E-Rechnungspflicht 2025

Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland eingeführt, um den digitalen Wandel im Rechnungswesen voranzutreiben und die Effizienz im Finanzsektor zu steigern. Ein zentrales Ziel ist die Bekämpfung von Steuerbetrug, da elektronische Rechnungen durch die standardisierte Struktur und automatische Verarbeitung die Transparenz erhöhen und Fehler sowie Manipulationen reduzieren. des Weiteren sollen Verwaltungsaufwände vermieden und Fehlerquellen minimiert werden.

Das Wachstumschancengesetz (WachstumsChG) setzt diesen Wandel um, indem es die E-Rechnung als verbindlichen Standard für den Rechnungsaustausch im Business-to-Business Bereich (B2B) etabliert. Diese Maßnahme steht im Einklang mit europäischen Initiativen zur Harmonisierung des Binnenmarkts und zur Förderung des digitalen Geschäftsverkehrs.

Das Gesetz schreibt vor, dass Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt und versendet werden. Anders als PDF-Dokumente müssen E-Rechnungen maschinenlesbar sein und definierte Standards, wie beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung, erfüllen.

Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten, ihre Rechnungsprozesse entsprechend anzupassen und die erforderlichen technischen Voraussetzungen zu schaffen.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die ausschließlich in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Elektronische Rechnungen sind daher maschinenlesbar und können rein digital verarbeitet werden.

Ein Rechnung im PDF-Format ist unstrukturiert und somit keine E-Rechnung!

E-Rechnungen basieren auf dem Standardformat XML (Extensible Markup Language). In der Praxis bedeutet das, dass alle relevanten Rechnungsinformationen – wie Rechnungssteller, Empfänger, Beträge, etc. – in XML-Tags organisiert sind. Dadurch können die Daten direkt in Buchhaltungssysteme importiert und weiterverarbeitet werden, ohne manuelle Eingaben.

CEN-Norm EN 16931

Um einen europaweiten Standard bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen festzusetzen, wurde ein genormtes Datenformat für die elektronische Rechnungstellung entwickelt. Die laut Wachstumschancengesetz zulässigen Formate für E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) basieren auf der CEN-Norm EN 16931.

Sonstige Rechnungen

Als sonstige Rechnungen werden alle Rechnungsbelege bezeichnet, die in keinem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Dazu zählen beispielsweise Papierrechnungen, Bilddateien (PDF, JPG etc.) sowie Office-Dateien (Word, Excel etc.)

XRechnung

XRechnung ist das deutsche Standardformat für E-Rechnungen. Es basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und verwendet XML als strukturiertes Format. Dieses Format wird insbesondere im öffentlichen Sektor eingesetzt und ist für die Übermittlung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend.

ZUGFeRD (Version 2.1 und höher)

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist - im Gegensatz zu XRechnung - ein hybrides Format, das sowohl einen XML-Datensatz als auch eine PDF-Datei kombiniert. In der Version 2.1 (und höher) entspricht die XML-Datei den Anforderungen der EN 16931. Das Format ermöglicht somit sowohl die maschinelle Verarbeitung als auch die visuelle Darstellung der Rechnung.

Weitere Formate

Damit ein Datenformat für E-Rechnungen in Deutschland genutzt werden darf, muss es auf XML basieren und den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, die eine standardisierte und maschinenlesbare Struktur sicherstellt. EDI-Formate können ebenfalls verwendet werden, wenn sie den gleichen strukturierten Datenaustausch gemäß EN 16931 ermöglichen. Diese Voraussetzungen gewährleisten die gesetzeskonforme Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen.

Die E-Rechnungspflicht ist mit einigem technischen und organisatorischen Aufwand verbunden, die Umstellung soll auf längere Sicht das Rechnungswesen vereinfachen und praktische Vorteile bieten:

• Kostenersparnis: Durch den Verzicht auf Papier, Druck, Porto und Lagerung werden die Kosten für den Rechnungsversand und die Archivierung deutlich reduziert.
• Schnellere Bearbeitung: E-Rechnungen können automatisch erfasst, verarbeitet und freigegeben werden, wodurch der gesamte Rechnungsprozess beschleunigt wird.
• Fehlerreduzierung: Automatisierte Datenerfassung und Validierung minimieren manuelle Eingabefehler und sorgen für höhere Datenqualität.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Automatisierte Workflows und Protokollierungen bieten eine bessere Übersicht über den Status jeder Rechnung und erleichtern die Nachverfolgung.
• Platzersparnis: Elektronische Archivierung reduziert den physischen Platzbedarf für die Aufbewahrung von Papierdokumenten.
• Bessere Integration in ERP-Systeme: E-Rechnungen lassen sich nahtlos in Buchhaltungssysteme und ERP-Systeme integrieren, wodurch der Buchhaltungsprozess effizienter wird.

