Rechnungen digital und rechtssicher archivieren
Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, sondern auch Grundlage der Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen. Geschäftsunterlagen - in diesem Fall Rechnungen - unterliegen in der Deutschland der Aufbewahrungspflicht und sind für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten.
Für eine revisionssichere Archivierung ist entscheidend, dass im Falle einer Betriebsprüfung, Geschäftsvorfälle und Transaktionen lückenlos und vollständig darlegen zu können - über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist.
Aufbewahrung digital oder analog?
Grundsätzlich ist die Aufbewahrung sämtlicher Unterlagen, sowohl digital als auch in Papierform, die Geschäftsvorfälle und Transaktionen dokumentieren, erforderlich. Angesichts der voranschreitenden Digitalisierung werden Rechnungen bereits in großem Umfang elektronisch erstellt und übermittelt, jedoch nicht ausschließlich.
Um eine einheitliche Ablage von Dokumenten für die revisionssichere Archivierung von Rechnungen zu gewährleisten, erweist sich der Abbau von Medienbrüchen als äußerst hilfreiche Maßnahme. Seit dem Jahr 2011 sind digitale Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt und müssen daher den gesetzlichen Anforderungen der Finanzbehörden entsprechen.
Papierrechnungen scannen und digital archivieren lassen
Beratung anfordernWelche Rechnungsarten gibt es?
Möchten Sie Rechnungen revisionssicher archivieren, ist die Unterscheidung von Rechnungsarten zu beachten.
Papierrechnung
Eine "Papierrechnung" ist eine gedruckte Rechnung auf Papier, die traditionell für geschäftliche Transaktionen erstellt und versandt wird.
TIPP: Mit unserem digitalen Posteingang scannen wir Ihre tägliche Briefpost und indexieren jede Sendung nach Ihren Vorgaben. Eingangsrechnungen werden umgehend in entsprechende Workflows integriert und archiviert.
Gescannte Rechnung
Eine gescannte Rechnung ( auch "Scanrechnung" genannt) bezeichnet eine digitale Kopie einer physischen Papierrechnung, die durch einen Scanner erfasst wurde und üblicherweise als Bilddatei, oft im PDF-Format, vorliegt.
Hinweis: Für eine rechtsichere Digitalisierung von Papierrechnungen sind gewisse Anforderungen im Sinne des ersetzenden Scannens zu beachten. Dazu zählen beispielsweise die Erfassung aller relevanten Rechnungsinformationen sowie die Konvertierung in ein unveränderbares Dateiformat. Mit unserem Scanservice sind Sie dabei auf der sicheren Seite.
PDF-Rechnung
Eine "PDF-Rechnung" ist eine digitale Rechnung, die im Portable Document Format (PDF) erstellt wurde und elektronisch übermittelt oder ausgedruckt werden kann.
Hinweis: Bei Eingangsrechnungen, die per E-Mail eingehen, sollte die E-Mail selbst nur aufbewahrt werden, wenn sie relevante Informationen wie beispielsweise Zahlungsbedingungen enthält und somit einen integralen Bestandteil der Rechnung bildet. E-Mails, welche nur als Transportmittel eines Belegs fingieren müssen nicht aufbewahrt werden.
Elektronische Rechnung
Eine "elektronische Rechnung" (auch eRechnung genannt) wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt sowie elektronisch übermittelt und empfangen. Sie ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche und ist maschinenlesbar.
Elektronische Rechnungen liegen meist im Format XML vor und sind nicht für die Sichtprüfung geeignet. Mittels Visualisierungsprogrammen lässt sich der XML-Datensatz auch so aufbereiten, dass er für den Menschen verständlich lesbar wird.
Hinweis: Im Gegensatz zum ersetzenden Scannen ist das Ausdrucken und analoge Archivieren elektronischer Rechnungen nicht erlaubt! Auch wenn der Anteil der elektronischen Rechnungen gering ist verglichen mit den Papierrechnungen, sind diese in elektronischer Form aufzubewahren.
Wie muss ich Rechnungen revisionssicher speichern?
