Digitale Akte - Dokumente immer und überall zur Hand

Dann wird es Zeit für die digitale Akte!

• Zugriff auf Geschäftsdokumente von überall
• Belege in Sekunden finden
• Volle Rechtssicherheit (GoBD, DSGVO)

Smart-Store bietet Ihnen das Full-Service-Paket für eine einfache Umstellung auf digitale Aktenführung!

Transport, Digitalisierung sowie Vernichtung oder Rücklieferung.

Mehr Informationen?

Zum Scanservice!

Die Vorteile auf einen Blick:

• Platz gewinnen: Cloud statt Aktenschrank

• Schnelle Suche: Dokumente in Sekunden finden

• Mehr Sicherheit: GoBD-konform & Daten-Backup

• Flexible Zusammenarbeit: Zugriff aus dem Homeoffice

• Zeit sparen: Prozesse sind klar geregelt

Schon beim Eingang digital – mit unserem Postscan-Service

Warum erst abheften, wenn man gleich digital starten kann?

Auf Wunsch übernehmen wir nicht nur Ihre Archivakten, sondern auch den täglichen Posteingang: Briefe, Rechnungen und andere Dokumente kommen zu uns, wir scannen und Sie laden Ihre Post bequem aus der Cloud.

Zum digitalen Posteingang!

Eine digitale Akte ist die papierlose Version des klassischen Ordners. Alle Dokumente zu einem Thema (z. B. Mitarbeiter, Projekt, Vertrag) werden digital an einem Ort gesammelt, strukturiert und jederzeit abrufbar gemacht. Die Archivierung erfolgt zudem revisionssicher.

Digitale Archivierung mit DMS

Die Ablage Ihrer Dokumente und Daten erfolgt in einem digitalen Archiv – einer Software, die Ihre Akten strukturiert, sicher speichert und eine schnelle Suche sowie revisionssichere Verwaltung ermöglicht.

Wer mehr will als reine digitale Ablage, setzt auf ein Dokumentenmanagement-System (DMS).

Damit lassen sich Dokumente nicht nur archivieren, sondern auch intelligent organisieren, automatisiert verarbeiten und rechtssicher verwalten.
Mit DocuWare bieten wir Ihnen eine leistungsstarke Lösung, die sich nahtlos in Ihre Prozesse integrieren lässt.

ERP-Anbindung?

Die Anbindung an bestehende Systeme wie ERP, CRM oder Buchhaltung ist dabei problemlos möglich und sorgt für durchgängige, medienbruchfreie Prozesse.

Für das Finanzamt

Mit der digitalen Aktenführung haben Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen stets im Blick.

Im Falle einer Steuer- oder Betriebsprüfung können relevante Dokumente schnell, vollständig und nachvollziehbar vorgelegt werden.

• GoBD-konforme Archivierung
• Zugriffe und Änderungen werden protokolliert.

Compliance & Datenschutz

Gerade bei vertraulichen Informationen wie Personalakten oder Verträgen ist der Datenschutz entscheidend.

• Individuelle Zugriffsrechte
• Löschkonzept gemäß DSGVO

So wird digitale Aktenführung nicht nur effizient, sondern auch vollständig Compliance-konform umgesetzt.

Physische Einflüsse

Ihre digitalen Akten sind außerdem geschützt vor Risiken, die Papier nie abwehren kann:

• Feuer
• Wasserschaden
• Schimmel
• Dokumentendiebstahl

Ihre Daten sind sicher.

Wohnungswirtschaft

• In der digitalen Mieterakte werden relevante Unterlagen eines Mieters bezüglich des Mietverhältnisses gespeichert (Mietvertrag, Selbstauskunft, Abrechnungsdokumente etc.)

Baubranche

• Digitale Bauakte enthält Unterlagen, welche für die Umsetzung eines Bauprojekts (Grundrisspläne, Bautagebuch, Statiken etc.) benötigt werden. Alle beteiligten Akteure können dabei ortsunabhängig auf die Bauakte zugreifen und Dokumente abrufen oder hinzufügen.

Human Resources (HR)

• Die digitale Personalakte enthält Dokumente eines Mitarbeiters, welche für das Arbeitsverhältnis in einem Unternehmen relevant sind (Arbeitsvertrag, Bewerbung, Lohnabrechnungen etc.)

Gesundheitswesen

• Die digitale Patientenakte ersetzt die analoge Gesundheitsakte und ist eine elektronische Zusammenstellung von medizinischen Informationen, Diagnosen, Behandlungsverläufen und Gesundheitsdaten eines Patienten.

Vertrieb

• In einer digitalen Kundenakte werden elektronische Kundendaten zu Kommunikationsverläufen, Transaktionen und weitere Informationen zu der jeweiligen Kundenbeziehung abgelegt.

Finanzwesen

• Die digitale Kreditakte sammelt alle Informationen von Kreditnehmern, welche für den Prozess der Kreditvergabe notwendig sind

Seit mehr als 25 Jahren digitalisieren wir Akten für Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen jeder Größe.

Ob Personalakten, Bauakten oder komplette Archivbestände: Unsere Kunden vertrauen auf unsere Erfahrung, zertifizierten Prozesse und den persönlichen Service – deutschlandweit!

Übrigens:

Auch große Bestände sind für uns Alltag – wie bei einem Kunden aus der maritimen Industrie, wo wir über 25.000 Akten in fünf Monaten digitalisiert haben.

Zur Case Study: Archivdigitalisierung bei Schiffsmotorenhersteller!

Was kostet das Scannen meiner Akten?

Unseren Scanservice für die digitale Aktenführung bieten wir bereits ab 23 € pro Ordner an.

Was kostet mein Auftrag? Hier geht es zum Preisrechner!

Welche Dokumente können gescannt werden?

Wir scannen nahezu alles, was im Büro an Papier anfällt.

Von der Visitenkarte (DIN A7) bis zum Großformat (A0).

In welchen Dateiformaten werden die Scans geliefert?

Standardmäßig erstellen wir Dateien im Format PDF-A für die Langzeitarchivierung.

Weitere Formate sind auf Wunsch möglich.

Wie werden die Dokumente benannt oder strukturiert?

Wir benennen und verschlagworten Ihre Dokumente nach Ihren Vorgaben – nach Ordnerrückenaufschrift, Aktenzeichen, Namen, Datum oder individuellen Kriterien.

Sind die Dokumente durchsuchbar?

Ja, dank OCR-Texterkennung können Sie Inhalte in PDFs direkt durchsuchen

Was passiert mit den Originalakten nach dem Scannen?

Ganz wie Sie wünschen: Wir können die Originale zurückführen, sicher einlagern oder zertifiziert vernichten.