
Bis zu 120.000 Blatt pro Tag
Format DIN A7 bis DIN A0
200 DPI für optimale Lesbarkeit
OCR-Texterkennung
Umfassende Indizierung, Metadatenerfassung
Kategorisierung nach Dokumententyp
Digitale Archivierung
Für jedes DMS oder vollindizierte PDF
Revisionssicher nach GoBD
ISO-zertifiziert nach DIN 9001:2015
Abholung durch eigenen Kurierdienst
Aktenvernichtung und Langzeitlagerung
Effizientes Dokumentenmanagement mit digitalen Akten
Digitalisierung ist das prägende Thema unserer Zeit und wirkt sich auf nahezu alle Wirtschafts- und Lebensbereiche aus. Insbesondere das Management von Dokumenten in Unternehmen und Behörden durchläuft eine umfassende digitale Transformation von Papierakte hin zu digitalen Akten.
Die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung bietet zahlreiche Vorteile: Der Lagerbedarf für analoge Aktenordner wird massiv gesenkt, Durchlaufzeiten von Dokumenten verkürzt und ein schneller ortsunabhängiger Zugriff auf relevante Informationen ermöglicht.
Darüber hinaus wird auch die Datensicherheit durch den Einsatz digitaler Akten deutlich erhöht. Zahlreiche Sicherheitsfunktionen verhindern den Zugriff unberechtigter Nutzer und schützen einfach vor Datenverlust durch physische Einflüsse.
Wir scannen Ordner, Belege und ganze Archive
Unser Scanservice für die Einführung einer elektronischen Verwaltung Ihrer Akten und Dokumente geht dabei über das bloße Digitalisieren von Papierakten hinaus. Die digitale Transformation ist datengetrieben, dafür erfassen wir strukturierte Daten und klassifizieren Belege nach Dokumententyp mit Hilfe von IDP (Intelligent Data Processing).
Auf dieser Seite erhalten Sie alle Informationen über unsere Scan- und Archivierungsleistungen zur Umsetzung sowie dem Arbeiten mit elektronischen Akten. Wir Informieren Sie ausführlich zu den Vorteilen der e-Akte, möglichen Anwendungsgebieten, dem digitalen Dokumentenmanagement sowie der Datenintegration in vernetzte Software.
Darüber hinaus wird der Ablauf unseres Scanservice detailliert dargestellt. Als ISO-zertifizierter Full-Service-Scandienstleister kümmern wir uns auf Wunsch um die Digitalisierung Ihrer Aktenordner von der Abholung bis zur datenschutzkonformen Vernichtung.
Was ist eine digitale Akte?
Digitale Akten sind im Grunde elektronische Abbilder analoger Papierakten. Der Inhalt digitaler Akten besteht dabei neben gescannten Papierunterlagen zusätzlich aus elektronisch erzeugten Dokumenten. Beispielsweise können Sie in einer e-Akte Ihre digitalisierte Briefpost gemeinsam mit Emails oder eingescannte Rechnungen zusammen mit e-Rechnungen ablegen.
Alle Dokumente werden zentral und frei von Medienbrüchen in einem gemeinsamen Dokumentenpool gespeichert. Ein Dokumentenmanagement-System dienst dabei als zentraler Ablage Ort und Informationssystem, in dem neben dem Bildteil eines Dokuments strukturierte Daten hinterlegt sind.
Um es auf den Punkt zu bringen: Aus einer Sammlung an Papieren wird eine Datenbank.
Anstatt Ordner zu wälzen oder PDF-Dateien mühselig zu durchsuchen, lassen sich mit Hilfe einer Software für digitales Dokumentenmanagement gezielte Datenabfragen durchführen, Prozesse automatisieren und elektronische Dokumente in Ihre Workflows integrieren.
Wie funktioniert das Arbeiten mit digitalen Akten?
Die Arbeit mit digitalen Akten erfolgt in mehreren Schritten vom Dokumenteneingang bis zur digitalen Archivierung. Analoge Unterlagen (Papierakten, Eingangspost etc.) werden dabei von uns gescannt und gemeinsam mit digitalen Daten (PDF-Dateien, Bilder, Videos) in der e-Akte abgelegt.
