Digital archivieren = Papierlos arbeiten?
Digital zu archivieren lohnt sich für Unternehmen jeder Größe. Akten und Belege digitalisieren und elektronisch archivieren ist für Kleinbetriebe mit nur 2 Mitarbeitern in der Verwaltung genauso effektiv wie für größere Unternehmen. In Deutschland muss jedes Unternehmen seine steuerlich relevanten Unterlagen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen 10 Jahre vorhalten. Dies kann klassisch in Aktenordnern und Analogen Archiven erfolgen, oder digital in einem elektronischen Archiv. Man spricht hier auch von "papierlos arbeiten", bzw. dem papierlosen Büro.
Im Optimalfall wird zeitnah oder direkt digitalisiert. Die Belege werden also zu dem Zeitpunkt digital archiviert, indem sie erzeugt werden oder im Unternehmen eingehen. Dokumente, also z.B. Briefe, Lieferscheine oder Quittungen, die eingehen sind zu scannen (zu digitalisieren), ausgehende Belege können direkt digital als PDF-A archiviert werden. Auch Mails können direkt in das digitale Archiv abgelegt werden, ohne den Umweg über den Drucker und Scanner. Mail Archivierung ist heute fester Bestandteil eines jeden Dokumenten Management.
Die Anforderungen durch die GOBD an eine Langzeitarchivierung betreffen dabei aber auch Bestandsarchive, die bereits vor langer Zeit entstanden sind. Also auch alte Unterlagen, die aber nach wie vor der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Die revisionssichere Aufbewahrung von Papierdokumenten ist oft nur schwer zu belegen und zu gewährleisten. Daher empfehlen wir: Auch bereits abgeschlossene Buchhaltung kann und sollte also im Nachhinein digital archiviert werden, um die Vorteile elektronischer Archivierung nutzen zu können.
Vorteile einer digitalen Archivierung:
- Platzsparende Ablage: 99% Platzersparnis gegenüber der herkömmlichen Ablage.
- Zeitsparende Ablage: Ein digitales Dokument ist in Sekunden abgelegt & die Informationen sind genauso schnell wieder auffindbar
- Ordnung in der Ablage: Verschlankung der Buchführung und Verwaltungsprozesse, sowie deren Standardisierung
- Standortunabhängige Ablage: Einfacher Zugriff für jeden Mitarbeiter (abhängig von Zugriffsberechtigung) von überall möglich
- Gesicherte Ablage: Langzeitarchivierung, die wichtige Informationen darüber hinaus vor Verlust und Beschädigung schützt
- GOBD-konforme Ablage: Erfüllung gesetzlicher Vorlagen und Grundsätze zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen, wie auch Mails
Rechtliches & Anforderungen?
Sie wollen von all diesen Vorteilen profitieren? Mit uns sind Sie Ihrem papierlosen Büro schon ein Stück näher. Damit nichts schief geht, haben wir hier ein paar Tipps für Sie, denn beim digitalen Archivieren sind ein paar grundlegende Anforderungen zu beachten, damit die elektronische Archivierung auch vor dem Gesetzgeber standhält.
Aber keine Sorge: Digital archivieren ist trotzdem leicht und schnell realisierbar. Wir stehen Ihnen mit unserem Scan-Service bei der Umsetzung gerne zur Seite.
Software unabhängig
Welche Software zur digitalen Archivierung eingesetzt wird spielt keine Rolle, solange sie die unten genannten Kriterien abbilden kann. Im Grunde muss nicht einmal zwingend eine Software, wie ein Dokumentenmanagement (DMS) eingesetzt werden. Zwar bietet eine solche Software zahlreiche Vorteile durch die Vielzahl an Funktionen, die sie bereitstellt, jedoch kann auch schon eine einfache elektronische Archivierung in PDF Dateien ausreichend sein.
