
Wer muss die Aufbewahrungspflicht von Steuerunterlagen beachten?
Die Aufbewahrungspflicht von steuerlichen Unterlagen ist in Deutschland in der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht verankert.
Wer nach Steuer- bzw. Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, ist ebenso verpflichtet, die Aufbewahrungspflicht von Steuerdokumenten umzusetzen.
Dazu zählen:
- Einzelunternehmen: Geschäftsinhaber
- (atypische) stille Gesellschaften: Inhaber des Handelsgeschäfts
- BGB-Gesellschaft (GbR) und OHG: Gesellschafter
- KG: persönlich haftende und zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter
- Gewerbetreibende
- Selbständige
- Freiberufler
- AG, Vereine, Stiftungen und Genossenschaften: Vorstände
- GmbH und UG (haftungsbeschränkt): Geschäftsführer
Selbstständige und Freiberufler
Im Gegensatz zu privaten Personen müssen Selbstständige und Freiberufler geltende Fristen zur Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen einhalten. Eine Buchführung ist dabei nicht notwendig, sofern kein Eintrag im Handelsregister vorliegt, der Gewinn nicht höher als 60.000 Euro liegt und der Umsatz 600.000 Euro nicht überschreitet. In diesen Fällen ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausreichend.
Aufbewahrungsfristen Steuerunterlagen für Privatpersonen?
Für Privatpersonen besteht keine gesetzlich geregelte Aufbewahrungspflicht der Steuerdokumente. Nach Abgabe der privaten Steuererklärung sollten Belege mindestens bis Erhalt des Steuerbescheids aufbewahrt werden. Dies gilt insbesondere bei einem Vorläufigkeitsvermerk durch das Finanzamt.
Auch wenn Sie Einspruch gegen den Steuerbescheid einlegen, sollten Sie Ihre Steuerunterlagen unbedingt bis zum Vorliegen des endgültigen Steuerbescheids aufheben. Wir empfehlen eine Aufbewahrung steuerrelevanter Belege wie Rechnungen und Kontoauszüge etc. für einen Zeitraum von 4 Jahren.
Wie lange muss man Steuerbescheide als Privatperson aufheben?
Es ist ratsam, Steuerbescheide für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren, Der Steuerbescheid könnte ggf. bei der Beantragung von staatlichen Fördergeldern von Relevanz sein.
Gesetzliche Regelung zur Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht lässt sich vorrangig in zwei Bereiche unterteilen: steuerrechtliche Verpflichtungen gemäß der Abgabenordnung (AO) und handelsrechtliche Verpflichtungen gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB).
- § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen: Laut Abs. 5 sind alle Unterlagen aufzubewahren, „soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.“
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Mehr erfahrenWelche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
Gemäß § 147 Abs. 5 der Abgabenordnung (AO) besteht die Pflicht, sämtliche Dokumente aus steuerlichen Gründen aufzubewahren, sofern sie für das Verständnis und die Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Relevanz sind.
Dazu zählen:
- Bücher (Handelsbücher bei Kaufleuten) und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung)
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanzen
- Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis erforderlich sind
- Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der versendeten Handels- und Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex (nach Vorschriften über das Zollverfahren erforderlichen Unterlagen)
- Sonstigen für die Besteuerung relevanten Dokumente
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Steuerunterlagen?
Wie lange steuerrelevanter Belege aufzubewahren sind, hängt von der Art der Unterlagen ab. Dabei existieren drei Kategorien: 10 Jahre, 8 Jahre oder 6 Jahre.
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Handelsbücher
- Jahresabschlüsse
- Inventare
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanzen
- Gehaltslisten
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
Aufbewahrungsfrist 8 Jahre (Bürokratieentlastungsgesetz IV)
- Buchungsbelege
- Rechnungen
- Quittungen
- Zolldokumente und Unterlagen, die einer Zollanmeldung beigefügt wurden, sofern die Zollbehörde keine Vorlage verlangt oder sie zurückgegeben hat (sie sind oft Bestandteil der Buchführung)
Ab dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (gemäß BEG IV). Buchungsbelege umfassen sämtliche Unterlagen, die den Anlass für eine Buchung darstellen.
Aufbewahrungsfrist 6 Jahre:
- Eingehende und Ausgehende Geschäftskorrespondenz
- Alle übrigen Belegarten
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfristen von Steuerunterlagen starten immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den entsprechenden Unterlagen erfolgt sind oder Handelsbriefe empfangen oder versandt wurden.
