Was ist elektronische Archivierung?
Elektronische Archivierung umfasst die datenbankgestützte Speicherung und langfristige Aufbewahrung von Daten in digitaler Form, einschließlich gescannter analoger Dokumente sowie originär elektronischer Unterlagen wie E-Mails.
Dabei werden Sicherheits- und Zugriffsmechanismen zur Gewährleistung der Integrität und Verfügbarkeit implementiert. Für die elektronische Archivierung kommt in der Regel eine Archivierungssoftware in Form eines Dokumentenmanagement-Systems zum Einsatz.
Wieso elektronische Aufbewahrung?
Aktenordner und Dokumente in Ihrem Unternehmen elektronisch zu archivieren bietet zahlreiche Vorteile. Durch den Wegfall von Aktenordnern wird Platz effizienter genutzt. Die zeitaufwendige Suche nach Papierdokumenten entfällt, da elektronische Archive über Suchfunktionen verfügen.
Zudem ermöglicht es Mitarbeitern, ortsunabhängig und kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten, wobei stets die aktuellste Version gewährleistet ist. Digitale Dokumente (z.B. Rechnungen) können umgehend in Ihre Workflows integriert werden.
Vorteile im Überblick:
- Digitale Akten nehmen keinerlei physischen Platz ein
- Sie finden digital archivierten Dokumenten in nur wenige Sekunden
- Personalkosten sinken durch geringeren Recherche- und Archivierungsaufwand
- Die Kosten für Verbrauchsmaterialien (Papier, Tonter etc.) werden massiv gesenkt
- Ortsunabhängiger Zugriff auf archivierte Dokumente (Homeoffice, Außendienst)
- Verbesserte Kollaboration der Mitarbeiter
- Automatisierung von Workflows (z.B. Verarbeitung von Rechnungen)
Die Vorteile ergeben sich nicht nur aus der elektronischen Archivierung aktueller Unterlagen in Ihrem Unternehmen, sondern vor allem auch aus der Aufbewahrung von Bestands- und Altakten in elektronischer Form.
Nachteile der elektronischen Archivierung?
Die elektronische Archivierung von Akten und Dokumenten weist keine wesentlichen Nachteile auf. Dennoch müssen verschiedene gesetzliche Vorgaben (z.B. GoBD) technisch umgesetzt und Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Zusätzlich sollte die begrenzte Lebensdauer digitaler Speichermedien berücksichtigt werden.
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Eine Archivanalyse stellt die optimale Möglichkeit dar, Ihre Ablagestrukturen in Hinsicht auch Effizienz sowie Rechtssicherheit zu prüfen und eine individuelle Digitalisierungsstrategie für Ihr Aktenarchiv zu entwickeln.
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Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!Datenbankgestütztes Archivsystem
Unabhängig davon für welche Variante eines DMS, Sie sich für Ihre elektronische Archivierung entscheiden, lokal installiert oder als Online Archiv in der Cloud, alle Systeme haben eine Grundtechnik:
Es gibt einen Datenbankteil und einen sog. Bildteil.
Diese beiden Teile bilden das elektronische Archiv und nur dann sprechen wir von elektronischer Archivierung.
In dem sog. Datenbankteil werden alle Informationen zu einem Dokument gespeichert, die Sie benötigen, um es im Archiv recherchieren und anzeigen lassen zu können. Im Bereich der Buchhaltung sind gängige Recherchebegriffe (Indexfelder) z.B. Rechnungsnummern, Datum und Empfänger. Möglich sind aber viele weitere Datenfelder. Die Anzahl der möglichen Datenfelder bzw. erfassten Recherchebegriffe ist abhängig von der Technik, die zur elektronischen Archivierung der Belege in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird und der Konfiguration des Systems.
Zusätzlich ist im Datenbankteil ein Verweis auf das digitale Dokument im sog. „Bildteil“ gespeichert.
Wenn Sie also nach Informationen oder Dokumenten suchen, so tun Sie dies immer im Datenbankteil des elektronischen Archivs, erst wenn Sie das „Kommando“ zur Anzeige, zur Löschung, zum Drucken oder einer ähnlichen Aktion geben, wird das Dokument aus dem Bildteil geöffnet. Das ist auch der Grund, warum selbst bei großen Datenbeständen die Suche nach einzelnen Dokumenten selten länger als 2-3 Sekunden dauert. Leistungsfähige Datenbanken wie SQL sorgen dafür.
