Akten digital archivieren

Aktenarchivierung Papierlos Platz & Zeit sparen

Aktenarchivierung vom Scandienstleister

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre aber das Archiv ist voll?

Wertvoller Platz soll besser genutzt werden?

Die Suche nach Dokumenten ist langwierig?

Wenn das Akten Archiv voll ist und die Belege aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, spart eine Aktenarchivierung im Vergleich zur externen Aktenlagerung bis zu 99% Platz. Aber nicht nur das, digital archivierte Dokumente lassen sich innerhalb weniger Sekunden recherchieren und anzeigen.

Als zertifizierte Scandienstleister übernehmen wir mit unserer Scandienstleistung den kompletten Prozess für die rechtssichere Digitalisierung und Archivierung Ihrer Akten und Dokumente. Über die Aktenabholung, Vorbereitung, das Scannen, die Datenerfassung bis hin zur Aktenvernichtung.

Revisionssicher und rechtlich anerkannt, und unter konsequenter Einhaltung von Datenschutz und Sicherheit, Digitalisieren wir bis zu 200 Akten pro Tag.

Für ein erstes Angebot benötigen wir im Vorfeld lediglich ein paar Angaben. Die wichtigste Frage dabei ist für uns:

 

WARUM sollen die Akten Digital Archiviert werden?

Die Akten belegen wertvollen Platz

  • Wenn es darum geht wertvollen Platz anderweitig zu nutzen, und eine Recherche in den Aktenordnern nicht täglich stattfindet, ist eine Aktenarchivierung auf Datenträger als PDF Dateien ratsam.

Das papierlose Büro als Unternehmens Ziel

  • Die Aktenarchivierung ist oft nur der erste Schritt, aber grundlegendste Schritt zum papierlosen Büro. Egal ob Sie schon ein Archivsoftware (Dokumentenmanagement) einsetzen oder dies noch in Planung ist. Wir liefern Ihnen digitale Daten die mit Sicherheit in jedes DMS System importiert werden können.

Der Firmenumzug ohne Aktenordner

  • Auch wenn Ihr Unternehmen umzieht, ist eine Aktenarchivierung wirtschaftlicher als am neuen Standort wertvollen Platz für die Archivierung zu verschwenden. Sparen Sie sich die Umzugskosten Ihres Archivs und nehmen digitale Dokumente mit.

Digitale Sicherheit für wichtiger Unterlagen

  • Auch wenn es um den Schutz und die Sicherheit wertvoller Unternehmensdaten vor Verlust, Beschädigung oder unbefugten Zugriff geht, ist eine Digitale Aktenarchivierung die einfachste und günstigste Methode Ihre Dokumente zu sichern.
Archtenarchivierung & Akten Scannen

Was kostet eine Aktenarchivierung und wie läuft diese ab?

Wir können Ihnen zwar an dieser Stelle gerne einen Preis von 14€ bis 18€ für die Digitale Archivierung eines Aktenordners nennen, aber wenn es um größere Mengen an zu Digitalisierenden Akten geht, ist eine solche Preisspanne zu ungenau.

Um einen exakten Preis für die Aktenarchivierung Ihrer Ordner ermitteln zu können, stellen Sie uns – wenn möglich - einige Aktenordner zur kostenlosen Probearchivierung zur Verfügung. Auf dieser Basis kalkulieren wir einen exakten Preis pro Aktenordner und Belegart.

Der von uns ermittelte Preis gilt immer pro AKTE bzw. ORDNER und beinhaltet alle Leistungen die zur Elektronischen Archivierung notwendig sind. Im Preis von 14€-18€ ist immer der service für zeitnahen Abruf von Dokumenten, das Aufbereiten der Belege, das Scannen und die Datenerfasusng sowie die Texterkennung, Archivierung und Ausgabe der Daten enthalten. Jenachdem ob Sie auch eine Aktenvernichtung wünschen, ist diese ebenfalls Teil des Preises pro Ordner.

Im Auftragsfall entscheiden Sie, ob Sie uns die Akten selber anliefern oder unseren Transportdienst nutzen. Wir verpacken auf Wunsch Ihre Akten und Ordner in Ihrem Unternehmen, protokollieren und sorgen für einen sicheren Transport in unser Aktenlager. Im Sinne des Datenschutz findet ein Transport immer mit mind. 2 Mitarbeitern und unseren eigenem Fuhrpark statt, es wird kein Subunternehmen beauftragt.

Die externe Aktenlagerung gibt Ihnen die Möglichkeit, im Bedarfsfalls dringend benötigte Dokumente schnell bei uns abzurufen. Unser Scan-on-demand Service ist dabei für Sie kostenlos. Dringend benötigte Dokumente senden wir Ihnen innerhalb von 2-4 Stunden per E-Mail zu.

Für eine exakte Kalkulation für die Digitalisierung Ihres Akten Archivs, nutzen Sie gerne auch unseren PREISRECHNER

Wie läuft eine Aktenarchivierung konkret ab?

