Dokumente archivieren mit unserem Scanservice

Die Archivierung von Schriftstücken, Dokumenten oder Geschäftsbelegen ist unabdingbar für Unternehmen und Selbstständige. Der Gesetzgeber fordert die Aufbewahrung steuerrechtlich sowie handelsrechtlich relevanter Belege. Die Aufbewahrungsfristen belaufen sich - je nach Belegart - auf bis zu 10 Jahre.

Nicht nur für die Erfüllung rechtlicher Anforderungen ist eine fachmännische Dokumentenarchivierung von Bedeutung. Auch im Arbeitsalltag ist eine übersichtliche und klar strukturierte Dokumentenablage von großem Nutzen.

Unter dem Begriff Archivierung ist allgemein der Prozess der systematischen und langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten, Dateien, Informationen oder anderen Medien und Objekten zu verstehen. Zweck der Archivierung ist die langfristige Erhaltung bei schneller Verfügbarkeit abgelegter Archivstücke.

Neben der herkömmlichen, analogen Archivierung, sind im digitalen Zeitalter elektronische Archivierungslösungen von großer und stetig wachsender Relevanz. Dokumente in einem elektronischen Archiv zu speichern ermöglicht Ihnen die medienbruchfreie Verwaltung von Dokumenten und weiteren digitalen Daten.

Vernetzung und ortsunabhängiger Zugriff auf ein Archiv sind die entscheidenden Vorteile elektronischer Archivierungslösungen gegenüber Papierbergen im Büro. Digitale Archivsysteme sind der analogen Ablage von Papierdokumenten in folgenden Gesichtspunkten überlegen: Datenzugriff, Sicherheit, Kosten und Effizienz.

Als zertifizierter Scandienstleister bieten wir Ihnen verschiedene Archivierungsmöglichkeiten an. Die Wahl ist dabei in erster Linie von Ihrem Anwendungszweck abhängig. Wir scannen und archivieren Akten, Ordner, Mappen, Belege und alles, was in Ihrem Unternehmen an Papier anfällt.

Auf dieser Seite erfahren Sie alles wissenswerte über unsere Leistungen rund um das Thema Dokumente archivieren, Archivsysteme und deren Vorteile.

Digitale Archivierung der Eingangspost

Mit unserem Digitalen Posteingang können Sie auch Ihren Posteingang digitalisieren und archivieren lassen. Dafür scannen wir Ihre Briefpost auf tagesaktueller Basis. Auf diesem weg lassen sich beispielsweise Rechnungen digital archivieren und problemlos in Ihre Workflows integrieren. Zudem nimmt der Aufwand für die Postverarbeitung drastisch ab.

Wie eingehend erwähnt, ist die Wahl der Archivierungslösung für Ihre Dokumente auch von dem von Ihnen vorgesehenen Anwendungszweck abhängig. Sollten Sie in erster Linie Platz einsparen wollen, ist die Speicherung gescannter Akten und Belege als unveränderbare PDF/A ausreichend.

Um eine schnelle Auffindbarkeit der Dokumentenscans sicherzustellen, erfassen wir nach Ihren Vorgaben Indizes, Kategorien und weitere Metadaten von Rückenschildern und Registern Ihrer Aktenordner. Zudem hinterlegen wir eine Texterkennung (OCR) in jeder PDF-Datei, um eine Volltextsuche zu ermöglichen.

Wir erstellen  für Sie eine intuitiv navigierbare Verzeichnisstruktur, welche in Bezug auf Struktur und Benennung der Dateien ihrem Bestandsarchiv gleichen .

Möchten Sie Ihre Dokumente archivieren und darüber hinaus die EDV-Systeme in Ihrem Unternehmen vernetzen, ist der Einsatz einer Software zur Verwaltung Ihres Archivs sinnvoll. Ein solches Dokumentenmanagement System (ehem. Elektronisches Archiv) stellt komfortable Suchfunktionen, einfache Ablagetechniken und viele weitere nützliche Funktionen für die Arbeit mit archivierten Dokumenten zur Verfügung.

