Aufbewahrungsfristen von Bauakten

Das wichtigste auf einen Blick:

• Es besteht keine allgemeine Aufbewahrungsfrist für Bauakten
• Bauunternehmer müssen steuer- und geschäftsrelevante Dokumente bis zu 10 Jahre aufbewahren
• Architekten und Ingenieure sollte Bauakten zur Sicherung Ihrer Rechtsposition dauerhaft bzw. mind. 30 Jahre aufbewahren
• Die digitale Aufbewahrung von Bauunterlagen bietet zahlreiche Vorteile gegenüber analoger Archivierung

Was gehört in die Bauakte?

Folgende Bauunterlagen sind u.a. in der Bauakte zu finden:

• Bauantrag und Baugenehmigung
• Bauverträge und Vereinbarungen
• Baupläne & Skizzen
• Statik- und Berechnungsnachweise
• Genehmigungen und Prüfberichte
• Änderungsantrage
• Bauzeitenplan und Termine
• Rechnungen und Zahlungsnachweise
• Bautagebuch und Protokolle
• Fotos und Baudokumentationen
• Korrespondenz zwischen Bauherren, Architekten und Bauunternehmen
• Abnahmeprotokolle und Mängellisten

Die digitale Bauakte

Die digitale Bauakte ist eine elektronische Plattform, in der alle wichtigen Dokumente und Informationen eines Bauprojekts zentral gespeichert, bearbeitet und verwaltet werden. Sie ersetzt die traditionelle papierbasierte Bauakte und ermöglicht zahlreiche Vorteile – von flexiblem, ortsunabhängigem Zugriff und effizienter Zusammenarbeit bis hin zur sicheren und unkomplizierten Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Baudokumente.

Mit unserem Scanservice helfen wir Ihnen, auf die digitale Bauakte umzustellen.

Bauakten umfassen typischerweise eine breite Palette unterschiedlicher Dokumente, sodass keine einheitliche Aufbewahrungsfrist gilt. Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach der Art der Dokumente, ihrem Verwendungszweck und dem jeweiligen Akteur im Bauprozess, der die Unterlagen aufbewahrt.

Nach den Vorgaben von § 147 Absatz 3 Abgabenordnung (AO), § 257 Absatz 4 Handelsgesetzbuchs (HGB) und §14b Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sind bestimmte Geschäfts- und Steuerunterlagen in Deutschland grundsätzlich für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Diese Regelung dient der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation für steuerliche, handelsrechtliche und rechtliche Zwecke.

Geschäftsbriefe, Handelsbriefe und weitere steuerrelevante Dokumente müssen für einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahrt.

Die genannten Fristen zur Aufbewahrung von Unterlagen sind daher vor allem für die Bauunternehmen von Relevanz

Viertes Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV-E)

Mit Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV-E) wird ab dem 1. Januar 2025 die Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen im Handels und Steuerrecht von 10 auf 8 Jahre reduziert.

Die Aufbewahrungsfristen der Geschäftsunterlagen von Bauunternehmern beginnen grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Unterlage entstanden ist oder das Geschäft abgeschlossen wurde.

Ausführliche Informationen finden Sie beispielsweise auf unseren Themenseiten zu den Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen sowie den Aufbewahrungsfristen von Rechnungen.

Honoraransprüche

Ein Architekt sollte alle Unterlagen, die zur Durchsetzung seiner Honoraransprüche erforderlich sind, mindestens bis zum Ablauf der Verjährungsfrist aufbewahren. Nach §§ 195, 199 BGB beträgt die Verjährungsfrist für Vergütungsansprüche in der Regel drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Vergütung fällig wurde.

Die Fälligkeit tritt ein, wenn die Leistung abgenommen wurde und eine prüffähige Schlussrechnung vorliegt. Wird eine solche Rechnung nicht innerhalb von zwei Monaten beanstandet, kann der Anspruch dennoch fällig sein.

