Elektronische Archivierung

Elektronische Archivierung

Elektronisches Archiv: Erläuterung und Einsatz

Was genau ist Elektronische Archivierung?

Wie setzt man das Digitale Archiv um und was ist nötig?

 

Unter der Elektronischen Archivierung versteht man grundsätzlich die Digitale Speicherung von ursprünglich analogen Unterlagen. Im Sinne von Steuerlich relevanten Unterlagen versteht man unter der Elektronischen Archivierung aber auch die Revisionssichere Speicherung der Buchhaltung und allen Unterlagen & Dokumenten die laut Gesetzgeber der Aufbewahrungspflicht gemäß GoBD / GDPDU (Grundsätze zur ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) unterliegen.

Was also analoge Dokumente betrifft, zumeist also Belege die  in einem Unternehmen eingehen, müssen diese Digitalisiert werden um im Sinne einer Elektronischen Archivierung aufbewahrt zu werden.

Digitale Dokumente die in einem Unternehmen erzeugt werden, sind nicht automatisch Elektronisch archiviert, sie werden per Import (Digitale Druckerschnittstelle, Dateiimport) in ein Elektronisches Archiv übernommen/gespeichert.

Vorteile Elektronischer Archivierung

Eine Elektronische Archivierung Ihrer Dokumente spart Platz, Zeit und Kosten.

Der Platzbedarf für 400 Ordner verringert sich beispielsweise auf eine DVD. Gemessen an heutigen Speicherkapazitäten ist die mögliche Platzersparnis unbegrenzt.

Die Suche nach Digital archivierten Dokumenten dauert nur wenige Sekunden. Dies macht sich besonders im Kundenservice oder bei Notfällen bemerkbar, in dem Sie dringend benötiget Informationen umgehend zur Verfügung und Einsicht haben.

Diese Zeitersparnis wirkt sich natürlich positiv auf Personalkosten aus. Zahlreiche Studien gehen davon aus, dass Mitarbeiter teilweise bis zu 10% Ihrer Arbeitszeit mit der Suche und Ablage von Dokumenten vergeuden. Letztlich sparen Sie aber auch durch geringeren Papierverbrauch, Porto und Druckkosten eine Menge Kosten ein.

Und dies sind nur ein paar der Vorteile durch Elektronische Archivierung. Dies betrifft im Übrigen nicht nur die Digitale Archivierung von aktuellen Dokumenten, sondern insbesondere auch die Digitalisierung und Archivierung von Bestandsakten und alten Archiven aus Ordner und Belegen.

Sprechen Sie uns gerne an, wir zeigen Ihnen die Vorteile und Ersparnisse die Sie mit unserer Scandienstleistung erzielen können. Wir Scannen und Digitalisieren u.a. Ihre Alten Akten als auch Ihre Tagespost. 

Archivierungssoftware

Es gibt heute eine Vielzahl an Software die Ihnen bei der Umsetzung der Elektronischen Archivierung hilft. Selbst für Privatanwender gibt es nützliche Tools die im Preis erschwinglich, wenn nicht sogar kostenlos sind.

Unternehmen wiederum sollten Ihre Anforderungen im Vorfeld ganz klar definieren, um sich für das geeignete Archivsystem entscheiden zu können.

 

Wichtige Anforderungen die Sie im Vorfeld einer Elektronischen Archivierung klären sollten:

  • Wieviele Benutzer sollen gleichzeitig auf Dokumente zugreifen können
  • Soll das Elektronische Archiv an verschiedenen Niederlassung zugänglich sein?
  • Sollen die archivierten Daten auch Mobil abrufbar sein?
  • Wie viele eingehende Belege sollen Digital Archiviert werden (täglich/wöchentlich/monatlich)
  • Aus welchen unterschiedlichen Quellen stammen die ausgehenden Belege (Windows, Office, Buchhaltung)
  • Welche unterschiedlichen Dokumententypen sollen Digital archiviert werden?
Elektronische Archivierung

Natürlich sind darüber hinaus weitere Punkte zu klären, vor allem auch sehr viele technische Details, aber wenn Sie Angaben zu den oberen sechs Punkten haben, sind Sie für ein erstes Gespräch zur Elektronischen Archivierung gut gerüstet.

Gerne unterstützen wir Sie bereits zu Beginn Ihrer Planungen und Definition Ihrer Anforderungen mit unseren mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Umsetzung Elektronischer Archivierung. 

