Was ist ein Buchungsbeleg?
Ein Buchungsbeleg ist ein Dokument, das jede finanzielle Transaktion in einem Unternehmen nachvollziehbar macht und als Grundlage für die entsprechende Buchung in der Buchhaltung dient. Buchungsbelege spielen beispielsweise für die Kontierung eine zentrale Rolle.
Eine Buchung ist die formale Erfassung dieser Transaktionen in den Finanzbüchern oder im Buchhaltungssystem, entweder manuell oder digital. Geschäftsvorfälle sind Vorgänge im Unternehmen, die finanzielle Auswirkungen haben, wie z. B. Veränderungen in der Vermögenslage oder bei Verbindlichkeiten, und deshalb in der Buchhaltung festgehalten werden müssen. Um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sicherzustellen, wird jeder Geschäftsvorfall mit einem entsprechenden Buchungsbeleg dokumentiert.
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Mehr erfahrenInterne und externe Belege
Buchungsbelege lassen sich in zwei Hauptkategorien unterteilen:
1. Interne Belege: Diese entstehen im Unternehmen selbst und betreffen interne Vorgänge. Beispiele sind:
- Kassenbelege
- Eigenbelege (z. B. Belege für Privatentnahmen)
- Ausgangsrechnungen
- Umbuchungsbelege
- Lohnabrechnungen
2. Externe Belege: Diese stammen von externen Geschäftspartnern und dokumentieren externe Geschäftsvorfälle. Beispiele sind:
- Eingangsrechnungen
- Bankbelege (Geschäftskonto)
- Quittungen
- Lieferantenrechnungen
Die Unterscheidung zwischen internen und externen Belegen ist wichtig, da beide unterschiedliche Buchungsvorgänge betreffen und entsprechend unterschiedlich verarbeitet und archiviert werden.
Rechtliche Grundlagen
Die gesetzliche Aufbewahrung von Buchungsbelegen ist in Deutschland klar geregelt. Die zentralen gesetzlichen Grundlagen sind:
1. Abgabenordnung
Die Abgabenordnung (AO) Bestimmt die Aufbewahrungspflichten für steuerlich relevante Unterlagen.
Nach AO § 147, Absatz 1, Nr. 4 sind Unternehmen mit mehr als 600.000 Euro Umsatz im Jahr verpflichtet, Buchungsbelege geordnet aufzubewahren.
2. Handelsgesetzbuch
Das Handelsgesetzbuch (HGB) legt die Aufbewahrungspflichten für Handelsbücher und Buchungsbelege von Kaufleuten sowie Unternehmen oder Rechtssubjekten, die im Handel tätig sind, fest.
Laut HGB § 257, Absatz 1, Nr. 4 ist jeder Kaufmann verpflichtet, Belege für die in seinen Büchern vorgenommenen Buchungen geordnet aufzubewahren. Diese Regelung betrifft alle als Kaufleute nach §1 HGB tätigen Unternehmen.
Wie lange müssen Buchungsbelege aufbewahrt werden
Buchungsbelege erfassen die einzelnen Geschäftsvorfälle und dienen als Basis für die Eintragungen in den Büchern und Aufzeichnungen. Besteht eine Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht, müssen die entsprechenden Belege für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde und endet zehn Jahre später am 31. Dezember.
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Buchungsbelege müssen - im Gegensatz zu Jahresabschlüssen und Bilanzen - nicht im Original aufbewahrt werden. Der Gesetzgeber erlaubt die bildhafte Wiedergabe in Form von digitalen Kopien der Belege. Mit unserem Scanservice digitalisieren wir Buchungsbelege, Geschäftsunterlagen und ganze Archivbestände für eine sichere digitale Archivierung.
Buchungsunterlagen sind revisionssicher zu archivieren, was bedeutet, dass die Belege während der gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt sein müssen. Diese Anforderung gilt sowohl für Papier- als auch für digitale Belege.
Bei der digitalen Archivierung müssen zusätzliche Anforderungen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt werden. Dazu gehören unter anderem:
- Unveränderbarkeit der Belege
- Zeitnahe Archivierung
- Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit
Die digitale Archivierung bietet zahlreiche Vorteile: Belege sind leichter auffindbar, Platz für Papierarchivierung wird eingespart und Belege können zentral und sicher verwaltet werden. Zudem bietet die digitale Aufbewahrung eine höhere Datensicherheit und besseren Schutz vor Verlust durch Feuer oder Wasser.
Unser Scanservice stellt sicher, dass alle Anforderungen der GoBD erfüllt werden. Ihre Buchungsbelege werden revisionssicher und rechtskonform digital archiviert – mit umfassendem Schutz vor Manipulation und Datenverlust.
Verfahren nach Ende der Aufbewahrungspflicht
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist dürfen die Belege in der Regel vernichtet werden. Dies gilt sowohl für Papier- als auch für digitale Belege, sofern keine besonderen Gründe für eine Verlängerung der Frist vorliegen (z. B. ausstehende Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten).
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