Aufbewahrungsfrist der Pflegedokumentation

Pflegeeinrichtungen sind gesetzlich verpflichtet, Unterlagen wie Pflegedokumentationen, Bewohnerakten und Buchhaltungsunterlagen oft über einige Jahre aufzubewahren.

Wer hier den Überblick verliert, riskiert ernsthafte Konsequenzen. Von Steuernachzahlungen bis hin zur Beweislastumkehr vor Gericht.

Der Aufwand ist gewaltig: Papierakten füllen ganze Räume, binden Personal und blockieren wertvolle Flächen. Inmitten wachsender Bürokratie und umfangreicher Dokumentationspflichten bleibt oft kaum noch Zeit für das Wesentliche: die eigentliche Pflege.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen durch Datenschutz, Qualitätskontrollen und gesetzliche Nachweispflichten.

Digitalisierung ist die Antwort auf Ihr Aktenproblem.

Die gute Nachricht: Wir digitalisieren Ihre Unterlagen professionell und rechtssicher. So schaffen Sie Platz, behalten jederzeit den Überblick und gewinnen Zeit für das, was wirklich zählt: Ihre Bewohner.

Wir scannen sämtliche Akten- und Dokumentenarten, wie z.B.

• Bewohnerakten
• Klientenakten
• Pflegedokumentation
• Buchhaltung
• Personalakten
• Patientenakten

Weitere Informationen zu unseren Leistungen finden Sie auf der Infoseite Scanservice.

Die Aufbewahrungspflicht in der Pflege dient in erster Linie der rechtlichen Absicherung, dem Nachweis von erbrachter Qualität sowie der ordnungsgemäßen Abwicklung steuerlicher Verpflichtungen.

• Unangekündigte Qualitätsprüfung durch den Medizinischen Dienst (MD)
• Anforderung von Abrechnungsnachweisen durch Pflege- oder Krankenkassen
• Haftungsfälle, bei denen ein Anwalt vollständige Pflegedokumentationen einsehen will
• Akteneinsicht durch Angehörige nach dem Tod eines Bewohners

Rückforderungen und Bußgeldern bis hin zur Beweislastumkehr vor Gericht können die Folge sein.

§ 147 AO (Abgabenordnung)

Auch als Zweckbetrieb nach § 68 AO müssen Pflegeheime steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen, Belege und Jahresabschlüsse gemäß § 147 AO sechs bis zehn Jahre aufbewahren, z.B. für Prüfungen durch das Finanzamt.

§ 13 HeimG (Heimgesetz)

Pflegeheime sind nach § 13 HeimG verpflichtet, umfangreiche Aufzeichnungen über den Betrieb und die Qualitätssicherung zu führen. Darunter fallen Pflegeplanungen, Pflegeverläufe, Medikamentengaben, Dienstpläne und Informationen zu Bewohnern und Mitarbeitenden. Diese Unterlagen müssen mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt und anschließend gelöscht werden.

§ 199 BGB

Schadensersatzansprüche, etwa bei Pflegefehlern oder Gesundheitsschäden, können unter bestimmten Umständen erst nach 30 Jahren verjähren. Fehlen zu diesem Zeitpunkt die entsprechenden Pflegedokumentationen oder Nachweise, steht die Einrichtung ohne Absicherung da.

Es droht eine Beweislastumkehr: Das Heim muss nachweisen, dass kein Fehler passiert ist, was ohne Unterlagen kaum möglich ist. Wer Dokumente zu früh entsorgt, geht also ein erhebliches Risiko ein, besonders im Hinblick auf mögliche Klagen von Angehörigen oder spätere rechtliche Auseinandersetzungen.

Aufbewahrungsfristen nach Abgabenordnung (AO)

10 Jahre:

• Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse

• Inventarverzeichnisse

• Buchführungsunterlagen aller Art

• Steuerlich relevante Lohnkonten

• Organisationsunterlagen, zum Beispiel Verfahrensdokumentationen

• Steuererklärungen und dazugehörige Steuerbescheide

8 Jahre:

• Buchungsbelege

Seit dem 1. Januar 2025 gilt nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eine verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege: Sie müssen nun nicht mehr zehn, sondern nur noch acht Jahre aufbewahrt werden.

6 Jahre:

• Ein- und ausgehende Geschäfts- oder Handelsbriefe
• Schriftverkehr mit Lieferanten oder Kooperationspartnern
• Geschäftliche E-Mails

Aufbewahrungsfristen nach HeimG

Aufbewahrungsfristen nach BGB

Aufbewahrungsfristen nach Abgabenordnung (AO)

10 Jahre:

• Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse

• Inventarverzeichnisse

• Buchführungsunterlagen aller Art

• Steuerlich relevante Lohnkonten

• Organisationsunterlagen, zum Beispiel Verfahrensdokumentationen

• Steuererklärungen und dazugehörige Steuerbescheide

8 Jahre:

• Buchungsbelege

Seit dem 1. Januar 2025 gilt nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eine verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege: Sie müssen nun nicht mehr zehn, sondern nur noch acht Jahre aufbewahrt werden.

