Aktendigitalisierung

• Akten selber scannen oder scannen lassen?
• Wie finde ich später meine Dokumente wieder?
• Darf ich nach der Digitalisierung eine Aktenvernichtung vornehmen?

Diese Fragen, und viele weitere, die in jedem Kundenkontakt fallen, möchten wir gerne an dieser Stelle klären. Die Digitalisierung und Archivierung von Akten in einem Unternehmen ist bei der Beauftragung eines Scanservice weit weniger aufwendig als oftmals angenommen.

Wir beraten Sie im Vorfeld zielorientiert: Was soll mit der Aktendigitalisierung erreicht werden? Welche Mittel sind dafür notwendig? Gemeinsam finden wir eine Lösung die eine möglichst effektive Archivierung zum Ziel hat.

Mit unserem Scanservice zur Aktendigitalisierung übernehmen wir, von unserem Standort im Norden aus, auch die Logistik für Kunden aus ganz Deutschland. Wir verpacken Ihr Aktenarchiv, transportieren mit eigenen Fahrzeugen und Personal in unser Aktenlager, in dem wir zunächst die Aktenlagerung durchführen. Per Datenerfassung werden die Akten zunächst in einer Datenbank erfasst. Dadurch können wir Ihnen jederzeit dringend benötigte Informationen aus Rechnungen, Urkunden oder anderen Schriftstücken umgehend zur Verfügung stellen so fern diese noch nicht als Scan bei Ihnen sind.

Wir digitalisieren alle Dokumente und Unterlagen die in einem Unternehmen anfallen.

Selber scannen oder Scanservice beauftragen?

Diese Frage ist nicht immer eine Frage des Preises, in erster Linie ist es eine Frage der Aktenmenge die zu digitalisieren ist. Auch wenn Sie über einen Einzugsscanner, Multifunktionskopierer oder sonstigen Scanner verfügen, so sind diese Geräte oft nicht für hohe Dauerbelastungen beim Scannen ausgelegt. Für die Aktendigitalisierung müssen die Dokumente außerdem vorbereitet werden -  Heftungen entfernen, Sortierungen und Trennungen vornehmen.

Gleiches gilt im Übrigen, wenn Sie Ihre Post tagesaktuell digitalisieren möchten. Auch hierfür bieten wir unseren Scanservice.

Wenn Sie Ihre Akten selber digitalisieren möchten, sollten Sie von einem Aufwand von ca. 45 Minuten pro Akte ausgehen.

Unsere Preise

Übergeben Sie Ihre Akten lieber unserem Scanservice. Wir können bis zu 200 Akten pro Tag aufbereiten, scannen und digital archivieren.

Wir berechnen je nach Aufwand 18-36 € pro Ordner.

Wir berechnen pro Ordner, und dieser Preis beinhaltet alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um Ihre Akten und Ordner digital zu archivieren, inklusive Transportkosten und Kosten für die Aktenvernichtung. Wenn Sie Ihr Archiv also schnell und günstig digitalisieren wollen, sprechen Sie unseren Scanservice an.

Für eine konkrete Preisangabe nutzen Sie gerne unseren Angebotsrechner: ZUM ANGEBOTSRECHNER

Wie finde ich meine Dokumente digital wieder?

Es ist wichtig die Aktendigitalisierung im Vorfeld gut zu planen. Wir orientieren uns oft an der bisherigen Akten Ablage. Das bedeutet wir nutzen die Informationen vom Ordnerrücken, den eingelegten Trennern & Registern sowie direkt von den Dokumenten. Diese gibt uns oft bereits eine klare Hierarchie vor:

Jahrgang ⇒ Belegart ⇒ Nummernkreis

Und genau diese Felder sowie weitere Dokumentenbezogene Daten erfassen wir für jedes digitalisierte Dokument. Aus diese Daten erzeugen wir entweder eine übersichtliche Verzeichnisstruktur, an deren Ende die PDF Dateien archiviert sind, oder wie erstellen spezielle Importformate damit Sie die digitalen Akten in Ihr Dokumentenmanagement übernehmen können.

Diese Verzeichnisstruktur bildet im einfachsten Fall die bisherige Ablagestruktur in Ordnern 1:1 ab. Dadurch kann jeder ungeübte Benutzer sich problemlos im digitalen Archiv zurechtfinden und benötigte Daten schnell recherchieren und anzeigen.

