
Elektronische Archivierung von Dokumenten
für ein papierloses Büro
Einfach und komfortabel mit unserem Scanservice
Mit Ihrer elektronischen Ablage alle gesetzlichen Vorgaben einhalten!
BDSG, GOBD, AO und DSGVO? Kennen wir! Da helfen wir Ihnen gerne!
Komplette Aktenordner oder einzelne Dokumente scannen wir für Sie!
Sämtliche Belege elektronisch archivieren
In höchster Qualität & zu fairen Preisen
Full-Service-Anbieter
Um die Logistik kümmern wir uns für Sie!
Abholungen deutschlandweit, professionell und sicher
Erläuterung und Einsatz
Unter der elektronischen Archivierung versteht man per Definition die digitale Speicherung von ursprünglich analogen oder bereits digital vorliegenden Unterlagen.
Im Bezug auf steuerlich relevante Unterlagen versteht man unter der elektronischen Archivierung generell die revisionssichere Speicherung bzw. revisionssichere Archivierung der Buchhaltung und allen Unterlagen & Dokumenten die laut Gesetzgeber der Aufbewahrungspflicht gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bzw. der GDPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) unterliegen.
Was bedeutet das für meine Belege?
Analoge Dokumente, also Belege die, in einem Unternehmen eingehen, zum Beispiel Briefe, Eingangsrechnungen, Lieferscheine etc. müssen digitalisiert werden, um im Sinne einer elektronischen Archivierung aufbewahrt zu werden.
Digitale Dokumente, die in einem Unternehmen erzeugt werden, sind allerdings auch nicht automatisch elektronisch archiviert. Sie werden per Import (Digitale Druckerschnittstelle, Dateiimport) in elektronische Archive übernommen/gespeichert. Das zählt z.B. auch für Ihre E-Mails auf Ihrem PC.
Wieso elektronische Archivierung?
Die elektronische Archivierung Ihrer Dokumente bietet zahlreiche Vorteile und spart Ihnen beispielsweise viel Platz, Zeit und Kosten.
Der Platzbedarf für 400 Ordner verringert sich beispielsweise auf eine DVD (4,7 GB). Durch die heutigen Speicherkapazitäten ist die mögliche Platzersparnis unbegrenzt. Kleine Festplatten gibt es bereits für einen erschwinglichen Preis mit einer Speicherkapazität von mehreren TB(Terabyte). 1 TB entspricht 1000 GB, also vielen DVDs.
Ein weiterer bedeutender Vorteil einer elektronischen Ablage ist die Zeitersparnis. Die Suche nach digital archivierten Dokumenten dauert nur wenige Sekunden. Dies macht sich besonders im Kundenservice oder bei Notfällen bemerkbar. In wenigen Minuten haben Sie alle dringend benötigten Informationen umgehend zur Verfügung und Einsicht.
Diese Zeitersparnis wirkt sich positiv auf Personalkosten aus, denn wie sagt man so schön? Zeit ist Geld! Zahlreiche Studien gehen davon aus, dass Mitarbeiter teilweise bis zu 10% Ihrer Arbeitszeit mit der Suche und Ablage von Dokumenten vergeuden.
Das sind aber natürlich nicht die einzigen Kosteneinsparungen. Elektronische Archivierung schont Ressourcen und senkt die Kosten für Verbrauchsmaterialien. Das macht sich schnell bemerkbar. Sie sparen Sie jeden Monat durch geringere Ausgaben für Papierverbrauch, Porto und Druckkosten eine Menge Geld.
Das sind nur ein paar der Vorteile durch elektronische Archivierung. Die Nutzen entstehen im Übrigen nicht nur die digitale Archivierung von aktuellen Dokumenten, sondern insbesondere auch durch die Digitalisierung und Archivierung von Bestandsakten und alten Archiven aus Ordnern und Belegen. Zudem ermöglicht die elektronische Langzeitarchivierung den ortsunabhängigen Zugriff auf die digitale Datenablage sowie gespeicherte Dokumente. In Zeiten von Homeoffice und Remote-Work ein gewichtiger Beitrag zur Effizienzsteigerung Ihres Unternehmens.
Sprechen Sie uns gerne an, wir zeigen Ihnen die Vorteile und Ersparnisse, die Sie mit unserer Scandienstleistung erzielen können. Unser Scanservice hilft Ihnen bei der Umstellung auf elektronische Archivierung. Wir scannen und digitalisieren Ihre alten Akten, Ordner und Bestandsakten, als auch Ihre Tagespost und tagesaktuellen Dokumente.