Für kleine Unternehmen empfehlen wir unsere Cloud Lösung, DocuWare Cloud. Sie kann zu monatlich geringen Pauschalen gemietet werden, entspricht in Ihren Funktionen einem vollwertigen Dokumenten Management System und erfüllt alle Anforderungen der GOBD. Die Umsetzung der Richtlinien nach DSGVO ist ebenso problemlos möglich.
Unveränderbarkeit: Revisionssicher
Wichtig ist, dass die digital archivierten Unterlagen (Rechnungen, Mails, Aufzeichnungen) und Dokumente nach der Digitalisierung (Scannen, Import aus einer Software) nicht mehr verändert werden können. Man nennt dies Revisionssicher. Die elektronisch archivierten Daten und Informationen sind vor Missbrauch und Manipulation zu schützen. Das PDF-A Format erfüllt beispielsweise diese Funktion.
Versionierung
Die Versionierung eines digitalen Dokumentes geht einher mit der Unveränderbarkeit. Wird eine neue Version eines Dokumentes (z.B. eine korrigierte Rechnung) elektronisch archiviert, so müssen alle ursprünglichen Vorgängerversionen ebenfalls erhalten bleiben, um die Veränderung nachvollziehen zu können. Achten Sie bei der Wahl Ihres Archivsystems also immer auf die Funktion der „Versionierung“. Archivieren Sie Ihre Buchhaltung ohne Software als PDF-A Dateien, stellen Sie sicher, dass die Vorgängerversionen nicht überschrieben werden, sondern neue Dateien entstehen. Beispielsweise durch ein Datum im Dateinamen.
Indexierung
Archivieren Sie Ihre digitalen Dokumente immer zusammen mit einem Index. Ähnlich wie Sie auch bei der analogen Buchhaltung Sortierungen vornehmen. Dieser Index sollte die wichtigsten Merkmale enthalten um die Dokumente in der digitalen Buchhaltung zeitnah recherchieren und finden zu können. Dies können Rechnungsnummern, Datum oder Kundennummern sein. In der einfachen Archivierungsform als PDF-Dateien können diese Daten im Dateinamen enthalten sein. Eine Archivierungssoftware (Dokumenten Management System) verwaltet diese Indizes in einer Datenbank und stellt automatisch den Bezug zum gescannten bzw. digital archiviertem Dokument her.
Zeitnahe Bereitstellung
Kommt einmal der Finanzprüfer zur Prüfung vorbei, ist es Teil der Anforderung, dass die zu prüfenden Dokumente zeitnah zur Verfügung gestellt werden können. Genauer spezifiziert ist der Zeitrahmen allerdings nicht. Man sollte aber davon ausgehen, dass unter „zeitnah“ eine Zeitspanne von wenigen Minuten gemeint ist. Digital archivierte Belege sind in der Regel immer nach wenigen Sekunden gefunden, wichtig ist hier der eindeutige Index, (siehe Punkt 4) der pro Dokument erstellt wird.
Bereitstellung auf Datenträger
Es kann auch durchaus vorkommen, dass der Finanzprüfer im Rahmen einer Prüfung fordert Ihm / Ihr die Daten auf einem Datenträger zur Verfügung zu stellen. Hierbei ist es wichtig WELCHE Daten Sie zur Verfügung stellen. Ein Archivsystem hilft Ihnen dabei, explizit die digitalen Dokumente zu extrahieren, die der Prüfer angefordert hat. Denn alle Dokumente, die Sie darüber hinaus zur Verfügung stellen, können selbstverständlich auch in die Prüfung eingebunden werden oder den Finanzprüfer in seiner Arbeit sogar behindern und ausbremsen. „Etwas Mehr“ kann an dieser Stelle durchaus ZUVIEL sein.
Dokumentationspflicht
Die elektronische Archivierung muss dokumentiert sein. Dies gilt für das digitale Archivieren, ebenso wie bei der analogen Buchführung. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Es muss klar definiert sein WANN, WIE und WER ein Dokument WO digital archiviert. Eine solche Verfahrensdokumentation können Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater erstellen oder im Rahmen unserer Scandienstleistung von uns erhalten.
