Personalakten digitalisieren = Zeit, Platz & Kosten sparen

Wo liegen die Probleme bei der Digitalisierung von Personalakten?

Ganz einfach: Personalakten sind in den meisten Fällen chronologisch abgelegt. Der aktuellste Vorgang befindet sich oben, das älteste Dokument am Ende der Akte. Und dazwischen meistens die Belege, die benötigt werden.

Selten sind Personalakten nach Themen wie Bewerbung, Vertrag, Rente oder Weiterbildung abgelegt. Oft sind Vorgänge auch als Papierseiten hintereinander ohne eine erkennbare Trennung abgeheftet, denn das erkennt ein erfahrener Sachbearbeiter anhand der Optik sofort. Aber selbst wenn dies der Fall ist, sobald Personalakten digitalisiert, also gescannt werden sollen, werden umfangreiche Aktenstrukturen definiert, in die die Belege digital einsortiert werden sollen.

Und dies ist der entscheidende Punkt, der das Thema digitale Personalakte im Bereich Digitalisierung so speziell macht: Chronologisch abgelegte Akten in eine vordefinierte, detaillierte Struktur digital zu archivieren.

Die eigentliche Digitalisierung der Akten ist keine besonders schwierige Aufgabe. Moderne Scanner schaffen ein paar hundert Blatt pro Minute. Der Hauptaufwand entsteht durch die notwendige manuelle Vorverarbeitung der zu digitalisierenden Akten, wo in Personalakten ausgebildete Mitarbeiter Barcodes zwischen die Dokumente kleben. Jedes so erzeugte Dokument wird nach dem Scannen manuell einer kundenindividuellen Dokumentenklasse zugewiesen. Zwar kann dieser Vorgang minimal durch Regelwerke oder Schlagworte unterstützt werden, aber durch die hohe Varianz der Kundenanforderungen ist fast keine Wiederverwendung möglich.

Da durchschnittliche Personalakten aber 120 Blatt und mehr beinhalten, müssen bei einer Digitalisierung von mehreren hundert oder sogar tausend Personalakten schnell mal 100.000 Blatt gesichtet und in die Kategorien-Liste einsortiert werden.

Wir lassen Maschinen den Prozess lernen! Künstliche Intelligenz und Machine Learning, wie die Intelligent Document Processing Plattform der inserve GmbH können die gesamte Verarbeitung eingehender Dokumente in kurzer Zeit mit wenigen Beispielen lernen und auf neue Dokumente und Akten anwenden. Ausgangspunkt ist ein Paradigmenwechsel im Vergleich zur bisherigen Arbeitsweise: Training statt Programmieren.

Anhand vieler tausend Personalakten hat die KI erlernt, welche Dokumentenklassen typischerweise in Personalakten vorkommen: Bewerbungen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Kündigungen, Sozialversicherungsmeldungen, Geburtsurkunden, um nur ein paar zu nennen. Und das System lernt laufend neue dazu. Jede einmal erlernte Dokumentenklasse kann anhand durch die KI in den gescannten Akten erkannt werden, sodass die manuelle Trennung und Klassifikation durch die Mitarbeiter entfällt.

Durch die Kategorisierung mittels KI entfällt ein aufwendiges Vorsortieren von Personalakten weitgehend. Die relevantesten Dokumentenarten werden erkannt, speziellere Dokumente, die nur vereinzelt in den Personalakten vorkommen werden, einer einheitlichen Kategorie zugeordnet.

Durch diese Kategorisierung sind zumindest die Dokumente in der digitalen Personalakte separiert, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen. Eine „digitale Entnahme“ dieser Belege aus den digitalen Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist also später in der täglichen Arbeit technisch kein Problem. Die Vorgaben der DSGVO für Arbeitgeber werden somit effizient umgesetzt und eingehalten.

Ist eine Personalakte digital archiviert und kategorisiert, kann jeder einzelne Vorgang in Sekunden gefunden, angezeigt und bearbeitet werden.

Gemäß DSGVO müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dies gilt auch für Arbeitgeber bei der Einführung der digitalen Personalakte. Die DSGVO schreibt hier ein sog. Löschkonzept vor. Für Personalakten bedeutet das, für jede Dokumentenart wie Vertrag, Beurteilung oder Abmahnung muss ein Unternehmen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dokumentieren und die Belege müssen entsprechend dieser Fristen aus der digitalen Akte gelöscht werden.