Archivierungssoftware
Es gibt heute eine Vielzahl an Software, die Ihnen bei der Umsetzung der elektronischen Archivierung hilft. Selbst für Privatanwender bzw. Einzelunternehmer und kleiner Unternehmen gibt es nützliche Tools, die im Preis erschwinglich, wenn nicht sogar kostenlos sind.
Unternehmen mit mehreren Abteilungen und größeren internen Strukturen sollten Ihre Anforderungen im Vorfeld ganz klar definieren, um sich für das geeignete Archivsystem entscheiden zu können.
Wichtige Anforderungen, die Sie im Vorfeld einer elektronischen Ablage klären sollten:
- Wie viele Benutzer sollen gleichzeitig auf Dokumente zugreifen können?
- Soll das elektronische Archiv an verschiedenen Niederlassungen zugänglich sein?
- Sollen die archivierten Daten auch mobil abrufbar sein?
- Wie viele eingehende Belege sollen digital archiviert werden? (täglich/wöchentlich/monatlich)
- Aus welchen unterschiedlichen Quellen stammen die ausgehenden Belege? (Windows, Office, Buchhaltung)
- Welche unterschiedlichen Dokumententypen sollen digital archiviert werden?

Darüber hinaus sind weitere Punkte zu klären. Vor allem einige technische Details, aber wenn Sie Angaben zu den oberen sechs Punkten haben, sind Sie für ein erstes Gespräch zur elektronischen Archivierung gut gerüstet.
Gerne unterstützen wir Sie bereits zu Beginn Ihrer Planungen und Definition Ihrer Anforderungen mit unseren mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Umsetzung elektronischer und innovativer Archivierungsstrategien.
Elektronische Archivierung für Ihr Unternehmen? Fragen Sie jetzt bei uns an!
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!Aufbau eines Archivsystems
Unabhängig davon für welche Variante eines DMS, Sie sich für Ihre elektronische Archivierung entscheiden, lokal installiert oder als Online Archiv in der Cloud, alle Systeme haben eine Grundtechnik:
Es gibt einen Datenbankteil und einen sog. Bildteil.
Diese beiden Teile bilden das elektronische Archiv und nur dann sprechen wir von elektronischer Archivierung.
In dem sog. Datenbankteil werden alle Informationen zu einem Dokument gespeichert, die Sie benötigen, um es im Archiv recherchieren und anzeigen lassen zu können. Im Bereich der Buchhaltung sind gängige Recherchebegriffe z.B. Rechnungsnummern, Datum und Empfänger. Möglich sind aber viele weitere Datenfelder. Die Anzahl der möglichen Datenfelder bzw. erfassten Recherchebegriffe ist abhängig von der Technik, die zur elektronischen Archivierung der Belege eingesetzt wird und der Konfiguration des Systems.
Zusätzlich ist im Datenbankteil ein Verweis auf das digitale Dokument im sog. „Bildteil“ gespeichert.
Wenn Sie also nach Informationen oder Dokumenten suchen, so tun Sie dies immer im Datenbankteil des Elektronischen Archivs, erst wenn Sie das „Kommando“ zur Anzeige, zur Löschung, zum Drucken oder einer ähnlichen Aktion geben, wird das Dokument aus dem Bildteil geöffnet. Das ist auch der Grund, warum selbst bei großen Datenbeständen die Suche nach einzelnen Dokumenten selten länger als 2-3 Sekunden dauert. Leistungsfähige Datenbanken wie SQL sorgen dafür.
Für eine elektronische Archivierung sind neben der schnellen Bereitstellung und effektiven Verwaltung von digitalen Dokumenten aber auch Funktionen zur Zugriffssteuerung von großer Bedeutung. In vielen DMS können umfangreiche Berechtigungskonzepte definiert werden, die klar regeln, welcher Benutzer auf welche Dokumente zugreifen darf und vor allem was er mit den Daten tun darf.
Ein elektronisches Archivsystem in Form eines DMS überwacht auch Verzeichnisse, um Dokumente umgehend nach deren Entstehung zu importieren. Durch Versionierung wird dann zusätzlich gewährleistet, dass nur die aktuelle Version angezeigt wird, aber die Vorgängerversionen nachvollziehbar sind. Dies ist eine wichtige Funktion, die rechtliche Bedeutung hat. Was sonst noch aus rechtlicher Sicht zu beachten ist lesen Sie im folgenden Abschnitt.
