Digital archivieren = Papierlos arbeiten?
Digital zu archivieren lohnt sich für Unternehmen jeder Größe. Akten und Belege digitalisieren und elektronisch archivieren ist für Kleinbetriebe mit nur 2 Mitarbeitern in der Verwaltung genauso effektiv wie für größere Unternehmen. In Deutschland muss jedes Unternehmen seine steuerlich relevanten Unterlagen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen 10 Jahre vorhalten. Dies kann klassisch in Aktenordnern und Analogen Archiven erfolgen, oder digital in einem elektronischen Archiv. Man spricht hier auch von "papierlos arbeiten", bzw. dem papierlosen Büro.
Im Optimalfall wird zeitnah oder direkt digitalisiert. Die Belege werden also zu dem Zeitpunkt digital archiviert, indem sie erzeugt werden oder im Unternehmen eingehen. Dokumente, also z.B. Briefe, Lieferscheine oder Quittungen, die eingehen sind zu scannen (zu digitalisieren), ausgehende Belege können direkt digital als PDF-A archiviert werden. Auch Mails können direkt in das digitale Archiv abgelegt werden, ohne den Umweg über den Drucker und Scanner. Mail Archivierung ist heute fester Bestandteil eines jeden Dokumenten Management.
Die Anforderungen durch die GOBD an eine Langzeitarchivierung betreffen dabei aber auch Bestandsarchive, die bereits vor langer Zeit entstanden sind. Also auch alte Unterlagen, die aber nach wie vor der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Die revisionssichere Aufbewahrung von Papierdokumenten ist oft nur schwer zu belegen und zu gewährleisten. Daher empfehlen wir: Auch bereits abgeschlossene Buchhaltung kann und sollte also im Nachhinein digital archiviert werden, um die Vorteile elektronischer Archivierung nutzen zu können.
Vorteile einer digitalen Archivierung:
- Platzsparende Ablage: 99% Platzersparnis gegenüber der herkömmlichen Ablage.
- Zeitsparende Ablage: Ein digitales Dokument ist in Sekunden abgelegt & die Informationen sind genauso schnell wieder auffindbar
- Ordnung in der Ablage: Verschlankung der Buchführung und Verwaltungsprozesse, sowie deren Standardisierung
- Standortunabhängige Ablage: Einfacher Zugriff für jeden Mitarbeiter (abhängig von Zugriffsberechtigung) von überall möglich
- Gesicherte Ablage: Langzeitarchivierung, die wichtige Informationen darüber hinaus vor Verlust und Beschädigung schützt
- GOBD-konforme Ablage: Erfüllung gesetzlicher Vorlagen und Grundsätze zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen, wie auch Mails
Rechtliches & Anforderungen?
Sie wollen von all diesen Vorteilen profitieren? Mit uns sind Sie Ihrem papierlosen Büro schon ein Stück näher. Damit nichts schief geht, haben wir hier ein paar Tipps für Sie, denn beim digitalen Archivieren sind ein paar grundlegende Anforderungen zu beachten, damit die elektronische Archivierung auch vor dem Gesetzgeber standhält.
Aber keine Sorge: Digital archivieren ist trotzdem leicht und schnell realisierbar. Wir stehen Ihnen mit unserem Scan-Service bei der Umsetzung gerne zur Seite.
Digital archivieren? Wir sind Ihr Partner!
Jetzt bei uns anfragen!Unser TIP: Ein DMS
Unser TIP für die ideale Verwaltung Ihrer Belege: Setzen Sie ein DMS / Dokumentenmanagementsystem zur digitalen Archivierung ein
Zwar können Sie Ihre steuerlichen Unterlagen auch, wie beschrieben, als PDF-A Dateien in einer Verzeichnisstruktur digital archivieren. Aufgrund zahlreicher Funktionen ist der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems aber ratsam. Solche Systeme können bereits zu geringen monatlichen Pauschalen als Online Service (Cloud) genutzt werden oder als On-Premise im eigenen Netzwerk installiert werden. Die Investitionen beginnen hier bei Minimum 1.000€ und sind nach oben nahezu unbegrenzt.
Wir empfehlen Ihnen die DocuWare Cloud. Das Online Archiv in der DocuWare Cloud ist zu monatlichen überschaubaren Gebühren nutzbar und unterstützt Sie bei der Umsetzung elektronischer Dokumentenverwaltung durch viele hilfreiche Funktionen.
Die Vorteile eines DMS zum digitalen archivieren sprechen für sich:
- Gemeinsamer Zugriff, ortsunabhängig für jeden Mitarbeiter und jede Niederlassung
- Nutzen von WorkFlow´s zur digitalen Lenkung von Dokumenten
- Sparen Sie durch einen automatisierten WorkFlow Zeit und Kosten durch Nutzung von Skonto und Optimierung von Prozessen
- Verbessern Sie Ihren Kunden Service durch schnellere Auskunft
- Automatische Dokumentenablage durch Formularerkennung
- Versionierung der Dokumente = Revisionssichere Aufbewahrung
- Mail Archivierung inklusive und vollautomatisiert
- Ausgehende Rechnungen und andere Dokumente direkt im DMS ablegen ohne zusätzliche Ausdrucke (Papier sparen)
Fazit
Eine digitale Archivierung kann Ihnen nicht nur helfen, die gesetzlichen Anforderungen ganz leicht und schnell umzusetzen (u.a. auch die der DSGVO), sondern hilft intern vor allem Prozesse zu optimieren, Ihnen die Arbeit einfacher zu machen und Platz, Geld & Zeit zu sparen. Sprechen Sie gerne unseren Service und Support an und wir beraten Sie gerne welche Form der digitalen und elektronischen Archivierung für Sie die richtige ist.
Preise & Probearchivierung
Um Ihnen ein konkretes Angebot für die Digitalisierung Ihrer Dokumente, bzw. fürs digital archivieren zu erstellen brauchen wir ein paar Eckdaten. Diese Daten erfassen wir in einem persönlichen Gespräch zum Beispiel bei einem Telefonat oder Sie füllen die Angaben in unserem Preisrechner aus. Alternativ oder zusätzlich besteht für eine aussagekräftige Berechnung die Möglichkeit einer Probearchivierung.
Einen Ordner digital zu archivieren kostet bei uns im Durchschnitt ca. 17€-23€
Für weitere Preisinformationen, fordern Sie gerne ein unverbindliches Angebot an.
Unser Know How und Scanservice für die Langzeitarchivierung Ihrer Buchführung
Wenn Sie uns mit der Digitalisierung und dem Scannen Ihrer Buchhaltung im Tagesgeschäft oder mit der elektronischen Archivierung Ihrer Bestandsakten beauftragen, sorgen wir zu 100% für die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen gemäß GOBD. Neben der Aufbereitung von Bestandsakten, der Vorsortierung und Indexierung von aktuellen Belegen, und dem Scannen, erstellen wir für Sie auch eine Verfahrensdokumentation.
Wir scannen Unterlagen für Kunden aus Bremen, Hamburg, Berlin, Köln, München und ganz Deutschland.
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