Akten Scannen

Akten Scannen

Akten Scannen: Unser Scanservice für Ihr Papierloses Büro

Durch Akten Scannen Platz, Zeit & Kosten spaten

Wenn Sie Ihre Akten Scannen lassen möchten sind wir Ihr Scandienstleister mit mehr als 20 Jahren Erfahrung  und bieten Ihnen den kompletten Service von der Abholung Ihrer Akten und Dokumente, über die Vorbereitung der Belege, die Digitalisierung bis hin zur Aktenvernichtung.

Das Akten Scannen bietet zahlreiche Vorteile in der Ablage und Aufbewahrung von Akten:

 

Platz sparen

  • Wenn Akten wertvollen Platz belegen den Sie neu nutzen möchten, sparen Digital Archivierte Akten mehr als 99% Platz. Auf eine DVD lassen sich beispielsweise bis zu 400 Aktenordner digital archivieren.

Schnelles Finden

  • Beim Akten Scannen werden pro Vorgang die Suchbegriffe digital erfasst, die Sie benötigen um einzelne Dokumente schnell zu finden. Die Suche in Digitalen Akten dauert meist nur wenige Sekunden.

Einfaches Suchen

  • Durch vollindizierte PDF Dateien, also PDF Dateien die eine Texterkennung beinhalten, können Sie innerhalb der Digitalen Akten auch nach einzelnen Begriffen oder Daten suchen. Die Suche funktioniert sogar Aktenübergreifend über das gesamte Digitale Archiv.

Akten Scannen und gesetzliche Vorgaben erfüllen

  • Durch das Akten Scannen können Sie aber auch ganz einfach die Vorgaben der GOBD bezüglich Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation
Akten Scannen und digital archivieren

Die Vorteile einer Digitalisierung sind klar: Kosten & Zeit sparen.

 

Als Scandienstleister helfen wir Ihnen beim Akten Scannen und somit beim Erreichen dieser Vorteile und noch darüber hinaus.

Wenn Sie aktuell in der Überlegung sind Ihre Aktenordner selber zu scannen, empfehlen wir Ihnen auch unseren Blog Beitrag zum Thema „Selber Scannen oder Scannen lassen“

 

Akten Scannen lassen bei Smart-Store, unser Scanservice bietet Ihnen folgende Leistungen zu einem Ordner Fest-Preis an:

Aktenordner Verpacken & Archiv aufräumen

Auf Wunsch kommen wir in Ihr Unternehmen und verpacken die Ordner die zu digitalisieren sind. Wir Dokumentieren welche Ordner verpackt wurden, und welche ggf. direkt vernichtet werden sollen. Denn neben dem Akten Scannen sorgen wir auch für Ordnung im Archiv.

 

Aktentransport

Wir transportieren Ihre Unterlagen ausschließlich mit eigenem Personal und Fahrzeugen, per Direktfahrt von Ihrem Unternehmen in unser externes Aktenlager.

Scanservice auf Abruf

Während der Digitalisierung werden die Original Unterlagen VOR und NACH dem Scannen in unserem Sicherheits- Aktenlager aufbewahrt. Alle Ordner und Dokumente sind dort katalogisiert erfasst, somit können wir Ihnen dringend benötigte Informationen und Dokumente jederzeit schnell zur Verfügung stellen. Wir nennen dies „Scan-on-demand“, Informationen WANN Sie diese BRAUCHEN!

Belegaufbereitung

Vor der Digitalisierung bereiten wir Ihre Dokumente für die Verarbeitung mit Einzugsscanner vor. Sie müssen vorher selbst nicht tätig werden, wir entfernen Tackernadeln, kleben Risse & Falten und sorgen durch das Anbringen von Barcodes für die spätere Digitale Heftung. Auch dies ist im Preis pro Aktenordner inbegriffen.

Scannen / Digitalisieren

Im Anschluss an die Belegaufbereitung Scannen und Digitalisieren wir Ihre Belege mit Dokumentenscannern. Vorder- und Rückseite werden gleichzeitig gescannt, leere Seiten werden gelöscht. Je nach Vorlage Scannen wir Farblich, Schwarz/Weiß oder in Graustufen.

