Was ist ersetzendes Scannen?
Das zukünftige Ziel von Unternehmen und Verwaltung im Umgang mit Aktenbeständen und geschäftlicher Kommunikation sollte daher ein papierloses bzw. zumindest papierarmes Büro sein. Das erfordert die Digitalisierung von analogen Dokumenten sowie deren datenschutzkonforme Vernichtung. Dieser Vorgang wird als „ersetzendes Scannen“ bezeichnet.
Rein bildhafte digitale Dokumente werden zum rechtlich gleichwertigen Original. Papierbelege werden zur Kopie und dürfen der Vernichtung zugeführt werden.
Was ist TR Resiscan?
Um eine einheitliche und rechtsgültige Praxis beim Scannen von Archiven zu gewährleisten, erließ das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im Jahr 2015 die Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan), auch bekannt als TR Resiscan.
Die technische Richtlinie für das ressourcenschonende Scannen soll die Lücke zwischen wenig konkreten und teils stark variierenden rechtlichen Anforderungen schließen und einen Leitfaden für die zuverlässige technische Realisierung von Dokumentenscans liefern.
Das Scanverfahren zur Digitalisierung von Papierdokumenten muss demnach Standards in den Bereichen Qualität und Rechtsicherheit bzw. Revisionssicherheit erfüllen:
- Technische Parameter: TR Resiscan definiert technische Anforderungen, wie beispielsweise die Auflösung, den Farbmodus oder auch Dateiformat und Komprimierung. Die genannten Parameter sollen eine ausreichende Qualität der Digitalisate sicherstellen.
- Dokumententypen und -formate: Die Richtlinie gibt Empfehlungen und Vorgaben, welche Dateiformate für welchen Zweck geeignet sind. Demnach sollten Textdokumente wie Berichte in einem formatierten Textformat wie PDF/A abgelegt werden, um Struktur, Layout und Inhalt beizubehalten. Bei Bildern werden hochauflösende Dateiformate wie TIFF empfohlen. Zudem können spezielle Dokumente wie Karten oder Pläne mit Bildbearbeitungstechniken in Ihrer Lesbarkeit verbessert werden.
- Qualitätskontrolle: In der technischen Richtlinie enthalten sind Vorgaben zur Kontrolle der Qualität gescannter Papiere. Im Fokus der Prüfung stehen dabei die Lesbarkeit, Vollständigkeit sowie Richtigkeit der Daten. Des Weiteren werden Richtlinien zur Stichprobenkontrolle, Fehlererkennung und zur Dokumentation der Kontrollen gegeben.
- Metadaten und Indexierung: Metadaten sind zusätzliche Informationen, die dazu dienen, ein Dokument eindeutig identifizieren zu können. Im Rahmen der Indexierung werden Schlüsselbegriffe aus dem gescannten Original extrahiert bzw. Belege kategorisiert. Dadurch können digitale Unterlagen in einem elektronischen Archivsystem über eine Suchfunktion schnell gefunden werden.
- Aufbewahrung und Langzeitarchivierung: TR Resiscan legt Anforderungen an die Aufbewahrung und Langzeitarchivierung digitalisierter Daten und Informationen fest. Auch werden Empfehlungen zur Speicherung auf geeigneten Datenträgern, zur Sicherung der Daten, zum Schutz vor Datenverlust oder -beschädigung. Zudem werden Aspekte der langfristigen Lesbarkeit und Verfügbarkeit von Daten im Rahmen der Langzeitarchivierung behandelt.
- Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: In der Richtlinie wird eine umfassende Dokumentation des Scanvorgangs, der angewandten Verfahren sowie eingesetzten Technologien gefordert. Die exakte Dokumentation des Verfahrens spielt eine zentrale Rolle in Bezug auf die revisionssichere Archivierung nach GoBD.
Ersetzendes Scannen und GoBD
Das Ziel der technischen Richtlinie Resiscan ist, Empfehlungen für die rechtssichere und revisionssichere technische Umsetzung des ersetzenden Scannens zu geben.
Geschäfts- und steuerrelevante Belege sind in Deutschland – unabhängig, ob sie physisch oder digital vorliegen – bis zu 10 Jahre revisionssicher aufzubewahren. Demnach haben abgelegte Dokumente eine Reihe rechtlicher Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung zu erfüllen. Insbesondere müssen Dokumentenscans für das ersetzende Scannen sowohl rechtlich als auch inhaltlich gleichwertig sein.
Die genauen Vorgaben zur Revisionssicherheit sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgelegt.
Unter anderem folgende Anforderungen müssen für eine rechtssichere elektronische Archivierung nach GoBD für das ersetzende Scannens erfüllt werden:
- Nachvollziehbarkeit: Die Verarbeitung einzelner Geschäftsvorfälle muss lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
- Vollständigkeit: Lückenlose Erfassung aller rechnungslegungsrelevanten Dokumente und Daten. Jedes Dokument muss einzeln und mit allen Bestandteilen erfasst werden.
