Aktenordner scannen lassen

Dokumentenmanagement oder Acrobat Reader

Wenn Sie noch über kein Dokumentenmanagement verfügen und dies vorerst auch nicht planen, erhalten Sie von uns digitale Dokumente, mit denen Sie ohne zusätzliche Software arbeiten können. Sie benötigen lediglich den Acrobat Reader. Wir konzipieren und erzeugen für Sie einen Verzeichnisbaum mit vollindizierten (OCR) PDF Dateien, in dem sich auch jeder ungeübte Benutzer leicht zurecht findet. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagement –System (DMS) im Einsatz haben, erzeugen wir die passenden digitalen Importdaten, damit Sie die von uns gescannten Aktenordner in Ihr DMS importieren können.

Wir bieten den Fullservice für die Digitalisierung und das Aktenordner Scannen. Wir verpacken das gesamte Archiv vor Ort und übernehmen die Aktenordner zunächst in unser Aktenlager. Sind Ihre Akten dort sicher gelagert, haben Sie trotzdem kurzfristig Zugriff auf benötigte Dokumente aber sparen sofort Platz, den Sie anderweitig nutzen können. Wir bieten unseren Abholservice Deutschlandweit an.

Belegvorbereitung Ihrer Dokumente

Gerade in älteren, großen Archiven wissen Unternehmen oft nicht welche Informationen WANN und WIE abgelegt wurden. Wir bringen vor dem Scannen Ordnung in das Papier und die Aktenordner. Wir bereiten die Akten für den Scanvorgang vor. Ordnen Belegarten und Dokumententypen zu, sortieren ggf. vor und entfernen Heftungen und Tackernadeln.

Ihre Aktenordner scannen wir mit Hochleistungsscannern ein. Pro Minute scannen wir 150 Blatt Papier und digitalisieren somit bis zu 200 Aktenordner pro Tag. In bester und vor allem vollständiger Qualität. Alle Informationen werden durch modernste Technik 1:1 lesbar digitalisiert. Unser zertifiziertes Qualitätsmanagement sorgt für beste digitale Scans. Ob wir Ihre Aktenordner in Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen scannen, entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen, anhand der Dokumente und auch des Alters des Papiers. Preislich spielt dies bei uns keine Rolle. Ebenso scannen wir auch Rückseiten automatisch mit ein. Leerseiten werden, erkannt durch einen Weißabgleich, automatisiert gelöscht.

Der Gesetzgeber hat mit der Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a jedem Steuerpflichtigen die Erlaubnis erteilt seine Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen optional auch auf Bilddatenträgern aufzubewahren.

Die digitalen Daten und Dokumente archivieren wir abschließend als PDF-A Dateien auf einem Datenträger oder stellen sie, zusammen mit XML Dateien, zum Download online zur Verfügung. Unabhängig, ob sie die archivierten Daten in ein DMS (Dokumentenmanagement) importieren oder direkt auf Ihrem Server speichern, die digitalen Aktenordner sind sofort nutzbar. Durch Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, wie der GOBD und auch des Datenschutzes DSGVO, garantieren wir Ihnen eine rechtlich anerkannte digitale Archivierung Ihrer Aktenordner und Dokumente. Auf Wunsch liefern wir Ihnen auch eine Verfahrensdokumentation.

Abschließend können wir die originalen Dokumente auf Wunsch vernichten. Gerne liefern wir Ihnen auch die leeren Aktenordner zur weiteren Verwendung zurück. Eine Aktenvernichtung führen wir nach einer weiteren Zwischenlagerung von 4 Wochen und nur nach schriftlicher Freigabe durch. Somit haben Sie noch ausreichend Zeit, die gescannten Dokumente zu kontrollieren. Über die erfolgreiche Vernichtung erhalten Sie ein entsprechendes Zertifikat.

Was kostet Aktenordner Scannen ?

Anhand eines kostenlosen Probeordners ermitteln wir gerne den Aufwand für das Scannen Ihrer Aktenordner. Sie erhalten ein umfangreiches, unverbindliches Angebot mit entsprechenden Mengenrabatten und auch möglichen Alternativvorschlägen zur Umsetzung der Digitalisierung Ihres Archivs.

Wir kalkulieren unsere Preise immer auf Basis eines Aktenordners bzw. auch Hängeakte. Wenn Sie den Preis für die Digitalisierung Ihres Archivs oder auch nur eines Aktenordners berechnen lassen möchten, nutzen Sie gerne dazu unseren PREISRECHNER.

Wir erbringen unsere Leistungen für Geschäftskunden aller Größen, vom Kleinbetrieb bis zu Konzernen. Unsere Kunden stammen aus ganz Deutschland, von Kiel bis Münschen, Berlin bis Dortmund, sowie Hannover, Emden, Leipzig oder auch Stuttgart. Unser Bundesweiter Abholservice ist regelmäßig sicherlich auch in Ihrer Nähe.

Für weitere Informationen zu unseren Scan Servcies rund um die Archivierung und Digitalisierung nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.