Unser Scanservice genügt dabei höchsten Ansprüchen, die Scanqualität wird jedem Blatt über die Scansoftware automatisch angepasst. Keine Information geht verloren.

Pro gescanntem Beleg werden lediglich ca. 30KB Speicher erzeugt.

Die Scans werden automatisch nach Leserichtung ausgerichtet, Doppeleinzüge werden durch Sensortechnik beim Scannen ausgeschlossen.

Digitale Datenerfassung

Im Anschluss an den Scanvorgang erfassen wir zu jedem Vorgang und Dokument die speziellen und eindeutigen Suchbegriffe die Sie benötigen um im digitalen Archiv Ihre Dokumente schnell und gezielt finden zu können. Dies können Suchbegriffe wie: Rechnungsnummer, Empfänger, Datum, Betrag uvm. sein.

Auch werten wir an diesem Arbeitsgang Barcode aus, können mittels Formularerkennung automatisiert Daten auswerten oder vergeben einen Dokumenten Status für einen späteren Workflow.

Archivieren im DMS, PDF oder Cloud

Die Digitalen Daten, bestehend aus gescannten Dokumenten und erfassten Datensätzen, speichern wir abschließend in dem von Ihnen bzw. Ihrem Dokumentensystem (DMS) benötigtem Format.

Wir können Digitale Dokumente und Datensätze für die unterschiedlichsten Systeme wie Amagno, D3, SAP oder auch Datev liefern.

Alternativ liefern wir Ihnen die Daten als vollindizierte PDF Dateien in einer einfach zu bedienenden Verzeichnisstruktur, hierarchisch nach Ihren Wünschen archiviert.

 

Aktenvernichtung, Langzeitlagerung oder Rücklieferung

Wie wir am Ende der Digitalisierung mit Ihren Original Dokumenten verfahren obliegt Ihnen. Laut Gesetzgeber und GOBD dürfen diese vernichtet werden. Unser Scanservice umfasst auf Wunsch auch die langfristige Lagerung, bei der wir Ihre Akten weiterhin in unserem Aktenlager einlagern. Und letztlich können wir die Aktenordner oder nur Teile der Unterlagen selbstverständlich auch wieder an Sie zurück liefern.

Folgende Akten Scannen wir u.a. für Sie:

  • Buchhaltung
  • technische Dokumentationen
  • Frachtpapiere
  • Schriftverkehr
  • Verträge
  • Personalakten

Rechtliche Grundlage GOBD und DSGVO

Alle unsere Leistungen erbringen wir streng nach Datenschutz Vorgaben (auch DSGVO) sowie auf Basis der GOBD. Auf Wunsch erhalten Sie sogar eine Verfahrensdokumentation von uns, die wir Ihnen als ISO zertifzierter Scandienstleister ebenfalls zur Verfügung stellen können.

Wenn Sie unseren Scanservice zum Digitalisieren Ihrer Ordner nutzen, garantieren wir Ihnen eine 100% gesicherte Digitale Archivierung.

Unser TIP: Wir berechnen kostenlos Ihren individuellen Preis

Nutzen Sie gerne unser Angebot einer kostenlosen Probe Archivierung eines oder mehrerer Ordner. Sie könne in der Praxis testen wie Sie mit Digitalen Aktenordnern arbeiten. Und wir können anhand des tatsächlichen Aufwandes die Kosten und den Preis pro Ordner exakt kalkulieren.

Bei Interesse finden Sie unter Leistungen -> Services mehr Informationen zur Probearchivierung Sie nehmen am besten direkt Kontakt zu uns auf und wir stellen Ihnen uns und unsere Leistungen persönlich vor.

Akten Scannen hier anfragen

Für Angebote zum Akten Scannen oder einer kostenfreien unverbindlichen Probearchivierung, rufen Sie uns an oder senden uns eine E-Mail

Kostenlose Info Hotline0800 396 76 00
01.png

Sie haben Fragen oder wünschen Beratung?

Wir freuen uns über Ihren Anruf: 0800 396 76 00 Kostenlose Rufnummer

Sie möchten ein Angebot oder mehr Infos anfordern?

Dann schreiben Sie uns doch an: info@smart-store.de

Sie möchten mit uns Kontakt aufnehmen?

Dann nutzen Sie unser Formular: Zum Kontaktformular