Akten archivieren: Scannen oder Akten extern lagern?

Unsere Entscheidungshilfen zum Akten archivieren

Akten archivieren können Sie in Regalen, in staubigen Archiven, in einem externen Aktenlager oder Sie lassen Ihre Akten bei einem Scandienstleister digitalisieren. Die digitale Aktenarchivierung ist sicherlich die modernste und vorteilhafteste Methode Ordner und Akten zu archivieren.

Die Optionen Akten auf elektronische Weise aufzubewahren sind vielfältig. Vom lokal installiertem DMS (Dokumentenmanagement System) mit der größtmöglichen Sicherheit, über ein Online Archiv bis hin zur Bereitstellung auf Datenträgern.  

Anhand folgender Kriterien können Sie entscheiden ab WANN Sie Ihre Akten digital oder analog archivieren sollten:

Digitalisierung und das papierlose Büro

Im Zuge der Digitalisierung stellen viele Unternehmen auf den digitalen Posteingang um. Eingehende Belege werden tagesaktuell gescannt und archiviert. Aber was ist mit bereits abgelegten Informationen?

Akten archivieren betrifft hier auch Akten und Ordner, die zwar nicht mehr aktuell sind, aber dennoch aufgrund von Aufbewahrungsfristen oder enthaltener Daten aufbewahrt werden müssen. Ist im Unternehmen also bereits ein Dokumentenmanagement für die Digitalisierung aktueller Belege vorhanden, kann und sollte dies auch zum elektronischen Archivieren von alten Akten eingesetzt werden. Als Scandienstleister unterstützen wir Sie gerne bei der Digitalisierung Ihrer Bestandsakten.

Rechtliche Aspekte zum Akten archivieren

Neben den Vorteilen die ein Unternehmen durch eine optimale Lösung zur elektronischen Archivierung von Akten hat, sei es nun die digitale Archivierung oder die externe Aktenlagerung, gibt es aber auch rechtliche Punkte zu beachten. Der Gesetzgeber hat mittlerweile klare Vorgaben erlassen was die Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen betrifft.

Durch Anpassung des §147 Abs. 1 Nr. 4a mit einem Schreiben vom 08.03.2013 hat das Bundesministerium für Finanzen, jedem Steuerpflichtigen die Erlaubnis erteilt, Aufbewahrungspflichtige Akten auch bildlich digital vorzuhalten.

Die wichtigsten Vorgaben in der Übersicht:

• Nachvollziehbarkeit: Die Archivierung muss inhaltlich schlüssig und nachvollziehbar sein. Also klare Zuordnungen, nachvollziehbare Sortierungen und schlüssige Kennzeichnungen.
• Zeitnaher Zugriff: Insbesondere wenn eine Finanzprüfung stattfindet, möchte der Prüfer nicht stundenlang auf Dokumente warten, eine zeitnahe Bereitstellung von Dokumenten auch bei einer Aktenlagerung ist eine wichtige Grundlage einer elektronischen Archivierung
• Dokumentation & Protokollierung: Wann hat wer welches Dokument wie abgelegt ? Fragen die ein Finanzprüfer stellt und die nun durch eine Verfahrensdokumentation schriftlich dargelegt werden müssen.
• Revisionssicher: Revisionssicher bedeutet u.a. „unveränderbar“, Sie müssen sicherstellen und nachweisen können, dass die Akten und Dokumente nicht verändert wurden bzw. verändert werden können.

Und viele weitere Punkte die beachtet werden müssen, die aber durch digitales Akten archivieren erheblich unkomplizierter und günstiger umgesetzt werden können, als durch ein analoges archivieren von Akten. Wir informieren Sie gerne.  

Nach dem Akten archivieren: Wann darf vernichtet werden?

WANN Sie Ihre Akten und Ordner vernichten dürfen ist ganz klar und eindeutig in der GoBD geregelt. Buchhalterische Unterlagen, auch als Geschäftsbriefe bezeichnet, dürfen nach Ablauf von 10 Jahren (beginnend mit dem Ende des Geschäftsjahres des Geschäftsbriefes) vernichtet werden. Die Frage ist aber auch viel mehr WIE müssen Sie Ihre Akten vernichten?

Hier spielt der Datenschutz eine große Rolle, insbesondere auch die Regelungen der DSGVO. Der gesamte Prozess muss dokumentiert und überwacht sein. Zu keinem Zeitpunkt dürfen unbefugte Zugriff auf Informationen haben. Es muss genauestens nachgewiesen werden was vernichtet wurde, sog. "Wiegescheine" und Protokolle sind hier wichtig. Und letztlich sollten Sie am Ende der erfolgreichen Aktenvernichtung ein entsprechendes Zertifikat erhalten.

All dies übernehmen wir als Scandienstleister ebenfalls gerne im Rahmen des Akten archivieren für Sie.

Als ISO zertifizierter Scandienstleister bieten wir Ihnen den Full-Service zum Akten archivieren. Ob Digitalisierung, Aktenlagerung oder sogar eine Kombination daraus. Wir legen dabei größten Wert auf die Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten.

Wir sind spezialisiert auf den Scanservice für Unternehmen, bieten unseren Service aber auch gerne interessierten Kleinunternehmen und privaten Anwendern an. Digitalisierung von analogen Informationen ist unabhängig von der Menge sinnvoll.

Daher haben wir auch für Mengen von 1-100 Akten spezielle Angebote und Lösungen entwickelt, weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf unserer Infoseite Dokumente scannen und als PDF speichern.

Wir arbeiten Deutschlandweit

Unser Service umfasst die Digitalisierung und Archivierung von Akten für Kunden aus Bremen, Hamburg, Köln, Stuttgart und Wolfsburg und dem gesamten Bundesgebiet. Wir kümmern uns um die Verarbeitung und Lagerung sämtlicher Unterlagen in Papierform, die archiviert werden sollen. Dazu gehören unter anderem Eingangsrechnungen, Buchhaltungsunterlagen, Verträge, Personalakten, Projektakten, technische Unterlagen, Transportpapiere, Zollpapiere, Schriftverkehr und alle anderen Dokumente, die in einem Unternehmen anfallen.

Unsere Service- und Support-Mitarbeiter beraten Sie, welche Form der Aktenarchivierung für Sie die ideale ist. Sprechen Sie uns gerne an und wir finden eine Lösung, die zu Ihnen passt.