Die Umstellung auf eine verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen wird schrittweise erfolgen. Die folgende Timeline zeigt, welche Anforderungen ab welchem Datum umgesetzt werden müssen.

1. Januar 2025

Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren.

31. Dezember 2026

Mit der Zustimmung des Rechnungsempfängers dürfen Unternehmen bis zum 31.12.2026 für inländische Umsätze aus den Jahren 2025 oder 2026 weiterhin Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen in einem anderen als den im Wachstumschancengesetz festgelegten elektronischen Format ausstellen. Dafür ist die Zustimmung des Empfängers notwendig.

31. Dezember 2027

Bis Ende Dezember 2027 gilt die verlängere der Frist aus vorigem Punkt für Unternehmen mit einem geringeren Jahresumsatz als 800.000 Euro. Außerdem ist bei Einverständnis des Empfängers bis zu diesem Datum die Nutzung alternativen elektronischen Formate für elektronische Rechnungen oder auch die Versendung von Papierrechnungen zulässig. Es ist dafür weiterhin die Zustimmung des Empfängers notwendig.

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro haben bis Ende Dezember 2027 noch die Möglichkeit elektronische Rechnungen auszustellen, welche mithilfe eines EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) an den Rechnungsempfänger übermittelt werden. Dieses Vorgehen ist für Umsätze aus dem Jahren 2026 und 2027 auch dann zulässig, wenn eine Datenextraktion der erforderlichen Informationen gemäß CEN-Norm EN 16931 erfolgt.

1. Januar 2028

Ab dem 01.01.2028 sind alle im Wachstumschancengesetz festgehaltenen Vorgaben zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze einzuhalten.

Die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen gilt für alle Unternehmen - allerdings mit Ausnahmen. Die e-Rechnungspflicht beschränkt sich auf steuerbare inländische Umsätze, welche zwischen Unternehmen ausgetauscht werden, die auch in Deutschland ansässig sind. Steuerfreie Umsätze sowie Kleinstbeträge von unter 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen.

Spätestens ab dem Jahr 2028 sind auch Kleinunternehmer verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen, wenn sie im B2B-Bereich tätig sind.

Beachten Sie: Umsätze aus Geschäften mit Privatverbrauchern (B2C) und nicht innerdeutsche Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht 2025 ausgenommen.

Rechnungsempfänger

Unternehmen müssen ab Anfang des Jahres 2025 in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren, sofern der Rechnungssteller Übergangsfristen zur Nutzung von E-Rechnungen nicht in Anspruch nimmt. Andernfalls muss der elektronische Rechnungsempfang ab dem 1. Januar 2028 verbindlich umgesetzt werden.

Bei der Rechnungstellung an private Verbraucher (B2C) ist auch weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfänger notwendig.

Auch bei elektronischen Rechnungen besteht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Ebenso sind bei der revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen die GoBD umzusetzen. Dazu zählt, dass sie im elektronischen Format aufzubewahren sind, in dem sie auch empfangen wurden.

Archivierung mit DMS

Ein Dokumentenmanagement-System DMS von DocuWare bietet eine umfassende Lösung zum Empfang, Verarbeiten und revisionssicheren Archivieren von E-Rechnungen nach GoBD.

DocuWare speichert E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben (GoBD) revisionssicher ab. Das bedeutet, dass Dokumente unveränderbar archiviert werden und jederzeit nachprüfbar sind. Änderungen oder Zugriffe auf archivierte E-Rechnungen werden protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Diese Funktion ist besonders wichtig für Compliance-Zwecke. Alle archivierten Rechnungen werden indexiert, sodass sie über verschiedene Suchkriterien (z. B. Rechnungsnummer, Lieferant, Datum) schnell wiedergefunden werden können.

DocuWare bietet zudem zahlreiche Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssystemen wie SAP, DATEV, oder Microsoft Dynamics. Die Daten der E-Rechnung können nahtlos in die Buchhaltung übertragen werden, wodurch eine manuelle Eingabe entfällt.

Beachten Sie: Papier- und PDF-Rechnungen müssen weiterhin bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden. PDF-Rechnungen können mit einem DMS in einem gemeinsamen Dokumentenpool mit E-Rechnungen archiviert werden.

