Scanservice Bremerhaven

Scanservice Bremerhaven

Unser Scanservice für Bremerhaven, Digitalisieren Sie Ihr Archiv

Papierlos Arbeiten in Bremerhaven ?

Wertvollen Platz der von Akten belegt wird neu nutzen?

Dokumente Digital schnell finden statt lange suchen?

Mit unserem Scanservice für Bremerhaven kein Problem.

Mit Digitaler Archivierung sparen Sie 99% des Platzbedarfs, Finden statt Suchen und können Ihren Posteingang papierlos abwickeln.

Wir digitalisieren Ihre Aktenordner, Belege und Dokumente und speichern diese im Digitalen Archiv Ihrer Wahl. Ein Elektronisches Archiv kann ein Dokumentenmanagement System sein das bereits bei Ihnen im Einsatz ist. Wenn Sie Ihre Akten nicht selber Scannen möchten, stehen Ihnen unsere Leistung von der Abholung, über die Digitalisierung und Archivierung bis hin zur Aktenvernichtung zur Verfügung.

Wenn Sie noch über keine Archivsoftware oder DMS verfügen, aber trotzdem Ihre Aktenordner und Dokumente digital archivieren möchten, Scannen wir Ihre Belege und speichern diese in einer einfachen und übersichtlichen Verzeichnisstruktur als PDF Dateien.

Wir Scannen alle Unternehmenswichtigen Unterlagen:

  • Eingangsrechnungen
  • Lieferscheine
  • Schriftverkehr
  • Buchungsbelege
  • Projektordner & Bauakten
  • Personalakten
  • Pläne

Ein Beispielhafter Ablauf einer Digitalisierung:

1. Kostenlose Probearchivierung

  • Idealerweise stellen Sie uns im Vorfeld einige Akten oder einen Belegquerschnitt zur Verfügung, anhand dessen wir eine kostenlose Probearchivierung erstellen. Diese dient uns zur Kalkulation des Aufwandes zur Digitalisierung. Sie erhalten die Digitalen Test Scans sowie ein ausführliches, individuelles Angebot.

2. Aktenabholung

  • Im Auftragsfall, und sofern Sie den Tarnsport nicht selbst übernehmen wollen, kommt unser Kurierdienst und verpackt Ihre Akten und Belege vor Ort. Geht es um einen Altbestand dokumentieren wir die verpackten Akten und erstellen ein Übergabeprotokoll. Für die aktuelle Scandienstleistung, kommt unser Kurierdienst täglich, wöchentlich oder monatlich und holt Ihre Ablage und zu Scannenden Dokumente persönlich ab.

3. Belegaufbereitung: Vorbereiten für den Scanvorgang

  • Damit wir Ihre Belege schnell und ohne Doppeleinzüge digitalisieren können, bereiten wir die Belege für den Scanvorgang vor. Wir entfernen Klammerungen und Heftungen, bringen für die digitale Heftung wiederum Barcodes an, und kleben auch kleine Haftnotizen auf.

4. Scanservice und Digitalisierung Bremerhaven

  • Mit Hochleistungs-Dokumentenscannern digitalisieren wir die aufbereiteten Dokumente mit einer Leistung von bis zu 150 Blatt pro Minute, 100.000 Seiten pro Tag. Die Belege werden beim Scannen nach Leserichtung ausgerichtet, Vorder- und Rückseite scannen wir gleichzeitig und löschen leere Rückseiten, auch durch die Doppeleinzugskontrolle gehen somit keine Informationen verloren. Wir können Farbe, Schwarz/Weiß oder als Graustufen scannen, je nachdem welche wichtigen Informationen enthalten sind.
Aktenberge vermeiden

5. Indizierung / Datenerfassung

  • Damit die Scans später im Elektronischen Archiv schnell und einfach auffindbar sind, erfassen wir die Suchbegriffe die Sie uns vorgeben bzw. benötigen um Belege eindeutig zu identifizieren. Bei Bestandsakten sind dies meist Informationen vom Ordnerrücken, im aktuellen Scanservice erfassen wir pro Vorgang Indizes wie Rechnungsnummer, Datum und Empfänger usw.

6. OCR Texterkennung

  • Bei der Digitalisierung und Archivierung als PDF Dateien können wir eine Texterkennung hinterlegen, die Ihnen hilft die Dateien nach Stichworten oder einzelnen Daten zu durchsuchen.

7. Datenausgabe / Speicherformate

  • Die Digitalisierten Dokumente und Datenbestände speichern wir entweder als PDF Dateien, in einer übersichtlichen und leicht zu bedienenden Verzeichnisstruktur, oder erstellen das Format welches Ihr Dokumentenmanagement (DMS) benötigt um die Digitalen Daten importieren zu können. Die Elektronischen Archivdaten stellen wir Ihnen zum DownLoad auf unserem Server (Zugangsgesichert) oder auf Datenträger wie DVD oder externe Festplatte zur Verfügung.

8. Aktenvernichtung

  • Eine Digitalisierung macht genaugenommen nur Sinn, wenn Sie sich nach dem Scannen auch von den Originalen befreien. Daher übernehmen wir nach einer 4 Wöchigen Zwischenlagerung auch gerne die Datenschutzrechtliche Vernichtung der Original Unterlagen. Alternativ lagern wir die Akten langfristig ein oder liefern Ihnen die Akten zur eigenen Verwahrung zurück.

Rechtliche Grundlagen

Unseren Scanservice für Bremerhaven erbringen wir streng nach Vorgaben der GOBD, Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit sind hier nur zwei der wichtigen rechtlichen Grundlagen. Weitere Vorgaben wie die Erstellung einer Verfahrensdokumentation übernehmen wir ebenfalls, damit Sie für die nächste Finanz- und Wirtschaftsprüfung auf der 100% sicheren Seite sind.

Preise & Kosten Scanservice

 

Für die Digitalisierung von Bestandsakten erstellen wir gerne einen Preis pro Ordner anhand einer Probearchivierung. Wir berechnen durchschnittlich einen Preis von 14€ bis 18€ pro Digitalisiertem Ordner. Dieser preis beinhaltet alle notwendigen, oben beschriebenen Tätigkeiten.

Für die aktuelle Scandienstleistung, beispielsweise für das Papierlose Büro, berechnen wir zwischen 0,03€ und 0,06€ pro Beleg.

Wir bieten unseren Scanservice für Bremen und Bremerhaven und Umgebung im täglichen Service oder auf Abruf für Bestands- Aktenarchivierungen an.

Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf und lassen sich Ihr individuelles Angebot erstellen.

 

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Unsere Servicehotline für Bremerhaven hilft Ihnen gerne weiter

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