- Digitalisierungsvorgang: Wir scannen nach Ihren Vorgaben Akten, Belege oder auch Ihre tägliche Briefpost
- Datenerfassung: Nach Ihren Wünschen nehmen wir Datenextraktionen in Form von Indizierungen (Suchbegriffe) und OCR-Texterkennung vor und ordnen Metadaten (z.B. Dokumententyp, Datum) zu
- Dokumentenablage: Anhand von Metadaten werden Dokumentenscans gemeinsam mit digitalen Daten zentral im DMS abgelegt (dafür liefern wir Ihnen eine Indexdatei)
- Verwaltung abgelegter Unterlagen: Belege können nun schnell und einfach der jeweiligen digitalen Akten zugeordnet werden bzw. neue e-Akten erstellt werden
- Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung im Dokumentenmanagement System
e-Akte mit DocuWare
Als als zertifizierter DocuWare Cloud Partner bieten wir Ihnen eine umfassende Beratung zur nahtlosen Implementierung eines der leistungsstärksten und fortschrittlichsten cloudbasierten Dokumentenmanagementsysteme, das derzeit auf dem Markt verfügbar ist.
Darüber hinaus scannen wir natürlich für alle weiteren verfügbaren DMS.
Dazu zählen beispielsweise:
7 Gründe für die Einführung elektronischer Akten
Die Umstellung auf elektronische Akten (e-Akten) beendet Zettelwirtschaft in Ihrem Unternehmen und bietet weitere unschlagbare Vorteile:
- Platzersparnis: Digitale Akten nehmen keinen physischen Lagerraum ein
- Kostenersparnis: Personalaufwand und Lagerungskosten werden signifikant gesenkt
- Ortsunabhängiger Zugriff: Ihre Archivdaten werden in der Cloud gespeichert und sind jeder Zeit standortunabhängig abrufbar
- Effiziente Organisation: Die Erfassung strukturierter Daten (Suchbegriffe, Metadaten) ermöglicht ein schnelles Finden von Informationen mittels Datenabfragen statt langem Suchen in Papierbergen
- Erhöhte Sicherheit: Sensible Daten können z.B. durch Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden
- Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier schont Ressourcen und verringert den CO2-Fußabruck
- Vernetzung und Datenintegration: Die digitale Aktenführung ermöglicht eine schnelle und nahtlose Integration von digitalisierten Dokumenten in weitere Unternehmensanwendungen (z.B. ECM, ERP, CRM usw.)
Akten scannen lassen für die digitale Akte? Jetzt Angebot einholen!
Kontakt aufnehmen!Von Zettelwirtschaft zu digital in 3 Schritten
1. Scan der Papierdokumente
Unsere hochmoderne Scanlösung bewältigt problemlos auch große Mengen an Akten und Ordnern und ganze Archive. Mit einem täglichen Scanvolumen von etwa 120.000 Blatt - das entspricht etwa dem Inhalt von 300 Aktenordnern - garantieren wir erstklassige Ergebnisse.
Die perfekte Kombination aus leistungsstarker Software und hochwertiger Scanner-Hardware ermöglicht uns, große Papiermengen in kurzer Zeit bei hervorragender Qualität zu digitalisieren.
Wir scannen in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen, hochauflösend in 200 DPI (300 DPI optional), DIN-Formate DIN A7 (z.B. Visitenkarten) bis DIN A0 (z.B. Pläne).
Der Scanvorgang erfolgt im Duplex-Verfahren (beidseitig), wobei leere Rückseiten gelöscht werden.
Eine Doppeleinzugskontrolle verhindert den Verlust von Daten.
Scanparameter:
- Scan in 200 DPI
- Farbscans oder Schwarz-Weiß/Graustufen
- Duplex-Scanverfahren (beidseitig)
- Formate DIN A7 bis DIN A0
- Ausgabeformat der Images: PDF, JPG, TIFF, BMG
2. Erfassung strukturierter Daten
Mit Hilfe Hilfe einer automatischen Texterkennung (OCR) wird der Textinhalt der Dokumente erfasst und hinter dem Bild gespeichert oder auf Wunsch als separate Textdatei bereitgestellt. Dadurch werden PDF-Dateien Volltextsuchfähig.
