Akten & Belege digital archivieren

Digital Archivieren Papierlos Arbeiten

Digital archivieren: mit uns ganz einfach

Digital zu archivieren lohnt sich für Unternehmen jeder Größe. Akten und Belege digital archivieren ist für Kleinbetriebe mit nur 2 Mitarbeitern in der Verwaltung genauso effektiv wie für größere Unternehmen. In Deutschland muss jedes Unternehmen seine steuerlich relevanten Unterlagen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen 10 Jahre vorhalten. Dies kann klassisch in Aktenordnern und Analogen Archiven erfolgen, oder Digital in einem Elektronischen Archiv, man spricht hier auch von "papierlos Arbeiten", also dem papierlosen Büro.

Im Optimalfall wird zeitnah Digitalisiert. Die Belege also zu dem Zeitpunkt Digital archiviert, indem sie erzeugt werden, oder im Unternehmen eingehen. Dokumente die eingehen sind dabei zu scannen (zu digitalisieren), ausgehende Belege können direkt digital als PDF-A archiviert werden. Auch Mails können direkt in das Digitale Archiv abgelegt werden, ohne den Umweg über den Drucker und Scanner. Mail Archivierung ist heute fester Bestandteil eines jeden Dokumenten Management.

Die Anforderungen durch die GOBD an eine Langzeitarchivierung betreffen dabei aber auch  Bestandsarchive, die bereits vor langer Zeit entstanden sind. Also auch Unterlagen die nach wie vor der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Die Revisionssichere Aufbewahrung von Papierdokumenten ist aber nur schwer zu belegen. Auch bereits abgeschlossene Buchhaltung kann und sollte also  im Nachhinein Digital archiviert werden, um die Vorteile Elektronischer Archivierung nutzen zu können:

Die Vorteile einer Digitalen Archivierung:

  • Platzsparende Ablage: 99% Platzersparnis gegenüber der herkömmlichen Ablage.
  • Zeitersparnis bei der Ablage: Ein Digitales Dokument ist in Sekunden abgelegt, die Informationen genauso schnell wieder auffindbar
  • Verschlankung der Buchführung und Verwaltungsprozesse sowie deren Standardisierung
  • Einfacher Zugriff für jeden Mitarbeiter (abhängig von Zugriffsberechtigung) Standortunabhängig
  • Langzeitarchivierung die wichtige Informationen darüber hinaus vor Verlust und Beschädigung schützt
  • Erfüllung gesetzlicher Vorlagen und Grundsätze zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen wie auch Mails

Allerdings sind ein paar grundlegende Anforderungen zu beachten, damit die Elektronische  Archivierung auch vor dem Gesetzgeber stand hält. Digital Archivieren ist trotzdem leicht und schnell realisierbar, wir stehen Ihnen mit unserem Scan-Service dabei gerne zur Seite.

1. Software unabhängig

  • Welche Software zur Digitalen Archivierung eingesetzt wird spielt keine Rolle, solange sie die unten genannten Kriterien abbilden kann. Im Grunde muss nicht einmal zwingend eine Software wie ein Dokumentenmanagement (DMS) eingesetzt werden. Zwar bietet eine solche Software zahlreiche Vorteile durch die Vielzahl an Funktionen die sie bereitstellt, jedoch kann aber auch schon eine einfache Elektronische Archivierung in PDF Dateien ausreichend sein. Für kleine Unternehmen empfehlen wir unsere Cloud Lösung, die zu monatlich geringen Pauschalen gemietet werden kann, einem vollwertigen Dokumenten Management entspricht,und alle Anforderungen der GOBD erfüllt.

2. Unveränderbarkeit: Revisionssicher

  • Wichtig ist, das die Digital archivierten Unterlagen (Rechnungen, Mails, Aufzeichnungen)und Dokumente nach der Digitalisierung (Scannen, Import aus einer Software) nicht mehr verändert werden können. Man nennt dies Revisionssicher. Die elektronisch archivierten Daten und Informationen sind vor Missbrauch und Manipulation zu schützen. Das PDF-A Format erfüllt beispielsweise diese Funktion.

3. Versionierung

  • Die Versionierung eines Digitalen Dokumentes geht einher mit der Unveränderbarkeit. Wird eine neue Version eines Dokumentes (z.B. eine korrigierte Rechnung) elektronisch archiviert, so müssen alle ursprünglichen Vorgängerversionen ebenfalls erhalten bleiben um die Veränderung nachvollziehen zu können. Achten Sie bei der Wahl Ihres Archivsystems also immer auf die Funktion der „Versionierung“. Archivieren Sie Ihre Buchhaltung ohne Software als PDF-A Dateien, stellen Sie sicher das die Vorgängerversionen nicht überschrieben werden, sondern neue Dateien entstehen. Beispielsweise durch ein Datum im Dateinamen.
Akten Scannen und Archivieren

4. Indexierung

  • Archivieren Sie Ihre digitalen Dokumente immer zusammen mit einem Index. Ähnlich wie Sie auch bei der analogen Buchhaltung Sortierungen vornehmen. Dieser Index sollte die wichtigsten Merkmale enthalten um die Dokumente in der digitalen Buchhaltung zeitnah recherchieren und finden zu können. Dies können Rechnungsnummern, Datum oder Kundennummern sein. In der einfachen Archivierungsform als PDF-Dateien können diese Daten im Dateinamen enthalten sein. Eine Archivierungssoftware (Dokumenten Management)verwaltet diese Indizes in einer Datenbank und stellt automatisch den Bezug zum gescannten bzw. digital archiviertem Dokument her.

