
Scanservice - streng kontrolliert durch unser Qualitätsmanagement
Hochwertige Scans Ihrer Belege
in Farbe oder Schwarz-Weiß, in 200 oder 300 DPI
Wir scannen nahezu alle Formate
Vom Kassenbon bis zum Bauplan
A7 bis A0
Wir scannen rechtssicher und revisionssicher
nach den Auflagen durch das BDSG
unter Einhaltung der GoBD und der DSGVO
Von unserem Standort aus Norddeutschland
arbeiten wir für Kunden aus dem gesamten deutschen
Bundesgebiet, inkl. Abholung.
Platzersparnis
Geht es um eine Platzersparnis? Digital archivierte Dokumente sparen 99 % Platz im Vergleich zu analogen Unterlagen. Oftmals ist nicht einmal ein DMS (Dokumentenmanagement) notwendig. Ein logischer Verzeichnisaufbau anhand der Dokumentarten und Jahrgänge sowie eine elektronische Archivierung in PDF Dateien ist dann schon ausreichend.
Digitale Archivierung
Wenn Sie Ihre Dokumente archivieren möchten, weil Sie häufig darin recherchieren oder zukünftig weitgehend digital arbeiten möchten (siehe auch digitaler Posteingang), dann ist der Einsatz einer Archivsoftware sinnvoll. Ein solches Dokumentenmanagement -system (ehem. Elektronisches Archiv) stellt komfortable Suchfunktionen, einfache Ablagetechniken und viele weitere nützliche Funktionen für die Arbeit mit archivierten Dokumenten zur Verfügung.
Die digitale Archivierung von Dokumenten bietet neben einer komfortablen und schnellen Suche und der immensen Platzersparnis auch noch weitere Vorteile:
- Dokumentensicherung: Digitale Dokumente sind geschützter vor Diebstahl, Brand- und Wasserschaden oder sonstigen Beschädigungen.
- Revisionssicherheit: Das Finanzamt erkennt digitale Dokumente unter Einhaltung spezieller Vorgaben als vollwertigen Ersatz für analoge Originale an. Als Scandienstleister beraten wir Sie gerne welche Kriterien einzuhalten sind, damit Ihr digitales Archiv auch revisionssicher ist.
- emeinsamer Dokumentenpool: Dokumente archivieren bedeutet nicht nur das Scannen eingehender Belege, sondern vor allem auch die Ablage digitaler Belege aus den verschiedensten Anwendungen. Und somit das Speichern und Archivieren in einem zentralen Dokumentenpool: Dem digitalen Archiv bzw. Dokumentenmanagement System.
- Texterkennung (OCR) macht digitale Dokumente voll durchsuchbar. Sie können nach Stichworten, Textpassagen oder auch einzelnen Daten recherchieren. Finden statt suchen in nur wenigen Sekunden.
Scandienstleistung
Geht es um größere Mengen an Bestandsakten, beispielsweise mehr als 20 Akten, ist der Einsatz unseres Scanservices sinnvoll. Wir digitalisieren und archivieren Ihre Dokumente mit einer Scanleistung von bis zu 200.000 Blatt pro Tag. Gerade wenn es um eine schnelle und qualitativ hochwertige Digitalisierung geht, ist der Aufwand in Eigenregie meist nicht zu leisten, geschweige denn wirtschaftlich. Um eine verlässliche Revisionssicherheit herzustellen, ist auch fundiertes Wissen nötig - unter anderem in Bezug auf Verfahrensdokumentation, Scantechnik und Indizierung. Beauftragen Sie uns mit der Dokumentenarchivierung, übernehmen wir den kompletten Prozess der Digitalisierung. Angefangen bei der Beleglogistik und der Belegvorbereitung über die tagesaktuelle Digitalisierung (scannen), bis hin zur Datenerfassung relevanter Indizes oder der Datenvernichtung. Die Einhaltung aktueller rechtlicher Vorgaben, wie die Erstellung einer Verfahrensdokumentation sind Teil unserer Scandienstleistung. Geht es um Platzersparnis, kalkulieren wir einen festen Preis pro Ordner/Akte und rechnen auf Basis der verarbeiteten Ordner ab. Sie können Ihre digitalen Dokumente als Direktimport in ein DMS (Dokumentenmanagement) erhalten oder in Form einer komfortabel zu nutzenden PDF-Verzeichnisstruktur - wie es für Sie am besten ist.
Sie möchten Ihre Dokumente archivieren? Fordern Sie direkt Ihr Angebot an!
Wir freuen uns auf Ihre AnfrageSelbst scannen
Unseren Scanservice, um Dokumente elektronisch zu archivieren, bieten wir für jeden Anwendungsfall an. Sei es die Platzersparnis oder das papierlose Büro. Sie können Ihre Dokumente natürlich auch selbst archivieren. Geht es um eine Handvoll Ordner, kann dies in Eigenregie erfolgen. Unser Tipp: Sie sollten in jedem Fall einen Einzugsscanner einsetzen. Der Markt an Dokumentenscannern bietet Lösungen von kleinen Arbeitsplatzscannern bis hin zu großvolumigen Scanarbeitsplätzen.

Kostenlose Probearchivierung
Gemeinsam mit Ihnen ermitteln wir den wirtschaftlichsten Preis und die optimale Archivierungsform anhand einer kostenlosen Probearchivierung. Mit diesem repräsentativen Belegquerschnitt als Testscan, kalkulieren wir gerne den Preis und entwickeln mit Ihnen den späteren Workflow.
Referenzen
Unsere Kunden aus ganz unterschiedlichen Branchen und Geschäftsbereichen vertrauen uns und unserer langjährigen Erfahrung. Besonders die lang andauernden Geschäftsbeziehungen zu unseren regelmäßigen Scanservicekunden, zeugen nicht nur von der guten Qualität unserer Arbeit, sondern auch von unserem freundlichen und kundenorientierten Service.




DOKUMENTE ARCHIVIEREN
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