Digital archivieren? Wir sind Ihr Partner!
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Unser TIP für die ideale Verwaltung Ihrer Belege: Setzen Sie ein DMS / Dokumentenmanagementsystem zur digitalen Archivierung ein
Zwar können Sie Ihre steuerlichen Unterlagen auch, wie beschrieben, als PDF-A Dateien in einer Verzeichnisstruktur digital archivieren. Aufgrund zahlreicher Funktionen ist der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems aber ratsam. Solche Systeme können bereits zu geringen monatlichen Pauschalen als Online Service (Cloud) genutzt werden oder als On-Premise im eigenen Netzwerk installiert werden. Die Investitionen beginnen hier bei Minimum 1.000€ und sind nach oben nahezu unbegrenzt.
Wir empfehlen Ihnen die DocuWare Cloud. Das Online Archiv in der DocuWare Cloud ist zu monatlichen überschaubaren Gebühren nutzbar und unterstützt Sie bei der Umsetzung elektronischer Dokumentenverwaltung durch viele hilfreiche Funktionen.
Die Vorteile eines DMS zum digitalen archivieren sprechen für sich:
- Gemeinsamer Zugriff, ortsunabhängig für jeden Mitarbeiter und jede Niederlassung
- Nutzen von WorkFlow´s zur digitalen Lenkung von Dokumenten
- Sparen Sie durch einen automatisierten WorkFlow Zeit und Kosten durch Nutzung von Skonto und Optimierung von Prozessen
- Verbessern Sie Ihren Kunden Service durch schnellere Auskunft
- Automatische Dokumentenablage durch Formularerkennung
- Versionierung der Dokumente = Revisionssichere Aufbewahrung
- Mail Archivierung inklusive und vollautomatisiert
- Ausgehende Rechnungen und andere Dokumente direkt im DMS ablegen ohne zusätzliche Ausdrucke (Papier sparen)
Fazit
Eine digitale Archivierung kann Ihnen nicht nur helfen, die gesetzlichen Anforderungen ganz leicht und schnell umzusetzen (u.a. auch die der DSGVO), sondern hilft intern vor allem Prozesse zu optimieren, Ihnen die Arbeit einfacher zu machen und Platz, Geld & Zeit zu sparen. Sprechen Sie gerne unseren Service und Support an und wir beraten Sie gerne welche Form der digitalen und elektronischen Archivierung für Sie die richtige ist.
Preise & Probearchivierung
Um Ihnen ein konkretes Angebot für die Digitalisierung Ihrer Dokumente, bzw. fürs digital archivieren zu erstellen brauchen wir ein paar Eckdaten. Diese Daten erfassen wir in einem persönlichen Gespräch zum Beispiel bei einem Telefonat oder Sie füllen die Angaben in unserem Preisrechner aus. Alternativ oder zusätzlich besteht für eine aussagekräftige Berechnung die Möglichkeit einer Probearchivierung.
Einen Ordner digital zu archivieren kostet bei uns im Durchschnitt ca. 17€-23€
Für weitere Preisinformationen, fordern Sie gerne ein unverbindliches Angebot an.
Unser Know How und Scanservice für die Langzeitarchivierung Ihrer Buchführung
Wenn Sie uns mit der Digitalisierung und dem Scannen Ihrer Buchhaltung im Tagesgeschäft oder mit der elektronischen Archivierung Ihrer Bestandsakten beauftragen, sorgen wir zu 100% für die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen gemäß GOBD. Neben der Aufbereitung von Bestandsakten, der Vorsortierung und Indexierung von aktuellen Belegen, und dem Scannen, erstellen wir für Sie auch eine Verfahrensdokumentation.
Wir scannen Unterlagen für Kunden aus Bremen, Hamburg, Berlin, Köln, München und ganz Deutschland.
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