Dokumente archivieren mit unserem Scanservice

Die Archivierung von Schriftstücken, Dokumenten oder Geschäftsbelegen ist unabdingbar für Unternehmen und Selbstständige. Der Gesetzgeber fordert die Aufbewahrung steuerrechtlich sowie handelsrechtlich relevanter Belege. Die Aufbewahrungsfristen belaufen sich auf bis zu 10 Jahre.

Nicht nur für die Erfüllung rechtlicher Anforderungen ist eine fachmännische Dokumentenarchivierung von Bedeutung. Auch im Arbeitsalltag ist eine übersichtliche und klar strukturierte Dokumentenablage von großem Nutzen.

Was bedeutet Dokumente archivieren?

Unter dem Begriff Archivierung ist allgemein der Prozess der systematischen und langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten, Dateien, Informationen oder anderen Medien zu verstehen. Dokumente werden dabei mindestens für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert. Zweck der Archivierung ist die langfristige Erhaltung bei schneller Verfügbarkeit abgelegter Dokumente oder sonstiger Archivstücke.

Neben der herkömmlichen, analogen Archivierung, sind im digitalen Zeitalter elektronische Lösungen von großer Relevanz. Dokumente in einem digitalen Archiv zu speichern ermöglicht Ihnen die medienbruchfreie Verwaltung von Dokumenten, Unterlagen und weiteren digitalen Daten.

Vernetzung und ortsunabhängiger Zugriff auf ein Archiv sind die entscheidenden Vorteile elektronischer Lösungen der Archivierung gegenüber Papierbergen im analogen Archiv. Digitale Archivsysteme sind der analogen Ablage von Papierdokumenten in den Punkten Datenzugriff, Sicherheit, Kosten und Effizienz klar überlegen und bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Archiv digitalisieren lassen

Als zertifizierter Scandienstleister bieten wir Ihnen verschiedene Archivierungsmöglichkeiten an. Die Wahl ist dabei in erster Linie von Ihrem Anwendungszweck abhängig. Wir scannen und archivieren Dokumente, Akten, Ordner, Mappen, Belege und alles, was in Ihrem Unternehmen an Papier anfällt.

Digitale Postbearbeitung

Mit unserem Digitalen Posteingang können Sie zudem Ihre Eingangspost digitalisieren und archivieren lassen. Dafür scannen wir die Briefpost in Ihrem Unternehmen auf tagesaktueller Basis. Auf diesem weg lassen sich beispielsweise Rechnungen digital archivieren und problemlos in Ihre Workflows integrieren. Zudem nimmt der manuelle Aufwand für die Postverarbeitung drastisch ab.

Alle Personen, die laut Steuer- oder Handelsrecht zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet sind, haben auch die Verpflichtung, diese Unterlagen in Ihrem Archiv aufzubewahren.

Zu den Dokumenten, welche der Aufbewahrungspflicht unterliegen und archiviert werden müssen, zählen alle Unterlagen (Bücher und Aufzeichnungen), die für die Besteuerung in Ihrem Unternehmen von Bedeutung sind.

Bei u.a. folgenden Dokumenten ist eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren einzuhalten:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Rechnungen
• Buchungsbelege

Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist ist u.a. bei folgenden Dokumenten zu beachten:

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der versendeten Handels- und Geschäftsbriefe
• sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen

Dokumente digital zu archivieren bietet eine Vielzahl attraktiver Vorteile und die Möglichkeit für Unternehmen, die Verwaltung ihrer digitalen Dokumente schneller, einfacher und sicherer zu gestalten.

• Platzersparnis: Die elektronische Speicherung gescannter Papierbelege spart bis zu 99 % des vorherigen Platzbedarfs von physischen Dokumenten
• Kostenersparnis: Durch geringeren Personalaufwand und geringere Mietkosten für Lagerflächen sparen Sie langfristig Kosten
• Ortsunabhängigkeit: Mitarbeiter können von jedem Standort (Homeoffice, Außendienst) auf archivierte digitale Dokumente zugreifen
• Erhöhte Datensicherheit: Digitale Daten vor Umwelteinflüssen und Beschädigung geschützt und zusätzlich über Backup-Funktionen im DMS gesichert
• Langlebigkeit: Digitalisierte Dokumente sind in einem geeigneten Dateiformat über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar
• Nachhaltigkeit: Die Nutzung elektronischer Lösungen reduziert den Papierbedarf und den damit verbundenen CO2-Fußabdruck

Möchten Sie Ihre digitalen Dokumente archivieren und darüber hinaus die EDV-Systeme in Ihrem Unternehmen vernetzen, ist der Einsatz einer Software für Ihr Archiv eine sinnvolle Lösung. Ein solches Dokumentenmanagement System (ehem. Elektronisches Archiv) stellt komfortable Suchfunktionen, einfache Ablagetechniken und viele weitere nützliche Funktionen für die Arbeit mit archivierten Dokumenten zur Verfügung.