Durch die Erfassung von Indizes und Metadaten wandeln wir Bilder in strukturierte, maschinenlesbare Daten um. Das ermöglicht gezielte Datenabfragen, Logikregeln und automatisierte Prozesse.
Unser herausragender Scanservice zeichnet sich durch eine präzise Kategorisierung und Klassifizierung aus. Wir ordnen den Dokumenten spezifische Typen zu, sodass benötigte Unterlagen leicht identifiziert, zugeordnet und angezeigt werden können. So wird Ihre Dokumentenverwaltung einfach und effizient.
Der Vorgang der Kategorisierung wird durch IDP (Intelligent Document Processing) unterstützt. Durch Techniken des maschinellen Lernens, werden Dokumententypen automatisch erkannt und entsprechend zugeordnet.
Die Erfassung folgender Schlagworte (Indizes) wird unter anderem häufig angefragt:
- Kundennummern
- Rechnungsnummern
- Datum (Eingangsdatum, Erstellungsdatum etc.)
- Kontaktdaten (Name, Adresse)
- Aktenzeichen/Referenznummer
Kategorisierungen nach folgenden Dokumentenarten werden häufig vorgenommen:
- Verträge
- Rechnungen
- Zahlungsbelege
- Korrespondenz
- Lieferscheine
3. Digitale Archivierung
Unabhängig von der verwendeten Software sind wir Experten im Scannen für alle gängigen Dokumentenmanagement-Systeme auf dem Markt. Die Metadaten werden in einer Indexdatei (z. B. CSV-, XML- oder DAT-Format) bereitgestellt, die perfekt mit der Importschnittstelle Ihres DMS kompatibel ist.
Bei der Strukturierung und Benennung der Archivdaten richten wir uns nach Ihren Aktenordnern und nutzen Informationen von Rückenschildern, Inhaltsverzeichnissen, Registerblättern und Trennlaschen. Unsere gründliche Herangehensweise gewährleistet eine nahtlose Integration in Ihr System und eine reibungslose Dokumentenverwaltung.
Erzeugte Images (Scans) und erfasste Indizes, Metadaten übermitteln wir Ihnen per:
- Download von passwortgeschütztem SFTP-Server (Datenverkehr ist verschlüsselt)
- Datenträger (DVD, externe Festplatte, CD-Rom etc.)
Revisionssicher und GoBD-konform
Genau wie bei einem analogen Aktenarchiv, sind auch bei der digitalen Verwaltung von Akten einige rechtliche Anforderungen in Bezug auf die Grundzüge ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sowie der Revisionssicherheit zu erfüllen und geltende Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Digitale Akten erweisen sich im Gegensatz zu Papierakten als deutlich geeigneter, den rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden.
Sicherheitsfunktionen zur Umsetzung rechtlicher Anforderungen:
- Manipulationsschutz: Abgelegte Dokumente können nicht mehr verändert werden
- Audit-Trail: Lückenlose Nachvollziehbarkeit von Vorgängen
- Backup und Wiederherstellung: Daten werden georedundant gespeichert und können notfalls wiederhergestellt werden
- Zugriffskontrolle: Es können Berechtigungen für den Zugriff auf eine elektronische Akte vergeben werden
- Verfahrensdokumentation: Abläufe sind transparent geregelt und Verantwortlichkeiten verteilt
Der Gesetzgeber erlaubt im Rahmen des ersetzenden Scannens die rein bildhafte digitale Verwahrung aufbewahrungspflichtiger Belege, sofern die Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) erfüllt werden. Die digitale Aktenführung ermöglicht es Ihnen, sich komplett von analogen Papierdokumenten und Aktenordnern zu trennen.
Wussten Sie, dass...
das Risiko eines Datendiebstahls bei der Archivierung analoger Aktenordner und Papierdokumente deutlich höher ist als bei der Dokumentenverwaltung in einem digitalen Archiv?
