Scanservice Wuppertal

Die Digitalisierung Ihrer Aktenbestände bietet eine Vielzahl an Vorteilen, welche über die Ersparnis von Zeit, Platz und Kosten weit hinaus gehen. Insbesondere der ortsunabhängige Zugriff auf Akten und Dokumente sowie ein nahtloser Austausch von Daten sind zentrale Bestandteile der digitalen Transformation. Auch die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist durch elektronische Archivierung Ihrer Belege weitaus einfacher umsetzbar.

Scanservice im Komplettpaket

Als Full-Service-Scandienstleister übernehmen wir alle Schritte von der Abholung Ihrer Aktenordner mit eigenem Kurierdienstes über das Scannen bis hin zur datenschutzgerechten Aktenvernichtung.

Unseren Scan-Service bieten wir für Kunden in Wuppertal, umliegenden Städten und Gemeinden wie Solingen, Remscheid oder Rade sowie im gesamten Bundesgebiet.

Unsere Digitalisierungsleistungen im Überblick:

• Scanservice - Dokumente, Akten und Belege zuverlässig scannen lassen
• Digitaler Posteingang - Scan Ihrer täglichen Eingangspost
• Dokumentenmanagement - Beratung im Bereich DMS (DocuWare Cloud Partner)
• Archivierung - Schadensakten, Aktenlagerung

Als erfahrender Scandienstleister bieten wir Ihnen ein tägliches Scanvolumen von bis zu bis zu 250.000 Seiten. Wir erzeugen Scans in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen sowie einer Auflösung von von 200 DPI (optional 300 dpi) für optimale Lesbarkeit. Wir scannen beidseitig (Duplex), wobei Leerseiten gelöscht werden. Auch Mischordner bestehend aus unterschiedlichen Formaten (DIN A7 bis DIN A0) können wir zuverlässig für Sie digitalisieren.

Informationen schnell finden statt suchen

In einem digitalen Archiv recherchieren Sie Belege und Unterlagen dank einer gezielten Datenabfrage in wenigen Sekunden. Für eine schnelle Auffindbarkeit von Schriftstücken erfassen wir nach Ihren Vorgaben Schlagwörter (Indizes) und Indexfelder, beispielsweise in Form von Rechnungsnummern, Absendern, Artikelnummern oder des Belegdatums.

Für die Einführung der digitalen Aktenführung (e-Akte für Behörden) erstellen wir pro Vorgang ein PDF-Dokument und klassifizieren nach Dokumententyp.

• Platzersparnis: Digitalisierte Akten beanspruchen keinen physischen Lagerraum
• Zeitersparnis: Schneller Zugriff auf digitale Dokumente und einfache Recherche
• Kostenersparnis: Reduzierung von Personalaufwand und Mietkosten für Lagerflächen
• Effizienzsteigerung: Verkürzte Durchlaufzeiten und optimierte Workflows
• Nachhaltigkeit: Einsparung von Ressourcen (Papier)

Mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) profitieren Sie am stärksten von der Umstellung auf eine digitale Archivierung. Digitale Dokumente werden zentral gespeichert und lassen sich mühelos verwalten. Ihre digitalen Daten werden medienbruchfrei mit anderen elektronischen Dateiformaten wie Bildern, Videos etc. gespeichert.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert die Kooperation durch raschen und standortunabhängigen Zugang - beispielsweise im Homeoffice oder im Außendienst - und erhöht die Effektivität dank der nahtlosen Integration von Daten in weitere IT-Anwendungen (ERP, ECM oder CRM etc.).

Spezialisierte Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen gewährleisten eine reibungslose Einhaltung der GoBD-Richtlinien für revisionssichere Archivierung sowie Vorgaben zum Datenschutz gemäß der DSGVO.

Unsere Arbeitsweise ist unabhängig von spezifischer Software zur Archivierung und liefern Ihnen Images (Scans) sowie Indexdateien in dem Dateiformat, welches für den Import in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigt wird (z.B. CSV, XLS, XML, JSON, JPL etc.)

