Digitale Buchhaltung

Die digitale Buchhaltung umfasst die elektronische Erfassung, Bearbeitung und Speicherung aller buchhalterischen Abläufe eines Unternehmens. Im Unterschied zur herkömmlichen, papiergebundenen Buchführung werden hierbei Softwarelösungen verwendet, um Belege effizient zu archivieren und zu verwalten sowie Abläufe zu automatisieren und zu verbessern.

Dabei kommen häufig Cloud-Lösungen und vernetzte Systeme zum Einsatz, um einen ortsunabhängigen Zugriff zu ermöglichen. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz kann zusätzlich helfen, wiederkehrende Aufgaben wie die automatische Erkennung von Belegdaten oder die Zuordnung von Transaktionen zu vereinfachen und Fehlerquoten zu reduzieren.

Die Umstellung auf eine papierlose Buchhaltung bietet zahlreiche praktische Vorteile und wird angesichts der fortschreitenden Digitalisierung zunehmend auch zu einer unverzichtbaren Voraussetzung für Unternehmen.

Die digitale Buchhaltung ist durch verschiedene Aspekte geprägt, die von der automatisierten Erfassung und Verarbeitung von Belegen bis hin zur revisionssicheren Archivierung und nahtlosen Zusammenarbeit mit dem Steuerberater reichen.

Erfassung der Belege und Dokumente

Die Umstellung auf elektronisch erstellte Finanzbelege, wie beispielsweise E-Rechnungen, sowie die Digitalisierung und Erfassung von Papierbelegen sind entscheidende Schritte zur Implementierung einer digitalen Buchhaltung.

Automatische Belegverarbeitung und -erkennung

Buchhaltungssoftware wie DATEV oder Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare sind in der Lage Dokumente automatisch zu erkennen und relevante Informationen (Rechnungsnummer, Betrag etc.) automatisch auszulesen und zu verarbeiten. Zudem können Belege und Daten automatisch in weitere Anwendungen integriert werden.

Archivierung und Sicherung

Buchhaltungssoftware und Dokumentenmanagementsystem (DMS) arbeiten dabei nahtlos zusammen: Das DMS dient als zentraler Speicher für alle digitalen Belege, die automatisch in die Buchhaltungssoftware importiert werden können. Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert und sind jederzeit schnell auffindbar.

DATEV und DocuWare

Dank der DATEV-Schnittstelle von DocuWare können Sie weiterhin die Vorteile des DATEV-Systems nutzen, während Sie gleichzeitig alle Belege stets im Blick und innerhalb von Sekunden verfügbar haben. DocuWare fungiert als Bindeglied zwischen Ihrem Scanner und DATEV. Sie scannen Ihre Belege wie gewohnt nach definierten Belegarten wie Kasse, Eingangsrechnung oder Sonstiges ein, und DocuWare übernimmt die Verwaltung dieser Dokumente. Sie haben die Möglichkeit, zusätzliche Suchkriterien und Indizes für die gescannten Belege festzulegen, wodurch die Dokumente jederzeit schnell und einfach wieder auffindbar sind.

Auf diese Weise bauen Sie im Laufe der Zeit ein umfassendes digitales Archiv für Ihre Finanzbuchhaltung auf, das Ihnen ermöglicht, Belege mithilfe der praktischen Suchkriterien schnell und einfach zu finden. Dies ist ein wesentlicher Schritt hin zur digitalen Finanzbuchhaltung und einem papierlosen Büro. Ihr Steuerberater erhält eine Kopie der Belege im DATEV-System, die er nach steuerlichen Vorgaben ablegt und auf deren Basis er die Nachweise für das Finanzamt erstellt.

Automatisierte Buchhaltungsprozesse

Die Buchhaltungssoftware erledigt zusätzlich alle buchhalterischen Aufgaben, wie den Kontenabgleich, die Buchung von Transaktionen, die Erstellung von Berichten und Analysen sowie die Vorbereitung von Steuererklärungen. Darüber hinaus kann die Software auch Prozesse wie das Mahnwesen und die Zahlungsverfolgung automatisieren, wodurch die Effizienz deutlich erhöht wird.

Zugriff für Ihren Steuerberater

Gewähren Sie Ihrem Steuerberater Zugriff auf ausgewählte oder alle Belege und er sucht sich einfach eigenständig heraus, was er benötigt.

Die digitale Buchhaltung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Platz- und Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papierbelegen und physischen Aktenordnern reduziert sich der benötigte Stauraum erheblich. Dies spart Miet- und Lagerkosten und verringert den Bedarf an Verbrauchsmaterialien wie Papier und Druckertinte.

• Zeitersparnis und Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse, wie die Belegerfassung, Kontenabgleiche oder die Erstellung von Berichten, reduzieren manuelle Tätigkeiten und minimieren Fehlerquellen. Mitarbeiter können sich so auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

• Verbesserter Datenzugriff und erweiterte Kollaboration: Digitale Dokumente sind jederzeit und von überall aus abrufbar, was die Zusammenarbeit sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit externen Partnern, wie Steuerberatern, erleichtert. Berechtigte Nutzer können gleichzeitig auf relevante Daten zugreifen und diese bearbeiten.

• Optimierte Arbeitsabläufe und Abwesenheitsregelung: Durch klar definierte Workflows und die automatische Zuweisung von Aufgaben bleibt die Buchhaltung auch bei Abwesenheit von Mitarbeitern funktionsfähig. Prozesse laufen nahtlos weiter, und Zuständigkeiten sind jederzeit transparent nachvollziehbar.

• Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI): KI-gestützte Software kann Routineaufgaben wie die automatische Kategorisierung von Belegen, das Erkennen von Unstimmigkeiten und die Optimierung von Prozessen übernehmen. Dadurch wird die Genauigkeit erhöht, und Entscheidungen können datenbasiert und schneller getroffen werden.

• Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Die digitale Buchhaltung ermöglicht eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert und bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder Wirtschaftsprüfer hilfreich ist.

Die eingesetzte Buchhaltungssoftware erfüllt alle Anforderungen

Für die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung ist die Implementierung einer geeigneten Buchhaltungssoftware von zentraler Bedeutung. Alle notwendigen Funktionen und auch rechtlichen Anforderungen müssen zwingend erfüllt werden, um komplett papierlos arbeiten zu können.

Bei der Wahl einer Buchhaltungssoftware sollten Sie folgende Aspekte beachten:

• GoBD-Konformität: Die Software muss den Anforderungen der GoBD entsprechen, um eine revisionssichere Archivierung und Nachvollziehbarkeit der Daten zu gewährleisten.
• Integration mit bestehenden Systemen: Die Software sollte sich problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und andere verwendete Systeme (DMS, ERP etc.) integrieren lassen. Zudem sollte die Software eine Schnittstelle zu der Software ihres Steuerberaters (z.B. DATEV) haben.
• Automatisierungsmöglichkeiten: Achten Sie auf umfangreiche Automatisierungsfunktionen (Kontenabgleich, Mahnwesen, Zahlungsverfolgung etc.)
• Cloud-basierte Lösungen: Cloud-basierte Softwarelösungen bieten den Vorteil, dass sie von überall zugänglich sind und automatische Updates erhalten. Sie ermöglichen auch eine leichtere Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Steuerberatern.
• Berichterstattung und Analysefunktionen: Achten Sie darauf, dass die Software leistungsstarke Reporting- und Analysefunktionen bietet, um betriebswirtschaftliche Auswertungen zu erleichtern und die Finanzdaten übersichtlich darzustellen.

Alle Mitarbeiter sind gründlich in den digitalen Prozessen geschult

Die Einführung neuer Softwarelösungen und Umstellung von gewohnten Prozessen stellt die Mitarbeiter vor Herausforderungen. Um von vornherein einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können ist die Schulung der Belegschaft von großer Bedeutung. Sorgen sie für eine gründliche Einarbeitung und regelmäßige Trainings für alle Anwender, um Ihre Mitarbeiter auch von den Vorteilen der digitalen Buchhaltung zu überzeugen.

Alle papierbasierten Prozesse sind digitalisiert

Um eine vollständig digitale Buchführung zu erreichen, müssen papierbasierte Prozesse abgestellt werden. Obwohl in vielen Geschäftsbereichen bereits elektronische Belege genutzt werden, sind Papierdokumente an vielen Stellen noch weit verbreitet. Zudem müssen Geschäftsunterlagen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert werden.

Eine hybride Archivierung, die sowohl digitale als auch physische Dokumente umfasst, ist weniger empfehlenswert. Es ist deutlich effizienter, alle Unterlagen an einem zentralen, digitalen Ort zu speichern.

Scanservice

Unternehmen können theoretisch alle Dokumente mit eigener Hardware scannen, aber dieser Ansatz ist oft sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Die Zusammenarbeit mit einem Scandienstleister hingegen bietet eine schnelle und zuverlässige Digitalisierung auch großer Dokumentenmengen und stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen an die digitale Archivierung erfüllt werden.

Dazu zählen unter anderem:

• Revisionssicherheit: Die digitalisierten Dokumente müssen den gleichen Beweiswert haben wie die Originale. Das bedeutet, sie müssen vollständig, unverändert und jederzeit verfügbar sein.
• Qualitätssicherung: Der Scanvorgang muss so dokumentiert sein, dass die Qualität der Digitalisierung nachgewiesen werden kann. Ein nachvollziehbarer Prozess, der sicherstellt, dass keine Informationen verloren gehen, ist erforderlich.

Wir scannen auch Ihre tägliche Eingangspost!

Alle Tax-Compliance-Anforderungen werden erfüllt

Neben der Einhaltung der GoBD-Anforderungen brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie die digitale Buchführung in der Praxis umgesetzt wird.

Eine vollständige Verfahrensdokumentation sollte u.a. folgende Punkte enthalten:

• Beschreibung der IT-Systeme und Prozesse: Klare Beschreibung der eingesetzten Software, Scanner, Archivsysteme und deren Funktionsweise.
• Prozessdarstellungen und Verantwortlichkeiten: Abläufe und Zuständigkeiten innerhalb der Buchhaltung müssen detailliert festgehalten werden.
• Sicherheitsmaßnahmen: Maßnahmen zur Sicherstellung der Datenintegrität, der Datensicherung und des Schutzes vor unberechtigtem Zugriff.

Die Umstellung auf eine vollständig digitale Buchhaltung bringt Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie eine erhebliche Effizienzsteigerung in der Finanzbuchhaltung und spürbare Einsparungen bei den Betriebskosten. Zudem ist der Wechsel zu einer papierlosen Buchführung unerlässlich, um mit den aktuellen Entwicklungen im Buchhaltungswesen Schritt zu halten.

Wesentliche Faktoren für die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung sind die Wahl einer passenden Software sowie das Wissen um und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, die sich von denen der traditionellen, analogen Buchführung teils unterscheiden.