Beachten Sie: Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach Ablauf des Vertrags.
Verlängerung der Fristen
Die vorgeschriebenen Zeiträume zur Aufbewahrung können sich unter bestimmten Umständen verlängern. Beispielsweise in Fällen, in denen Belege für die Steuern relevant sind und die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf ist eine Steuerfestsetzung sowie eine Aufhebung oder Änderung laut § 169/170 AO nicht mehr zulässig).
Weitere mögliche Gründe für eine Frsitverlängerung:
- begonnene Außenprüfung
- schwebende oder zu erwartendes (Rechtsbehelfs-)Verfahren
- vorläufige Steuerfestsetzung
- Ermittlungen durch die Steuerbehörde
In welcher Form müssen steuerrelevante Unterlagen aufbewahrt werden?
Das Ersetzende Scannen ermöglicht Unternehmen sowie Selbstständigen die Digitalisierung von Steuerunterlagen und deren rein elektronische Aufbewahrung, sofern geltende Anforderungen an den Scanprozess sowie die GoBD-konforme Archivierung der steuerlichen Dokumente umgesetzt wird.
Originär digitale Belege müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden, dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden und müssen maschinell auswertbar sein.
Einige Belegarten sind jedoch davon ausgenommen und müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist im Original verwahrt werden.
Aufbewahrung im Original
Folgende Unterlagen müssen in Ihrer Originalform aufbewahrt werden:
- Jahresabschlüsse
- Eröffnungsbilanzen
- nach den Vorschriften des Zollverfahrens erforderliche Dokumente (nur amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterzeichnende nicht förmliche Präferenznachweise)
Beachten Sie: Auch bei Eingangsrechnungen, aus welchen die Vorsteuer geltend gemacht wird, sollten im Original aufbewahrt werden. Da der Unternehmer, der den Vorsteuerabzug in Anspruch nimmt, die objektive Beweislast dafür trägt, dass er im Besitz der Originalrechnung war, ist es erforderlich, dass ihm die Originalrechnung vorliegt.
Der Aufbewahrungsort für Steuerunterlagen im Original muss gesichert sein. Darunter ist der Schutz vor physischen Einflüssen wie Wasser, Feuchtigkeit oder Feuer zu verstehen. Zudem muss sichergestellt sein, das die Dokumente über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist lesbar sind und beispielsweise die Schrift nicht verblasst (bei Thermopapier häufig der Fall). Zudem müssen archivierte Steuerunterlagen im Original nachvollziehbar und geordnet abgelegt werden.
Bildliche Aufbewahrung
- Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
Digitalisierte Papierbelege müssen bei bildlicher Wiedergabe exakt mit dem Original übereinstimmen. Zudem ist für gescannte Papierunterlagen ein Format zu wählen, welches über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt. Darüber hinaus muss die Aufbewahrung von Dokumentenscans gesichert, geordnet und nachvollziehbar sein.
Inhaltliche Wiedergabe
Für alle übrigen aufbewahrungspflichtigen Steuerunterlagen ist eine inhaltliche Wiedergabe ausreichend.
Für die inhaltliche Wiedergabe sind die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf ein geeignetes Speichermedium zu übernehmen. Inhalte dürfen nicht verändert werden und eine Wiedergabe muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist möglich sein.
Wo müssen Unterlagen mit Besteuerungsrelevanz aufbewahrt werden?
Gemäß § 146 Abs. 2 AO sind Steuerdokumente in Deutschland aufzubewahren. Auch wenn das Handelsgesetzbuch keinen expliziten Ort vorschreibt, müssen Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).
Rechnungen sind im Regelfall in Deutschland aufzubewahren. Elektronische Rechnungen können - sofern alle Daten ortsunabhängig abrufbar sind - auch im restlichen Gemeinschaftsgebiet verwahrt werden. In diesem Fall ist das Finanzamt entsprechend zu informieren.
Digitale Daten müssen in jedem Fall für die Finanzbehörden über das jeweilige EDV-System zugänglich und auswertbar sein.
Verletzung der Aufbewahrungspflicht
Wenn die Vorschriften zur Aufbewahrung nicht eingehalten werden und die Buchführung nicht den §§ 140 bis 148 der Abgabenordnung (AO) entspricht, hat die Finanzbehörde das Recht, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Je nach Situation kann die Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflicht als Steuerhinterziehung (gemäß § 370 AO) oder als fahrlässige Steuerverkürzung (gemäß § 378 AO) gewertet werden und ist somit strafbar.
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