Dokumentenerfassung - digitale Document Capture Lösungen

Papierbasierte Abläufe beanspruchen mehr Zeit, kosten mehr Geld und sind überaus fehleranfällig

Die Digitalisierung und Dokumentenerfassung ist heute mehr als nur ein Trend – sie ist eine Notwendigkeit für Unternehmen, die ihre Arbeitsprozesse optimieren und ihre Daten effektiv verwalten möchten.

Mit unserer Unterstützung können Sie nicht nur Platz sparen und den Zugriff auf Informationen beschleunigen, sondern auch die Grundlage für ein datenbankbasiertes Dokumentenmanagement legen.

Sie profitieren von einer präzisen Suchfunktion sowie einer nahtlosen Integration digitaler Daten in Ihre nachgelagerten Systeme und Workflows.

Bei der Dokumentenerfassung werden analoge Papierdokumente in digitale Formate umgewandelt.

Zunächst wird durch Scannen ein digitales Bild (Image) erstellt. Zusätzlich werden relevante Suchbegriffe als Indexfelder sowie Metadaten erfasst und strukturiert gespeichert.

Dies ermöglicht den Inhalt Ihrer analogen Akten als digitale Dokumente und Daten computerbasiert zu managen und zu verarbeiten – standortunabhängig in der Cloud und bei voller Rechtssicherheit.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass eine Kombination aus manueller sowie automatisierter Dokumentenerfassung die Zuverlässigsten Ergebnisse für den Kunden liefert.

Manuelle Dokumentenerfassung

Die manuelle Dokumentenerfassung bezeichnet den Prozess, bei dem Informationen aus digitalen Dokumenten händisch extrahiert und in ein elektronisches System übertragen werden. Dies umfasst z.B. das manuelle Abtippen von Schlagworten, Ordner- und Registerbezeichnungen sowie das manuelle Kategorisieren von Dokumenten.

Automatisierte Dokumentenerfassung

Die automatisierte Dokumentenerfassung ist der Prozess, bei dem Technologien wie Optische Zeichenerkennung (OCR), maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz (KI) verwendet werden, um Informationen aus digitalen Dokumenten automatisch zu extrahieren und in ein digitales System zu überführen.

Scan

Der erste Schritt in der Dokumentenerfassung ist die Erstellung einer Bilddatei (Image), durch das Scannen der Papierdokumente. Wir verwenden hochmoderne Scanner, die in der Lage sind, große Mengen an Dokumenten schnell und präzise zu digitalisieren. Dabei achten wir auf die optimale Scanqualität, um sicherzustellen, dass jedes Detail erfasst wird. Die gescannten Bilder werden in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, TIFF) gespeichert und zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt.

Erfassung digitaler Daten

Nach dem Scannen erfolgt die Datenerfassung. Hierbei werden die relevanten Informationen aus den digitalisierten Dokumenten extrahiert. Wir nutzen fortschrittliche Technologien wie Optische Zeichenerkennung (OCR) und intelligente Datenerfassungssysteme, um Text, Bilder und andere Inhalte automatisch zu identifizieren und zu extrahieren. Manuelle Überprüfungen ergänzen diesen Prozess, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und vollständig erfasst werden.

Zusätzlich können wir Dokumente klassifizieren und vordefinierten Kategorien zuordnen, um die Organisation zu verbessern. Außerdem fügen wir Ihren Dokumentenscans weitere Metadaten hinzu, was die Auffindbarkeit und Verwaltung verbessert.

Datenausgabe

In diesem Schritt werden die Scanimages und erfassten Daten in das gewünschte Format exportiert. Wir arbeiten softwareunabhängig und bieten eine Vielzahl von Exportoptionen an, darunter CSV, Excel, XML und sowie Importdateien für Dokumentenmanagementsysteme.

Alle Daten stellen wir Ihnen über unseren gesicherten Transferserver zum Download zur Verfügung.

Integration

Wir arbeiten unabhängig von spezifischer Software und liefern Ihnen vollindizierte Bilddateien (z.B. PDF/a) sowie entsprechende Indexdaten, die direkt in jedes Dokumentenmanagement-System (DMS) oder ECM importiert werden können. Durch die Dokumentenerfassung und Metadaten lassen sich digitalisierte Dokumente sofort in Ihre Workflows integrieren.

Effiziente Suche

Durch Extraktion und Speicherung von Indizes können wichtige Informationen wie Rechnungsnummern, Kundennummern, Beträge und andere Schlüsselbegriffe als Schlagworte genutzt werden. Dies ermöglicht eine präzise Suche nach Dokumenten. Dank OCR können Sie zudem eine Volltextsuche über das gesamte Dokument durchführen

Automatisierung

Durch die Dokumentenerfassung können digitalisierte Geschäftsunterlagen in Ihre Workflows integriert und automatisiert verarbeitet werden – beispielsweise bei der Rechnungsverarbeitung. Dadurch minimieren Sie Fehler bei der manuellen Verarbeitung.