- Richtigkeit: Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit rechtlichen Vorschriften durch Belege abzubilden.
- Zeitnahe Belegsicherung: Beleg sind zeitnah zu sichern und gegen Verlust zu schützen.
- Ordnung: Digital archivierte Dokumente sollten in einer systematischen und nachvollziehbaren Weise organisiert und strukturiert sein.
- Unveränderbarkeit: Informationen, welche einmal in den Verarbeitungsvorgang eingeführt wurden, dürfen ohne Kenntlichmachung nicht überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden.
- Verfahrensdokumentation: Um eine lückenlose Nachprüfbarkeit gewährleisten zu können, ist eine genaue Dokumentation der angewandten Verfahren, Prozesse und Maßnahmen zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu führen. Dieses Dokument dient als Nachweis im Falle einer Wirtschaftsprüfung.
DoC-Seal Scanverfahren
Bei Smart-Store arbeiten wir mit einem speziellen Scanverfahren, welches wir entwickelt haben, um volle Rechtssicherheit, Vollständigkeit und Qualität der digitalen Daten und gescannten Dokumente zu garantieren. Durch die Anwendung des DoC-Seal-Verfahrens werden technische und rechtliche Anforderungen für ersetzendes Scannen und Revisionssicherheit nach GoBD erfüllt.
Sechs zentrale Bausteine für die Sicherheit und Qualität Ihrer Daten:
- DSGVO & Vertraulichkeit: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Sicherheitslager
- Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015: ISO-zertifizierter Scandienstleister
- Hohe technische Sicherheitsstandards: Scanner, Clients und Server
- Zertifizierte Sicherheit: DoC-Seal und Zertifikat
- Verfahrensdokumentation: genaue Protokollierung aller Arbeitsschritte
- Versicherung: Cyber-Versicherungen, Betriebs- und Berufshaftpflicht
Umfassende Informationen zum Scanverfahren finden Sie auf unserer DoC-Seal Infoseite.
Schritt für Schritt zum ersetzenden Scannen
Unser Scanservice unterstützt seit mehr als 25 Jahren Unternehmen aller Größen und Branchen bei dem ersetzenden Scannen von Altarchiven, Bestandsakten und sonstigen Papierbeständen. Unsere langjährige Praxiserfahrung bildet die Grundlage für passgenaue Digitalisierungslösungen - professionell und rechtssicher.
Unsere Kernleistungen liegen in folgenden Bereichen:
Die elektronische Archivierung gescannter Papierbelege bildet die Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung des ersetzenden Scannens. Dies betrifft nicht nur steuerliche Unterlagen, im Idealfall sollten letztendlich alle im Unternehmen anfallenden Dokumente und Belege digitalisiert, und somit elektronisch archiviert werden.
In folgendem Abschnitt finden Sie einen ausführlichen schrittweisen Ablauf unseres Vorgehens beim ersetzenden Scannen vom Papierbelegen.
1. Verfahren und Maßnahmen
Ein zuständiger Mitarbeiter öffnet den Posteingang in Ihrem Unternehmen und stellt dafür Sorge, dass NICHTS verloren geht. Nichts aus dem Posteingang darf ungeprüft vernichtet werden! Der zuständige Mitarbeiter prüft die eingegangenen Sendungen auf Vollständigkeit, Richtigkeit und versieht die Sendungen mit einem Eingangsstempel. Wobei dieser Eingangsstempel auch digital gesetzt werden kann. Die eingegangenen Belege werden darüber hinaus vorsortiert und an einem vor unbefugten Zugriff gesicherten Ort abgelegt.
2. Prüfung der Eingangsbelege
Beim Eingang der Belege im Unternehmen erfolgt eine Sichtung auf Echtheit und Unversehrtheit, sofern Zweifel vorliegen, muss der Mitarbeiter das Verfahren der Eingangsverarbeitung beenden. Die Belege werden NICHT weiterverarbeitet. Es muss zunächst Rücksprache mit einem Vorgesetzten erfolgen.
3. Faktische Prüfung
Die eingegangenen Belege müssen identifiziert werden. Das bedeutet, die Belege werden vorsortiert. Als Kriterium für das ersetzende Scannen gilt in erster Linie die Frage „Steuerlich relevant?“ Ist dies Positiv, müssen die Belege an einem sicheren Ort verwahrt werden, dies kann z.B. durch das Einscannen in einem geeigneten System geschehen. Für Belege die als „nicht steuerlich relevant“ eingestuft werden, gelten die Unternehmens-internen Regelungen, welche nicht vom Finanzprüfer oder anderen Organisationen überprüft werden.
Mit dem erstzenden Scannen effektive Prozesse schaffen und direkt papierlos arbeiten!
