Scanservice für Bremerhaven
inkl. Abholung der Akten & Dokumente
ISO zertifiziert, datenschutzkonform
Digital arbeiten durch unseren Scanservice
standortunabhängig, in der Cloud
mit höchster Datensicherheit
Mit unserem Scanservice für Bremerhaven kein Problem
Mit digitaler Archivierung sparen Sie 99 % des Platzbedarfs. Sie können unabhängig vom Standort arbeiten und haben trotzdem immer alle Akten und Daten zur Verfügung. In Sekunden liegt Ihnen der benötigte Beleg vor. Sie vergeuden keine Zeit mehr für das Blättern in sperrigen Ordnern, sondern können einfach direkt finden statt suchen. Um die internen Prozesse perfekt zu optimieren, können Sie zu Ihren Akten im Archiv auch direkt Ihren Posteingang papierlos abwickeln.
Wir digitalisieren Ihre Aktenordner, Belege und Dokumente und speichern diese im digitalen Archiv Ihrer Wahl. Ein elektronisches Archiv kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sein, das bereits bei Ihnen im Einsatz ist.
Wenn Sie noch über keine Archivsoftware oder DMS verfügen, aber trotzdem Ihre Aktenordner und Dokumente digital archivieren möchten, können wir Ihnen ein DMS vermitteln. Wir empfehlen unseren Kunden die DocuWare Cloud. Sollten Sie kein Dokumentenmanagementsystem einsetzen wollen, scannen wir Ihre Belege und speichern diese in einer einfachen und übersichtlichen Verzeichnisstruktur als PDF Dateien.
Besonders wenn Sie Ihre Akten und täglichen Dokumente oder Briefe nicht selber scannen können oder möchten, bietet Ihnen unser Scanservice eine perfekte rundum Lösung zur Digitalisierung Ihrer Prozesse. Im Rahmen unseres Scanservice stehen Ihnen unsere Leistung von der Abholung, über die Digitalisierung und Archivierung bis hin zur Aktenvernichtung zur Verfügung.
Wir scannen alle unternehmenswichtigen Unterlagen:
- Eingangsrechnungen
- Lieferscheine
- Schriftverkehr
- Buchungsbelege
- Projektordner & Bauakten
- Personalakten
- Pläne, Zeichnungen & Großformate
Scanservice für Bremerhaven gesucht? Wir sind Ihr Scanprofi und Digitalisierungspartner!
Jetzt Kontakt aufnehmen!Ablauf einer Digitalisierung:
Kostenlose Probearchivierung
Für eine verlässliche Kalkulation des Aufwands für die Digitalisierung Ihrer Akten bieten wir jedem Kunden eine kostenlose Probearchivierung eines Querschnitts seiner Belege an. Stellen Sie uns dafür einfach pro Belegart einen Beispielordner zur Verfügung. Anhand der Test-Scans können Sie sich einen Eindruck des Ergebnisses machen und ggf. Änderungen ansprechen. Auf Grundlage der Probearchivierung erstellen wir ein zuverlässiges und individuelles Angebot für Ihren Scanauftrag.
Abholung
Im Auftragsfall, sofern Sie den Transport nicht selbst übernehmen wollen, kommt unser Kurierdienst und verpackt Ihre Akten und Belege vor Ort. Geht es um einen Altbestand dokumentieren wir die verpackten Akten und erstellen ein Übergabeprotokoll. Für die aktuelle Scandienstleistung, kommt unser Kurierdienst täglich, wöchentlich oder monatlich und holt Ihre Ablage und zu scannenden Dokumente persönlich ab.
Belegaufbereitung: Vorbereitung für den Scanvorgang
Damit wir Ihre Belege schnell und ohne Doppeleinzüge digitalisieren können, bereiten wir die Belege für den Scanvorgang vor. Wir entfernen Klammerungen und Heftungen, bringen für die digitale Heftung Barcodes an und kleben kleine Haftnotizen auf.
Scanservice & Digitalisierung Bremerhaven
Mit Hochleistungs-Dokumentenscannern digitalisieren wir die aufbereiteten Dokumente mit einer Leistung von bis zu 150 Blatt pro Minute, 100.000 Seiten pro Tag. Die Belege werden beim Scannen nach Leserichtung ausgerichtet, Vorder- und Rückseite scannen wir gleichzeitig und löschen leere Rückseiten. Durch die Doppeleinzugskontrolle gehen keine Informationen verloren. Wir können in Farbe, Schwarz/Weiß oder als Graustufen scannen, je nachdem welche Einstellungen nötig sind um alle wichtigen Informationen, die in den Belegen enthalten sind zu 100 % zu übernehmen.