Im ersten Schritt zur Digitalisierung bereiten wir die Belege aus den Ordnern für den Scanvorgang vor (Siehe auch Belegaufbereitung). Wir entfernen Heftungen wie Tackernadeln oder Büroklammern und fügen Trennkritierein in Form von Barcodes ein. Mithilfe der Barcode erzeugen wir später im Elektronischen Archiv die Digitale Heftung zu Dokumenten.

Das Scannen der Dokumente findet an Hochleistungs-Dokumentenscannern statt, die bis zu 150 Blatt pro Minute Scannen. Vorder- und Rückseite gleichzeitig (leere Rückseiten werden gelöscht. Die gescannten Daten werden nach Leserichtung ausgerichtet, begradigt und Schmutzfrei digitalisiert.

Wir Scannen je nach Vorgabe in Schwarz/Weiß oder Farbe, der Preis ist identisch.

Modernste Scantechnik sorgt für 100% Vollständigkeit und Lese Qualität.

Wie finde ich meine Akte wieder?

Im Anschluss an das Scannen, erfassen wir in der Datenerfassung die Suchkriterien pro Vorgang, die Sie benötigen um einzelne Dokumente schnell und bequem zu finden.

Abschließend werden die Digitalisierten Dokumente auf Datenträger gespeichert, oder Ihnen auf unserem Server zum Download bereitgestellt. Die digitalen Daten können umgehend in ein Dokumentenmanagement importiert werden. Kommt keine Archivsoftware zum Einsatz, stehen die Daten als PDF Dateien in einer gemeinsam mit Ihnen definierten Verzeichnisstruktur zur Verfügung.

Die Verzeichnisebenen bilden dann zumeist Jahrgänge, Belegarten oder Abteilungen ab. In den Dateinamen der PDF Dateien sind Dokumentenspezifische Daten wie BETREFF, RECHNUNGSNUMMERN oder REGISTERBEZEICHNUNGEN gespeichert. Nach diesen Daten können die Digitalen Dokumente schnell recherchiert werden. Zusätzlich kann nach Dateiinhalten mithilfe der Texterkennung gesucht werden.

Im Folgenden Bild sehen Sie einen Beispielhaften Aufbau für eine solche PDF Verzeichnisstruktur. Die Hierarchische Reihenfolge der Datenfelder kann genauso variieren wie die Anzahl der Felder. Wir orientieren uns bei dem Aufbau des digitalen Archivs an Ihrer momentanen Ablagestruktur des analogen Aktenarchivs.

Beispiel für eine PDF Aktenarchivierung

Welche Akten können Digital archiviert werden?

Grundsätzlich kann und darf alles was in einem Unternehmen an Papier anfällt gescannt und digital archiviert werden. Neben Schriftverkehr und Buchhaltung natürlich auch Technische Unterlagen. Auch Großformatige Pläne und Zeichnungen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0 stellen kein problem dar. Sind diese Pläne Teil der Unterlagen, befinden sie sich auch später an der identischen Position innerhalb der Digitalen Akten.

 

Wir Archivieren Ihre Akten:

  • Rechnungen
  • Buchhaltung
  • Transportbelege
  • Technische Dokumentationen
  • Personalakten
  • uvm.

Wie sieht es mit der Rechtssicherheit aus?

Darf ich meine Akten überhaupt Digital aufbewahren?

Klare Antwort: JA Sie dürfen! Der Gesetzgeber hat mittlerweile ausreichende Grundlagen geschaffen, auf deren Basis Akten Digital aufbewahrt werden dürfen. Eine zusätzliche Aufbewahrung der Originale ist nicht vorgeschrieben, außer es handelt sich um sog. Urkunden.

Wichtig ist das gewisse Kriterien eingehalten werden. Hierunter fallen Vorgaben wie Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit, Dokumentation und unmittelbarer Zugriff. Unsere Scan Services haben alle diese Aspekte zur Grundlage, wenn Sie uns mit der Archivierung Ihrer Akten beauftragen sorgen wir für 100% Rechtskonformität zur GOBD und natürlich auch DSGVO.

Wie sieht es mit der Aktenvernichtung aus?

Dürfen die Akten entsorgt werden?

Ja dürfen Sie, sofern gewisse Kriterien wie Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit, sowie weitere Vorgaben der GDPDU beachtet werden. Als Scandienstleister sorgen wir nicht nur für die Einhaltung dieser technischen Vorgaben, auf Wunsch stellen wir Ihnen auch eine Verfahrensdokumentation zur Verfügung, die vom Gesetzgeber für die Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen gefordert wird.

Wenn Sie uns nach einer weiteren Lagerfrist von 4 Wochen (Service inklusive) nach Abschluss der Digitalisierung eine schriftliche Freigabe für die Vernichtung der Originale erteilen, übernehmen wir auch den Service für die physische Aktenvernichtung.

 

 

Kontakt & Angebote

Für Angebote zur Aktenarchivierung oder einer kostenlosen Probearchivierung, rufen Sie uns an oder senden uns eine E-Mail

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