Akten scannen hat Vorteile:
Scanservice nutzen oder selber digitalisieren?
Die Vorteile einer Digitalisierung sind klar: Man kann Kosten und viel Zeit sparen. Doch stellt sich in der Planung zum digitalen Büro oft als Nächstes die Frage nach der Umsetzung. Ist es wirklich notwendig und vor allem sicher das Scannen der Akten an einen Dienstleister abzugeben? Selbstverständlich sollten Sie über diese Frage nachdenken. Immerhin geht es oft um sensible Akten, Ordner oder sogar lang gesammeltes Firmenwissen. Wir freuen uns gemeinsam mit Ihnen über dieses Thema zu sprechen und Ihnen die nötige Sicherheit zu geben.
Als Scandienstleister helfen wir Ihnen nicht nur beim Akten scannen. Wir helfen Ihnen alle Vorteile der Digitalisierung zu erreichen. Dazu gehört auch die Beratung zur Digitalisierung allgemein mit allen Vorteilen, aber natürlich auch die Beratung zu den gesetzlichen Bestimmungen nach BDSG und DSGVO.
Wenn Sie aktuell in der Überlegung sind Ihre Aktenordner selber zu scannen, empfehlen wir Ihnen auch unseren Blog Beitrag zum Thema „Selber scannen oder scannen lassen“
Akten digitalisieren lassen? Jetzt bei Smart-Store dem Scan-Profi!
Schreiben Sie uns!Akten scannen: Unser Scanservice bietet Ihnen folgende Leistungen:
Aktenordner Verpacken & Archiv aufräumen
Auf Wunsch kommen wir in Ihr Unternehmen und verpacken die Ordner die zu digitalisieren sind. Wir dokumentieren welche Ordner verpackt wurden, und welche ggf. direkt vernichtet werden sollen. Denn neben dem Akten Scannen sorgen wir auch für Ordnung im Archiv.
Aktentransport
Wir transportieren Ihre Unterlagen ausschließlich mit eigenem Personal und Fahrzeugen, per Direktfahrt von Ihrem Unternehmen in unser externes Aktenlager.
Scanservice auf Abruf
Während der Digitalisierung werden die Original-Unterlagen vor und nach dem Scannen in unserem Sicherheits-Aktenlager aufbewahrt. Alle Ordner und Dokumente sind dort katalogisiert erfasst, somit können wir Ihnen dringend benötigte Informationen und Dokumente jederzeit schnell zur Verfügung stellen. Wir nennen dies „Scan-on-Demand“, Informationen wann Sie diese brauchen!
Belegaufbereitung
Vor der Digitalisierung bereiten wir Ihre Dokumente für die Verarbeitung mit einem Einzugsscanner vor. Sie müssen vorher selbst nicht tätig werden. Wir entfernen Tackernadeln, kleben Risse & Falten und sorgen durch das Anbringen von Barcodes für die spätere digitale Heftung. Das ist alles im Preis pro Aktenordner inbegriffen.
Scannen / Digitalisieren
Im Anschluss an die Belegaufbereitung scannen und digitalisieren wir Ihre Belege mit Dokumentenscannern. Vorder- und Rückseite werden gleichzeitig gescannt, leere Seiten werden gelöscht. Je nach Vorlage scannen wir in Farbe, Schwarz/Weiß oder in Graustufen. Unser Scanservice genügt dabei höchsten Ansprüchen, die Scanqualität wird jedem Blatt über die Scansoftware automatisch angepasst. Keine Information geht verloren.
Pro gescanntem Beleg werden lediglich ca. 30 KB Speicher erzeugt. Die Scans werden automatisch nach Leserichtung ausgerichtet, Doppeleinzüge werden durch Sensortechnik beim Scannen ausgeschlossen.
Digitale Datenerfassung
Im Anschluss an den Scanvorgang erfassen wir zu jedem Vorgang und Dokument die speziellen und eindeutigen Suchbegriffe, die Sie benötigen, um im digitalen Archiv Ihre Dokumente schnell und gezielt finden zu können. Dies können Suchbegriffe wie: Rechnungsnummer, Empfänger, Datum, Betrag u. v. m. sein.
In diesem Arbeitsgang werten wir außerdem jeden Barcode aus. Mittels Formularerkennung können wir automatisiert Daten auswerten oder einen Dokumenten-Status für einen späteren Workflow ausgeben.
Archivieren im DMS, PDF oder Cloud
Die digitalen Daten, bestehend aus gescannten Dokumenten und erfassten Datensätzen, speichern wir abschließend in dem von Ihnen bzw. Ihrem Dokumentensystem (DMS) benötigtem Format. Wir können digitale Dokumente und Datensätze für die unterschiedlichsten Systeme wie DocuWare, D3, SAP oder auch DATEV liefern.
Alternativ liefern wir Ihnen die Daten als voll indizierte PDF Dateien in einer einfach zu bedienenden Verzeichnisstruktur, hierarchisch nach Ihren Wünschen archiviert.
Aktenvernichtung, Langzeitlagerung oder Rücklieferung
Wie wir am Ende der Digitalisierung mit Ihren original Dokumenten verfahren obliegt Ihnen. Laut Gesetzgeber und GOBD dürfen diese vernichtet werden. Unser Scanservice umfasst auf Wunsch auch die langfristige Lagerung, bei der wir Ihre Akten weiterhin in unserem Aktenlager einlagern. Nach der Digitalisierung können wir die Aktenordner oder nur Teile der Unterlagen selbstverständlich auch wieder an Sie zurückliefern.
Folgende Akten und Belege scannen wir u.a. für Sie:
- Buchhaltung
- technische Dokumentationen
- Frachtpapiere
- Schriftverkehr
- Verträge
- Personalakten
Private Unterlagen
Auch für Private Anwender haben wir spezielle Lösungen und Angebote entwickelt, um auch Aktenmengen im Bereich von 1-100 Akten wirtschaftlich digitalisieren zu können.
Weitere Informationen zu unseren Angeboten für Private Anwender finden Sie auf unserer Themenseite Dokumente scannen und als PDF speichern.
Rechtliche Grundlage GOBD und DSGVO
Alle unsere Leistungen erbringen wir streng nach Datenschutz Vorgaben (auch DSGVO) sowie auf Basis der GOBD. Auf Wunsch erhalten Sie sogar eine Verfahrensdokumentation von uns, die wir Ihnen als ISO zertifizierter Scandienstleister ebenfalls zur Verfügung stellen können.
Wenn Sie unseren Scanservice zum Digitalisieren Ihrer Ordner nutzen, garantieren wir Ihnen eine 100 % gesicherte digitale Archivierung.
Unsere Referenzen
Akten scannen für ganz Deutschland
Wir scannen Akten für Kunden aus dem gesamten Bundesgebiet. Deutschlandweit überzeugen wir jeden Tag neue Unternehmen mit unserem Scanservice und den vielen Vorteilen, die die Digitalisierung mit sich bringt. Wir freuen uns darauf, wenn Sie bald dazu gehören!
Testscan / Probbearchivierung
Unser Tipp: Wir berechnen kostenlos Ihren individuellen Preis
Nutzen Sie gerne unser Angebot einer kostenlosen Probearchivierung. Wir digitalisieren einen oder mehrere Ordner (1 Ordner pro Belegart) nach Ihren Vorgaben. Sie können in der Praxis testen, wie Sie mit digitalen Aktenordnern arbeiten. Anhand des tatsächlichen Aufwandes können wir die Kosten und den Preis pro Ordner exakt kalkulieren.
Bei Interesse finden Sie unter Digitalisierung⇾ Services mehr Informationen zur Probearchivierung Nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf und wir stellen Ihnen unser Unternehmen und unsere Leistungen persönlich vor.
Akten scannen
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