Rechnungen scannen und digitalisieren

Die Verwaltung von physischen Belegen erfordert einen enormen Aufwand in Bezug auf die Sortierung und Prüfung sowie der manuellen Übertragung in ein Buchhaltungssystem. Durch den erhöhten Zeitaufwand besteht für Unternehmen die Gefahr, Skontofristen zu verpassen und Mahngebühren zahlen zu müssen.

Rechnungen müssen zudem 10 Jahre aufbewahrt werden, wodurch ein großer Bedarf an Lagerkapazität entsteht. Darüber hinaus ist die manuelle Verarbeitung papierbasierter Dokumente fehleranfällig und häufig wenig transparent und nachvollziehbar.

Das Scannen von Rechnungen ist eine unserer Kernkompetenzen. Sparen Sie Zeit, Kosten und Platz mit einer elektronischen Speicherung Ihrer gescannten Papierbelege. Alle buchungsrelevanten Informationen werden Indiziert. Der Einsatz von OCR-Technologie ermöglicht eine schnelle und einfache Recherche jeder Rechnung.

Digitaler Rechnungseingang

Lassen Sie Ihre Eingangsrechnungen scannen. Mit unserem Digitalen Posteingang können Sie die Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen komplett auslagern. Wir übernehmen die Postannahme und scannen eingehende Rechnungen auf tagesaktueller Basis.

Seit mehr als 25 Jahren scannen wir nahezu alle Papierbelege, die in Unternehmen und Verwaltung anfallen und verfügen eine umfassende Expertise im Bereich der Digitalisierung von Rechnungen. Wir finden für alle Anwendungszwecke passgenaue Lösungen.

In unserem Scanzentrum arbeiten wir mit moderner und hochwertiger Scanhardware.

Wir scannen:

• 500 Blatt pro Scandurchgang (1 Standard-Aktenordner)
• 180 Blatt pro Minute
• Im Duplexverfahren (beidseitig) - Leerseiten werden gelöscht
• In Farbe, Schwarz/Weiß oder in Graustufen
• In bester Lesbarkeit in 200 DPI (300 DPI optional)

Datenerfassung

Für die Digitalisierung von Eingangsrechnungen nehmen wir neben dem Scan zur bildhaften Darstellung auch eine umfassende Indizierung der Belege vor. Dafür werden wichtige Suchbegriffe, Schlagworte und Metadaten erfasst.

Wir können alle relevanten Rechnungsdaten und Schlagworte nach Ihren Vorgaben erfassen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum
• Rechnungsbetrag
• Steuerliche Angaben
• Name und Anschrift von Rechnungsteller und Rechnungsempfänger
• Leistungsbeschreibung
• Zahlungsbedingungen
• Bankverbindung

Zusätzlich können gescannte Rechnungen auch klassifiziert (z.B. nach Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen) werden, um Ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren.

Im Anschluss an den Prozess der Datenerfassung erfolgt eine weitere Qualitätskontrolle der Ergebnisse sowie eine detaillierte Protokollierung des Verfahrens durch geschulte Mitarbeiter.

Über die Indizierung hinaus, hinterlegen bearbeiten wir eingescannte Belege mit einer automatischen Texterkennung (OCR Software). Bei PDF-Dateien wird der Text hinter dem Bild hinterlegt. Alternativ kann der erfasste Text auch als separate Textdatei übergeben werden.

Die Umstellung auf digitalisierte Rechnungen bietet zahlreiche Nutzen:

• Platzersparnis: Kein physischer Lagerraum notwendig
• Zeitersparnis: Kurze Such- und Zugriffszeiten dank Suchfunktion
• Fehlerminimierung: Automatisierte Rechnungsprozesse (Prüfung, Validierungsregeln, Plausibilitätskontrollen)
• Gesetzliche Vorgaben und Compliance einfach umsetzbar
• Effizienzsteigerung: Integration in Workflows
• Hohe Datensicherheit: Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Audit-Trail, Verfahrensdokumentation)

Ein digitales Archiv stellt ein Informationssystem bestehend aus Bildteil (Image) und einem Datenbankteil (Metadaten, Indizierungen) dar. Der Datenbankteil enthält alle relevanten Informationen, die für die Recherche innerhalb ihrer Rechnungsablage benötigt werden.

Für die elektronische Archivierung digitalisierter Papierrechnungen liefern wir Ihnen strukturierte Daten in dem von Ihnen bevorzugten Dateiformat (z.B. CSV, XML, JSON etc.). Wir arbeiten wir softwareunabhängig und sind erfahren im Import von Indexdateien in alle gängigen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS).

Der entscheidende Vorteile der Rechnungsverarbeitung in einem DMS, liegt in der Automatisierung und Optimierung von Vorgängen sowie der Vernetzung von Systemen. Dadurch sinken der Zeitaufwand sowie die Fehleranfälligkeit beim Umgang mit Rechnungen in Unternehmen.

Angenommen, Sie erhalten zahlreiche Rechnungen im Dateiformat PDF und nutzen kein DMS: Sie müssten alle Dateien einzeln öffnen und relevante Informationen, wie Rechnungsnummer, Datum Betrag etc. händisch in eine Buchhaltungssoftware eintragen. Das kostet Zeit und erhöht die Gefahr von Tippfehlern und Zahlendrehern.