Ein DMS ermöglicht die Archivierung digitaler Daten in verschiedenen Formaten. Neben PDF-Dateien können Sie beispielsweise auch Bilddateien im Format TIFF, Audiodateien, Videos oder Tabellenkalkulationen zentral speichern. Das DMS stellt ein Informationssystem dar, welches verschieden Metadaten und Attribute für jedes digitale Dokument enthält. Organisation, Kategorisierung und Suche werden dadurch erheblich vereinfacht. Finden Sie das gesuchte Dokument innerhalb von Sekunden.

Die Verknüpfung von DMS und CRM, ECM oder ERP und weiteren Lösungen Ihrer IT-Systeme ermöglicht eine automatische Synchronisation von Daten sowie den nahtlosen Zugriff auf digitale Informationen in allen Systemen. Durchlaufzeiten werden durch systemübergreifende Workflow-Optimierungen massiv reduziert. Zudem werden Prozesse transparent und nachvollziehbar.

Lösungen in der Cloud

Als DocuWare Cloud Partner beraten wir Sie gerne bei der Einführung der leistungsstarken Software für eine elektronische Dokumentenverwaltung in der Cloud. Dokumente in der Cloud zu archivieren bietet neben dem ortsunabhängigen Zugriff auf digitale Unterlagen zusätzlich den Vorteil, dass keine eigene Server-Infrastruktur notwendig ist. Ihre Speicher- und Rechenressourcen sind bei Nutzung der DocuWare Cloud sehr einfach skalier- und auf Ihre Bedürfnisse anpassbar.

Wie eingehend erwähnt, ist die Wahl der Archivierungslösung für Ihre Dokumente auch von dem von Ihnen vorgesehenen Anwendungszweck abhängig. Sollten Sie in erster Linie Platz einsparen wollen, ist die Speicherung gescannter Akten und Belege als unveränderbare PDF/A ausreichend.

Um eine schnelle Auffindbarkeit der Dokumentenscans sicherzustellen, erfassen wir nach Ihren Vorgaben Indizes, Kategorien und weitere Metadaten von Rückenschildern und Registern Ihrer Aktenordner. Zudem hinterlegen wir eine Texterkennung (OCR) in jeder PDF-Datei, um eine Volltextsuche zu ermöglichen.

Wir erstellen  für Sie eine intuitiv navigierbare Verzeichnisstruktur, welche in Bezug auf Struktur und Benennung der Dateien ihrem Bestandsarchiv gleichen .

Für den gesamten Zeitraum der vorgeschriebenen Aufbewahrung von archivierten Dokumenten müssen eine Reihe rechtlicher Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllt sein.

Einzelne Vorgaben für die Langzeitaufbewahrung von Unterlagen sind in den GoBD genau geregelt.

Diese umfassen unter anderem:

• Nachvollziehbarkeit der Buchungen und Vorgänge
• Lückenlose und vollständige Archivierung
• Abbildung tatsächlicher und wahrheitsgemäßer Verhältnisse jedes Geschäftsvorfalls
• Zeitnahe Ablage von Belegen
• Geordnete Archivierung
• Unveränderbarkeit aller Dokumente
• Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum
• Verfahrensdokumentation über alle Prozesse und Abläufe

Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über zahlreiche Funktionen, welche die Einhaltung der Vorgaben nach GoBD stark erleichtern. Dazu zählen Beispielsweise Zugriffskontrollen, Versionisierung, Verschlüsselung oder ein Zeitstempel.

Auch bei der Archivierung von Akten, welche personenbezogene Daten enthalten, kann ein DMS helfen die Anforderungen nach DSGVO leichter umzusetzen. Im Falle von Personalakten zählt dazu z.B. ein automatisches Löschkonzept nach Ausscheiden eines Mitarbeiter aus einem Unternehmen.

Unseren Scanservice, um Dokumente elektronisch zu archivieren, bieten wir für jeden Anwendungsfall an. Sei es die Platzersparnis oder das papierlose Büro. Möchten Sie private Dokumente archivieren, können Sie Ihre Unterlagen natürlich auch selbst digitalisieren. Geht es um eine handvoll Ordner und ist der Aufwand überschaubar, kann dies in Eigenregie erfolgen.

Unser Tipp: Sie sollten in jedem Fall einen Einzugsscanner einsetzen. Der Markt an Dokumentenscannern bietet Lösungen von kleinen Arbeitsplatzscannern bis hin zu großvolumigen Scanarbeitsplätzen.