Digitale Akten

Die Digitalisierung ist eines der prägenden Themen unserer Zeit. Insbesondere das Management von Dokumenten in Unternehmen und Behörden durchläuft eine umfassende digitale Transformation von der Papierakte hin zu digitalen Akten.

Das wichtigste auf einen Blick:

• Elektronisches Pendant zur konventionellen Papierakte
• Digitale Akten benötigen keinen Lagerraum, bieten kurze Bearbeitungszeiten, Schutz vor physischen Einflüssen (Brand, Nässe etc.) sowie ortsunabhängigen Zugriff
• Erhöhte Datensicherheit, revisionssichere Archivierung nach GoBD
• Mit digitalem Posteingang Dokumenten in digitaler Form erhalten

Mit unserem Scanservice für die Einführung der digitalen Akte scannen wir Ihre Bestandsakten sowie sonstige Papierunterlagen und stellen Ihnen Scans und Indexdaten für den direkten Import in alle Dokumentenmanagement-Systeme zur Verfügung.

Wir sind ISO-zertifizierter Fullservice-Scandienstleister und übernehmen die Digitalisierung Ihrer Akten von der Abholung bis hin zur Vernichtung oder externen Langzeitlagerung.

Digitale Akten sind im Grunde elektronische Abbilder analoger Papierakten. Der Inhalt digitaler Akten besteht dabei neben gescannten Papierunterlagen zusätzlich aus elektronisch erzeugten Dokumenten. Beispielsweise können Sie in einer e-Akte Ihre digitalisierte Briefpost gemeinsam mit Emails oder eingescannte Rechnungen zusammen mit e-Rechnungen ablegen.

Alle Dokumente werden zentral und frei von Medienbrüchen in einem gemeinsamen Dokumentenpool gespeichert. Ein Dokumentenmanagement-System dient dabei als zentraler Ablage Ort und Informationssystem, in dem neben dem Bildteil eines Dokuments strukturierte Daten hinterlegt sind.

Um es auf den Punkt zu bringen: Aus einer Sammlung an Papieren wird eine Datenbank.

Anstatt Ordner zu wälzen oder PDF-Dateien mühselig zu durchsuchen, lassen sich mit Hilfe einer Software für digitales Dokumentenmanagement gezielte Datenabfragen durchführen, Prozesse automatisieren und elektronische Dokumente in Ihre Workflows integrieren.

Digitale Akten sind somit wesentliche Bestandteile von DMS und bilden durch die Umsetzung eines digitalen Aktenplans die organisatorische Struktur des Archivsystems.

Unterschied zur elektronischen Akte

Neben dem Begriff der digitalen Akte, ist auch häufig die Bezeichnung elektronische Akte zu lesen. Bei beiden Verfahren handelt es sich um Lösungen zur elektronischen Speicherung von Dokumenten und Dateien.

Die e-Akte ist ein maßgeschneidertes System, das gezielt für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde und den dort geltenden rechtlichen und organisatorischen Standards entspricht.

Die Implementierung einer digitalen Aktenführung durch die Digitalisierung von Akten beinhaltet zwei essenzielle Schritte:

1. Durch das Scannen der Papierdokumente wird der visuelle Teil (Image) der Dokumente erzeugt.
2.   Mit der Erfassung von Indizes und Metadaten, wird strukturierte Datenteil hinzugefügt.

Genau wie bei einem analogen Aktenarchiv, sind auch bei der digitalen Verwaltung von Akten einige rechtliche Anforderungen in Bezug auf die Grundzüge ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sowie der Revisionssicherheit zu erfüllen und geltende Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Digitale Akten erweisen sich im Gegensatz zu Papierakten als deutlich geeigneter, den rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden.

