Aktenarchivierung: Papierlos Platz & Zeit sparen

Was kostet eine Aktenarchivierung und wie läuft diese ab?

Wir können Ihnen zwar an dieser Stelle gerne einen Preis von 23€ bis 32€ für die digitale Archivierung eines Aktenordners nennen, aber wenn es um größere Mengen an zu digitalisierenden Akten geht, ist eine solche Preisspanne zu ungenau.

Kostenloser Testscan

Um einen exakten Preis für die Aktenarchivierung Ihrer Ordner ermitteln zu können, stellen Sie uns – wenn möglich - einige Aktenordner zur kostenlosen Probearchivierung zur Verfügung. Auf dieser Basis kalkulieren wir einen exakten Preis pro Aktenordner und Belegart. Testen Sie unsere Services kostenlos, und überzeugen sich und Ihre Mitarbeiter davon wie einfach und bequem Aufbewahrungsfristen zu erfüllen sind.

Festpreis pro Ordner

Der von uns ermittelte Preis gilt immer pro AKTE bzw. ORDNER und beinhaltet alle Leistungen die zur elektronischen Archivierung notwendig sind. Im Preis von 23€-32€ ist immer der Service für zeitnahen Abruf von Dokumenten, das Aufbereiten der Belege, das Scannen und die Datenerfassung sowie die Texterkennung, Archivierung und Ausgabe der Daten enthalten. Je nachdem, ob Sie auch eine Aktenvernichtung wünschen, ist die Entsorgung ebenfalls Teil des Preises pro Ordner.

Im Auftragsfall entscheiden Sie, ob Sie uns die Akten selber anliefern oder unseren Transportdienst nutzen. Wir verpacken auf Wunsch Ihre Akten und Ordner in Ihrem Unternehmen, protokollieren und sorgen für einen sicheren Transport in unser Aktenlager. Im Sinne des Datenschutz findet ein Transport immer mit mind. 2 Mitarbeitern und unserem eigenen Fuhrpark statt, es wird kein Subunternehmen beauftragt.

Möchten Sie Ihre Akten selber verpacken liefern wir im Vorfeld ausreichend Aktenkartons, Barcodes und Verpackungslisten.

Zwischenlagerung

Die externe Aktenlagerung gibt Ihnen die Möglichkeit, im Bedarfsfalls dringend benötigte Dokumente schnell bei uns abzurufen. Unser Scan-on-demand Service ist dabei für Sie kostenlos. Dringend benötigte Dokumente senden wir Ihnen innerhalb von 2-4 Stunden per E-Mail zu.

Für eine exakte Kalkulation für die Digitalisierung Ihres Akten Archivs, nutzen Sie gerne auch unseren PREISRECHNER

Im Anschluss an das Scannen, erfassen wir in der Datenerfassung die Suchkriterien pro Vorgang, die Sie benötigen um einzelne Dokumente schnell und bequem zu finden.

Abschließend werden die digitalisierten Dokumente auf Datenträger gespeichert, oder Ihnen auf unserem Server Online zum Download bereitgestellt. Die digitalen Daten können umgehend in ein Dokumentenmanagement importiert werden. Kommt keine Archivsoftware zum Einsatz, stehen die Daten als PDF Dateien in einer gemeinsam mit Ihnen definierten Verzeichnisstruktur zur Verfügung.

Die Verzeichnisebenen bilden dann zumeist Jahrgänge, Belegarten oder Abteilungen ab. In den Dateinamen der PDF Dateien sind dokumentenspezifische Daten wie BETREFF, RECHNUNGSNUMMERN oder REGISTERBEZEICHNUNGEN gespeichert. Nach diesen Daten können die digitalen Dokumente schnell recherchiert werden. Zusätzlich kann nach Dateiinhalten mithilfe der Texterkennung gesucht werden.

Im Folgenden Bild sehen Sie einen Beispielhaften Aufbau für eine solche PDF Verzeichnisstruktur. Die Hierarchische Reihenfolge der Datenfelder kann genauso variieren wie die Anzahl der Felder. Wir orientieren uns bei dem Aufbau des digitalen Archivs an Ihrer momentanen Ablagestruktur des analogen Aktenarchivs.

Neben der Archivierung für ein bestehendes DMS oder als PDF Verzeichnisaufbau, bieten wir Ihnen zusammen mit unserem Partner Amagno auch eine Online Archivierung in der Cloud an. Hierbei liegen Ihre Digitalen Dokumente in einem Rechenzentrum und Sie greifen per Client Software darauf zu, die Services und Funktionalitäten entsprechen dem eines vollwertigen lokal installiertem DMS. Eine gute Möglichkeit um beispielsweise Standorte mit einem gemeinsamen Dokumentenpool zu vernetzen, oder Außendienst Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben mobil auf Dokumente zugreifen zu können.