Software Varianten zur Elektronischen Archivierung

Von Archivierungssoftware im klassischen sinne spricht man heute nicht mehr. Archivsysteme nennen sich heute „Dokumenten Management System“, oft wird nur die Abkürzung „DMS“ benutzt. Ein klassisches Archivsystem ist ein sog. Retrieval System. Im Grunde nichts anderes als eine Datenbank die zu den Indizes noch Digitale Dokumente (Bilder) speichert.

Es werden entsprechende Suchanfragen bearbeitet und das Ergebnis angezeigt.

Dokumentenmanagementsysteme hingegen leisten darüber hinaus noch viel mehr. Wie der Name besagt werden Dokumente „gemanaged“. Darunter versteht man Funktionen wie WorkFlow (Lenkung von Dokumenten), Versionierung, aber auch das digitale Stempeln von Belegen. Die Verknüpfung von Dokumenten aus unterschiedlich Quellen zu einer kompakten Information zu einem Thema. Aber auch die Bereitstellung von Dokumenten für alle Nutzer und somit die Verwaltung der Bearbeitungsdaten.

Alle Funktionen eines DMS aufzuführen würde hier zu weit führen.

Dokumentenmanagement Systeme gibt es grundsätzlich in drei Varianten:

  • On Premise

Unter „ON-Premise“ versteht man Software, die auf den unternehmen eigenen Servern installiert wird. Also die klassische Client-Server Technologie. Während auf dem Unternehmensserver die Datenbank sowie die eigentlich Dokumentensoftware installiert wird, wird auf jeden Client an dem ein Zugriff auf das Elektronische Archiv stattfinden soll, eine Client Version der Software installiert.

Auf dem Server werden entsprechende Lizenzdateien hinterlegt. Der Server verwaltet die Daten und Dokumente und stellt sie den Clients, also Benutzern über das Netzwerk zur Verfügung.

Der Server reguliert den Zugriff, überwacht Zugriffsrechte, und überwacht die Konsistenz der Digitalen Dokumente.  

Die Kosten für On-Premise Varianten sind für Unternehmen meist um ein vielfaches höher, als bei der später beschriebenen CLOUD Variante. Allerdings reicht die Preisskala für Loakl installierte Archivsoftware auch von 500,-€ für kleine Unternehmen bis hoch in den 6-stelligen Bereich für Konzernlösungen.

Ursprünglich waren On-Premise Lösungen ausschließlich über das interne Netzwerk verfügbar, mittlerweile stellen diese System aber auch Module bereit, die es ermöglich von außen auf das Digitale Archiv zuzugreifen. On-Premise mischt sich also teilweise mit der unter Punkt 2 beschriebenen CLOUD Variante.

 

  • Cloud / Online Archiv

Das Cloud Archiv ähnelt der On-Premise Lösung, mit einem gravierenden Unterschied: Der Dokumentenserver ist nicht Teil des Firmennetzwerks sondern wird extern angemietet.

Darüber hinaus gibt es im Bereich der Online Archive, also Cloud Varianten, noch zwei unterschiedliche Techniken:

  1. Zugriff auf Dokumentenserver per APP, also ebenfalls eine Client Software die lokal auf dem zugreifenden Gerät installiert wird.
  2. Zugriff per Browser: Eine Installation von Software, außer einem Browser, ist nicht notwendig.

Einige Cloud-DMS bieten beide Möglichkeiten, wobei der Schwerpunkt dann zumeist auf der APP-Variante liegt, und lediglich die Möglichkeit besteht per Browser eingeschränkt zu zugreifen.

Als Dienstleister für Elektronische Archivierung bieten wir Ihnen mit dem Amagno DMS eine Cloud Lösung, die Sie sowohl loakl installieren können, als auch zu günstigen monatlichen Pauschalen bei uns mieten können. Der Zugriff erfolgt dann über unseren eigenen Server in einem Deutschen Rechenzentrum. Bei Interesse an einer Präsentation oder einem kostenlosen Demo Zugang sprechen Sie uns gerne an.

  • DMS auf Datenträger

Die wohl seltenste Variante, aber durchaus eine mit Daseinsberechtigung: DMS auf Datenträger. Im Grunde sprechen wir hier aber wieder von einem klassischen Archivsystem.

Die Digitalen Dokumente (Indizes und Bilder) sind zusammen mit einer reduzierten Version eines Dokumenten Managements auf einem Datenträger gespeichert. Es können lediglich die Dokumente abgerufen werden, die sich auf dem Datenträger befinden. Und der Datenbestand kann weder verändert, noch erweitert werden.

