Digitale Akte

Digitalisierung ist das prägende Thema unserer Zeit und wirkt sich auf nahezu alle Wirtschafts- und Lebensbereiche aus. Insbesondere das Management von Dokumenten in Unternehmen und Behörden durchläuft eine umfassende digitale Transformation von Papierakte hin zu digitalen Akten.

Die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung bietet zahlreiche Vorteile: Der Lagerbedarf für analoge Aktenordner wird massiv gesenkt, Durchlaufzeiten von Dokumenten verkürzt und ein schneller ortsunabhängiger Zugriff auf relevante Informationen ermöglicht.

Darüber hinaus wird auch die Datensicherheit durch den Einsatz digitaler Akten deutlich erhöht. Zahlreiche Sicherheitsfunktionen verhindern den Zugriff unberechtigter Nutzer und schützen einfach vor Datenverlust durch physische Einflüsse.

Digitale Akten sind im Grunde elektronische Abbilder analoger Papierakten. Der Inhalt digitaler Akten besteht dabei neben gescannten Papierunterlagen zusätzlich aus elektronisch erzeugten Dokumenten. Beispielsweise können Sie in einer e-Akte Ihre digitalisierte Briefpost gemeinsam mit Emails oder eingescannte Rechnungen zusammen mit e-Rechnungen ablegen.

Alle Dokumente werden zentral und frei von Medienbrüchen in einem gemeinsamen Dokumentenpool gespeichert. Ein Dokumentenmanagement-System dienst dabei als zentraler Ablage Ort und Informationssystem, in dem neben dem Bildteil eines Dokuments strukturierte Daten hinterlegt sind.

Um es auf den Punkt zu bringen: Aus einer Sammlung an Papieren wird eine Datenbank.

Anstatt Ordner zu wälzen oder PDF-Dateien mühselig zu durchsuchen, lassen sich mit Hilfe einer Software für digitales Dokumentenmanagement gezielte Datenabfragen durchführen, Prozesse automatisieren und elektronische Dokumente in Ihre Workflows integrieren.

Die Arbeit mit digitalen Akten erfolgt in mehreren Schritten vom Dokumenteneingang bis zur digitalen Archivierung. Analoge Unterlagen (Papierakten, Eingangspost etc.) werden dabei von uns gescannt und gemeinsam mit digitalen Daten (PDF-Dateien, Bilder, Videos) in der e-Akte abgelegt.

1. Digitalisierungsvorgang: Wir scannen nach Ihren Vorgaben Akten, Belege oder auch Ihre tägliche Briefpost
2. Datenerfassung: Nach Ihren Wünschen nehmen wir Datenextraktionen in Form von Indizierungen (Suchbegriffe) und OCR-Texterkennung vor und ordnen Metadaten (z.B. Dokumententyp, Datum) zu
3. Dokumentenablage: Anhand von Metadaten werden Dokumentenscans gemeinsam mit digitalen Daten zentral im DMS abgelegt (dafür liefern wir Ihnen eine Indexdatei)
4. Verwaltung abgelegter Unterlagen: Belege können nun schnell und einfach der jeweiligen digitalen Akten zugeordnet werden bzw. neue e-Akten erstellt werden
5. Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung im Dokumentenmanagement System

Die Umstellung auf elektronische Akten (e-Akten) beendet Zettelwirtschaft in Ihrem Unternehmen und bietet weitere unschlagbare Vorteile:

• Platzersparnis: Digitale Akten nehmen keinen physischen Lagerraum ein
• Kostenersparnis: Personalaufwand und Lagerungskosten werden signifikant gesenkt
• Ortsunabhängiger Zugriff: Ihre Archivdaten werden in der Cloud gespeichert und sind jeder Zeit standortunabhängig abrufbar
• Effiziente Organisation: Die Erfassung strukturierter Daten (Suchbegriffe, Metadaten) ermöglicht ein schnelles Finden von Informationen mittels Datenabfragen statt langem Suchen in Papierbergen
• Erhöhte Sicherheit: Sensible Daten können z.B. durch Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden
• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier schont Ressourcen und verringert den CO2-Fußabruck
• Vernetzung und Datenintegration: Die digitale Aktenführung ermöglicht eine schnelle und nahtlose Integration von digitalisierten Dokumenten in weitere Unternehmensanwendungen (z.B. ECM, ERP, CRM usw.)

Scanparameter:

• Scan in 200 DPI
• Farbscans oder Schwarz-Weiß/Graustufen
• Duplex-Scanverfahren (beidseitig)
• Formate DIN A7 bis DIN A0
• Ausgabeformat der Images: PDF, JPG, TIFF, BMG

Die Erfassung folgender Schlagworte (Indizes) wird unter anderem häufig angefragt:

• Kundennummern
• Rechnungsnummern
• Datum (Eingangsdatum, Erstellungsdatum etc.)
• Kontaktdaten (Name, Adresse)
• Aktenzeichen/Referenznummer

Kategorisierungen nach folgenden Dokumentenarten werden häufig vorgenommen:

• Verträge
• Rechnungen
• Zahlungsbelege
• Korrespondenz
• Lieferscheine

Erzeugte Images (Scans) und erfasste Indizes, Metadaten übermitteln wir Ihnen per:

• Download von passwortgeschütztem SFTP-Server (Datenverkehr ist verschlüsselt)
• Datenträger (DVD, externe Festplatte, CD-Rom etc.)

