Aktenarchivierung - professionell und rechtssicher

Ihr Archiv platzt aus allen Nähten aber Ihre Unterlagen müssen noch 10 Jahre aufbewahrt?

Papierarchive blockieren wertvolle Büro- und Lagerflächen und treiben die Kosten in die Höhe.
Hinzu kommt: Die Suche nach einzelnen Dokumenten ist mühsam und kostet Zeit, die Sie besser nutzen könnten.

Die Lösung: digitale Aktenarchivierung

Eine digitale Aktenarchivierung reduziert den Platzbedarf um bis zu 99% im Vergleich zur externen Aktenlagerung.

Dokumente stehen jederzeit elektronisch zur Verfügung und lassen sich innerhalb weniger Sekunden recherchieren und anzeigen.

Ihre Vorteile:

• Bis zu 99 % weniger Platzbedarf – kein überfülltes Archiv, keine teuren Lagerflächen

• Schneller Zugriff – Dokumente in Sekunden recherchieren und anzeigen statt lange suchen

• Rechtssicherheit – revisionssicher, DSGVO- und GoBD-konform

• Weniger Kosten – reduzierte Lager- und Verwaltungskosten

• Schutz vor Verlust - Brand, Wasserschaden, Schimmel etc.

Als zertifizierter Scandienstleister übernehmen wir für Sie den kompletten Prozess der revisionssicheren Digitalisierung und Archivierung Ihrer Akten und Dokumente.

Im Preis enthalten sind alle Leistungen – von der Abholung und Vorbereitung über das Scannen und die Datenerfassung bis hin zur sicheren Vernichtung und Entsorgung.

Laden Sie Ihre Daten bequem aus der gesicherten Cloud!

Digitale Archivierung bietet nicht nur Platz- und Kostenvorteile, sondern ist in vielen Situationen die wirtschaftlichste und sicherste Lösung.

Papierloses Büro

Die digitale Archivierung ist der wichtigste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Die digitalen Daten sind in jedem DMS- oder ERP-System nutzbar. Alle Dokumente zentral und eindeutig an einem Ort verfügbar.

Weitere Informationen zum papierlosen Büro.

Der Firmenumzug ohne Aktenordner

Sie sparen die Umzugskosten für Ordner und benötigen keine Lagerflächen am neuen Standort.

Weitere Informationen zum Firmenumzug ohne Akten.

Digitalisierung bei Insolvenz oder Liquidation

Auch nach einer Unternehmensschließung bestehen Aufbewahrungspflichten. Mit digitaler Archivierung werden diese Pflichten erfüllt, ohne physische Archive zu unterhalten.

Weitere Informationen zur digitalen Archivierung bei Liquidation.

Altakten

Auch wenn manche Altakten nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind, bleiben deren Inhalte wie technische Daten oder Projektdokumentationen oft relevant. Durch digitale Archivierung sichern Sie dieses Wissen dauerhaft und machen es jederzeit zugänglich.

Weitere Informationen zu Altakten.

Die digitale Aktenarchivierung wird auf Ordnerbasis abgerechnet. Die Digitalisierung eines Ordners kostet in der Regel zwischen 23 und 32 Euro, abhängig von Ihren individuellen Anforderungen.

Dazu zählen unter anderem:

• Dokumententrennung: Soll ein Ordner als eine Datei archiviert werden oder benötigen Sie mehrere einzelne PDFs?
• Ausgabeform: Möchten Sie die Scans als einfache PDF-Dateien oder mit zusätzlichen Importdaten für Ihr DMS erhalten?
• Zustand der Belege: Müssen Heftungen, Knicke oder beschädigte Unterlagen aufwendig vorbereitet werden?
• Formate: Enthält Ihr Bestand viele unterschiedliche Größen – vom Kassenbon bis zum Großformatplan?
• Transport: Wünschen Sie Verpackung und Abholung durch unser Personal?

Kostenloser Testscan

Für eine exakte Preisermittlung stellen Sie uns einfach einige Musterordner zur Verfügung. Wir führen eine kostenlose Probearchivierung durch und ermitteln auf dieser Basis den genauen Preis pro Ordner und Belegart. So können Sie und Ihre Mitarbeiter unsere Services unverbindlich testen und erleben, wie einfach die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen sein kann.

