Elektronische Archivierung

Unter der elektronischen Archivierung versteht man per Definition die digitale Speicherung von ursprünglich analogen oder bereits digital vorliegenden Unterlagen.

Im Bezug auf steuerlich relevante Unterlagen versteht man unter der elektronischen Archivierung generell die revisionssichere Speicherung bzw. revisionssichere Archivierung der Buchhaltung und allen Unterlagen & Dokumenten die laut Gesetzgeber der Aufbewahrungspflicht gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bzw. der GDPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) unterliegen.

Was bedeutet das für meine Belege?

Analoge Dokumente, also Belege die, in einem Unternehmen eingehen, zum Beispiel Briefe, Eingangsrechnungen, Lieferscheine etc.  müssen digitalisiert werden, um im Sinne einer elektronischen Archivierung aufbewahrt zu werden.

Digitale Dokumente, die in einem Unternehmen erzeugt werden, sind allerdings auch nicht automatisch elektronisch archiviert. Sie werden per Import (Digitale Druckerschnittstelle, Dateiimport) in elektronische Archive übernommen/gespeichert. Das zählt z.B. auch für Ihre E-Mails auf Ihrem PC.

Die elektronische Archivierung Ihrer Dokumente bietet zahlreiche Vorteile und spart Ihnen beispielsweise viel Platz, Zeit und Kosten.

Der Platzbedarf für 400 Ordner verringert sich beispielsweise auf eine DVD (4,7 GB). Durch die heutigen Speicherkapazitäten ist die mögliche Platzersparnis unbegrenzt. Kleine Festplatten gibt es bereits für einen erschwinglichen Preis mit einer Speicherkapazität von mehreren TB(Terabyte). 1 TB entspricht 1000 GB, also vielen DVDs.

Ein weiterer bedeutender Vorteil einer elektronischen Ablage ist die Zeitersparnis. Die Suche nach digital archivierten Dokumenten dauert nur wenige Sekunden. Dies macht sich besonders im Kundenservice oder bei Notfällen bemerkbar. In wenigen Minuten haben Sie alle dringend benötigten Informationen umgehend zur Verfügung und Einsicht.

Diese Zeitersparnis wirkt sich positiv auf Personalkosten aus, denn wie sagt man so schön? Zeit ist Geld! Zahlreiche Studien gehen davon aus, dass Mitarbeiter teilweise bis zu 10% Ihrer Arbeitszeit mit der Suche und Ablage von Dokumenten vergeuden.

Das sind aber natürlich nicht die einzigen Kosteneinsparungen. Elektronische Archivierung schont Ressourcen und senkt die Kosten für Verbrauchsmaterialien. Das macht sich schnell bemerkbar. Sie sparen Sie jeden Monat durch geringere Ausgaben für Papierverbrauch, Porto und Druckkosten eine Menge Geld.

Das sind nur ein paar der Vorteile durch elektronische Archivierung. Die Nutzen entstehen im Übrigen nicht nur die digitale Archivierung von aktuellen Dokumenten, sondern insbesondere auch durch die Digitalisierung und Archivierung von Bestandsakten und alten Archiven aus Ordnern und Belegen. Zudem ermöglicht die elektronische Langzeitarchivierung den ortsunabhängigen Zugriff auf die digitale Datenablage sowie gespeicherte Dokumente. In Zeiten von Homeoffice und Remote-Work ein gewichtiger Beitrag zur Effizienzsteigerung Ihres Unternehmens.

Sprechen Sie uns gerne an, wir zeigen Ihnen die Vorteile und Ersparnisse, die Sie mit unserer Scandienstleistung erzielen können. Unser Scanservice hilft Ihnen bei der Umstellung auf elektronische Archivierung. Wir scannen und digitalisieren Ihre alten Akten, Ordner und Bestandsakten, als auch Ihre Tagespost und tagesaktuellen Dokumente.

Unabhängig davon für welche Variante eines DMS, Sie sich für Ihre elektronische Archivierung entscheiden, lokal installiert oder als Online Archiv in der Cloud, alle Systeme haben eine Grundtechnik:

Es gibt einen Datenbankteil und einen sog. Bildteil.

Diese beiden Teile bilden das elektronische Archiv und nur dann sprechen wir von elektronischer Archivierung.

