Akten Archivieren

Akten Archivieren

TIPS & Hinweise vom Scandienstleister

Akten Archivieren: Welche Ablageform ist die Richtige?

Akten Scannen und Digital Archivieren oder Akten Lagern?

Hier geben wir Ihnen wichtige Entscheidungshilfen.

Akte Archivieren können Sie in Regalen, in staubigen Archiven, in einem externen Aktenlager oder bei einem Scandienstleister digitalisieren lassen. Die Digitale Aktenarchivierung ist sicherlich die moderne und vorteilhafteste Methode Ordner und Akten zu Archiveren. Aber nicht immer die wirtschaftlichste.

Anhand folgender Kriterien können Sie entscheiden ab WANN Sie Ihre Akten Digital oder Analog Archivieren sollten:

Die zu Archivierende Akten-Menge & der Zugriff

  • Akten zu Archivieren ist auch immer eine Frage des zur Verfügung stehenden Platzes. Jeder steuerpflichtige muss in Deutschland seine Dokumente bis zu 10 Jahre aufbewahren. Manche Branchen und Unterlagen sogar noch länger. Bei einem Aktenordner pro Monat, sprechen wir hier von 120 Akten die aufbewahrt werden müssen. Schon bei nur wenigen Akten mehr pro Monat, entsteht hier ein umfangreiches Aktenarchiv, das viel Platz beansprucht, und viel Zeit in der Pflege kosten kann.

Variante a: Sie verfügen über ausreichend Platz zur Archivierung und nach Abschluss eines Geschäftsjahres suchen Sie maximal 1x pro Jahr eine Akte aus dem Archiv.

  • Eine Archivierung im eigenen Archiv ist hier sicherlich die günstigste Form der Akten Aufbewahrung. Alternativ sollten Sie sich über eine externe Aktenlagerung informieren, dadurch kann der Zeitaufwand für die Pflege des Archivs auf „0“ gesengt werden.

Variante b: Es steht Ihnen kein Platz zur Aufbewahrung der Akten zur Verfügung, Sie suchen nicht öfter als 1-2 pro Jahr eine Akte

  • In diesem Fall sollten Sie sich unbedingt ein Angebot für die externe Aktenlagerung einholen. Zu geringen monatlichen Gebühren lagern auch wir Ihre Akten ein, und stellen bei Bedarf Dokumente oder Akten zur Verfügung. Am Ende eines jeden Jahres kümmern wir uns auch um die Aktenvernichtung.

Variante c: Es stünde zwar Platz zur Verfügung, der Zugriff auf abgelegte Akten findet aber öfter als 1X pro Jahr statt.

  • Immer wenn auf abgelegte Akten aus dem Archiv zugegriffen wird, ist es sinnvoll Akten digital zu archivieren. Neben der immensen Platzersparnis von 99%, verringert sich der Zugriff auf einzelne Dokumente auf wenige Sekunden.

Als Faustformel können Sie vermerken: Je öfter Sie auf abgelegte Dokumente aus einem Ordner zugreifen, desto wirtschaftlicher ist es Akten Digital zu archivieren.

Digitalisierung und das papierlose Büro

Im Zuge der Digitalisierung stellen viele Unternehmen auf den Digitalen Posteingang um. Eingehende Belege werden tagesaktuell gescannt und archiviert. Aber was ist mit bereits abgelegten Informationen?

Akten archivieren betrifft hier auch Akten und Ordner, die zwar nicht mehr aktuell sind, aber dennoch aufgrund von Aufbewahrungsfristen oder enthaltener Daten aufbewahrt werden müssen. Ist im Unternehmen also bereits ein Dokumentenmanagement für die Digitalisierung aktueller Belege vorhanden, kann und sollte dies auch zum Archivieren von Alten Akten eingesetzt werden. Als Scandienstleister unterstützen wir Sie gerne bei der Digitalisierung Ihrer Bestandsakten.

Sicherung von Informationen

Denn beim Akten Archivieren sprechen wir nicht nur von Buchhalterischen Unterlagen. Der weit größere Teil an Informationen die in einem Unternehmen anfallen und Aufbewahrt werden müssen, betrifft Produktions- und Unternehmens relevante Daten. Und diese Daten & Dokumente liegen oft nur in Papierform in Ordnern vor. Und hierbei handelt es sich auch meistens um Informationen auf die noch öfter zugegriffen wird. Eine externe Aktenlagerung kommt aufgrund verzögertem Zugriff nicht in Frage. Und die Verwaltung in Eigenregie kostet zuviel Zeit, und letztlich ist auch der Platzbedarf hier wieder ein Thema.

Digitalisierung ist hier die effektivste und wirtschaftlichste Form Akten zu Archivieren.