Software zur elektronischen Archivierung
Das Wort Archivierungssoftware hört man heutzutage nicht mehr oft. Archivsysteme nennen sich heute „Dokumentenmanagement System“ und oft wird nur die Abkürzung „DMS“ benutzt. Allerdings ist der Name nicht die einzige Weiterentwicklung, die diese Systeme durchgemacht haben.
Ein klassisches Archivsystem ist ein sog. Retrieval-System. Im Grunde nichts anderes als eine Datenbank, die zu den Indizes noch digitale Dokumente (Bilder) speichert. Es wird eine entsprechende Suchanfrage bearbeitet und das Ergebnis angezeigt.
Dokumentenmanagementsysteme hingegen leisten darüber hinaus noch viel mehr. Wie der Name bereits sagt werden Dokumente „gemanaged“. Darunter versteht man Funktionen wie WorkFlow (Lenkung von Dokumenten), Versionierung, aber auch das digitale Stempeln von Belegen. Die Verknüpfung von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen zu einer kompakten Information zu einem Thema. Aber auch die Bereitstellung von Dokumenten für alle Nutzer und somit die Verwaltung der Bearbeitungsdaten und Anwenderberechtigungen.
Die Funktionen eines DMS sind sehr umfangreich und variieren je nach System. Deswegen ist es auch wichtig sich bei der Wahl umfassend beraten zu lassen und die eigenen Anforderungen zu kennen.
Dokumentenmanagement Systeme gibt es grundsätzlich in drei Varianten:
On Premise
Unter „ON-Premise“ versteht man Software, die auf den unternehmen eigenen Servern installiert wird. Also die klassische Client-Server Technologie. Während auf dem Unternehmensserver die Datenbank sowie die eigentliche Dokumentensoftware installiert wird, wird auf jedem Rechner, an dem ein Zugriff auf das elektronische Archiv stattfinden soll, eine Client Version der Software installiert.
Auf dem Server werden entsprechende Lizenzdateien hinterlegt. Der Server verwaltet die Daten und Dokumente und stellt sie den Clients, also Benutzern über das Netzwerk zur Verfügung.
Der Server reguliert den Zugriff, überwacht Zugriffsrechte, und überwacht die Konsistenz der digitalen Dokumente.
Die Kosten für On-Premise Varianten sind für Unternehmen meist um ein Vielfaches höher als bei z.B. einer CLOUD bzw. SAAS (Software As a Service) Variante. Trotzdem reicht die Preisskala für lokal installierte Archivsoftware von 500,-€ für kleine Unternehmen bis hoch in den 6-stelligen Bereich für Konzernlösungen.
Ursprünglich waren On-Premise Lösungen ausschließlich über das interne Netzwerk verfügbar, mittlerweile stellen diese Systeme aber auch Module bereit, die es ermöglichen von außen auf das digitale Archiv zuzugreifen
Cloud / Online Archiv
Das Cloud Archiv ähnelt der On-Premise Lösung, mit einem gravierenden Unterschied: Der Dokumentenserver ist nicht Teil des Firmennetzwerkes, sondern wird extern angemietet.
Darüber hinaus gibt es im Bereich der Online Archive, also Cloud Varianten, noch zwei unterschiedliche Techniken:
- Zugriff auf Dokumentenserver per APP, also ebenfalls eine Client Software die lokal auf dem zugreifenden Gerät installiert wird.
- Zugriff per Browser: Eine Installation von Software, außer einem Browser, ist nicht notwendig.
Einige Cloud-DMS bieten beide Möglichkeiten, wobei der Schwerpunkt dann zumeist auf einer Variante liegt und lediglich die Möglichkeit besteht per Browser oder App eingeschränkt zu zugreifen.
Als Dienstleister für elektronische Archivierung empfehlen wir Ihnen die DocuWare Cloud als wirtschaftliche Lösung, mit dem in unseren Augen besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Für mehr Informationen sprechen Sie uns gerne an.
DMS auf Datenträger
Die wohl seltenste Variante und auch etwas in die Jahre gekommen, aber durchaus eine mit Daseinsberechtigung: DMS auf Datenträger. Im Grunde sprechen wir hier aber wieder von einem klassischen Archivsystem.
