Digitale Produktakte

Auch in den Bereichen Produktentwicklung, Produktdesign und Produktmanagement ermöglicht die Digitalisierung massive Effizienzsteigerungen, eine verbesserte Kollaboration zwischen Projektteams sowie erhöhte Datensicherheit.

Die digitale Produktakte (auch Produktlebensakte genannt) ist dabei ein Schlüsselelement bei der vollständigen Digitalisierung der Dokumentation Ihrer Produkte über den gesamten Lebenszyklus. Dafür scannen wir Akten, Dokumentationen,, Zeichnungen, Pläne bis hin zu ganzen Bestandsarchiven und unterstützen Sie bei der Umstellung auf eine digitale Aktenführung in Ihrem Unternehmen.

Wir scannen Ihre Akten für eine digitale Produktdokumentation

Seit über 25 Jahren sind wir darauf spezialisiert, Akten, Dokumente und Unterlagen für Unternehmen aller Branchen sowie öffentliche Institutionen zu digitalisieren. Unsere herausragende Scanqualität basiert auf der Kombination hochwertiger Scanner-Hardware und erfahrener Scanoperatoren.

Scans in bester Qualität

Mit einer Kapazität von bis zu 150.000 Dokumenten pro Tag sind wir in der Lage, Ihre Unterlagen effizient zu digitalisieren. Dank unserer leistungsfähigen Produktionsscanner erhalten Sie Bilder in bestmöglicher Qualität. Unser Scanservice bietet Ihnen die Option, in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen zu digitalisieren, und das bei einer Auflösung von 200 dpi (300 dpi optional möglich).

Indexierung und Metadatenerfassung

Unser Service geht über das bloße Scannen von Akten hinaus: Auf Wunsch bieten wir umfassende Indizierungen (Verschlagwortung), Erfassung von Metadaten und die Kategorisierung von Dokumenten nach Typ an. Für ein effektives digitales Dokumentenmanagement und eine nahtlose Integration in weitere Software Lösungen (z.B. ECM, ERP, CRM) ihrer IT-Umgebung stellen wir Ihnen neben den Scans auch strukturierte, maschinenlesbare Daten in verschiedenen Dateiformaten zur Verfügung (z.B. CSV, XML oder JSON).

Tipp: Mit unserem digitalen Posteingang digitalisieren wir Ihre tägliche Eingangspost. Neu eingehende Dokumente liegen unverzüglich in elektronischer Form vor und können den Produktakten zugeordnet werden.

Auf Anfrage digitalisieren wir Ihr gesamtes Archiv von Bestandsakten und führen eine umfassende Indexierung der Dokumente durch. Dies beinhaltet die Extraktion von Schlüsselbegriffen, die für die Suche und Organisation der Dokumente wichtig sind. Zusätzlich bieten wir die Möglichkeit, archivierte Unterlagen nach ihrem Dokumententyp zu klassifizieren.

Die gescannten Bilder (Images) speichern wir zusammen mit erfassten Indizes und Metadaten als strukturierte Daten in Form einer Indexdatei (z.B. im Format XML, CSV, XLS oder JSON) für den direkten Import in Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS). Das DMS dient als zentrale Datenbank, die sowohl den visuellen Teil als auch den datenbasierten Teil der Dokumente aus dem ursprünglich analogen Archiv enthält. Auf diese Weise können gespeicherte Daten automatisiert verarbeitet werden.

Der Datenimport erfolgt über Schnittstellen. Ein festgelegter Aktenplan gewährleistet eine einheitliche Struktur aller elektronischer Produktakten, welche in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Produktdokumentationen und sonstige Belege können schnell und einfach in Ihre Dokumenten-Workflows integriert werden.

Häufig sind Produktunterlagen sowohl in analoger als auch in digitaler Form verfügbar. Mit der Implementierung der digitalen Produktakte wird die Struktur Ihrer Dokumentenverwaltung vereinheitlicht und Medienbrüche werden gänzlich ausgeräumt. Alle Daten und Informationen werden zentral in einem gemeinsamen Dokumentenpool gespeichert. Beispielsweise können Schriftstücke, Pläne, Bilder und Videos in einer Akte abgelegt werden.

Gemäß den Vorschriften des Gesetzgebers ist es im Rahmen des ersetzenden Scannens erlaubt, Belege rein in Bildform aufzubewahren, während die Originaldokumente vernichtet werden können. Die elektronische Archivierung von Produktdokumentationen spart jede Menge Platz, welcher sinnvoller genutzt werden kann.

Die elektronische Produktakte ermöglicht den schnellen Zugriff auf relevante Dokumente unabhängig vom Standort. Insbesondere für die Arbeit aus dem Homeoffice oder bei Außenterminen ist dieser Gesichtspunkt von besonderer Bedeutung. Zudem können Mitarbeiter auch problemlos neue Inhalte zu einer Akte hinzufügen.

Die Verwendung des digitalen Dokumentenmanagements mit elektronischen Produktakten führt im Vergleich zur Arbeit mit physischen Akten zu erheblichen Zeitersparnissen. Dank vollständig indizierter PDF-Dateien sind präzise Datenabfragen sowie eine effiziente Volltextsuche möglich. Die Suche, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten erfolgt erheblich schneller als in einem analogen Archiv mit Papierdokumenten.

Alle Beteiligten Mitarbeiter können auf relevante Dokumente zugreifen, Unterlagen hinzufügen, diese teilen und in weitere Anwendungen Ihrer IT-Umgebung (z.B. ECM, ERP) integrieren. Zudem sind alle Änderungen protokolliert, wodurch Prozesse transparent und jeder Zeit nachvollziehbar sind.

Das digitale Management von Produkten über den gesamten Produktlebenszyklus bietet die Möglichkeit, sensible Daten zu verschlüsseln und sicher zu verwalten sowie Zugriffskontrollen zu implementieren, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Darüber hinaus erleichtert die Nutzung digitaler Produktakten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nach GoBD, da Zugriffe und Änderungen an den Daten genau protokolliert werden. Des Weiteren schützen georedundante Backups zuverlässig vor Datenverlust.