Genau wie bei einem analogen Aktenarchiv, sind auch bei der digitalen Verwaltung von Akten einige rechtliche Anforderungen in Bezug auf die Grundzüge ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sowie der Revisionssicherheit zu erfüllen und geltende Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Digitale Akten erweisen sich im Gegensatz zu Papierakten als deutlich geeigneter, den rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden.

Sicherheitsfunktionen zur Umsetzung rechtlicher Anforderungen:

• Manipulationsschutz: Abgelegte Dokumente können nicht mehr verändert werden
• Audit-Trail: Lückenlose Nachvollziehbarkeit von Vorgängen
• Backup und Wiederherstellung: Daten werden georedundant gespeichert und können notfalls wiederhergestellt werden
• Zugriffskontrolle: Es können Berechtigungen für den Zugriff auf eine elektronische Akte vergeben werden
• Verfahrensdokumentation: Abläufe sind transparent geregelt und Verantwortlichkeiten verteilt

Der Gesetzgeber erlaubt im Rahmen des ersetzenden Scannens die rein bildhafte digitale Verwahrung aufbewahrungspflichtiger Belege, sofern die Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) erfüllt werden. Die digitale Aktenführung ermöglicht es Ihnen, sich komplett von analogen Papierdokumenten und Aktenordnern zu trennen.

Wussten Sie, dass...

das Risiko eines Datendiebstahls bei der Archivierung analoger Aktenordner und Papierdokumente deutlich höher ist als bei der Dokumentenverwaltung in einem digitalen Archiv?

Datenverluste durch Cyberangriffe auf ein Cloud-Archiv sind vergleichsweise selten im Vergleich zum Verlust sensibler Informationen auf herkömmlichem Weg.

Gehen Sie auf Nummer Sicher - mit der Einführung der digitalen Akte!

Wohnungswirtschaft

• In der digitalen Mieterakte werden relevante Unterlagen eines Mieters bezüglich des Mietverhältnisses gespeichert (Mietvertrag, Selbstauskunft, Abrechnungsdokumente etc.)

Baubranche

• Digitale Bauakte enthält Unterlagen, welche für die Umsetzung eines Bauprojekts (Grundrisspläne, Bautagebuch, Statiken etc.) benötigt werden. Alle beteiligten Akteure können dabei ortsunabhängig auf die Bauakte zugreifen und Dokumente abrufen oder hinzufügen.

Human Resources (HR)

• Die digitale Personalakte enthält Dokumente eines Mitarbeiters, welche für das Arbeitsverhältnis in einem Unternehmen relevant sind (Arbeitsvertrag, Bewerbung, Lohnabrechnungen etc.)

Gesundheitswesen

• Die digitale Patientenakte ersetzt die analoge Gesundheitsakte und ist eine elektronische Zusammenstellung von medizinischen Informationen, Diagnosen, Behandlungsverläufen und Gesundheitsdaten eines Patienten.

Vertrieb

• In einer digitalen Kundenakte werden elektronische Kundendaten zu Kommunikationsverläufen, Transaktionen und weitere Informationen zu der jeweiligen Kundenbeziehung abgelegt.

Unsere Scandienstleistungen werden grundsätzlich pro Aktenordner abgerechnet. Der individuelle Preis pro Ordner variiert je nach diversen Einflüssen, wie beispielsweise der Art der Dokumente, dem Zustand der Unterlagen und den Formaten der Belege.

Auch die Dokumententrennung hat Einfluss auf den Ordnerpreis.

Wie viele Dokumente sollen pro Ordner erstellt werden?

Wir bieten Ihnen dazu 4 Varianten an:

1. Für die gesamte Akte wird eine PDF erstellt
2. Für jeden Register/Trenner wird eine PDF erstellt
3. Für jede im Ordner befindliche Unterlage (Vorgang) wird ein entsprechendes PDF-Dokument erstellt, beispielsweise für jeden Mietvertrag, jede Abrechnung usw.
4. Eine PDF-Datei pro Vorgang inklusive der Klassifizierung nach Dokumententyp (Metadaten werden der PDF hinzugefügt)

Hinweis: Die Auswahl der jeweiligen Kategorie der Dokumententrennung ist abhängig von dem Anwendungszweck. Wenn Sie lediglich Altakten platzsparend verwahren möchten, kann ein einzelnes PDF pro Akte absolut ausreichend sein.

Möchten Sie jedoch mit der digitalen Akte arbeiten, empfiehlt sich Variante 4, um eine fließende Integration von Unterlagen in Workflows und weitere Anwendungen sicherzustellen.