Dazu zählen unter anderem:

• DocuWare
• D3.develop
• SAP
• ELO Office
• DATEV

Falls Sie bisher noch keine Software für die Verwaltung elektronischer Dokumente verwenden, stehen wir Ihnen als DocuWare Cloud Partner gerne beratend zur Seite. DocuWare bietet eines der leistungsstärksten DMS auf dem Markt.

Auch wenn Sie (noch) keine Software für die elektronische Verwaltung Ihrer Aktenordner einsetzen, ist auch die Archivierung als Verzeichnisstruktur mit vollindizierten PDF-Dateien absolut von Vorteil. Wir erstellen eine übersichtliche und intuitiv navigierbare Baumstruktur, welche ihrem analogen Archiv strukturell gleicht.

Die Benennung der einzelnen Dateien erfolgt anhand von Informationen von Ordnerrücken, Inhaltsverzeichnissen, Registern und Trennlaschen. Selbst ungeübte Anwender können problemlos und zügig nach Dokumenten recherchieren und die gesuchten Belege anzeigen lassen.

Für die Archivierung von Altakten ist eine Aufbewahrung in Form vollindizierter PDF-Dateien ausreichen.

Wir bieten unseren  Scanservice für Wuppertal und Umgebung unter sorgfältiger Berücksichtigung der GoBD-Richtlinien an. Bei uns steht Rechtssicherheit im Vordergrund, wobei die Gewährleistung von Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit nur zwei der wesentlichen rechtlichen Aspekte sind, die wir umsetzen.

Der gesamte Ablauf der Digitalisierung und Archivierung erfolgt exakt gemäß den Vorgaben unseres Qualitätsmanagement-Handbuchs gemäß ISO 9001:2015. Zudem erstellen wir eine genaue Verfahrensdokumentation und protokollieren unsere Arbeitsschritte engmaschig.

Wir pflegen hohe Datenschutzstandards. Jeder Scan-Auftrag wird gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) abgewickelt.

Dafür schließen wir eine gegenseitige Verschwiegenheitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement), um die den Schutz sensibler Daten zu sicherzustellen.

Zu Beginn des Auftrags wird Ihnen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ausgehändigt, der sämtliche Einzelheiten im Hinblick auf die Handhabung personenbezogener Daten beinhaltet. Unsere Datenschutzbeauftragte, die bei der IHK registriert und zertifiziert ist, überwacht die Sicherheit personenbezogener Informationen.

Detaillierte Informationen erhalten Sie auf unserer Infoseite zum Thema Datenschutz und Sicherheit.

Unser Scanservice Wuppertal beinhaltet auf Wunsch alle Arbeitsschritte von der Abholung Ihrer Akten über den Scan und  die Archivierung bis hin zur Vernichtung Ihrer Unterlagen gemäß geltenden Datenschutzbestimmungen. Der Preis ist daher zum einen vom Umfang der gebuchten Leistungen abhängig.

Die endgültigen Kosten hängen darüber hinaus von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen unter anderem:

• In welchen Formaten liegen die Unterlagen vor / wie groß ist der Aufwand für die Belegaufbereitung?
• In welchem Umfang sollen Indizierungen und Kategorisierung en vorgenommen werden?
• Wie viele PDF-Dateien sollen pro Ordner erstellt werden (ein Dokument pro Ordner, Register oder Vorgang)?
• Wünschen Sie zusätzlich das DMS von DocuWare?

Der genaue Preis für Ihren Scanauftrag lässt sich am einfachsten durch ein individuelles Angebot und eine umfassende Beratung durch unser Vertriebsteam bestimmen. Bestehende Fragen können auf diesem Weg bestmöglich beantwortet werden.

Unser Preisrechner gibt Ihnen eine erste Einschätzung der Kosten für Ihren Scanauftrag.

Unser Scan-Service für die Region Wuppertal und die Zentren Barmen und Ebersfeld konnte schon zahlreiche Unternehmen und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung überzeugen. Zu unseren Kunden zählen Unternehmen aller Größe und Branche.

Wir freuen uns schon darauf, auch Sie bald als Kunden zu begrüßen.