Wichtig ist, Unterlagen wie den Architektenvertrag, Änderungsvereinbarungen, die Schlussrechnung und Nachweise über erbrachte Leistungen aufzubewahren. Diese Dokumente belegen die tatsächliche Leistungserbringung und können im Streitfall entscheidend sein.

Herausgabeansprüche

Ein Architekt sollte beachten, dass einige Bauunterlagen im Eigentum des Bauherrn stehen und dieser ein Recht auf Herausgabe hat. Dazu zählen beispielsweise die Baugenehmigung, Bauverträge, statische Berechnungen und Grundbuchauszüge.

Diese Unterlagen müssen auf Verlangen im Original herausgegeben werden. Der Herausgabeanspruch aus dem Eigentum des Bauherrn verjährt erst nach 30 Jahren (§ 197 BGB).

Andere Unterlagen, wie Originalpläne, Bestandszeichnungen, statische Berechnungen (sofern vom Architekten erstellt), der Schriftverkehr und der Architektenvertrag, verbleiben im Besitz des Architekten. Der Bauherr hat hier lediglich Anspruch auf Kopien oder Ausfertigungen, deren Kosten der Architekt zusätzlich berechnen darf. Der Anspruch auf Herausgabe dieser Kopien verjährt nach drei Jahren, sobald der Bauherr Kenntnis von der Existenz der Unterlagen hat.

Urheberrechtsansprüche

Bau- und Planungsunterlagen sollten von Architekten zum Nachweis des Urheberrechts sorgfältig aufbewahrt werden, insbesondere wenn das Werk eine entsprechende Individualität und Gestaltungshöhe aufweist und damit urheberrechtsfähig ist. Zum Nachweis können neben Plänen auch Presseberichte, Besprechungsdokumentationen sowie Unterlagen zur Entstehung des Werkes dienen. Letztere sind besonders wichtig, wenn weitere Planer beteiligt waren, um eine Miturheberschaft eindeutig belegen zu können.

Da urheberrechtliche Ansprüche nach § 64 UrhG erst 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers verjähren, ist eine langfristige Archivierung erforderlich

Gewährleistungsansprüche

Ein Architekt sollte alle Unterlagen, die belegen, dass er seine Leistungen korrekt erbracht hat, bis zum Ende der Gewährleistungsfrist sorgfältig aufbewahren. Nach § 634a BGB verjähren Mängelansprüche des Auftraggebers in der Regel fünf Jahre nach der Abnahme der Leistung.

Übernimmt der Architekt auch die Leistungsphase 9 (Objektüberwachung), beginnt die Frist erst mit Abschluss dieser Phase, wodurch die Gewährleistungspflicht bis zu zehn Jahre dauern kann.

Um diese lange Frist zu vermeiden, kann eine Teilabnahme für einzelne Leistungen vereinbart werden. Neben Mängelansprüchen sollten auch Bedenkensammlungen und Hinweise, die im Rahmen der Informationspflicht des Architekten erteilt wurden, bis zum Ende der Gewährleistungsfristen archiviert werden. Schadenersatzansprüche wegen Nebenpflichtverletzungen verjähren nach drei Jahren, sobald der Auftraggeber Kenntnis erlangt.

Besondere Vorsicht ist bei arglistig verschwiegenen Mängeln geboten – hier darf die Verjährungsfrist nicht kürzer als fünf Jahre sein. Eine umfassende Dokumentation schützt den Architekten vor ungerechtfertigten Ansprüchen und erleichtert die Abwehr möglicher Forderungen.

Die digitale Archivierung von Bauunterlagen stellt nicht nur eine moderne und effiziente Lösung dar, sondern trägt auch dazu bei, die langfristige Verfügbarkeit und Rechtssicherheit der Dokumentation zu gewährleisten.

Angesichts der umfangreichen Aufbewahrungspflichten für verschiedene Unterlagen – von Bauverträgen und Baugenehmigungen bis hin zu urheberrechtlich relevanten Nachweisen – ist eine strukturierte, sichere und rechtskonforme digitale Archivierung ein unverzichtbares Werkzeug für Architekten und Bauplaner.