Digitalisierungsservice für das ersetzende Scannen
Unser Scanservice für Unternehmen und Behörden dient dem ersetzenden Scannen von Aktenordnern und nahezu jeglicher Art an Papierbelegen. Der Scanprozess erfolgt konform mit TR-RESISCAN und gemäß den Vorgaben nach GoBD (inklusive Verfahrensdokumentation).
Was ist ersetzendes Scannen?
"Ersetzendes Scannen" bezeichnet die elektronische Erfassung und Speicherung von Papierbelegen durch Scannen. Digitale Abbilder (Digitalisate) werden zum rechtlich gleichwertigen Original und können dauerhaft aufbewahrt und weiterverarbeitet werden. Papierbelege werden zur Kopie und dürfen (mit Ausnahmen) vernichtet werden.
Für die rechtssichere Umsetzung des ersetzenden Scannens ist eine Reihe an Anforderungen (organisatorisch und technisch) umzusetzen. Das reine Einscannen von Papierdokumenten ist dabei nicht ausreichend.
Beachten Sie: Zwar können alle Papierbelege gescannt und digital archiviert werden, allerdings ist für ausgewählte Dokumente nur die dauerhafte Aufbewahrung im Original zulässig!
Dazu zählen:
- Urkunden
- Notariell beurkundete Verträge
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Zollanmeldungen
- Dokumente mit Wasserzeichen
Was ist TR Resiscan?
Technische Richtlinie für das ersetzende Scannen
Um eine einheitliche und rechtsgültige Praxis beim Ersetzenden Scannen von Archiven zu gewährleisten, erließ das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im Jahr 2015 die Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan), auch bekannt als TR-Resiscan.
Die technische Richtlinie für das Ersetzende Scannen soll die Lücke zwischen wenig konkreten und teils stark variierenden rechtlichen Anforderungen schließen und einen Leitfaden für die zuverlässige technische Realisierung von Dokumentenscans liefern.
Von besonderer Bedeutung ist das dabei die Integritätssicherung eines Dokuments, um seine Beweiskraft, beispielsweise im Rahmen eines Gerichtsverfahrens zu gewährleisten.. Mit Hilfe technischer Maßnahmen - z.B. einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) wird die exakte Übereinstimmung von Original und Digitalisat sichergestellt.
Ausführliche Informationen zur Technischen Richtlinie 03138 finden Sie auf unserer Infoseite TR-RESISCAN.
Ersetzendes Scannen und GoBD
In Deutschland müssen geschäfts- und steuerrelevante Unterlagen - analog oder digital - bis zu 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Daher sind spezifische Anforderungen an die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten zu erfüllen.
Besonders wichtig ist, dass Dokumentenscans, die im Rahmen des ersetzenden Scannens erstellt werden, sowohl rechtlich als auch inhaltlich mit dem Dokument im Original gleichwertig sein müssen, um den Standards für eine revisionssichere Aufbewahrung zu entsprechen.
Die genauen Vorgaben zur Revisionssicherheit sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgelegt.
Unter anderem folgende Anforderungen müssen für eine rechtssichere elektronische Archivierung nach GoBD für das ersetzende Scannens erfüllt werden:
- Nachvollziehbarkeit: Die Verarbeitung einzelner Geschäftsvorfälle muss lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
- Vollständigkeit: Lückenlose Erfassung aller rechnungslegungsrelevanten Dokumente und Daten. Jeder Dokument muss einzeln und mit allen Bestandteilen erfasst werden.
- Richtigkeit: Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit rechtlichen Vorschriften durch Belege abzubilden.
- Zeitnahe Belegsicherung: Beleg sind zeitnah zu sichern und gegen Verlust zu schützen.
- Ordnung: Digital archivierte Dokumente sollten in einer systematischen und nachvollziehbaren Weise organisiert und strukturiert sein.
- Unveränderbarkeit: Informationen, welche einmal in den Verarbeitungsvorgang eingeführt wurden, dürfen ohne Kenntlichmachung nicht überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden.
- Verfahrensdokumentation: Damit eine lückenlose Nachprüfbarkeit sichergestellt werden kann, ist eine genaue Dokumentation der angewandten Verfahren, Prozesse und Maßnahmen zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu führen. Dieses Dokument dient als Nachweis im Falle einer Wirtschaftsprüfung.
Schritt für Schritt zum ersetzenden Scannen
1. Verfahren und Maßnahmen
Ein zuständiger Mitarbeiter öffnet den Posteingang in Ihrem Unternehmen und stellt dafür Sorge, dass NICHTS verloren geht. Nichts aus dem Posteingang darf ungeprüft vernichtet werden! Der zuständige Mitarbeiter prüft die eingegangenen Sendungen auf Vollständigkeit, Richtigkeit und versieht die Sendungen mit einem Eingangsstempel. Wobei dieser Eingangsstempel auch digital gesetzt werden kann. Die eingegangenen Belege werden darüber hinaus vorsortiert und an einem vor unbefugten Zugriff gesicherten Ort abgelegt.
