Archiv digitalisieren

Sie sparen Platz, aber das ist nicht alles!

Durch die Digitalisierung Ihres Archivs ….

… finden Sie jedes Dokument in Sekunden

… erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen

… vernetzen Sie Abteilungen und Niederlassungen effektiver

… sparen Sie 70% der Kosten bei der Ablage

Als Scandienstleister übernehmen wir den Fullservice für die Digitalisierung Ihres Archivs. Durch ein kurzes Informationsgespräch und wenn möglich, eine kostenlose Archivierung eines Ordners pro Belegart,  entwickeln wir die für Sie ideale Lösung, um Ihr Archiv zu Digitalisieren. Anhand des Testordners, den wir für Sie komplett scannen, sehen Sie die Qualität und testen die Arbeit mit den digitalen Dokumenten. Wir nennen Ihnen einen konkreten Preis pro Ordner oder Akte bzw. einen Festpreis, um Ihr Archiv zu digitalisieren.

Wir sind Scandienstleister seit 1997 und entwickeln auf Basis der Erfahrung aus hunderten Archivierungs-Projekten ideale und effektive Archivlösungen für Kunden aller Größen und Branchen. Ob Sie Ihre Akten & Dokumente „einfach nur“ auf Datenträger archivieren wollen oder bereits ein Dokumentenmanagement einsetzen, wir digitalisieren alles, was an Papier in Unternehmen anfällt. Unser 20 köpfiges Team arbeitet streng nach Datenschutz und gesetzlichen Vorgaben. Wir sind nach DIN ISO 9001:2015 zertifiziert und überwachen jeden Arbeitsschritt zum digitalen Archiv nach höchsten Qualitätsmerkmalen. Durch das externe Scannen gewinnen Sie wertvolle interne Ressourcen und können sich weiterhin auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Wir übernehmen alle Leistungen, die für die Digitalisierung nötig sind und die Sie nicht selbst übernehmen können oder wollen. Wir digitalisieren sowohl kleinere Mengen ab 10 Ordnern, bis hin zu Archiven, die aus mehreren Tausend Akten bestehen. Angefangen beim Verpacken der Akten in Ihrem Unternehmen, dem Transport in unser Aktenlager, der Vorbereitung der Belege über das Scannen & Digitalisieren bis hin zur digitalen Archivierung und Aktenvernichtung.

Was kostet das? Scanservice zum festen Ordnerpreis

Wir berechnen die Kosten der Digitalisierung Ihres Archivs pro Ordner oder Akte. Das bedeutet wir ermitteln im Vorfeld einen Preis für die komplette Digitalisierung eines Aktenordners, welcher u.a. von Umfang und Tiefe der gewünschten Digitalisierungsleistungen abhängt. Dazu zählen beispielsweise die Erfassung von Schlagworten (Indizes), Anzahl der zu erstellen PDF-Dateien pro Aktenordner (ein PDF pro Ordner, pro Register oder pro Vorgang?) sowie der optionalen Kategorisierung Ihrer Dokumente nach Dokumententyp.

Gemäß Ihren Vorstellungen und Anforderungen erstellen wir ein individuelles Angebot und beraten Sie umfassend.

Nutzen Sie unser Angebot einer kostenlosen Probearchivierung um unseren Service zu testen. Hierfür benötigen wir pro Dokumenten Typ ein Akte, die wir einmal komplett Scannen. Sie erhalten die Digitalen Daten zusammen mit einem ausführlichem Angebot auf Datenträger oder Online zum Download bereitgestellt. Testen Sie Live die Suche nach Dokumenten, und erfahren konkret was die Digitalisierung Ihrer Archive kosten würde.

Wie sehen meine Dokumente aus?

Scanqualität auf höchstem Niveau inklusive

Wir setzen Scanner der neuesten Generation ein und sorgen somit dafür, dass keine Information beim Scannen verloren geht. Nahezu jedes gescannte Dokument wird durch unseren Qualitätsbeauftragten auf Lesbarkeit kontrolliert. Automatische Doppeleinzugskontrollen sorgen für Vollständigkeit.

Wir scannen Ihr Archiv in Ihrem Wunschformat:

            Farbe & Schwarz/Weiß = gleicher Preis

            Vorder- & Rückseiten gleichzeitig = Leerseiten werden gelöscht

            Auflösungen von 100DPI bis 600DPI

            Alle Formate von DIN-A7 bis DIN-A0

            Digitale Ausrichtung auf Leserichtung

            Optimale Scans auch von alten und schlechten Vorlagen

Wenn Sie uns mit dem Archiv digitalisieren beauftragen, sorgen wir für 100% Vollständigkeit des elektronischen Archivs. Wir verarbeiten bis zu 200 Aktenordner pro Tag. Nennen Sie uns einfach Ihren Wunschtermin zur Auflösung Ihres Akten Archivs.

Wie finde ich digitale Dokumente wieder?

Datenerfassung und Erkennung der Schlagworte

In Absprache mit Ihnen erfassen wir nach dem Scannen pro Dokument die Indizes, die Sie benötigen, um die digitalen Dokumente schnell und einfach ohne lange Suche finden zu können.