Die digitalen Dokumente (Indizes und Bilder) sind zusammen mit einer reduzierten Version eines Dokumenten Managements auf einem optischen Datenträger gespeichert. Es können lediglich die Dokumente abgerufen werden, die sich auf dem Datenträger befinden. Und der Datenbestand kann weder verändert, noch erweitert werden.
Aber auch hierfür gibt es zahlreiche Anwendungsfälle. Eine solche Variante kommt zum Einsatz, wenn größere bestände an Altakten zu viel Platz beanspruchen und durch Digitalisierung weiterhin aufbewahrt werden können. Die Übernahme sehr alter Akten und Dokumente ist oftmals in einem DMS nicht gewünscht oder nicht notwendig.
Im Grunde ist dies die ideale Möglichkeit und Lösung, um wichtige Dokumente Langzeit zu archivieren und zu schützen. Sowohl vor Verlust als auch vor Beschädigung oder unbefugten Zugriff.
Auf Ihre Anforderungen zugeschnitten
Im Rahmen unseres Scanservices erfolgt die elektronische Belegarchivierung softwareunabhängig, sodass Images und Indizes in jedes marktübliche Dokumentenmanagement System importiert werden können.
Die Dokumentenscans speichern wir wahlweise in den Dateiformaten PDF, TIFF, BMP oder JPG. Die Importdatei zur Einspeisung in Ihr DMS stellen wir in den Formaten CSV, Excel, XML oder in Form einer DAT-Datei bereit.
Die Datenübergabe erfolgt sicher per Download über einen SFTP-Server. Wir haben unter anderem Expertise im Datenimport für Softwarelösungen der Anbieter: DocuWare, ELO, D3.develop, SAP, Enaio, Easy Archiv, Windream, Hyperarchiv, Amagno, DATEV.
DocuWare Cloud-Partner
Sollten Sie noch keine Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung einsetzen, beraten wir Sie gerne bei der Einführung eines DMS. Als DocuWare Cloud-Partner, bieten wir Ihnen eine attraktive Paketlösung bestehend aus Scanservice sowie DMS von DocuWare, einer der leistungsstärksten Softwareanwendungen zur digitalen Dokumentenarchivierung in der Cloud. Sie benötigen keine eigenen Serverkapazitäten.
Mit DocuWare können Sie Dokumente elektronisch archivieren und zusammen mit weiteren digitalen Daten, wie beispielsweise Fotos oder Audiodateien, zentral und frei von Medienbrüchen verwalten. Die Suchfunktion ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Recherche anhand der Volltextsuche sowie der Verwendung von Platzhaltern und logischen Verknüpfungen.
Zudem unterstützt Sie DocuWare bei einer gesetzeskonformen und revisionssicheren Archivierung Ihrer Geschäftsbelege:
- Dokumentenverschlüsselung
- Zugriffskontrollen
- Auditing (Überwachung und Protokollierung von Änderungen)
- Georedundante Server (Schutz vor Naturkatastrophen)
- Versionsverwaltung
- Löschkonzepte (personenbezogene Daten werden gelöscht)
Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen nimmt beim Archivieren einen besonderen Stellenwert ein. Archivierungssoftware erleichtert Ihnen die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien (z.B. der DSGVO) erheblich im Vergleich zu einem manuellen Dokumentenmanagement.
Alle Prozesse, die innerhalb des Archivs durchgeführt werden, werden durch DocuWare lückenlos auditiert. Es ist protokolliert und nachvollziehbar, welcher Nutzer, zu welchem Zeitpunkt, welche Vorgänge an welchem Dokument durchgeführt hat.
Wie für eine revisionssichere Aufbewahrung vorgeschrieben, sind abgelegte Dokumente nicht veränderbar bzw. Zeitpunkt und Umfang einer Veränderung sind klar nachprüfbar. Auch eine genaue Verfahrensdokumentation ist so mühelos möglich.
Wir scannen Ihre tägliche Eingangspost
Der Digitale Posteingang stellt einen weiteren richtungsweisenden Digitalisierungsprozess in Richtung papierlosem Büro dar. Wir scannen ihre Briefpost tagesaktuell und archivieren alle Briefe elektronisch. Neben allen weiteren archivierten Belegen haben Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsberechtigungen ortsunabhängigen Zugriff auf die täglichen Postsendungen.
Zeit- und kostenintensive Prozesse innerhalb Ihrer Poststelle entfallen gänzlich oder werden spürbar verschlankt und verkürzt. OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) ermöglicht die Volltextsuche innerhalb digitaler Briefe. Ihre elektronische Post lässt sich Problemlos in bestehende Workflows einbinden.