Ein Dokumentenmanagement System ermöglicht die Archivierung digitaler Daten in verschiedenen Formaten. Neben PDF-Dateien können Sie beispielsweise auch Bilddateien im Format TIFF, Audiodateien, Videos oder Tabellenkalkulationen zentral speichern. Ein DMS stellt ein Informationssystem dar, welches verschieden Metadaten und Attribute für jedes Dokument enthält. Organisation, Kategorisierung und Suche werden dadurch erheblich vereinfacht. Finden Sie das gesuchte Dokument innerhalb von Sekunden.

Die Verknüpfung von DMS, Customer-Relationship-Management System (CRM), Enterprise-Content-Management.System (ECM) und Enterprise Resource Planning ermöglicht eine automatische Synchronisation von Daten sowie den nahtlosen Zugriff auf Informationen in allen Systemen. Durchlaufzeiten werden durch systemübergreifende Workflow-Optimierungen massiv reduziert. Zudem werden Prozesse transparent und nachvollziehbar.

Als DocuWare Cloud Partner beraten wir Sie gerne bei der Einführung der leistungsstarken Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung in der Cloud.

Dokumente digital zu archivieren bietet eine Vielzahl attraktiver Vorteile und die Möglichkeit für Unternehmen, ihre Dokumentenverwaltung schneller, einfacher und sicherer zu gestalten.

• Platzersparnis: Die elektronische Speicherung gescannter Papierbelege spart bis zu 99 % des vorherigen Platzbedarfs physischer Aktenordner
• Kostenersparnis: Durch geringeren Personalaufwand und geringere Mietkosten für Lagerflächen sparen Sie langfristig Kosten
• Ortsunabhängigkeit: Mitarbeiter können mit entsprechenden Zugriffsrechten unabhängig von ihrem Standort (Homeoffice, Außendienst) auf archivierte Dokumente zugreifen
• Erhöhte Datensicherheit: Zum einen sind digitale Daten vor Umwelteinflüssen und Beschädigung geschützt. Zum anderen verfügen DMS über Backup-Funktionen, welche die Gefahr von Datenverlust minimieren
• Langlebigkeit: Digitalisierte Dokumente sind in einem geeigneten Dateiformat über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar
• Nachhaltigkeit: Die Nutzung elektronischer Archive reduziert den Papierbedarf und den damit verbundenen CO2-Fußabdruck

Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsbelegen ist in Deutschland im Steuer- und im Handelsrecht festgelegt. Die Fristen zur Aufbewahrung von archivierten Dokumenten variiert nach Belegart zwischen sechs und zehn Jahren. Für diesen Zeitraum müssen eine Reihe rechtlicher Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllt sein. Einzelne Vorgaben für die Langzeitaufbewahrung von Unterlagen sind in den GoBD genau geregelt.

Diese umfassen unter anderem:

• Nachvollziehbarkeit der Buchungen und Vorgänge
• Lückenlose und vollständige Archivierung
• Abbildung tatsächlicher und wahrheitsgemäßer Verhältnisse jedes Geschäftsvorfalls
• Zeitnahe Ablage von Belegen
• Geordnete Archivierung
• Unveränderbarkeit aller Dokumente
• Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum
• Verfahrensdokumentation über alle Prozesse und Abläufe

Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über zahlreiche Funktionen, welche die Einhaltung der Vorgaben nach GoBD stark erleichtern. Dazu zählen Beispielsweise Zugriffskontrollen, Versionisierung, Verschlüsselung oder ein Zeitstempel.

Auch bei der Archivierung von Akten, welche personenbezogene Daten enthalten, kann ein DMS helfen die Anforderungen nach DSGVO leichter umzusetzen. Im Falle von Personalakten zählt dazu z.B. ein automatisches Löschkonzept nach Ausscheiden eines Mitarbeiter aus einem Unternehmen.

Unseren Scanservice, um Dokumente elektronisch zu archivieren, bieten wir für jeden Anwendungsfall an. Sei es die Platzersparnis oder das papierlose Büro. Möchten Sie private Dokumente archivieren, können Sie Ihre Unterlagen natürlich auch selbst scannen. Geht es um eine Handvoll Ordner und ist der Aufwand überschaubar, kann dies in Eigenregie erfolgen.

Unser Tipp: Sie sollten in jedem Fall einen Einzugsscanner einsetzen. Der Markt an Dokumentenscannern bietet Lösungen von kleinen Arbeitsplatzscannern bis hin zu großvolumigen Scanarbeitsplätzen.