Aufbewahrungsfrist von Rechnungen 2025 - 8 Jahre sicher archivieren

Aufbewahrungsfristen Rechnung Tabelle

Die Tabelle zeigt beispielhaft die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Rechnungen sowie Unterlagen und Aufzeichnungen, welche in Unternehmen häufig zusammen mit Rechnungen verarbeitet und abgelegt werden.

Beachten Sie: Es ist wichtig zu differenzieren, ob ein Lieferschein sowohl als Rechnung fungiert und somit als Buchungsbeleg betrachtet wird, oder ob er lediglich einer Bestellung beigefügt ist und somit als Handelsbrief gilt, wenn es um die Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen geht.

Wann Beginnt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezembers des Kalenderjahres, in welchen eine Rechnung erstellt wurde.

Folgen bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Werden Rechnungen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht oder sind nicht lesbar, kann das Finanzamt die Steuerlast schätzen. Diese Steuerschätzungen fallen in der Regel zum Nachteil des Steuerpflichtigen aus.

Bei wiederholten Verstößen sind auch Bußgelder oder auch der Vorwurf der Steuerhinterziehung möglich.

Rechnungen müssen heutzutage nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Unternehmen dürfen ihre Rechnungen und andere Geschäftsdokumente vollständig digital aufbewahren.

Durch das ersetzende Scannen erlaubt der Gesetzgeber, Papierrechnungen zu digitalisieren und die Originale anschließend zu vernichten. Voraussetzung ist, dass die gescannten Rechnungen inhaltlich und bildlich dem Papieroriginal vollständig gleichen.

Die elektronische Archivierung von Unterlagen auf Thermopapier ist besonders ratsam, da diese als Original aufbewahrt schnell verblassen und Daten nur noch schlecht oder gar nicht mehr lesbar sind.

Ausführliche Informationen dazu finden Sie auf unserer Infoseite ersetzendes Scannen.

Rechnungen digital speichern - Ihre Vorteile

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen digital einzuhalten bietet zahlreiche betriebliche und rechtliche Vorteile gegenüber der Papierablage:

• Rechtssicherheit: Mit GoBD-konformer Archivierung sind Sie bei Steuer- und Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite
• Zeitersparnis: Belege innerhalb von Sekunden finden und anzeigen
• Platzersparnis: Kein Papierarchiv mehr notwendig
• Effizientere Buchhaltung: Digitale Prozesse reduzieren manuellen Aufwand und Fehler
• Kollaboration: Ihre Teams haben ortsunabhängigen Zugriff auf archivierte Rechnungsbelege

Zentrales Rechnungsarchiv - E-Rechnungspflicht ab 2025

Gescannte Papierrechnungen, PDF-Rechnungen sowie E-Rechnungen lassen sich durch digitale Archivierung in einem zentralen Dokumentenpool revisionssicher speichern. So vermeiden sie doppelte Ablagen und profitieren von höherer Effizienz und Datensicherheit.

Mit der E-Rechnungspflicht, welche ab dem Jahr 2025 eingeführt wird die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen ohnehin zum Standard. Mit einem digitalen Archiv haben Sie alles an einem Ort.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf unserer Infoseite zum Thema E-Rechnungspflicht.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln, wie Unternehmen Rechnungen (und sonstige steuerrelevante Unterlagen) in elektronischer Form archivieren müssen.

Dazu zählen unter anderem:

• Lesbar: Rechnungen müssen über gesamten Zeitraum in lesbarer Form verfügbar sein.
• Vollständig: Alle relevanten Rechnungen und zugehörige Dokumente müssen lückenlos archiviert werden.
• Unveränderbar: Nach der Archivierung dürfen Rechnungsbelege nicht mehr verändert oder gelöscht werden.
• Geordnet und nachvollziehbar: Das Archiv muss so strukturiert sein, dass Dritte den Ablauf und Inhalt der Buchführung jederzeit nachvollziehen können.
• Indexiert und maschinenlesbar: Belege müssen mit eindeutigen Merkmalen (z.B. Rechnungsnummer, Datum etc.) versehen und in einem digital auswertbaren Format gespeichert werden.
• Verfahrensdokumentation: Eine schriftliche Dokumentation muss den gesamten Prozess der Archivierung und Aufbewahrung verständlich beschreiben.

GoBD-konformer Scanservice

Unser Scanservice erfüllt alle Anforderungen der GoBD für die digitale Archivierung von Rechnungen und Buchführungsbelegen. Die Dokumente werden im unveränderbaren Format PDF/A gespeichert, indexiert und mit Metadaten versehen, sodass sie eindeutig zugeordnet und maschinell auswertbar sind. Eine vollständige Verfahrensdokumentation gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Prozessschritte.

Wir liefern Ihnen zu den digitalen Dokumenten Importdaten für jedes gängige Dokumentenmanagement-System.

Weiterführende Informationen sowie Praxisbeispiele finden Sie in unserem Blogartikel Rechnungen revisionssicher archivieren.