Auf unserer WebSeite finden Sie weitere Informationen zu unserem Online Archiv, oder sprechen Sie uns gerne an.

 ...können digital archiviert werden?

Grundsätzlich kann und darf alles was in einem Unternehmen an Papier anfällt, und u.a. Aufbewahrungsfristen unterlieget, gescannt und digital archiviert werden. Neben Schriftverkehr und Buchhaltung natürlich auch Technische Unterlagen. Auch Großformatige Pläne und Zeichnungen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0 stellen kein problem dar. Sind diese Pläne Teil der Unterlagen, befinden sie sich auch später an der identischen Position innerhalb der digitalen Akten.

Wir archivieren Ihre Akten:

• Rechnungen
• Buchhaltung
• Transportbelege
• Technische Dokumentationen
• Personalakten
• Mitarbeiter Dokumente
• uvm.

Scannt Smart-Store auch für Private Anwender oder kleine Unternehmen?

Ja. Wir haben auch für Mengen von 1-100 Ordnern spezielle Lösungen und Angebote entwickelt.

Die Vorteile einer Digitalisierung dürfen unserer Ansicht nach nicht nur großen Unternehmen vorbehalten sein.

Lesen Sie dazu gerne weitere Informationen auf der Infoseite Dokumente scannen und als PDF speichern.

Wie sieht es mit der Rechtssicherheit aus?

Darf ich meine Akten überhaupt digital aufbewahren?

Klare Antwort: JA Sie dürfen! Der Gesetzgeber hat mittlerweile ausreichende Grundlagen geschaffen, auf deren Basis Akten digital aufbewahrt werden dürfen. Eine zusätzliche Aufbewahrung der Originale ist nicht vorgeschrieben, außer es handelt sich um sog. Urkunden.

Erfüllung der Aufbewahrungsfristen

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit einem Schreiben vom 08.03.2003 und der Anpassung des §147 Abs.1 Nr.4a  jedem Steuerpflichtigen die pauschale Erlaubnsi erteilt, seine Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch digital auf Datenträger zu speichern.

Wichtig ist das gewisse Kriterien eingehalten werden. Hierunter fallen Vorgaben wie Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit, Dokumentation und unmittelbarer Zugriff. Unsere Scan Services haben alle diese Aspekte zur Grundlage, wenn Sie uns mit der Archivierung Ihrer Akten beauftragen sorgen wir für 100% Rechtskonformität zur GOBD und natürlich auch DSGVO.

Wie sieht es mit der Aktenvernichtung aus?

Dürfen die Akten entsorgt werden?

Ja Sie dürfen die akten der Entsorgung zuführen, sofern gewisse Kriterien wie Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit, sowie weitere Vorgaben der GDPDU beachtet werden. Als Scandienstleister sorgen wir nicht nur für die Einhaltung dieser technischen Vorgaben, auf Wunsch stellen wir Ihnen auch eine Verfahrensdokumentation zur Verfügung, die vom Gesetzgeber für die Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen gefordert wird.

Wenn Sie uns nach einer weiteren Lagerfrist von 4 Wochen (Service inklusive) nach Abschluss der Digitalisierung eine schriftliche Freigabe für die Vernichtung der Originale erteilen, übernehmen wir auch den Service für die physische Aktenvernichtung.

Oft stellt sich die Frage welche Form der Aktenaufbewahrung die sinnvollere ist: Aktenlagerung oder Digitalisierung?

Wenn es lediglich um die Erfüllung der Aufbewahrungsfristen geht, genügt eine Aktenlagerung in beispielsweise Aktenkartons. Wenn Sie jedoch häufiger auf abgelegte Dokument zugreifen, bietet eine Digitalisierung erheblich mehr Vorteile.

Eine Lagerung verursacht im Gegensatz zu einer Digitalisierung, bei der die Akten umgehend durch Aktenvernichtung der Entsorgung zugeführt werden können, in erster Linie laufende Kosten. Diese Kosten beziehen sich auch auf evtl. Zugriffe auf eingelagerte Akten, welche sich bei einem digitalen Archiv auf nahezu „0“ belaufen.

Lesen Sie dazu auch gerne unseren FAQ Beitrag.

Unsere Kunden aus dem gesamten Bundesgebiet setzen auf die digitale Aktenarchivierung durch Smart-Store.

Überzeugen Sie sich selbst von den vielen Vorteilen der digitalen Aktenarchivierung und unserem Scanservice. Zum Beispiel durch eine Probearchivierung oder auch einem kostenlosen Zugang zu unserem Online Archiv.