Gesetzeskonforme Archivierung
Für die richtige Umsetzung elektronischer Archivierung sind ein paar gesetzliche Anforderungen an Ihr Archivsystem zu beachten.
Nur dann hat ein elektronisches Archiv und die darin archivierten Dokumente auch vor dem Gesetzgeber, also zum Beispiel einer Finanzprüfung bestand und eine Vorlage der Originaldokumente ist nicht notwendig. Genau das sollte im Grunde auch das Ziel der elektronischen Archivierung sein. Es besteht die Archivierungspflicht steuerrelevanter Geschäftsbelege. Die Aufbewahrungsfristen (meist zwischen 6 und 10 Jahren) sind in der Abgabenordnung (A0) bzw. im Handelsgesetzbuch festgehalten.
Im Rahmen des ersetzenden Scannens akzeptiert der Gesetzgeber die elektronische Archivierung digital vorliegender Dokumente, wenn die technischen Standards nach TR RESISCAN erfüllt werden. Diese beinhalten unter anderem eine vollständige Übereinstimmung von Bild und Original (bildlich und inhaltlich) sowie eine dauerhaft gewährleistete Lesbarkeit der Daten.

Revisionssicherheit
Archivierte Dokumente und Informationen dürfen nicht mehr verändert werden.
Dokumentationspflicht
Erfolgen Änderungen, müssen diese genau dokumentiert werden.
Autorisierung
Es muss genau festgelegt sein WER, WANN, WIE und WARUM, WAS mit welchen Daten und Informationen machen darf.
Nachvollziehbarkeit
Ein Dokument muss eindeutig zu finden zu sein. Der Aufbau der Indizes muss nachvollziehbar sein.
Aufbewahrungspflicht
Es muss nicht nur sichergestellt sein, dass die archivierten Dokumente während der gesamten Aufbewahrungspflicht (10 Jahre und länger) jederzeit verfügbar sind, es muss auch geregelt sein das sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entsprechend gelöscht werden.
Diese Angaben und weitere sind in der GoBD & GDPDU klar festgelegt. Die GoBD fordert darüber hinaus eine sog. Verfahrensdokumentation, wenn Dokumente und Belege im Sinne des ersetzenden Scannens digitalisiert und archiviert werden. Als erfahrener Scandienstleister können wir speziell für Sie abgestimmte Verfahrensdokumentationen zu Ihrer Verwendung gegenüber dem Gesetzgeber für Sie erstellen.
Wenn Sie uns mit dem Scannen Ihrer Dokumente und dem Aufbau Ihres elektronischen Archivs beauftragen, sorgen wir für 100%ige Rechtssicherheit und Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben und Grundsätze.
Dies betrifft selbstverständlich ebenfalls die Vorgaben der DSGVO. Mit Hilfe der elektronischen Archivierung können auch diese Datenschutz Vorgaben leichter umgesetzt werden.
Umsetzung elektronische Archivierung
Ist die Entscheidung schließlich für ein entsprechendes Dokumenten Management System gefallen, kann mit der Umsetzung der elektronischen Archivierung und dem Aufbau des digitalen Archivs begonnen werden.
Nach der Installation des Systems auf Ihrem Server, bzw. der Freischaltung und Einrichtung des Cloud Systems, sollten Sie zunächst mit einer Belegart starten. Gerade zu Beginn treten häufig noch kleinere Fehler auf, die im Vorfeld nur schwer absehbar waren. Wird beispielsweise zu Beginn lediglich die Belegart „Lieferscheine“ digitalisiert und im Archiv abgelegt, können Fehler anhand eines Dokumententyps leichter und schneller behoben werden.
Die Erfahrung aus diesem „Test“ hilft bei der Umsetzung weiterer Belegarten. Der Rest des Unternehmens bleibt so weiter handlungsfähig und es entsteht kein Bearbeitungsstau. Sind die Einstellungen und technischen Details festgelegt, folgt der nächste Schritt: Die Digitalisierung - also der Scan Ihrer Belege, Ordner und Dokumente. Damit die Unterlagen professionell, gesetzeskonform und perfekt auf Ihr System abgestimmt, gescannt werden, empfehlen wir Ihnen unseren Scanservice.
