Digitalisierung im Lieferantenmanagement
Lieferantenmanagement umfasst die Koordination und Steuerung der Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten von Waren und Dienstleistungen.
In Unternehmen sind häufig verschiedene Mitarbeiter und Abteilungen in den Bereichen Einkauf und Beschaffung involviert, was zu einer Vielzahl von Dokumenten und Informationen führt, die erfasst, bearbeitet und ausgetauscht werden müssen.
Dies erfordert eine umfangreiche Kommunikation und Dokumentation.
Wir scannen Lieferantenakten für digitale Lösungen
Bei Verwendung analoger Lieferantenakten gestaltet sich die Beschaffung oft unübersichtlich, zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Digitalisierung von Dokumenten in Papierform beschleunigt und verbessert Beschaffungsprozesse, macht sie transparenter und nachvollziehbar. Auch die Beziehungen zu Ihren Lieferanten werden davon profitieren!
Mit unserem Scanservice für die digitale Lieferantenakte bieten wir eine moderne Lösung, um den Herausforderungen im Lieferantenmanagement effektiv zu begegnen - über die gesamte Lieferkette.
Full-Service-Scandienstleister
Wir digitalisieren zuverlässig Ihre analogen Lieferantenakten und archivieren Sie in einem elektronischen Format für den direkten Import in Ihr DMS oder ECM.
Von der Abholung über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung der Originale kümmern wir uns um alles.
Für eine schnelle Recherche von Belegen erfassen wir nach Ihren Vorgaben Indexfelder, welche als Suchbegriffe genutzt werden können.
Häufig erfassen wir:
- Lieferantennamen
- Datum
- Artikelbezeichnung
- Bestellnummer
- Bestellwert
- Rechnungsnummer
- Kreditorennummer
- usw.
Lieferantendokumente in den Formaten DIN A7 bis DIN A0 (z.B. Zeichnungen) können wir zuverlässig für Sie scannen.
Nutzen Sie auch unseren digitalen Posteingang und erhalten Sie Ihre tägliche Briefpost digital. Eingehende Dokumente (z.B. Rechnungen) können umgehend in Ihre Workflows integriert werden.
Was ist eine digitale Lieferantenakte?
Eine digitale Lieferantenakte ist eine umfassende Sammlung von Dokumenten, Informationen und Daten, die ein Unternehmen über seine Lieferanten sammelt, organisiert und verwaltet.
Sie dient dazu, relevante Informationen zu Lieferanten an einem zentralen Ort zu speichern und ermöglicht einen strukturierten ortsunabhängigen Zugriff (z.B. Homeoffice) auf benötigte Daten. Jeder Prozessschritt wird in der digitalen Akte abgelegt und dokumentiert.
Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen können mit ihren entsprechenden Zugriffsberechtigungen auf die digitale Lieferantenakte zugreifen, Informationen abrufen oder Dokumente hinzufügen. Dadurch werden die Beschaffungsprozesse transparent und nachvollziehbar gestaltet.
Durch automatisierte Workflows werden Dokumente automatisch durch die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens geleitet (z.B. digitale Rechnungsverarbeitung) was zu kürzeren Bearbeitungszeiten und geringerer Fehleranfälligkeit führt.
Eine digitale Lieferantenakte bildet das Fundament für einen effizienten „Purchase-to-Pay-Prozess“, welcher das Management im Einkauf von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung der Lieferantenrechnung umfasst.
Diese Dokumente werden u.a. häufig in der Lieferantenakte gesammelt:
- Kontaktdaten der Lieferanten
- Anfragen
- Angebote
- E-Mails und Schriftverkehr
- Bestellungen
- Lieferscheine
- Eingangsrechnungen
- Sonstige Informationen zu Finanztransaktionen (Überweisung, Zahlungseingang etc.)
- Bestellhistorie
Jetzt Lieferantenakten scannen lassen!
Hier anfragenWelche Vorteile bietet digitales Lieferantenmanagement
Die Einführung der elektronischen Akte im operativen Einkauf stellt eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Lieferanteninformationen bereit und verschafft Ihnen attraktive Vorteile und Funktionen für Ihre Beschaffungsprozesse.