PDF-Rechnungen und E-Rechnungen zentral aufbewahren

Ein DMS bietet Ihnen die Möglichkeit, gescannte Papierrechnungen (PDF-Rechnungen) gemeinsam mit elektronischen Rechnungen medienbruchfrei aufzubewahren und zu verwalten. E-Rechnungen sind Belege, die in elektronischer Form ausgestellt, versendet, empfangen und archiviert werden.

Eine elektronische Rechnung kann in verschiedenen strukturierten und maschinenlesbaren Formaten vorliegen und ist zu Electronic Data Interchange (EDI) fähig.

Die Standards für E-Rechnungen in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). XRechnung ist ein XML-basiertes Datenformat, welches für den Rechnungsaustausch insbesondere zwischen öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz kommt.

ZUGFeRD stellt ein hybrides Datenformat, bestehend aus einem visuellen Bildteil (PDF/A-3) und einem maschinenlesbaren Datenteil (XML-basiert), dar.

Erstellen Sie Workflows für die abteilungsübergreifende Rechnungsbearbeitung. Relevante Rechnungsinformationen werden Dank Kategorisierung, Indizierung sowie OCR-Technologie selbsttätig ausgelesen auf Grundlage festgelegter Regelungen an die zuständigen Abteilungen und Mitarbeiter weitergeleitet.

Durch die Vernetzung Ihres Dokumentenmanagement Systems mit einem Enterprise Resource Planning- System (ERP) werden Rechnungsdaten einfach in entsprechende Module übertragen.

Die Prüfung und Freigabe einer Rechnung erfolgt im ERP-System automatisch. Bei Abweichungen oder Unstimmigkeiten werden die zuständigen Mitarbeiter direkt benachrichtigt, um Korrekturen vorzunehmen. Das ERP-System führt automatisch Buchungen durch, gleicht die Rechnung mit den Bestelldaten ab und erstellt entsprechende Buchungssätze.

Darüber hinaus können Vertreterregelungen festgelegt werden, falls ein zuständiger Mitarbeiter nicht an seinem Arbeitsplatz ist und eine wichtige Rechnung zeitnah bearbeitet werden muss.

Die Vernetzung von DMS und ERP sowie die Optimierung von Workflows ermöglicht eine höchst effiziente und fehlerfreie Verarbeitung digitalisierter Rechnungen.

Software für Buchhaltung

Der Einsatz von Systemen zum Dokumentenmanagement vereinfacht auch den Austausch mit Buchhaltungssoftware. Steuerrelevante Unterlagen lassen sich software-übergreifend verwalten und ermöglichen auch Steuerberatern direkten Zugriff.

• Fastbill
• SevDesk
• Lexware
• DATEV

Software für papierlose Buchhaltung sind oftmals auch auf mobilen Endgeräten als App verfügbar.

Rechnungsbelege unterliegen gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG § 14b) der Aufbewahrungspflicht. Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist liegt bei 10 Jahren. Die rechtlichen Anforderungen an die elektronische Langzeitaufbewahrung von Rechnungsunterlagen und Belegen der Buchhaltung sind in den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) genau geregelt.

Die GoBD zielen darauf ab, Verlust, Veränderung oder Manipulation von Daten zu verhindern und Lesbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit sowie eine Dokumentation aller Vorgänge über den gesamten Zeitraum sicherzustellen. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen alle aufbewahrungspflichtigen Belege im Rahmen der GoBD zugänglich sein.

Der Einsatz einer Software zum elektronischen Dokumentenmanagement, wie beispielsweise DocuWare, bietet eine Reihe praktischer Funktionen, die die Einhaltung rechtlicher Anforderungen bezüglich Compliance, Datenschutz und Revisionssicherheit problemlos möglich macht.

Dazu zählen:

• Zugriffskontrollen
• Versionierung
• Verschlüsselung
• Audit-Trail
• Workflow-Management
• Protokollierung und Verfahrensdokumentation

Das Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 führte zu einer Gleichstellung von Papierrechnungen und PDF-Rechnungen, welche als Anhang einer E-Mail verschickt werden. Allerdings ist die Gültigkeit von PDF-Rechnungen ohne eine digitale Signatur und ohne EDI-Verfahren an eine Reihe von Bedingungen geknüpft.

Nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen Rechnungen per Mail folgende Pflichtangaben enthalten:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Name sowie Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsnehmers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Menge und Umfang der Lieferung/Leistung
• Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Zahlungszeitpunkt
• Rechnungsbetrag, Steuerbetrag und Steuersatz

Beachten Sie: PDF-Rechnungen sind gemäß der Aufbewahrungsfrist und gesetzlichen Anforderungen zu verwahren. Die E-Mail muss nur aufbewahrt werden, wenn diese zusätzliche Informationen zu der Transaktion enthält (z.B. Zahlungsbedingungen, Fristen oder Rabattbedingungen etc.). Ist die E-Mail nur das Transportmittel zur Übermittlung der Rechnung ist eine Aufbewahrung nicht notwendig.

Wir arbeiten für Kunden aus Wirtschaft, Industrie und Verwaltung in ganz Deutschland. Unseren Scanservice für die Digitalisierung und Archivierung Rechnungen bieten wir Deutschlandweit an, ebenso wie die Aktenverpackung und den Transport.

Nehmen Sie gerne Kontakt auf, wenn Sie Ihre Rechnungen scannen und digitalisieren lassen möchten.