Sicherheitsfunktionen zur Umsetzung rechtlicher Anforderungen:

• Manipulationsschutz: Abgelegte Dokumente können nicht mehr verändert werden
• Audit-Trail: Lückenlose Nachvollziehbarkeit von Vorgängen
• Backup und Wiederherstellung: Daten werden georedundant gespeichert und können notfalls wiederhergestellt werden
• Zugriffskontrolle: Es können Berechtigungen für den Zugriff auf eine elektronische Akte vergeben werden
• Verfahrensdokumentation: Abläufe sind transparent geregelt und Verantwortlichkeiten verteilt

Der Gesetzgeber erlaubt im Rahmen des ersetzenden Scannens die rein bildhafte digitale Verwahrung aufbewahrungspflichtiger Belege, sofern die Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) erfüllt werden. Die digitale Aktenführung ermöglicht es Ihnen, sich komplett von analogen Papierdokumenten und Aktenordnern zu trennen.

Wussten Sie, dass...

das Risiko eines Datendiebstahls bei der Archivierung analoger Aktenordner und Papierdokumente deutlich höher ist als bei der Dokumentenverwaltung in einem digitalen Archiv?

Datenverluste durch Cyberangriffe auf ein Cloud-Archiv sind vergleichsweise selten im Vergleich zum Verlust sensibler Informationen auf herkömmlichem Weg.

Gehen Sie auf Nummer Sicher - mit der Einführung der digitalen Akte!

Wohnungswirtschaft

• In der digitalen Mieterakte werden relevante Unterlagen eines Mieters bezüglich des Mietverhältnisses gespeichert (Mietvertrag, Selbstauskunft, Abrechnungsdokumente etc.)

Baubranche

• Digitale Bauakte enthält Unterlagen, welche für die Umsetzung eines Bauprojekts (Grundrisspläne, Bautagebuch, Statiken etc.) benötigt werden. Alle beteiligten Akteure können dabei ortsunabhängig auf die Bauakte zugreifen und Dokumente abrufen oder hinzufügen.

Human Resources (HR)

• Die digitale Personalakte enthält Dokumente eines Mitarbeiters, welche für das Arbeitsverhältnis in einem Unternehmen relevant sind (Arbeitsvertrag, Bewerbung, Lohnabrechnungen etc.)

Gesundheitswesen

• Die digitale Patientenakte ersetzt die analoge Gesundheitsakte und ist eine elektronische Zusammenstellung von medizinischen Informationen, Diagnosen, Behandlungsverläufen und Gesundheitsdaten eines Patienten.

Vertrieb

• In einer digitalen Kundenakte werden elektronische Kundendaten zu Kommunikationsverläufen, Transaktionen und weitere Informationen zu der jeweiligen Kundenbeziehung abgelegt.

Finanzwesen

• Die digitale Kreditakte sammelt alle Informationen von Kreditnehmern, welche für den Prozess der Kreditvergabe notwendig sind

Unsere Scandienstleistungen werden grundsätzlich pro Aktenordner abgerechnet. Der individuelle Preis pro Ordner variiert je nach diversen Einflüssen, wie beispielsweise der Art der Dokumente, dem Zustand der Unterlagen und den Formaten der Belege.

Auch die Dokumententrennung hat Einfluss auf den Ordnerpreis.

Wie viele Dokumente sollen pro Ordner erstellt werden?

Wir bieten Ihnen dazu 4 Varianten an:

1. Für die gesamte Akte wird eine PDF erstellt
2. Für jeden Register/Trenner wird eine PDF erstellt
3. Für jede im Ordner befindliche Unterlage (Vorgang) wird ein entsprechendes PDF-Dokument erstellt, beispielsweise für jeden Mietvertrag, jede Abrechnung usw.
4. Eine PDF-Datei pro Vorgang inklusive der Klassifizierung nach Dokumententyp (Metadaten werden der PDF hinzugefügt)

Hinweis: Die Auswahl der jeweiligen Kategorie der Dokumententrennung ist abhängig von dem Anwendungszweck. Wenn Sie lediglich Altakten platzsparend verwahren möchten, kann ein einzelnes PDF pro Akte absolut ausreichend sein.

Möchten Sie jedoch mit der digitalen Akte arbeiten, empfiehlt sich Variante 4, um eine fließende Integration von Unterlagen in Workflows und weitere Anwendungen sicherzustellen.