6 Jahre:

• Ein- und ausgehende Geschäfts- oder Handelsbriefe
• Schriftverkehr mit Lieferanten oder Kooperationspartnern
• Geschäftliche E-Mails

Nach § 13 des Heimgesetzes (HeimG) müssen Pflegeheime und vergleichbare Einrichtungen eine Vielzahl von Unterlagen aufbewahren, um den ordnungsgemäßen Betrieb und die Qualität der Betreuung nachweisen zu können.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel fünf Jahre, danach sind die Daten zu löschen (sofern keine anderen gesetzlichen Fristen greifen).

Pflege- und Betreuungsdokumentation

• Pflegeplanungen und Pflegeverläufe
• Angaben zum Betreuungsbedarf und zur Pflegestufe der Bewohner
• Förder- und Hilfepläne in der Behindertenhilfe
• Vermerke zu freiheitsbeschränkenden oder freiheitsentziehenden Maßnahmen
• Medikamentengabe und Arzneimittelverwaltung

Qualitätssicherung

• Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung und -sicherung
• Ergebnisse interner und externer Prüfungen
• Unterlagen zur Umsetzung gesetzlicher Vorgaben und Standards

Mitarbeiterunterlagen (betriebsbezogen)

• Ausbildungsnachweise und Qualifikationen
• Ausgeübte Tätigkeit
• Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
• Dokumentation der Einsatzzeiten
• Dienstpläne

Einrichtungsbezogene Daten

• Belegung der Wohnräume mit Angaben zu Größe, Lage und Nutzungsart
• Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Lage des Heims
• Aufzeichnungen über verwaltete Gelder oder Wertsachen der Bewohner

Pflegeeinrichtungen und Pflegedienste tragen eine hohe Verantwortung. Nicht nur gegenüber Bewohnern, sondern auch im rechtlichen Sinne. Kommt es zu Vorwürfen wie unzureichender Pflege oder fehlerhafter Versorgung, sind gut dokumentierte Unterlagen oft die einzige Möglichkeit, den Ablauf der Betreuung nachvollziehbar zu belegen und sich vor Gericht zu schützen.

In solchen Fällen sind lückenlose Dokumentationen entscheidend: Ohne Pflegenachweise, Dienstpläne oder Medikationsprotokolle kann sich das Heim oft nicht wirksam verteidigen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten treten hier in den Hintergrund. Vielmehr handeln Pflegeheime im eigenen Interesse, um sich vor der sogenannten Beweislastumkehr zu schützen. In diesem Fall müssen Pflegeheime bzw. Pflegedienste den korrekten Ablauf nachweisen muss.

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) unterscheidet dabei zwischen zwei Verjährungsfristen:

• 3 Jahre (§ 199 Abs. 1 BGB): Für die meisten zivilrechtlichen Ansprüche, z. B. Vertragsstreitigkeiten, Dokumentationsmängel ohne Personenschaden oder einfache Pflichtverletzungen.
• 30 Jahre (§ 199 Abs. 2 BGB): Für schwerwiegende Ansprüche wie Schadensersatz bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit

Pflegeeinrichtungen und ambulante Pflegedienste verarbeiten täglich hochsensible personenbezogene Daten, etwa zu Medikation, Pflegemaßnahmen oder biografischen Hintergründen.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt dabei klare Regeln vor: Pflegedaten dürfen nur für einen festgelegten Zweck erhoben und verarbeitet werden und müssen gelöscht werden, sobald dieser Zweck entfällt. Ein Löschkonzept ist daher notwendig. Zudem ist sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff auf diese sensiblen Informationen erhalten.

Pflegeeinrichtungen stehen täglich vor der Aufgabe, große Mengen sensibler Dokumente und Pflegedaten rund um die Versorgung Pflegebedürftiger rechtssicher aufzubewahren. Um die Pflegekräfte zu entlasten und Pflegebedürftige angemessen versorgen zu können, ist es entscheidend, dass Dokumentationen effizient verwaltet und jederzeit schnell abrufbar sind.

Für die tägliche Versorgung, aber auch im Rahmen von Prüfungen, Abrechnungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen. Papierbasierte Archive verursachen dabei nicht nur hohe Lagerkosten, sondern binden auch wertvolle Personalressourcen und erschweren den Zugriff auf relevante Informationen.

Darum Digitalisierung!

Digitale Archivierung ist der Schlüssel, um Aufbewahrungspflichten endlich stressfrei zu erfüllen und dabei Zeit, Platz und Nerven zu sparen. Hier sind die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Zentrale digitale Aktenführung:  Alle Unterlagen von Pflegedokumentationen bis Buchhaltungsbelegen – sind strukturiert an einem Ort abgelegt und jederzeit nachvollziehbar.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Pflegende können benötigte Dokumente jederzeit und standortübergreifend abrufen.
• OCR Volltextsuche: Auch eingescanntes Papier wird durch Texterkennung durchsuchbar. Mitarbeiter finden Pflegedaten in Sekunden.
• Zeitersparnis: Weniger Suchaufwand, keine Aktenläufe, keine Kopierarbeit, dafür mehr Zeit für Pflegebedürftige.
• Platzersparnis: Archivräume, Aktenschränke und volle Regale gehören der Vergangenheit an. Die digitale Archivierung spart wertvolle Flächen, die anderweitig genutzt werden können.

Ausführliche Informationen finden Sie auf der Infoseite Digitale Archivierung.