Aber auch hierfür gibt es zahlreiche Anwendungsfälle.  Eine solche Variante kommt zum Einsatz wenn größere bestände an Altakten zuviel Platz beanspruchen und durch Digitalisierung weiterhin aufbewahrt werden können. Die Übernahme sehr alter Akten und Dokumente ist oftmals in einem DMS nicht gewünscht bzw. notwendig.

Im Grunde ist dies die ideale Möglichkeit und Lösung im wichtige Dokumente Langzeit zu archivieren und zu schützen. Sowohl vor Verlust als auch durch Beschädigung oder unbefugten Zugriff.

Aufbau eines Archivsystems

Unabhängig davon für welche Variante eines DMS, Sie sich für Ihre Elektronische Archivierung entscheiden, loakl installiert oder als Onlien Archiv in der Cloud, alle System haben eine Grundtechnik:

Es gibt einen Datenbankteil und einen sog. Bildteil.

Diese beiden Teile bilden das Elektronische Archiv, und nur dann sprechen wir von Elektronischer Archivierung.

In dem sog. Datenbankteil werden alle Informationen zu einem Dokument gespeichert, die Sie benötigen um es im Archiv recherchieren und anzeigen lassen zu können. Im Bereich der Buchhaltung sind dies meist Rechnungsnummern, Datum und Empfänger. Aber auch viele weitere Datenfelder, dies ist abhängig von der Technik die zur Elektronischen Archivierung der Belege eingesetzt wird.  

Zusätzlich ist im Datenbankteil ein Verweis auf das Digitale Dokument im sog. „Bildteil“ gespeichert.

Wenn Sie also nach Informationen oder Dokumenten suchen, so tun Sie dies immer im Datenbankteil des Elektronischen Archivs, erst wenn Sie das „Kommando“ zur Anzeige, Löschung, Drucken oder ähnlichen Aktion geben, wird das Dokument aus dem Bildteil geöffnet.  Und das ist auch der Grund, warum selbst bei großen Datenbeständen die Suche nach einzelnen Dokumenten selten länger als 2-3 Sekunden dauert. Leistungsfähige Datenbanken wie SQL sorgen dafür.

Für eine Elektronische Archivierung sind neben der schnellen Bereitstellung und effektiven Verwaltung von Digitalen Dokumenten aber auch Funktionen zur Zugriffssteuerung von großer Bedeutung. In vielen DMS können umfangreiche Berechtigungskonzepte definiert werden, die klar regeln welcher Benutzer auf welche Dokumente zugreifen darf und vor allem WAS er mit den Daten tun darf.

Ein Elektronisches Archivsystem in Form eines DMS überwacht auch Verzeichnisse um Dokumente umgehend nach deren Entstehung zu importieren, durch Versionierung wird dann zusätzlich gewährleistet das nur die aktuellste Version angezeigt wird, aber die Vorgängerversionen nachvollziehbar sind. Dies ist eine wichtige Funktion, die rechtliche Bedeutung hat. Was sonst noch aus rechtlicher Sicht zu beachten ist lesen Sie im folgenden Abschnitt. 

Rechtliche Aspekte

Für die richtige Umsetzung Elektronischer Archivierung, sind ein paar rechtliche Aspekte zu beachten. Nur dann hat ein Elektronisches archiv und die darin archivierten Dokumente auch vor dem gesetzgeber, also einer Finanzprüfung bestand, und eine Vorlage der Originaldokumente ist nicht notwendig. Und genau das sollte im Grunde auch Ziel für Elektronische Archivierung sein. 

Revisionssicherheit

                               Archivierte Dokumente und Informationen dürfen nicht mehr verändert werden.

                Dokumentationspflicht

                               Erfolgen Änderungen, müssen diese genau dokumentiert werden.

                Autorisierung

Es muss genau festgelegt sein WER, WANN, WIE und WARUM WAS mit welchen Daten und Informationen machen darf.

                Nachvollziehbarkeit

Ein Dokument muss eindeutig zu finden zu sein, der Aufbau der Indizes muss nachvollziehbar sein.

                Aufbewahrungspflicht

Es muss nicht nur sichergestellt sein, das die Archivierten Dokumente während der gesamten Aufbewahrungspflicht (10 Jahre und länger) jederzeit verfügbar sind, es muss auch geregelt sein das sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entsprechend gelöscht werden.