 

Rechtliche Aspekte zum Akten Archivieren

Neben den Vorteilen die ein Unternehmen durch eine optimale Lösung zur Archivierung von Akten hat, sei es nun die Digitale Archivierung oder die externe Aktenlagerung, gibt es aber auch rechtliche Punkte zu beachten. Der Gesetzgeber hat mittlerweile klare Vorgaben erlassen was die Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen betrifft.

DIe wichtigsten Vorgaben in der Übersicht:

  • Nachvollziehbarkeit: Die Archivierung muss inhaltlich schlüssig und nachvollziehbar sein. Also klare Zuordnungen, nachvollziehbare Sortierungen und schlüssige Kennzeichnungen.
  • Zeitnaher Zugriff: Insbesondere wenn eine Finanzprüfung stattfindet, möchte der Prüfer nicht Stundenlang auf Dokumente warten, sie sollten auch bei einer Aktenlagerung in der Lage sein Dokumente schnell zur Verfügung stellen zu können.
  • Dokumentation & Protokollierung: Wann hat Wer Welches Dokument Wie abgelegt ? Fragen die ein Finanzprüfer stellt und die nun durch eine Verfahrensdokumentation schriftlich dargelegt werden müssen.
  • Revisionssicher: Revisionssicher bedeutet u.a. „Unveränderbar“, Sie müssen sicherstellen und nachweisen können das die Akten und Dokumente nicht verändert wurden bzw. verändert werden können.
Scandienstleistung

Und viele weitere Punkte die beachtet werden müssen, die aber durch eine Digitales Akten Archivieren erheblich unkomplizierter und günstiger umgesetzt werden können als durch ein analoges Archivieren von Akten. Wir informieren Sie gerne.  

Nach dem Akten archivieren: Wann darf vernichtet werden?

WANN Sie Ihre Akten und Ordner vernichten dürfen ist ganz klar und eindeutig in der GOBD geregelt. Buchhalterische Unterlagen, auch als Geschäftsbriefe bezeichnet, dürfen nach Ablauf von 10 Jahren (beginnend mit dem Ende des Geschäftsjahres des Geschäftsbriefes) vernichtet werden. Die Frage ist aber auch viel mehr WIE müssen Sie Ihre Akten vernichten?

Hier spielt der Datenschutz eine große Rolle, insbesondere auch die Regelungen der DSGVO. Der gesamte Prozess muss dokumentiert und überwacht sein. Zu keinem Zeitpunkt dürfen unbefugte Zugriff auf Informationen haben. Es muss genauestens nachgewiesen werden was vernichtet wurde, sog. "Wiegescheine" und Protokolle sind hier wichtig. Und letztlich sollten Sie am Ende der erfolgreichen Aktenvernichtung ein entsprechendes Zertifikat erhalten.

All dies übernehmen wir als Scandienstleister eben falls gerne im Rahmen des Akten Archivieren für Sie.

Als ISO zertifizierter Scandienstleister bieten wir Ihnen den Fullservice zum Akten Archivieren. Ob Digitalisierung, Aktenlagerung oder sogar eine Kombination daraus.

Unsere Services zum Akten Archivieren:

  • - Aktenlogistik Verpacken, Protokollieren, Transportieren
  • - Aktenlagerung Datenbankgestützt im Sicherheitsaktenlager. Geschützt gegen unbefugten Zugriff, Beschädigung und gegen Brand und Wasserschäden.
  • - Scan on Demand Wir Scannen alle gelagerten Akten, bzw. Akten die wir NOCH nicht gescannt haben zeitnah auf abruf.
  • - Belegaufbereitung Vorbereitung der Belege für den Scanvorgang.
  • - Scannen & Digitalisieren Einscannen Ihrer Dokumente und Akten mittels Hochleistungsscanner in höchster Qualität und Vollständigkeit. Aller Formate von DIN-A7 bis DIN-A0
  • - Datenerfassung & Indizierung Manuelle oder IT Gestützte Erfassung der Suchkriterien und Indizes für die spätere Recherche
  • - Archivierung Speicherung im Wunschformat: PDF, XML und komplette Datenbestände zum Imort in ein DMS
  • - Aktenvernichtung Vernichtung der Originale nach BDSG und mit Zertifikat

Wir Digitalisieren und Archivieren Akten für Kunden aus Bremen, Hamburg, Köln, Stuttgart, Wolfsburg, Berlin und aus dem gesamten Bundesgebiet. Wir verabeiten und lagern anhezu alles was in Papierform vorliegt und archiviert werden soll, Eingangsrechnungen, Buchhaltung, Verträge, Personalunterlagen, Projektakten und technische Unterlagen sowie Transportpapiere, Zollpapiere und Schriftverkehr.

Sprechen Sie uns gerne an und wir beraten Sie welche Form der Akten Archivierung für Sie die ideale ist.

 

 

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