Ersetzendes scannen: Digitale Archivierung gesetzliche Vorgaben

Wer ersetzendes Scannen einführen möchte, archiviert zukünftig Elektronisch. Dies betrifft nicht nur steuerliche Unterlagen, im Idealfall sollten letztendlich alle im Unternehmen anfallenden Dokumente und Belege Digitalisiert, und somit Elektronisch archiviewrt werden.

Wie dies umgesetzt werden kann, und wie Sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, erklären wir Schritt für Schritt:

Ein zuständiger Mitarbeiter öffnet den Posteingang und stellt dafür Sorge, dass NICHTS verloren geht. Nichts aus dem Posteingang darf ungeprüft vernichtet werden!). Der zuständige Mitarbeiter prüft die eingegangenen Sendungen auf Vollständigkeit, Richtigkeit und versieht die Sendungen mit einem Eingangsstempel. Wobei dieser Eingangsstempel auch digital gesetzt werden kann. Die eingegangenen Belege werden darüber hinaus vorsortiert und an einem vor unbefugten Zugriff gesicherten Ort abgelegt.

Beim Eingang der Belege erfolgt eine Sichtung auf Echtheit und Unversehrtheit, sofern Zweifel vorliegen, muss der Mitarbeiter das Verfahren der Eingangsverarbeitung beenden. Die Belege werden NICHT weiterverarbeitet. Es muss zunächst Rücksprache mit einem Vorgesetzten erfolgen.

Die eingegangenen Belege müssen identifiziert werden. Das bedeutet, die Belege werden vorsortiert. Als Kriterium für das ersetzende Scannen gilt in erster Linie die Frage „Steuerlich relevant?“ Ist dies Positiv, müssen die Belege an einem sicheren Ort verwahrt werden, dies kann z.B. durch das Einscannen in einem geeigneten System geschehen. Für Belege die als „nicht steuerlich relevant“ eingestuft werden, gelten die Unternehmens-internen Regelungen, welche nicht vom Finanzprüfer oder anderen Organisationen überprüft werden.

Alle Belege die als „steuerlich relevant“ und u.a. auch Aufbewahrungspflichtig klassifiziert wurden, werden nun dahingehend untersucht ob sie sich zur Digitalisierung eignen, und ggf. entsprechend vorbereitet.

Der zuständige Mitarbeiter startet den Scanner und führt die Belege dem Scanvorgang zu. Bei Arbeitsplatzscannern wird also jeder Beleg auf die Vorlagenscheibe gelegt, Einzugsscanner werden mit dem zu scannenden Belegstapel bestückt. Es ist darauf zu achten, dass die entsprechende Scaneinstellung gewählt wurde. Meist unterscheidet diese sich für das Scannen von Einzelseiten und Mehrseitigen Dokumenten. Für Details sollten Sie sich genauestens mit Ihrer Scansoftware beschäftigen, insbesondere was die Einstellungen bzgl Qualität betrifft. Ersetzendes Scannen macht nur Sinn wenn die digitalen Dokumente auch lesbar abgebildet werden.

Der zuständige MitarbeiteDer mit der Digitalisierung beauftragte Mitarbeiter hat abschließend die Aufgabe, das Scanergebnisse genauestens zu prüfen, hinsichtlich:

• Vollstänigkeit
• Lesbarkeit
• Korrekter Dokumententrennung
• Zuordnung Zuständigkeit
• Vollständige Verschlagwortung

Die erfolgten Tätigkeiten müssen schließlich noch dokumentiert und protokolliert werden. Daten wie Seitenzahl, Dokumentenzahl und Ergebnis sowie evtl. Probleme müssen vermerkt und archiviert werden.