Aufbewahrungsfristen für Banken

Das wichtigste auf einen Blick:

• Für Banken gelten als Handelshäuser Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO (6 bis 10 Jahre)
• Zusätzliche Fristen durch WpHG, WpDVerOV sowie GWG (5 Jahre)
• Spezifische Aufbewahrungsfristen haben Vorrang vor Löschung nach DSGVO
• Private Kontoauszüge sollten mind. 3 Jahre aufbewahrt werden (Verjährungsfrist)

Die Aufbewahrungspflichten für Banken und Finanzinstitute sind durch verschiedene Gesetze und Verordnungen geregelt. Diese legen fest, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, um Rechtssicherheit zu gewährleisten und den Anforderungen der Aufsichtsbehörden gerecht zu werden.

Bankhäuser werden vom Gesetzgeber als Handelshäuser angesehen, daher gelten für Sie zunächst die Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO.

Handelsgesetzbuch (HGB)

Gemäß § 257 HGB müssen Banken und Finanzinstitute Geschäftsunterlagen wie Handelsbriefe, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse in der Regel zehn Jahre lang aufbewahren. Andere geschäftsrelevante Dokumente, wie empfangene Handelsbriefe und Kopien abgesandter Handelsbriefe, sind sechs Jahre aufzubewahren.

Abgabenordnung (AO)

Die Abgabenordnung (AO) beinhaltet die Aufbewahrungsfristen steuerrelevanter Dokumente. Nach § 147 AO müssen im Bankwesen Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege ebenfalls zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für andere Unterlagen, wie Geschäftsbriefe, gilt auch hier eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Auf unserer Infoseite Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen finden Sie ausführlichere Informationen

Für Wertpapiergeschäfte gelten spezifische Aufbewahrungspflichten. Gemäß § 83 Abs. 8 WpHG und § 9 Abs. 4 WpDVerOV müssen Aufzeichnungen über Wertpapiergeschäfte für mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Diese Fristen sind besonders wichtig, um die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen zu gewährleisten und bei Bedarf entsprechende Informationen bereitstellen zu können.

Dazu zählen u.a.

Kundeninformationen und -vereinbarungen:

• Kontoeröffnungsunterlagen
• Beratungsprotokolle und Kundenvereinbarungen
• Informationen über den Kunden und dessen Risikoprofil

Transaktionsdokumentation:

• Kauf- und Verkaufsaufträge
• Bestätigungen von Transaktionen
• Abrechnungen und Kontoauszüge

Beratungsunterlagen:

• Dokumentationen über die Empfehlung von Finanzinstrumenten
• Aufzeichnungen über die Eignungs- und Angemessenheitsprüfung

Kommunikation:

Nach MiFID II Artikel 16 Abs. 7 sind Banken und Vermögensverwalter etc. verpflichtet, telefonische oder per Video-Call geführte Beratungsgespräche und die damit verbundene elektronische Kommunikation aufzuzeichnen und revisionssicher zu archivieren.

• E-Mails, Briefe und andere Kommunikationsmittel, die im Rahmen der Erbringung von Wertpapierdienstleistungen verwendet wurden
• Telefonaufzeichnungen, sofern sie geschäftsbezogene Kommunikation enthalten

Das Geldwäschegesetz (GwG) schreibt vor, dass bestimmte Dokumente zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung aufbewahrt werden müssen. Nach § 8 GwG müssen Identifikationsdaten und Transaktionsaufzeichnungen fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Folgende Dokumente sind u.a. davon betroffen:

Kundenidentifikationsunterlagen: Dokumente, die die Identität eines Kunden bestätigen, wie

• Ausweiskopie
• Meldebescheinigung

Geschäftskorrespondenz: Schriftliche und elektronische Kommunikation im Rahmen der Geschäftsbeziehung wie

• E-Mails
• Briefe
• Verträge

Transaktionsdokumentation: Unterlagen, die die Durchführung von Transaktionen dokumentieren wie

• Auftragsformulare
• Zahlungsanweisungen
• Belege über Ein- und Auszahlungen

Interne Richtlinien und Verfahrensdokumentation: Dokumente, die die internen Richtlinien, Verfahren und Kontrollen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung beschreiben

Risikobewertungen: Unterlagen, die die Risikobewertungen von Kunden oder Transaktionen dokumentieren wie

• CDD-Berichte
• Risikoklassifizierungen

Spezialgesetzliche Aufbewahrungsfristen haben stets Vorrang vor den datenschutzrechtlichen Löschpflichten der DSGVO. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten nicht gelöscht werden dürfen, solange solche Aufbewahrungsfristen bestehen. Erst wenn die vorgeschriebene Aufbewahrungszeit abgelaufen ist, müssen die personenbezogenen Daten gelöscht werden, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Dies stellt sicher, dass rechtliche Verpflichtungen eingehalten werden, bevor datenschutzrechtliche Anforderungen zur Anwendung kommen.

Bankunterlagen können sowohl in Papierform als auch digital archiviert werden. Die digitale Speicherung von Bankdokumenten bietet viele Vorteile gegenüber der traditionellen Papierakte, wie Platzersparnis, schnellerer Zugriff, Schutz vor Verlust und langfristige Verfügbarkeit.

Für die elektronische Langzeitarchivierung sind eine Reihe an Vorgaben zu beachten:

• Sicherheit: Elektronische Archive müssen gegen unbefugten Zugriff und Datenverlust geschützt sein. Dies beinhaltet den Einsatz von Verschlüsselung, Firewalls und regelmäßigen Sicherheitsupdates.
• Zugänglichkeit: Die Daten müssen bei Bedarf schnell und zuverlässig abrufbar sein. Dazu gehören auch regelmäßige Backups und eine klare Strukturierung der Daten.
• Langzeitarchivierung: Digitale Daten müssen in Formaten gespeichert werden, die langfristig lesbar bleiben, und es müssen Strategien für die Migration auf neue Systeme entwickelt werden.

Mit unseren Scandienstleistungen bieten wir Ihnen eine revisionssichere elektronische Archivierung Ihrer Bankunterlagen. Auf unserer Infoseite finden Sie ausführlichere Informationen zur GoBD-konformen Archivierung.

Wie lange Kontoauszüge aufheben?

Es besteht für Privatpersonen keine Verpflichtung zur Aufbewahrung von Kontoauszügen. Allerdings sollten Kontoauszüge und Überweisungsbelege mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden (Verjährungsfrist), um im Falle von Unstimmigkeiten oder Betrugsfällen einen lückenlosen Nachweis über getätigte Zahlungen führen zu können.

Aufbewahrungsfrist Kreditvertrag

Kreditverträge sollten während der gesamten Laufzeit und zusätzlich für weitere zehn Jahre aufbewahrt werden, um im Bedarfsfall Ansprüche geltend machen oder rechtliche Streitigkeiten klären zu können. Zudem müssen steuerrelevante Unterlagen nach § 147 AO für 10 aufgehoben werden.