Kostenersparnis

Durch die Erfassung Ihrer Dokumente werden die Durchlaufzeiten massiv verkürzt und manueller Aufwand für Mitarbeiter gemindert. Unternehmen können daher Personalaufwand und die Ressource Zeit gewinnbringender einsetzen.

Verbesserte Zusammenarbeit

Digitale Dokumente sind einfacher für Teams zugänglich und können schneller geteilt und standortübergreifend bearbeitet werden, was die Zusammenarbeit verbessert.

Sicherheit und Datenschutz

Digitale Dokumente können sicherer gespeichert, wiederhergestellt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, wodurch Sicherheits- Datenschutzstandards mühelos umgesetzt werden können.

Compliance mit Branchenstandards

Viele Branchen haben spezifische Compliance-Anforderungen (z.B. im Finanz-, Gesundheits- oder Rechtswesen). Die richtige Dokumentenerfassung gewährleistet, dass diese Standards eingehalten werden.

Nachhaltigkeit

Die Reduzierung des Papierverbrauchs schont Ressourcen und hilft dabei, Belastungen für die Umwelt zu mindern.

Elektronische Archivierung

Die Dokumentenerfassung ist ein wesentlicher Bestandteil einer rechtssicheren digitalen Archivierung gemäß den Anforderungen der GoBD. Alle archivierten Dokumente sind jederzeit schnell verfügbar und elektronisch lesbar.

Rechnungsverarbeitung

Mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung erfassen und verarbeiten Sie eingehende Rechnungen schnell und fehlerfrei. Durch den Einsatz fortschrittlicher OCR-Technologie werden Rechnungen digitalisiert, relevante Daten extrahiert und direkt in Ihre Buchhaltungssoftware integriert. Dies spart Zeit, reduziert manuelle Eingabefehler und beschleunigt den Zahlungszyklus.

Digitalisierung des Posteingangs

Die tägliche Post digital und effizient zu verwalten, ist eine Herausforderung für viele Unternehmen. Unser digitaler Posteingang ermöglicht es, eingehende Briefe und Dokumente direkt in digitaler Form zu erhalten. Dafür scannen wir Ihre tägliche Briefpost und erfassen alle übersandten Unterlagen. Ein sortieren und Verteilen der Eingangspost entfällt gänzlich. Alle Dokumente können umgehend in Ihre Prozesse integriert werden.

Personalaktendigitalisierung

Die sichere und effiziente Verwaltung von Personalakten ist entscheidend für jede Personalabteilung. Unsere Lösungen für die digitale Personalakte sorgen dafür, dass alle Mitarbeiterdokumente zentral und sicher gespeichert werden. Dadurch wird der Zugriff auf wichtige Informationen erleichtert, der Platzbedarf für Papierdokumente reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gewährleistet. Die Dokumentenerfassung ermöglicht ein praktisches Löschkonzept für personenbezogene Unterlagen in der HR-Abteilung.

Diese Fallbeispiele zeigen, wie vielseitig und effektiv unsere Dokumentenerfassungslösungen eingesetzt werden können. Lassen auch Sie sich von den Vorteilen überzeugen und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse!

Die Dokumentenerfassung entwickelt sich ständig weiter, um den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden. Hier sind einige der neuesten Trends und Technologien, die die Zukunft der Dokumentenerfassung prägen:

1 Künstliche Intelligenz (KI)

KI revolutioniert die Dokumentenerfassung durch die Automatisierung und Verbesserung der Genauigkeit. Maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung ermöglichen es Systemen, Dokumente effizienter zu erkennen und zu klassifizieren. Intelligente Algorithmen können Muster in Daten erkennen, um die Extraktion relevanter Informationen zu optimieren und menschliche Fehler zu minimieren.

Darüber hinaus ist auch die inhaltliche Analyse digitalisierter Papierdokumente eines der zukünftigen Anwendungsgebiete von KI-Lösungen.

Lösungen in der Cloud

Lösungen zur Dokumentenerfassung sind in zunehmendem Maße auch als SaaS-Angebote in der Cloud verfügbar. Dies ermöglicht es, Dokumente sicherer und effizienter zu speichern und gemeinsam zu nutzen, ohne den Bedarf an umfangreicher IT-Serverinfrastruktur, welche mit Investitionen einhergeht. Die meisten Cloud-Anwendungen bieten Schnittstellen (APIs) für eine nahtlose Datenintegration in weitere Geschäftsanwendungen.

Mobile Document Capture

Mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets ermöglichen die Dokumentenerfassung unterwegs. Analoge Dokumente können in hoher Qualität gescannt und direkt über Cloud-Dienste weiterverarbeitet werden. Besonders im Außendienst erweist sich Mobile Document Capture als äußerst nützlich, da es den Mitarbeitern erlaubt, sofort auf wichtige Informationen zuzugreifen und diese zu teilen, was die Effizienz und Produktivität erhöht. Zudem können Dokumente schnell und sicher erfasst und übermittelt werden, wodurch der Kommunikationsfluss und die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt werden.

Als ISO-zertifizierter Full-Service-Scandienstleister bieten wir Ihnen Digitalisierung und Erfassung Ihrer Dokumente im Komplettpaket.