Lassen Sie jetzt Ihre Papierrechnungen scannen und sparen Sie Platz und Geld.

Die E-Rechnungspflicht ab dem Jahr 2025 ist für die betroffenen Unternehmen mit der Umstellung von IT-Systemen und auch Investitionen verbunden. Die folgende Checkliste soll Unternehmen eine Anleitung an die Hand geben, welche Aspekte für eine erfolgreiche Umstellung auf elektronische Rechnungen beachtet werden sollten.

1. Mitarbeiter sind mit technischen und rechtlichen Aspekten vertraut

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt neue Prozesse und Technologien mit sich. Um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern, müssen Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Systemen und den rechtlichen Anforderungen geschult werden.

Schulungen sollten sowohl technische Aspekte (Software) als auch rechtliche Anforderungen (z. B. Pflichtangaben auf E-Rechnungen) abdecken. Es kann auch sinnvoll sein, spezifische Schulungen für Mitarbeiter in der Buchhaltung, IT und im Einkauf anzubieten.

Wichtig ist, die Belegschaft aktiv einzubinden und von den Vorteilen der elektronischen Rechnung zu überzeugen.

2. Alle Rechnungen werden digital archiviert

Gesetzliche Vorschriften, wie die GoBD, verlangen eine revisionssichere Archivierung von Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum. Aus diesem Grund ist es ratsam, alle archivierten Papierrechnungen zu digitalisieren und einen zentralen Speicherort für sämtliche Rechnungsarten (gescannte Papierrechnungen, PDF, E-Rechnung) zu schaffen. Zusätzlich ist für die Übergangszeit die Digitalisierung des analogen Rechnungseingangs eine sehr ratsame Maßnahme, um Medienbrüche von vornherein abzubauen.

3. IT-Systeme sind auf neue Prozesse eingestellt

Für den Empfang, die Erstellung und die Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen Unternehmen geeignete IT-Systeme. Bestehende Systeme müssen möglicherweise erweitert oder aktualisiert werden, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Dies kann die Integration von E-Rechnungsformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD in das ERP-System, die Implementierung von Schnittstellen zu externen Plattformen (z. B. PEPPOL) oder die Erweiterung der Speicherinfrastruktur zur sicheren Archivierung umfassen.

Folgende Anforderungen müssen vor allem erfüllt werden

• Elektronische Ausgangsrechnungen können korrekt erzeugt werden
• Elektronische Eingangsrechnungen können automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden

Machen Sie zunächst eine gründliche Bestandsaufnahme Ihrer Systeme, um den Anpassungsbedarf genau bestimmen zu können.

4. Prozesse und Workflows sind an E-Rechnung angepasst

Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur die IT, sondern erfordert auch eine Anpassung der internen Geschäftsprozesse. Ohne angepasste Workflows können die Vorteile der E-Rechnung nicht vollständig genutzt werden. Insbesondere der Rechnungsversand, die Rechnungsprüfung, die Freigabeprozesse und die Buchhaltung müssen angepasst werden, um die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen zu ermöglichen.

5. Lieferanten und Kunden sind in Prozesse eingebunden

Die E-Rechnung betrifft nicht nur das eigene Unternehmen, sondern auch alle Geschäftspartner. Lieferanten und Kunden müssen informiert und in den Umstellungsprozess eingebunden werden, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Lieferanten müssen über die neuen Anforderungen informiert werden, z. B. welches Format und welche Plattformen für den Rechnungsaustausch verwendet werden. Kunden sollten rechtzeitig informiert werden, wie sie E-Rechnungen erhalten und verarbeiten können.

6. Rechtliche Anforderungen werden erfüllt

Die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben ist entscheidend, um Probleme mit den Finanzbehörden zu vermeiden. Fehlerhafte E-Rechnungen können zu steuerlichen Risiken führen, z. B. wenn sie nicht anerkannt werden. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören die Einhaltung der GoBD, die Sicherstellung der Richtigkeit der Rechnungsinhalte (z. B. korrekte Steuersätze, Pflichtangaben) und die revisionssichere Archivierung.

Wir arbeiten für Kunden aus Wirtschaft, Industrie und Verwaltung in ganz Deutschland. Unseren Scanservice für die Digitalisierung und Archivierung Rechnungen bieten wir Deutschlandweit an, ebenso wie die Aktenverpackung und den Transport.

Nehmen Sie gerne Kontakt auf, wenn Sie Ihre Rechnungen scannen und digitalisieren lassen möchten.