Zwischenlagerung & schneller Zugriff

Bei einer Zwischenlagerung rufen Sie benötigte Dokumente jederzeit ab – unser Scan-on-Demand-Service ist für Sie kostenlos. Dringende Unterlagen stellen wir kurzfristig bereit.

Sie möchten eine konkrete Preisspanne?

Nutzen Sie unseren Preisrechner und erhalten Sie Ihr individuelles Angebot – kostenlos und unverbindlich.

Wir scannen und archivieren grundsätzlich alle Arten von Akten, Dokumenten und Belegen.

Unabhängig von Umfang, Format oder Branche. Damit bieten wir für jede Anforderung die passende Lösung.

Besonders viel Erfahrung haben wir bei sensiblen und komplexen Beständen wie:

• Personalakten – vertraulich und DSGVO-konform
• Bauakten – inklusive großformatiger Pläne bis DIN A0
• Mieterakten – vollständig digital und leicht recherchierbar
• Patientenakten – auf Wunsch Klassifizierung nach KDL

Ob Rechnungen, Verträge, Belege oder branchenspezifische Spezialakten – wir sorgen dafür, dass Ihre Unterlagen rechtssicher, effizient und jederzeit verfügbar archiviert werden.

1. Angebot

Für jedes Projekt erstellen wir ein individuelles Angebot, das exakt auf Ihren Bedarf abgestimmt ist. Auf Wunsch fertigen wir vorab einen kostenlosen Musterscan einer Beispielakte an.

2. Abholung

Ab ca. 100 Standardordnern übernehmen wir die Abholung mit eigenem Personal. Verpackungsmaterial und eine lückenlose Dokumentation sind selbstverständlich enthalten. Alternativ organisieren wir die sichere Anlieferung über unseren Logistikpartner.

3. Inventarisierung

Nach Eingang werden Ihre Ordner in unserem Sicherheitslager erfasst und zwischengelagert. Sollten Sie in dieser Zeit Unterlagen benötigen, stellen wir diese kurzfristig per Scan-on-Demand zur Verfügung.

4. Belegaufbereitung

Damit der Scan reibungslos abläuft, bereiten wir sämtliche Dokumente sorgfältig vor: Heftungen entfernen, Knicke glätten, kleine Schäden ausbessern.

5. Scan

Ihre Unterlagen und Großformate werden mit modernen Hochleistungsscannern in der vereinbarten Auflösung digitalisiert. Eine mehrstufige Qualitätskontrolle gewährleistet Vollständigkeit und Lesbarkeit.

6. Indexierung & Datenerfassung

Nach Ihren Vorgaben erfassen wir relevante Indexfelder wie Aktenzeichen, Register oder Personalnummern. Zusätzlich führen wir eine OCR-Texterkennung durch, um die Dokumente volltextdurchsuchbar zu machen.

7. Datenbereitstellung & Archivierung

Die fertigen Scans stellen wir Ihnen im gewünschten Format zur direkten DMS-Übernahme (z. B. XML, CSV, JSON, JPL)über einen gesicherten Transferserver bereit.

8. Aktenvernichtung, Rücklieferung oder externe Aktenlagerung

Nach Ihrer schriftlichen Freigabe übernehmen wir die datenschutzgerechte Vernichtung der Originale nach DIN 66399. Auf Wunsch lagern wir die Unterlagen in einem externen Sicherheitsarchiv oder liefern sie an Sie zurück.

Archivierung mit DMS: Digitale Akten sicher und jederzeit verfügbar

Digitale Akten entfalten ihren vollen Nutzen, wenn sie in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) verwaltet werden. Wir liefern Ihre Unterlagen in gängigen Formaten wie PDF/A und stellen auf Wunsch Importdaten bereit, sodass die Dokumente problemlos in jedes DMS integriert werden können.

Für ausgewählte Systeme wie d.velop unterstützen wir den Direktimport über API. Individuelle Indexfelder (Aktenzeichen, Personalnummern oder Kostenstellen) richten wir nach Ihren Vorgaben ein.

