Klassifizierung von Dokumenten

Das Wichtigste auf einen Blick

• Dokumentenklassen sind entscheidende Metadaten für die Organisation Ihrer Daten
• Empfehlenswert für Akten mit unterschiedlichen Dokumentenarten (z.B. digitale Personalakte)
• Hilfreich für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien (Löschfristen etc.)

Unter der Klassifizierung von Dokumenten ist eine Zuordnung zu vordefinierten Kategorien im Zuge der Digitalisierung zu verstehen. Diese Kategorien werden oftmals als Dokumentenart oder Dokumententyp bezeichnet. Die Begriffe der Kategorisierung oder Klassierung werden daher häufig synonym zur Dokumentenklassifizierung verwendet.

Als Beispiele für Dokumententypen wären u.a. Rechnungen, Quittungen, Verträge oder Lieferscheine zu nennen.

Warum Dokumente klassifizieren?

Papierakten enthalten oftmals eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumentenarten. Um diese Unterlagen nach dem Scannen in Ihrem digitalen Dokumentenmanagement automatisch richtig zuordnen zu können, ermitteln wir die Kategorie des jeweiligen Schriftstücks und ergänzen entsprechende Metadaten.

Auf diese Weise lassen sich digitale Unterlagen problemlos mit elektronisch erzeugten Belegen medienbruchfrei in einem digitalen Archiv speichern. Die Speicherung von digitalen Schriftstücken im digitalen Archiv automatisch in der richtigen Dokumentenkategorie.

Eine Dokumententrennung nach Vorgang (Speicherung eines Vorgangs als einzelne PDF-Datei) ist daher besonders sinnvoll in Kombination mit der Kategorisierung gescannter Dokumente nach Dokumententyp.

Je detaillierter beim Digitalisieren von Akten Metadaten (beschreibende Informationen) erfasst werden, desto einfacher und effektiver lassen sich digitale Dokumente organisieren und verwalten.

Die Dokumententypen stellen daher zentrale Informationen für das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen dar.

Löschfristen einhalten

Für die Umstellung auf eine digitale Aktenführung ist die Dokumentenklassifizierung besonders bei Aktenordnern mit zahlreichen unterschiedlichen Dokumententypen und damit verbundenen Compliance und Datenschutzanforderungen zu empfehlen. Als Beispiel wäre hier die digitale Personalakte zu nennen, welche oftmals große Mengen personenbezogener Daten enthält.

Personenbezogene Daten dürfen laut DSGVO ausschließlich so lange aufbewahrt und verarbeitet werden, wie es für den spezifischen, festgelegten Zweck notwendig ist. Sobald dieser Zweck nicht mehr gegeben ist, müssen die Daten gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dagegenstehen. Eine unbeschränkte Aufbewahrung ist nicht erlaubt. Durch die Klassifizierung von Dokumenten können Sie nach Kategorien filtern und haben direkten Zugriff auf zu löschende Unterlagen.

Nahtloser Datenaustausch

Auch für die Einführung der elektronischen Patientenakte spielt die Dokumentenklassifizierung eine wichtige Rolle. Für den reibungslosen Austausch klinischer Dokumente, müssen diese nach Vorgaben der klinischen Dokumentenklassen-Liste klassifiziert werden. Wir scannen Ihre Patientenakten und klassifizieren alle enthaltenen Schrift- und Bildstücke nach Dokumentenklasse. Weitere Informationen dazu finden Sie auf unserer Infoseite zum Thema KDL.

• Zeitersparnis: Durch die automatische Zuordnung der Dokumente in Ihrem Archiv wird der manuelle Aufwand erheblich reduziert und der Zugriff auf Daten erleichtert
• Effizienzsteigerung: Dokumente können deutlich einfacher verwaltet werden und lassen sich nahtlos in weitere Software Lösungen (z.B. ERP, ECM, DATEV) integrieren
• Schnellere Suche: Filtern Sie Belege in Ihrem digitalen Archiv nach Dokumententyp und finden Sie schnell relevante Informationen
• Erhöhter Datenschutz: Legen Sie Berechtigungen für den Zugriff auf Daten anhand des Dokumententyps fest
• Revisionssichere Archivierung: Aufbewahrungsfristen je nach Art des Dokuments (6 der 10 Jahre?) automatisch einhalten

Wenn Sie Ihre Aktenordner von uns scannen und klassifizieren lassen, erfolgt die automatische Zuordnung der jeweiligen Kategorie zu einem Dokument mit Hilfe von Lösungen aus den Bereichen Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML).

Nach der Digitalisierung eines Dokuments wird mithilfe der Software Text extrahiert und gezielt nach vordefinierten Mustern gesucht. Dokumente einer bestimmten Art weisen oft strukturelle Ähnlichkeiten auf, die durch die KI erkannt werden. Basierend auf dieser Erkennung erfolgt dann eine automatische Klassifizierung.

Wir haben schon zahlreiche Dokumentenklassifizierungen für Kunden vorgenommen und eine große Anzahl an Trainingsdatensätzen generiert, welche die Zuverlässigkeit der KI stetig verbessern. Dennoch ist die Kontrolle durch unsere Fachkundigen Scan-Mitarbeiter fester Bestandteil der Klassifizierung von Dokumenten.

Auch wenn ein Großteil der Unternehmen bereits auf eine digitale Dokumentenverwaltung durch den Einsatz einer Software umgestiegen ist, gehen zahlreiche Unterlagen nach wie vor in Papierform ein. Um Medienbrüche von vornherein zu vermeiden, ist unser digitaler Posteingang die perfekte Lösung.

Ihre Post kommt per Nachsendeantrag bei uns an. Wir scannen eingehende Belege und die Dokumentenklassifizierung nach Dokumententyp vor. Sie erhalten auf Wunsch vollindizierte PDFs für den direkten Import in Ihr DMS.

Beispielsweise können digitale Eingangsrechnungen sofort und automatisiert in Ihre Workflows integriert werden.

Die Übergabe der Daten erfolgt über unseren gesicherten Transferserver.