Die erwähnten Indizes können zum Beispiel Rechnungsnummern, Absender & Empfänger oder auch Datumsangaben sein, bis hin zu Projektbezeichnungen und Artikelnummern.

Diese erfassten Indizes speichern wir entweder im Dateinamen der Dokumente (PDF Datei) oder übergeben sie zu jeder PDF Datei als XML Daten oder anderen Datenbankformaten zum Import in ein Dokumentenmanagementsystem.

Die Suche in digitalen Akten ist durch eine zusätzliche Texterkennung denkbar einfach und auch für ungeübte Benutzer schnell umsetzbar.

Benötige ich dafür eine Software?

Nicht unbedingt. Wenn Sie die Akten und Ordner lediglich aus Platzgründen und weniger zur digitalen Recherche digitalisieren und archivieren möchten, liefern wir Ihnen das elektronische Archiv auf Datenträgern. Diese Datenträger enthalten eine übersichtliche und leicht zu bedienende Verzeichnisstruktur, in denen Ihre Akten abgelegt sind. Per Mausklick „klicken“ Sie sich zum gesuchten Dokument. Sie benötigen lediglich den kostenlosen Adobe PDF Reader zur Suche und Anzeige.

Wenn sie bereits eine Software wie ein Dokumentenmanagement im Einsatz haben, liefern wir Ihnen die digitalen Dokumente in dem Format, das Ihr DMS zum Import und zur sofortigen Bereitstellung der Daten benötigt. Wir erstellen Importformate wie XML, CSV oder spezielle Dateinamen für DMS Systeme, dieser Service ist inklusive.

Archivieren in der Cloud

Eine weitere Alternative Ihr digitalisiertes Archiv zu verwalten stellt die CLOUD dar. Nach dem Digitalisieren werden die Dokumente direkt Online in einer Cloud bereitgestellt. Die Daten sind somit für jeden berechtigten Mitarbeiter direkt abrufbar. Für diese Online Services entstehen im Vergleich zur DMS Lösung oder Verzeichnislösung natürlich monatliche Kosten.

Allerdings können Sie die Daten hier auch jederzeit um weitere Scans aktualisiert werden. Als Scandienstleister werden unsere Scan Services oft einmalig zum Digitalisieren des Altbestands genutzt. Wir laden die Dokumente für Sie in die Cloud und zukünftig scannen Sie aktuelle Belege in Eigenregie ein und speichern diese ebenfalls online.

Archivieren in der Cloud

Eine weitere Alternative Ihr digitalisiertes Archiv zu verwalten stellt die CLOUD dar. Nach dem Digitalisieren werden die Dokumente direkt Online in einer Cloud bereitgestellt. Die Daten sind somit für jeden berechtigten Mitarbeiter direkt abrufbar. Für diese Online Services entstehen im Vergleich zur DMS Lösung oder Verzeichnislösung natürlich monatliche Kosten.

Allerdings können Sie die Daten hier auch jederzeit um weitere Scans aktualisiert werden. Als Scandienstleister werden unsere Scan Services oft einmalig zum Digitalisieren des Altbestands genutzt. Wir laden die Dokumente für Sie in die Cloud und zukünftig scannen Sie aktuelle Belege in Eigenregie ein und speichern diese ebenfalls online.

Ist das rechtlich anerkannt?

Rechtliche Vorgaben durch Archiv digitalisieren erfüllen

Der Gesetzgeber hat die digitale Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen und sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, unter gewissen Voraussetzungen anerkannt. Hierzu zählen Kriterien wie Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit  und unmittelbare Verfügbarkeit, sowie weitere rechtliche Grundlagen, die durch die GOBD geregelt sind.

Mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 8.März 2003, und der damit verbundenen Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a, hat der Gesetzgeber jedem Steuerpflichtigem die Möglichkeit und Erlaubnis gegeben seine Unterlagen alternativ zum Papier auch auf Bilddatenträger aufzubewahren.

Als Scandienstleister garantiert unser Service Ihnen eine vollständige Rechtsgültigkeit, der durch uns digitalisierten Unterlagen und Ordner.  Auf Wunsch stellen wir Ihnen eine entsprechende Verfahrensdokumentation zur Verfügung und natürlich alle wichtigen Dokumente zur Regelung des Datenschutzes, wie die DSGVO es verlangt. In Ihrem digitalen Archiv, das Dokumente auch aus anderen Quellen in Ihrem Unternehmen beinhalten kann, können Sie der geforderten Auskunftsfähigkeit und auch dem Wunsch nach Löschung problemlos nachkommen.

Wir bieten unseren Service der Digitalisierung und Archivierung von Akten und Archiven bundesweit für Kunden aus nahezu allen Branchen an. Unsere Angebote basieren zumeist auf kostenlosen Probearchivierungen. Fordern Sie Ihre Testscans bei uns gerne noch heute an.

Wir kommen bundesweit vor Ort in Ihr Unternehmen und verpacken Ihre Akten & Archive, transportieren sicher mit eigenen KFZ und übernehmen die Termingerechte Digitalisierung Ihrer Akten und Dokumente. Lösen Sie mit uns das analoge Archiv auf und sparen durch elektronisches Aufbewahren Zeit, Platz und Kosten.