Dokumente digital Archivieren

Dokumente Archivieren

Als Scandienstleister stellen wir diese Frage als erstes: „Warum möchten Sie Ihre Dokumente archivieren?“ Geht es um Platzersparnis? Suchen Sie häufig in älteren Akten und Dokumenten? Möchten Sie papierlos arbeiten?

 

Je nachdem wie Sie diese Fragen für sich beantworten, ergeben sich verschiedene Möglichkeiten der Dokumentenarchivierung!

Platzersparnis

Geht es um eine Platzersparnis? Digital archivierte Dokumente sparen 99% Platz im Vergleich zu analogen Unterlagen. Oftmals ist nicht einmal ein DMS (Dokumentenmanagement) notwendig. Ein logischer Verzeichnisaufbau anhand der Dokumentarten und Jahrgänge sowie eine elektronische Archivierung in PDF Dateien ist dann schon ausreichend.

 

Digitale Archivierung

Wenn Sie Ihre Dokumente Archivieren möchten, weil Sie häufig darin recherchieren oder zukünftig weitgehend damit digital arbeiten möchten (siehe auch Digitaler Posteingang), dann ist der Einsatz einer Archivsoftware sinnvoll. Ein solches Dokumentenmanagement (ehem. Elektronisches Archiv) stellt komfortable Suchfunktionen, einfach Ablagetechniken und viele weitere nützliche Funktionen für die Arbeit mit Archivierten Dokumenten zur Verfügung.

Die Digitale Archivierung von Dokumenten bietet neben einer komfortablen und schnellen Suche und der immensen Platzersparnis aber auch noch weitere Vorteile:

  • Dokumentensicherung: Digitale Dokumente sind geschützter vor Diebstahl, Brand- und Wasserschaden oder sonstigen Beschädigungen.
  • Revisionssicherheit: Das Finanzamt erkennt Digitale Dokumente unter Einhaltung spezieller Vorgaben als vollwertigen Ersatz für analoge Originale an. Als Scandienstleister beraten wir Sie gerne welche Kriterien einzuhalten sind, damit Ihr Digitales Archiv auch Revisionssicher ist.
  • Gemeinsamer Dokumentenpool: Dokumente Archivieren bedeutet nicht nur das Scannen eingehender Belege sondern vor allem auch die Ablage digitaler Belege aus den verschiedensten Anwendungen. Und somit das speichern und archivieren in einem zentralen Dokumentenpool: Dem Digitalen Archiv bzw. Dokumentenmanagement System.
  • Texterkennung (OCR) macht Digitale Dokumente volldurchsuchbar, nach Stichworten, Textpassagen oder auch einzelnen Daten. Finden statt suchen in nur wenigen Sekunden.

Scandienstleistung

Geht es um größere Mengen an Bestandsakten, beispielsweise mehr als 20 Akten, ist der Einsatz unseres Scanservices sinnvoll. Wir digitalisieren und archivieren Ihre Dokumente mit einer Scanleistung von bis zu 200.000 Blatt pro Tag. Gerade wenn es um eine schnelle und qualitativ hochwertige Digitalisierung geht, ist der Aufwand in Eigenregie meist weder zu leisten geschweige denn wirtschaftlich. Um eine verlässliche Revisionssicherheit herzustellen, ist auch fundiertes Wissen nötig - unter anderem in Bezug auf Verfahrensdokumentation, Scantechnik und Indizierung. Beauftragen Sie uns mit der Dokumentenarchivierung, übernehmen wir den kompletten Prozess der Digitalisierung, angefangen bei der Beleglogistik und der Belegvorbereitung über die tagesaktuelle Digitalisierung (Scannen), bis hin zur Datenerfassung relevanter Indizes oder Datenvernichtung. Die Einhaltung aktueller rechtlicher Vorgaben wie die Erstellung einer Verfahrensdokumentation sind Teil unserer Scandienstleistung. Geht es um Platzersparnis kalkulieren wir einen festen Preis pro Ordner/Akte und rechnen auf Basis der verarbeiteten Ordner ab. Sie können Ihre digitalen Dokumente als Direktimport in ein DMS (Dokumentenmanagement) erhalten oder in Form einer komfortabel zu nutzenden PDF-Verzeichnisstruktur - wie es für Sie am besten ist.

Selbst scannen

Unseren Scanservice um Dokumente elektronisch zu archivieren bieten wir für jeden Anwendungsfall an, sei es die Platzersparnis oder das papierlose Büro. Sie können Ihre Dokumente natürlich auch selber archivieren. Geht es um eine Handvoll Ordner, kann dies in Eigenregie erfolgen, unser TIP: einen Einzugsscanner sollten Sie in jedem Fall einsetzen. Der Markt an sog. Dokumentenscannern bietet Lösungen von kleinen Arbeitsplatzscannern bis hin zu großvolumigen Scanarbeitsplätzen.

Kostenlose Probearchivierung

Den wirtschaftlichsten Preis und die optimale Archivierungsform ermitteln wir gemeinsam mit Ihnen anhand einer kostenlosen Probearchivierung. Aktuelle Belege scannen wir tagesaktuell und stellen Ihnen diese vollindiziert und archiviert online zur Verfügung. Anhand eines repräsentativen Belegquerschnitts kalkulieren wir gerne durch kostenlose Testscans den Preis und entwickeln mit Ihnen den späteren Workflow.

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Dokumente zu archivieren, melden Sie sich gerne bei uns. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

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