihrer Patienten Akten, ist aber das Suchen, bzw. das FINDEN!

Denn digital archivierte Dokumente werden GEFUNDEN und nicht GESUCHT!

 Elektronisch archivierte Patientenakten finden Sie zukünftig innerhalb von Sekunden, anstatt sie lange in Karteischränken zu suchen, oder in Mappen zu blättern. Archiviert nach Name, Geburtsdatum und/oder Patientennummer, dauert es nur wenige und Sekunden Mausklicks um bei eventuellen Nachfragen Ihrer Patienten die entsprechende Akte angezeigt zu bekommen. Und sofort können Sie die digitale Patientenakte weiterleiten oder ausdrucken.

Digital archivierte Patientenakten sparen mehr als 99% des Platzbedarfs gegenüber Analog aufbewahrten Patientenakten im Original. Eine DVD kann beispielsweise bis zu 1.500 durchschnittliche Patientenakten speichern, auf Servern ist die Speicherkapazität nahezu unbegrenzt.

Durch gesetzliche Regelungen dürfen die Originale im Anschluss an die Elektronische Archivierung vernichtet werden. Nur so macht die Digitalisierung Ihrer Patientenakten auch Sinn.

Wenn Sie bereits eine entsprechende Praxissoftware im Einsatz haben, verfügt diese auch meist über Funktionen zur Dokumenten Archivierung. Dies nutzen wir, um Ihnen die Digital Archivierten Dokumente zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet, nahezu jede Praxissoftware kann Digitale Dokumente aus externen Quellen importieren, wichtig ist das die Daten in einem entsprechenden Format übergeben werden. Wir sorgen mit unserem Scanservice für dieses Format.

Verfügen Sie über keine entsprechende Software, oder möchten die DIgitalisierten Patientenakten NICHT in Ihre Praxissofwtare importieren, erstellen wir Ihnen ein Elektronisches Archiv in Form einer Verezichnisstruktur. Diese ist hierarchisch nach Ihren Wünschen aufgebaut. Auch hier lassen sich Patientenakten innerhalb weniger Sekunden sehr schnell und einfach Finden.

Wenn Sie keine entsprechende Software im Einsatz haben, weil Sie beispielsweise Ihre Praxis auflösen, aber die Patientenakten noch aufbewahren müssen, erzeugen wir für Sie ein elektronisches Archiv, für das Sie keinerlei Software – außer dem Adobe PDF Reader – benötigen.

Die digitalen Patientenakten werden in einer übersichtlichen, und leicht zu bedienenden Baumstruktur als Verzeichnishierarchie gespeichert. Sortiert nach Namen, oder Patientennummer kann sich somit auch jeder ungeübte Benutzer in kürzester Zeit zurechtfinden, und benötigte Patientenakten recherchieren, anzeigen lassen, sowie ausdrucken oder digital weiterleiten.  

Auch Patientenakten dürfen Digital archiviert werden, um danach die Original Dokument zu vernichten. Dies hat der Gesetzgeber in Form eines offiziellen Scheibens und der Anpassung des §147 Abs.1 Nr.4a jedem Aufbewahrungspflichtigen genehmigt. Lediglich einige technische Kriterien sind einzuhalten, unser Scanservice sorgt dafür das Sie Ihre Patienten Akten digital aufbewahren dürfen.

Im Folgenden beschreiben wir Ihnen wie die Digitalisierung Ihrer Patientenakten in der Praxis ablaufen kann. Da unser Scanservice in erster Linie für abgeschlossene, und nicht aktuelle Patientenakten angefragt wird, bezieht sich der exemplarische Ablauf auf die Archivierung und Digitalisierung von abgeschlossenen Patientenakten. Sollten Sie Interesse an der Digitalisierung Ihrer aktuellen Patienten Akten haben, so können wir Ihnen nach Kontaktaufnahme auch zu diesem Thema gerne Informationen zukommen lassen.

Wir berechnen unsere Dienstleistung der Digitalisierung und Archivierung Ihrer Patientenakten pro Akte. Den exakten preis ermitteln wir idealerweise durch eine kostenlose, und unverbindliche Probearchivierung von 2-5 Patientenakten die Sie uns zur Verfügung stellen. Die Unterlagen durchlaufen die komplette elektronische Verarbeitung unseres Scan Service.

Belegaufbereitung, Scan, Datenerfassung und Archivierung werden im Aufwand gemessen, und entsprechend berechnet.

Es entsteht ein Preis der in der Regel zwischen 3,-€ bis 6,-€ pro Patientenakte liegt. Im Preis enthalten sind alle Service die nötig sind um Ihre Unterlagen digital zu archivieren.

Auch die Erstellung eines Importformats für einen DMS Import oder der Aufbau einer PDF Verzeichnisstruktur, sowie die OCR sind im Preis enthalten.

Als Scan Dienstleister Wir Scannen und Digitalisieren Patientenakten für Arztpraxen, Kliniken und Verwaltungen im gesamten Bundesgebiert. Unabhängig von Menge und Anzahl erbringen wir unsere Dienstleistung inklusive Aktenabholung, Digitalisierung und Archivierung.

Wir achten dabei streng auf die EInhaltung des Datenschutz, speziell bzgl. DSGVO. Sie erhalten entsprechende Geheimhaltungsvereinbarungen und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen zur elektronischen Verarbeitung Personen bezogener Daten und Dokumenten.

Zu unseren Kunden zählen viele Unternehmen aus der Medizin Branche als auch behandelnden Bereich: Wie die Sonnesberger Tagesklinik, das Klinikum der Stadt Kiel, Artpraxen aus ganz Deutschland und auch Pharmaunternehmen jeder Größenordnung.

Unser Scanservice ist seit 2015 ISO zertifiziert nach DIN ISO9001:2015.