Wir scannen für Sie alle Dokumente ein und stellen Ihnen fertig importierbare Dateien bereit. Es entsteht kein Mehraufwand für Sie und Sie können sich weiter auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Wir scannen Ihre Belege und archivieren elektronisch
Als erfahrener Scandienstleister digitalisieren für jegliche Geschäftsbelege für Sie – ob für den täglichen Gebrauch oder zur Langzeitarchivierung.
Insbesondere die elektronische Archivierung von Rechnungen nimmt einen stetig steigenden Stellenwert ein. Sowohl gescannte Papierrechnungen als auch E-Rechnungen lassen sich in einem digitalen Archiv streng nach GoBD aufbewahren, verwalten und in praktische Workflows zur Rechnungsverarbeitung innerhalb Ihres Unternehmens einbinden.
Darüber hinaus lassen sich zahlreiche weitere Belegarten, welche zuvor nur in Papierform vorlagen, digitalisieren und elektronisch speichern. Es besteht unter anderem die Möglichkeit der elektronischen Archivierung von Steuerunterlagen, medizinischen Aufzeichnungen, historischen Dokumenten sowie E-Mails und anderen digitalen Kommunikationsformen.
Des Weiteren scannen wir:
- Buchhaltungsunterlagen
- Allgemeine Korrespondenz und Schriftverkehr
- Versicherungsunterlagen
- Maschinenordner
- Großformate bis DIN A0 (Pläne und Zeichnungen)
- Mietakten
- Bauakten
- Immobilienakten
- Insolvenzakten
- Handakten
- Prozessakten
Wir übernehmen alle Tätigkeiten für Sie die bei der elektronischen Archivierung anfallen:
- Beleglogistik (Abholung der Belege)
- Belegaufbereitung (Vorbereitung für den Scanvorgang: Entklammern, aufkleben kleiner Belege wie Bons und Quittungen, ggf. Vorsortieren)
- Scan/Digitalisierung: Einscannen der Belege tagesaktuell mit Hochleistungsscannern, 100% vollständig und in höchster Qualität. (Duplex-Verfahren, Farbscans, 200 DPI)
- Datenerfassung: Auswertung der Suchkriterien und Begriffe zur Speicherung im Archiv (Indizierung, Kategorisierung, OCR)
- Ausgabe: Archivierung der Belege im DMS oder in der Cloud zur sofortigen Nutzung
- Lagerung der Originale bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist, abschließende Vernichtung der Originale oder Rücklieferung
Scandienstleister & Preise
Selbstverständlich können Sie Ihre Dokumente auch selbst einscannen. Bis zu gewissen Tagesmengen kann dies wirtschaftlicher Sein. Unseren Scanservice zur Digitalisierung empfehlen wir für Belegmengen ab 50 Blatt pro Tag, bzw. 250 Blatt pro Woche oder 1.000 Blatt pro Monat.
Bei dieser Menge ist die externe Digitalisierung durch uns als Scandienstleister wirtschaftlicher als im eigenen Betrieb.
Die Kosten für ein Archivierungsprojekt fallen dabei sehr individuell aus und hängen stark vom Umfang der gebuchten Leistungen sowie dem Zustand Ihrer Akten und Belege ab. Entscheidend für eine gelungene Überführung ihrer Unterlagen in ein elektronisches Archiv sind neben professioneller Software und hochwertiger Dokumentenscanner auch der Einsatz kompetenter und entsprechend geschulter Mitarbeiter im Scanzentrum.
Unser Preisrechner gibt Ihnen eine erste Einschätzung zum Aufwand und den Kosten Ihres Auftrags. Eine kostenlose Probearchivierung eines Belegquerschnitts bildet zudem die beste Möglichkeit, ein verlässliches Angebot für Sie zu erstellen.
Wir informieren Sie ausführlich über alle häufig gestellten Fragen zu unseren Scan- und Digitalisierungsservices und den zu erwartenden Kosten.
Sie binden bei Scandienstleistung kein eigenes Personal, und konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft. Wir liefern 100% verlässliche Qualität zu fest vereinbarten Terminen. Im Preis enthalten sind ALLE Tätigkeiten wie Aufbereitung, Scan, Datenerfassung, Archivierung, OCR, Aktenvernichtung.
Sprechen Sie uns gerne an und wir erstellen Ihnen ein auf Ihre Anforderungen speziell ausgerichtetes Angebot, gerne auch inklusive entsprechender Archivsoftware mit unserem DMS oder der DocuWare Cloud Lösung.
Elektronische Archivierung durch den Scanprofi
Melden Sie sich bei uns!
Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot!
Persönliche Beratung unter:
