120.000 Blatt pro Tag
DIN A7 bis DIN A0
Farbscans und 200 DPI
OCR Texterkennung
Indizierung und Metadatenerfassung
Kategorisierung Ihrer Dokumente
Für alle DMS
Digitale Archivierung in der Cloud
GoBD-konform und revisionssicher
Full-Service Scandienst
Abholung deutschlandweit
Aktenvernichtung oder externe Lagerung
Elektronische Kreditakten: Digitale Transformation im Bankenwesen
Auch im Banken- und Finanzsektor sorgt die Digitalisierung für tiefgreifende Umbrüche. Im Bereich der Kreditvergabe ermöglichen digitale Lösungen effizientere und schnellere Kreditsachbearbeitung und eine schnellere Kundenkommunikation.
Die digitale Kreditakte ist dabei ein Schlüsselelement bei der vollständigen Digitalisierung von Kreditprozessen. Wir scannen Akten, Belege und ganze Archive für die elektronische Aktenführung in Banken, Sparkassen und Kreditinstituten.
Scanservice für digitale Aktenführung im Finanzsektor
Seit mehr als 25 Jahren digitalisieren wir Akten, Dokumente und Unterlagen für Unternehmen aller Branchen sowie öffentliche Institutionen. Unsere herausragende Scanqualität, die auf der Verbindung erstklassiger Scanner-Hardware mit erfahrenen Scanoperatoren gründet, zeichnet uns aus.
Wir haben die Kapazität, täglich bis zu 150.000 Dokumente zu digitalisieren. Dank unserer Hochleistungsscanner erhalten Sie Bilder in höchster Qualität. Unser Scanservice bietet Ihnen die Möglichkeit, in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen zu digitalisieren, und das in bester Lesbarkeit bei eine Auflösung von 200 dpi (optional 300 dpi).
Unser Service geht über das reine Einscannen von Papier hinaus: Wir führen auf Wunsch umfassende Indizierungen (Verschlagwortung) und die Kategorisierung von Dokumenten nach Dokumententyp durch. Für ein digitales Dokumentenmanagement liefern wir Ihnen neben dem Scan strukturierte maschinenlesbare Daten in verschiedenen Dateiformaten (z.B. CSV, XML oder JSON).
Early-Scanning mit unserem digitalen Posteingang
Es ist erforderlich, alle vorhandenen Kreditakten in digitale Formate umzuwandeln, um den Übergang zur digitalen Aktenführung zu gewährleisten. Kunden haben nicht immer die Möglichkeit, erforderliche Unterlagen direkt in digitaler Form bereitzustellen, vor allem wenn es um Pläne für die Immobilienfinanzierung geht. Um von Anfang an Medienbrüche zu vermeiden, sollten eingehende Dokumente, insbesondere von Neukunden, sofort digitalisiert werden.
Wir übernehmen diese Aufgabe gerne für Sie. Dank unserem digitalen Posteingang scannen wir Ihre tägliche Eingangspost. Dadurch können die Mitarbeiter Ihrer Bank sofort und von jedem Ort aus auf eingehende Dokumente zugreifen, sie digital archivieren und nahtlos in die jeweiligen Workflows integrieren.
Was ist eine digitale Kreditakte?
Eine digitale Kreditakte ist eine geordnete Sammlung aller für den Kreditprozess relevanten Informationen, Vorgänge und Dokumente eines Kreditnehmers. Folgende Unterlagen werden häufig in der Kreditakte abgelegt:
- Stammdaten und persönliche Informationen
- Zahlungshistorie
- Aktive Konten
- Passive Konten
- Kreditberichte
- Informationen von Auskunfteien (z.B. Schufa)
- Öffentliche Aufzeichnungen
DMS - digitales Archiv für Kreditunterlagen
Wir scannen auf Wunsch ihr gesamtes Bestandsaktenarchiv und nehmen dabei umfassende Indizierungen der Schriftgutobjekte vor. Darunter ist die Extrahierung von Schlagworten zu verstehen, welche für die Suche und Organisation der Dokumente benötigt werden. Zusätzlich können wir abgelegte Unterlagen auch nach Dokumententyp klassifizieren.
Folgende Indizes werden häufig erfasst:
- Kundeninformationen (Name, Anschrift, Kundennummer etc.)
- Kreditsachbearbeiter
- Kreditart
- Vertragsdetails (Vertragsnummer, Vertragspartner, Vertragsbedingungen, Fälligkeitsdaten, usw.)
- Finanzielle Informationen (Einkommen, Ausgaben, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Bonitätsbewertung, usw.)
- Status des Kreditantrags
Das gescannte Bild (Image) speichern wir gemeinsam mit den erfassten Indizes und Metadaten in Form strukturierter maschinenlesbarer Daten (z.B. im Format XML, CSV, XLS oder JSON) für den direkten Import in ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Das DMS fungiert als zentrale Datenbank, welche sowohl den Bildteil als auch den Datenteil der Dokumente in dem ursprünglich analogen Bestandsaktenarchiv enthält. Gespeicherte Daten lassen sich somit automatisiert verarbeiten.
Die Daten werden mithilfe von Schnittstellen (API) importiert. Ein vorher festgelegter Aktenplan sorgt für eine einheitliche Struktur aller digitalen Kreditakten. Zudem können die Kreditunterlagen nahtlos in Ihre Dokumenten-Workflows sowie andere Softwarelösungen für den Kreditprozess integriert werden. Das schließt beispielsweise CRM-Systeme, Software für Kreditabwicklung und Kreditmanagement sowie Business-Intelligence-Lösungen ein.
