Archiv Digitalisieren

Archiv Digitalisieren

Ersetzendes Scannen – Ziel vieler Unternehmen, um endlich papierlos arbeiten zu können.

Das Archiv ist voll?

Wertvoller Platz soll besser genutzt werden?

Sie brauchen Büroraum, der von Akten belegt wird?

 

Das sollten Sie tun:

Wenn Sie Ihr Archiv digitalisieren, sparen Sie sofort 99% Platz gegenüber der herkömmlichen Ablage. Papier ist mitunter nicht nur das geduldigste Medium, es ist vor allem das umständlichste Medium um Dokumente, Akten und Informationen zu speichern. Durch die Digitalisierung Ihres Archives sind Informationen auch schneller verfügbar, dies wirkt sich auch auf Ihren Kunden Service aus.

Die elektronische Aktenarchivierung spart Zeit, Platz und Kosten

Einmal gescannt, dürfen Originale Dokumente vernichtet werden, dies schafft wertvollen Platz den Sie zukünftig effektiver nutzen können. Und nebenbei erfüllen Sie alle Anforderungen die der Gesetzgeber an die Aufbewahrung von Unterlagen stellt, wie auch die neuen Anforderungen der DSGVO.

Aber das ist nicht alles, durch die Digitalisierung Ihres Archivs ….

  • … Finden Sie jedes Dokument in Sekunden
  • … erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen
  • … vernetzen Sie Abteilungen und Niederlassungen effektiver
  • … sparen Sie 70% der Kosten bei der Ablage

Wie das geht?

  • Als Scandienstleister übernehmen wir den Fullservice für die Digitalisierung Ihres Archivs. Durch ein kurzes Informationsgesprächs - und wenn möglich einer kostenlosen Archivierung eines Ordners pro Belegart – entwickeln wir die für Sie ideale Lösung, um Ihr Archiv zu Digitalisieren. Anhand des Testordners den wir für Sie komplett scannen, sehen Sie die Qualität und testen die Arbeit mit den digitalen Dokumenten. Wir nennen Ihnen einen konkreten Preis pro Ordner oder Akte bzw. einen Festpreis um Ihr Archiv zu digitalisieren.

Wer sind wir?

  • Wir sind Scandienstleister seit 1997 und entwickeln auf Basis der Erfahrung aus hunderten Archivierungs-Projekten ideale und effektive Archivlösungen für Kunden aller Größen und Branchen. Ob Sie Ihre Akten & Dokumente „einfach nur“ auf Datenträger archivieren wollen oder bereits ein Dokumentenmanagement einsetzen, wir digitalisieren alles, was an Papier in Unternehmen anfällt. Unser 20 köpfiges Team arbeitet streng nach Datenschutz und gesetzlichen Vorgaben. Wir sind nach DIN ISO 9001:2015 zertifiziert und überwachen jeden Arbeitsschritt zum digitalen Archiv nach höchsten Qualitätsmerkmalen. Durch das externe Scannen gewinnen Sie wertvolle interne Ressourcen und können sich weiterhin auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Was tun wir für Sie?

  • Wir übernehmen alle Leistungen, die für die Digitalisierung nötig sind und die Sie nicht selbst übernehmen können oder wollen. Wir digitalisieren sowohl kleinere Mengen ab 10 Ordnern, bis hin zu Archiven, die aus mehreren Tausend Akten bestehen. Angefangen beim Verpacken der Akten in Ihrem Unternehmen, dem Transport in unser Aktenlager, der Vorbereitung der Belege über das Scannen & Digitalisieren bis hin zur digitalen Archivierung und Aktenvernichtung.

Wir Scannen & und Archivieren:

  • Buchhaltungsordner
  • Rechnungen
  • Projekt Unterlagen
  • Angebote
  • Schriftverkehr
  • Alle Dokumente die in einem Unternehmen auf Papier anfallen

Ein beispielhafter Ablauf beim Archiv Digitalisieren:

  • Protokollierte Verpackung der Akten vor Ort
  • Überwachter Sicherheitstransport in unser Scanzentrum
  • Zwischenlagerung im Aktenlager
  • Belegaufbereitung – Entklammern & vorsortieren
  • Scannen & Digitalisierung
  • Datenerfassung aller Suchkriterien
  • Texterkennung für vollindizierte digitale PDF Dateien
  • Archivierung im Wunschformat
  • Aktenvernichtung der Originale
Akten Scannen und Archivieren