In dem sog. Datenbankteil werden alle Informationen zu einem Dokument gespeichert, die Sie benötigen, um es im Archiv recherchieren und anzeigen lassen zu können. Im Bereich der Buchhaltung sind gängige Recherchebegriffe z.B. Rechnungsnummern, Datum und Empfänger. Möglich sind aber viele weitere Datenfelder. Die Anzahl der möglichen Datenfelder bzw. erfassten Recherchebegriffe ist abhängig von der Technik, die zur elektronischen Archivierung der Belege eingesetzt wird und der Konfiguration des Systems.

Zusätzlich ist im Datenbankteil ein Verweis auf das digitale Dokument im sog. „Bildteil“ gespeichert.

Wenn Sie also nach Informationen oder Dokumenten suchen, so tun Sie dies immer im Datenbankteil des Elektronischen Archivs, erst wenn Sie das „Kommando“ zur Anzeige, zur Löschung, zum Drucken oder einer ähnlichen Aktion geben, wird das Dokument aus dem Bildteil geöffnet.  Das ist auch der Grund, warum selbst bei großen Datenbeständen die Suche nach einzelnen Dokumenten selten länger als 2-3 Sekunden dauert. Leistungsfähige Datenbanken wie SQL sorgen dafür.

Für eine elektronische Archivierung sind neben der schnellen Bereitstellung und effektiven Verwaltung von digitalen Dokumenten aber auch Funktionen zur Zugriffssteuerung von großer Bedeutung. In vielen DMS können umfangreiche Berechtigungskonzepte definiert werden, die klar regeln, welcher Benutzer auf welche Dokumente zugreifen darf und vor allem was er mit den Daten tun darf.

Ein elektronisches Archivsystem in Form eines DMS überwacht auch Verzeichnisse, um Dokumente umgehend nach deren Entstehung zu importieren. Durch Versionierung wird dann zusätzlich gewährleistet, dass nur die aktuelle Version angezeigt wird, aber die Vorgängerversionen nachvollziehbar sind. Dies ist eine wichtige Funktion, die rechtliche Bedeutung hat. Was sonst noch aus rechtlicher Sicht zu beachten ist lesen Sie im folgenden Abschnitt.

Das Wort Archivierungssoftware hört man heutzutage nicht mehr oft. Archivsysteme nennen sich heute „Dokumentenmanagement System“ und oft wird nur die Abkürzung „DMS“ benutzt. Allerdings ist der Name nicht die einzige Weiterentwicklung, die diese Systeme durchgemacht haben.

Ein klassisches Archivsystem ist ein sog. Retrieval-System. Im Grunde nichts anderes als eine Datenbank, die zu den Indizes noch digitale Dokumente (Bilder) speichert. Es wird eine entsprechende Suchanfrage bearbeitet und das Ergebnis angezeigt.

Dokumentenmanagementsysteme hingegen leisten darüber hinaus noch viel mehr. Wie der Name bereits sagt werden Dokumente „gemanaged“. Darunter versteht man Funktionen wie WorkFlow (Lenkung von Dokumenten), Versionierung, aber auch das digitale Stempeln von Belegen. Die Verknüpfung von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen zu einer kompakten Information zu einem Thema. Aber auch die Bereitstellung von Dokumenten für alle Nutzer und somit die Verwaltung der Bearbeitungsdaten und Anwenderberechtigungen.

Die Funktionen eines DMS sind sehr umfangreich und variieren je nach System. Deswegen ist es auch wichtig sich bei der Wahl umfassend beraten zu lassen und die eigenen Anforderungen zu kennen.

Dokumentenmanagement Systeme gibt es grundsätzlich in drei Varianten:

Im Rahmen unseres Scanservices erfolgt die elektronische Belegarchivierung softwareunabhängig, sodass Images und Indizes in jedes marktübliche Dokumentenmanagement System importiert werden können.

Die Dokumentenscans speichern wir wahlweise in den Dateiformaten PDF, TIFF, BMP oder JPG. Die Importdatei zur Einspeisung in Ihr DMS stellen wir in den Formaten CSV, Excel, XML oder in Form einer DAT-Datei bereit.

Die Datenübergabe erfolgt sicher per Download über einen SFTP-Server. Wir haben unter anderem Expertise im Datenimport für Softwarelösungen der Anbieter: DocuWare, ELO, D3.develop, SAP, Enaio, Easy Archiv, Windream, Hyperarchiv, Amagno, DATEV.