Indizierung / Datenerfassung
Für eine einfache und schnelle Auffindbarkeit aller Belege im elektronischen Archiv, erfassen wir nach Ihren Vorgaben Suchbegriffe, um Dokumente eindeutig identifizieren zu können. Bei Bestandsakten entnehmen wir diese Informationen in der Regel vom Ordnerrücken. Im Rahmen unseres Scanservices erfassen wir pro Vorgang Indizes wie beispielsweise Rechnungsnummer, Datum oder Empfänger etc.
OCR / Texterkennung
Zur Durchführung einer Volltextsuche können wir die PDF-Dateien mit einer Texterkennung (OCR) hinterlegen. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, in den Dokumenten gezielt nach Stichworten oder einzelnen Daten zu suchen.
Datenausgabe / Speicherformate
Digitalisierte Unterlagen und Daten sichern wir entweder im PDF-Format und erzeugen für Sie eine übersichtliche und leicht navigierbare Verzeichnisstruktur oder speichern alle Daten in dem Format, welches für den Import in Ihr DMS benötigt wird. Alle elektronischen Archivdaten werden über einen gesicherten SFTP-Server zum Download zur Verfügung gestellt oder auf einem Datenträger (z.B. DVD, externe Festplatte) übergeben.
Aktenvernichtung
Eine Digitalisierung Ihres Archivs oder der Dokumentenablage ist am vorteilhaftesten, wenn Sie sich im Anschluss von den Originalbelegen trennen. Nach einer 4-wöchigen Zwischenlagerung übernehmen wir gerne mit Ihrer Freigabe die datenschutzrechtliche Vernichtung der Originale nach DIN 66399.
Hinweis: Alternativ können wir auch die langfristige Lagerung Ihrer Akten übernehmen oder alle Belege an Sie zurücksenden.
Rechtliche Grundlagen
Unseren Scanservice für Bremerhaven erbringen wir streng nach Vorgaben der GOBD. Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit sind hier nur zwei der wichtigen rechtlichen Grundlagen. Weitere Vorgaben wie die Erstellung einer Verfahrensdokumentation übernehmen wir ebenfalls, damit Sie für die nächste Finanz- und Wirtschaftsprüfung 100 % auf der sicheren Seite sind.
Die Erfüllung der DSGVO ist eine Grundsäule für jeden Auftrag. Wir nehmen die Vorgaben sehr ernst und gehen mit allen uns anvertrauten Daten sehr sorgsam um. Bei Auftragsstart erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), in dem alle Details festgehalten sind.
Unser Tipp: Doch wussten Sie, dass Sie durch digitale Daten auch den Vorgaben der DSGVO (Stichwort - Löschfristen) viel komfortabler nachkommen können? Digitalisierung hilft ihnen also generell bei der Einhaltung der rechtlichen Grundlagen rund um die Archivierung und den Datenschutz.
Preise & Kosten Scanservice
Für die Digitalisierung von Bestandsakten erstellen wir gerne einen Preis pro Ordner, z.B. anhand einer Probearchivierung. Wir berechnen durchschnittlich einen Preis von 23 € bis 32 € pro digitalisierten Ordner. Dieser Preis beinhaltet alle notwendigen oben beschriebenen Tätigkeiten.
Für die aktuelle Scandienstleistung, beispielsweise für den digitalen Posteingang, berechnen wir zwischen 0,06 € und 0,08 € pro Beleg (inkl. Belegaufbereitung).
Wir bieten unseren Scanservice für Bremen, Bremerhaven und Umgebung im täglichen Service oder auf Abruf für Bestands-Aktenarchivierungen an.
Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf und lassen sich Ihr individuelles Angebot für Ihren Start in das papierlose Büro erstellen.
Referenzen Scanservice
Unser Scanservice für Bremerhaven, Bremen und das gesamte Bremer Umland konnte schon viele Unternehmen überzeugen. Wir arbeiten zwar für Unternehmen in ganz Deutschland, aber in Bremen und umzu haben wir Heimvorteil. Deswegen können wir unseren Kunden durch die kurzen Anfahrtswege besonders günstige Transportkosten anbieten.
Wir freuen uns schon darauf, auch Sie bald als Kunden zu begrüßen.
Scanservice Bremerhaven
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