TR-RESISCAN (BSI TR-03138) konformer Scanservice

Die BSI TR-03138, auch bekannt als TR-RESISCAN, ist eine praxisorientierte Empfehlung, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik für den Scanprozess von Akten und anderen Papierdokumenten herausgegeben wurde.

Diese Richtlinie stellt Anwendern aus Verwaltung, Justiz, Gesundheitswesen sowie Unternehmen der freien Wirtschaft einen klaren Leitfaden zur Verfügung, um den Scanvorgang im Kontext des ersetzenden Scannens zuverlässig und rechtssicher umzusetzen

Die Umsetzung der Anforderungen nach TR-RESISCAN stellt die exakte Übereinstimmung eines gescannten Dokuments (Digitalisat) mit dem Original in Papierform sicher.

Der Begriff "Ersetzendes Scannen" bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung von Papierakten und -unterlagen in digitale Formate und der anschließenden Vernichtung der physischen Dokumente. Die gescannten Dokumente, auch als Digitalisate bezeichnet, erhalten dabei den Status des Originals.

Von besonderer Wichtigkeit ist die Sicherung der Integrität der digitalisierten Akten. Es ist erforderlich, dass das Papieroriginal und das digitale Dokument genau übereinstimmen, ohne dass irgendwelche Veränderungen oder Manipulationen vorgenommen wurden. Dies ist besonders relevant, um die Beweiskraft von elektronischen Schriftstücken im Falle eines Rechtsstreits vor Gericht sicherzustellen.

Beweiswert

Neben steuerlichen Aspekten ist der Beweiswert eines Dokuments von zentraler Bedeutung, insbesondere wenn es vor Gericht als Beweismittel dient. Angesichts der in Deutschland geltenden freien Beweiswürdigung gemäß § 286 Abs. 1 ZPO bietet die Einführung technischer Richtlinien für den Scanprozess Unternehmen und der Verwaltung eine verlässliche Basis, um den Beweiswert elektronischer Dokumente in Gerichtsverfahren zu sichern.

Beispiel aus der Baubranche

Bei einem Streitfall über die mangelhafte Ausführung von Bauarbeiten können handschriftliche Bautagebücher, die vom Bauleiter geführt wurden, entscheidend sein. Werden diese Unterlagen digitalisiert, muss sichergestellt werden, dass die elektronischen Kopien in der digitalen Bauakte genauso zuverlässig als Beweismittel anerkannt werden wie die Originale.

Die Einhaltung der TR-Resiscan stellt sicher, dass der Richter im Streitfall davon überzeugt ist, dass die digitalen Dokumente den handschriftlichen Aufzeichnungen entsprechen. Auch hier spielt die Richtlinie eine entscheidende Rolle, um den Beweiswert in der digitalen Dokumentation sicherzustellen.

Durch diesen strukturierten Prozess wird sichergestellt, dass die digitalisierten Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und ihren Beweiswert auch in der digitalen Langzeitarchivierung behalten.

Mit unseren RESISCAN konformen Services scannen wir Ihre Akten und Dokumente gemäß den grundlegenden Anforderungen bei normalem Schutzbedarf der BSI technische Richtlinie 03138 (RESISCAN).

Die folgenden Maßnahmen können beispielsweise durchgeführt werden:

Dokumentenvorbereitung:

• Entfernen von Heftklammern
• Glätten von gefalteten Seiten
• Vorsortierung der Dokumente

Scannen:

• Nutzung hochwertiger Scanner-Hardware
• Umwandlung der Papierdokumente in elektronische Formate (digitale Kopien)

Nachverarbeitung

• Bearbeitung der elektronischen Bilder (Qualitätssicherung, Lesbarkeit)
• Indexierung
• Metadatenerfassung

Integritätssicherung

• Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
• Elektronische Siegel
• Zeitstempel

Unser Scanservice ermöglicht das rechtssichere ersetzende Scannen von Akten und Dokumenten, wobei die physischen Originale digitalisiert und anschließend vernichtet werden können. Durch die Einhaltung der TR-RESISCAN werden die Integrität und Beweiskraft der digitalisierten Dokumente gewährleistet, was insbesondere in Rechtsstreitigkeiten von entscheidender Bedeutung ist.

Der Service umfasst alle relevanten Schritte, von der Vorbereitung der Dokumente über den Scanvorgang bis hin zur Nachverarbeitung und Integritätssicherung, einschließlich der Option, qualifizierte elektronische Signaturen und Zeitstempel zu verwenden. Dies stellt sicher, dass die digitalen Dokumente als Originale anerkannt werden und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.