Diese Angaben und weitere sind in der GOBD & GDPDU klar festgelegt. Die GoBD fordert darüber hinaus eine sog. Verfahrensdokumentation, wenn Dokumente und Belege im Sinne des „ersetzenden Scannens“ digitalisiert und archiviert werden. Als ISO zertifizierter Scandienstleister können wir speziell für Sie abgestimmte Verfahrensdokumentationen zu Ihrer Verwendung gegenüber dem Gesetzgeber für Sie erstellen.

Wenn Sie uns mit dem Scannen Ihrer Dokumente und dem Aufbau Ihres Elektronischen Archivs beauftragen, sorgen wir für 100%ige Rechtssicherheit und Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben und Grundsätze.

Dies betrifft natürlich auch Teile der neuen DSGVO, mit Hilfe der Elektronischen Archivierung können auch deren Vorgaben leichter umgesetzt werden. Wir beraten Sie gerne.

Umsetzung

Ist die Entscheidung schließlich für ein entsprechendes Dokumenten Management System gefallen, kann mit der Umsetzung der Elektronischen Archivierung und dem Aufbau des Digitalen Archivs begonnen werden.

Nach der Installation des Systems auf Ihrem Server, bzw. der Freischaltung und Einrichtung des Cloud Systems, sollten Sie zunächst mit einer Belegart starten. Gerade zu Beginn treten häufig noch kleinere Fehler auf die im Vorfeld nur schwer absehbar waren. Wird beispielsweise zu Beginn lediglich die Belegart „Lieferscheine“ Digitalisiert und im Archiv abgelegt, können Fehler anhand eines Dokumententyps leichter und schneller behoben werden, und die Erfahrung daraus hilft bei der Umsetzung weiterer Belegarten. Und letztlich bleibt der Rest des Unternehmens so auch noch Handlungsfähig.

Als nächstes sollten Sie die konkrete Digitalisierung planen. Wir empfehlen Ihnen unseren Scanservice.

Wir übernehmen alle Tätigkeiten für Sie die bei der Elektronischen Archivierung anfallen:

  • Beleglogistik (Abholung der Belege)
  • Belegaufbereitung (Vorbereitung für den Scanvorgang: Entklammern, aufkleben kleiner Belege wie Bon´s und Quituungen, ggf. Vorsortieren)
  • Scan/Digitalisierung: Einscannen der Belege Tagesaktuell mit Hochleistungsscannern, 100% Vollständig und in höchster Qualität.
  • Datenerfassung: Auswertung der Suchkriterien und Begriffe zur Speicherung im Archiv
  • Ausgabe: Archivierung der Belege im DMS oder in der Cloud zur sofortigen Nutzung
  • Lagerung der Originale bis zur Vernichtung
  • Aktenvernichtung der Originale
  • Abschließende Vernichtung der Originale oder Rücklieferung

Selbstverständlich können Sie Ihre Dokumente auch selber einscannen, bis zu gewissen Tagesmengen kann dies wirtschaftlicher Sein. Unseren Scanservice zur Digitalisierung empgfehlen wir für Belegmengen ab 50 Blatt pro Tag, bzw. 250 Blatt pro Woche oder 1.000 Blatt pro Monat.

Bei dieser Menge ist die externe Digitalisierung durch uns als Scandienstleister wirtschaftlicher als im eigenen Betrieb.

Sie binden bei Scandienstleistung kein eigenes Personal, und konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft. Wir liefern 100% verlässliche Qualität zu fest vereinbarten Terminen.

Wir berechnen zwischen 0,019€ bis max. 0,03€ pro gescanntem Blatt.

Im Bereich der Aktenarchivierung berechnen wir 15,-€ pro Digital archiviertem Ordner.

Im Preis enthalten sind ALLE Tätigkeiten wie Aufbereitung, Scan, Datenerfassung, Archivierung, OCR, Aktenvernichtung.

Sprechen Sie uns gerne an und wir erstellen Ihnen ein auf Ihre Anforderungen speziell ausgerichtetes Angebot, gerne auch inklusive entsprechender Archivsoftware mit unserem DMS oder Cloud Lösung.

 

FAZIT

Elektronische Archivierung bietet unzählige Vorteile, viele zeigen sich individuell in der Praxis im Unternehmen. Wichtig ist eine gute Vorbereitung. Noch wichtiger der richtige Partner mit Know How an Ihrer Seite.

Gerne beraten wir Sie bei der Umsetzung der leketronischen Archivierugn in Ihrem Unternehmen.

 

 

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