Aktendigitalisierung: Wir scannen Akten für Unternehmen und Behörden

Papierakten gehörten in vielen Unternehmen und besonders in Behörden nach immer zum Alltag - trotz ihrer zahlreichen Nachteile gegenüber digitalen Lösungen.

Gleichzeitig sind Unternehmen verpflichtet, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Typische Herausforderungen im Umgang mit Papierakten:

• Zeitintensive Ablage und Recherche
• Ortsgebundener Zugriff auf Akten
• Medienbrüche in Workflows
• Verlustrisiko durch Wasser, Schimmel oder Feuer

Aktendigitalisierung ermöglicht Ihnen digitales Dokumentenmanagement

Digitale Akten bieten klare Vorteile gegenüber der analogen Dokumentenverwaltung. Insbesondere eine schnelle Recherche, ortsunabhängiger Aktenzugriff sowie die erhöhte Sicherheit sorgen für eine spürbare Entlastung.

Gründe für die Digitalisierung Ihrer Akten:

• Schneller Zugriff durch Schlagwort- und Volltextsuche
• Ortsunabhängiges arbeiten für agile Teams
• Reduzierung von Lager- und Verwaltungskosten
• Höherer Schutz vor Datenverlust
• Rechtskonforme Archivierung (GoBD, DSGVO)

Auf diese Weise schaffen Sie mit der Digitalisierung Ihrer Archivakten die Grundlage für effiziente, digitale Prozesse.

Die Digitalisierung Ihrer Akten erfolgt in einem klar strukturierten und nachvollziehbaren Prozess.

Dabei stellen wir durch ein nach ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagement, eine umfassende Verfahrensdokumentation sowie ein durchdachtes Datenschutzkonzept sicher, dass Ihre Unterlagen zuverlässig und konform mit geltenden gesetzlichen Regelungen wie den GoBD oder der DSGVO verarbeitet werden.

Als professioneller Dienstleister für die Digitalisierung von Akten scannen wir alle Arten an Akten und Papierdokumenten für Sie. Auch gemischte Aktenbestände mit unterschiedlichen DIN-Formaten lassen sich problemlos digitalisieren.

Von klassischen DIN-A4-Dokumenten bis hin zu großformatigen Plänen in A0 werden alle Unterlagen einheitlich erfasst und in eine strukturierte, digitale Archivlösung überführt.

Akten, die wir häufig digitalisieren:

• Buchhaltungsordner
• Personalakten
• Mieterakten
• Bauakten
• Immobilienakten
• Technische Dokumentationen
• Projektunterlagen

Ja, die Digitalisierung Ihrer Akten ist rechtssicher, sofern sie professionell durchgeführt wird. Genau darauf ist unser Service ausgelegt. Wir übernehmen die komplette Aktendigitalisierung für Sie und sorgen dafür, dass Sie GoBD-konform abläuft und Sie rechtlich auf der sicheren Seiten sind, beispielsweise im Fall einer externen Prüfung.

Sind digitale Dokumente rechtlich gültig?

Ja, wir stellen sicher, dass Ihre Unterlagen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar und damit revisionssicher archiviert werden.

Können die Originale nach der Digitalisierung meiner Akten vernichtet werden?

Ja, in den meisten Fällen ist das möglich. Wir scannen Ihren Akten nach Anforderungen des ersetzenden Scannens, daher können die Papieroriginale nach der Digitalisierung vernichtet werden.

Werden personenbezogene Daten geschützt?

Die gesamte Aktendigitalisierung auf Basis unseres Datenschutzkonzeptes. Dazu zählen unter anderem Verschwiegenheitsvereinbarungen für die Mitarbeitenden, klar dokumentierte Prozesse sowie unsere IHK-registrierte Datenschutzbeauftragte.

Bekomme ich eine Verfahrensdokumentation?

Ja, auf Wunsch erhalten Sie eine Verfahrensdokumentation der Digitalisierung Ihrer Akten, welche den gesamten Prozess beschreibt und im Prüfungsfall als Nachweis dient.

Damit Sie Ihre Unterlagen nach erfolgreicher Aktendigitalisierung problemlos wiederfinden, erfassen wir Daten, welche Ihnen dabei behilflich sind, unabhängig davon, ob Sie ein Dokumentenmanagement-System nutzen oder nicht.

Dokumentenmanagement-System (DMS)

Wenn ihre digitalen Akten in ein Dokumentenmanagement-System übernommen werden, erfassen wir für jedes Dokument Schlagworte und Metadaten, die eine klare Abfrage und Zuordnung ermöglichen. Dazu zählen beispielsweise Angaben wie Datum, Dokumententyp, Kundennummern oder Bestellnummern.

Suchen Sie gezielt nach bestimmten Vorgängen oder grenzen Sie Zeitraume konkret ein. Die OCR, welche wir durchführen ermöglicht zudem eine Volltextsuche in den PDF-Dateien.

Verzeichnisstruktur

Alternativ erstellen wir eine übersichtliche Ordnerstruktur, welche sich an Ihrer bisherigen Ablage orientiert. Darüber hinaus spielt hier die Dateibenennung eine zentrale Rolle. Durch klare und einheitliche Dateinamen, welcher Angaben zum Inhalt des Dokuments (Dokumententyp, Datum, Kundennummer etc.) enthält.

Wir schaffen ein digitales Archiv für Sie, in welchem sich erfahrene wie ungeübte Nutzer intuitiv zurechfinden.

Die Kosten für die Aktendigitalisierung hängen von mehreren Faktoren ab, beispielsweise Anforderungen an die Scanqualität, der Dokumententrennung (1 PDF pro Ordner, Register oder Dokument?), dem Zustand der Belege sowie den enthaltenen Formaten.

Für einen ersten Eindruck nutzen Sie unbedingt auch unseren Preisrechner!