Aufbewahrungsfristen für Vereine

Das wichtigste auf einen Blick:

• Gesetzliche Pflicht: Laut § 147 Abgabenordnung (AO) beträgt die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Vereinsunterlagen für 6, 8 oder 10 Jahre aufbewahren.

• Schutz vor Risiken: Die Einhaltung der Fristen bewahrt Vereine vor Steuernachzahlungen, Zinsen und dem möglichen Verlust der Gemeinnützigkeit.

• Digitale Archivierung: Die Aufbewahrung ist gemäß GoBD problemlos digital möglich – rechtssicher, platzsparend und jederzeit abrufbar.

• Einfache Verwaltung: Digitalisierte Vereinsunterlagen sind schneller auffindbar, durchsuchbar und leicht mit Steuerberatern teilbar.

Nicht nur gemeinnützige Vereine! Jeder Verein, der Buchhaltung führt oder steuerliche Pflichten hat, muss seine Unterlagen ordnungsgemäß archivieren. Gemeinnützige Vereine profitieren zudem von steuerlichen Vorteilen, die durch eine ordnungsgemäße Dokumentation gesichert bleiben.

Vereine sind verpflichtet Dokumente aufbewahren, um die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit ihrer steuerlichen Aktivitäten durch das Finanzamt im Falle von Steuerprüfungen und der Überprüfung der Gemeinnützigkeit oder Betriebsprüfungen sicherzustellen.

Das Finanzamt kann jederzeit prüfen, ob der Verein seine Gemeinnützigkeit, die ordnungsgemäße Mittelverwendung und steuerliche Pflichten korrekt einhält. Auch für erhaltene Spenden müssen Vereine Nachweise erbringen, um deren ordnungsgemäße Verwendung nachweisen zu können.

Die Aufbewahrungspflicht steuerrelevanter Vereinsunterlagen ist im §147 der Abgabenordnung (AO) festgelegt. Demnach beträgt die Aufbewahrungsfrist steuerlich relevanter Vereinsunterlagen je nach Dokumentenart 10, 8 oder 6 Jahre Jahre.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Eröffnungsbilanz
• Zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 sowie Artikel 163 des Zollkodex der Union

8 Jahre Aufbewahrungsfrist

• Buchungsbelege*

* Ab dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege gemäß BEG IV 8 Jahre. Dazu zählen alle Unterlagen, die als Grundlage für eine Buchung dienen.

6 Jahre Aufbewahrungsfrist

• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Wiedergabe der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
• Sonstige für die Besteuerung relevanten Vereinsunterlagen

Die Aufbewahrungsfrist von Protokollen der Mitgliederversammlung ist oftmals etwas unklar. Das Vereinsrecht schreibt keine explizite Frist zu Verwahrung der Protokolle vor. Allerdings sollten sie mindestens so lange archiviert werden, wie sie für den Nachweis von Beschlüssen und Entscheidungen im Verein relevant sind. Eine Empfehlung ist eine Archivierung für mindestens 10 Jahren.

Falls die Protokolle steuerlich relevante Inhalte haben (z. B. Beschlüsse über Mitgliedsbeiträge, Spenden, wirtschaftliche Tätigkeiten des Vereins), gelten die allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Für gemeinnützige Vereine beträgt diese in der Regel 10 Jahre (§ 147 AO).

Manche Beschlüsse, insbesondere Satzungsänderungen oder Entscheidungen über Vermögenswerte, sollten für die gesamte Dauer der Vereinsbestehens aufbewahrt werden, um spätere Nachweise führen zu können.

Empfehlung:

• Mindestens 10 Jahre für allgemeine Protokolle
• Unbefristet für Protokolle mit satzungsrelevanten oder grundlegenden Entscheidungen (z. B. Satzungsänderungen, Auflösung des Vereins)

Die Aufbewahrungsfrist für Vereinsunterlagen beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist oder die letzte relevante Buchung dazu erfolgte.

Die Frist kann deutlich länger ausfallen – ein Beispiel:

Angenommen, ein Verein erhält am 15. März 2025 eine Rechnung für den Kauf von Sportausrüstung. Diese Rechnung wird jedoch erst im Jahresabschluss 2026 verbucht, weil die Zahlung verspätet erfasst wurde.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt offiziell am 31. Dezember 2026, also nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Buchung in den Jahresabschluss einfloss.