- Zentrale und strukturierte Speicherung von digitalen Lieferantendaten
- Verbessertes Risikomanagement - Vertragsdaten stets im Blick
- Stärkung der Kollaboration von Mitarbeitern und Abteilungen (mobiler Zugriff)
- Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
- Fehlervermeidung durch Abbau manueller Routinen
- Kostenreduktion durch Automatisierungen von Prozessen
- Bessere Konditionen dank schnellerer Reaktionszeiten
Eine elektronische Akte für Ihr Lieferantenmanagement bietet sowohl praktische Vorteile als auch eine erhöhte Rechtssicherheit.
Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen werden automatisch und platzsparend eingehalten.
DMS - Basis für digitale Akten
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die die elektronische Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Organisation und Bereitstellung von Dokumenten in einem Unternehmen ermöglicht.
Das DMS ist als digitales Archiv der zentrale Speicherplatz für elektronisch erstellte sowie durch Scannen digitalisierte Unterlagen und Belege und bildet den einen zentralen Dokumentenpool für digitale Akten.
Eine digitale Akte ist die elektronische Version einer konventionellen Akte, die zur zentralen Speicherung und thematischen Zusammenstellung relevanter Dokumente, Vorgänge und Informationen dient. Die Zuordnung erfolgt dabei in der Regel über einen digitalen Aktenplan, der es ermöglicht, Inhalte einfach auszutauschen und zu ergänzen.
Insbesondere im Lieferantenmanagement kommt es häufig zu einem Austausch von Informationen zwischen Lieferantenakten, Einkaufsakten und Akten aus dem Qualitätsmanagement eines Unternehmens.
Ausführliche Informationen zur digitalen Aktenführung finden Sie auf unserer Infoseite digitale Akte
Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements
Das digitale Management Ihrer Lieferanten- und Bestelldokumente ermöglicht eine revisionssichere Aufbewahrung aller Unterlagen und ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf ihr digitales Archiv. Zudem sind alle Informationen vor physischen Einflüssen und unbefugtem Zugriff geschützt.
Ein DMS ermöglicht die nahtlose Integration von Belegen aus digitalen Akten in andere Geschäftsprozesslösungen wie Buchhaltungssoftware, ERP oder ECM-Systeme. ECM-Systeme bieten oft spezialisierte Module für die elektronische Lieferantenakte und Workflow-Steuerung (z. B. für Rechnungen und Bestellungen).
DocuWare im Einkauf
Als DocuWare Cloud-Partner bieten wir Ihnen eines der Leistungsstärksten DMS für das Management Ihrer Einkaufs- und Lieferantenprozesse. Sie finden abgelegte Schriftstücke innerhalb von Sekunden. DocuWare kann zudem einfach in Ihr ERP-System integriert werden, wodurch Sie direkten Zugriff auf Daten aller Abteilungen erlangen.
Mit DocuWare legen Sie den Grundstein, das gesamte Management Ihrer Lieferantenbeziehungen digital abzubilden!
PDF-Archiv
Für abgeschlossene Vorgänge und alter Bestände an Lieferantenakten bieten wir Ihnen auch das Scannen und Archivieren in Form einer Verzeichnisstruktur vollindizierter PDF-Dateien.
Was kostet das Scannen meiner Akten? Nutzen Sie unseren Preisrechner!
Preis anfragenDigitalisierung von Lieferantenakten - Ablauf
Referenzen
Unseren Scanservice zur Digitalisierung von Lieferantenakten sowie jeglichen Unterlagen aus den Geschäftsbereichen Einkauf & Beschaffung erbringen wir für Unternehmen aller Größen und Branchen im gesamten Bundesgebiet.
Unsere langjährige Erfahrung und Expertise im Scannen von Lieferantenakten garantieren Ihnen eine zuverlässige Umsetzung Ihrer Anforderungen in erstklassiger Qualität.
Jetzt auf digitales Lieferantenmanagement umsteigen!
Wir scannen Ihre Lieferantenakten!
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