Ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen: Digitale Archivierung gesetzliche vorgaben

Ersetzendes Scannen – Ziel vieler Unternehmen, um endlich papierlos arbeiten zu können.

Doch um diesem Ziel näher zu kommen, hat der Gesetzgeber einige Regeln erlassen, die erfüllt werden wollen.

Hier einige wichtige Punkte die beim ersetzendem Scannen zu beachten sind. Die folgenden Informationen sind zwingend auch Teil einer Verfahrensdokumentation, die Sie von uns als Scandienstleister ebenfalls erhalten können, sofern Sie uns mit der Digitalisierung und dem Scannen Ihrer Eingangsbelege beauftragen.

1. Verfahren und Maßnahmen

  • Ein zuständiger Mitarbeiter öffnet den Posteingang und stellt dafür Sorge das NICHTS verloren geht. Nichts aus dem Posteingang darf ungeprüft vernichtet werden!). Der zuständige Mitarbeiter prüft die eingegangenen Sendungen auf Vollständigkeit, Richtigkeit und versieht die Sendungen mit einem Eingangsstempel. Wobei dieser Eingangsstempel auch digital gesetzt werden kann. Die eingegangenen Belege werden darüber hinaus vorsortiert und an einem vor unbefugten Zugriff gesicherten Ort abgelegt.

2. Prüfung der Eingangsbelege

  • Beim Eingang der Belege erfolgt eine Sichtung auf Echtheit und Unversertheit, sofern Zweifel vorliegen, muss der Mitarbeiter das Verfahren der Eingangsverarbeitung beenden. Die Belege werden NICHT weiter verarbeitet. Es muss zunächst Rücksprache mit einem Vorgesetzten erfolgen.

3. Faktische Prüfung

  • Die eingegangenen Belege müssen identifiziert werden. Das bedeutet, die Belege werden vorsortiert. Als Kriterium für das ersetzende Scannen gilt in erster Linie die Frage „Steuerlich relevant?“ Ist dies Positiv, müssen die Belege an einem sicheren Ort verwahrt werden, dies kann z.B. durch das Einscannen in einem geeignetem System geschehen. Für Belege die als „nicht steuerlich relevant“ eingestuft werden, gelten die Unternehmens-internen Regelungen, welche nicht vom Finanzprüfer oder anderen Organisationen überprüft werden.

4. Vorbereitung der zu digitalisierenden Dokumente

  • Alle Belege die als „steuerlich relevant“ und u.a. auch Aufbewahrungspflichtig klassifiziert wurden, werden nun dahingehend untersucht ob sie sich zur Digitalisierung eignen, und ggf. entsprechend vorbereitet. Unter die Vorbereitung fallen Tätigkeiten wie:

  • Entklammern
  • Vorsortieren
  • Reihenfolge herstellen
  • Trennebeleg oder Barcode einfügen
  • Entfernen von Notiz Klebezetteln
Akten Scannen und Archivieren

5. Digitalisierung & Scannen

  • Der zuständige Mitarbeiter startet den Scanner und führt die Belege dem Scanvorgang zu. Bei Arbeitsplatzscannern wird also jeder Beleg auf die Vorlagenscheibe gelegt, Einzugsscanner werden mit dem zu scannenden Belegstapel bestückt. Es ist darauf zu achten, das die entsprechende Scaneinstellung gewählt wurde. Meist unterscheidet diese sich für das Scannen von Einzelseiten und Mehrseitigen Dokumenten. Für Details sollten Sie sich genauestens mit Ihrer Scansoftware beschäftigen, insbesondere was die Einstellungen bzgl Qualität betrifft. Ersetzendes Scannen macht nur Sinn wenn die digitalen Dokumente auch lesbar abgebildet werden.

6. Prüfung

  • Der zuständige MitarbeiteDer mit der Digitalisierung beauftragte Mitarbeiter hat abschließend die Aufgabe, das Scanergebnisse genauestens zu prüfen, hinsichtlich:

  • Vollstänigkeit
  • Lesbarkeit
  • Korrekter Dokumententrennung
  • Zuordnung Zuständigkeit
  • Vollständige Verschlagwortung

7. Dokumentation

  • Die erfolgten Tätigkeiten müssen schließlich noch dokumentiert und protokolliert werden. Daten wie Seitenzahl, Dokumentenzahl und Ergebnis sowie evtl. Probleme müssen vermerkt und archiviert werden.

Verfahrensdokumentation

All dies muß genauestens in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Eine durchschnittliche Verfahrensdokumentation umfasst ca. 20 Seiten, und folgt einem klaren Schema. Alle Schritte müssen explizit beschrieben werden, sind einzelne Schritte nicht eindeutig, bzw. fehlerhaft beschrieben kann die gesamte Verfahrensdokumentation in Zweifel gezogen werden und somit die gesamte archivierte Buchhaltung als ungültig gewertet werden.

Als Scandienstleister unterstützen wir Sie aktiv bei der Erstellung Ihrer Unternehmenseigenen Verfahrensdokumentation. Insbesondere die Digitalisierung und Archivierung von Eingangsbelegen ist Teil unserer QM-Dokumentation zur ISO Zertifizierung und, sofern Sie uns mit der Digitalisierung Ihrer Eingangsbelege beauftragen, somit auch automatisch Teil Ihrer Verfahrensdokumentation.

Papierlos in die Zukunft

Lassen Sie sich keinesfalls von den beschriebenen Vorgaben abschrecken, dem ersetzendem Scannen und dem papierlosem Büro gehört die Zukunft. Wichtig ist wer Sie dabei berät und begleitet. Sprechen Sie uns gerne an wenn Sie Fragen zum Prozess der Digitalisierung von Eingangsbelegen und dem ersetzendem Scannen haben.

 

 

Beratung anfordern

Wir beraten Sie gerne zum Thema ersetzendes Scannen. Kontaktieren Sie uns.

Kostenlose Info Hotline0800 396 76 00
03.png

Sie möchten mit uns telefonisch Kontakt aufnehmen?

0800 396 76 00 Kostenlose Rufnummer

Sie möchten mit uns per E-Mail Kontakt aufnehmen?

info@smart-store.de

Sie möchten mit uns bequem und einfach Kontakt aufnehmen?

Zum Kontaktformular