Datenverluste durch Cyberangriffe auf ein Cloud-Archiv sind vergleichsweise selten im Vergleich zum Verlust sensibler Informationen auf herkömmlichem Weg.
Gehen Sie auf Nummer Sicher - mit der Einführung der digitalen Akte!

Anwendungsbeispiele nach Branchen
Wohnungswirtschaft
- In der digitalen Mieterakte werden relevante Unterlagen eines Mieters bezüglich des Mietverhältnisses gespeichert (Mietvertrag, Selbstauskunft, Abrechnungsdokumente etc.)
Baubranche
- Digitale Bauakte enthält Unterlagen, welche für die Umsetzung eines Bauprojekts (Grundrisspläne, Bautagebuch, Statiken etc.) benötigt werden. Alle beteiligten Akteure können dabei ortsunabhängig auf die Bauakte zugreifen und Dokumente abrufen oder hinzufügen.
Human Resources (HR)
- Die digitale Personalakte enthält Dokumente eines Mitarbeiters, welche für das Arbeitsverhältnis in einem Unternehmen relevant sind (Arbeitsvertrag, Bewerbung, Lohnabrechnungen etc.)
Gesundheitswesen
- Die digitale Patientenakte ersetzt die analoge Gesundheitsakte und ist eine elektronische Zusammenstellung von medizinischen Informationen, Diagnosen, Behandlungsverläufen und Gesundheitsdaten eines Patienten.
Vertrieb
- In einer digitalen Kundenakte werden elektronische Kundendaten zu Kommunikationsverläufen, Transaktionen und weitere Informationen zu der jeweiligen Kundenbeziehung abgelegt.
Scanservice Ablauf
Kostenlose Probearchivierung
Für die verlässliche Erstellung eines Angebots bieten wir jedem Kunden die Möglichkeit einer kostenlosen Probearchivierung an. Dafür scannen wir pro Belegart einen Beispielordner oder einen Querschnitt der Belege und machen uns auf diesem Weg mit Ihren Aktenordnern vertraut. Dadurch erhalten Sie die Gelegenheit, das Endergebnis zu begutachten und eventuelle Anpassungen anzumerken.
Die Probeordner schicken wir im Anschluss an Sie zurück.
Die Probescans bilden die Grundlage für die Erstellung eines detaillierten und individuellen Angebots für die Digitalisierung Ihrer Dokumente. Alle Leistungen und Kostenpunkte werden erläutert.
Nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner!
Abholung der Aktenordner
Wir arbeiten mit eigenem Kurierdienst und holen alle Aktenordner auf Wunsch bei Ihnen vor Ort ab. Auch Verpackung und Protokollierung erfolgt durch unser geschultes Personal. Ihr Archivhut ist dabei zu jedem Zeitpunkt beaufsichtigt. Unsere Transporter sind zudem GPS-überwacht.
Die Abholung von kleineren Aktenbeständen kann in Kooperation mit unseren Logistikpartnern arrangiert werden.
Weiterführende Informationen zu Sicherheitsaspekten finden Sie auf unserer Infoseite zum Thema Sicherheit & Datenschutz.
Erfassung und Zwischenlagerung
Sobald die Ordner in unserem Sicherheitslager eintreffen, werden sie in eine Online-Datenbank eingetragen, die Ihnen zur Einsicht zur Verfügung steht.
Durch die Verwendung eines Barcodes erhält jeder Aktenordner eine einzigartige und fortlaufende Identifikationsnummer. Zusätzlich werden relevante Informationen wie Seitenanzahl, verantwortlicher Mitarbeiter und eventuelle Abweichungen in entsprechenden Aufzeichnungen festgehalten.
Sie können bei Bedarf jederzeit einzelne Ordner für einen kurzfristigen Scan-on-Demand anfordern.
Bevor der Scanprozess beginnt, werden Ihre Dokumente zunächst unter Sicherheitsmaßnahmen eingelagert.
