Weniger Platzbedarf, schneller Zugriff, volle Rechtssicherheit
Wir scannen Ihre Aktenordner komplett. DSGVO- & GOBD-konform.
- Bis zu 99 % Platzersparnis durch vollständige Digitalisierung
- Durchsuchbare PDFs dank OCR
- Revisionssicher inkl. Verfahrensdokumentation
- Deutschlandweite Abholung mit eigenem Personal
- Flexible Übergabe als PDF/A per Cloud oder Datenträger
Fordern Sie jetzt ein unverbindliches Angebot an und starten Sie mit einem kostenlosen Testordner!
Aktenordner scannen lassen - Dokumente und Pläne in der Cloud
Kostenloses Angebot bitte!
Aktenordner scannen & Aufbewahrungspflichten digital erfüllen
In Deutschland gilt: Steuerlich relevante Unterlagen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrung kann in herkömmlichen Aktenordnern und Regalen geschehen oder zeitgemäß durch Digitalisierung. Digitalisierte Dokumente sparen mehr als 99% Platz im Vergleich zur Archivierung im Aktenordner. Mithilfe der Digitalisierung finden Sie jedes Dokument in einer elektronischen Akte innerhalb von Sekunden.
Finden statt suchen!
Anhand eines kostenlosen Testscans eines Aktenordners beraten wir Sie hinsichtlich der optimalen Lösung für Ihr Papier und den Start in das papierlose Büro.
Wie lange müssen Akten aufbewahrt werden?
Ausführliche Informationen nach Aktenart finden Sie auf unserer Übersichtsseite Aufbewahrungsfristen.
Wir scannen Aktenordner mit verschiedenen Belegen für Sie, z.B.:
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Verträge
- Technische Dokumentationen
- Projektunterlagen
- Personalakten
- Pläne & Großformate
- uvm.
Digitale Akten für jedes DMS oder als PDF
Dokumentenmanagement oder Acrobat Reader
Wenn Sie noch über kein Dokumentenmanagement verfügen und dies vorerst auch nicht planen, erhalten Sie von uns digitale Dokumente, mit denen Sie ohne zusätzliche Software arbeiten können. Sie benötigen lediglich den Acrobat Reader.
Wir konzipieren und erzeugen für Sie einen Verzeichnisbaum mit vollindizierten (OCR) PDF-Dateien, in dem sich auch jeder ungeübte Benutzer leicht zurecht findet.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagement –System (DMS) im Einsatz haben, erzeugen wir die passenden digitalen Importdaten, damit Sie die von uns gescannten Aktenordner in Ihr DMS importieren können.
Sofort Platz sparen
Wir übernehmen für Sie den kompletten Prozess der Akten-Digitalisierung, inklusive Verpackung, Abholung und sicherer Zwischenlagerung.
Ihr gesamtes Archiv wird vor Ort durch unser Team verpackt und in unser gesichertes Aktenlager überführt. Dort lagern Ihre Ordner sicher und geordnet. Sie gewinnen sofort wertvollen Platz zurück.
Benötigen Sie kurzfristig Zugriff auf bestimmte Dokumente? Kein Problem: Auch während der Lagerung stellen wir Ihnen die gewünschten Unterlagen digital zur Verfügung (Scan on Demand).
Unser Abholservice ist deutschlandweit verfügbar. Auch größere Bestände an Akten sowie ganze Zeichnungsschränke können wir problemlos befördern.
Professionelle Belegvorbereitung vor dem Scan
Belegvorbereitung Ihrer Dokumente
In älteren Archiven ist häufig unklar, wann und wie Unterlagen abgelegt wurden. Deshalb bringen wir vor dem Scan Struktur in Ihre Akten:
Wir ordnen Belegarten und Dokumententypen zu, sortieren bei Bedarf vor und entfernen sorgfältig alle Heftungen, Klammern und Tackernadeln. So sind Ihre Dokumente optimal für einen reibungslosen Scanvorgang vorbereitet.
Scannen & Digitalisieren Ihrer Akten
Ihre Aktenordner scannen wir mit Hochleistungsscannern ein. Pro Minute scannen wir 150 Blatt Papier und digitalisieren somit bis zu 200 Aktenordner pro Tag. In bester und vor allem vollständiger Qualität.
Alle Informationen werden durch modernste Technik 1:1 lesbar digitalisiert. Unser zertifiziertes Qualitätsmanagement sorgt für beste digitale Scans. Ob wir Ihre Aktenordner in Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen scannen, entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen, anhand der Dokumente und auch des Alters des Papiers.
Preislich spielt dies bei uns keine Rolle. Ebenso scannen wir auch Rückseiten automatisch mit ein. Leerseiten werden, erkannt durch einen Weißabgleich, automatisiert gelöscht.
Dokumente finden statt suchen
Nach dem Scannen der Aktenordner, erfassen wir zu jeder digitalen Akte die Suchbegriffe, die Sie benötigen um die Akten im DMS oder im Verzeichnisbaum schnell und einfach zu finden.
Wir erfassen weitgehend manuell Indizes, wie Rechnungsnummer, Datum, Empfänger/Absender oder Artikelnummern, damit digitale Dokumente einfach recherchiert werden können. Es gilt der Leitsatz „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“. Texterkennungssoftware (OCR) setzen wir weitgehend nur zur Volltexterkennung ein.