Für eine elektronische Archivierung sind neben der schnellen Bereitstellung und effektiven Verwaltung von digitalen Dokumenten aber auch Funktionen zur Zugriffssteuerung von großer Bedeutung. In vielen DMS können umfangreiche Berechtigungskonzepte definiert werden, die klar regeln, welcher Benutzer auf welche Dokumente zugreifen darf und vor allem was er mit den Daten tun darf.
Ein elektronisches Archivsystem in Form eines DMS überwacht auch Verzeichnisse, um Dokumente umgehend nach deren Entstehung zu importieren. Durch Versionierung wird dann zusätzlich gewährleistet, dass nur die aktuelle Version angezeigt wird, aber die Vorgängerversionen nachvollziehbar sind. Dies ist eine wichtige Funktion, die rechtliche Bedeutung hat. Was sonst noch aus rechtlicher Sicht zu beachten ist lesen Sie im folgenden Abschnitt.
Wichtige Anforderungen, die Sie im Vorfeld einer digitalen Ablage klären sollten:
- Wie viele Benutzer sollen gleichzeitig auf digitale Dokumente zugreifen können?
- Soll das elektronische Archiv an verschiedenen Niederlassungen zugänglich sein?
- Sollen die archivierten Daten auch mobil abrufbar sein?
- Wie viele eingehende Belege möchten Sie digital archivieren? (täglich/wöchentlich/monatlich)
- Aus welchen unterschiedlichen Quellen stammen die ausgehenden Belege? (Windows, Office, Buchhaltung)
- Welche unterschiedlichen Dokumententypen sollen digital archiviert werden?
Gerne unterstützen wir Sie bereits zu Beginn der Planungen und Definition Ihrer Anforderungen mit unseren mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Umsetzung elektronischer und innovativer Archivierungsstrategien.
Archivierungssoftware
Es gibt heute eine Vielzahl an Software, die Ihnen dabei hilft, eine revisionssichere elektronische Archivierung umzusetzen. Selbst für Privatanwender bzw. Einzelunternehmer und kleinere Unternehmen gibt es nützliche Tools, die im Preis erschwinglich, wenn nicht sogar kostenlos sind.
Beachten Sie: Unternehmen mit mehreren Abteilungen und größeren internen Strukturen sollten Ihre Anforderungen im Vorfeld ganz klar definieren, um sich für das geeignete digitale Archivsystem entscheiden zu können.
Dokumentenmanagement-System (DMS)
Das Wort Archivierungssoftware hört man heutzutage nicht mehr oft. Archivsysteme nennen sich heute „Dokumentenmanagement System“ und oft wird nur die Abkürzung „DMS“ benutzt. Allerdings ist der Name nicht die einzige Weiterentwicklung, die diese Systeme durchgemacht haben.
Ein klassisches Archivsystem ist ein sog. Retrieval-System. Im Grunde nichts anderes als eine Datenbank, die zu den Indizes noch digitale Dokumente (Bilder) speichert. Es wird eine entsprechende Suchanfrage bearbeitet und das Ergebnis angezeigt.
Dokumentenmanagementsysteme hingegen leisten darüber hinaus noch viel mehr. Wie der Name bereits sagt werden Dokumente „gemanaged“. Darunter versteht man Funktionen wie WorkFlow (Lenkung von Dokumenten), Versionierung, aber auch das digitale Stempeln von Belegen. Die Verknüpfung von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen zu einer kompakten Information zu einem Thema. Aber auch die Bereitstellung von Dokumenten für alle Nutzer und somit die Verwaltung der Bearbeitungsdaten und Anwenderberechtigungen.
Die Funktionen eines DMS sind sehr umfangreich und variieren je nach System. Deswegen ist es auch wichtig sich bei der Wahl umfassend beraten zu lassen und die eigenen Anforderungen zu kennen.
Dokumentenmanagement Systeme gibt es grundsätzlich in drei Varianten:
Welche Formen der elektronischen Archivierung gibt es?
Import in jedes DMS
Im Rahmen unseres Scanservices archivieren wir Ihre Belege softwareunabhängig, sodass Images und Indizes in jedes marktübliche Dokumentenmanagement System importiert werden können.
Die Datenübergabe erfolgt sicher per Download über unseren Transfer-Server. Wir haben unter anderem Expertise im Datenimport für Softwarelösungen der Anbieter: DocuWare, ELO, D3.develop, SAP, Enaio, Easy Archiv, Windream, Hyperarchiv, Amagno, DATEV.