Kontakt aufnehmen und Angebot einholen!4. Belegvorbereitung
Alle Belege die als „steuerlich relevant“ und u.a. auch aufbewahrungspflichtig klassifiziert wurden, werden nun dahingehend untersucht ob sie sich zur Digitalisierung eignen, und ggf. entsprechend vorbereitet.
Unter die Vorbereitung fallen Tätigkeiten wie:
- Entklammern
- Vorsortieren
- Reihenfolge herstellen
- Trennbelege oder Barcode einfügen
- Entfernen von Notizklebezetteln
5. Digitalisierung & Scannen
Der zuständige Mitarbeiter startet die Scanner-Hardware und führt die Belege dem Vorgang des Scannens zu. Bei Arbeitsplatzscannern wird also jeder Beleg auf die Vorlagenscheibe gelegt, Einzugsscanner werden mit dem zu scannenden Belegstapel bestückt. Es ist darauf zu achten, dass die entsprechende Scaneinstellung gewählt wurde. Meist unterscheidet diese sich für das Scannen von Einzelseiten und mehrseitigen Dokumenten. Für Details sollten Sie sich genauestens mit Ihrer Scansoftware beschäftigen, insbesondere was die Einstellungen bzgl. Qualität betrifft. Ersetzendes Scannen macht nur Sinn wenn die digitalen Dokumente auch lesbar abgebildet werden.
6.Prüfung
Der zuständige Mitarbeiter, welcher mit der Digitalisierung beauftragte Mitarbeiter hat abschließend die Aufgabe, das Scanergebnisse genauestens zu prüfen, hinsichtlich:
- Vollständigkeit
- Lesbarkeit
- Korrekter Dokumententrennung
- Zuordnung Zuständigkeit
- Vollständige Verschlagwortung
7. Dokumentation
Die erfolgten Tätigkeiten müssen schließlich noch dokumentiert und protokolliert werden. Daten wie Seitenzahl, Dokumentenzahl und Ergebnis sowie evtl. Probleme müssen vermerkt und archiviert werden.
Verfahrensdokumentation
All dies muss genauestens in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Eine durchschnittliche Verfahrensdokumentation umfasst ca. 20 Seiten und folgt einem klaren Schema. Alle Schritte müssen explizit beschrieben werden. Sind einzelne Schritte nicht eindeutig, bzw. fehlerhaft beschrieben, kann die gesamte Verfahrensdokumentation in Zweifel gezogen werden und somit die gesamte archivierte Buchhaltung als ungültig gewertet werden.
Als Scandienstleister unterstützen wir Sie aktiv bei der Erstellung Ihrer Unternehmenseigenen Verfahrensdokumentation. Insbesondere die Digitalisierung und Archivierung von Eingangsbelegen ist Teil unserer QM-Dokumentation zur ISO Zertifizierung und sofern Sie uns mit der Digitalisierung Ihrer Eingangsbelege beauftragen, auch automatisch Teil Ihrer Verfahrensdokumentation.
Ersetzendes Scannen am Beispiel von Rechnungen in DATEV
Insbesondere die analoge Archivierung von Rechnungen verursacht für Unternehmen immense Kosten. Papierrechnungen dürfen im Zuge des ersetzenden Scannens vernichtet und ausschließlich als digitale Ausführung aufbewahrt werden. Häufig ist Unwissenheit über genaue Anforderungen und damit einhergehende Skepsis der Hauptgrund, weshalb Unternehmen bei der Aufbewahrung von Rechnungen oftmals weiterhin auf Papier setzen.
Wir Scannen Ihre Rechnungen und speichern die Scans in einem geeigneten Dateiform für die bildhafte digitale Darstellung, z.B. PDF. Im Anschluss an das Scanning erfassen wir die für den Import der digitalisierten Rechnungen in DATEV notwendigen Indizes.
Dazu zählen beispielsweise:
- Belegnummer
- Belegdatum
- Rechnungsnummer
- Lieferantenkonto
Erfasste Indizes stellen wir Ihnen in Form einer Indexdatei zur Verfügung. Importdaten können im Format CSV über eine Schnittstelle in DATEV integriert werden. Darüber hinauskönnen die Rechnungsdaten in Ihr zur elektronischen Archivierung DMS überführt werden.
Eine entsprechende Verfahrensdokumentation aller von uns vorgenommenen Prozesse stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ist die digitale Archivierung Ihrer Rechnungen erfolgreich abgeschlossen, dürfen die Papierbelege vernichtet werden.
Papierlos in die Zukunft
Lassen Sie sich keinesfalls von den beschriebenen Vorgaben abschrecken. Dem ersetzendem Scannen und dem papierlosen Büro gehört die Zukunft.
Wichtig ist wer Sie dabei berät und begleitet. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen zum Prozess der Digitalisierung von Eingangsbelegen und dem ersetzenden Scannen haben.
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