Aufbereitung der Belege
Vor dem Scannen werden Ihre Dokumente angemessen vorbereitet. Dabei werden Heftungen wie Tackernadeln oder Büroklammern entfernt, Risse behoben und Falten geglättet. Kleinformatige Unterlagen wie Kassenbons werden auf leere Seiten aufgeklebt und die Dokumente für den Scan sorgfältig vorsortiert.
Für die Dokumententrennung bringen wir Barcodes auf den jeweiligen Seiten der Unterlagen an.
Scan/Digitalisierung der Papierdokumente
Wir scannen Ihrer Unterlagen an modernen Hochleistungsscannern mit einer Scanleistung von bis zu 500 Blatt (1 Ordner) pro Scanvorgang und 180 Blatt pro Minute.
Unsere Scanoperatoren überwachen den gesamten Scanprozess, um beispielsweise einen Doppeleinzug und damit einhergehenden Datenverlust rechtzeitig zu verhindern. Darüber hinaus werden Lesbarkeit und Vollständigkeit der Scans direkt im Anschluss kontrolliert.
Der Scan von Großformaten erfolgt an hochwertigen Großformatscannern. Auch Mischordner können wir somit ohne Probleme scannen.
Datenerfassung
In diesem Arbeitsschritt werden Schlagworte (Indizes) und Metadaten erfasst und Dokumente nach Dokumententart klassifiziert.
Zusätzlich wird der Text in den Unterlagen mit Hilfe von OCR (Texterkennung) ausgelesen und kann wahlweise hinter dem Bild gespeichert oder als separate Textdatei geliefert werden.
Die Datenerfassung wird ausführlich protokolliert.
Digitale Archivierung/Datenausgabe
Während dieses Prozessschritts erfolgt die Erstellung des gewünschten Formats entsprechend Ihrer Vorgaben. Die gescannten Bilder werden üblicherweise als nicht veränderbare PDF/A-3-Dokumente übermittelt.
Das Format der Indexdatei wird gemäß den Anforderungen der Schnittstelle Ihres Dokumentenmanagementsystems bestimmt.
Aktenvernichtung/Lagerung
Wir stellen Ihnen als umfassender Serviceanbieter auf Anfrage ein Rundum-Paket für die Digitalisierung Ihres Archivs bereit, um die Einführung der digitalen Akte zu realisieren.
Im Kontext des ersetzenden Scannens erlangt das von Papierakten den größten Mehrwert, wenn Sie sich von den physischen Originalen trennen. Wir bieten Ihnen gerne in Zusammenarbeit mit unserem Partner die datenschutzkonforme Vernichtung Ihrer Unterlagen an. Zudem besteht die Option einer externen Langzeitlagerung, falls gewünscht.
Preise
Unsere Scandienstleistungen werden grundsätzlich pro Aktenordner abgerechnet. Der individuelle Preis pro Ordner variiert je nach diversen Einflüssen, wie beispielsweise der Art der Dokumente, dem Zustand der Unterlagen und den Formaten der Belege.
Auch die Dokumententrennung hat Einfluss auf den Ordnerpreis.
Wie viele Dokumente sollen pro Ordner erstellt werden?
Wir bieten Ihnen dazu 4 Varianten an:
- Für die gesamte Akte wird eine PDF erstellt
- Für jeden Register/Trenner wird eine PDF erstellt
- Für jede im Ordner befindliche Unterlage (Vorgang) wird ein entsprechendes PDF-Dokument erstellt, beispielsweise für jeden Mietvertrag, jede Abrechnung usw.
- Eine PDF-Datei pro Vorgang inklusive der Klassifizierung nach Dokumententyp (Metadaten werden der PDF hinzugefügt)
Hinweis: Die Auswahl der jeweiligen Kategorie der Dokumententrennung ist abhängig von dem Anwendungszweck. Wenn Sie lediglich Altakten platzsparend verwahren möchten, kann ein einzelnes PDF pro Akte absolut ausreichend sein.
Möchten Sie jedoch mit der digitalen Akte arbeiten, empfiehlt sich Variante 4, um eine fließende Integration von Unterlagen in Workflows und weitere Anwendungen sicherzustellen.
Jetzt die digitale Akte einführen!
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