DocuWare Cloud-Partner
Sollten Sie noch keine Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung einsetzen, beraten wir Sie gerne bei der Einführung eines DMS. Als DocuWare Cloud-Partner, bieten wir Ihnen eine attraktive Paketlösung bestehend aus Scanservice sowie DMS von DocuWare, einer der leistungsstärksten Softwareanwendungen zur digitalen Dokumentenarchivierung in der Cloud. Sie benötigen keine eigenen Serverkapazitäten.
DocuWare bietet zahlreiche Sicherheitsfunktionen, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und unterstützt Sie bei einer revisionssicheren und GoBD konformen Archivierung Ihrer Geschäftsbelege.
Ist die elektronische Archivierung gesetzlich geregelt?
Revisionssichere Dokumentenarchivierung
Für eine revisionssichere elektronische Archivierung muss Ihr Archivsystem eine Reihe gesetzliche Anforderungen erfüllen.
Es besteht die Archivierungspflicht steuerrelevanter Geschäftsbelege (digital oder analog). Welche Geschäftsdokumente archiviert werden müssen sowie deren Aufbewahrungsfristen (6 oder 10 Jahre) sind in der Abgabenordnung (AO) bzw. im Handelsgesetzbuch (HGB) festgehalten.
Der Aufbewahrungspflicht unterliegen u.a. Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Rechnungen oder auch Lageberichte. Ausführliche welche Unterlagen rein digital aufbewahrt werden dürfen und welche zwingend im Original vorgehalten werden müssen erfahren Sie auf unserer Infoseite zum Thema Aufbewahrungsfristen.
Darüber hinaus müssen elektronische Archivsysteme eine revisionssichere Aufbewahrung gewährleisten. Die Revisionssicherheit bezieht sich auf die Anforderung, dass archivierte Dokumente im Falle einer Prüfung oder Revision durch externe Stellen wie Finanzbehörden oder Wirtschaftsprüfer nachvollziehbar und unveränderbar sein müssen.
Nur dann hat ein elektronisches Archiv und die darin archivierten Dokumente auch vor dem Gesetzgeber, also zum Beispiel einer Finanzprüfung bestand und eine Vorlage der Originaldokumente ist nicht notwendig. Genau das sollte im Grunde auch das Ziel der elektronischen Archivierung sein.
Folgende Anforderungen werden an eine revisionssicher Archivierung gestellt:
- Unveränderbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständigkeit
- Langfristige Verfügbarkeit
- Sicherung der Daten
GoBD konform archivieren
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, stellen kein Gesetz dar, sondern regeln vielmehr die Art und Weise, wie die digitale Dokumentenarchivierung und elektronische Buchhaltung umzusetzen sind.
Sie legen unter anderem fest, wie elektronische Dokumente zu erfassen, zu speichern und aufzubewahren sind, um den Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit gerecht zu werden. Dazu gehören auch Anforderungen an die Datenorganisation, die Sicherung von Metadaten sowie die Möglichkeit zur maschinellen Auswertbarkeit der archivierten Daten.
Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie auf unserer Infoseite GoBD-konforme Archivierung.
Umsetzung elektronische Archivierung
Ist die Entscheidung schließlich für ein entsprechendes Dokumenten Management System gefallen, kann mit der Umsetzung der elektronischen Archivierung und dem Aufbau des digitalen Archivs begonnen werden.
Nach der Installation des Systems auf Ihrem Server, bzw. der Freischaltung und Einrichtung des Cloud Systems, sollten Sie zunächst mit einer Belegart starten. Gerade zu Beginn treten häufig noch kleinere Fehler auf, die im Vorfeld nur schwer absehbar waren. Wird beispielsweise zu Beginn lediglich die Belegart „Lieferscheine“ digitalisiert und im Archiv abgelegt, können Fehler anhand eines Dokumententyps leichter und schneller behoben werden.
Die Erfahrung aus diesem „Test“ hilft bei der Umsetzung weiterer Belegarten. Der Rest des Unternehmens bleibt so weiter handlungsfähig und es entsteht kein Bearbeitungsstau. Sind die Einstellungen und technischen Details festgelegt, folgt der nächste Schritt: Die Digitalisierung - also der Scan Ihrer Belege, Ordner und Dokumente. Damit die Unterlagen professionell, gesetzeskonform und perfekt auf Ihr System abgestimmt, gescannt werden, empfehlen wir Ihnen unseren Scanservice.
Wir scannen für Sie alle Dokumente ein und stellen Ihnen fertig importierbare Dateien bereit. Es entsteht kein Mehraufwand für Sie und Sie können sich weiter auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Welche Belege können digital archiviert werden?
Als erfahrener Scandienstleister digitalisieren für jegliche Geschäftsbelege für Sie – ob für den täglichen Gebrauch oder zur Langzeitarchivierung.
Insbesondere die elektronische Archivierung von Rechnungen nimmt einen stetig steigenden Stellenwert ein. Sowohl gescannte Papierrechnungen als auch E-Rechnungen lassen sich in einem digitalen Archiv streng nach GoBD aufbewahren, verwalten und in praktische Workflows zur Rechnungsverarbeitung innerhalb Ihres Unternehmens einbinden.
Darüber hinaus lassen sich zahlreiche weitere Belegarten, welche zuvor nur in Papierform vorlagen, digitalisieren und elektronisch speichern. Es besteht unter anderem die Möglichkeit der elektronischen Archivierung von Steuerunterlagen, medizinischen Aufzeichnungen, historischen Dokumenten sowie E-Mails und anderen digitalen Kommunikationsformen.
Des Weiteren scannen wir:
- Buchhaltungsunterlagen
- Rechnungen
- Allgemeine Korrespondenz und Schriftverkehr
- Versicherungsunterlagen
- Maschinenordner
- Großformate bis DIN A0 (Pläne und Zeichnungen)
- Mietakten
- Bauakten
- Immobilienakten
- Insolvenzakten
- Handakten
- Prozessakten
Wir übernehmen alle Tätigkeiten für Sie die bei der elektronischen Archivierung anfallen:
- Beleglogistik (Abholung der Belege)
- Belegaufbereitung (Vorbereitung für den Scanvorgang: Entklammern, aufkleben kleiner Belege wie Bons und Quittungen, ggf. Vorsortieren)
- Scan/Digitalisierung: Einscannen der Belege tagesaktuell mit Hochleistungsscannern, 100% vollständig und in höchster Qualität. (Duplex-Verfahren, Farbscans, 200 DPI)
- Datenerfassung: Auswertung der Suchkriterien und Begriffe zur Speicherung im Archiv (Indizierung, Kategorisierung, OCR)
- Ausgabe: Archivierung der Belege im DMS oder in der Cloud zur sofortigen Nutzung
- Lagerung der Originale bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist, abschließende Vernichtung der Originale oder Rücklieferung
Scandienstleister & Preise
Selbstverständlich können Sie Ihre Dokumente auch selbst einscannen. Bis zu gewissen Tagesmengen kann dies wirtschaftlicher Sein. Unseren Scanservice zur Digitalisierung empfehlen wir für Belegmengen ab 50 Blatt pro Tag, bzw. 250 Blatt pro Woche oder 1.000 Blatt pro Monat.
Bei dieser Menge ist die externe Digitalisierung durch uns als Scandienstleister wirtschaftlicher als im eigenen Betrieb.
Die Kosten für ein Archivierungsprojekt fallen dabei sehr individuell aus und hängen stark vom Umfang der gebuchten Leistungen sowie dem Zustand Ihrer Akten und Belege ab. Entscheidend für eine gelungene Überführung ihrer Unterlagen in ein elektronisches Archiv sind neben professioneller Software und hochwertiger Dokumentenscanner auch der Einsatz kompetenter und entsprechend geschulter Mitarbeiter im Scanzentrum.
Unser Preisrechner gibt Ihnen eine erste Einschätzung zum Aufwand und den Kosten Ihres Auftrags. Eine kostenlose Probearchivierung eines Belegquerschnitts bildet zudem die beste Möglichkeit, ein verlässliches Angebot für Sie zu erstellen.
Wir informieren Sie ausführlich über alle häufig gestellten Fragen zu unseren Scan- und Digitalisierungsservices und den zu erwartenden Kosten.
Sie binden bei Scandienstleistung kein eigenes Personal, und konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft. Wir liefern 100% verlässliche Qualität zu fest vereinbarten Terminen. Im Preis enthalten sind ALLE Tätigkeiten wie Aufbereitung, Scan, Datenerfassung, Archivierung, OCR, Aktenvernichtung.
Sprechen Sie uns gerne an und wir erstellen Ihnen ein auf Ihre Anforderungen speziell ausgerichtetes Angebot, gerne auch inklusive entsprechender Archivsoftware mit unserem DMS oder der DocuWare Cloud Lösung.
Elektronische Archivierung durch den Scanprofi
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