Sie möchte Ihre Ordner digitalisieren
Kosten & Platz durch die
digitale Archivierung einsparen?
Sie suchen nach Preisen für die
Archivierung Ihrer Akten und Dokumente?
Preise ermitteln
Wenn Sie nicht mit eigenem Personal scannen wollen, lassen Sie Ihre Ordner durch uns als Scanprofi digitalisieren und sparen Kosten und Zeit. Exakte Preise, um Ihnen das für Sie optimale digitale Archiv zu liefern, ermitteln wir anhand einiger Eckdaten:
Um welche Belegart / Dokumente handelt es sich?
- Ein- und Ausgangsrechnungen
- Allgemeine Buchhaltung
- Fracht- Unterlagen
- Schriftverkehr
- Technische Dokumentationen
- Sonstige Aktenordner
Warum möchten Sie Ihre Ordner digitalisieren ?
- Die Akten belegen wertvollen Platz, der anderweitig genutzt werden soll.
- Es wird häufig in alten Akten und Ordnern gesucht.
- Es wird bereits ein DMS eingesetzt, in das nun auch die Bestandsakten importiert und digital verwaltet werden sollen.
Wie möchten Sie mit den digitalen Dokumenten arbeiten?
- Mithilfe einer Archivsoftware / DMS
- Auf Dokumentenebene (1 Vorgang = 1 Digitales Dokument)
- Pro Ordner eine PDF Datei
Mengenrabatt
Der Preis für die Digitalisierung von Akten richtet sich aber auch nach der Anzahl der zu digitalisierenden Ordner. Wir bieten Mengenrabatte ab 100, 500 und 1.000 Ordner an.
Nutzen Sie zur Preisermittlung auch gerne unseren Preisrechner.
Gerne übernehmen wir auch Scanaufträge für Mengen unter 100 Ordner (1-99 Ordner) und bieten hierfür ein spezielles Angebot. Genaue Informationen lesen Sie auf der Infoseite Dokumenten scannen und als PDF speichern.
Idealerweise ermitteln wir, den für Sie optimalen Ordner Preis für das Digitalisieren Ihrer Akten, anhand einer kostenlosen Probearchivierung. Hierzu benötigen wir 1 Ordner pro Belegart, oder einen Belegquerschnitt der zu scannenden Dokumente. Wir scannen alles kostenlos Blatt für Blatt und erstellen auf dieser Basis ein detailliertes Angebot mit weiteren Vorschlägen und Lösungen für Ihre digitale Ablage.
Für Ihren individuellen Preis JETZT anfragen
KONTAKTLeistungen
Für die Archivierung und Digitalisierung Ihrer Aktenordner, Unterlagen und Dokumente bieten wir als Scandienstleister alle Leistungen.
Unsere Services umfassen im Kern unter Anderem:
Transport & Verpackung
Wenn Sie es wünschen kommen wir mit ausreichend Personal zu Ihnen und verpacken die Ordner protokolliert und transportieren Sie mit eigenen Fuhrpark in unser Aktenlager. Dort werden die Akten Datenbankgestützt aufgenommen und stehen somit jederzeit für zeitnahe Abfragen zur Verfügung (siehe Scan on demand)
Belegaufbereitung
Nach der Übernahme Ihrer Aktenordner beginnen wir mit der Belegaufbereitung, das bedeutet wir entklammern und bringen Barcodes für die Belegtrennung an.
Scannen
Die bei der Belegaufbereitung entstandenen Einzelseiten werden mittels Hochleistungsscannern digitalisiert. Wir scannen in Farbe oder Schwarz/Weiß, mit einer Auflösung zwischen 200-600 DPI, der Preis ist in allen Fällen der gleiche.
Wir Scannen Vorder- und Rückseite gleichzeitig, wobei Leerseiten entsprechend gelöscht werden. Wir berechnen entsprechend einen Preis pro Blatt und nicht pro Seite.
TIPP: Auch digitale Archive sollten Platz sparen, eine Auflösung beim Scannen von 200 DPI ist in 90% der Fälle ausreichend.
Datenerfassung
Nach dem Scannen der Ordner erfassen wir die für Sie notwendigen Suchkriterien und Daten, damit Sie die digitalen Dokumente und Unterlagen schnell recherchieren können.
OCR / Texterkennung
Zusätzlich können wir eine sog. OCR (Texterkennung) erzeugen, die es Ihnen ermöglicht die Dokumente nach Stichwörtern, Daten oder Beträgen zu durchsuchen.
Ausgabe als PDF oder im DMS
Das digitale Ergebnis stellen wir Ihnen als PDF Dateien oder als direkten Import in Ihr DMS (Dokumentenmanagement) zur Verfügung.
Rechtliche Grundlagen
Als Scandienstleister sind wir nach DIN ISO 9001:2015 zertifiziert. Das bedeutet unsere Prozesse zur Digitalisierung Ihrer Ordner sind genauestens dokumentiert und werden durch unser QM System ständig überwacht. Wir sorgen für höchste Scanqualität, Vollständigkeit und eine digitale Archivierung, die alle Anforderungen der GDPDU und GOBD erfüllt.
Denn der Gesetzgeber hat jedem Steuerpflichtigen die Erleichterung erteilt, seine Unterlagen die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, alternativ auch auf Bilddatenträgern zu speichern. Durch Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a wurde dies mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums kommuniziert.
Revisionssicherheit und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sind grundlegender Bestandteil, der von uns erzeugten digitalen Dokumente und unserer Scandienstleistung.
Kostenlose Probearchivierung
Gerne kalkulieren wir anhand einer kostenlosen Probearchivierung eines Ordners pro Belegart, auch den für Sie optimalen Preis für die Digitalisierung Ihrer Ordner. Dazu können Sie uns 1-2 Ordner pro Belegart zukommen lassen. Wir verarbeiten diese Ordner nach Ihren Wünschen und erstellen für Sie auf Basis dieser Probe ein konkretes Angebot. Persönlich und individuell an Ihren Bedarf angepasst.
Preis anfragen
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