Was kostet das? Scanservice zum festen Ordnerpreis

  • Wir berechnen die Digitalisierung Ihres Archivs pro Ordner oder Akte. Das bedeutet wir ermitteln im Vorfeld einen Preis für die komplette Digitalisierung eines Ordners. Dieser Preis liegt zwischen 13€ und 18€ und beinhaltet ALLE Tätigkeiten zur Archivierung. Es fallen zu keinem Zeitpunkt weitere Kosten an. Sie erhalten sofort einsatzfähige digitale Dokumente und müssen sich um nichts weiter kümmern.

Wie sehen meine Dokumente aus?

Scanqualität auf höchstem Niveau inklusive

Wir setzen Scanner der neuesten Generation ein, und sorgen somit dafür das keine Information beim Scannen verloren geht. Nahezu jedes gescannte DOkument wird durch unseren Qualitätsbeauftragten auf Lesbarkeit kontrolliert. Automatische Doppeleinzugskontrollen sorgen für Vollständigkeit.

Wir scannen Ihr Archiv in Ihrem Wunschformat:

                Farbe & Schwarz/Weiß = gleicher Preis

                Vorder- & Rückseiten gleichzeitig = Leerseiten werden gelöscht

                Auflösungen von 100DPI bis 600DPI

                Alle Formate von DIN-A7 bis DIN-A0

                Digitale Ausrichtung auf Leserichtung

                Optimale Scans auch von alten und schlechten Vorlagen

Wenn Sie uns mit dem Archiv Digitalisieren beauftragen, sorgen wir für 100% Vollständigkeit des elektronischen Archivs. Wir verarbeiten bis zu 200 Aktenordner pro Tag. Nennen Sie uns einfach Ihren Wunschtermin zur Auflösung Ihres Akten Archivs.

Wie finde ich digitale Dokumente wieder?

Datenerfassung und Erkennung der Schlagworte

In Absprache mit Ihnen erfassen wir nach dem Scannen pro Dokument die Indizes, die Sie benötigen, um die digitalen Dokumente schnell und einfach ohne lange Suche finden zu können.

Die erwähnten Indizes können zum Beispiel Rechnungsnummern, Absender & Empfänger oder auch Datumsangaben sein, bis hin zu Projektbezeichnungen und Artikelnummern.

Diese erfassten Indizes speichern wir entweder im Dateinamen der Dokumente (PDF Datei) oder übergeben sie zu jeder PDF Datei als XML Daten oder anderen Datenbankformaten zum Import in ein Dokumentenmanagementsystem.

Die Suche in digitalen Akten ist durch eine zusätzliche Texterkennung denkbar einfach und auch für ungeübte Benutzer schnell umsetzbar.

Benötige ich dafür eine Software?

Nicht unbedingt. Wenn Sie die Akten und Ordner lediglich aus Platzgründen und weniger zur digitalen Recherche digitalisieren und archivieren möchten, liefern wir Ihnen das elektronische Archiv auf Datenträgern. Diese Datenträger enthalten eine übersichtliche und leicht zu bedienende Verzeichnisstruktur, in denen Ihre Akten abgelegt sind. Per Mausklick „klicken“ Sie sich zum gesuchten Dokument. Sie benötigen lediglich den kostenlosen Adobe PDF Reader zur Suche und Anzeige.

Wenn sie bereits eine Software wie ein Dokumentenmanagement im Einsatz haben, liefern wir Ihnen die digitalen Dokumente in dem Format, das Ihr DMS zum Import und zur sofortigen Bereitstellung der Daten benötigt. Wir erstellen Importformate wie XML, CSV oder spezielle Dateinamen für DMS Systeme, dieser Service ist inklusive.

Archivieren in der Cloud

Eine weitere Alternative Ihr Digitalisiertes Archiv zu verwalten stellt die CLOUD dar. Nach dem Digitalisieren werden die Dokumente direkt Online in einer Cloud bereitgestellt. Die Daten sind somit für jeden berechtigten Mitarbeiter direkt abrufbar. Für diese Online Services entstehen im Vergleich zur DMS Lösung oder Verzeichnislösung natürlich monatliche Kosten.