Steuerrelevante Unterlagen unterliegen spezifischen Aufbewahrungsfristen. Die Aufbewahrungsfrist von Eingangs- und Ausgangsrechnungen (sowie deren digitaler Signatur) beträgt 10 Jahre. Für diesen Zeitraum müssen Belege GoBD-konform aufbewahrt werden, bevor Sie vernichtet oder gelöscht werden können.
Die Belege sind dabei stets im Original aufzubewahren. Das ersetzende Scannen ermöglicht elektronische Aufbewahrung Ihrer Papierrechnungen gemeinsam mit eRechnungen sowie sogenannten PDF-Rechnungen.
Als Scanservice sind wir darauf spezialisiert, Dokumente und Unterlagen der Buchhaltung zu scannen und in elektronische Formate gemäß den Erfordernissen der Revisionssicherheit zu konvertieren. Die digitale Kopie wird somit zum Original. Je nach Ihren Anforderungen erstellen wir Ihnen Importdaten für Ihr DMS oder vollindizierte PDF-Dateien in Form einer Verzeichnisstruktur.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt effektiv dabei, Rechnungen revisionssicher zu archivieren, beispielsweise in Form von eindeutigen Dateibenennungen sowie einer Suchfunktion für eine schnelle Auffindbarkeit eines jeden Belegs.
Im Kontext einer Betriebsprüfung werden Ordnerstrukturen als nachteilig bezüglich der Auffindbarkeit und Nachvollziehbarkeit sowie dem Zugriffsschutz betrachtet.
Wir zeigen Ihnen, welche Bedingungen laut GoBD u.a. an eine revisionssichere Archivierung von Rechnungen besteht und wie Sie die Rechnungsablage in Ihrem Unternehmen besser NICHT gestalten.
GoBD-konform - was bedeutet das?
Die GoBD definieren die Anforderungen für die digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen, in diesem Fall von Rechnungen.
Hier finden Sie eine Auflistung der 6 wichtigsten Punkte inklusive eines Negativbeispiels, wie digitale Rechnungen in Ihrem Unternehmen nicht archiviert werden sollten. Die hier genannten Punkte sind im übrigen auf die meisten anderen aufbewahrungspflichtigen Dokumente übertragbar.
Revisionssicher archivierte Rechnungen sind:
Aufbewahrungsfristen einhalten mit elektronischer Archivierung.
Jetzt beraten lassen!1. Geordnet
Die Ablage von Rechnungen erfolgt in einem klaren und verständlichen Ordnungssystem.
Diese Archivierung ist nicht geordnet:
Die digitalen Rechnungen sind auf verschiedenen unstrukturierten Servern und Verzeichnissen verstreut. Es gibt keine klare Ordnung oder Kategorisierung, und die Dateinamen sind unkenntlich oder unbeschreiblich.
TIPP: Insbesondere das Hinzufügen von Metadaten (Rechnungsdatum, Lieferantenname, Rechnungsnummer etc.) ermöglicht eine klare und leicht verständliche Ordnung von Rechnungen in einem DMS.
2. Zeitgerecht erfasst
Die Ablage erfolgt unveränderbar und manipulationssicher direkt bzw. zeitnah nach Eingang der Dokumente.
So sollten Sie nicht vorgehen:
Die Erfassung digital archivierter Rechnungen erfolgt unregelmäßig und verzögert. Es gibt keine klaren Richtlinien oder Prozesse für die zeitnahe Erfassung neuer Dokumente. Einige Rechnungen werden möglicherweise übersehen oder bleiben längere Zeit unbearbeitet.
TIPP: In einem Dokumentenmanagement-System erfolgt eine automatische Erfassung und Indexierung eingehender Dokumente. Darüber hinaus können abgelegte Rechnungen mit einem Zeitstempel versehen werden, welche den genauen Zeitpunkt der Archivierung widergibt.
3. Manipulationssicher
Abgelegte Rechnungen dürfen im Nachhinein nicht mehr verändert werden.
