Aufbewahrungsfrist von Rechnungen

Eine Rechnung unterliegt wie jedes andere Dokument aus der Buchhaltung eines Unternehmens einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Die Anforderungen zur Verarbeitung und Aufbewahrung von Rechnungen leiten sich aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten sowie zum Datenzugriff) ab.

Die dort beschriebenen Grundsätze basieren auf den Vorgaben der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie dem Umsatzsteuergesetz (UstG).

Im Umsatzsteuergesetz (UstG) § 14b heißt es dazu:

„Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren.“

Wie aus dem Gesetzestext des Umsatzsteuergesetzes hervorgeht, gelten sowohl Ausgangsrechnungen (gestellte Rechnung) als auch Eingangsrechnung (empfangene Rechnung) Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt dabei mit Ablauf des 31. Dezembers des Kalenderjahres, in welchen eine Rechnung erstellt wurde.

Allgemein ist es ratsam, alle Aufzeichnungen und Unterlagen, welche die Grundlage für die Buchhaltung bzw. Besteuerung bilden, über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Andernfalls gilt eine Frist von 6 Jahren zur Aufbewahrung der Dokumente.

Aufbewahrungsfristen Tabelle

Die Tabelle zeigt beispielhaft die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Rechnungen sowie Unterlagen und Aufzeichnungen, welche in Unternehmen häufig zusammen mit Rechnungen verarbeitet und abgelegt werden.

Es ist wichtig zu differenzieren, ob ein Lieferschein sowohl als Rechnung fungiert und somit als Buchungsbeleg betrachtet wird, oder ob er lediglich einer Bestellung beigefügt ist und somit als Handelsbrief gilt, wenn es um die Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen geht.

Die Aufbewahrung von Papierrechnungen im Original wird zunehmend von der Ablage digitalisierter Rechnungsbelege (PDF-Rechnung) sowie rein elektronischer Rechnungen (z.B. im Format ZUGFeRD, XRechnung) abgelöst. Ab dem Jahr 2025 wird zudem schrittweise die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich in Deutschland eingeführt.

Das Ziel besteht darin, den Platzbedarf für Unterlagen und Dokumente bei der Aufbewahrung zu minimieren, die Bearbeitungszeit von Rechnungen zu verkürzen und zusätzliche Effizienzsteigerungen durch eine elektronische Rechnungsverarbeitung zu erreichen.

Der Gesetzgeber erlaubt im Rahmen des ersetzenden Scannens die rein bildhafte bzw. digitale Archivierung einer Rechnung. Dafür muss eine gescannte Papierrechnung als PDF und das Original rechtlich und inhaltlich gleichwertig sein. Das Original kann nach abgeschlossener Digitalisierung vernichtet werden.

Die elektronische Archivierung von Unterlagen auf Thermopapier ist besonders ratsam, da diese als Original aufbewahrt schnell verblassen und Daten nur noch schlecht oder gar nicht mehr lesbar sind.

Die GoBD beschreiben die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen (und sonstige steuerrelevante Unterlagen) in elektronischer Form aufbewahren müssen.

Für eine GoBD-konforme digitale Aufbewahrung von Rechnungen sind eine Reihe von Anforderungen umzusetzen, um im Falle einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite zu sein.

Auch für elektronische bzw. digitalisierte Rechnungen beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Die Anforderungen für eine GoBD-konforme Ablage sind dabei über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung umzusetzen.

Dazu zählen unter anderem:

• Lesbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Zeitnahe Rechnungsarchivierung
• Geordnete Ablage
• Unveränderbarkeit
• Schutz vor Manipulation (auch Sicherung der Hardware vor Fremdzugriff)
• Indexierung (in maschinenlesbarem Format)
• Verfahrensdokumentation

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet die ideale Lösung, um die Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfristen von Rechnungen zu erfüllen und Anforderungen nach GoBD für eine revisionssichere Archivierung umzusetzen.

Die meisten DMS verfügen über spezielle Sicherheitsfunktionen, welche die rechtssichere Aufbewahrung von Rechnungen problemlos ermöglichen und unbefugten Zugriff auf Daten sowie deren Manipulation verhindern.

Die Ablage in Dateiverzeichnissen ist dafür nicht geeignet.

Auch für private Personen gilt die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen und Unterlagen, die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich dabei von den für Unternehmen geltenden Fristen.

Die Aufbewahrungsfrist steuerrelevanter Rechnungen beträgt laut § 14b Abs. 1 S. 5 Nr.1 UstG für eine private Person lediglich 2 Jahre. Auch für private Rechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie ausgestellt wurde.

Es ist ratsam, steuerrelevante Belege und Dokumente mindestens 10 Jahre aufzubewahren, da Steuerbehörden bis zu einem Zeitraum von 10 Jahren zurückliegende Steuererklärungen erneut prüfen können und gegebenenfalls Unterlagen dafür anfordern könnten.

Aufzeichnungen und Dokumente im Zusammenhang mit Handwerkerleistungen oder anderen Hausangelegenheiten für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Bauprojekten beträgt die private Aufbewahrungsfrist für Belege und Dokumente sogar fünf Jahre.

Nebenkostenabrechnungen sollten Sie mindestens ein Jahr lang aufbewahren, da Mieter bis zu einem Jahr nach Erhalt Einspruch erheben können. Übergabeprotokolle und Mietverträge von Wohnungen sollten wiederum bis nach Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist aufbewahrt werden.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, Rechnungen im Zusammenhang mit Ihrer Immobilie aufzubewahren, bis diese vollständig abbezahlt ist. Ähnlich verhält es sich mit Verträgen, die mindestens für die Dauer der Vertragslaufzeit archiviert werden sollten. Beachten Sie auch, dass Dokumente und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Gewährleistungsfrist von Produkten, Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen für etwa zwei Jahre aufbewahrt werden sollten.

Die Beweislast liegt bei Steuerangelegenheiten beim Steuerzahler. Ist bei einer Steuerprüfung eine Rechnung, welche die Steuerlast senkt nicht mehr auffindbar, kann die Steuerbehörde die Besteuerungsgrundlage schätzen.

Je nach Schweregrad können bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung sowohl Bußgelder als auch Freiheitsstrafen verhängt werden. Es ist entscheidend zu betonen, dass die konkreten rechtlichen Folgen von verschiedenen Faktoren abhängen, darunter lokale Gesetze und die Schwere des Verstoßes gegen die Buchführungsvorschriften.