DocuWare Cloud-Partner

Sollten Sie noch keine Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung einsetzen, beraten wir Sie gerne bei der Einführung eines DMS. Als DocuWare Cloud-Partner, bieten wir Ihnen eine attraktive Paketlösung bestehend aus Scanservice sowie DMS von DocuWare, einer der leistungsstärksten Softwareanwendungen zur digitalen Dokumentenarchivierung in der Cloud. Sie benötigen keine eigenen Serverkapazitäten.

Mit DocuWare können Sie Dokumente elektronisch archivieren und zusammen mit weiteren digitalen Daten, wie beispielsweise Fotos oder Audiodateien, zentral und frei von Medienbrüchen verwalten. Die Suchfunktion ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Recherche anhand der Volltextsuche sowie der Verwendung von Platzhaltern und logischen Verknüpfungen.

Zudem unterstützt Sie DocuWare bei einer gesetzeskonformen und revisionssicheren Archivierung Ihrer Geschäftsbelege:

• Dokumentenverschlüsselung
• Zugriffskontrollen
• Auditing (Überwachung und Protokollierung von Änderungen)
• Georedundante Server (Schutz vor Naturkatastrophen)
• Versionsverwaltung
• Löschkonzepte (personenbezogene Daten werden gelöscht)

Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen nimmt beim Archivieren einen besonderen Stellenwert ein. Archivierungssoftware erleichtert Ihnen die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien (z.B. der DSGVO) erheblich im Vergleich zu einem manuellen Dokumentenmanagement.

Alle Prozesse, die innerhalb des Archivs durchgeführt werden, werden durch DocuWare lückenlos auditiert. Es ist protokolliert und nachvollziehbar, welcher Nutzer, zu welchem Zeitpunkt, welche Vorgänge an welchem Dokument durchgeführt hat.

Wie für eine revisionssichere Aufbewahrung vorgeschrieben, sind abgelegte Dokumente nicht veränderbar bzw. Zeitpunkt und Umfang einer Veränderung sind klar nachprüfbar. Auch eine genaue Verfahrensdokumentation ist so mühelos möglich.

Der Digitale Posteingang stellt einen weiteren richtungsweisenden Digitalisierungsprozess in Richtung papierlosem Büro dar. Wir scannen ihre Briefpost tagesaktuell und archivieren alle Briefe elektronisch. Neben allen weiteren archivierten Belegen haben Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsberechtigungen ortsunabhängigen Zugriff auf die täglichen Postsendungen.

Zeit- und kostenintensive Prozesse innerhalb Ihrer Poststelle entfallen gänzlich oder werden spürbar verschlankt und verkürzt. OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) ermöglicht die Volltextsuche innerhalb digitaler Briefe. Ihre elektronische Post lässt sich Problemlos in bestehende Workflows einbinden.

Für die richtige Umsetzung elektronischer Archivierung sind ein paar gesetzliche Anforderungen an Ihr Archivsystem zu beachten.

Nur dann hat ein elektronisches Archiv und die darin archivierten Dokumente auch vor dem Gesetzgeber, also zum Beispiel einer Finanzprüfung bestand und eine Vorlage der Originaldokumente ist nicht notwendig. Genau das sollte im Grunde auch das Ziel der elektronischen Archivierung sein. Es besteht die Archivierungspflicht steuerrelevanter Geschäftsbelege. Die Aufbewahrungsfristen (meist zwischen 6 und 10 Jahren) sind in der Abgabenordnung (A0) bzw. im Handelsgesetzbuch festgehalten.

Im Rahmen des ersetzenden Scannens akzeptiert der Gesetzgeber die elektronische Archivierung digital vorliegender Dokumente, wenn die technischen Standards nach TR RESISCAN erfüllt werden. Diese beinhalten unter anderem eine vollständige Übereinstimmung von Bild und Original (bildlich und inhaltlich) sowie eine dauerhaft gewährleistete Lesbarkeit der Daten.

Ist die Entscheidung schließlich für ein entsprechendes Dokumenten Management System gefallen, kann mit der Umsetzung der elektronischen Archivierung und dem Aufbau des digitalen Archivs begonnen werden.