Der "Digitale Finanzbericht" (DiFin) der DATEV kann über Schnittstellen in elektronischer Form bei Ihrer Bank eingereicht werden.
Sie möchten auf digitale Kreditakten umstellen?
Jetzt hier anfragenVorteile digitaler Kreditprozesse
Einheitliche Aktenstruktur ohne Medienbrüche
Oftmals liegen Unterlagen und Dokumente für Kreditprozesse teilweise analog und teilweise in elektronischer Form vor. Durch die Einführung der digitalen Kreditakte wird die Struktur Ihrer Aktenführung vereinheitlicht und Medienbrüche gänzlich vermieden. Der Gesetzgeber erlaubt im Rahmen des ersetzenden Scannens die rein bildhafte Aufbewahrung von Belegen. Die Originale können vernichtet werden.
Darüber hinaus sparen sie durch die elektronische Archivierung von Kreditakten auch jede Menge Platz, welcher sinnvoller genutzt werden kann.
Zentrale Ablage, dezentraler Zugriff
Elektronisch erzeugte und digitalisierte Dokumente werden in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) zentral in einem gemeinsamen Dokumentenpool gespeichert. Mitarbeiter Ihrer Bank können (mit der entsprechenden Berechtigung) dezentral und ortsunabhängig auf das digitale Archiv und einzelne Belege zugreifen und digitalen Kreditakten ggf. neue Dokumente hinzufügen. Besonders für das Arbeiten im Homeoffice oder dem Außendienst ist der dezentrale Zugriff überaus vorteilhaft.
Zeitersparnis
Die Nutzung des digitalen Dokumentenmanagements spart wertvolle Zeit im Vergleich zur Arbeit mit physischen Akten. Vollständig indizierte PDF-Dateien erlauben präzise Datenabfragen und die Nutzung einer Volltextsuche. Sowohl die Suche, Bearbeitung als auch die Archivierung von Dokumenten erfolgen deutlich schneller als in einem analogen Archiv mit Papierdokumenten.
Die Entlastung von Kreditsachbearbeitern spart am Ende auch bares Geld.
Erhöhte Datensicherheit
Digitale Kreditprozesse bieten die Möglichkeit zur Verschlüsselung von Daten und zur Implementierung strenger Zugriffskontrollen. Dies stellt sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt sind. Zudem erleichtert die Nutzung digitaler Kreditakten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, da Zugriffe und Änderungen genau protokolliert werden.
Verbesserte Kundenkommunikation
Die Kommunikation mit Kreditnehmern gestaltet sich weitaus effizienter, da Dokumente und Unterlagen (z.B. Anträge oder Formulare) ortsunabhängig und in digitaler Form ausgetauscht werden können.
Digitalisierung von Kreditakten - Ablauf
Aktenabholung
Auf Wunsch holen wir den gesamten Aktenbestand mit eigenem Personal und Fahrzeugen bei Ihnen ab. Die Verpackung und Registrierung aller abgeholten Akten erfolgt vor Ort.
Zwischenlagerung: Erfassung Ihrer Ordner
Nach Ankunft Ihrer Kreditakten in unserem Scanzentrum werden alle Akten registriert und in einer Datenbank (online einsehbar) erfasst. Ihre Dokumente werden zunächst in unserem Sicherheitslager zwischengelagert. Eine kurzfristige Anforderung einzelner Akten sowie ein Scan-on-Demand sind zu diesem Zeitpunkt möglich.
Belegaufbereitung
Unsere sachkundigen Mitarbeiter bereiten Ihre Kundendaten für den Scanvorgang vor. Hierbei entfernen wir Heftungen, Klammern und bringen Haftnotizen auf leeren Seiten an. Mit der Platzierung von Barcodes gewährleisten wir eine klare Trennung der Dokumente.
Digitalisierung der Akten
Nach Abschluss der Aufbereitung werden Ihre Dokumente mit Hilfe unserer modernen Hochleistungsscanner gescannt. Die Digitalisierung erfolgt in einer Auflösung von 200 dpi (300 dpi optional) und in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen. Großformate wie Pläne scannen wir an speziellen Großformatscannern.
Der Scanprozess wird durch qualifizierte Scanoperatoren im Sinne der Qualitätssicherung überwacht.
Datenerfassung und Archivierung
Nach Ihren Vorgaben erfassen wir Indizes (Indexfelder) und Metadaten (z.B. Dokumententyp) und speichern die digitalen Daten in dem von Ihnen gewünschten Dateiformat. Wir erstellen Indexdateien für den Import in alle Dokumentenmanagement-Systeme. Scans speichern wir im unveränderbaren PDF/A-Format.
Darüber hinaus führen wir eine OCR-Texterkennung durch, um die Volltextsuche in den PDFs zu ermöglichen.
Aktenvernichtung
Nach erfolgreichem Abschluss der Digitalisierung Ihrer Kreditakten übernehmen wir gerne die Aktenvernichtung nach DIN 66399 und den Vorgaben nach BDSG.
Alternativ können die Aktenbestände auch extern eingelagert oder an Sie zurückgeliefert werden.
Referenzen
Unsere Dienstleistungen im Bereich Scanservice und Archivierung von Kreditakten sowie Kreditdaten stehen Banken, Sparkassen und Kreditinstituten in ganz Deutschland zur Verfügung. Dies schließt auch die Aktenverpackung und den Transport mit ein. Wenn Sie Interesse an der digitalen Archivierung Ihrer Kundendaten haben, zögern Sie nicht, unseren Support zu kontaktieren.
Wir sind Ihr verlässlicher Partner für Digitalisierung und Archivierung.
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