2. Prüfung der Eingangsbelege
Beim Eingang der Belege im Unternehmen erfolgt eine Sichtung auf Echtheit und Unversehrtheit, sofern Zweifel vorliegen, muss der Mitarbeiter das Verfahren der Eingangsverarbeitung beenden. Die Belege werden NICHT weiterverarbeitet. Es muss zunächst Rücksprache mit einem Vorgesetzten erfolgen.
3. Faktische Prüfung
Die eingegangenen Belege müssen identifiziert werden. Das bedeutet, die Belege werden vorsortiert. Als Kriterium für das ersetzende Scannen gilt in erster Linie die Frage „Steuerlich relevant?“ Ist dies Positiv, müssen die Belege an einem sicheren Ort verwahrt werden, dies kann z.B. durch das Einscannen in einem geeigneten System geschehen. Für Belege die als „nicht steuerlich relevant“ eingestuft werden, gelten die Unternehmens-internen Regelungen, welche nicht vom Finanzprüfer oder anderen Organisationen überprüft werden.
Mit dem erstzenden Scannen effektive Prozesse schaffen und direkt papierlos arbeiten!
Kontakt aufnehmen und Angebot einholen!4. Belegvorbereitung
Alle Belege die als „steuerlich relevant“ und u.a. auch aufbewahrungspflichtig klassifiziert wurden, werden nun dahingehend untersucht ob sie sich zur Digitalisierung eignen, und ggf. entsprechend vorbereitet.
Unter die Vorbereitung fallen Tätigkeiten wie:
- Entklammern
- Vorsortieren
- Reihenfolge herstellen
- Trennbelege oder Barcode einfügen
- Entfernen von Notizklebezetteln
5. Digitalisierung & Scannen
Der zuständige Mitarbeiter startet die Scanner-Hardware und führt die Belege dem Vorgang des Scannens zu. Bei Arbeitsplatzscannern wird also jeder Beleg auf die Vorlagenscheibe gelegt, Einzugsscanner werden mit dem zu scannenden Belegstapel bestückt. Es ist darauf zu achten, dass die entsprechende Scaneinstellung gewählt wurde. Meist unterscheidet diese sich für das Scannen von Einzelseiten und mehrseitigen Dokumenten. Für Details sollten Sie sich genauestens mit Ihrer Scansoftware beschäftigen, insbesondere was die Einstellungen bzgl. Qualität betrifft. Ersetzendes Scannen macht nur Sinn wenn die digitalen Dokumente auch lesbar abgebildet werden.
6.Prüfung
Der zuständige Mitarbeiter, welcher mit der Digitalisierung beauftragte Mitarbeiter hat abschließend die Aufgabe, das Scanergebnisse genauestens zu prüfen, hinsichtlich:
- Vollständigkeit
- Lesbarkeit
- Korrekter Dokumententrennung
- Zuordnung Zuständigkeit
- Vollständige Verschlagwortung
7. Dokumentation
Die erfolgten Tätigkeiten müssen schließlich noch dokumentiert und protokolliert werden. Daten wie Seitenzahl, Dokumentenzahl und Ergebnis sowie evtl. Probleme müssen vermerkt und archiviert werden.
Verfahrensdokumentation
All dies muss genauestens in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Eine durchschnittliche Verfahrensdokumentation umfasst ca. 20 Seiten und folgt einem klaren Schema. Alle Schritte müssen explizit beschrieben werden. Sind einzelne Schritte nicht eindeutig, bzw. fehlerhaft beschrieben, kann die gesamte Verfahrensdokumentation in Zweifel gezogen werden und somit die gesamte archivierte Buchhaltung als ungültig gewertet werden.
Als Scandienstleister unterstützen wir Sie aktiv bei der Erstellung Ihrer Unternehmenseigenen Verfahrensdokumentation. Insbesondere die Digitalisierung und Archivierung von Eingangsbelegen ist Teil unserer QM-Dokumentation zur ISO Zertifizierung und sofern Sie uns mit der Digitalisierung Ihrer Eingangsbelege beauftragen, auch automatisch Teil Ihrer Verfahrensdokumentation.
Papierlos in die Zukunft
Lassen Sie sich keinesfalls von den beschriebenen Vorgaben abschrecken. Dem ersetzendem Scannen und dem papierlosen Büro gehört die Zukunft.
Wichtig ist wer Sie dabei berät und begleitet. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen zum Prozess der Digitalisierung von Eingangsbelegen und dem ersetzenden Scannen haben.
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