Aktenordner Scannen

Aktenordner Scannen

Ersetzendes Scannen – Ziel vieler Unternehmen, um endlich papierlos arbeiten zu können.

Wir scannen Ihre Aktenordner

Wertvollen Platz neu nutzen durch Digitalisieren

Aktenordner ad acta legen und scannen lassen

Dokumente finden statt suchen

Sie möchten Ihre Aktenordner scannen lassen? Nutzen Sie unseren Scanservice zum Digitalisieren Ihres Archivs. Wir scannen Ihre Aktenordner und Dokumente.

10 Jahre und noch länger müssen steuerlich relevante Unterlagen in Deutschland aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung kann in herkömmlichen Aktenordnern und Regalen geschehen oder zeitgemäß durch Digitalisierung. Digitalisierte Dokumente sparen mehr als 99% Platz im Vergleich zur Archivierung im Aktenordner. Mithilfe der Digitalisierung finden Sie jedes Dokument in einer elektronischen Akte innerhalb von Sekunden.

Je nach Größe des Archivs können Sie Ihre Aktenordner selber scannen oder nutzen unseren Scanservice zum Aktenordner Scannen. Anhand eines kostenlosen Testscans eines Aktenordners beraten wir Sie hinsichtlich der optimalen Lösung für Ihr Papier.

Zielsystem: Dokumentenmanagement oder Acrobat Reader

  • Wenn Sie noch über kein Dokumentenmanagement verfügen und dies vorerst auch nicht planen, erhalten Sie von uns digitale Dokumente, mit denen Sie ohne zusätzliche Software arbeiten können. Sie benötigen lediglich den Acrobat Reader. Wir konzipieren und erzeugen für Sie einen Verzeichnisbaum mit vollindizierten (OCR) PDF Dateien, in dem sich auch jeder ungeübte Benutzer leicht zu Recht findet. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagement –System (DMS) im Einsatz haben, erzeugen wir die passenden digitalen Importdaten, damit Sie die von uns gescannten Aktenordner in Ihr DMS importieren können.

Sofort Platz sparen

  • Wir bieten den Fullservice für die Digitalisierung und das Aktenordner Scannen. Wir verpacken das gesamte Archiv vor Ort und übernehmen die Aktenordner zunächst in unser Aktenlager. Sind Ihre Akten dort sicher gelagert, haben Sie trotzdem kurzfristig Zugriff auf benötigte Dokumente aber sparen sofort Platz, den Sie anderweitig nutzen können. Wir bieten unseren Abholservice Deutschlandweit an.

Papier ordnen und aufbereiten

  • Gerade in älteren, großen Archiven wissen Unternehmen oft nicht welche Informationen WANN und WIE abgelegt wurden. Wir bringen vor dem Scannen Ordnung in das Papier und die Aktenordner. Wir bereiten die Akten für den Scanvorgang vor. Ordnen Belegarten und Dokumententypen zu, sortieren ggf. vor und entfernen Heftungen und Tackernadeln.

Scannen und Digitalisieren

  • Ihre Aktenordner scannen wir mit Hochleistungsscannern ein. Pro Minute scannen wir 150 Blatt Papier und digitalisieren somit bis zu 200 Aktenordner pro Tag. In bester und vor allem vollständiger Qualität. Alle Informationen werden durch modernste Technik 1:1 lesbar digitalisiert. Unser zertifiziertes Qualitätsmanagement sorgt für beste digitale Scans. Ob wir Ihre Aktenordner in Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen scannen, entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen, anhand der Dokumente und auch des Alters des Papiers. Preislich spielt dies bei uns keine Rolle. Ebenso scannen wir auch Rückseiten automatisch mit ein. Leerseiten werden, anhand der darauf befindlichen Informationen, automatisiert gelöscht.
Aktenordner Scannen 2

Dokumente finden statt suchen

  • Nach dem Aktenordner Scannen erfassen wir zu jeder digitalen Akte die Suchbegriffe, die Sie benötigen um die Akten im DMS oder im Verzeichnisbaum schnell und einfach zu finden. Wir erfassen weitgehend manuell Indizes, wie Rechnungsnummer, Datum, Empfänger/Absender oder Artikelnummern, damit digitale Dokumente einfach recherchiert werden können. Es gilt der Leitsatz „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“. Texterkennungssoftware (OCR) setzen wir weitgehend nur zur Volltexterkennung ein. Gerade alte Aktenordner können nur schwer automatisiert ausgelesen werden. Eine manuelle Datenerfassung gewährleistet eine hohe Qualität der erfassten Suchkriterien.

Revisionssichere Archivierung

  • Die digitalen Daten und Dokumente archivieren wir abschließend als PDF-A Dateien auf einem Datenträger oder stellen sie, zusammen mit XML Dateien, zum Download online zur Verfügung. Unabhängig, ob sie die archivierten Daten in ein DMS (Dokumentenmanagement) importieren oder direkt auf Ihrem Server speichern, die digitalen Aktenordner sind sofort nutzbar. Durch Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, wie der GOBD und auch des Datenschutzes DSGVO, garantieren wir Ihnen eine rechtlich anerkannte digitale Archivierung Ihrer Aktenordner und Dokumente. Auf Wunsch liefern wir Ihnen auch eine Verfahrensdokumentation.

Aktenordner scannen mit Großformaten

  • Wenn wir Ihre Aktenordner scannen und diese enthalten Pläne & Zeichnungen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0, so sortieren wir die Großformate aus und scannen sie an speziellen A0-Scannern. Die gescannten Pläne werden später wieder digital den ursprünglichen Dokumenten zugeordnet.

Aktenvernichtung

  • Abschließend können wir die originalen Dokumente auf Wunsch vernichten. Gerne liefern wir Ihnen auch die leeren Aktenordner zur weiteren Verwendung zurück. Eine Aktenvernichtung führen wir nach einer weiteren Zwischenlagerung von 4 Wochen und nur nach schriftlicher Freigabe durch. Somit haben Sie noch ausreichend Zeit, die gescannten Dokumente zu kontrollieren. Über die erfolgreiche Vernichtung erhalten Sie ein entsprechendes Zertifikat.

Wir scannen Aktenordner mit verschiedenen Belegen für Sie, z.B.:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Verträge
  • Technische Dokumentationen
  • Projektunterlagen
  • Personalakten

Preise für das Aktenordner Scannen

  • Anhand eines kostenlosen Probeordners ermitteln wir gerne den Aufwand für das Scannen Ihrer Aktenordner. Sie erhalten ein umfangreiches, unverbindliches Angebot mit entsprechenden Mengenrabatten und auch möglichen Alternativvorschlägen zur Umsetzung der Digitalisierung Ihres Archivs.

Aktenordner selber scannen

  • Für das Scannen in Eigenregie sollten Sie über einen leistungsfähigen Scanner mit Dokumenteneinzug verfügen, sowie ausreichend Arbeitszeit einplanen. Das Aufbereiten eines Aktenordners für den Scanvorgang kann bis zu 45 Minuten und noch länger dauern. Ihr Dokumentenscanner sollte mind. 60 Blatt pro Minute digitalisieren können. Bevor Sie einen Multifunktionskopierer zum Aktenordner Scannen einsetzen, bedenken Sie bitte, dass diese Geräte trotz hohem Scandurchsatz oft nicht für den Dauereinsatz konzipiert sind. Unsere Empfehlung: Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und lassen Sie uns Ihre Aktenordner Scannen.

Aktenordner Scannen anfragen

Wir beraten Sie gerne zum Thema Aktenordner Scannen.

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