Falls Sie noch kein DMS einsetzen

Mit DocuWare bieten wir Ihnen eine erprobte Lösung für revisionssichere Ablage, schnelle Suche und effiziente Workflows.

Mehr Informationen finden Sie auf unserer Infoseite DocuWare!

Archivierung ohne DMS

Alternativ erhalten Sie die Scans als vollindizierte PDF/A-Dateien mit klarer Ordnerstruktur, die sofort einsatzbereit sind.

Dürfen die Originale nach der Digitalisierung vernichtet werden?

Ja, Originale dürfen nach der Digitalisierung vernichtet werden, sofern bestimmte rechtliche Vorgaben eingehalten werden. Entscheidend sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen (GoBD).

Diese fordern, dass die Digitalisierung revisionssicher, vollständig und nachvollziehbar erfolgt. Grundlage dafür ist eine Verfahrensdokumentation, die den Ablauf rechtlich absichert.

Die datenschutzkonforme Aktenvernichtung erfolgt in Kooperation mit unserem langjährigen Partner Documentus Bremen.

Welche Archivierungslösung ist sinnvoll?

Geht es ausschließlich um die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder um Altakten, reicht eine externe Aktenlagerung in Kartons oder Archivboxen meist aus.

Sobald jedoch ein regelmäßiger Zugriff auf Unterlagen erforderlich ist, spielt die digitale Archivierung ihre Vorteile aus: Dokumente lassen sich in Sekunden finden, sicher bereitstellen und ortsunabhängig nutzen.

Während die Lagerung laufende Kosten verursacht (insbesondere bei Zugriffen auf eingestellte Akten) sind diese bei einem digitalen Archiv nahezu gleich null.

Wann ist eine hybride Archivierung sinnvoll?

Eine hybride Archivierung kombiniert die Vorteile der digitalen und der physischen Aufbewahrung. Sie ist immer dann sinnvoll, wenn bestimmte Unterlagen rechtlich oder praktisch im Original aufbewahrt werden müssen, andere Akten jedoch bedenkenlos digitalisiert werden können.

Ein typisches Beispiel sind notarielle Urkunden. Dokumente mit Siegeln besitzen oft Beweischarakter und dürfen nicht ausschließlich digital archiviert werden. Während diese Originale sicher eingelagert bleiben, können alle anderen Aktenbestände revisionssicher digitalisiert und anschließend vernichtet werden.

So erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung, die rechtliche Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die Vorteile der digitalen Archivierung ausschöpft.

Auch für kleinere Mengen von 1 bis 100 Ordnern haben wir passende Lösungen und Angebote entwickelt. Denn die Vorteile einer digitalen Archivierung sollen nicht nur großen Unternehmen vorbehalten sein. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Infoseite Dokumente scannen und als PDF speichern.

Darf ich meine Akten überhaupt digital aufbewahren?

Ja, dürfen Sie! Der Gesetzgeber hat klare Grundlagen geschaffen, die die digitale Aufbewahrung von Akten zulassen. Eine zusätzliche Aufbewahrung der Papieroriginale ist nicht erforderlich, ausgenommen sind lediglich bestimmte Urkunden.

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit einem Schreiben vom 08.03.2003 und der Anpassung des §147 Abs.1 Nr.4a jedem Steuerpflichtigen die pauschale Erlaubnis erteilt, seine Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch digital auf Datenträger oder mittels Cloud-Lösungen zu speichern.

Welche Verordnungen sind einzuhalten?

Entscheidend ist, dass bei der digitalen Archivierung bestimmte Kriterien erfüllt werden. Dazu gehören Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit, lückenlose Dokumentation und unmittelbarer Zugriff. Unser Scanservice berücksichtigt all diese Vorgaben von Beginn an. Wenn Sie uns mit der Archivierung Ihrer Akten beauftragen, garantieren wir Ihnen volle Rechtskonformität nach GoBD und selbstverständlich auch nach DSGVO.

Wir schicken Ihnen einen Downloadlink und Sie ziehen sich Ihre gescannten Unterlagen einfach von unserem gesicherten Transferserver. Alternativ können die Daten auch per Datenträger übergeben werden.