Nach der Installation des Systems auf Ihrem Server, bzw. der Freischaltung und Einrichtung des Cloud Systems, sollten Sie zunächst mit einer Belegart starten. Gerade zu Beginn treten häufig noch kleinere Fehler auf, die im Vorfeld nur schwer absehbar waren. Wird beispielsweise zu Beginn lediglich die Belegart „Lieferscheine“ digitalisiert und im Archiv abgelegt, können Fehler anhand eines Dokumententyps leichter und schneller behoben werden.

Die Erfahrung aus diesem „Test“ hilft bei der Umsetzung weiterer Belegarten. Der Rest des Unternehmens bleibt so weiter handlungsfähig und es entsteht kein Bearbeitungsstau. Sind die Einstellungen und technischen Details festgelegt, folgt der nächste Schritt: Die Digitalisierung - also der Scan Ihrer Belege, Ordner und Dokumente. Damit die Unterlagen professionell, gesetzeskonform und perfekt auf Ihr System abgestimmt, gescannt werden, empfehlen wir Ihnen unseren Scanservice.

Wir scannen für Sie alle Dokumente ein und stellen Ihnen fertig importierbare Dateien bereit. Es entsteht kein Mehraufwand für Sie und Sie können sich weiter auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Als erfahrener Scandienstleister digitalisieren für jegliche Geschäftsbelege für Sie – ob für den täglichen Gebrauch oder zur Langzeitarchivierung.

Insbesondere die elektronische Archivierung von Rechnungen nimmt einen stetig steigenden Stellenwert ein. Sowohl gescannte Papierrechnungen als auch E-Rechnungen lassen sich in einem digitalen Archiv streng nach GoBD aufbewahren, verwalten und in praktische Workflows zur Rechnungsverarbeitung innerhalb Ihres Unternehmens einbinden.

Darüber hinaus lassen sich zahlreiche weitere Belegarten, welche zuvor nur in Papierform vorlagen, digitalisieren und elektronisch speichern. Es besteht unter anderem die Möglichkeit der elektronischen Archivierung von Steuerunterlagen, medizinischen Aufzeichnungen, historischen Dokumenten sowie E-Mails und anderen digitalen Kommunikationsformen.

Des Weiteren scannen wir:

• Buchhaltungsunterlagen
• Allgemeine Korrespondenz und Schriftverkehr
• Versicherungsunterlagen
• Maschinenordner
• Großformate bis DIN A0 (Pläne und Zeichnungen)
• Mietakten
• Bauakten
• Immobilienakten
• Insolvenzakten
• Handakten
• Prozessakten

Selbstverständlich können Sie Ihre Dokumente auch selbst einscannen. Bis zu gewissen Tagesmengen kann dies wirtschaftlicher Sein. Unseren Scanservice zur Digitalisierung empfehlen wir für Belegmengen ab 50 Blatt pro Tag, bzw. 250 Blatt pro Woche oder 1.000 Blatt pro Monat.

Bei dieser Menge ist die externe Digitalisierung durch uns als Scandienstleister wirtschaftlicher als im eigenen Betrieb.

Die Kosten für ein Archivierungsprojekt fallen dabei sehr individuell aus und hängen stark vom Umfang der gebuchten Leistungen sowie dem Zustand Ihrer Akten und Belege ab. Entscheidend für eine gelungene Überführung ihrer Unterlagen in ein elektronisches Archiv sind neben professioneller Software und hochwertiger Dokumentenscanner auch der Einsatz kompetenter und entsprechend geschulter Mitarbeiter im Scanzentrum.

Unser Preisrechner gibt Ihnen eine erste Einschätzung zum Aufwand und den Kosten Ihres Auftrags. Eine kostenlose Probearchivierung eines Belegquerschnitts bildet zudem die beste Möglichkeit, ein verlässliches Angebot für Sie zu erstellen.

Wir informieren Sie ausführlich über alle häufig gestellten Fragen zu unseren Scan- und Digitalisierungsservices und den zu erwartenden Kosten.

Sie binden bei Scandienstleistung kein eigenes Personal, und konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft. Wir liefern 100% verlässliche Qualität zu fest vereinbarten Terminen. Im Preis enthalten sind ALLE Tätigkeiten wie Aufbereitung, Scan, Datenerfassung, Archivierung, OCR, Aktenvernichtung.

Sprechen Sie uns gerne an und wir erstellen Ihnen ein auf Ihre Anforderungen speziell ausgerichtetes Angebot, gerne auch inklusive entsprechender Archivsoftware mit unserem DMS oder der DocuWare Cloud Lösung.