Die digitalen Daten liefern wir auf Datenträger wie DVD oder Festplatte. Alternativ stellen wir die Daten zum Download auf einem Secure-FTP Server zur Verfügung.

Moderne Alternative: Online Archiv

Wenn Sie öfter in den archivierten Dokumenten recherchieren müssen, ist es ratsam über den Einsatz von Software zur Dokumentenverwaltung nachzudenken. Wir bieten Ihnen mit unserem Online Archiv in der Cloud eine interessante Alternative für ein vollwertiges DMS (Dokumenten Management System), das Sie zu geringen monatlichen Gebühren mieten können.

Mit einem Online Archiv System können Sie, unabhängig vom Standort, Daten für jeden Benutzer zur Verfügung stellen. Diesen Service und auch On Premise Lösungen bieten wir Ihnen gerne bei Bedarf zusätzlich an.

Dürfen die original Ordner nach einer Digitalisierung vernichtet werden?

Sind die Ordner nach allen rechtlichen Vorgaben der Aktenarchivierung gespeichert, steht einer Aktenvernichtung nichts im Wege. Als Scandienstleister übernehmen wir dies ebenfalls, nach einer Frist von mind. 4 Wochen – Zeit die Sie für die Kontrolle der digitalen Daten haben – und einer schriftlichen Freigabe.

Wie kann eine Archivierung ablaufen?

• Idealerweise erstellen wir zunächst eine kostenlose Probearchivierung pro Belegart für Sie, anhand derer wir den Aufwand und die Kosten für die Aktenarchivierung kalkulieren. Sie erhalten wahlweise einen Preis pro Aktenordner oder einen Festpreis für die komplette Digitalisierung Ihres Archivs.
• Wenn Sie es wünschen, kommen wir in Ihr Unternehmen und verpacken Ihre Akten. Den Transport in unser Aktenlager übernehmen wir mit eigenem Fuhrpark. Alternativ senden Sie uns aktuelle Akten per Post. Aus unserem Aktenlager können Sie Dokumente, die Sie dringend benötigen, jederzeit digital abrufen (Scan on demand) während wir die digitale Archivierung vornehmen.
• Wir bereiten die Akten vor, entklammern, sortieren und erzeugen digitale Heftungen.
• Die Digitalisierung findet an Hochleistungsscannern statt. Wir scannen bis zu 200 Ordner pro Tag. Sollten Sie also eine größere Archivierung planen, nennen Sie uns lediglich Ihren Wunschtermin zur Fertigstellung.
• Wir erfassen im Anschluss die notwendigen Suchkriterien damit Sie Ihre digitalen Ordner schnell wiederfinden können.
• Wir erzeugen eine für Sie ideale und natürlich mit Ihnen abgesprochene Datenstruktur. Sei es für Ihr Dokumentenmanagement oder lediglich als digitale Archivierung in Form von PDF Dateien auf DVD.
• Haben Sie die Daten hinreichend kontrolliert, übernehmen wir auch die Aktenvernichtung für Sie.

Unser Scanservice richtet sich in erster Linie an Unternehmen, aber auch für Private Anwender haben wir spezielle Lösungen und Angebot entwickelt.

Wenn Sie Mengen von 1-100 Akten Digitalisieren lassen möchten, finden Sie weitere Informationen auf unserer Themenseite Dokumente scannen und als PDF speichern.

Mit der Anpassung des § 147 Abs.1 Nr.4a und vieler weiterer steuerlicher Regelungen, hat das Bundesministerium der Finanzen, jedem Steuerpflichtigen die Erlaubnis erteilt, seine steuerlich relevanten Unterlagen auch bildlich auf Datenträgern aufzubewahren.

Natürlich sind einige Kriterien wie Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit oder auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu beachten, aber grundsätzlich ist die Archivierung von Unterlagen in digitaler Form erlaubt und mittlerweile vom Finanzamt sogar erwünscht.

Als zertifizierter Scandienstleister achten wir sehr genau auf die Einhaltung aller Kriterien zur rechtmäßigen Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten im rechtlichen Sinne.

Wir scannen, digitalisieren Akten und Dokumente für Unternehmen aus ganz Deutschland, von Berlin, Hannover und Köln, bis Hamburg, Kiel, München und Stuttgart. Sprechen Sie uns gerne an, wenn auch Sie Zeit und Kosten durch Aktenarchivierung sparen wollen.

Standorte

Besonders Kunden deren Niederlassungen an diverse Standorte verteilt sind, zählen auf unseren Bundesweiten Scan- und Abhol-Service.