Vermeiden Sie folgendes Vorgehen:
Gescannte Papierrechnungen werden in einem veränderbaren Dateiformat gespeichert und nicht in dem unveränderbaren PDF/A-Format (speziell für Langzeitarchivierung). Darüber hinaus liegen die Dateien auf einer Festplatte oder einem Laufwerk und können über den Dateimanager de Betriebssystem angezeigt werden. Weder besteht eine Zugriffsbeschränkung noch sind Veränderungen an den archivierten Rechnungen nachvollziehbar, da keine Versionisierung stattfindet.
TIPP: Zum einen ist es ratsam, ein manipulationssicheres Dateiformat wie PDF/A zu verwenden. Darüber hinaus ermöglichen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eine Versionierung, bei der verschiedene Versionen eines archivierten Dokuments gespeichert werden und die Historie des Dokuments nachvollziehbar wird. Ebenso bieten digitale Signaturen Informationen über die Integrität einer Rechnung.
4. Wahrheitsgemäß
Digital archivierte Rechnungen enthalten nur wahrheitsgemäße und richtige Informationen zu Geschäftsvorfällen und Transaktionen, die auch tatsächlich stattgefunden haben.
Vermeiden Sie folgendes Vorgehen:
Rechnungen werden unvollständig archiviert, da einige Geschäftsvorfälle ausgelassen werden, um Steuerzahlungen zu minimieren. Es werden willkürliche Fehler oder Manipulationen begangen, um finanzielle Vorteile zu erlangen.
TIPP: Das DMS kann automatisierte Validierungsprozesse implementieren, um sicherzustellen, dass die eingehenden Rechnungen den vordefinierten Standards und Geschäftsregeln entsprechen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur wahrheitsgemäße Informationen in das Archiv aufgenommen werden.
5. Vollständig
Rechnungen sind vollständig und lückenlos inklusive aller für die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen notwenigen Information aufzubewahren.
Hier fehlen wichtige Informationen:
Bei PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen, wird die Email selbst nicht zusammen mit dem Rechnungsbeleg archiviert, obwohl der Text in der Mail relevante Informationen für die Rechnung oder Buchhaltung enthält. Zu diesen Informationen könnten beispielsweise Angaben zu den Zahlungsbedingungen zählen. Mails, welche nur das Transportmittel zur Übermittlung einer PDF-Rechnung sind, brauchen nicht aufbewahrt werden.
TIPP: Wir scannen Ihre Rechnungen und indexieren die Scans nach Ihren Vorgaben, sodass keine relevanten Informationen verloren gehen. Bei Nutzung eines DMS wird bei Import elektronischer Dokumente eine automatische Indexierung vorgenommen.
6. Nachvollziehbar
Eine präzise Verfahrensdokumentation gewährleistet die lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Prozesse in Bezug auf die Verarbeitung und digitale Archivierung von Rechnungen in Ihrer Buchhaltung. Dies schließt nicht nur die Software und Hardware, sondern auch die klare Definition der Zuständigkeiten der Mitarbeiter ein.
So lieber nicht:
Ein Unternehmen führt eine Software für die revisionssicher Archivierung elektronischer Rechnungen ein, ohne eine detaillierte Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die Zuständigen Mitarbeiter haben unterschiedliche Interpretationen darüber, welche genau zu unternehmen sind. Die Verantwortlichkeiten sind unklar, und es gibt keine klaren Richtlinien für den Umgang mit Ausnahmesituationen oder Fehlerkorrekturen.
TIPP: Ein Dokumentenmanagement-System liefert selbst keine detaillierte Verfahrensdokumentation, doch bieten viele DMS die Möglichkeit, eine Dokumentation über den Eingang von Rechnungen sowie deren Archivierung zu erstellen. Bei Nutzung unserer Scandienstleistungen liefern wir Ihnen eine detaillierte Verfahrensdokumentation.
Konsequenzen falscher Archivierung
Verstöße gegen die Richtlinien der GoBD können ernste Konsequenzen nach sich ziehen. Je nach Schwere des Verstoßes können Bußgelder verhängt werden, die Steuerlast wird geschätzt und kann steigen, die Beweiskraft bei Rechtsstreitigkeiten fehlt, und es besteht die Gefahr des Vertrauensverlusts bei Stakeholdern und Geschäftspartnern.
Revisionssichere Archivierung von Rechnungen
Kostenlose Info Hotline