Gerade alte Aktenordner können nur schwer automatisiert ausgelesen werden. Eine manuelle Datenerfassung gewährleistet eine hohe Qualität der erfassten Suchkriterien.
Revisionssichere Archivierung
Mit der Änderung des §147 Abs. 1 Nr. 4a AO erlaubt der Gesetzgeber die digitale Archivierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen. Wir archivieren Ihre gescannten Unterlagen abschließend als unveränderbare PDF/A-Dateien. Sie erhalten Ihre Daten per Download über unseren gesicherten Transferserver oder auf einem Datenträger.
Zusätzlich zu den Dokumentenscans erhalten Sie Indizes in einem maschinenlesbaren Dateiformat (z.B. XML, JSON, CSV etc.)
Ob Sie die Dokumente in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) importieren oder direkt auf Ihrem Server speichern, die digitalen Aktenordner sind sofort nutzbar.
Dank der strikten Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie GOBD und DSGVO garantieren wir eine rechtssichere Archivierung Ihrer Unterlagen. Auf Wunsch stellen wir Ihnen auch eine vollständige Verfahrensdokumentation zur Verfügung.
Mischordner mit Großformaten digitalisieren? Kein Problem?
Enthalten Ihre Aktenordner Pläne oder Zeichnungen in den Formaten DIN A2 bis A0, werden diese von uns vorab aussortiert und mit speziellen A0-Scannern digitalisiert.
Anschließend ordnen wir die gescannten Großformate wieder präzise den jeweiligen Originaldokumenten digital zu, damit alles vollständig und korrekt erhalten bleibt.
Aktenvernichtung
Abschließend können wir die originalen Dokumente auf Wunsch vernichten. Die Vernichtung Ihrer Akten erfolgt nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Gerne liefern wir Ihnen auch die leeren Aktenordner zur weiteren Verwendung zurück.
Eine Aktenvernichtung führen wir nach einer weiteren Zwischenlagerung von 4 Wochen und nur nach schriftlicher Freigabe durch. Somit haben Sie noch ausreichend Zeit, die gescannten Dokumente zu kontrollieren. Über die erfolgreiche Vernichtung erhalten Sie ein entsprechendes Zertifikat.
Was kostet Aktenordner scannen lassen?
Preise
Anhand eines kostenlosen Probeordners ermitteln wir gerne den Aufwand für das Scannen Ihrer Aktenordner. Sie erhalten ein umfangreiches, unverbindliches Angebot mit entsprechenden Mengenrabatten und auch möglichen Alternativvorschlägen zur Umsetzung der Digitalisierung Ihres Archivs.
Wir kalkulieren unsere Preise immer auf Basis eines Aktenordners bzw. auch Hängeakte. Wenn Sie den Preis für die Digitalisierung Ihres Archivs oder auch nur eines Aktenordners berechnen lassen möchten, nutzen Sie gerne dazu unseren Preisrechner.
Jetzt Preis für Digitalisierung Ihrer Ordner berechnen lassen!
Zum PreisrechnerAktenordner selber scannen
Für das Digitalisieren und Scannen Ihrer Ordner in Eigenregie sollten Sie über einen leistungsfähigen Scanner mit Dokumenteneinzug verfügen, sowie ausreichend Arbeitszeit einplanen.
Allein die Vorbereitung eines einzigen Ordners kann bis zu 45 Minuten oder mehr in Anspruch nehmen. Ihr Scanner sollte dabei mindestens 60 Seiten pro Minute verarbeiten können. Bevor Sie einen Multifunktionskopierer zum Scannen Ihrer Aktenordner einsetzen, bedenken Sie bitte, dass diese Bürogeräte trotz hohem Scandurchsatz oft nicht für den Dauereinsatz konzipiert sind.
Unsere Empfehlung: Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und lassen Sie uns Ihre Aktenordner scannen.
Hier finden Sie 5 unschlagbare Gründe für unseren Scanservice.
Private Aktenordner scannen lassen
Auch wenn Sie Ihre privaten Unterlagen und Akten scannen lassen möchten, sind wir Ihr Ansprechpartner.
Neben unseren Scanservices für Unternehmen haben wir auch spezielle Lösungen für kleinere Aktenmengen im Bereich von 1-100 Akten entwickelt.
Lesen Sie hierzu gerne unsere weiteren Informationen.
Deutschlandweite Referenzen
Wir erbringen unsere Leistungen für Geschäftskunden aller Größen, vom Kleinbetrieb bis zu Konzernen. Unsere Kunden stammen aus ganz Deutschland, von Kiel bis München, Berlin bis Dortmund, sowie Hannover, Emden, Leipzig oder auch Stuttgart. Unser Bundesweiter Abholservice ist regelmäßig sicherlich auch in Ihrer Nähe.
Für weitere Informationen zu unseren Scanservice rund um die Archivierung und Digitalisierung nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.
Scanservice für Ihre Aktenordner
Lassen Sie jetzt Ihre Aktenordner scannen
und erhalten Sie digitale Daten für Ihr
DMS oder PDF-Archiv.
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