Durch die Kategorisierung, wie von uns angeboten, können diese Vorgänge einfach und schnell anhand des Belegdatums und der Dokumentenart gefunden und elektronisch gelöscht werden.

In den meisten Fällen kommt für eine elektronische Archivierung von Personalakten eine spezielle Verwaltungssoftware für Personalabteilungen (HR Management) zum Einsatz. Hier liefern wir als Dienstleister die Daten (Indizes) und Dokumente in dem technischen Aufbau, Struktur und Klassifizierung wie es das System zum Import benötigt.

Online oder DMS

Sollten Sie keine Personal-Management-Software im Einsatz haben, bieten wir Ihnen entweder die Archivierung als PDF Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) oder alternativ ein Online Archiv zur Nutzung an. Auch bei der Archivierung in der Cloud bzw. unserem Online-Archiv werden alle Grundsätze und Verfahren des Datenschutz strengstens eingehalten.

Wenn Sie uns mit der Digitalisierung Ihrer Personalunterlagen beauftragen, übernehmen wir ebenfalls die Vorbereitung und auf Wunsch das Kategorisieren Ihrer Akten. Darüber hinaus leisten wir aber noch viel mehr, was die Personalakten - Digitalisierung auch hier speziell macht:

Auf Wunsch sortieren wir nach dem Scannen die Arbeitsverträge und wichtigen Urkunden zur Arbeitnehmer-Altersvorsorge wieder aus. Im digitalen Ergebnis sind diese Belege (Arbeitsvertrag & Urkunden) an der identischen Stelle in der Reihenfolge enthalten wie im Original. Jedoch erhalten Sie diese Unterlagen auf Wunsch im Original zurück, während wir alle anderen Dokumente wie Schriftverkehr, Bewerbungsunterlagen und Unterlagen, die die Gesundheitsversorgung betreffen, nach Ihrer Freigabe später vernichten oder wahlweise in unserem Sicherheitsaktenlager archivieren.

Zum Personalakten digitalisieren übernehmen wir als Full Service Scandienstleister alle Tätigkeiten rund um die Digitalisierung Ihrer Personalakten:

Die exakten Preise, um Ihre Personalakten zu digitalisieren, kalkulieren wir gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung von 2-5 Personalakten. Diese Akten erhalten Sie nach der Probearchivierung im Originalzustand wieder zurück. Uns hilft eine Probearchivierung bei der Aufwandsschätzung und Angebotserstellung und Sie haben die Möglichkeit, das Ergebnis praktisch zu testen.

Eine Probearchivierung ist bei uns in jedem Fall immer kostenlos und unverbindlich.

Die tatsächlichen Kosten der Digitalisierung richten sich nach der Art der Archivierung die wir in drei Varianten anbieten:

1. Pro Personalakte 1 Dokument
2. Pro vorhandenem Register 1 Dokument
3. Kategorisierung mittels KI (Software)

Gerade was Personalakten betrifft, ist die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sehr wichtig. Wir tun alles, um die gesetzlichen Vorgaben diesbezüglich zu erfüllen.

Dies beginnt für uns bereits vor Auftragserteilung, indem wir gerne für Gespräche und Beratungen mit dem Personalrat und Arbeitgeber zur Verfügung stehen, um hier ggf. Ängste und Unsicherheiten der Arbeitnehmer zu nehmen.

Wir achten strengstens auf die Einhaltung der Vorschriften bzgl. DSGVO und des Datenschutzes. Hierfür erstellen wir bei Auftragsvergabe eine Auftragsvereinbarung und zusätzlich eine Geheimhaltungserklärung. Alle unsere Mitarbeiter sind auf den Datenschutz verpflichtet. Unsere Räumlichkeiten und unsere Hard- und Software sind entsprechend abgesichert und Ihre Dokumente sind in jedem Fall vor Zugriff Unbefugter und digitalem Verlust geschützt.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie rechtliche Fragen zur digitalen Personalakte haben.

Seit fast 10 Jahren ist die digitale Personalakte Thema in deutschen Unternehmen und wir haben als Scandienstleister in dieser Zeit mehr als 50 Kundenprojekte zu diesem Thema erfolgreich durchgeführt. Wir arbeiten für Kunden aus ganz Deutschland und für nahezu jede Unternehmensgröße. Wir kommen bundesweit für die Verpackung und den Transport vor Ort in die Unternehmen.