Akten digital aufbewahren

Aktendigitalisierung und Archivierung

Was sind die Vorteile der Aktendigitalisierung?

 

  • Akten selber Scannen oder Scannen lassen?
  • Wie finde ich später meine Dokumente wieder?
  • Darf ich nach der Digitalisierung eine Aktenvernichtung vornehmen?

Diese Fragen, und viele weitere, die in jedem Kunden Kontakt fallen, möchten wir gerne an dieser Stelle klären. Die Digitalisierung und Archivierung von Akten in einem Unternehmen ist bei der Beauftragung eines Scanservice weit weniger aufwendig als oftmals angenommen. Es kann aber durchaus Sinn machen die Archivierung von kleinen Aktenbeständen selber vorzunehmen.

 

1. Platzersparnis

  • Ein Digitales Archiv spart in erster Linie Platz bei der Aufbewahrung. Eine gescannte Akte benötigt – abhängig vom eingesetzten Scanner – ca. 12 bis 15MB Speicherplatz. Entsprechend können bis zu 400 Digitale Akten auf einer DVD archiviert werden. Dies entspricht ca. 200.000 Dokumenten.

2. Dokumente schnell finden

  • Wenn Sie ein Dokument in einem Elektronischen Archiv recherchieren, so dauert diese Suche meist nur Sekunden, abhängig davon wie präzise Sie Ihre Recherche definieren und wie detailliert die Digitale Datenstruktur angelegt wurde. In jedem Fall sollte jede digitale Akte mit einer OCR (Texterkennung) in der PDF Datei archiviert sein. Mithilfe der Volltexterkennung kann dann auch nach einzelnen Stichworten und Daten innerhalb der Elektronischen Akte gesucht werden

3. Einhaltung rechtlicher Vorschriften zur Aufbewahrung

  • Auch die rechtlichen Regelungen bzgl. Aufbewahrung von Akten und Dokumenten nehmen immer mehr zu, durch eine Aktendigitalisierung können Sie Vorgaben wie Revisionssicherheit, zeitnahes zur Verfügung stellen von Informationen, sowie auch die neuen Vorgaben der DSGVO leichter und problemlos erfüllen.

4. Dokumentensicherung

  • Digital archivierte Dokumente sind erheblich besser und leichter vor Verlust, Beschädigung oder Manipulation zu schützen, es müssen lediglich Kopien der Digitalen Akten erstellt werden.
Akten Scannen und Aktendigitalisierung

Aktendigitalisierung: Selber Scannen oder Scanservice beauftragen?

 

Diese Frage ist nicht immer eine Frage des Preises, in erster Linie ist es eine Frage der Aktenmenge die zu digitalisieren ist. Auch wenn Sie über einen Einzugsscanner,  Multifunktionskopierer oder sonstigen Scanner verfügen, so sind diese Geräte oft nicht für hohe Dauerbelastungen beim Scannen ausgelegt.  Für die Aktendigitalisierung müssen die Dokumente aber auch vorbereitet werden, Heftungen entfernen, Sortierungen und Trennungen vornehmen.

Wenn Sie Ihre Akten selber digitalisieren möchten, sollten Sie von einem Aufwand von ca. 45 Minuten pro Akte ausgehen.

Übergeben Sie Ihre Akten lieber unserem Scanservice. Wir können bis zu 200 Akten pro Tag aufbereiten, Scannen und digital archivieren. Wir berechnen je nach Aufwand 14-18€ pro Ordner. Wenn Sie Ihr Archiv also schnell und günstig digitalisieren wollen, sprechen Sie unseren Scanservice an.

Wie finde ich meine Dokumente digital wieder?

 

Es ist wichtig die Aktendigitalisierung im Vorfeld gut zu planen. Wir orientieren uns oft an der bisherigen Akten Ablage. Diese gibt uns oft bereits eine klare Hierarchie vor:

Jahrgang ⇒ Belegart ⇒ Nummernkreis

Und genau diese Felder sowie weitere Dokumenten bezogene Daten erfassen wir für jedes Digitalisierte Dokument. Aus diese Daten erzeugen wir entweder eine übersichtliche Verzeichnisstruktur, an deren Ende die PDF Dateien archiviert sind, oder wie erstellen spezielle Importformate damit Sie die digitalen Akten in Ihr Dokumentenmanagement übernehmen können.

Dürfen die Original Ordner nach einer Digitalisierung vernichtet werden?

 

Sind die Ordner nach allen rechtlichen Vorgaben der Aktenarchivierung gespeichert, steht einer Aktenvernichtung nichts im Wege. Als Scandienstleister übernehmen wir dies ebenfalls, nach einer Frist von mind. 4 Wochen – Zeit die Sie für die Kontrolle der digitalen Daten haben – und einer schriftlichen Freigabe.

Wie kann eine Archivierung ablaufen?

 

  • Idealerweise erstellen wir zunächst eine kostenlose Probearchivierung pro Belegart für Sie, anhand derer wir den Aufwand und die Kosten für die Aktenarchivierung kalkulieren. Sie erhalten wahlweise einen Preis pro Aktenordner oder einen Festpreis für die komplette Digitalisierung Ihres Archives.
  • Wenn Sie es wünschen, kommen wir in Ihr Unternehmen und verpacken Ihre Akten und transportieren diese mit eigenem Fuhrpark zunächst in unser Aktenlager. Von dort können Sie Dokumente die Sie dringend benötigen jederzeit digital abrufen während wir die digitale Archivierung vornehmen.
  • Wir bereiten die Akten vor, Entklammern, Sortieren und erzeugen digitale Heftungen.
  • Die Digitalisierung findet an Hochleistungsscannern statt, wir Scannen bis zu 200 Ordner pro Tag, sollten Sie also eine größere Archivierung planen, nennen Sie uns lediglich Ihren Wunschtermin zur Fertigstellung.
  • Wir erfassen im Anschluss die notwendigen Suchkriterien damit Sie Ihre digitalen Ordner schnell wieder finden können.
  • Wir erzeugen die für Sie ideale, und natürlich mit Ihnen abgesprochene Datenstruktur, sei es für Ihr Dokumentenmanagement oder lediglich als digitale Archivierung in Form von PDF Dateien auf DVD.
  • Haben Sie die Daten hinreichend kontrolliert, übernehmen wir auch die Aktenvernichtung für Sie.

 

 

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