5. Zeitnahe Bereitstellung

  • Kommt einmal der Finanzprüfer zur Prüfung vorbei, ist es Teil der Anforderung, das die zu prüfenden Dokumente zeitnah zur Verfügung gestellt werden können. Genauer spezifiziert ist der Zeitrahmen allerdings nicht. Man sollte aber davon ausgehen das unter „zeitnah“ eine Zeitspanne von wenigen Minuten gemeint ist. Digital archivierte Belege sind in der Regel immer nach wenigen Sekunden gefunden, wichtig ist hier der eindeutige Index (siehe Punkt 4) der pro Dokument erstellt wird.

6. Bereitstellung auf Datenträger

  • Es kann auch durchaus vorkommen, das der Finanzprüfer im Rahmen einer Prüfung fordert Ihm / Ihr die Daten auf einem Datenträger zur Verfügung zu stellen. Hierbei ist es wichtig WELCHE Daten Sie zur Verfügung stellen. Ein Archivsystem hilft Ihnen dabei, explizit die digitalen Dokumente zu extrahieren die der Prüfer angefordert hat. Denn alle Dokumente die Sie darüber hinaus zur Verfügung stellen, können selbstverständlich auch in die Prüfung eingebunden werden. „Etwas Mehr“ kann an dieser Stelle durchaus ZUVIEL sein.

7. Dokumentationspflicht

  • Die Elektronische Archivierung muss dokumentiert sein. Dies gilt ebenso wie bei der analogen Buchführung. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Es muss klar definiert sein WANN, WIE und WER ein Dokument WO digital archiviert. Eine solche Verfahrensdokumentation können Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater erstellen, oder im Rahmen unserer Scandienstleistung von uns erhalten.

Unser TIP: Setzen Sie ein DMS zur Digitalen Archivierung ein

Zwar können Sie Ihre steuerlichen Unterlagen auch, wie beschrieben, als PDF-A Dateien in einer Verzeichnisstruktur Digital Archivieren. Aufgrund zahlreicher Funktionen ist der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems aber ratsam. Aktuell können solche System bereits zu geringen monatlichen Pauschalen als Online Service (Cloud) genutzt werden, oder als On-Premise im eigenen Netzwerk installiert werden. Die Investitionen beginnen hier bei Minimum 1.000€ und sind nach oben nahezu unbegrenzt.  

Wir empfehlen Ihnen unser Online Archiv von Amagno, es unterstützt Sie bei der Umsetzung  Elektronischer Dokumentenverwaltung durch zahlreiche Funktionen.

Vorteile eines DMS zum Digitalen Archivieren

  • Gemeinsamer Zugriff, ortsunabhängig für jeden Mitarbeiter und jede Niederlassung
  • Nutzen von WorkFlow´s zur digitalen Lenkung von Dokumenten
  • Sparen Sie durch WorkFlow Zeit und Kosten durch Nutzung von Skonto und schneller Auskunftsfähigkeit
  • Steigern Sie Ihren Kunden Service durch schnellere Auskunft
  • Automatische Dokumentenablage durch Formularerkennung
  • Versionierung der Dokumente = Revisionssichere Aufbewahrung
  • Mail Archivierung inklusive und vollautomatisiert
  • Ausgehende Rechnungen und andere Dokumente direkt im DMS ablegen ohne zusätzliche Ausdrucke (Papier sparen)

Fazit

Eine Digitale Archivierung kann Ihnen nicht nur helfen die gesetzlichen Anforderungen ganz leicht und schnell umzusetzen (u.a. auch die der DSGVO), sondern hilft intern vor allem Platz & Zeit zu sparen. Sprechen Sie gerne unseren Service und Support an und wir beraten Sie gerne welche Form der Digitalen und elektronischen Archivierung für Sie die richtige ist.

 

Unser Know How uns Scanservice für die Langzeitarchiverung Ihrer Buchführung

Wenn Sie uns mit der Digitalisierung und Scannen Ihrer Buchhaltung im Tagesgeschäft oder mit der elektronischen Archivierung Ihrer Bestandsakten beauftragen, sorgen wir zu 100% für die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen gemäß GOBD.  Neben der Aufbereitung von Bestandsakten, der Vorsortierung und Indexierung von aktuellen Belegen, und dem Scannen, erstellen wir für Sie auch eine Verfahrensdokumentation.

Wir Scannen Unterlagen für Kunden aus Bremen, Hamburg, Berlin, Köln, München und ganz Deutschland.

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