Archiv digitalisieren lassen - wir übernehmen den gesamten Prozess

Analoge Archive voller Aktenordner und Papierdokumente können zwar die Aufbewahrungsfristen erfüllen, bringen im Alltag jedoch gravierende Nachteile gegenüber einem digitalen Archiv mit sich.

Sie verlangsamen Prozesse, erschweren den Zugriff auf wichtige Geschäftsunterlagen und beanspruchen wertvollen Platz im Büro. Zudem entstehen Sicherheitsrisiken in Bezug auf Datenschutz (z.B. bei Personalakten) und auch physische Einflüsse (Wasserschaden, Schimmel, Brand etc.) stellen Gefahren für Papier dar.

Ein digitales Archiv verändert Ihr Dokumentenmanagement grundlegend.

Informationen sind nicht mehr an einen Ort gebunden, sondern können jederzeit von überall von mehreren Mitarbeitern eingesehen und genutzt werden. Ihre Prozesse werden schneller und effizienter. Dokumente lassen sich gezielt suchen und innerhalb von Sekunden abrufen - ohne den Gang in das Archiv.

Sie sparen wertvollen Platz und Ihre Prozesse werden effizienter

• Kurze Durchlaufzeiten
• Dokumente über Stichwortsuche in Sekunden finden
• Ortsunabhängiger Zugriff auf das Archiv
• OCR und Volltextsuche
• Workflows sind automatisierbar
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen

Daten und Dokumente werden geschützt

Neben spürbaren Verbesserungen Ihrer Arbeitsabläufe profitieren bringt Ihnen die Archivdigitalisierung auch Vorteile beim Schutz Ihrer Dokumente sowie dem Umgang mit sensiblen Daten.

• Zugriffssteuerung (wer darf welche Dokumente einsehen?)
• Digitale Unterlagen sind sicher vor Feuchtigkeit, Schimmel oder Brand
• Falsch abgelegte Unterlagen können einfach wiedergefunden werden

Archiv in Eigenregie digitalisieren?

Viele Unternehmen planen zunächst die interne Digitalisierung ihres Archivguts und Geschäftsdokumente.

In der Praxis bedeutet das häufig, dass einzelne Mitarbeiter mit einfachen Büro-Scannern große Mengen an Papierdokumenten Blatt für Blatt einscannen sollen. Auch wenn dieses Vorgehen naheliegt, erweist es sich in der Regel als wenig effizient und für größere Archivbestände kaum praktikabel.

Neben dem enormen Zeitaufwand entspricht die Scanqualität oft nicht den Anforderungen. Gleichzeitig ist die Revisionssicherheit des digitalisierten Archive oftmals nicht umfänglich gegeben - sei es in Hinsicht auf die Wahl der Dateiformate, einer nachvollziehbaren Dokumentation der internen Abläufe oder fehlender Indexierung des digitalisierten Archivguts.

Scanservice für Ihr Archiv

Die Digitalisierung eines Archivs erfordert Erfahrung im Umgang mit großen Aktenbeständen sowie geeigneter Scanner-Hardware, um diese Mengen in angemessener Zeit verarbeiten zu können.

Als professioneller Scanservice verbinden wir rund 30 Jahre Erfahrung in der Archivdigitalisierung mit leistungsstarker Scannertechnik sowie klar strukturierten und dokumentierten Abläufen.

Unser Team arbeitet nach klar definierten und zertifizierten Abläufen sowie unter Einhaltung unseres bewährten Datenschutzsystems und sorgt so für eine verlässliche Verarbeitung Ihres Archivguts.

Full-Service: Wir übernehmen alle Schritte der Archivdigitalisierung

• Verpackung und Transport mit eigenem Personal
• Verarbeitung großer Archivbestände - bis zu 30.000 Seiten pro Tag
• OCR (Texterkennung) und Indexierung
• Alle DIN-Formate A7 bis A0 (Großformate)
• DMS-Importdaten / Download aus der gesicherten Cloud
• Revisionssicherheit inkl. Verfahrensdokumentation

Insbesondere unsere Scankapazität zeichnet uns aus. Lesen Sie in unserem Referenzbericht Maritime Industrie, wie wir in 5 Monaten rund 10 Millionen Seiten für einen global tätigen Schiffsmotorenhersteller digital archivierten.

Den gesamten Digitalisierungsprozesses finden Sie auf unserem YouTube-Channel!

Wie kommt mein Archiv zu Ihnen?

Wir übernehmen die Verpackung und Abholung Ihres Archivguts mit eigenem Personal (ab ca. 100 Aktenordnern).

Ist die Archivdigitalisierung rechtssicher?

Ja. Wir digitalisieren Ihr Archivgut unter Einhaltung der DSGVO und setzen die Anforderungen der GoBD zur revisionssicheren Archivierung um. Auf Wunsch erhalten Sie auch eine Verfahrensdokumentation.

Können auch große Archivbestände digitalisiert werden?

Ja. Wir sind auf die Digitalisierung großer Archive ausgelegt und können auch große Mengen an Aktenordnern und Dokumenten zuverlässig scannen.

Welche Unterlagen können digitalisiert werden?

Wir digitalisieren alle papierbasierten Dokumente von der Visitenkarte bis hin zu großformatigen Plänen.

Wie finde ich meine Unterlagen später wieder?

Ihre Dokumente werden strukturiert erfasst und mit Suchbegriffen und Metadaten versehen. So können Sie gezielt nach Schlagworten suchen und Dokumente schnell auffinden. Alternativ erhalten Sie die Dokumente als PDF-Dateien mit eindeutigen Identifikationsmerkmalen im Dateinamen, sodass auch ohne DMS Dokumente innerhalb von Sekunden angezeigt werden können.

Dürfen die Originale vernichtet werden?

Ja, im Rahmen des ersetzenden Scannens können viele Dokumente nach erfolgreicher Digitalisierung vernichtet werden. Voraussetzung ist, dass die Unterlagen vollständig und nachvollziehbar digital vorliegen und geltende gesetzliche Anforderungen eingehalten werden.