Akten archivieren: digital, extern oder hybrid

Das Gesetz schreibt nicht vor, wo Sie Ihre Akten aufbewahren, sondern wie: vollständig, geordnet, unverändert und so, dass Sie sie bei einer Prüfung zeitnah vorlegen können. Das ist im eigenen Regal, in einem externen Lager oder digital möglich.

Die drei Wege unterscheiden sich aber im Alltag. Das eigene Archiv kostet Platz und Pflege. Ein externes Lager schafft Platz und schützt Ihre Akten, doch jeder Zugriff dauert. Digital archivierte Akten brauchen keinen Platz im Büro, und Sie finden jedes Dokument in Sekunden.

Welcher Weg zu Ihnen passt, hängt von zwei Fragen ab: Wie viel Platz haben Sie, und wie oft brauchen Sie die Akten noch?

Was kostet die digitale Aktenarchivierung?

Die digitale Archivierung Ihrer Akten kostet einmal Geld und spart in der Folge die Kosten für die Lagerung. Darüber hinaus haben Sie jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf die archivierten Unterlagen. Extern archivierte Aktenordner verursachen jeden Monat laufende Kosten und Abrufe dauern länger als die Recherche in einem DMS.

Je länger Ihre Akten eingelagert werden müssen und je häufiger Sie doch noch darauf zugreifen müssen, desto wirtschaftlicher wird die digitale Archivierung von Akten.

Die Kosten für die digitale Aktenarchivierung sind vor allem von folgenden Faktoren abhängig:

• Zustand der Akten: Viele Heftungen, Tackernadeln, gebundene Dokumente oder beschädigte Dokumente erzeugen händischen Aufwand bei der Vorbereitung für den Scan.
• Dokumententrennung: Ob wir ein PDF pro Ordner oder ein PDF pro Vorgang erstellen erhöht den Aufwand.
• Indexierung: Je mehr Suchbegriffe wir pro Dokument erfassen, desto höher der Aufwand.
• Sonderformate: Großformatige Pläne und gebundene Urkunden scannen wir auf eigenen Geräten.

So kommen Sie zu Ihrem Preis für die Archivierung Ihrer Akten:

• Unverbindliches Angebot über den Preisrechner
• Kostenlose Probearchivierung eines Aktenordners

Mehr dazu auf unserer Infoseite Akten digitalisieren Preis.

Ja, der Gesetzgeber erlaubt die digitale Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen wie Buchungsbelegen, Geschäftsbriefen und sonstigen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen.

Die Abgabenordnung (§ 147 Abs. 2 AO) und die GoBD des Bundesfinanzministeriums verlangen im Kern: Die digitale Kopie muss dem Original entsprechen, bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und auswertbar sein und darf nicht unbemerkt verändert werden können.

Zudem muss nachvollziehbar dokumentiert sein, wie die Unterlagen gescannt und abgelegt wurden. Was das im Einzelnen bedeutet, erklären wir auf unserer Seite zur revisionssicheren Archivierung.

So schützen wir Ihre Daten & Dokumente bei der Archivierung

In Ihren Akten stecken häufig sensible Daten, seien es interne Unternehmensinformationen oder personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitenden. Solche Unterlagen gibt niemand gern aus der Hand, und das zu Recht.

Deshalb haben wir ein Sicherheitskonzept entwickelt, das Ihre Akten auf dem gesamten Weg schützt: von der Abholung bis zur Vernichtung.

• Transport: Wir holen Ihre Akten mit GPS-überwachten Transportern ab und erfassen jede Box per Barcode. So wissen wir jederzeit, wo sich Ihre Akten befinden.
• Lagerung: Im Scanzentrum lagern Ihre Akten im videoüberwachten Sicherheitsaktenlager mit Zugangskontrolle, Alarm- und Brandmeldeanlage.
• Bearbeitung: Jeder Arbeitsschritt wird pro Akte protokolliert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer eine Akte wann bearbeitet hat.
• Vernichtung: Wir vernichten nur nach Ihrer schriftlichen Freigabe, nach DIN 66399 und mit Zertifikat.

Wie wir Ihre Daten im Einzelnen schützen, lesen Sie in unserem Sicherheitskonzept. Alle Abläufe folgen unserem Qualitätsmanagement nach ISO 9001.