WinDream Scanservice
WinDream ist als Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen im Einsatz?
Neben dem Scannen Ihrer Eingangsbelege möchten Sie auch Ihre Alten Akten in WinDream archivieren?
Sie suchen einen Scanservice für WinDream?
Als Scandienstleister mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Digitalisierung von Akten, Ordnern und Belegen, bieten wir unseren Scanservice auch für das WinDream Dokumentenmanagement an.
Wenn Sie nicht mit eigenem Personal tätig werden wollen oder können um Ihre Bestandsakten in WinDream zu archivieren, nutzen Sie unseren Scanservice. Wir bieten den FullService für die Digitalisierung. Über Aktenabholung, Aufbereitung und dem Scannen, über die Datenerfassung und die Erstellung der WinDream Importstruktur.
Denn als professionelles Dokumentenmanagement bietet WinDream zahlreiche Möglichkeiten um Digitale Dokumente inklusive Indizes von externen Quellen und Anbietern zu importieren.
TECHNIK
WinDream erwartet hierbei die zu importierenden Daten in einem detailliert definiertem Format. Dieses Format liefern wir als Scandienstleister, so dass Sie Ihre alten Aktenordner durch uns Scannen lassen können. Die Elektronischen Archivdaten werden vollautomatisiert in WinDream importiert.
Neben der Digitalisierung Ihrer Akten und Ordner bieten wir für WinDream auch den Scanservice für aktuelle Belegeingänge (täglich, wöchentlich, monatlich) an. Der Ablauf einer Scandienstleistung, ob nun für Bestandsarchive oder im regelmäßigen Scanservice, unsere Leistungen umfassen im Grunde immer den kompletten Service der Digitalisierung.
Ein Beispiel für einen exemplarischen Ablauf eines Scanservices für WinDream:
- Akten- und Belegabholung
- Senden sie uns einfach regelmäßig Ihre Belege zu, oder nutzen unseren Kurierdienst. Unsere Mitarbeiter kommen für größere Akten Mengen in Ihr Unternehmen und verpacken die Aktenordner protokolliert in spezielle Behältnisse. Der Transport in unser Aktenlager findet ebenfalls mit eigenem Fuhrpark statt.
- Zwischenlagerung
- Obwohl die Akten sich nach Abholung bei uns befinden, haben Sie weiterhin zeitnahen Zugriff auf dringend benötigte Informationen. Denn die Akten werden zunächst Datenbankgestützt eingelagert.
- Belegaufbereitung
- Damit Ihre Aktenordner problemlos mit Dokumentenscanner über automatischem Einzug verarbeitet werden können, bereiten wir die Belege für den Scanvorgang vor. Dabei entfernen wir Klammerungen und Heftungen, nehmen ggf. schon erste Klassifizierungen und Sortierungen vor. Die spätere digitale Heftung erzeugen wir durch Anbringen von Barcodes pro Vorgang.
- Scannen & Digitalisieren
- Wir Scannen Ihre Belege als Schwarz/Weiß Scans, Farbliche 1:1 Kopien oder auch als Graustufen. Auflösungen von 100DPI bis 600DPI werden je nach Anforderung voreingestellt. Vorderseiten und Rückseiten werden parallel gescannt, wobei leere Rückseiten gelöscht werden. Wir erzeugen dabei vollindizierte (Texterkennung) PDF bzw. PDF-A Dateien, die durch moderne Scantechnik jede relevante Information enthalten und abbilden.
- Datenerfassung
- Um die digitalen Dokumente in WinDream archivieren zu können, müssen die relevanten Suchkriterien/Indizes erfasst werden. Bei der Datenerfassung werten wir aber auch Barcodes aus, und erfassen die von Ihnen benötigten Suchkriterien weitgehend manuell. Anhand dieser Suchkriterien können Sie die Belege später im WinDream System finden.
- Import in WinDream
- Die digitalen Daten, bestehend aus den gescannten Dokumenten als PDF Dateien sowie die erfassten Indizes, exportieren wir als spezielle WinDream Importformat. Diese Daten stellen wir Ihnen zum Abruf auf unserem Server zur Verfügung, oder liefern die Daten direkt in Ihr WinDream System sofern wir einen Zugang haben. In jedem Fall sorgen wir dafür das der Import vollautomatisiert abläuft und keine weiteren Arbeiten notwendig sind. Die Elektronischen Archivdaten stehen danach sofort in WinDream zur Recherche und Bearbeitung zur Verfügung.
- Aktenvernichtung
- Nach erfolgreichem Import in das WinDream System können die Originale vernichtet werden. Auch dies übernehmen wir auf Wunsch für Sie, Sie enthalten ein entsprechendes Zertifikat gemäß BDSG. Alternativ liefern wir Ihnen die Originale zur eigenen Entsorgung zurück, oder lagern sie für einen längeren Zeitraum in unserem Aktenlager.
Gesetzliche Grundlagen
Selbstverständlich arbeiten wir ausschließlich auf Basis der gesetzlichen Grundlagen und gemäß aktueller Datenschutzverordnungen. Als ISO zertifizierter Scandienstleister liefern wir Ihnen digitale Daten die in jedem Kriterium den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Revisionssicher, Nachvollziehbarkeit und wenn nötig auch mit Verfahrensdokumentation.
Angebot & Preise Scanservice
Unser Scanservice ist in den meisten Fällen günstiger und qualitativ hochwertiger als die Digitalisierung in Eigenregie. Den für Ihre Akten & Dokumente notwendigen Aufwand und somit Kosten kalkulieren wir Ihnen gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung oder Sichtung der Aktenordner vor Ort.
Angebot zu Windream
Wir beraten Sie gerne zu unserem WinDream ECM Scanservice. Kontaktieren Sie uns.