Da die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 8 Jahre beträgt, muss die Rechnung mindestens bis zum 31. Dezember 2034 archiviert werden.

Das bedeutet, dass der Beleg insgesamt fast 9 Jahre und 10 Monate aufbewahrt werden muss (von März 2025 bis Dezember 2034).

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann schwerwiegende Konsequenzen für Vereine haben. Fehlende oder unvollständige Unterlagen führen dazu, dass das Finanzamt eine Steuerschätzung vornimmt. Dies kann zu höheren Steuerforderungen führen, da unklare oder nicht belegbare Einnahmen und Ausgaben oft zu Ungunsten des Vereins geschätzt werden.

Zusätzlich drohen Rückforderungen und Steuernachzahlungen, insbesondere wenn Spenden oder Fördermittel nicht ordnungsgemäß dokumentiert sind. Fördermittelgeber können verlangen, erhaltene Gelder zurückzuzahlen, wenn die Mittelverwendung nicht nachgewiesen werden kann.

Besonders gravierend ist der Verlust der Gemeinnützigkeit. Wird die korrekte Mittelverwendung nicht belegt, kann das Finanzamt dem Verein den Status aberkennen. Dies hätte zur Folge, dass der Verein rückwirkend Steuern zahlen muss und sämtliche steuerlichen Vorteile verliert.

Ja! Elektronische Dokumente wie PDF-Rechnungen, Spendenbescheinigungen oder Buchungsbelege, die per E-Mail eingehen, unterliegen ebenfalls der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Diese sollten in einem archivierungssicheren E-Mail-Archiv oder als PDF-Dokumente gespeichert werden.
E-Mails sind zudem in originärer Form, also elektronisch zu archivieren.

Was ist bei einem Wechsel des Vorstands zu beachten?

Wechselt der Vorstand eines Vereins müssen alle relevanten Unterlagen vollständig und geordnet übergeben werden. Dazu gehören Buchhaltungsbelege, Mitgliederlisten, Verträge und Spendenquittungen. Auch die Korrespondenz per E-Mail muss übergeben werden. Die Verantwortlichkeiten für die Dokumentenverwaltung sollten klar geregelt sein, um Lücken oder Verluste zu vermeiden. Eine digitale Archivierung erleichtert den nahtlosen Übergang und sorgt dafür, dass alle Dokumente jederzeit verfügbar bleiben.

Falls das Finanzamt eine Prüfung durchführt, müssen alle erforderlichen Vereinsunterlagen verfügbar, lesbar und geordnet sein. Während dies bei der analogen Aufbewahrung mit strukturierten und sicheren Ablagesystemen gewährleistet werden muss, erleichtert die digitale Archivierung die Organisation und den Zugriff erheblich.

Papierunterlagen sollten in abschließbaren Schränken oder Tresoren aufbewahrt werden, um Verlust, Diebstahl oder Beschädigung durch Feuer oder Feuchtigkeit zu vermeiden. Eine systematische Ablage erleichtert die Auffindbarkeit im Falle einer Steuerprüfung.

Die digitale Archivierung hingegen ist platzsparend, sicher und jederzeit abrufbar. Mit einer revisionssicheren Lösung gemäß GoBD bleiben alle Unterlagen unverändert, leicht durchsuchbar und optimal geschützt. Sie ermöglicht eine schnelle Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Behörden – ein klarer Vorteil gegenüber der Papierablage!

Bei einer Prüfung durch das Finanzamt lassen sich alle Unterlagen innerhalb von Sekunden finden und gezielt durchsuchen.

Ein Dokumentenmanagement-System wie DocuWare eignet sich ideal zur Digitalisierung der Dokumentenablage und Buchhaltung eines Vereins. Neben professionellen Lösungen stehen auch einige kostenlose Open-Source-DMS zur Verfügung. Auch die Aufbewahrung von Vereinsdokumenten in der Cloud ist zulässig.

Beachten Sie: Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse müssen immer als Original aufbewahrt werden.

Eine ordnungsgemäße Dokumentenaufbewahrung ist für jeden Verein essenziell, um rechtliche Vorgaben einzuhalten und finanzielle Risiken zu vermeiden. Während die analoge Archivierung viel Platz beansprucht und aufwendig ist, bietet die digitale Speicherung eine sichere, platzsparende und effiziente Lösung.

Mit unserer Digitalisierungslösung behalten Sie jederzeit den Überblick über alle wichtigen Unterlagen und erleichtern sich die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Behörden.

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