Allerdings können Sie die Daten hier auch jederzeit um weitere Scan aktualisiert werden. Als Scandienstleister werden unsere Scan Services oft einmalig zum digitalisieren des Altbestands genutzt, wir laden die Dokumente für Sie in die Cloud und zukünftig Scannen Sie aktuelle Belege in Eigenregie ein, und speichern diese ebenfalls Online.

Was kann alles digital Archiviert werden?

Fast jedes Papier, das im Berufsalltag entsteht kann durch uns digitalisiert werden. Wir scannen und archivieren alles, von der Visitenkarte bis zum Bauplan. Neben Dokumenten, die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (Rechnungen, Buchhaltung, Personalunterlagen, Verträge, Auftragsunterlagen), digitalisieren wir auch weitere unternehmensrelevante Dokumente wie Projektunterlagen und Technische Dokumentationen.

Da unser Service auch die Digitalisierung von Großformate bis DIN-A0 umfasst, können wir auch Zeichnungs- und Plan- Archive digitalisieren und archivieren.

Ist das rechtlich anerkannt?

Rechtliche Vorgaben durch Archiv Digitalisieren erfüllen

Der Gesetzgeber hat die digitale Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen und sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, unter gewissen Voraussetzungen anerkannt. Hierzu zählen Kriterien wie Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit  und unmittelbare Verfügbarkeit, sowie weitere rechtliche Grundlagen, die durch die GOBD geregelt sind.

Als Scandienstleister garantiert unser Service  Ihnen, eine vollständige Rechtsgültigkeit, der durch uns digitalisierten Unterlagen und Ordner.  Auf Wunsch stellen wir Ihnen eine entsprechende Verfahrensdokumentation zur Verfügung und natürlich alle wichtigen Dokumente zur Regelung des Datenschutzes, wie die DSGVO es verlangt. In Ihrem Digitalen Archiv das Dokumente auch aus anderen Quellen in Ihrem Unternehmen beinhalten kann, können Sie der geforderten Auskunftsfähigkeit und auch dem Wunsch nach Löschung problemlos nachkommen.

Was passiert danach mit meinen Ordnern?

Entsorgung oder Rücklieferung

Zum Abschluss des Archiv Digitalisieren bieten wir den Service die Originalunterlagen auf Wunsch zu vernichten. Sie erhalten ein entsprechendes Zertifikat nach DIN ISO. Alternativ können wir Ihnen die gescannten Originale auch wieder zur weiteren Verwendung zurückliefern. Das würde im Grunde gegen die Vorteile einer Digitalisierung sprechen, ist aber selbstverständlich möglich. Als Dritte Option können wir die Original Unterlagen und Ordner auch für einen weiteren Zeitraum in unserem Aktenlager einlagern.

Unsere Empfehlung zum Archiv Digitalisieren

Testen Sie unseren Service gerne unverbindlich und kostenlos. Überlassen Sie uns einen Ordner pro Belegart (beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Schriftverkehr). Wir digitalisieren und archivieren diese Probeordner komplett und liefern Sie anschließend im Originalzustand abgeheftet wieder zurück, zusammen mit einem ausführlichen Angebot.

 Sie erhalten die digitalen Daten und Dokumente auf DVD und können ausgiebig die Arbeit und Suche mit den digitalen Dokumenten und Akten testen. Anhand dieser Testdaten können problemlos Änderungen und Anpassungen für den Auftragsfall vorgenommen werden.

Wenn Sie uns den ungefähren Umfang Ihres Archives nennen, unterbreiten wir Ihnen gerne einen Festpreis für die kompletten Archiv Digitalisierung.

Nutzen Sie gerne auch unseren Preisrechner zur Kalkulation: HIER ZUM PREISRECHNER

Dienstleistungen bundesweit

Wir arbeiten bundesweit für Kunden aus nahezu allen Branchen. Unsere Angebote basieren zumeist auf kostenlosen Probearchivierungen. Fordern Sie Ihre Test6scans bei uns gerne noch heute an.

Wir kommen bundesweit vor Ort und verpacken Ihre Akten, Transportieren sicher mit eigenen KFZ und übernehmen die Termingerechte Digitalisierung Ihrer Akten und Dokumente. Lösen Sie mit uns das analoge Archiv auf und sparen durch elektronisches aufbewahren Zeit, Platz und Kosten.

 

Jetzt Ihr Archiv Digitalisieren

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