Altakten - Digitalisierung, Lagerung und Entsorgung

Der Begriff Altakten bezieht sich auf Unterlagen oder Dokumente, die über einen längeren Zeitraum hinweg aufbewahrt wurden und nicht mehr aktiv in den laufenden Geschäftsprozessen eines Unternehmens verwendet werden.

Diese Dokumente können verschiedene Arten von Aufzeichnungen umfassen, darunter Papierdokumente, Verträge, Berichte, Korrespondenzen und andere schriftliche Materialien.

Alte Akten kommen meist nur noch sehr selten zum Einsatz, müssen aber aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder sonstigen rechtlichen, geschäftlichen oder historischen Gründen weiter vorgehalten werden.

Altakten nehmen kostbaren Raum ein, ohne eine wichtige Funktion für die Geschäftstätigkeit zu erfüllen. Die perfekte Lösung, sich alter Dokumente und Aktenordner zu entledigen ohne die Aufbewahrungspflicht zu verletzen liegt in der Digitalisierung mit anschließender Entsorgung.

Alte Akten aus Papier nehmen oftmals wertvollen Platz in Anspruch, welcher anderweitig besser genutzt werden könnte. Die Digitalisierung von Altakten bietet daher die praktische Möglichkeit, alte Unterlagen, welche weiterhin aufbewahrt werden müssen, revisionssicher zu archivieren und physischen Platz einzusparen.

Dank OCR haben Sie über eine Volltextsuche schnellen und unkomplizierten Zugriff auf digitalisierte Altakten und enthaltene Daten.

Wir scannen Altakten und ganze Archivbestände alter Aktenordner mit Hilfe moderner und hochwertiger Produktionsscanner. Dabei verfügen wir über ein Scanvolumen von bis zu 250.000 Seiten pro Tag. Die Digitalisierung von Altakten bieten wir Ihnen in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen an.

• Platzersparnis: Digitalisierte Akten nehmen keinen physischen Lagerraum ein
• Erhöhte Datensicherheit: Schützen Sie gescannte Altakten vor unbefugtem Zugriff
• Schutz vor Verlust: Die Aufbewahrung von Aktenordnern birgt die Gefahr von Verlust durch Umwelteinflüsse (Wasserschaden, Brand, Schimmel etc.)
• Schneller Zugriff: Dank OCR schnell finden statt lange zu suchen
• Ortsunabhängigkeit: Auch außerhalb des Büros Zugriff auf alte Akten haben
• Maschinelle Auswertung: Dank Altaktendigitalisierung lassen sich größere Aktenbestände mit Hilfe von KI auswerten (z.B. Insolvenzakten)

Wir erstellen pro gescannter Altakte eine PDF-Datei und legen eine übersichtliche und intuitiv navigierbare Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) für Sie an, welche sich bei der Dateibenennung an den Metadaten von Ordnerdeckel, Registern und Trennlaschen orientiert.

Sollten Sie ein DMS zur Verwaltung digitaler Altakten einsetzen, liefern wir Ihnen Scans als PDF-A-Dateien und ggf. erfasste Daten (Indizes, Metadaten) als Indexdateien für den direkten Import.

Alle digitalen Daten können über unseren gesicherten Cloud-Server heruntergeladen werden. Alternativ ist auch eine Übergabe Ihrer Daten auf Datenträgern (Festplatten) möglich.

Der Gesetzgeber erlaubt im Rahmen des ersetzenden Scannens die rein bildhafte Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten in Unternehmen. Die Aktenordner und Dokumente können nach Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und DSGVO vernichtet werden.

Da alte Akten enthalten oftmals personenbezogene und vertrauliche Daten enthalten, welche nach gesetzlichen Vorgaben vernichtet werden müssen.

Eine Aktenvernichtung in Eigenregie oder gar eine Entsorgung über den normalen Müll ist nicht ratsam!

Nach Ihrer Freigabe übernehmen wir gerne mit unserem zertifiziertem Partnerunternehmen die datenschutzgerechte Aktenvernichtung nach DIN 66399. Auf unserer Infoseite Aktenvernichtung, finden Sie alle Informationen zur Vernichtung von Aktenordnern und Dokumenten entsprechend der jeweiligen Schutzklassen und Sicherheitsstufen.

Sollten Sie Altakten vorerst nicht vernichten lassen wollen und separat zur digitalen Aufbewahrung weiterhin in physischer Form vorhalten, ist die externe Lagerung alter Akten eine passende Lösung.

Gerne lagern wir Ihre Altakten in unserem Sicherheitslager ein – mit oder ohne Digitalisierung. Auch bei reiner Aktenlagerung ist eine Anforderung und Scan-on-Demand jederzeit möglich.

Auf unserer Infoseite erhalten Sie weitere Informationen zur externen Lagerung von Altakten.

Die Dokumente, die in Altakten enthalten sind, unterliegen teils unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen, welche in der Regel bei 6 oder 10 Jahren liegen. In Einzelfällen können gesetzliche Aufbewahrungsfristen auch weitaus länger ausfallen.

Beispielsweise müssen Patientenakten bis zu 30 Jahren aufbewahrt werden. Bauunterlagen sind so lange aufzubewahren, wie ein Gebäude besteht und auch notariell beglaubigte Unterlagen sind teilweise länger als 10 Jahre vorzuhalten.

Die digitale Archivierung oder externe Lagerung alter Aktenordner sichert daher eine revisionssichere Aufbewahrung über die gesamte Aufbewahrungsfrist.